Рейтинг: 4.0/5.0 (1872 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Квартирный переезд под ключ
Несмотря на полную загруженность и большое количество заказов, мы не смогли отказать молодой паре в помощи по перевозке мебели и вещей из двух квартир в новую. Приятно было видеть счастливые лица Ирины и Михаила, когда они вошли в свою новую квартиру с уже расставленной по местам мебелью и аквариумом на 200 литров. Такие эмоции и слова благодарности дорого стоят. Спасибо за обращение к нам и вашу искренность! Успехов вашей молодой семье!
Выполнили дачный переезд с учетом требований заказчика относительно упаковки, транспортировки и расстановки мебели и вещей. Требовалось разобрать шкаф, сервант, вынести диван со второго этажа без лифта, а потом все собрать и установить на месте. Справились успешно. Благодарим Елену за хороший отзыв!
Офисный переезд под ключ
Выполнили комплексный переезд офиса из одного района города в другой, включая разборку и сборку мебели, установку бытовой и офисной техники, подключение. Проблемой были очень сжатые сроки – на все требовалось потратить 2 дня, причем выходных. Успешно справились с поставленной задачей, о чем свидетельствует благодарный отзыв владельца бизнеса Александра Машковского. Приятно, когда просят побольше визиток, чтобы рекомендовать нас и наши услуги друзьям и коллегам по работе!
Спланировать переезд офиса или квартиры – это задача не из легких. Если вы хотите, чтобы все вещи после перевозки на новом месте были расставлены на свои места, то рекомендуем заранее спланировать переезд. Например, для того чтобы вещи не потерялись, составьте список того, что будете перевозить.
Всю перевозку предметов мебели необходимо спланировать по дням.
Первым делом, примерно за месяц до переезда, нужно съездить на будущую квартиру или офис. Рекомендуется снять на видео все помещения, после чего определить, какая из комнат в каких целях будет служить.
Следующим этапом станет подготовка к перевозке – это нужно делать также примерно за месяц до дня перевоза мебели. Если переезжает офис, то рекомендуется уведомить всех сотрудников о том, когда состоится переезд. В это же время лучше всего связываться с компанией, которая будет транспортировать нужные вещи. Идеальным вариантом является служба переезда. которая надежно и быстро доставит все детали интерьера на новое место. Удобно, что такие организации заранее называют точную сумму всех работ.
Следующий шаг
Далее необходимо начинать собирать все мелкие принадлежности. Первыми необходимо упаковывать картины, настенные светильники, книги, вещи, которые меньше всего понадобятся на новом месте. Если осуществляется переезд офиса, то лучше всего подписать коробки с личными вещами каждого сотрудника, а грузчикам дать детальный план расположения комнат, где необходимо указать, куда какие коробки заносить. Такую процедуру можно осуществить и при перевозке вещей из квартиры, указав на коробках куда их нужно занести. Упаковывать вещи рекомендуется за 2-3 недели до транспортировки. Если вам необходимо перевезти не много коробок, то газель для переезда станет оптимальным вариантом.
Следующим этапом является проверка: все ли имущество упаковано и готово к транспортировке. Если переезжаете на новое место, то необходимо решить имеющиеся проблемы с бывшими соседями. Поэтому если вы кому-то что-то должны, то верните это сейчас, чтобы впоследствии избежать проблем. Также если вы переезжаете, то уведомите об этом инстанции, поликлинику, банк и т. д.
Если вы выполните полный план переезда, то в день перевозки мебели и вещей вам не придется складывать и пересчитывать свое имущество. За несколько дней обратитесь в компанию в которой заказали перевозку и уточните время выполнения работ. Составив такой план, вы сможете сэкономить свое время.
Понравился пост? Поддержи Фактрум, нажми:
Можно ли своими силами перевезти небольшой склад. если в нем нет сложной техники? Можно, но придется помучиться. Самостоятельный переезд отнимает, по меньшей мере, несколько дней и вынуждает заниматься скучными вещами: собирать коробки. считать папки с документами, таскать тяжести …
Впрочем, работу можно облегчить. Хотите закончить переселение как можно быстрее, следуйте схеме – ее составили специалисты-транспортники. она проверена на сотне складских переездов. Следуя ей, вы сбережете как минимум день.
1. Назначаем дату переезда
Проще всего перевозить склад в нерабочие дни. Вы не ждете клиентов, не принимаете товар, а потому можете спокойно подписывать коробки, разбирать бумаги и составлять списки вещей. Если опасаетесь, что двух выходных дней для переезда не хватит, проводите его «по частям» - так поступают многие небольшие компании.
2. Составляем план действий
Теперь придется разделить один большой переезд на несколько этапов. Стандартный план выглядит так: инвентаризация, упаковка крупных партий товара, упаковка документов, подбор и аренда грузовика. погрузка и транспортировка. На этом этапе вы также решаете, нужны ли вам наемные руки. Возможно, труды проще доверить профессиональным упаковщикам и грузчикам.
3. Распределяем обязанности
Составив план, определитесь, кто и за что будет отвечать. Это поможет избежать путаницы в день переезда. Пусть одни занимаются только бумагами, другие носят мебель. третьи маркируют коробки с товаром. Неплохо, если работу будет контролировать «специальный» сотрудник.
4. Оформляем документы
Если на складе хранится товар, нужно еще до переезда оформить ряд документов. На каждую партию заведите по накладной – после переселения вы быстро отыщете нужную коробку. Документы помогут и при учете: не придется считать и разбираться – что вы довезли в сохранности. а что потеряли.
5. Рисуем план расстановки вещей на новом складе
Когда все готово, займитесь рисованием. Составьте план расстановки вещей на новом складе. Где окажутся коробки с товаром? Куда вы поставите мебель? Найдется ли место для микроволновой печи и холодильника? Все это придется обдумать заранее. Если возможно, распечатайте план и раздайте тем, кто будет заниматься переездом .
6. Переезжаем и вызываем техников
Теперь можно переезжать. Когда вещи выгрузят на новом складе и расставят по местам, вызывайте техников. Они помогут настроить оборудование – холодильники, телевизоры, компьютеры и кондиционеры. Вам не придется путаться в проводах и бояться, что электричество вот-вот отключится.
7. Проводим инвентаризацию
Когда все успокоятся и отдохнут, можно провести инвентаризацию. Посмотрите, все ли вещи перебрались на новое место, нет ли пропажи. Транспортные компании советуют пересчитывать имущество не сразу, а хотя бы через неделю после переезда – чтобы сотрудники успели привыкнуть к другой обстановке.
Итак, Вы нашли помещение для нового офиса и в ближайшее время планируете переезд. Впереди масса дел и Вы думаете, как же все успеть? С чего начать? И вообще как правильно переезжать?
Подробный план действий
Хороший переезд имеет четкий план действий и разбит на несколько последовательных этапов.
Узнайте время дня, когда лучше переезжать, и когда подходы к офисному помещению будут более или менее свободными.
Посмотрите, каково расположение входов и выходов, лифтов и лестничных площадок. Это понадобится для того, чтобы определить, куда удобнее заносить крупные вещи, и поместятся ли они в лифте.
Начертите на бумаге примерный план того, как в новом офисе будет расставлена мебель и техника. Эти два документа лучше сделать не в одном экземпляре, а в нескольких.
Стоит показать свои зарисовки руководителям отделов и секторов, а также тем людям, которые несут ответственность за предстоящий переезд в другой офис.
Согласованные действия сократят время переезда и время, которое уйдет на расстановку мебели. Сократить время на сам офисный переезд и все процедуры, с ним связанные, поможет заранее составленный план – распишите по минутам, что за чем следует.
Ознакомьте всех участников переезда с этим планом. Дата и время переезда должны быть известны заранее, их должен знать каждый, кто с Вами работает.
При переезде всегда бывает довольно много мусора.
Договор лучше составить в письменном виде.
Не стоит заставлять перетаскивать мебель сотрудников фирмы, они могут получить производственные травмы, а Вам придется раскошелиться на пособия.
Лучший вариант – подписывать коробки, например, «фамилия, имя и название отдела».
Сбор вещей может быть проведен днем ранее для того, чтобы в день переезда никого не задерживать – ни грузчиков, ни машины, ни сам процесс.
Упаковка вещейУпаковать придется все, что находится в ящиках, на полках и в столах. Коробки и ящики нужно подписать, обозначив, что в них хранится – канцелярские товары, документы, стекло или оргтехника.
Стеклянные предметы положите отдельно, упакуйте каждый из них в бумагу, газеты или картон. Если в коробке есть хрупкие предметы, то нужно подписать верх коробки и низ, чтобы не повредить и не разбить содержимое при перевозке.
Если есть мебель, которую не нужно перевозить, то отметьте это. Можно наклеить на эти предметы цветные стикеры или приклеить на скотч записки, которые бы об этом напоминали.
Оргтехнику отсоединять должен специалист, имеющийся в Вашей организации, не стоит делать это самостоятельно, можно повредить провода.
Все жидкости нужно поместить в пакетики или отдельные небольшие коробочки, чтобы они не вытекли и не испортили документы и бумаги.
Скотч понадобится для того, чтобы закрепить ящики столов и тумбочек. Так ящики не будут выскакивать, и их сохранность будет обеспечена.
Заказать переезд офиса в Москве и МО можно несколькими способами.
Принимаем заказы круглосуточно
Работаем без выходных.
Вы также можете:Каждый час простоя старого и нового офисов приносит компании дополнительные расходы. Поэтому тем, кто собирается менять место дислокации, потребуется четкий и детальный план переезда офиса. Он позволит переехать быстро и свести траты к минимуму.
Переезд можно назвать настоящим проектом, для реализации которого вам потребуется последовательно решить шесть важных задач:
1. Определить цели.
Случается, что компания не может позволить себе прервать производственный процесс. В таком случае ее целью становится оперативный переезд без отрыва от производства. Правильное решение задачи – перемещение офиса в два этапа. На первом этапе половина сотрудников переезжает в новое помещение и готовит его к эксплуатации, а половина работает на старом месте. На втором этапе оставшиеся сотрудники перебираются на следующее место прописки.
2. Назначить руководителя проекта.
Решение этой задачи напрямую зависит от величины вашей компании. С перевозом маленькой организации справится секретарь, средней – офис-менеджер, крупной – руководитель административно-хозяйственного отдела. Переезд собственными силами наиболее подходит для небольших компаний. Крупным предприятиям выгоднее организовать его руками мувинговых компаний, поскольку объем работ слишком велик.
3. Составить временной план.
Разделите весь процесс на несколько этапов – предварительные работы, сборы, подготовка помещения, день переезда и обустройства в новом офисе. Для каждого из них определите временные рамки и контрольные точки. Это позволит контролировать ход работ и оперативно выявлять ошибки. Учитывайте, что на подготовительный этап уходит от 2 недель до 1,5 месяцев.
4. Составить ситуационный план.
Схема расстановки мебели должна быть готова заранее. Чтобы упростить себе задачу, разделите помещение на зоны, а зоны – на квадраты. Обязательно учитывайте проведение коммуникаций, расположение розеток и расстановку оргтехники. При распределении столов помните, что сотруднику нужно не менее 1 метра личного пространства.
5. Составить детальный план с указанием ответственных и точных сроков.
Каждый этап расписывается максимально подробно с указанием сроков его завершения и ответственных лиц. Разработайте общую схему маркировки: отдел – сотрудник – нумерация рабочего места. Определите, когда будут работать системные администраторы, а когда – уборщики. Не стоит спешить с выносом мусора, так как распаковка бухгалтерии и прочих бумаг может занять несколько дней.
6. Составить смету.
Если вы не прибегаете к помощи мувинговой компании, не забудьте об упаковочных материалах. Возможно потребуется помощь клининговой организации, так как с большим объемом мусора штатные уборщики могут не справиться.
Ни один переезд не обходится без конфликтных ситуаций. Случается, что арендодатель не разрешает перевозить в лифте мебель или же охранники территории не пропускают машины с мебелью.
Поэтому правильно выделить как минимум двух представителей предприятия, которые будут координировать работы внутри и снаружи здания. Заранее определитесь со средствами их общения.
Почему стоит доверить переезд мувинговой компании «ГрузВоз»?Помните о том, что хороший системный администратор – это далеко не всегда хороший упаковщик! Кроме того, во время самостоятельных переездов сотрудники становятся нервными и часто конфликтуют между собой, что в дальнейшем может сказаться на качестве их совместной работы.
Позвонить в диспетчерскую службу «ГрузВоз», чтобы задать интересующие вопросы и сделать заказ на услугу, вы можете в любое время суток!
Каждая вторая компания, хоть раз за свою деятельность сталкивается с необходимостью переезда в новый офис. Причины смены занимаемого помещения могут быть самыми разными: расширение, поиск более комфортных условий труда и улучшение имиджа, приобретение своего собственного офиса или же наоборот, поиск более экономичного варианта в связи с финансовыми затруднениями. Как же правильно подготовить и организовать это ответственейшее мероприятие?
На первый взгляд задача не из легких, особенно, если это происходит впервые. Но если подойти к ней обстоятельно и без суеты, то процесс переезда может оказаться быстрым, организованным и пройти без каких-либо потерь.
Что следует сделать в первую очередь?
Руководителю необходимо назначить координатора, на которого будет возложена ответственность за переезд офиса. Первой его задачей станет подготовка детального и четкого плана переезда, осуществить который можно будет с минимальным ущербом для производственного процесса.
После того, как директор подпишет договор с арендодателем и назначит день переезда на новое место, необходимо объявить работникам компании о предстоящем событии. Сделать это можно во время общего организационного собрания, или же в устной форме, пройдясь по отделам. Не лишними будут здесь и принятые в вашей компании средства коммуникации – электронная почта или внутренний «мессенжер».
Перед переездом полезной будет экскурсия для работников на новое место, которая поможет эффективнее спланировать размещение рабочих мест и расстановку мебели. Кроме того, работники смогут заблаговременно продумать, каким транспортом они будут добираться на работу.
Не забывайте, что смена адреса влечет за собой определенные неудобства как для самой компании, так и для партнеров по бизнесу. Чтобы сделать этот дискомфорт минимальным, оповестите партнеров и клиентов о новом месте расположения и, при возможности, вышлите схему проезда к новому офису.
Оптимальные сроки и время для переезда
В зависимости от рода деятельности компании, её статуса и количества работников, сроки подготовки переезда могут составлять от 1 до 1,5 месяцев. Но часто бывает, что обстоятельства «поджимают» и подготовить переезд нужно за 1-2 недели. В такой экстремальной ситуации особенно будет полезен поэтапный план-график переезда, приведенный нами в таблице далее. С его помощью ваши действия будут продуманными и хорошо организованными.
Оптимальный срок для самого переезда - двое суток. Желательно назначить его на выходные дни. Не воспринимайте переезд как стихийное бедствие. Даже здесь можно обнаружить положительные моменты. К примеру, вы сможете провести большую ревизию и очистить офис от ненужных вещей, хранившихся годами и занимавших лишнее место. А активное участие всех сотрудников компании в общем деле будет способствовать сплочению коллектива и поднятию корпоративного духа.
Переезд «своими силами»
Некоторые крупные организации привлекают специальные компании-перевозчики, предоставляющие услуги по комплексному переезду офиса. Но подобные услуги стоят достаточно дорого и доступны не для каждого бюджета. Поэтому большинство компаний, существующих на нашем рынке, традиционно организуют переезд «своими силами».
Помимо экономии расходов, такой переезд является дополнительной возможностью сплотить команду. Вовлеките в процесс как можно больше сотрудников. Пусть каждый почувствует свою нужность и важность. Правильно организуйте их, и вы получите оперативную работу и слаженную команду. Создайте инициативную группу среди своих работников, назначьте ответственных лиц за подготовку и переезд в каждом отделе. Определите для каждого конкретные задачи и объем работы.
Перед началом переезда, проведите ревизию и избавьтесь от всего ненужного. Подготовьте весь инвентарь для упаковки. В обязательном порядке маркируйте все вещи и коробки во избежание потерь и возникновения путаницы. Упаковывайте все рационально и компактно: книги к книгам, папки к папкам, канцтовары к канцтоварам и т. д. Все шнуры от оргтехники сложите в коробки вместе с ней. Тогда при распаковке вы сможете быстрее найти все необходимое для её подключения.
Самая громоздкая часть переезда - перевозка мебели. Вы можете перевозить ее как в разобранном, так и в собранном виде. Для разборки мебели желательно вызвать специалиста-мебельщика, который сможет правильно её разобрать, упаковать и сложить.
Если вы решили перевозить мебель в собранном виде, ее все равно необходимо подготовить к транспортировке: снять стекла со шкафов, обернуть их плотным картоном, закрыть на ключ тумбы, обернуть картоном и заклеить скотчем ящики, обернуть полиэтиленовой пленкой и подписать стулья. Сначала перевозите большую тяжелую мебель, а потом уже все остальное.
Закажите машину с грузчиками. Если имущества много, целесообразнее будет воспользоваться двумя машинами сразу, организовав по четыре грузчика на каждую. Тогда процесс пойдет быстрее: пока одну будут грузить, вторую уже на месте - разгружать. Не оставляйте грузчиков без присмотра. Следите за тем, чтобы работа выполнялась аккуратно, а мебель и стены офиса не оказались поврежденными.
Разделите сотрудников на две группы. Одни пусть курируют работу в старом офисе, а другие — в новом. Позаботьтесь об уборке старого офиса после переезда. Это требуют правила хорошего тона.
Как быть с коммуникациями?
Хочется, чтобы после переезда в новый офис все коммуникации - интернет, телефоны, оргтехника сразу же заработали и производственному процессу не был нанесен ущерб из-за их отсутствия. Для этого необходимо приложить максимум усилий. Перед переездом офиса организуйте выезд на новое место штатного системного администратора или специально привлеченного для этого специалиста. Необходимо проверить наличие коммуникаций и исследовать их состояние. После проведенного исследования перевезите оборудование, необходимое для подключения телефонного оператора и интернет-провайдера.
Может оказаться, что вам нужно будет подключиться к новым операторам. Этот процесс потребует определенного времени, и может затянуться на 2 или 3 недели. Поэтому не теряя времени:
Постарайтесь связаться с предыдущими арендаторами, если таковые имеются. Это упростит вам работу по определению телефонных номеров и налаживанию сети. Кроме того, вы сможете получить объективные сведения о качестве коммуникаций, и узнать полезную информацию об офисе, в котором вам предстоит работать.
Многие помещения предоставляются с уже готовой локальной сетью, которая может не совпадать с потребностями вашей компании и не соответствовать предстоящей рассадке сотрудников. В этом случае, придется переделать ее под себя. Подготовьте для этого детальный план рассадки людей.
Приведенный ниже план-график поможет вам эффективно организовать работу и правильно скоординировать весь процесс. Желаем вам качественного и быстрого и переезда!
Грамотно и безболезненно перевезти свой офис на новое место – это настоящая наука. Переезд может быть вызван самыми разными причинами: повышением арендной платы за старое место, расширением предприятия, производственными издержками и т. д. Перевозки недорого предлагаются специальными компаниями, предлагающими подобные услуги.
С чего начатьПервое что необходимо сделать для переезда, это составить подробный план, в котором были бы учтены все подробности. К предстоящему событию должен подготовиться каждый работник в коллективе. Все принадлежности для работы упаковываются и складываются в коробки.
Отдельное внимание необходимо уделить оргтехнике: компьютерам, принтерам, сканерам и т. д. Повезет, если в компании совсем немного персонала и IT отдел небольшой.
Мебель, в том числе столы, шкафы, перегородки и т. д. сначала разбирается согласно индивидуальной инструкции. Не забудьте пометить каждую деталь, чтобы потом не гадать чему она принадлежит и куда ее нужно деть. Кожа, стекло – все эти материалы хрупки. Им необходима защита, упаковывайте все это очень тщательно. Заранее купите много упаковочных материалов для того чтобы все было на месте. Лучше приобрести несколько лишних коробок, чем не досчитаться их в последний момент и оказаться в затруднительном положении накануне конца аренды помещения.
Погружаем и переезжаемДалее начинается следующий этап – погрузка. Если сложить вещи еще можно своими силами, то вот погрузка не обойдется без нанятого персонала – грузчиков, имеющих не только навыки и сноровку, но и специализированное оборудование. Другая услуга, которая может понадобиться при переезде, это еще и уборка помещения, которое вы за собой оставляете пустым.
Для нового места необходимо заранее рассчитать месторасположение всех разделов. В плане лучше всего сразу отметить, где будут находиться рабочие места, мебель, техника, иными словами все то, что уложено по коробкам. Новое место будет более уютным, если работу в нем начать с хорошо организованного въезда. Заранее же следует подключить Интернет и убедиться, что оператор сделал все необходимые работы для осуществления высококачественного скоростного соединения.
Если у вас большая компания, в которой много сотрудников, то стоит задуматься о том, чтобы назначить ответственных людей, каждый из которых в своем отделе будет следить за тем, что персонал оповещен о планах с переездом.
Да, переезд сопровождается огромной суетой и нервами, но в нем есть и замечательная черта. Вы сможете избавиться от всего ненужного, что было на вашем рабочем месте, и заново с освеженными силами приступить к деятельности по другому адресу.
Другие интересные новости:(Пока нет оценок)
План переезда офиса образец
СКС и Заказчик Памятка для ответственного представителя Заказчика Если Вы собираетесь построить у себя кабельную систему или как раз ее инсталлируете, или даже уже завершили ее создание — эта статья для. Михаил БАТЬКОВСКИЙ О тношение сотрудников компании к структурированной кабельной системе СКС можно сравнить с отношением футболистов к футбольному полю. Хорошее футбольное поле просто никто не замечает, а поле, которое мешает играть, будет помянуто во всех репортажах и отчетах. Так и кабельная система: если пользователи ее не замечают, то все нормально. СКС большинство организаций строят у себя нечасто. Поручают отвечать за ее создание, как правило, самому старшему из сотрудников организации, связанных с ИТ-технологиями: ИТ-директору, начальнику ИТ-отдела, системному администратору. И если это впервые, сразу возникает масса вопросов. Что такое процесс создания СКС? Как сделать такую СКС, которая нужна именно вашей компании? Как при реализации СКС избежать ошибок для организации и себя лично? Прежде всего необходимо помнить, что СКС — это достаточно сложная система, которая проходит через все здание офис и будет с вашей организацией долгие годы. Фирма будет расти, изменять свою структуру, а СКС все это должна выдержать. Для заказа СКС необходимо четко представлять, как она будет жить и какие задачи время от времени должна отрабатывать. Основная особенность при реализации проекта СКС — вы имеете только одну попытку, и второй у вас. Сшитый костюм, если он не понравится, можно не носить и заказать. А с кабельной системой, какая бы она ни получилась, придется жить долго, очень долго — до переезда в новый офис или до капитального ремонта. Для того, чтобы избежать ошибок, уменьшить количество проблем и снизить их негативные последствия, возможные «ямы» надо знать заранее. «По-научному» это называется «управление рисками». И поэтому кроме приобретения необходимых знаний по СКС ответственному представителю Заказчика полезно освоить и базовый объем сведений, связанных с управлением проектами. В конце концов, главная задача «ответственного» — не самому строить СКС, а заказать ее, обеспечить процесс ее установки, осуществить приемку и подготовить к эксплуатации. Участники процесса Основных действующих лиц в проекте трое: организация-Заказчик, организация-Исполнитель и ответственный представитель Заказчика. Именно последний в этом процессе является самым уязвимым звеном. Организация руководитель подписала и оплатила договор и считает с их точки зрения, вполне оправданночто на этом ее функции окончены. Исполнитель сделал подобных работ множество; он спокоен, он знает, как это делается, знает возможные риски; знает, как их избежать или как от них защититься. А на ответственного представителя ложится вся мера ответственности. С другой стороны, успешная реализация проекта СКС обязательно будет способствовать повышению его рейтинга и влияния в своей организации. Просто нужно быть уверенным в успехе проекта и осознать себя фактическим руководителем проекта от Заказчика. Подходящим руководителем проекта может быть некто, ожидающий следующего назначения или находящийся на грани неудачи. Полная безопасность не характерна для руководителя проекта. Полная безопасность не характерна для руководителя проекта. У разных участников обычно наблюдается некоторый конфликт интересов, и для защиты именно своего проекта ответственному представителю заказчика необходим определенный правовой статус; по крайней мере, нужно подготовить приказ о назначении вас старшим по разделу СКС. Ваша задача — донести до руководства, что кроме прямых расходов на оплату договора Исполнителю по установке СКС организация обязательно должна запланировать и другие расходы, связанные с выполнением договора, например: обучение своих специалистов, приобретение инструмента для эксплуатации СКС, возможный аудит проекта. Кроме того, выполнением проекта необходимо управлять, а управление также требует человеческих, материальных и финансовых ресурсов. Для средних СКС от 100 портов и особенно больших от 400 портов целесообразно выполнять аудит договора, проекта и работ, хотя это и приведет к дополнительным расходам. Аудит рекомендуется проводить с привлечением независимых экспертов или консультантов, задействуя их с самого начала — от подготовки договора и разработки технических требований, и на всех этапах его выполнения: разработки проектной документации, монтажных работ, завершения инсталляции. В любом случае, это нужно делать до подписания актов принятия работ. О предстоящем аудите обязательно предупредите Исполнителя заранее, и он будет гораздо продуманнее готовить проектную документацию и тщательнее выполнять монтажные работы. Основные этапы проекта На выборе Исполнителя, инсталлятора здесь мы останавливаться не будем давние партнеры, указание руководства, личные симпатии, тендер, др. Поговорим лучше о том, как работать с уже выбранным Исполнителем и как жить с СКС, которая в итоге получится. Успех проекта зависит не только от Исполнителя, но и от Заказчика. Даже в большей степени от Заказчика. Роль ответственного представителя Заказчика в обеспечении успеха проекта по созданию СКС можно даже назвать ключевой. Согласно данным IPMA International Project Management Associationиз общего количества явно неуспешных проектов 90% были неуспешны именно по вине Заказчика, а Исполнитель «погубил» только 10%. До договора Создание СКС достаточно чувствительно для бюджета компании: стоимость «обычного» рабочего места СКС 2 порта UTP cat 5e составляет примерно -150. Понятно желание организации снизить затраты на построение СКС, и «рачительные» руководители обычно сразу видят «ясный» способ это сделать — не создавать лишних рабочих мест. Однако, если в компании есть внутрифирменные стандарты на СКС или руководство компании имеет квалифицированных консультантов, которым доверяет, то на количестве рабочих мест в СКС экономить не будут: оно будет определено, исходя из площади помещений, а для «важных» пользователей директор, секретарь, системный администратор и некоторые другие будет заложено даже больше портов возможно, по четыре. Если же этого нет, то начинается экономия, и вам предлагают разобраться, в какой комнате, кто и как будет сидеть, нужен ли ему компьютер, нужен ли телефон и т. На первый взгляд, сделать это легко, но оказывается, что задача неразрешима в принципе. Кроме того, если в кабельной системе будет меньше портов, чем нужно Вашей организации через 2—3 года, то такую кабельную систему и СКС не назовешь. Попробуйте почитать литературу по вопросу стоимости владения СКС: она состоит из стоимости создания плюс расходы на эксплуатацию за 5—7 лет, в том числе затраты на перемещение пользователей, на создание новых портов, убытки от простоев информационной системы по вине СКС. Он лучше определит, чего он ожидает и хочет, даже если он не знает, как это сделать. Это очень сложный процесс и не всегда — с достижимым результатом. Один из наиболее действенных способов — показать хорошую СКС у явных и нелюбимых конкурентов, и ваш босс, скорее всего, захочет утереть им нос. Хорошо бы, чтобы руководитель организации был вашим единомышленником, иначе вам придется стать его единомышленником. Наиболее типичные ошибки Заказчика при обсуждении проекта И все же, когда вопросы экономии владеют умами руководителей, они невольно сдерживают и ответственного представителя Заказчика. И в погоне за минимизацией расходов Заказчик нередко избирает ошибочные подходы при обсуждении проекта. Рассмотрим и прокомментируем наиболее типичные из. Анализ самых неудачных проектов и важнейших проблем в проектах показывает, что все неудачи были тщательно запланированы с самого начала. Обычно это действует: вначале Заказчик удивляется, а потом вносит коррективы в первоначальный подход. Как известно, с внедрением IP-телефонии вполне достаточно и одного порта на рабочем месте. Попытка «привязки» расположения портов к существующему размещению сотрудников. Обычное заблуждение: через какое-то время все обязательно и здорово изменится. Занижение потребности в портах. Количество портов необходимо планировать исходя из площади помещений — примерно 2 порта на 5—6 квадратных метров полезной площади. В увеличении количества рабочих мест при заключении договора Заказчика убедить трудно, это же непосредственно ведет к увеличению стоимости проекта. Но… наш опыт показывает, что в процессе инсталляции Заказчик обычно вносит изменения в количество портов, и всегда в сторону увеличения. А Заказчики, прожившие с СКС 2—3 года и ощутившие все «удовольствия» от добавления новых портов при переезде в другой офис и т. Желание выделить назначение портов на рабочих местах, определить компьютерные и телефонные порты и применить для них разные типы кабелей. Мотивировка простая — телефонный кабель стоит дешевле «компьютерного», и телефонные порты RJ-11 стоят дешевле «компьютерных» RJ-45. Часто за этим стоят «происки» телефонистов, которые хотят вынести телефонный кросс в свою комнату и таким образом сохранить или повысить влияние в организации. При этом компания получает не СКС, а две отдельных кабельных сети и… сопутствующий комплекс проблем: новые дополнительные телефонные и компьютерные порты начинают появляться в разных местах независимо друг от друга. А с возможным внедрением через несколько лет в Вашей организации IP-телефонии «телефонная» кабельная система просто перестанет использоваться, что означает — вложенные деньги пропали даром. Желание минимизировать сечение коробов с учетом их почти 100%-ного заполнения. Опять заблуждение: необходимо оставлять не менее 40% свободного места. Также рекомендуется минимизировать количество типоразмеров кабелей. Реализация СКС на сборной солянке в целях минимизации стоимости. В информационной системе необходимо учитывать также и стоимость убытков от возможных отказов или простоев. Не выделяется специальное помещение для организации кросса. А ведь нужно помнить, что в этой точке устанавливается значительное количество дорогостоящего оборудования. Кроме того, отказ от закрытого помещения повышает вероятность случайного выхода из строя оборудования. Экономия на площади серверной кроссовой, аппаратной комнаты. Конечно, сейчас у вас один сервер, и трудно поверить, что через два года их будет полдесятка прокси, сервер баз данных, почтовый, видеосервер, информационное хранилищеи потребуется установить еще пару шкафов. Отказ от тестирования соединений кабельным сканером. Если локальная сеть и телефоны работают сейчас, это еще не означает, что СКС исправна, и все будет работать и завтра. Оценка затрат только на реализацию проекта. Типичное игнорирование неизбежных затрат на этапе эксплуатации и расходов на последующее развитие СКС. На самом деле, увеличение начальных затрат и получение качественного решения значительно снижают совокупную стоимость владения. Желание минимизировать бюджет на создание СКС. Затраты на создание СКС надо оценивать не только в абсолютных, но и относительных показателях. То есть ее доля составит 1—2% всех расходов. Кажется, пока что еще никто не предлагал не устанавливать стекла в оконные рамы, чтобы сэкономить на помещении. Отказ от финансирования управления проектом. Главная, чаще всего совершаемая и сильнее всего влияющая на результат ошибка Заказчика. Вопросы Исполнителю Наличие взаимного доверия между Заказчиком и Исполнителем — основа успеха проекта. Исполнитель хочет почувствовать, что для Заказчика данный проект небезразличен, что он понимает, зачем СКС нужна организации, что ответственный представитель заказчика имеет достаточный вес в компании и сможет обеспечить реализацию проекта. Заказчику же просто необходимо поверить, что все будет сделано правильно и качественно, если, конечно, приглашены профессионалы. Вот только главные из них: 1. Попросите показать пару выполненных Исполнителем установок СКС, которые похожи на СКС, задуманную вами. В ходе демонстрации не стесняйтесь уточнять непонятные вещи. Например: почему розетки размещаются на этой высоте? После посещения объектов, выполненных Исполнителем, вы не только получите представление об уровне его работы, но и продвинетесь в понимании технологии построения СКС. Поинтересуйтесь сертификатами партнерскими и персональными у Исполнителя от производителя СКС. Вообще же Исполнителю следует доверять и оказывать поддержку его инициативам. Подготовка договора Реализация проекта по установке СКС начинается с подготовки текста договора. Комплект документов, входящих в договор, включает технические требования, спецификацию и собственно текст договора. Технические требования ТТ позволят четко зафиксировать объем работ, сделать необходимые ссылки на стандарты и нормативные материалы, формализовать процедуру выполнения работ, а также защитят от вероятных замечаний и претензий руководства компании в будущем. Руководители обладают свойством забывать свои устные указания, и будет совсем не плохо, если они что-то подпишут. Часто бывает, что пожелания организации к СКС меняются уже в ходе выполнения работ. Сплошь и рядом это происходит по «вине» неких влиятельных лиц в компании, ранее не осведомленных о проекте и только теперь понявших, зачем эта СКС им нужна. Не опасайтесь объема ТТ и трудностей по их созданию, вся работа по их оформлению ляжет на плечи Исполнителя. Все остальное Исполнитель должен предложить сам, и в том числе: топологию СКС, трассы прокладки кабеля, варианты установки коробов, исполнение и дизайн рабочего места, размещение оборудования в монтажных шкафах, перечень оборудования и др. Закажите Исполнителю разработку детального комплекта рабочей проектной документации до начала выполнения работ система маркировки, топология, кросс, внешние коммуникации, подключение к АТС и т. Обращайте внимание на описание системы маркировки элементов СКС: кабелей, портов рабочих мест и портов кросс-панелей. Помните, от удобства и прозрачности системы маркировки идентификации элементов СКС полностью зависит уровень и качество последующей ее эксплуатации: СКС начинается с системы идентификации ее элементов. Запишите в ТТ проведение тестирования в соответствии с действующими стандартами на данную категорию кабельной проводки. Подумайте о сроках гарантии на СКС. Если помещение арендуется на три года, долголетняя гарантия и дорогой бренд, возможно, и не нужны. В собственном помещении многолетняя гарантия и признанный бренд просто обязательны. Не забудьте внести в ТТ пункт, что все изменения проекта оформляются письменно в виде приложений к договору, это позволит избежать не согласованных между сторонами изменений. Обязательно попросите Исполнителя предоставить образец его ТТ, чтобы Вы могли обдумать, какая информация от Вас ему необходима. Также интересно посмотреть, как у Исполнителя выглядит проектная и эксплуатационная документация. Не лишне взглянуть, как выглядят гарантийные условия и гарантийный сертификат. Если Исполнитель не сможет продемонстрировать эти документы, есть повод серьезно задуматься о его квалификации и возможности выполнять работы. С другой стороны, в ТТ нельзя отразить всего, относящегося к будущей СКС. Тем более, и сам Заказчик не знает всего, что туда надо записать. Реальное представление о том, что такое СКС, придет только к концу выполнения работ. Поэтому следует избегать излишней детализации. Например, для розеток будет достаточно указать, что в такой-то комнате находится столькото розеток портова их конкретное размещение уточняется в процессе выполнения работ. Эти и другие детали найдут отражение в протоколах согласования и в конечной документации на установленную СКС. Спецификация смета определяет перечень поставляемого оборудования и выполняемых работ с ценами по каждой позиции. Требуйте указания производителя оборудования и парт-номеров оборудования по каталогу производителя. При наличии парт-номера впоследствии легче найти подробные характеристики и описание оборудования, кроме того, это существенно снижает вероятность «подмены» или «пересортицы» оборудования при монтаже. Для страховки и сравнения запросите прайс-лист у официального дистрибьютора производителя СКС или цены на позиции вашей спецификации. Работы желательно расписать по позициям, т. В тексте договора фиксируются три главных параметра: бюджет, сроки, объем работ их качество. На практике эти три объявленных в договоре параметра часто одновременно не достигаются — то не удается уложиться в сроки, то перерасходуется бюджет, а иногда приходится жертвовать качеством. Для оптимистов заметим, в наших условиях очень часто не достигаются две цели из трех, а иногда и все три. При строительстве намеченные с генподрядчиком плановые сроки практически всегда им не соблюдаются. Плановый месяц реально становится кварталом, полугодие — годом. А за это время у Заказчика происходят изменения в структуре, соответственно вносится и коррекция в проект, а это уже — изменение объема и стоимости. Изменение проекта в процессе его выполнения — неизбежная составляющая любого проекта. Поэтому воспринимайте изменения как естественный ход событий: мы же не расстраиваемся из-за дождя, а достаем и раскрываем зонтик. Просто в тексте договора необходимо отразить и возможность изменений. Управление изменениями — это отдельная и важная часть в управлении проектом. Разработка проектной документации Проектная документация описывает, какой будет Ваша СКС, и содержит все необходимые рабочие документы для выполнения работ по ее установке. Оформления проектной документации в соответствии с требованиями строительных информационных стандартов лучше не требовать, если к этому вас не вынуждают внешние непреодолимые обстоятельства. Усилий на соблюдение формальных условий потребуется много, а реальной пользы от этого практически никакой. На что обратить внимание в проектной документации прежде всего, и если без лишних придирок? Топология, система идентификации и примеры маркировки, план-схема этажей с элементами СКС, трассы, описание помещения серверной аппаратной, кроссовой комнаты, таблицы соединений, расчеты потребности в кабеле, спецификация. Рекомендации по подготовке проектной документации остаются за рамками этой статьи: требования к каждому из указанных разделов можно найти в методических материалах, например, от BICSI по несколько десятков страниц на каждый раздел. Приведем лишь некоторые примеры таблиц соединений табл. Условия работы в каждом из этих случаев заметно отличаются, поэтому рассмотрим их по отдельности. Действующий офис Так как работы будут вестись в работающем офисе, необходимо четко определиться с началом и окончанием работ, а самое главное — с доступным временем суток для их выполнения. Под установку СКС в этом случае часто отводятся сжатые сроки, и работы приходится вести чуть ли не круглосуточно и в выходные дни. Во время выполнения работ в зоне досягаемости бригады должен находиться специальный сотрудник-консультант для решения текущих вопросов и задач. Постарайтесь обеспечить отдельное помещение бригаде монтажников для хранения материалов инструментов. Не забудьте познакомить бригадира Исполнителя с представителями служб жизнеобеспечения организации охрана, электрик, связист-телефонист, сантехник, секретарь. Одна из основных задач — организация доступа в помещения. Стандартная ситуация: сотрудник в отпуске или командировке, в помещение не попасть, сроки работ растягиваются на неопределенное время. Желательно обеспечить возможность работы и после окончания рабочего времени. Отказ доступа в помещение часто мотивируют тем, что работа должна вестись только в присутствии сотрудников организации, — так организуйте дежурных. Желательно минимизировать время работы в каждом отдельном помещении. Для этого вначале выполняются работы в коридоре трассы и прокладка кабеляа комната выполняется в один заход и не более чем за один день: прокладываются короба, прокладывается кабель уже подведенный к комнатеустанавливаются розетки и тестируются линки. При этом сотрудники организации испытывают минимальные неудобства. В крупных организациях для решения этих вопросов вам необходимы формальные полномочия, желательно оформление приказа о выполнении работ по установке СКС и, уж конечно, о назначении официального ответственного за договор. Новый офис с завершенными строительными и отделочными работами Этот вариант самый легкий с точки зрения управления работами. Смежников нет или почти нет, ваши сотрудники еще не переселились, никто работам не мешает, требуется минимум согласований. Работы выполняются в чистоте и тепле. Хотя вообще-то, данный вариант говорит о том, что при создании нового офиса про СКС просто забыли. И теперь в отделанном помещении могут возникнуть некоторые сложности с «красивой» реализацией кабельной проводки. Реконструкция или новое строительство Это самый сложный вариант. При реконструкции или возведении нового офиса проект СКС в большей степени относится к области строительства, чем к области ИТ. И штука в том, что, не являясь куратором всего хода строительных работ, вы в полной мере отвечаете за реализацию своей подсистемы. А это непросто в условиях отечественного строительства: хаос на площадке, пересечение интересов смежников, особая тактика строительных субподрядчиков. Опытные инсталляторы припомнят случаи, когда потолок закрывался еще до установки лотков, гипсокартонные перегородки зашивались с двух сторон до прокладки кабеля, а электрические розетки устанавливались прямо в противоположном углу от розеток СКС. И если вы не защитите своего Исполнителя, то не защитите и свой проект. Заказывайте для себя копию протоколов планерок. Задавайте вопросы не только в коридорах, но и на планерках. Не бойтесь кого-то обидеть, там народ не обидчивый. Обращайте внимание на отклонения от проекта других субподрядчиков, которые влияют на ваш раздел, требуйте письменного согласования изменений. Обязательно получите у куратора строительства и генподрядчика список всех участников процесса генподрядчик, субподрядчики, бригадиры, прорабы с контактными координатами ФИО, телефоны, «мобильники», e-mail и передайте вашему Исполнителю. Так ему легче будет искать нужных людей для согласования текущих вопросов. Управление ходом работ Исполнитель должен подготовить примерный план-график по основным группам работ табл. Поскольку работы по СКС зависят и от смежников или влияют на них, необходимо также получить план общих строительных работ у генподрядчика и передать своему Исполнителю, чтобы он привязал свои работы к другим с учетом их зависимости табл. Совсем идеально — получить график работ, согласованный между генподрядчиком исполнителем, в котором можно отмечать этапы выполнения работ. Неизбежные изменения, вносимые в проект, оформляйте проколами согласований. Вообще, в реализации проекта следует занимать активную позицию. К сожалению, это норма отечественного строительства. Сразу можно с уверенностью сказать, что сроки будут нарушать смежники, которые в силу естественных причин приступают к работе раньше, и обычно к началу работ по СКС все графики уже нарушены и сроки сорваны. При фиксации на планерках отклонений смежников от графика и от проекта легко вывести из-под удара и себя, и своего Исполнителя. Принятие работ На момент сдачи работ и ввода системы в реальную эксплуатацию полный комплект документации может быть еще не готов. Но необходимо поинтересоваться планами помещений, таблицами соединений, комплектом протоколов тестирования и попросить некоторые из этих документов прокомментировать. Уточнить, например, длину линий. Обязательно нужно проверить, как выполнена маркировка портов рабочих мест и кросс-панелей, а затем найти некоторые рабочие места на плане-схеме. Полезно будет по описанию установки СКС представить свои повседневные действия, связанные с администрированием СКС: добавить коммутатор в монтажный шкаф есть ли место ; поселить еще одного сотрудника в какую-нибудь произвольную комнату; переместить сотрудника в другую комнату с сохранением его номера телефона и активного порта на коммутаторе; перевести отдел на другой этаж; поменять два отдела местами; добавить пару портов к СКС; установить в комнате факсимильный аппарат и принт-сервер. Предложите продемонстрировать коммутацию активного сетевого оборудования и портов АТС на порты рабочих мест. Далее пора расплачиваться и составлять акты принятия работ. Вполне вероятно, реальная стоимость договора будет отличаться от плановой стоимости при подписании договора: о причинах говорилось выше. Эксплуатация СКC Итак, СКС готова. Однако, несмотря на полное ее соответствие плану, узнать по-настоящему, какая СКС получилась, можно будет лишь через пару лет эксплуатации. Эксплуатация СКС также требует усилий и внимания. Вопросы, связанные с эксплуатацией СКС, при запуске проекта вначале откладывают на потом, а потом об этом благополучно забывают. Поэтому к этапу эксплуатации необходимо тоже специально готовиться. Прежде всего, следует позаботиться об эксплутационной документации. Как правило, после инсталляции у Заказчика остается только «Описание СКС», остальные документы почему-то выпадают из поля зрения и не заказываются у Исполнителя. А сделать это надо, потому что все равно придется разрабатывать их самим или, что еще вероятней, придется работать без них — и тогда проблемы при эксплуатации СКС обеспечены. Наличие полной и актуальной эксплуатационной документации позволит четко контролировать текущее состояние сети. Еще одно важное действие — «узаконить» новую СКС, т. Это обеспечит спокойную и эффективную работу ИТ-подразделения и значительно повысит его статус в компании. Михаил БАТЬКОВСКИЙ, член Международной организации управления проектами IPMA .
Позвоните прямо сейчас по телефону или в один клик закажите бесплатную оценку переезда on-line.
