Бланк для реквизитов организации

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:

- бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Рос­сийской федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации (предприятия).

Россия, 107082, Москва, Рубцовская наб. 23

Тел.(095)2639946 Факс(095) 267 53 12

На общих бланках допускается указывать трафаретные части таких реквизитов, как дата я регистрационный номер документа, например:

На общих бланках рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.

Бланк письма содержит реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- код организации (предприятия) по ОКПО;

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации (предприятия);

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернет, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например:

__ № __; На№__ от __.

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих

- заголовок к тексту;

отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например:

"ПРИКАЗ", "РАСПОРЯЖЕНИЕ" и т. п.

В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий. организаций, ведомств -должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например; "Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации", "Генеральный директор ЗАО "Реал" и т. п.

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения. например:

Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.

Стандарт рекомендует два варианта расположения реквизитов на бланках - продольный и угловой.

Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата. По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

Продольное расположение реквизитов чаще применяется при оформлении общих бланков, а угловое - для бланков писем.

Реквизиты "наименование организации", "справочные данные об организации", "наименование вида документа", "место составления или издания документа" могут быть расположены одним из способов;

- фланговым (каждая строка реквизита начинается от границы левого поля и окончания строк не выравниваются);

-центрованным (начало и конец каждой строки реквизита в равной степени удалены от границы левого поля и половины листа документа).

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке.

Организации субъектов РФ как правило, исполь­зуют в качестве государственного языка не только русский, но и нацио­нальный язык, поэтому бланки этих организаций являются двуязычными. На двух языках, русском и национальном, печатают реквизиты: наимено­вание организации, справочные данные об организации, место составле­ния или издания документа.

Если правом подписи документов обладает не только руководитель орга­низации, но и руководители структурных подразделений, а также отдель­ные должностные лица, то организация может иметь бланки структурных подразделений и должностных лиц.

При изготовлении служебных бланков используютдва основных стан­дартных формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (147х210 мм). Допускается использование бланков форматов АЗ (420х297 мм) и А6 (148х105 мм)

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

левое и верхнее - 20;

правое и нижнее -10.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.

Особый порядок работы установлен ГОСТ Р 6.30-97 при использовании в организации гербовых бланков. подлежащих учету. Эти бланки должны быть пронумерованы типографским способом или нумератором. Каждый вид гербовых бланков учитывается отдельно в регистрационной форме (в журнале или на карточке) с использованием следующих реквизитов:

при поступлении бланков :

- наименование вида гербового бланка;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации - поставщика гербовых бланков;

серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков :

- наименование вида гербового бланка;

- серия и номера гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.). Уничтожение испорченных или устаревших гербовых бланков оформ­ляется актом с отметкой в регистрационной форме.

Машинописное оформление документов

Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал.Составные части реквизитов “Адресат”, “Гриф утверждения”, “Отметка о наличии приложения”, “Гриф согласования” отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами,

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интер­валами.

Расшифровку подписи в реквизите “Подпись” печатают на уровне пос­ледней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора пишущей машинки:

О - от границы левого поля для печатания реквизитов “Заголовок к тексту”, “Текст” (без абзацев), “Отметка о наличии приложения”, “Отметка об исполнителе”, “Отметка об исполнении документа и направлении его в дело”, наименование должности в реквизитах “Подпись” и “Гриф согласования”, заверительной надписи “Верно”, а также слов СЛУШАЛИ, ВЫ­СТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ^

1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита “Адресат”;

5 - после 40 печатных знаков для реквизита “Гриф утверждения”, “Гриф ограничения доступа к документу”.

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите “Подпись”;

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных тек­стов, для печатания слова “Копия” при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их распо­лагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, сло­ва “Примечание” и “Основание” печатают от нулевого положения табуля­тора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

В документах, оформленных на двух и более листах . нумеруются вто­рой и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа

Допускается реквизиты "Герб РФ", "герб субъекта РФ", "эмблему ор­ганизации" и "гриф ограничения доступа к документу" располагать на верхнем поле документа (на расстоянии не менее 3 мм от верхнего края листа).

Эмблему организации рекомендуется располагать над серединой наименования организации. Допускается расположение эмблемы и наименования организации на одном уровне. Эмблема фирмы в идеале должна соответствовать корпоративному стилю и виду деятельности организации.

Бланки предприятия могут храниться в памяти компьютера и выводиться на печать при создании конкретного документа. При повышенных требованиях к защите документов от подделок бланки целесообразно заказывать в типографии, так как в этом случае используются специ­альные технологии изготовления бланков, водяные знаки, специальные сорта бумаги.

Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качествами, как не сворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствовать требованиям по плотности - от 80 г/м 2 до 200 г/м 2 и по белизне - от 88% до 98%.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.

ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

информационно - справочные документы предприятия (акты, письма, факсы. справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу — нормативные документы государственных органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты - договоры, которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки, регламентируемые специальными инструкциями.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Часть документов ОРД . мало используемых на практике или имеющих незначительные отличия от других,не рассматривается отдельно. Например, такие документы, какраспоряжения ирешения. оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит "наименование вида документа" и в тексте вместо слова "ПРИКАЗЫВАЮ" употребляются слова: "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ" для распоряжений, "РЕШИЛ" или "РЕШИЛИ" для решений. Распоряжения руководства предприятия издаются, как правило, по оперативным административно - хозяйственным вопросам-

Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания и т. п.), составляемый по производственным вопросам.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия.

Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия касаются структуры и формы изложения текста.

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

Приложение: по описи.

ЛЕКЦИЯ №2

«Основные требования к бланкам и реквизитам документов»

Условно весь объем кадровой документации можно представить в виде 3-х модулей

Как правило, обязательные документы для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности личного состава организации и организационно-правовой сферы.

Документы (по рекомендации) – служат для оптимизации работы с кадрами. Это могут быть такие документы как: положение по оплате труда; премирование и поощрение сотрудников или коллективный договор. Как правило, они в конечном итоге переходят в разряд обязательных для ведения документов в данной организации.

Документы (корпоративные)- такие документы зависят от специфики конкретной организации и в частности могут носить обязательный характер для данной организации (в сфере охраны труда, безопасности работы и т.п.).

Внутренние локальные нормативные акты – определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всем персоналом организации, поскольку непосредственно касаются их трудовой деятельности.

Перечень документов, разрешенных к применению, в деятельности любой организации закреплен в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) от 30.12.93. Он предназначен для решения следующих задач.

1. Регистрация форм документов ;

2. Сокращение количества применяемых форм ;

3. Исключение из обращения неунифицированных форм документов.

Приведем пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД.

ХХ ХХ ХХХ Х ( 02 81 151 8 )

02 – унифицированная система организационно-распорядительной документации;

81 – документация по приему на работу;

151 – приказ о приеме на работу;

8 – контрольное число

Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, приказы, письма, протоколы, акты и т.д. Требования данного стандарта являются рекомендательными.

В настоящее время единые научно обоснованные правила составления и оформления документов изложены в ГОСТе Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации (ОРД): Требования к оформлению документов».

С 1 июля 2003 г. Введен в действие Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Хотя данный ГОСТ относится к системе ОРД, изложенные в нем требования к оформлению документов — датировке, подписанию, визированию, адресованию и т.д. — применяются и к документам других систем документации.

В ГОСТе перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги стандартного формата. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора печатных знаков при его написании.

В ГОСТе 6.30-97 указаны следующие 29 реквизитов:

01. Государственный герб РФ.

02. Герб субъекта РФ.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

04. Код организации.

05. Код формы документа.

06. Наименование организации.

07. Справочные данные об организации.

08. Наименование вида документа.

09. Дата документа.

10. Регистрационный номер документа.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

12. Место составления или издания документа.

13. Гриф ограничения доступа к документу.

15. Гриф утверждения документа.

17. Заголовок к тексту.

18. Отметка о контроле.

19. Текст документа.

20. Отметка о наличии приложения.

22. Гриф согласования документа.

23. Визы согласования документа.

25. Отметка о заверении копии.

26. Отметка об исполнителе.

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

28. Отметка о поступлении документа в организацию.

29. Отметка для автоматического поиска документа.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида.

К обязательным реквизитам относятся, прежде всего, постоянные реквизиты, которые заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа и образуют бланк документа.

· Распорядительные документы - документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу (приказы, постановления, распоряжения, указания, решения).

· Информационно-расчетные и справочные документы – документы, в которых содержится информация, которая непосредственно может использоваться в дальнейшей деятельности организации и может быть представлена в виде таблично-расчетных данных. Письма, факсы, протоколы, объяснительные записки и т.п.

· Устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, положения о выполнении отдельных видов работ, должностные инструкции.

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

· Приказы (распоряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, трудовые книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны и т.п.

Официальная внутренняя переписка – документы, поступающие от работника к работодателю или наоборот, но не носящие приказного характера.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность – в согласии с трудовым и пенсионным законодательством РФ.

Журналы учета и контроля – журналы учета и регистрации документов, необходимые для придания документу регистрационного номера или индекса и юридического закрепления (в случаи трудовых споров).

ГОСТ 16487-83 определяет бланк как «стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной». Основные требования к бланкам документов изложены в ГОСТ Р.6.30-97, который введен в действие с 01.07.98.Сущность этих требований заключается в следующем.

Документы должны изготавливаться на бланках. При этом следует использовать 2 основных формата бумаги — А4 и А5 (ГОСТ 9327). Допускается использование бланков формата А3 и А6.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением гербов Российской Федерации и ее субъектов, порядок изготовления и учета которых регламентируется специальными нормативами.

Устанавливается два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой (Рисунок 1) и продольный (Рис). Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над срединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, а также ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Ø центрованным. при котором начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ зоны расположения реквизита в целом,

Ø флаговым. при котором каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Помимо бланков для организаций могут проектироваться бланки ее структурного подразделения или должностного лица, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Установлены следующие виды бланков:

Ø общий бланк,

Ø бланк для письма,

Ø бланк конкретного вида документов.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 или 02 или 03, а также 06.

Бланк письма. кроме реквизитов общего бланка, включает реквизиты 04 и 07, а также, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19 [1] ).

Бланк конкретного вида документа, кроме реквизитов общего бланка, включает реквизиты 05, 08 и 12, а также ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17 и 18.

На бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 должны печататься на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Рисунок 1 Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка

Рис. Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявления, объяснительные записки и пр.).

Реквизит 19 (текст документа) печатается через 1,5 интервала, в то время как остальные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал. Расстояние между отдельными реквизитами должно равняться 1,5-3 межстрочным интервалам.

При компьютерном составлении документа размер шрифта и межстрочных интервалов должен быть максимально приближен к параметрам пишущей машинки.

При значительном объеме документа (более одной страницы) все страницы, начиная со второй, нумеруются арабскими цифрами без точек и тире в центре верхнего поля страницы.

Верхнее поле, равное трем мм, устанавливается только для первого листа. Остальные листы должны иметь верхнее поле, равное 20 мм.

Рассмотрим теперь каждый реквизит отдельно и перечислим основные правила их оформления и требования, предъявляемые к ним.

Государственный герб РФ помещается на бланках документов лишь в случаях, предусмотренных законодательством: на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др.

Порядок размещения на бланках документов герба субъекта Российской Федерации регламентируется правовыми актами субъектов РФ. В этом случае на бланке документа указывается также наименование государства — Российская Федерация.

Изображение эмблемы предприятия (т.е. зарегистрированного в установленном порядке символического графического изображения), в качестве которой также используется товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п. облегчает поиск документов, однако не заменяет наименования предприятия, организации или учреждения. Размещается над наименованием предприятия (при угловом расположении реквизитов) или в центре верхнего поля документа (при продольном, центрованном расположении реквизитов). Эмблема не должна изображаться на документах, если у организации нет специального на то разрешения. Эмблема также не должна воспроизводиться на бланках организации одновременно с изображением гербов.

Все зарегистрированные предприятия имеют свой код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Этот реквизит является своеобразным подтверждением правомочности и легитимности организации-автора документа и может быть проставлен заранее типографским способом.

Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документов, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации, являющейся автором документа, располагается под реквизитом 03 и пишется в строгом соответствии с наименованием, зафиксированным в ее учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре, положении о предприятии, свидетельстве Регистрационной палаты и т.д. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Например:

Министерство общего и профессионального образования

Государственная академия управления

Институт информационных систем управления

Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатаются на двух языках — русском и национальном.

Сокращенное наименование организации помещают на бланке документа в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают лишь в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Данный реквизит обязателен для служебных писем, располагается ниже наименования организации и включает: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и пр.).

Данный реквизит является одним из важнейших (позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов, структуру текста и степень обязательности выполнения его требований), проставляется на общем бланке предприятия (отсутствует на бланках для писем) и располагается в заголовочной части документа после реквизита «Наименование предприятия» вместо реквизита «Справочные данные об организации».

Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД. Проставляется на всех документах, кроме писем и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять как 05.01.98.

В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются также часы и минуты.

Регистрационный номер (индекс) документа должен содержать порядковый номер, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела, информацией об исполнителе и др. Например: 03-26/144. где 03 — индекс структурного подразделения, 26 — номер дела по номенклатуре, 144 — порядковый номер отправляемого документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, составляется из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Данный реквизит является необходимым для тех документов, на которые дается ответ. Дата и номер для ссылки полностью переписываются из бланка инициативного документа, на который дается ответ. Оформляется данный реквизит следующим образом:

На № 03-29/68 от 15.04.98.

Место составления или издания оформляется в соответствии с принятым административно-территориальным делением России и включает только общепринятые сокращения. Сокращение «г. » в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва». а также при написании названий городов, оканчивающихся на «-град», «-город » и
«-бург ». Например:

г. Коломна Московской области;

с. Ивановка Мытищинского района Московской области.

В письмах этот реквизит не нужен, так как входит в почтовый адрес (см. реквизит «Справочные данные об организации»).

Данный реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, то есть секретную или конфиденциальную информацию. В первой строке этого реквизита могут проставляться следующие слова и аббревиатуры: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Подлежит возврату вместе с ответом», «Конфиденциально», «КТ» («Коммерческая тайна» ) и т.д. Во второй строке данного реквизита проставляется № экземпляра. Помещается в правой стороне верхней части первой страницы документа.

Данный реквизит проставляется, в основном, на исходящих документах.

На внутренних документах адресат проставляется в том случае, когда документ предназначается для передачи руководителю (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.

Максимально данный реквизит может состоять из пяти составных частей:

1. наименование учреждения, организации или предприятия (в имен. падеже);

2. наименование структурного подразделения (в имен. падеже);

3. наименование должности получателя (в дательном падеже);

4. фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже);

5. почтовый адрес.

Каждая из этих составных частей печатается с новой строки. Например:

Включает краткое содержание документа. Согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы «о чем? (о ком)? » или «чего (кого)? ». Например:

приказ - о командировании специалистов в Индию,

положение - о филиале предприятия,

протокол - общего собрания акционеров,

должностная инструкция - секретаря-референта.

Место данного реквизита — слева, ниже всех дотекстовых реквизитов. К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручен6ию руководителя. Отметка о контроле - буква «К» - проставляется цветным (красным, зеленым, синим) карандашом или фломастером, либо специальным штемпелем «Контроль». Располагается на уровне заголовка, на левом поле документа.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Только на русском языке тексты документов пишутся при их направлении:

Ø в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

Ø на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде комбинации этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («владеете», «имеете», «были», «находились »). Характеристики, выраженные вербально, должны согласовываться с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст состоит, как правило, из двух частей. В первой части принято указывать причину, основание, цели составления документа, во второй, заключительной, — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления — просьбу, без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия (приказ, распоряжение), а также документах, адресованных руководству организации, и некоторых документах личного характера (доверенность, расписка) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю; прошу, доверяю).

В распорядительных документов коллегиальных органов информация излагается от третьего лица единственного числа (постановляет, решил ), в совестных распорядительных документах — от первого лица множественного числа (приказываем, решили ).

В тексте протокола информация излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили ).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила ).

В письмах используются следующие глагольные формы:

Ø от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

Ø от первого лица единственного числа (считаю необходимым. прошу выделить );

Ø от третьего лица единственного числа (Министерство невозражает , Академия управления считает возможным).

Тексты служебных документов должны соответствовать требованиям официально-делового функционального стиля (см. тему 3).

Отметку о наличии приложения, названного тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: