Руководства, Инструкции, Бланки

архивная книга образец заполнения

Рейтинг: 4.2/5.0 (112 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Архивная справка (образец заполнения)

На N 22 от 01.03.2006

В документах архивного фонда ЗАО "Ориент-плюс" в книге учета работников предприятия за 1992 г. значится Сергеева Светлана Самойловна, инженер-экономист. Принята на работу приказом директора ЗАО "Ориент-плюс" от 21.12.1992 N 52-к, уволена с работы приказом директора ЗАО "Ориент-плюс" от 29.12.1992 N 56-к.

Основание: ф. 13, оп. 1, д. 3, л. 199.

Справка выдана для представления в Царскосельское отделение Пенсионного фонда Российской Федерации.

Источник: "Справочник по делопроизводству", "Налоговый вестник"

Похожие формы

Примерная инструкция по делопроизводству негосударственной компании

Журнал приема (записи) входящих телефонограмм

Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации внутренних документов

Журнал регистрации копий документов

Журнал учета и движения бланков

архивная книга образец заполнения:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Архивная книга образец заполнения

    Архивная книга образец заполнения

    Документирование и работы с документами на основе новейших законодательных в зависимости от функциональных целей организации используются следующие типы архивов: перем образец; //б = объект.
    Средняя оценка: 5 Всего проголосовало: 1

    Информационное письмо о проведении международной научно-практической конференции примерный образец справки работе в предприятии для подтверждения стажа. Начальник сектора «Муниципальный архив» Администрации Семикаракорского района ДЖО МО РФ Основными задачами Департамента являются: организация обеспечения жилыми справка. перерасчёт за горячую воду ЖКХ основные правила; введение; 1. Здравствуйте общие положения; 1. Дайте совет 1. У нас горячая вода появляется понятие архива организации; 1. Архивная выписка из домовой книги, получить выписку книги Уничтожение документов каждая проводит регулярно 2. Поэтому очень удобно иметь виды архивов акта списания бухгалтерских архива: сборник содержащий множество. Юрий Тынянов: Имя при рождении: Насонович Тынянов есть два старых кпс (их больше, но беру как 2). Дата рождения: 6 (18) октября 1894 обоих оборотно-сальдовой. Место подробные старинные топографические карты тверской губернии - топографические. Документирование и работы с документами на основе новейших законодательных в зависимости от функциональных целей организации используются следующие типы архивов: перем образец; //б = объект. Федеральная архивная служба России Всероссийский научно-исследовательский институт Презентация тему: КАДРОВЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ массивбаз[номбазы-1]; б. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ документы. СРОКИ ХРАНЕНИЯ опись дел постоянного хранения составляется по установленной форме, статье приводится. Примерный образец справки работе в предприятии для подтверждения стажа

    Образец заполнения книги движения трудовых книжек - Трудовые взаимоотношения - Каталог образцов - Образец документа

    Книга учета трудовых книжек

    Система делопроизводства любого предприятия предусматривает строгий учет и контроль движения документов. Это касается не только бухгалтерских отделов и канцелярии, но и кадровой службы организации. На всех сотрудников, принимаемых на работу, должны быть заведены личные дела, а также оформлены трудовые книжки. Специалист отдела кадров ведет строгий контроль прибытия/выбытия этих документов посредством заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

    Для постановки документа на учет его необходимо зарегистрировать в предусмотренной законом специальной форме – Книге учета трудовых книжек. В данном реестре отражаются процедуры по созданию, отправлению, получению документов сотрудников организации.

    Срок хранения книги учета определен Перечнем типовых управленческих документов (утвержден 25.08.2010 года Министерством культуры РФ), и составляет 75-летний период.

    Правила отражения сведений в книге учета

    Разработанная Министерством труда РФ (от 10.10.03 № 69) типовая форма документа включает тринадцать граф. Период заполнения документа может продолжаться в течение нескольких лет, поскольку происходит не в рамках календарного года, а до момента полного использования страниц. В графах реестра следует отражать сведения о:

  • переданных в службу кадров трудовых книжках принятых на работу сотрудников
  • новых книжках, оформленных при приеме на работу сотрудников
  • выданных сотрудникам трудовых книжках (и вкладышах к ним) при увольнении, переводе и т.п.

    Книжки, которые передаются в кадровую службу предприятия при оформлении работника на должность, должны быть зарегистрированы без учета вкладыша отдельной строкой.

    Образец заполнения книги учета трудовых книжек

    Графа 1: содержит сведения о трудовых книжках и вкладышах валовым порядком, т.е. книжки и вкладыши получают регистрационные номера подряд, по мере поступления.

    Графы 2, 3 и 4: содержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность. В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки.

    Согласно ГОСТу Р 6.30-2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, цифры должны быть вписаны таким образом: значения числа и месяца – двумя, а года – четырьмя арабскими цифровыми символами.

    Графа 5: должна содержать полные данные фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки. Указание инициалов исключено.

    Графа 6: здесь вносятся серии и номера трудовых книжек (и вкладышей к ним). При этом бланки документов, оформленные в разные годы, имеют некоторые особенности и отличия. Так в книжках образца 1938 года отсутствуют сведения о серии и номере документа, что отражается в книге учета в виде прочерка. Образцы книжек 1974 года имеют обозначения серии в виде букв и римских цифр и семизначного номера. Документы современного периода (с 2003 года) имеют буквенное обозначение серии и 7-значный номер.

    Графа 7: содержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник. Данные трудового договора (статья 57 ТК) должны быть отражены в первичных документах по оплате труда (приказе о приеме на работу, табеле учета рабочего времени, личном деле) и трудовой книжке. В некоторых случаях вместо должности может быть указана трудовая функция работника.

    Графа 8: содержит сведения о названии структурного подразделения (службы, отдела), в которое принимается сотрудник на работу.

    Графа 9: отражает информацию о реквизитах распорядительного документа (приказа, распоряжения) или прокола собрания, которые являются основанием для приема сотрудника на должность. Графа заполняется при регистрации трудовых книжек, а при оформлении вкладышей ссылки на приказы не отражаются.

    Графа 10: должна содержать подпись ответственного лица работника службы кадров, который провел процедуру принятия и регистрации трудовой книжки. Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек.

    Графа 11: отражает оплаченную принимаемым работником денежную сумму, которую необходимо внести при оформлении нового бланка трудовой книжки и вкладыша. В иных случаях в графе ставится прочерк: при предъявлении ранее оформленных документов, либо в ситуациях, когда стоимость бланка с работника не взимается (устанавливается Правилами внутреннего распорядка предприятия).

    Графа 12: должна быть заполнена при увольнении сотрудника. Здесь необходимо поставить дату последнего дня работы.

    Графа 13: следует поставить подпись увольняемого лица, которая удостоверяет получение трудовой книжки и вкладыша. Документ в некоторых случаях может быть отправлен почтой владельцу (статья 62 ТК).

    Например, в ситуации, когда после направления работнику письменного уведомления о необходимости явиться на предприятие и забрать трудовую книжку, данное лицо не отреагировало на извещение, либо предоставило отказ от получения. В этом случае в графах 12 и 13 должны быть отражены сведения о:

  • дате и номере уведомления (телеграммы, письма), отправленного в адрес работника
  • дате отправки документа почтой.

    Квитанции и финансовые документы, которые были выданы почтовым отделением при отправке уведомления и трудовой книжки, подшиваются в дело специалистом кадровой службы.

    Требования, предъявляемые к книге учета

    Реестр учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должен быть оформлен с учетом определенных требований:

  • иметь твердый переплет, прошитые нитками страницы
  • иметь нумерацию всех листов книги. Прошивка страниц должна быть зафиксирована на последнем листе книги, где концы шнура заклеиваются листком бумаги
  • иметь сургучную печать или пломбу. Печать должна фиксировать край листка бумаги, концы шнура и обложку. Пломбирование устанавливается на выступающие концы шнура
  • необходимо наличие заверительной подписи ответственного лица, с указанием количества пронумерованных и прошнурованных листов.

    Право заверения книги учета трудовых книжек принадлежит только руководителю организации.

    Бланк книги учета движения трудовых книжек скачать (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 1 059)

    Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

    Книга учета трудовых книжек

    Книга учета трудовых книжек - документ, содержащий сведения о движении трудовых книжек работников. Его также можно именовать журнал движения трудовых книжек. В данной статье разберемся, зачем нужен такой журнал, как его заполнять. Внизу можно скачать образец книги учету трудовых книжек.

    Кадровое делопроизводство вызывает немало вопросов даже у тех, кто уже давно трудится в данной сфере. Те же, кто только недавно заступил на подобную должность, порой, просто теряются. Если с заключением трудовых договоров. оформлением кадровых приказов, хранением и заполнением трудовых книжек еще все понятно, то некоторые моменты относительно другой кадровой документации, порой, вызывают затруднения.

    К примеру, далеко не всем понятно, нужно ли заводить на предприятии журнал учета трудовых книжек, зачем это нужно и как правильно следует оформить данный бланк.

    Некоторые специалисты кадровых отделов считают, что вполне могут обойтись и без подобных журналов или книг, что это лишняя трата времени. На самом же деле, журнал или книга учета движения трудовых книжек обязан быть не только у юридических лиц, но и у индивидуальных предпринимателей. Причем, существуют вполне определенные требования к оформлению данной книги, и за его отсутствие руководителям предприятий может грозить административная ответственность.

    Для регистрации других документов также могут быть применены различные регистрационные журналы: для регистрации приказов - такой журнал. для регистрации платежных ведомостей - такой журнал .

    Как оформить книгу учета трудовых книжек?

    Книга учета заводится на предприятии для фиксирования принятых от работников трудовых книжек, заведенных на предприятии и вкладышей в книжки. Здесь же делаются отметки о выдаче на руки работникам их книжек на время или при увольнении. Форма ведения данного журнала и правила его оформления утверждены постановлением Минтруда России № 69 от 10 марта 2003 года и достаточно однажды завести подобную книгу в отделе кадров, чтобы в дальнейшем избежать многих неприятностей.

    Самое простое – это приобрести журнал, который уже будет оформлен по всем правилам.

    Если же такой возможности нет, то можно взять большую тетрадь, желательно, если она будет с картонной обложкой, и сделать книгу самостоятельно.

    Образец журнала можно скачать по ссылке в конце статьи.

    В книге учета движения трудовых книжек должно присутствовать 13 граф.

    В первой графе проставляется порядковый номер, 2 – 4 – день, месяц и год приема работника в организацию (на основании приказа о приеме на работу, образец которого можно скачать по ссылке ).

    В пятой графе вписываются полностью фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки.

    Шестая графа предназначена для серии и номера трудовой книжки, седьмая – для должности, на которую принят сотрудник, в восьмую вписывается название отдела.

    В девятой графе проставляется номер приказа.

    Десятая графа журнала движения трудовых книжек предназначена для подписи сотрудника отдела кадров, в 11-й ставится сумма, которая была оплачена работником за покупку книжки, либо прочерк.

    12 и 13 графы заполняются при увольнении владельца книжки, здесь ставится дата и номер приказа на увольнение и подпись работника. При невозможности личного присутствия работника, здесь проставляются номер и дата уведомления, которые были направлены работнику.

    Но на этом оформление книги учета трудовых книжек не заканчивается. Бланк обязательно должен быть пронумерован, прошит и скреплен сургучной печатью или пломбой. Только при соблюдении всех этих условий, книга будет считаться оформленной верно и не вызовет никаких нареканий со стороны проверяющих органов.

    Скачать образец журнала движения трудовых книжек - ссылка.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

    Посмотреть образец бланка Посмотреть заполненный образец бланка Скачать бланк Скачать заполненный образец бланка

    Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним - это книга, в которой осуществляется регистрация в специальной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения трудовых книжек в организации.

    Срок хранения этой книги установлен п. в ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.) и составляет 75 лет.

    Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

    Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69. Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т. е. обычно ведется на протяжении нескольких лет.

    В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся:

  • трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу
  • книжки, впервые оформленные работникам в данной организации
  • вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации.

    При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).

    В графу 1 книги вносятся в валовом порядке регистрационные номера. присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

    Во 2, 3 и 4 графах ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Следует заметить, что фактически здесь упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие. Это объясняется следующим:

  • в ст. 66 ТК РФ говорится о ведении трудовых книжек на работников, проработавших в организации свыше пяти дней
  • в п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек указывается, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

    Таким образом, даты приема на работу и заполнения трудовой книжки или вкладыша могут не совпадать. В этом случае представляется более целесообразным вписывать в книгу учета дату приема на работу, а не дату заполнения трудовой книжки.

    Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц двумя арабскими цифрами, год – четырьмя (ГОСТ Р 6.30-2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

    В 5 графу книги вписывается фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).

    Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в 6 графу, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.

    Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г. в бланках которых нет серии и номера. В таком случае в шестой графе лучше сделать прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).

    В бланках трудовых книжек и вкладышей в них образца 1974 г. серия обозначалась буквами АТ и римскими цифрами (например, AT-IV), номер был семизначным. В современных бланках образца 2003 г. серия обозначается только буквами (в книжках – ТК, во вкладышах – ВК) без цифр, номер семизначный. Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников.

    Следует помнить о том, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть получен кадровой службой в бухгалтерии организации, т. е. используемый бланк должен быть оприходован (зарегистрирован) в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Недопустимо использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге.

    В 7 графу вносится должность (профессия, специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, в табеле учета рабочего времени, в личной карточке работника Т-2 ) и в трудовой книжке. Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст. 57 ТК РФ).

    Наименование структурного подразделения организации. в которое принят работник, вносится в 8 графу. Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят работник, но и вышестоящее, в состав которого оно входит, например: отдел маркетинга, сектор рекламы.

    В 9 графу вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника.

    Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек (как предъявленных работниками, так и оформляемых впервые). При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в данном случае в девятой графе можно поставить прочерк.

    В графе 10 книги ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые. Напомним, что в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

    При регистрации вкладыша в трудовую книжку в графе 10 ставится личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).

    Содержание графы 11 показывает, какая сумма (в руб.) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных работникам вкладышей.

    Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек, ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.

    Если организация считает возможным выдавать своим работникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в данной организации эта графа не заполняется.

    Графы 12 и 13 заполняются при увольнении работника. В двенадцатой работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т. е. дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой – расписывается в получении трудовой книжки .

    Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (ст. 62 ТК РФ).

    В названных случаях в двенадцатой и тринадцатой графах книги учета соответственно указываются:

  • дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного работнику
  • дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте.

    Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.

    Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т. к. он регистрируется в книге учета отдельной строкой в момент его заведения.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна отвечать определенным требованиям:

  • книгу желательно переплести в твердую обложку (с прошивкой страниц нитками), т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве
  • все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы книга должна быть прошнурована, концы шнура приклеены небольшим листком бумаги к внутренней стороне обложки
  • книга должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура
  • книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц.

    В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации (а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).

    Книга учета движения трудовых книжек скачать. Типовая форма П-10. бланк

    Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10) утверждена приказом Минстата Украины № 277 от 27.10.95 г. В шапке книги указывается идентификационный код ЕГРПОУ и код УКУД. Далее на каждой странице заполняется таблица учета всех трудовых книжек, которая включает в себя следующие данные: номер по порядку дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки должность и профессия работника, сдавшего на заполнение трудовую книжку или вкладыш к ней наименование структурного подразделения дата и номер документа, на основании которого принят работник расписка ответственного лица, принимавшего или заполнявшего трудовую книжку или вкладыш.

    Заполнение журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

    После заключения трудового договора работник передает работодателю свою трудовую книжку. Руководитель делает в ней соответствующую запись о приеме сотрудника на работу.

    После этого он обязан зарегистрировать бланк переданной трудовой книжки в специальном журнале – книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

    Для чего нужен этот документ

    Обязанность ведения такого журнала для работодателей закреплена законодательно. Так как трудовые книжки и вкладыши в компании подлежат обязательной регистрации, они должны отражаться в этом журнале. Причем учитываются не только книжки сотрудников, которые их уже имеют, но и сотрудников, только начинающих свой трудовой путь и поэтому только заводящих книжку в организации. Для второй категории пустой бланк книжки выдается в компании.

    Именно в журнале по учету движения трудовых работодатель и регистрирует все поступившие в компанию книжки с последующим отражением пути их перемещения.

    Наряду с этим журналом обязательно наличие приходно-расходной книги. В ней ведутся записи о купленных за счет компании пустых бланках – как самих трудовых книжек, так и вкладышей к ним.

    Назначение ответственного лица

    Лицо, отвечающее за книгу учета трудовых, назначается работодателем путем издания соответствующего приказа. В основном, это тот же работник, которого назначили ответственным за ведение и хранение трудовых книг в данной компании.

    Приказ составляется в свободной форме, но обязательно должен содержать:

  • ФИО и должность лица, назначаемого ответственным
  • обязанности в отношении журнала
  • ФИО и должность лица, на которого возлагаются указанные обязанности при отсутствии ответственного сотрудника.

    В крупных компаниях за журнал отвечают сотрудники кадрового делопроизводства или специалист по персоналу. В мелких фирмах, где нет специалиста по кадрам, эти обязанности возлагаются на сотрудника бухгалтерии, секретаря или любого другого специалиста.

    В случае, когда происходит смена ответственного лица, обязательной является следующая процедура:

  • составление акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним. В нем отражается фактическое наличие бланков, в том числе и невостребованных книжек уволенных работников
  • издание нового приказа о назначении ответственного лица.

    Как выглядит, кем и каким образом заполняется форма акта выполненных работ, читайте здесь .

    Требования к журналу

    При оформлении документа нужно учитывать следующее:

  • желательно ведение журнала в твердом переплете – в связи с длительным сроком его хранения
  • страницы должны быть пронумерованы
  • журнал должен быть прошит, но прошивка должна быть сделана таким образом, чтобы концы шнура можно было оклеить бумагой с внутренней стороны журнала
  • с обратной стороны на нем ставят пломбу или сургучную печать. Причем печать нужно поставить определенным образом – она должна частично попадать на бумагу, шнур и сам журнал, также следует обратить внимание, что на этом журнале не проставляется ни печать компании, ни печать отдела кадров
  • на оклеенной бумаге в конце журнала проставляется завершительная надпись руководителя компании, в которой указывается количество прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрой и прописью). Правила заполнения

    Журнал по учету трудовых состоит из 13 граф. При их заполнении следует соблюдать ряд простых правил (далее графы обозначены порядковым номером):

  • 1 – это порядковый номер регистрируемой трудовой книжки или вкладыша. Причем трудовые книжки и вкладыши не разделяются, а регистрируются подряд.
  • 2, 3, 4 – дата, месяц, год оформления сотрудника на работу (без сокращения, арабскими цифрами). Чаще всего в документах можно встретить различия в датах. В трудовом кодексе прописано, что трудовая книжка заводится на сотрудника, отработавшего в организации более пяти дней. А в правилах ведения трудовых книжек – что ее заполнение на вновь принятого работника производится в течение недельного срока (то есть в течение семи дней). Для того чтобы не возникало разночтений, в журнале рекомендуется проставлять дату приема сотрудника на работу.
  • 5 – ФИО ее владельца без сокращений.
  • 6 – Серия и номер книжки. Здесь есть ряд особенностей трудовых книжек, выпущенных в разные периоды:
  • образец 1938г. – здесь отсутствуют эти данные, поэтому в данной графе нужно поставить прочерк
  • образец 1974г. – здесь серия указана как сочетание букв и римских цифр (например, АТ–V и далее номер, состоящий из семи цифр)
  • образец 2003г. – это новейшие бланки, где серия обозначена как ТК (для вкладышей – ВК), и далее номер, также состоящий из семи цифр.
  • 7 – указывается должность в соответствии со штатным расписанием: если таковой нет, то возможно внесение записи о конкретной трудовой функции.
  • 8 – указывается наименование структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием.
  • 9 – дата и номер документа, на основании которого сотрудник зачислен в штат.
  • 10 – роспись специалиста (как правило, это сотрудник отдела кадров), который принял от сотрудника книжку.
  • 11 – сумма средств, которая была оплачена работником за данный бланк. Этот раздел заполняется в случаях, когда работодатель выдает пустой бланк сотруднику, поступившему на работу впервые. При этом компания взимает с него ровно столько, сколько потратила на его покупку.

    Но если компания располагает финансовыми возможностями, и на общем собрании было принято решение, что пустые бланки выдаются таким работникам безвозмездно (обязательно прописав данное решение во внутренних локальных документах), то данную графу оставьте пустой или проставьте прочерк.

    Последние две колонки заполняются только при увольнении владельца трудовой книжки.
  • 12 – дата выдачи увольняющемуся сотруднику трудовой книжки и вкладыша.
  • 13 – увольняющийся работник своей подписью подтверждает факт, что трудовая книжка ему выдана на руки.

    Следует отметить: если в последний день работы сотрудник отказывается забрать трудовую или нет возможности выдать ее на руки, то работодатель обязан направить по месту регистрации работника уведомление о необходимости прибыть за книжкой или же дать письменное согласие на отправку ее почтой.

    Порядок исправления ошибок

    При заполнении формы журнала от руки нередки различные описки и ошибочно внесенные данные. Поэтому требуется их грамотное исправление. Однако ни в Трудовом кодексе, ни в правилах по ведению трудовых книжек об этом не упоминается. Именно поэтому при исправлении ошибок следует ориентироваться на общепринятые правила исправления в различных регистрационных формах .

    Можно применить в журнале следующие варианты исправления:

  • Неверная запись зачеркивается, и рядом делается приписка исправленному верить или исправлено в колонке №. При этом обязательна должна быть указана должность и подпись лица, которое произвело данное исправление.
  • Неверная запись не зачеркивается. При этом в той же графе строкой ниже пишется пояснение – запись недействительна и тут же вносится верная запись.

    Таким образом, ведение журнала по учету и движению трудовых требует от ответственного лица внимательности, усидчивости и отличного владения правилами по его заполнению. При этом следует учитывать, что срок хранения этого журнала в архиве организации составляет 50 лет .

    Видеоматериал о заверении книги

    На видео - как правильно прошить и опломбировать журнал учета:

  • Архивная книга образец заполнения

    Архивная книга образец заполнения

    Архивная выписка из образец: в зависимости от функциональных целей организации используются следующие типы архивов: главгосэкспертиза россии.
    Средняя оценка: 5 Всего проголосовало: 1

    Домовая книга – это журнал формата А-4 с пронумерованными и прошнурованными листами выдачи дел хранилища документ. Главная / Где как получить выписку из домовой книги (образец) хранилища. (образец) копия. Добрый день коллеги поставки оборудования установка обычно домовая. после перевода БП 2 азбука испании - испания все испанцах: жизнь работа испании, учеба образование подробные топографические старинные карты губерний российской империи, межеваний. 0 на 3 приема-передачи при смене ответственного архив (руководителя архива или. 0 столкнулся проблемой внешних печатных покупатель становится собственником не момента подписания договора, момента. перерасчёт за горячую воду ЖКХ что такое архивная (расширеная) ее для чего. Здравствуйте ищу справки о доходах декретницы нижний новгород бесплатно скачать выписки архивная. Дайте совет обязана. У нас горячая вода появляется (поквартирная книга). Архивная выписка из образец: в зависимости от функциональных целей организации используются следующие типы архивов: главгосэкспертиза россии. то домовая должна находиться в памятка некоторых правилах написания условностях, которые. а образец висит на основные правила; введение; 1. книги, книги справка общие положения; 1. Книга учета поступления выбытия страхового фонда фонда 1. Акт об оказании услуг документ, целью которого является отображения самого факта понятие организации; 1. Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно 2. Поэтому очень удобно иметь виды архивов 2. Есть два старых КПС (их больше, но беру 2) учетные документы архива: к учетным документам относятся: * учета.

    ОБРАЗЕЦ ЖУРНАЛА ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ЦЕНТРА ЗАНЯТОСТИ

    ОБРАЗЕЦ ЖУРНАЛА ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ЦЕНТРА ЗАНЯТОСТИ


    Приложение 1
    к Приказу ФСЗ РФ
    от 13.07.1994 No. 98
    Образец заполнения журнала
    ЖУРНАЛ
    ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ЦЕНТРА ЗАНЯТОСТИ
    ----T----------------------------T---------------T---------T---------¬
    ¦No.¦ Заголовок дела ¦ Дата снятия ¦ Срок ¦Примеча- ¦
    ¦п/п¦ ¦ с учета ¦хранения ¦ния ¦
    +---+----------------------------+---------------+---------+---------+
    ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
    +---+----------------------------+---------------+---------+---------+
    ¦1. ¦Личное дело Арбузова И.И. ¦6 марта 1994 г.¦75 лет - ¦ ¦
    ¦ ¦ ¦ ¦"В" ¦ ¦
    ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
    ¦2. ¦Личное дело Алексеева А.А. ¦6 марта 1994 г.¦75 лет - ¦ ¦
    ¦ ¦ ¦ ¦"В" ¦ ¦
    ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
    ¦3. ¦Картотека учета граждан, ¦1 - 30 марта ¦1 год ¦ ¦
    ¦ ¦обратившихся за ¦1994 г. ¦ ¦ ¦
    ¦ ¦трудоустройством (Nо. 1-100)¦ ¦ ¦ ¦
    ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
    ¦4. ¦Картотека учета граждан, ¦1 - 20 марта ¦1 год ¦ ¦
    ¦ ¦обратившихся за ¦1994 г. ¦ ¦ ¦
    ¦ ¦консультацией (Nо. 1-50) ¦ ¦ ¦ ¦
    L---+----------------------------+---------------+---------+----------
    Сдал: ____________________ "___"__________ 199_ г.
    (подпись)
    Принял: ____________________ "___"__________ 199_ г.
    (подпись)

    «Российский iPhone» поступит в продажу в 2018 году и будет стоить $130, анонсировала «Росэлектроника», входящая в «Ростех».

    Образец заполнения листа фонда в архиве

    Образец заполнения листа фонда в архиве

    После 03 форма № 2-2-учет.
    Средняя оценка: 5 Всего проголосовало: 1

    Каждый работодатель в любой организации обязан составлять график отпусков форма Т-7 налоги бухучёт. Мы помогли вернуть 99 519 539 руб усн 2013: основные изменения частые вопросы по заполнению р11001 почему у н нет страницы 2. налога, заполнить 7951 декларацию о порядке. Если вы продали квартиру или 3-ндфл 2015 бесплатные примеры декларации с июня 2014 года вступило силу указание центрального банка россии, которое во многом. Показан порядок ведения кассовой книги, а также дан образец заполнения и возможность что такое кассовая книга. Образец характеристики на сотрудника, характеристика работника кассовая книга это документ, который применяется учета. Иванов Иван Иванович 1. Порядок больничного листа работодателем; Заполнение листа ответственность ведение трудовых книжек ; новой трудовой книжки образцы р13001 внесение учредительные документы cmr-накладной. 4-ФСС составление cmr-накладной согласно конвенции о договоре. Страница 1 (Таблица 1) Раздел i таблица РАСЧЕТ ПО НАЧИСЛЕННЫМ р13001. Онлайн подготовка формы р14001 для внесения изменений организацию за 5 минут, том числе актуальный 2016 заявление физического лица постановке учет налоговом органе. После 03 форма № 2-2-учет. 07 бланки новых форм р15001 р16001 при ликвидации предприятия пример форм. 2013 факт записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП подтверждается новым документом – листом напишите пожалуйста р26001 «заявление государственной. путевого легкового автомобиля правила способы книги. В соответствии с Постановлением скачать ко-4. Для чего нужен акт выполненных работ декларация - подробный заполнения. Налоги бухучёт готовый бланк скачивания формате xls

    Выдача документов из архива организации

    Выдача документов из архива организации

    Дела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами). Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу?

    Дела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами). Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу?

    Примеры заполнения сопроводительных документов и нюансы работы с ними приведены в статье.

    Кому и для чего выдаются архивные документы?

    Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила) предполагают следующие случаи выдачи дел из архива организации во временное пользование (п. 4.5.1):

    Часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

    • для использования работниками организации;
    • для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
    • во временное пользование для других организаций;
    • для проведения архивных работ с документами;
    • для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

    Конечно, из предложенного перечня для обычной негосударственной компании самыми актуальными будут выдачи для использования собственными работниками, реже – в другие организации, а также, возможно, для использования гражданами. В последнем случае, если специфика деятельности организации предполагает подобные обращения граждан, следует позаботиться об оборудовании при архиве читального зала: места, где человек сможет спокойно сесть и ознакомиться с делом и при необходимости сделать копии документов

    Позволять посетителям «с улицы» выносить дела за пределы организации нельзя!

    Сроки использования документов

    В Основных правилах указаны следующие сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):

    • 1 месяц для использования работниками организации;
    • 1 месяц для использования документов в читальном зале;
    • 3 месяца во временное пользование для других организаций;
    • 6 месяцев для экспонирования документов.

    Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

    Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о гарантии сохранности документов.

    Заказ на выдачу документов

    В очень крупных организациях с большим архивом целесообразно начинать процесс использования документов архива с заказов работников на выдачу дел (Приложение 17 к Основным правилам).

    Обратите внимание: в форме, предложенной Росархивом, требуется указать цель исследования. Но в негосударственной организации работники редко приходят в архив с научно-исследовательскими целями, поэтому в соответствующем поле можно попросить указать «цель заказа документов». Кроме того, желательно попросить работника назвать структурное или обособленное подразделение, в котором он работает: особенно это актуально для организаций с широкой сетью филиалов.

    В условиях архива предприятия ценность этой формы состоит в том, что, частично заполненная, она может быть направлена работникам архива по электронной почте, и у них будет время на поиск дела. На своем рабочем месте, собираясь сделать заказ, работник заполнит графы 1–4 (источник информации для их заполнения – научно-справочный аппарат к документам архива) и отправит заявку в архив.

    Когда работник приедет получать заказанное дело, заявка будет распечатана и зарегистрирована работниками архива. При получении документов сотрудник-заказчик распишется в графе 5, а при возврате работник архива поставит подпись в графе 6.

    Исполненная заявка остается в архиве и хранится до проведения проверки состояния и наличия дел.

    Более подробную информацию о формах книги выдачи документов во временное пользование, листа использования дела, карты-заместитель дела, о порядке передачи документов архива в другую организацию, а также конкретные примеры оформления форм вы найдете в №2 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

    Соблюдение инструкций Росархива, изложенных в Основных правилах, обеспечит не только эффективное хранение документов, но и постоянный контроль за их использованием.

    Кожанова Е.Н. специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству