Акт приема передачи дел при смене главного бухгалтера образец скачать - быстрые решения

к примеру, передача документов и дел от увольняющегося головного бухгалтера новенькому главному бухгалтеру может проходить с ролью аудитора. эталон акта приема-передачи документов и дел смотрите. В связи с тем, что данный документ не имеет унифицированной формы, составлять его следует в обычный форме на стандартном листе формата а4 в электрической форме.

список первичных и учетных бухгалтерских документов, которые передаются,составлен в виде реестров и прилагается к истинному акту. Составление данного документа нужно во избежание споров и разногласий, которые могут появиться в будущем. Акт документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает.

Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования. И дел (приемо-сдаточный акт), составляемый при смене управляющего. Акт передачи дел головного бухгалтера документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт передачи дел головного бухгалтера.

Скачать эталон акта передачи дел головного бухгалтера в формате.doc. Акт передачи дел головного бухгалтера (скачать эталон). Передаются не только дела, но и документы, для кассира, к примеру, передаче подлежат наличные средства в кассе.

список передаваемых документов, что позволяет при нужности узнать. Сдача отчетности по налогу на прибыль до 28 марта. Нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе либо органе муниципального внебюджетного фонда (ст.

Совет юриста для удобства список документации можно оформить в виде неотклонимого приложения к акту приёма-передачи. При этом стоит помнть, если акт приемки-передачи дел вообщем не.

Обязанность уведомлять об этом налоговые органы не установлена, потому и ответственность за неуведомление не предусмотрена. полностью вероятна ситуация, когда главному бухгалтеру не от кого принимать дела, так как прошлый сотрудник уже уволен.

На основании приказа управляющего оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, в которых у организации имеются счета. Нами, директором ооо ранг павловым иваном трофимовичем, действующим на основании устава, членами комиссии по приёму-передаче документов экономистом лепта о. В таком случае нанимателю следует заблаговременно уточнить позицию работника и, если он откажется от передачи дел, издать приказ о разработке комиссии по приему документов и дел от увольняющегося работника. Аудиторская проверка не является неотклонимой, но предприятие может без помощи других привлечь аудиторов, которые дадут заключение о состоянии бухгалтерского и налогового учёта.

Передача дел при смене бухгалтера

Вы решили сменить место работы и стать главным бухгалтером в другой организации. Успешно выдержав отбор кандидатов на эту должность, Вы оформляете трудовые отношения с работодателем. Какие особенности оформления трудовых отношений у главного бухгалтера?

Прием на работу оформляется подписанием трудового договора. С главным бухгалтером все организации имеют право заключать срочный трудовой договор продолжительностью до пяти лет (ст. 59 Трудового кодекса РФ, далее ТК РФ). Срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника. На практике встречаются работодатели, которые хотят принимать на работу главного бухгалтера всего на год, а после сдачи годового баланса решают, продлять ли его контракт или нет. Но и главные бухгалтеры сами могут по какой-то причине желать заключения срочного трудового договора, например с целью изменить его условия в части заработной платы при перезаключении.

Работодатель справе установить главному бухгалтеру испытательный срок для того, чтобы убедиться в его трудовых качествах. Продолжительность испытательного срока может достигать шести месяцев. Следует помнить, что периоды болезни или отсутствия на работе по другим причинам в испытательный срок не включается (ст.70 ТК РФ).

Если работник не выдержит испытания, то его вправе уволить, не выплачивая выходное пособие, без согласия профсоюза (если он есть на предприятии). Однако работнику нужно сообщить об этом письменно не позднее чем за три дня.

Во время испытательного срока работник и сам может уволиться в любой момент, предупредив об этом администрацию предприятия также за три дня.

В трудовом договоре главного бухгалтера может быть предусмотрена материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба согласно ст. 243 ТК РФ. Как правило, размер взыскания не должен превышать среднемесячный заработок.

Главного бухгалтера можно уволить, если из-за его решения был причинен ущерб имуществу предприятия либо он разгласил коммерческую тайну. Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, утвержден постановлением Правительства РФ от 5 декабря 1991 г. N 35. В соответствии с этим перечнем не является коммерческой тайной информация, которая содержится в учредительных документах, документах о платежеспособности предприятия, например в балансе и отчете о прибылях и убытках, а также в налоговой отчетности.

Главного бухгалтера могут уволить в случае, если изменился собственник имущества предприятия. Новая администрация может это сделать в течение трех месяцев со дня передачи предприятия новому собственнику. При этом новый собственник обязан выплатить главному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков.

Оформляя контракт, по возможности, поинтересуйтесь причиной, по которой уходит прежний коллега. Может оказаться, что работодатель придерживается тактики приема на работу главного бухгалтера с испытательным сроком в полгода и обещанием перспективы повышения заработной платы по его завершении. За этот период сдается 2 баланса, новички прикладывают старания и усилия, разбираясь в специфике деятельности организации и даже в ошибках предыдущего бухгалтера, а потом их просто увольняют, экономя на будущей зарплате. Не забудьте, что по кодексу, работодатель обязан предоставить уведомление об увольнении в письменной форме, подробно изложив, что именно его не устроило в кандидате.

Итак, контракт составлен и основные его положения оговорены. Пора принимать дела.

Отметим, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому. Некоторые ведомства ранее регламентировали этот порядок. Достаточно назвать письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21 февраля 1992 г. N 11-13/575 «О порядке приема- сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера-начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации», и «Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР», утвержденную Минздравом СССР 28 мая 1979 г. N 25-12/38.

Их можно принять для сведения, но опираться на них в нынешней жизни целиком нельзя.

При вступлении в должность важно выяснить: имеется ли лицо, у которого Вы должны принять дела, и как это лицо настроено передавать дела новому главному бухгалтеру? Не секрет, что передача дел зависит от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также от порядочности уходящего. Предшественник может просто хлопнуть дверью и уйти, ничего не объясняя, или будет на новичке возмещать свои обиды на прежнее руководство.

Часто дела принимать просто не у кого, потому что бывший главный бухгалтер уже уволен. В этом случае может оказаться, что дела переданы руководителю организации или заместителю главного бухгалтера. Каждый должен решить для себя, следует ли ему проявлять излишнюю инициативу и подписывать самостоятельно составленный акт сдачи-приемки, или не стоит. Ведь никакой передачи дел при отсутствии прежнего работника не происходит.

Если Вам повезло и Ваш предшественник работает, руководитель обязан издать Приказ (распоряжение) о назначении нового главного бухгалтера организации. При этом в течение небольшого отрезка времени фактически работают два главных бухгалтера. Поэтому на практике новичка принимают на работу в другой должности, а впоследствии назначают главным, либо наоборот изыскивают возможность оплатить работу прежнему главному бухгалтеру без потери заработной платы.

В приказе лучше оговорить:

1. фамилию, имя и отчество лица, принимающего обязанности главного бухгалтера;
2. сведения о характере исполнения обязанности - временный или постоянный;
3. период, в течение которого организуется прием-передача дел. Срок для увольнения работника в соответствии с ТК РФ не должен превышать двух недель. Поэтому в зависимости от даты увольнения прежнего работника определяется период, в течение которого предстоит передать дела.
4. персональный состав комиссии по приему-передаче дел (если она будет организована). К приказу также может прилагаться регламент (график) работы комиссии.
5. необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторской компании, вышестоящей организации и др.).

Привлечение аудиторской организации является оптимальным и безболезненным вариантом смены главного бухгалтера. Аудиторская фирма представит отчет о состоянии учета и отчетности в организации, на основе которого будет составлен приемо-сдаточный акт по передаче дел бухгалтером.

В приказе оговаривается срок, в который каждый их главных бухгалтеров будет вести текущие дела и руководить работой бухгалтерии, подписывать все расчетные документы (накладные, счета, кассовые ордера, чеки, платежные поручения и другие первичные документы), а также установлен порядок смены банковских карточек организации.

Смена подписей может, к примеру, произойти после окончания ревизии кассы или подписания акта приема передачи дел.

Учитывая, что главный бухгалтер как должностное лицо является членом ряда комиссий (списанию основных средств, товарно-материальных ценностей и т.д.), нужно не забыть указать изменения в их составе.

Вновь приходящий главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы строго разграничить ответственность за свои действия и действия своего предшественника.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации Он же несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Это установлено Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Перечислим основные моменты ответственности главного бухгалтера. Проанализировав их каждый должен решить для себя: в каком порядке он будет принимать дела и на что обратит особое внимание.

Ответственность может наступить в рамках трудового законодательства, о котором мы уже сказали, в рамках Налогового Кодекса, Уголовного кодекса и Кодекса РФ об административных правонарушениях (КОАП РФ).

По Уголовному кодексу РФ (ст. 199) наказание грозит бухгалтеру в случае уклонения от уплаты налогов "путем включения в бухгалтерские документы заведомо искаженных данных о доходах или расходах либо иным путем" в крупном размере (сумма свыше 100 000 рублей). В этом случае главного бухгалтера могут лишить права занимать подобную должность на срок до пяти лет либо арестовать на срок от четырех месяцев до шести лет. Наказуемо и причинение ущерба путем обмана (ст. 165), злоупотребления полномочиями (ст. 201), халатного отношения (ст. 293) и подделки документов (ст. 327).

Но новому главному бухгалтеру пока это не грозит.

В соответствии с рядом статей КОАП РФ главбуха могут оштрафовать за многие нарушения, в том числе за:

- нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1) от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ),

- нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе или органе государственного внебюджетного фонда от 5 до 10 МРОТ, а ведение деятельности без постановки на учет в этих органах (ст. 15.3) от 20 до 30 МРОТ,

- нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации (ст. 15.4) от 10 до 20 МРОТ,

- нарушение сроков представления налоговой декларации (ст. 15.5) от 3 до 5 МРОТ,

- нарушение порядка представления статистической информации (ст. 13.19) от 30 до 50 МРОТ,

- непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст. 15.6) от 3 до 5 МРОТ,

- грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 % (ст. 15.11) от 20 до 30 МРОТ,

- несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям, нарушение установленных сроков хранения учетных и отчетных документов от 50 до 100 МРОТ (ст. 15.25 КоАП РФ).

Следовательно, при приеме дел особое внимание надо уделить кассовым и расчетным документам, наличию и срокам сдачи отчетности и сведений в налоговые и иные органы.

Главный бухгалтер, в частности, несет ответственность в случаях:

- неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились ошибки в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;

- принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат действующему законодательству, нарушения правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

- несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;

- нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской и кредиторской задолженностей и других потерь, за несвоевременное взыскание денежных начетов с виновных лиц;

- составления недостоверной бухгалтерской отчетности, за нарушение сроков представления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов.

В связи с этим наличие документов, их оформление важно проверить в ходе приема-передачи дел. Кроме того, следует уделить внимание отражению в учете выявленных недостач, а также выверке взаиморасчетов с поставщиками и покупателями организации.

За какой период следует проверить наличие документов?

Согласно статье 87 НК РФ налоговые инспекции вправе проверить деятельность налогоплательщика за три календарных года. Если в течение этого времени организацию уже проверяла налоговая инспекция, будущему главбуху необходимо изучить акт проверки. В этом случае бухгалтер может проверять только ту документацию, которая образовалась в деятельности после акта проверки.

Если проверки не было, то следует помнить, что по закону "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться не менее пяти лет (ст. 17), и поэтому именно за этот период должны быть в наличии.

На определенную, согласованную с уходящим главным бухгалтером дату все учетные процессы за истекший период должны быть завершены. Это означает, что должны быть выполнены все бухгалтерские записи за истекший период, укомплектованы в дела первичные документы, служащие основанием для каждой выполненный записи,
сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской и налоговой отчетности.

К передаче готовятся книги и журналы регистрации: ценных бумаг, доверенностей, регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста, кассовая книга; учета счетов-фактур полученных и выданных, покупок и продаж, регистрации банковских чековых книжек и др.

Бухгалтерские документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Некоторые бухгалтеры требуют, чтоб все листы были пронумерованы и описаны. Но согласитесь, в ином учреждении эта процедура может занять весь срок передачи дел. К тому же, отсутствие документа не спасает от ответственности в дальнейшем.

Если выяснилось, что некоторые из необходимых журналов (книг) отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приема-передачи, а журнал (книга) заводится со дня приемки дел.

Проверка всего бухгалтерского и налогового учета за период в 3 года в короткий срок нереальна. Как правило, передача дел производится на основе последнего представленного бухгалтерией баланса.

На практике операции проверяются выборочно или, к примеру, сплошным порядком по какому-либо разделу за выбранный срок. Можно выбрать период наибольшего оборота по счету продолжительностью в месяц, квартал и проверить отражение в учете операций сплошным порядком.

Проверяется соблюдения требований ведения бухгалтерского учета (п. 7 Положения по бухгалтерском учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/ 98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н). Обращается внимание на соблюдение правильности оформления первичных документов, служащих основанием для отражения операций в бухгалтерских регистрах, наличие подписей уполномоченных лиц.

При необходимости право подписи этих лиц подтверждается соответствующими учредительными документами, доверенностями или приказами.

Данные оборотных ведомостей по счетам, журналов-ордеров, оборотных балансов, главной книги сверяются с бухгалтерской и налоговой отчетностью.

Основательно нужно проверить налоговую отчетность по всем уплачиваемым налогам. Первостепенными налогами в данном случае являются налог на прибыль и НДС.

В отчетности следует обратить внимание не только на правильность заполнения форм, но и на отметку о приеме документа, на срок его сдачи и наличие всех необходимых подписей.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются в акте приема-передачи дел. Обычно, оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера или временно исполняющего его обязанности. Внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета может ложиться как на нового главного бухгалтера, так и на прежнего.

Нужно ли проводить инвентаризацию при смене главных бухгалтеров?

Вспомним, что обязательные случаи ее проведения установлены п. 2 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Эти же положения содержатся в п. 1.5 приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", п. 27 Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" и п. 22 Приказ Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов".

Проведение инвентаризации обязательно:

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· при смене материально ответственных лиц;

· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

· в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при реорганизации или ликвидации организации;

· в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Если Вы принимаете дела в преддверии составления годовой отчетности, и дата обязательной инвентаризации определена в учетной политике предприятия, а инвентаризация не проводилась, Вы имеете полное право ставить вопрос о проведении обязательной инвентаризации имущества и обязательств при приеме дел.

Если на принимаемом в Ваше ведение предприятии главный бухгалтер является материально-ответственным лицом, а это возможно в соответствии со ст. 243 ТК РФ и должно быть оговорено в трудовом контракте, инвентаризация также обязательна.

При совмещении главным бухгалтером должности кассира проводится инвентаризация кассовой наличности. По результатам проверки составляется отдельный акт проверки кассы, который подписывают как сдающий, так и принимающий дела бухгалтерии, а также кассир и представитель администрации. Этот акт является приложением к акту приема-сдачи дел.

Если же материальная ответственность не предусмотрена, а времени на сдачу-приемку дел мало, будет не лишним посмотреть итоги последней инвентаризации, проведенной на предприятии. В любом случае следует отметить в акте према-передачи дел

дату и результаты прежней инвентаризации, а также оговорить с руководителем проведение инвентаризации вначале Вашей работы.

На практике бухгалтеры проводят инвентаризацию финансов (смотрят остатки по кассе, на расчетных счетах, дебиторскую и кредиторскую задолженности), другие требуют и инвентаризации основных средств и материально-производственных запасов. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном Положением по ведению бухгалтерского учета.

В итоге приема-передачи дел оформляется приемо-сдаточный акт. В акте указывается, на какую дату осуществлена передача дел.

Простейшей формой акта приема-сдачи является опись дел, принимаемых главбухом. Однако, на наш взгляд, этого не достаточно для дальнейшей работы главного бухгалтера. Но это выгодно и уходящему сотруднику. Новичок просто на слух воспринимает многие вещи в процессе передачи дел. И при составлении первого своего баланса окажется в затруднении при дефиците информации. Поэтому в акте рациональнее указать информацию об остатках по счетам с расшифровкой. Тогда всю нужную информацию новичок может почерпнуть из акта и не беспокоить ушедшего сотрудника или руководителя.

Форму акта каждый знает, можно взять за основу любой. А вот содержательную часть составить в цейтноте и эмоциях бывает затруднительно. Дадим примерный перечень вопросов (разделов), которые может содержать Акт приема-сдачи дел. Он может уточняться, расширяться, сокращаться в зависимости от конкретных условий и объема деятельности организации.

Сведения об организации работы в самой бухгалтерии. Штат, его укомплектованность, текучесть кадров и ее причины. Распределение обязанностей между сотрудниками, наличие должностных инструкций. Квалификация сотрудников и работа по ее повышению.

Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно. Обеспеченность бланками форм первичных документов и учетных регистров, отчетности.

Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами). Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций.

Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой.

Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.

Касса. Наличие кассира и действующего договора на полную материальную ответственность с ним. Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов (марки почтовые, государственной пошлины, вексельные, оплаченные авиабилеты и др.). Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе, их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.

Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах.

Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.

Наличие выписок из счетов в банке, договоров и других документов расчетного характера.

Инвентаризации расчетов с контрагентами, наличие актов сверки взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности, с указанием виновных в этом лиц.

Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.

Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения.

Дата последней инвентаризация имущества, ее полнота и качество, отражение в учете. Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания. Инвентарные карточки на основные средства. Ответственные хранители ценностей, имеется ли приказ об их назначении.

Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц, дата последней выверки. Дата последней инвентаризации материальные ценности, ее результаты. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов, наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.

Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета, наличие налоговых карточек по НДФЛ и ЕСН.

Соблюдение требования составления месячного бухгалтерского баланса, установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых регистров.

Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел, подшиты и пронумерованы ли документы. Правильность оформления изъятие или уничтожения документов по причине истечения предельного срока хранения.

Справка о наличии и сохранности печатей, штампов и т.д.

Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др.

Отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.

Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов (касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками), а также счетам учета иного имущества.

Главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии или представителя администрации.

В случае несогласия сдающего с какими-либо положениями акта, уходящий бухгалтер вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные оговорки.

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых: первый представляется на утверждение руководителю учреждения, второй остается у передающего дела. Если дела передает филиал или представительство организации, акт составляется в трех экземплярах, один из которых представляется в головную организацию.

О смене главного бухгалтера нужно уведомить налоговые органы. Обычно они требуют сдать форму № Р14001, приказ о назначении, данные его паспорта (ксерокопию).

В зависимости от стиля работы новой компании уведомляются постоянные партнеры и подразделения.

Порядок приема-передачи дел при смене главного бухгалтера организации

Главный бухгалтер субъекта хозяйствования как должностное лицо занимает особое место в деятельности организации. Выполняя функции по расчету и уплате налогов и сборов, формированию учетной и отчетной информации в соответствии с требованиями полноты, достоверности, полезности и представлению ее на разные уровни управления, руководитель бухгалтерской службы активно участвует в создании имиджа организации на рынке инвестиций, получении преференций от контрагентов.
К главному бухгалтеру предъявляются особые требования, выражающиеся в том числе в особенностях смены главного бухгалтера в субъекте бизнеса и приема на работу нового должностного лица.

Правила приема руководителя бухгалтерской службы установлены Трудовым кодексом РФ, в соответствии с которым подписание трудового договора осуществляется сроком до 5 лет и инициируется либо руководителем организации, либо самим работником. Инициатива руководителя организации по заключению трудового договора на срок менее 5 лет может обусловливаться необходимостью проверки качества работы специалиста, а самого работника - возможностью изменить его условия, например уровень заработной платы. социальные выплаты. Кроме того, по нормам трудового законодательства руководитель может установить для главного бухгалтера испытательный срок до шести месяцев. Причем по условиям ст. 70 Трудового кодекса РФ время болезни или отсутствия на работе по другим причинам не включается в испытательный срок. В том случае, если, по мнению руководителя, исполняющий обязанности главного бухгалтера не прошел испытательный срок, он увольняется без согласия профсоюза и выплаты выходного пособия. Однако трудовое законодательство в этом случае предусматривает обязательность письменного уведомления специалиста о причинах, послуживших основанием для отказа работнику в приеме на постоянную работу в соответствующей должности.

Причинами увольнения главного бухгалтера организации, с которым заключен срочный трудовой договор, по нормам трудового законодательства, может явиться:

• причинение действиями главного бухгалтера ущерба организации;
• разглашение им коммерческой тайны.

Информация, составляющая коммерческую тайну, определена ст. 139 Гражданского кодекса РФ. Ею являются данные, имеющие действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, а обладатель этой информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Предпосылками увольнения руководителя бухгалтерской службы по ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с разглашением сведений, составляющих коммерческую тайну, являются следующие обязательные действия со стороны работодателя:

1) ознакомление под роспись работника, доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты;

2) ознакомление под роспись работника с установленным работодателем перечнем сведений, составляющим коммерческую тайну, с режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;

3) создание работнику необходимых условий для соблюдения им установленного режима коммерческой тайны.

Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" определил, что право на отнесение сведений к информации, составляющей коммерческую тайну, принадлежит обладателю такой информации. Однако среди сведений об организации не может быть данных, в отношении которых установлен режим коммерческой тайны (ст. 5 Федерального закона "О коммерческой тайне"):

• содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
• содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
• о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
• о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;
• о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, наличии свободных рабочих мест;
• о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
• о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
• об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
• о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;
• о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;
• обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

Главный бухгалтер, работающий в течение испытательного срока, имеет право на увольнение в любой день после предупреждения об этом руководства организации за три дня. Если данное должностное лицо работает на условиях срочного договора, то его увольнение возможно при изменении собственника организации в течение трех месяцев после передачи субъекта бизнеса новому собственнику. Тогда у него возникают обязательства выплаты главному бухгалтеру компенсации, составляющей не менее трех месячных заработков.
При смене главного бухгалтера в результате увольнения, перевода на другую должность состояние бухгалтерского учета должно быть оценено и отражено в соответствующей документации. Письменное оформление результатов анализа состояния бухгалтерского учета позволяет новому главному бухгалтеру избежать ответственности за достоверность учетной информации, установить факты искажения налогооблагаемой базы по налогам и сборам, неверного отражения на счетах бухгалтерского учета и регистрах налогового учета фактов хозяйственной жизни и других неблагоприятных последствий.

Порядок проведения работы по передаче дел при смене главного бухгалтера в нормативных правовых актах, регулирующих бухгалтерский учет, не выработан. Но некоторые ведомства регламентировали его этапы, и их документами можно воспользоваться для организации приема-передачи:

• О порядке приема-сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера - начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения (Письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21.02.1992 N 11-13/575);
• Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденная Минздравом СССР 28.05.1979 N 25-12/38.

На практике выработан комплекс мероприятий и последовательность их проведения, позволяющие провести данную процедуру.

При организации передачи дел возможны два варианта:

• воспользоваться услугами приглашенного аудитора, который оценит и оформит в письменной форме заключение о состоянии бухгалтерского учета в организации;
• провести собственными силами, используя определенную последовательность действий.

Привлечение аудиторской организации является наиболее оптимальным вариантом смены главного бухгалтера и передачи дел новому специалисту. В этом случае аудиторская организация составляет отчет о состоянии бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, на основе которого формируется акт приема-передачи документов.

На практике возможны ситуации, когда главный бухгалтер уже уволился, и принимать дела не у кого, возможно, что дела переданы руководителю организации или заместителю главного бухгалтера. В таком случае передачи дел не происходит.

При самостоятельной передаче дел она проходит следующие этапы:

1) издание приказа (распоряжения) о назначении нового главного бухгалтера организации;

2) проведение инвентаризации финансовых обязательств;

3) составление акта приема-передачи учетных и отчетных документов;

4) составление приложения к акту приема-передачи документов;

5) проведение организационных мероприятий, связанных с вступлением в должность нового главного бухгалтера.

1. В приказе (распоряжении) о назначении нового главного бухгалтера организации оговариваются:

• фамилия, имя, отчество лица, принимающего должностные обязанности главного бухгалтера;
• сведения о характере исполнения обязанностей - временный, постоянный;
• период, в течение которого ведется работа по приему-передаче дел;
• персональный состав комиссии по приему-передаче дел, который может включать работников бухгалтерии, других подразделений, третьих лиц, график работы комиссии, формируемый в качестве приложения к приказу (распоряжению);
• необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторских организаций, независимого аудитора, работников аутсорсинговых организаций, оказывающих консультационные и бухгалтерские услуги, вышестоящих организаций и др.).

В приказе указывается срок, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет руководить бухгалтерской службой, подписывать расчетные и платежные документы (счета, счета-фактуры, платежные требования, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты и др.), определяется порядок смены банковских карточек организации (например, после подписания акта приема-передачи дел, с даты приказа о назначении нового главного бухгалтера). Установление даты приказа о назначении руководителя бухгалтерской службы можно связать с периодом завершения учетных процессов в отчетном периоде, сроками представления бухгалтерской и налоговой отчетности.

2. Проведение инвентаризации финансовых обязательств сводится к инвентаризации кассы, расчетных счетов, дебиторской и кредиторской задолженности. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и обязательств и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах в порядке, предусмотренном Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (в ред. от 24.12.2010 N 186н).

Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации. При недостаче имущества, его порчи в пределах норм естественной убыли соответствующие суммы относятся на издержки производства или обращения (расходы), а сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Инвентаризация также является обязательной:

• если дела принимаются в преддверии годовой отчетности, ее дата определена в приказе об учетной политике организации, но инвентаризация не проводилась;
• если главный бухгалтер организации заключил договор о полной материальной ответственности (обычно в случае, если руководитель бухгалтерской службы совмещает обязанности кассира).

В ситуации, когда прежний главный бухгалтер не заключал договора о полной материальной ответственности, при приеме-передаче дел главным бухгалтером инвентаризации имущества может не проводиться. Однако итоги последней инвентаризации целесообразно рассмотреть, отметить в акте дату и результаты последней инвентаризации, предусмотреть ее проведение в ближайшее время.

3. При составлении специального акта приема-передачи учетных и отчетных документов встает вопрос о периоде, за который следует проверять соответствующие документы. Согласно ст. 87 Налогового кодекса РФ налоговые органы вправе проверить деятельность налогоплательщика за три календарных года. Поэтому новым специалистом изучается акт последней налоговой проверки и далее проверяется документация, образовавшаяся после проверки.

Отсутствие налоговой проверки позволяет проверить документацию за 5 последних лет. Выполнение этих требований обусловливается нормами Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Статьей 29 установлена обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности по правилам организации государственного архивного дела не менее 5 лет после окончания отчетного года. Не менее 5 лет также не подлежат уничтожению документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, включая средства воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной цифровой подписи, если они использовались при составлении бухгалтерской (финансовой) отчетности.

На дату сдачи дел и составления специального акта приема-передачи учетных и отчетных документов все учетные процессы должны быть завершены, т.е. выполнены все бухгалтерские записи за истекший период, укомплектованы все первичные документы, сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности.

Первичные учетные документы и регистры аналитического и синтетического учета следует подшить, сгруппировав их в соответствии с номенклатурой дел, разработанной в организации для бухгалтерских документов. Она включает список наименований дел и книг, журналов, которые ведутся в бухгалтерии. В ней указываются даты их открытия, закрытия и сроки хранения.

В процессе составления акта или после его формирования новому специалисту должны быть переданы все книги и журналы: учета ценных бумаг, доверенностей, кассовая книга, журнал учета счетов-фактур полученных и выданных, книги покупок и продаж, регистрации банковских чековых книжек и др. Если выяснится, что некоторые из необходимых книг или журналов отсутствуют, выполняется запись в акте приема-передачи, а журнал или книга заводится на дату приемки дел.

Для определения правильности данных бухгалтерского и налогового учета используют, как правило, выборочные проверки. По важнейшим операциям, объектам учета, отчетным периодам они могут быть проведены сплошным способом.

При оценке правильности учетных и отчетных данных необходимо проверить реализацию требований полноты, своевременности, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости, рациональности и допущений имущественной обособленности, непрерывности деятельности, последовательности применения учетной политики, временной определенности фактов хозяйственной деятельности бухгалтерского учета, предусмотренных Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утвержденным Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н (в ред. от 18.12.2012 N 164н) [7]. Кроме того, необходимо удостовериться в выполнении правил формирования учетной политики организации, оформления первичными учетными документами фактов хозяйственной жизни, их регистрации и накоплении в регистрах бухгалтерского учета, требований к бухгалтерской (финансовой) отчетности, предусмотренных Федеральным законом "О бухгалтерском учете".

Особое внимание следует уделить соответствию данных регистров бухгалтерского учета показателям, обобщенным и представленным в бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности, а также правильности расчетов налогооблагаемой базы и сумм налогов.

В акте приема-передачи отражаются выявленные в ходе проверки нарушения, неточности расчетов, ошибочные записи, которые оформляются бухгалтерскими справками. Они подписываются прежним руководителем бухгалтерской службы и вносятся в регистры синтетического и аналитического учета.

Акт приема-передачи дел простейшей формы может включать следующие сведения:

• фамилии, имена, отчества специалистов, сдающих и принимающих дела;
• дату, номер приказа (распоряжения) руководителя организации, на основании которого передаются и принимаются дела;
• наименование и количество переданных документов (дел, папок, подшивок);
• серии и номера неиспользованных банковских чеков;
• наименование и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;
• номер последней доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.

Акт, подписанный передающим и принимающим дела руководителем бухгалтерской службы, должен иметь дату, визу руководителя и печать.

Между тем наиболее рациональной формой акта, необходимой для дальнейшей работы специалиста в области бухгалтерского учета, является развернутый документ. В нем должны быть представлены сведения, которые помогут оптимизировать работу главного бухгалтера на начальном этапе. Он может содержать наиболее принципиальные сведения организационного, учетного и отчетного характера. Разделами, которые должны иметь место в данном акте, являются следующие:

1) организация бухгалтерского учета;

2) состояние учета денежных средств;

3) состояние учета расчетов:

а) с контрагентами;

б) с налоговыми органами;

в) с государственными внебюджетными фондами;

г) с работниками организации;

4) состояние учета внеоборотных активов;

5) состояние учета оборотных активов;

6) состояние учета на других участках;

7) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

8) хранение документов;

9) перечень первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, переданных по описи.

Однако руководитель бухгалтерской службы, начинающий выполнять свои служебные обязанности, принимает окончательное решение о содержании соответствующего документа с учетом особенностей деятельности организации.

В разделе "Организация бухгалтерского учета " основными сведениями, представляемыми в акте приема-передачи дел, являются укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей, наличие штатного расписания и положения о бухгалтерии, организационная структура бухгалтерской службы, квалификация учетных работников. Кроме того, отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, использование типового программного обеспечения, использование работниками отраслевых и ведомственных методических материалов по ведению бухгалтерского учета, справочно-правовых систем. Важными данными в разделе представляются наличие и анализ приказа руководителя организации "Об учетной политике", обеспеченность стандартами по бухгалтерскому учету и отчетности, разработанными в субъекте хозяйствования и др.

Состояние учета денежных средств оценивается в акте приема-передачи дел исходя из правил, содержащихся в Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России, утвержденном Банком России от 12.10.2011 N 373-П. В этом случае обязательна проверка наличия договора с кассиром о полной материальной ответственности, соблюдения условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов. Раздел содержит перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и выписками из расчетных и других счетов организации.

Раздел "Состояние учета расчетов " характеризует проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей, оценку качества претензионной работы, состояния расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами, которые подтверждены актами сверки расчетов. Обязательным является анализ сумм и сроков погашения долгосрочных и краткосрочных банковских кредитов.

По расчетам с работниками организации представляются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

В разделе "Состояние учета внеоборотных активов " отмечается построение системы аналитического учета внеоборотных активов по материально ответственным лицам, состояние документирования операций их постановки на учет и снятия с учета, движения внутри организации внеоборотных активов, начисления по ним амортизации, учета договоров приема-передачи исключительных прав на объекты интеллектуальной собственности и др.

Состояние учета оборотных активов обусловливается результатами проверки состояния аналитического учета материально-производственных запасов и соответствия его данных фактическому наличию ресурсов в местах хранения ценностей. Для этого следует указать дату их последней проверки, результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков), представленных в протоколах постоянно действующей инвентаризационной комиссии, возглавляемой руководителем организации. В акте приема-передачи дел главным бухгалтером отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников.

Состояние учета на других участках обусловлено спецификой деятельности организации, выражающейся в объектах бухгалтерского учета и отчетности, представляющих финансовые вложения, доходные вложения в материальные ценности, расчеты по дивидендам, резервный капитал и др. Соответствие порядка их учета нормативным правовым документам, регулирующим бухгалтерскую деятельность, также должно найти отражение в документах по приему дел новым руководителем бухгалтерской службы.

Достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности как результата деятельности бухгалтерии в отчетном периоде должна быть подтверждена выполнением требований к периодичности составления, представления в соответствующие органы, результатами проведенного аудита, принятием налоговых деклараций в соответствии с законодательством.

Хранение документов в составе акта приема-передачи дел должно быть описано в нем с позиций правильности оформления описей дел и сдачи в архив, обеспечения правил их сохранности, хранения, уничтожения.

В перечне документов по описи, наряду с номенклатурой переданных дел, обязательны отметки об отсутствии регистров и первичных документов по видам имущества, обязательств, отдельным группам хозяйственных операций. Они, наряду с указанием в акте, могут быть детализированы в приложении к нему.

4. Составление приложения к акту приема-передачи документов предусматривает оформление следующих документов:

• акта инвентаризации финансовых обязательств (акты сверки дебиторской и кредиторской задолженностей, акты сверки расчетов с бюджетом и государственными внебюджетными фондами);
• акта инвентаризации активов и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (если она не была проведена в срок);
• акта инвентаризации наличных денежных средств в кассе, инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (если главный бухгалтер совмещал обязанности кассира);
• последнего аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту);
• перечня документов, учетных регистров, которые оказались отсутствующими (утерянными) при приеме-передаче дел.

По завершении приема-передачи дел главному бухгалтеру акт подписывается обоими главными бухгалтерами, членами комиссии, руководителем организации. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается прежнему руководителю бухгалтерской службы, а второй - остается в организации.

5. При проведении организационных мероприятий, связанных с вступлением в должность нового главного бухгалтера. оформляются банковские карточки с образцами подписей, в произвольной письменной форме извещается налоговая служба о смене главного бухгалтера. Передача дел сопровождается передачей печати организации, ключей от системы банковского обслуживания "Клиент - Банк".

О новом главном бухгалтере организации в силу специфики его работы извещаются также руководители функциональных и структурных подразделений, контрагенты, другие партнеры субъекта бизнеса.