Руководства, Инструкции, Бланки

вкладыш в трудовую книжку как оформить образец нумерация img-1

вкладыш в трудовую книжку как оформить образец нумерация

Рейтинг: 4.1/5.0 (1866 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Плейкаст «Образец оформление вкладыша в трудовую книжку»

Плейкаст «Образец оформление вкладыша в трудовую книжку» Образец оформление вкладыша в трудовую книжку

Выговор не заносится в трудовую книжку. Проанализировав запросы, мы подготовили статью, из которой вы узнаете, как правильно вшить вкладыш и поставить штамп о его выдаче, о порядке нумерации записей во вкладыше, что делать, если запись о работе попала не в тот раздел, и как поступить при смене фамилии сотрудника. Но эти нормативные акты содержат довольно много противоречий, поэтому при возникновении спорных ситуаций нужно применять документ, имеющий наибольшую юридическую силу — Трудовой образец оформление вкладыша в трудовую книжку. Законодательство не регламентирует, как именно вшивать вкладыш в трудовую книжку. Небольшой объем книги позволяет ее периодически носить с собой. Чтобы минимизировать количество ошибок при заполнении основных граф вкладыша, необходимо изучить инструкции, представленные в Правилах ведения и заполнения трудовых книжек, и в точности руководствоваться их рекомендациями. При этом, если трудовой договор становится основой для обеих сторон соглашения, то книжка больше защищает интересы уже самого работника. Сама я прошла 2 проверки трудовой инспекции. Именно поэтому каждый сотрудник заинтересован в том, чтобы трудовая книжка велась правильно и в соответствии с нормами законодательной базы. Читать - одно удовольствие.
N 225 в ред. Хотелось бы пожелать Вам работать в том же духе и не останавливаться на достигнутом! У тебя всё нормально, ничего делать мы не будем. Каким должен быть порядковый номер во вкладыше в трудовую книжку Все внесенные данные в трудовой нумеруются по порядку, причем нумерация ведется параллельно в каждом разделе.
Нюансы заполнения в трудовую книжку Рассмотрим важные основы заполнения вкладыша трудовой книжки. Спасибо вам огромное, все доступно объясняется. Это не просто книга, это целый кладезь ценных образцов, необходимых кадровику. Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Тонкости оформления и образец. Сразу стало ясно, что, откуда взялось, и, главное - что теперь делать. Спасибо огромное. Записи о работе по совместительству делать не обязательно. Заполнение вкладыша Если заполнены все страницы одного из разделов, то в книжку вшивается вкладыш, который ведется и заполняется по тем же правилам.

Образец оформление вкладыша в трудовую книжку

К этому могут привести не только частая смена работы, но и активный карьерный рост например внутренние и внешние переводычастые поощрения за успехи с занесением в трудовую книжку и т.

Что недопустимо при ведении в трудовых книжках Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик или иной сотрудник нанимателя допускает ошибку. Не заполнено обязательное поле Должность. Как правильно заверить трудовую книжку Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, выдается работнику по его требованию в течение трех дней с даты подачи заявления для предоставления в банк, для загранпаспорта, в суд и др.


Конкретные сведения о работе в организации, выдающей дубликат. Читать - одно удовольствие.

Разместите анонс любого плэйкаста на главной странице сайта. Это могут быть Ваши собственные работы или понравившиеся плэйкасты других пользователей сайта. Каждый анонс добавляется в начало списка анонсов и проведет на главной странице сайта не менее 2 часов. Если все свободные места уже заняты, то Ваша заявка будет добавлена в очередь и появится на главной странице при первой же возможности. Сделайте подарок друзьям и близким, порадуйте себя, представьте интересные плэйкасты на всеобщее обозрение.
Добавляя анонс, вы автоматически соглашаетесь с Правилами размещения анонсов .

Просмотр плэйкаста.
Введите ссылку или номер.

Социальная сеть Cсылка HTML-код BB-код Отправить на Email

Для отправки плейкаста, выберите социальную сеть, в которой находится ваш друг:

Другие статьи

Как оформить вкладыш в трудовую книжку? Заполнение и нумерация записей

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – дополнительный элемент трудовой книжки, который прикрепляется к документу после исчерпания его страниц. Уникальность вкладыша заключается в наличии защиты, которая предотвращает возможность подделки листа злоумышленниками.

Для чего нужен вкладыш?


На протяжении бурной трудовой деятельности многие сотрудники сталкиваются с ситуацией, когда вносить изменения в раздел «Сведения о работе» становится некуда – все страницы полностью исписаны.

При этом законодательством строго запрещено :

  • Переименовывать прочие разделы документа и продолжать в них вносить данные о работе сотрудника;
  • Прикреплять чистые листы любого формата;
  • Применять бланки пустого документа в качестве вкладыша.

Заполнение документа не означает, что работник должен оформлять новый документ. Для того чтобы избежать проблем с переоформлением, государство предусмотрело специальные вкладыши, которые подшиваются в трудовую книжку. Правила оформления вкладыша для трудовой книги устанавливаются приказом Минтруда от 10 октября 2003 года под номером 69.

Главное назначение подобного бланка – наглядно предоставить работодателю информацию о потенциальном сотруднике: его сфера деятельности, трудовой опыт и прочее. Книга содержит личные сведения сотрудника: паспортные данные, уровень образования и поводы для увольнений из организаций.

Строгие правила оформления и заполнения бланка – часть системы защиты, которая гарантирует подлинность документа.

Оформление вкладыша


Первое, что нужно знать работодателю – незакрепленный в трудовой книжке вкладыш считается не действительным. Строго запрещено скреплять документы скобами или использовать клей, из-за слабой надежности этих приспособлений.

При внесении ошибочных сведений во вкладыш, их исправление не допускается. По этой причине рекомендуется в первую очередь заполнить документ, а потом начать вшивание. Если лицо ошиблось при внесении данных, то необходимо предпринять следующие действия:

  • Извлечение вкладыша с недостоверной информацией;
  • Составление записи об утрате действия оставленного на документе штампа;
  • Формирование акта о порче;
  • Фиксирование изменений в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • Получение нового бланка.

После заполнения вкладыша необходимо оставить печать организации или подразделения. Печать выставляется рядом с подписью руководителя.

В шапке титульного листа выставляется штамп «Выдан вкладыш», где указана серия и нумерация оформленного документа.

Замечание. Каждый новый вкладыш должен сопровождаться выставлением соответствующего штампа. В случае пренебрежения этими правилами организации может быть выписан штраф за халатность.


В целом, заполнение вкладыша полностью аналогично заполнению трудовой книжки, однако следует учесть следующие факторы:

  1. Бланк должен заполняться только тем работодателем (или его ответственными сотрудниками), во время работы на которого были израсходованы все листы трудовой книжки;
  2. Помимо штампа, на титульном листе должна выставляться фактическая дата заполнения вкладыша. а не дата заведения трудовой книги;
  3. В дополнительный лист вносятся только актуальные данные. Например, в ходе рабочей деятельности у сотрудника могли измениться паспортные данные, уровень образования и т.д.;
  4. Правила не устанавливают лимиты на количество вкладышей, из-за чего один работник может дополнять свой основной документ неограниченное число раз.

Отсутствие печати с прошлой работы


Нередко случается так, что на прошлом месте деятельности, по халатности руководства, печать на титульном листе не была выставлена. Согласно пункту 2.2 Инструкции по оформлению и ведению документа, необходимоотправитьсотрудника к предыдущему работодателю с просьбой о выставлении такой печати.


В случае если бывший работодатель настойчиво отказывается выставить печать при любых условиях, единственным решением конфликта станет судебное разбирательство.

Замечание. В большинстве случаев судебное дело выигрывает сотрудник, поэтому для выставления печати бывает достаточно пригрозить бывшему работодателю судом.

Сотрудник сменил фамилию


В этом случае сотрудник должен написать заявление на имя директора, в котором указана причина смены фамилии. К заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт изменений: паспорт, документ о разводе, справка о заключении брачного союза и т.д.

После принятия заявления принимается ряд шагов:

  1. Директор ставит на заявлении резолюцию и передает его работнику;
  2. Сотрудник посещает отдел кадров, где вносит запись о смене паспортных данных непосредственно в трудовой книге;
  3. После внесения изменений, директор выпускает приказ, в котором представлена процедура смены фамилии;
  4. Как только приказ вступает в силу, человек, ответственный за внесения изменений в документацию, может начать работу.

Измененные данные вновь отправляются работодателю для выставления необходимых печатей и подписей. Запись о работе была сделана не в том разделе


Популярная ошибка – часть записи, принадлежащей к разделу «Сведения о работе» вписываются в другой раздел «Сведений о награждениях». Причина ошибка достаточно банальна – невнимательность сотрудника, заполнявшего документ.

В соответствии с пунктом правил №30, зачеркивания и прочие изменения ошибочных сведений в разделе о сведениях и вознаграждениях недопустимы. Все ошибки в записях необходимо исправлять через признание данных недействительными.

Как вшить вкладыш в трудовую книгу?


Законодательство не дает конкретных указаний о том, как правильно прикреплять вкладыш в основной документ. Существует лишь ряд ограничений, указанных выше. Наиболее часто бланк располагается в конце книги непосредственно перед обложкой.

Замечание. С точки зрения удобства, лучшим местом для вшивания документа станет середина. Однако в этом случае бланк будет разделять некоторые записи, что собьет целостность книжки и создаст множество проблем с нумерацией.


Для вшивания бланка можно использовать толстую иглу с плотными нитками. Для упрощения задачи рекомендуется развернуть вкладыш посередине, после чего начать прокалывать толстой иглой или шилом. Далее, по заготовленным отверстиям начать пришивать дополнительный бланк к твердой обложке.

В некоторых организациях имеется специальное оборудование для закрепления вкладышей – швейные машинки с широким шагом стежка. Эту информацию следует уточнить у руководства.

Основное требования к креплению – надежность и полное исключение возможности утраты документа. В противном случае уничтоженные данные не будут восстановлены.

Кто должен покупать книгу?


В соответствии с постановлением правительства от 16 апреля 2003 года № 225 (в редакции от 2008 года) работодатель обязан:

  1. На постоянной основе иметь в организации необходимое количество вкладышей для трудовой книги;
  2. При выдаче сотруднику бланка для основного документа, работодатель имеет право изъять с него плату за сопутствующие расходы. Денежные средства вычитают из заработной платы, о чем работник должен быть уведомлен, или переводом средств на счет фирмы.

Замечание. Из-за того что работник в любом случае несет расходы за покупку бланка, работодатель может попросить сотрудника самостоятельно приобрести дополнительный документ.


Стоимость бланка меняется в зависимости от региона и может составлять от 150 до 300 рублей. Вкладыши можно купить также и в интернет-магазинах, которые поставляют товар по более низким ценам.

Нумерация записей во вкладыше


Нумерация в дополнительном бланке должна вестись в соответствии со всеми записями, сделанными в трудовой книге за весь промежуток времени. Обязательно должен ставиться порядковый номер, следующий за тем, который указан в основном документе.

27-ой пункт Правил ведения трудовой книги разрешает исправления при внесении неточных или некорректных данных. Так, в случае указания неверного порядкового номера, необходимо заявить о недействительности пункта, после чего вписать новой строкой актуальные сведения.

Прочие нюансы при заполнении


Правилами заполнения бланков установлены следующие моменты, о которых должен помнить работодатель и сотрудник:

  • Вкладыш не имеет юридической силы без главного документа;
  • Все изменения в обязательном порядке вносятся в книгу и ее дополнительные бланки без замедления;
  • Если запись, сделанная в книжке, оборвалась, то работодатель может, не прерывая, продолжить ее в бланке.

Что делать при потере вкладыша?


Потеря вкладыша – ситуация, которая не предусмотрена правилами, однако имеет место быть. В этом случае работник должен написать заявление на имя работодателя с объяснением причин и обстоятельств утраты.

После того как объяснительная была подписана, кадровый отдел должен издать приказ о выдаче нового вкладыша и продолжить его заполнение в штатном порядке. При этом старые данные не восстанавливаются.

Видео о вшивании вкладыша


Видео с инструкцией о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книгу с учетом всех особенностей и нюансов:


Вкладыш в трудовую книгу – дополнительный бланк, который прикрепляется к основному документу. Его главная задача – избавить работника от долгой процедуры переоформления трудовой книжки и упростить процесс заполнения документа для работодателя.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Как оформить вкладыш в трудовую книжку Вопрос

Предыдущий работодатель на мой взгляд сделал запись в трудовой книжке неверно. Трудовая книжка разделена на два раздела на русский и казахский. Записи в разделе на русском языке закончились и сделали записи дальше два работодателя в разделе казахском. считаю, что необходимо признать последнюю запись недействительной, вшить вкладыш и сделать запись о приеме и об увольнении предыдущему работодателю, тем более что мы холдинг и есть такая возможность у нас. Как Вы считаете и на что можно опираться?

Ответ

Для внесения следующей записи необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку. Оснований для признания записей других работодателей недействительными нет.

Пункт 12 Постановления № 656 предусматривал возможность заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним на двух языках. Ведение трудовых книжек образца 1974 г. продолжается по Правилам, установленным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Согласно абз. 1 п. 38 Правил, в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. При выдаче вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 39 Правил).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и в материалах «Системы Кадры» .

Ситуация: Как оформить вкладыш в трудовую книжку

«Если сотруднику кадровой службы необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку* (п. 38 Правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ). Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки неправомерно. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

Вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны. Это следует из положений пунктов 11. 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

При выдаче вкладыша в трудовой книжке поставьте штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ). Как правило, штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки.

Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, Правила. утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. не указывают. На практике вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки».

Как оформить трудовую книжку

Как оформить трудовую книжку

В перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, входит трудовая книжка (ст. 65 ТК РФ). Это касается тех сотрудников, которые уже имеют такой документ. По общему правилу работодатель продолжает вести предъявленную сотрудником трудовую книжку. Трудовая книжка предъявляется только по основному месту работы и хранится там в течение всего периода работы сотрудника (ст. 66 ТК РФ).

Трудовая книжка нужна, чтобы подтвердить трудовой стаж сотрудника. Что такое трудовой стаж и чем он отличается от страхового?

Есть два вида страхового стажа: один для назначения пенсии . второй – для выплаты пособий . Чтобы корректно определить оба стажа, нужна трудовая книжка.

Раньше для назначения пенсии считали трудовой стаж (до 1 января 2002 г.). То есть брали весь период трудовой деятельности гражданина, исходя из которого считали трудовую пенсию.

Для работодателя же стаж в трудовой книжке главным образом важен, чтобы правильно определить опыт работы сотрудника.

Таким образом, в настоящее время под трудовым стажем можно понимать только время работы человека. Например, если гражданин работает в организации, которая не перечисляет за него страховые взносы, у него будет идти трудовой стаж, но не будет страхового стажа для пенсии и пособий.

При приеме сотрудника на работу особое внимание обратите на серию и год выпуска представленной им трудовой книжки. Это поможет избежать оформления на работу по подложному документу.

Если это все-таки произойдет и трудовая книжка окажется поддельной, сотрудник может быть уволен за представление при приеме на работу подложного документа (п. 11 ст. 81 ТК РФ).

Серии трудовых книжек, которые выпускались в России (СССР) начиная с 1974 года, приведены в таблице .

Кто должен вести трудовые книжки

Вести трудовые книжки на каждого сотрудника должны следующие категории работодателей:

  • организации;
  • индивидуальные предприниматели;
  • частные нотариусы;
  • адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты.

Такой вывод следует из части 6 статьи 20, части 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ.

Новая трудовая книжка

Обязанность оформить новую трудовую книжку возникает у работодателя и в тех случаях, когда сотрудник, поступающий на работу:

  • только начинает свою трудовую деятельность;
  • продолжает трудовую деятельность, но трудовая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т. п.).

Для оформления трудовой книжки сотрудник должен подать заявление в произвольной письменной форме . В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка.

Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Также организация обязана оформить новую трудовую книжку сотруднику, предъявляющему при приеме на работу трудовую книжку иностранного государства.

Трудовые книжки, оформленные до вступления Республики Крым и г. Севастополя в Российскую Федерацию, менять не нужно. Это касается как трудовых книжек советского образца, так и трудовых книжек украинского образца 1993 года.

На территории России действуют трудовые книжки образца 1974 года (советские) и 2004 года. То есть с 2004 года в России выдают книжки по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (ст. 66 ТК РФ). А все те, которые были выданы раньше, начиная с 1974 года, продолжают действовать (п. 2 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Проверить, относится ли трудовая книжка сотрудника к советским образцам, можно по таблице . В ней названы все серии книжек, которые выпускались в России (СССР) начиная с 1974 года. К примеру, сотрудник принес трудовую книжку серии АТ-V. Такие выпускались в СССР в 1986–1989 годах. Значит, этот документ продолжает действовать на территории России, и менять его не нужно.

В отношении трудовых книжек украинского образца предусмотрены особые правила. Если на сотрудника организации, расположенной в Крыму или г. Севастополе, ранее была оформлена трудовая книжка украинского образца, ее менять также не нужно. Все дальнейшие записи продолжайте делать в ней. Однако по желанию сотрудника такую книжку можно заменить. Это предусмотрено пунктом 4 статьи 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ.

Совет: если по желанию сотрудника ему будет оформлена российская книжка, старую украинскую книжку отдайте сотруднику. Она понадобится ему для последующего подтверждения трудового стажа. А себе на всякий случай можно оставить копию.

Ситуация: можно ли оформить трудовую книжку на бланке, который принес сам сотрудник ?

Нет, нельзя. Трудовую книжку можно оформлять только на бланках, приобретенных у их законных распространителей.

Производителем трудовых книжек является объединение «Гознак», которое подконтрольно Минфину России (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). На распространение трудовых книжек уполномочены: ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк».

Для получения бланков трудовых книжек необходимо написать на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества нужных форм или направить запрос по факсу.

Внимание: если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства.

Это следует из определения Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416. Размер штрафа в данном случае составит:

  • для должностных лиц организации (например, руководителя) – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
  • для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);
  • для организации – от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственнос ти предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Ситуация: как оформить сотруднику трудовую книжку при устройстве на работу, если старую он потерял, а организация, являющаяся предыдущим местом работы, ликвидирована?

Трудовая книжка является документом, предъявление которого обязательно при устройстве на работу (за исключением случаев, когда сотрудник устраивается на работу впервые или по совместительству). Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине организация вправе оформить ему новую трудовую книжку. Для этого новый сотрудник должен написать заявление (с указанием причины отсутствия трудовой книжки). Такие правила установлены в части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Данную норму в полной мере можно распространить на описываемую ситуацию. При этом, оформляя новую трудовую книжку взамен утерянной, в нее внесите сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж запишите суммарно, то есть указывая общее количество лет, месяцев, дней работы, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей.

Такой порядок оформления трудовой книжки рекомендован в письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1026-6.

Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы (письма) прежних работодателей, полученные по запросу организации (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Для того чтобы подтвердить стаж работы в организации, которая была ликвидирована, можно обратиться к ее правопреемникам. Если правопреемники отсутствуют, за документами, подтверждающими стаж, нужно обратиться в государственный или муниципальный архив (ст. 23, п. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Срок оформления

Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, заполните в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Трудовые книжки оформите на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Если сотрудник не приступил к работе в день, установленный трудовым договором, работодатель вправе аннулировать трудовой договор. В этом случае трудовой договор считается незаключенным (ч. 4 ст. 61 ТК РФ). Поэтому вносить запись в трудовую книжку такому сотруднику не нужно (письмо Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1).

Что вносить в трудовую книжку

В трудовую книжку вносите сведения:

  • о сотруднике;
  • о выполняемой им работе;
  • о переводах на другую постоянную работу;
  • о награждении за успехи в работе;
  • об увольнении сотрудника (с основаниями прекращения трудового договора).

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносите за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Такой порядок установлен в части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ и в пунктах 4 и 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Запись в трудовой книжке сотрудника организации, расположенной в Крыму (городе Севастополе), зависит от того, поменялось ли название организации после перерегистрации. Кроме того, по желанию сотрудника взамен украинской трудовой книжки может быть оформлена новая книжка российского образца (п. 4 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). Поясним.

Оформлять трудовые книжки крымские организации должны по российскому законодательству (ст. 23 Закона от 21 марта 2014 г. № 6-ФКЗ). При этом возможны три варианта.

Вариант 1. Название организации не поменялось. Значит, никакие новые записи вносить не придется.

Вариант 2. Название организации поменялось после перерегистрации.

Если после перерегистрации наименование организации изменилось, то запись об этом нужно внести в трудовые книжки. Это правило предусмотрено пунктом 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Формулировка может быть такой:

Вариант 3. У сотрудника была трудовая книжка украинского образца, ее заменили новой по желанию сотрудника. При этом не важно, менялось название организации или нет.

В таком случае оформите новую трудовую книжку российского образца. Нужно сделать первую запись о приеме на работу уже в российскую организацию, которая прошла перерегистрацию. Записи о работе в украинской организации не делайте.

Ситуация: нужно ли вносить запись в трудовую книжку при заключении ученического договора с соискателем, не состоящим в штате организации ?

По общему правилу записи в трудовую книжку вносят только тем сотрудникам, с которыми организация заключает трудовой договор (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Кроме того, заполнять трудовую книжку нужно только в отношении сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Таким образом, вносить запись в трудовую книжку о времени обучения сотрудника по ученическому договору не нужно.

Вкладыш в трудовую книжку

Если необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки неправомерно. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета . Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны. Это следует из положений пунктов 11, 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке поставьте штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Как правило, штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки.

Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не указывают. На практике вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Титульный лист

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала заполните ее титульный лист. На титульном листе запишите следующие сведения о сотруднике:

  • фамилию, имя, отчество;
  • дату рождения (число, месяц, год);
  • образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Фамилию, имя и отчество укажите полностью, без сокращений и замены инициалами. Полностью напишите и дату рождения. Записи сделайте на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета и т. п.).

Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносите на основании диплома, аттестата и т. д. Варианты записи об образовании:

  • основное общее (если сотрудник окончил девять классов);
  • среднее общее (если сотрудник окончил 11 классов);
  • начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);
  • среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);
  • высшее профессиональное (университет, институт, академия);
  • послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).

А если сотрудник не закончил обучение? До 1 сентября 2013 года в строке «Образование» титульного листа трудовой книжки можно было сделать запись о неоконченном образовании соответствующего уровня (например: «неоконченное высшее»). Для этого сотрудник должен был представить заверенный документ из образовательного учреждения (например, студенческий билет, зачетную книжку, справку и т. п.). Однако в связи с принятием нового Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ с 1 сентября 2013 года отсутствует такой уровень образования, как неоконченное высшее. Поэтому данную запись в трудовую книжку вносить не следует. При необходимости факт обучения сотрудник может подтвердить справкой из образовательной организации, студенческим билетом или зачетной книжкой. Таким образом, в трудовую книжку вносите только запись о законченном уровне образования (ст. 10 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ).

Такой порядок предусмотрен пунктом 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пунктом 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

После того как внесете эти данные на титульный лист, укажите дату заполнения трудовой книжки и попросите сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Затем записи должен заверить своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, бухгалтер и т. п.), с приложением печати организации или кадровой службы, если у нее есть своя печать. Об этом сказано в пункте 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Cовет: акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Но пока от печатей лучше не отказываться. Объяснение такое.

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного Закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

В то же время продолжают действовать пункты 2.2, 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) и пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Эти подзаконные акты предусматривают, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью. Об этом напомнил Роструд в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1.

Во избежание споров рекомендуем продолжать использовать печать при ведении трудовых книжек.

Еще один момент. Чтобы отказаться от печатей, обязательно внести изменения в устав своей организации.

Пример оформления титульного листа трудовой книжки

А.В. Дежнева 13 января 2016 года принята в организацию на должность кассира. Для нее это первое место работы.

Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, заполнил титульный лист трудовой книжки Дежневой.

Записи о службе

В разделе трудовой книжки «Сведения о работе» сделайте запись о службе, если сотрудник перед тем, как устроиться на работу, проходил службу в:

  • армии;
  • органах внутренних дел;
  • Государственной противопожарной службе;
  • учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;
  • органах налоговой полиции;
  • органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ;
  • таможенных органах.

Об этом сказано в пункте 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ситуация: можно ли внести запись о службе в армии после записи о приеме на работу? Сотрудник предъявил военный билет уже после того, как был оформлен прием .

Трудовую книжку заполняют на основе тех документов, которые сотрудник предъявил в отдел кадров. Если на момент оформления книжки вы не располагали документом о воинской службе, то внести такую запись вы не могли. Поэтому сделайте ее по факту предъявления военного билета.

Записи о приеме на работу

Запись о приеме на работу сделайте так. В графе 3 раздела «Сведения о работе» вначале в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер, а в графе 2 укажите дату приема на работу. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение организации (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), впишите наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 запишите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу.

Если сотрудник принят по срочному трудовому договору, то в записи о приеме на работу указывать на срочный характер не нужно .

Такой порядок установлен в пункте 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Работодатель может не вписывать наименование организации, а ставить перед записью о приеме на работу штамп, который включает полное и сокращенное (при наличии) названия организации. Такой штамп приравнивается к записи в трудовой книжке. Данный вывод есть в письме Роструда от 19 августа 2015 г. № 1922-6-1.

Пример оформления раздела «Сведения о работе» трудовой книжки

А.В. Лампочкин принят в организацию на должность электрика. До этого он проходил срочную службу в Вооруженных силах РФ.

Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, заполнил раздел «Сведения о работе» трудовой книжки Лампочкина.

Ситуация: как в трудовой книжке записать должность сотрудника, если в классификаторе должностей и профессий она не указана?

По общему правилу наименование должности сотрудника в трудовой книжке нужно указать в соответствии со штатным расписанием организации. Однако в ряде случаев организация должна соблюдать требования квалификационных справочников при назначении сотрудника на должность. Такие квалификационные справочники утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ в постановлении от 31 октября 2002 г. № 787. Обязанность соблюдать требования квалификационных справочников возникает в ситуации, когда федеральным законодательством предусмотрено предоставление льгот и компенсаций либо наличие ограничений в отношении сотрудников, которые работают в данной должности. Это следует из положений абзаца 3 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ и абзаца 3 пункта 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Например, такая ситуация может возникнуть, если работа в той или иной должности дает сотруднику право на досрочное назначение пенсии. Перечень должностей, работа в которых дает право на досрочное назначение пенсии, перечислена в статьях 27 и 28 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ. В этом случае при несоответствии должности, указанной в трудовой книжке, квалификационному справочнику, специалисты Пенсионного фонда РФ могут отказать сотруднику в праве на назначение досрочной пенсии. Вместе с тем, Минздравсоцразвития России по представлению федеральных органов исполнительной власти имеет право по согласованию с Пенсионным фондом РФ устанавливать тождество должностей, с учетом которых предоставляется право на досрочное назначение пенсии (п. 2 постановления Правительства РФ от 11 июля 2002 г. № 516). Например, приказом Минздравсоцразвития России от 31 мая 2006 г. № 435 установлено тождество должностей «фельдшер выездной бригады», «фельдшер скорой помощи» и т. п. должности «фельдшер» в целях начисления досрочной пенсии.

Ситуация: нужно ли указывать в трудовой книжке, что работа, на которую принят (переведен) сотрудник, выполняется вахтовым методом?

Во всех случаях, когда сотрудник выполняет работы вахтовым методом, в его трудовой книжке в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывайте, что работа выполняется вахтовым методом. Данный порядок следует соблюдать как при приеме, так и при переводе сотрудника на работу, которая выполняется вахтовым методом. Об этом говорится в пункте 2.4 Основных положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82.

Пример оформления трудовой книжки при приеме сотрудника для выполнения работ вахтовым методом

А.В. Лампочкин принят в организацию на должность судового электромеханика для выполнения работ вахтовым методом. Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, внес запись о приеме на работу в трудовую книжку Лампочкина.

Копия трудовой книжки

Чтобы заверить копию трудовой книжки, заверьте каждый лист копии. Для этого проставьте на каждом листе заверительную надпись «Верно» («Копия верна»), а также иные обязательные реквизиты:

  • должность лица, заверившего копию;
  • его личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения;
  • печать организации (печать отдела кадров).

Такой порядок следует из пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Все листы копии скрепите.

Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, заверьте ее в особом порядке.

А именно на первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу. Аналогичные разъяснения по заверению многостраничных копий документов, представляемых в налоговые органы, дают специалисты финансового ведомства (см. письмо Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142).

Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать.

Ситуация: нужно ли предпринимателю оформлять трудовую книжку на себя? Предприниматель является работодателем /

Законодательство требует, чтобы работодатели (за исключением физических лиц, которые не являются предпринимателями) оформляли трудовые книжки только сотрудникам.

При этом на себя работодатель (предприниматель) трудовую книжку оформлять не должен. Исключением является случай, когда работодатель сам является наемным работником и заключает трудовой договор с собственником имущества организации.

Такой вывод позволяет сделать статья 66 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: нужно ли внести в трудовую книжку сотрудника, который до трудоустройства был предпринимателем, запись о его предпринимательской деятельности (стаже) ?

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Предпринимательская деятельность не относится к трудовой, поэтому в трудовой книжке бывшего предпринимателя отсутствуют записи о ней (ст. 15, 66 ТК РФ, п. 1 ст. 2 ГК РФ). Вносить в трудовую книжку сотрудника сведения о стаже работы за этот период организация не должна (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Вместе с тем, сотруднику необходимо подтвердить стаж за время его предпринимательской деятельности для начисления ему социальных выплат. Дело в том, что страховой стаж влияет на размер пособий по временной нетрудоспособности, гарантирует выплату пенсий по старости и выслуге лет (ч. 1 ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и абз. 3 ст. 2, гл. III Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ).

В качестве подтверждающих стаж документов могут выступать справки, выданные территориальными отделениями ФСС России или Пенсионного фонда РФ, о периоде уплаты взносов в эти фонды. Подтверждает этот вывод письмо ФСС России от 1 декабря 1997 г. № 052/895-97. Объясняется это так.

Для определения социальных выплат гражданам (пособий по временной нетрудоспособности, пенсий и т. д.) рассчитывается страховой стаж (ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, ст. 7 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ).

В страховой стаж предпринимателей включаются периоды работы, за которые они уплачивали страховые взносы в ФСС России и Пенсионный фонд РФ (ч. 1–1.1 ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 2–2.1 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91, п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101, ст. 2 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ, п. 1 ст. 28 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Поэтому в отсутствии других документов для подтверждения своего стажа предприниматель вправе представить организации справку о периоде уплаты страховых взносов, выданную территориальным отделением ФСС России.

Ситуация: нужно ли оформить сотруднику новую трудовую книжку, если та, которую он предъявил при приеме на работу, заведена у предпринимателя?

Начиная с 6 октября 2006 года предприниматели имеют право оформлять и вносить записи о работе в трудовые книжки (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ). Поэтому, если сотрудник предъявит трудовую книжку, заполненную предпринимателем, считайте такой документ оформленным в соответствии с законодательством. Даже если дату приема на работу в трудовой книжке сотрудника предприниматель указал задним числом (до 6 октября 2006 года). Такое разъяснение содержится в письме Минздравсоцразвития России от 30 августа 2006 г. № 5140-17.

Ситуация: как правильно предпринимателю внести записи о приеме и увольнении в трудовую книжку сотрудника? Сотрудник был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты.

С 6 октября 2006 года предприниматели-работодатели должны вести трудовые книжки сотрудников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому после указанной даты предпринимателю необходимо завести трудовые книжки на всех своих сотрудников – как в случае продолжения трудовых отношений с ними, так и в случае их прекращения. При увольнении сотрудника вносить в трудовую книжку только запись об увольнении (без записи о приеме) не имеет смысла, поэтому предпринимателям следует сделать парную запись о приеме и увольнении.

При внесении в трудовую книжку записей о приеме и увольнении сотрудника, который был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты, предпринимателям рекомендован следующий порядок действий.

Сначала в разделе 3 трудовой книжки сделайте запись о приеме сотрудника на работу. При этом в графе 2 раздела 3 трудовой книжки укажите дату фактического приема сотрудника на работу. То есть, если, например, сотрудник устроился на работу 1 июня 2004 года, при внесении записи о приеме на работу после 6 октября 2006 года в графе 2 раздела 3 трудовой книжки следует указать 01.06.2004.

После этого ниже внесите запись об увольнении сотрудника. То есть по порядку укажите: номер записи, дату увольнения, его причину и документ, на основании которого внесена запись.

Ситуация: может ли предприниматель не делать запись об увольнении сотрудника в его трудовой книжке? Сотрудник был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты .

С 6 октября 2006 года предприниматели-работодатели должны вести трудовые книжки сотрудников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому после указанной даты предпринимателю необходимо завести трудовые книжки на всех своих сотрудников – как в случае продолжения трудовых отношений с ними, так и в случае их прекращения. При увольнении сотрудника вносить в трудовую книжку только запись об увольнении (без записи о приеме) не имеет смысла, поэтому предпринимателям следует сделать парную запись о приеме и увольнении.

Ситуация: как частному нотариусу заполнить трудовую книжку, если он увольняет сотрудников из-за сложения своих полномочий?

Увольняя сотрудников по причине сложения полномочий, нотариус может использовать одно из двух оснований: статью 307 Трудового кодекса РФ – по условиям трудового договора или статью 78 – по соглашению сторон. Выбор зависит от условий договора с сотрудником.

Первое основание – статью 307 – можно применить только, когда в трудовом договоре с сотрудником нотариус предусмотрел увольнение по причине сложения своих полномочий. Ведь работодателям – физическим лицам, к коим относится и частный нотариус, дано право устанавливать дополнительные основания для увольнения своих сотрудников. В таком случае прописать их нужно в трудовом договоре. Об этом сказано в части 1 статьи 307 Трудового кодекса РФ. Если применяете это основание, то запись в трудовой книжке сформулируйте так: «Уволен по основанию, предусмотренному трудовым договором, в связи со сложением полномочий нотариусом, статья 307 Трудового кодекса РФ».

В договоре такого основания для увольнения, как сложение полномочий нотариуса, не предусмотрено? Тогда воспользуйтесь статьей 78 Трудового кодекса РФ. То есть увольте сотрудника по соглашению сторон. Для этого заключите с ним письменное соглашение . а в трудовой книжке сделайте такую запись: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ».

Каких-то других специальных оснований для увольнения в ситуации, когда нотариус складывает свои полномочия, ни Трудовым кодексом РФ, ни другими федеральными законами не предусмотрено. Поэтому надо применять те общие основания прекращения трудового договора, которые прописаны в статье 77 Трудового кодекса РФ. Учитывая, что инициатором увольнения выступает нотариус, уволить сотрудника он может по одному из двух оснований – статья 78 или статья 307 Трудового кодекса РФ.

Увольнять же сотрудника в данной ситуации по основаниям пункта 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ не стоит. Ведь если говорить о работодателях – физических лицах, а к ним относится и частный нотариус (ч. 5 ст. 20 ТК РФ), то этот пункт предусмотрен исключительно для индивидуальных предпринимателей, которые увольняют сотрудников по своей инициативе из-за прекращения деятельности. Поэтому, несмотря на то что ситуации очень схожи, применять такую аналогию опасно – сотрудник с высокой долей вероятности сможет оспорить свое увольнение в суде.