Руководства, Инструкции, Бланки

инструкция по делопроизводству реферат img-1

инструкция по делопроизводству реферат

Рейтинг: 4.9/5.0 (1811 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Анализ Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

"САМЫЙ БОЛЬШОЙ БАНК РЕФЕРАТОВ" Рефераты Рекомендуем Анализ Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Анализ Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Утверждение Инструкция по делопроизводству

В начале 2009 года произошло событие, значимое для работников службы ДОУ, кадровых служб организаций. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 была утверждена Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.

До утверждения Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее - Инструкция) организации руководствовались нормами Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь1, которая действовала без изменений с 1995 года (далее - Примерная инструкция по делопроизводству). С принятием нового нормативного правового акта Примерная инструкция по делопроизводству утратила силу.

В соответствии с Законом Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 14.08.2008) Инструкция является актом законодательства, обязательным для исполнения всеми государственными органами и юридическими лицами страны. Установленные Инструкцией нормы распространяются на организации как государственной, так и негосударственной формы собственности.

Инструкция разработана на основании ст. 25 Закона Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.07.2008). Данной статьей предусмотрено, что государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению.

Общие требования к порядку документирования и организации работы с документами в республиканских и местных органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности устанавливаются республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

Характеристика положений инструкций

Разработчики Инструкции постарались в максимальной степени учесть современные реалии, которые в определенной степени затрудняли применение действовавшей ранее Примерной инструкции по делопроизводству (существование различных организационно-правовых форм юридических лиц, внедрение в делопроизводство информационных технологий и т.д.).

Вместе с тем Инструкция не вносит каких-либо «революционных» новаций в отечественные традиции ведения делопроизводства, в целом сохраняя преемственность с Примерной инструкцией по делопроизводству (несмотря на ряд изменений и дополнений). Исключением, пожалуй, являются нормы в отношении работы с документами в электронном виде, выделенные в отдельную главу.

В отличие от Примерной инструкции по делопроизводству новая Инструкция не содержит в своем названии слово «примерная», что обусловлено нормами Закона «О нормативных правовых актах Республики Беларусь», согласно которым нормативный правовой акт не может иметь в своем названии слова «примерный» или «типовой». Вместе с тем Инструкция не отменяет необходимости разработки в организациях локальной инструкции по делопроизводству. В частности, в п. 4 Инструкции говорится, что «организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями настоящей Инструкции».

Нормы Инструкции распространяются на работу с управленческой документацией. Следует отметить, что в белорусском законодательстве отсутствует определение понятия «управленческая документация». Не содержит такого определения и новая Инструкция. По своему составу система управленческой документации обычно включает организационно-распорядительную документацию, а также иные подсистемы документации, необходимые для реализации управленческих функций: бухгалтерскую, планово-отчетную, финансовую и др.

В полной мере нормы Инструкции распространяются лишь на систему организационно-распорядительной документации, тогда как в отношении документов, относящихся к иным системам, ее нормы должны применяться в части организации общего порядка работы с документами (регистрация и учет, контроль исполнения, систематизация, хранение, передача в архив и т.д.), то есть практически по всем аспектам работы с документами, за исключением оформления.

Инструкция и государственный стандарт

Инструкция фактически закрепила статус Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»2 в качестве обязательного к применению. До принятия Инструкции статус данного стандарта в качестве обязательного нормативного документа постоянно вызывал споры с учетом того, что согласно Закону Республики Беларусь от 05.01.2004 № 262-З «О техническом нормировании и стандартизации» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 04.08.2008) по общему правилу государственные стандарты являются добровольными к применению. С принятием Инструкции обязательный статус данного стандарта закреплен в явной форме, не вызывающей двоякого толкования. Поэтому организациям, которые ранее не соблюдали требования СТБ 6.38-2004, необходимо провести работу по приведению всей документации, в том числе и локальных нормативных правовых актов, в соответствие с требованиями, установленными стандартом и Инструкцией. Следует отметить, что положения СТБ 6.38-2004 в некоторой степени уточнены и дополнены нормами Инструкции. Так, например, в Инструкции закреплена возможность использования угловых штампов при оформлении документов и установлены общие требования к таким штампам (п. 19, 32-34). Можно отметить, что в отношении угловых штампов в Инструкции применен подход, при котором состав их реквизитов, порядок их расположения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка соответствующего документа.

Новшества в порядке ведения кадровой документации

Работникам кадровых служб необходимо обратить внимание на то, что по сравнению с Примерной инструкцией по делопроизводству в новую Инструкцию не включены нормы, определяющие порядок формирования личных дел работников, потому как данный вопрос урегулирован Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.

В части порядка работы с кадровой документацией Инструкция не привнесла каких-либо значительных изменений и дополнений. Так, сохранились устоявшиеся правила составления и оформления распорядительных документов по личному составу, порядок их отдельной регистрации от распорядительных документов по основной деятельности и др.

Вместе с тем отдельные нормы Примерной инструкции по делопроизводству в части работы с документами по личному составу были скорректированы и уточнены. Например, в Инструкции нашел закрепление де-факто устоявшийся и применяемый в организациях порядок присвоения регистрационных индексов приказам и распоряжениям по личному составу. Согласно нормам Примерной инструкции по делопроизводству при регистрации данной категории документов к их порядковым номерам должна была добавляться буква «К», что означало «кадровый». Это позволяло отделить приказы и распоряжения по личному составу от приказов и распоряжений по основной деятельности, в том числе с целью раздельного формирования в дела. Вместе с тем приказы и распоряжения по личному составу также делятся на группы в зависимости от срока их хранения (75 лет и 3 года) и поэтому, соответственно, должны регистрироваться и формироваться в дела раздельно. С учетом этого присвоение идентичных индексов с одинаковыми литерными обозначениями различным категориям приказов недопустимо.

Для соблюдения этого правила в практике кадровых служб, как правило, стал применяться порядок, при котором приказам по личному составу различных сроков хранения присваивались различные литерные обозначения: «к» - для приказов и распоряжений 75-летнего срока хранения (прием, перевод, увольнение и др.), «л» - для приказов и распоряжений 3-летнего срока хранения (отпуска, командирование и др.). Например, «приказ о приеме на работу № 7-к» и «приказ о предоставлении трудового отпуска № 14-л».

Подобный порядок поддерживался представителями Государственной архивной службы, однако не был закреплен нормативно. С принятием новой Инструкции подобная «нормативная недосказанность» была ликвидирована.

Помимо этого, в Инструкции закреплен новый порядок, согласно которому отдельные категории распорядительных документов по личному составу (например, о командировании, о предоставлении отпусков и др.) при их значительном объеме могут регистрироваться и храниться отдельно. При этом регистрационные индексы таких документов следует дополнять самостоятельными буквенными обозначениями. Например, регистрационные индексы приказов о командировании могут дополняться литерами «ком», об отпусках - литерой «о» и т.д.

В части формирования распорядительных документов по личному составу в дела Инструкцией уточнены некоторые аспекты. Так, уточнен и дополнен перечень категорий приказов и распоряжений по личному составу, формируемых раздельно. Согласно Инструкции, в зависимости от сроков хранения, раздельно должны группироваться приказы и распоряжения:

· о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов);

· о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках (длительностью не более месяца в пределах Республики Беларусь).

Подобное деление, по сути, обусловлено нормами Перечня типовых документов с указанием сроков хранения3.

Коснулись новшества и порядка оформления локальных нормативных правовых актов. Так, теперь в организациях возможно применение сквозной нумерации пунктов в сложных документах, объединение пунктов в главы и т.д. что установлено для оформления документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь.

Порядок работы с электронными документами

Наиболее существенным отличием новой Инструкции от действовавшей ранее Примерной инструкции по делопроизводству является наличие в ней отдельной главы по работе с документами в электронном виде. Нормы Примерной инструкции по делопроизводству практически не описывали технологию работы с подобными документами, хотя и закрепляли ряд общих принципов, «увязывающих» традиционное делопроизводство и работу с документами на машинных носителях. С момента утверждения Примерной инструкции были приняты Закон Республики Беларусь от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 02.08.2006) (далее - Закон об электронном документе), СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения»4, СТБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедура выработки и проверки электронной цифровой подписи», иные нормативные акты и методические документы по работе с электронными документами. Положения данных нормативных актов, отражающие новые технологические реалии, практически не учитывались Примерной инструкцией по делопроизводству.

Можно отметить, что и в новой Инструкции вопросы работы в делопроизводстве с документами в электронном виде максимально не урегулированы. Ряд норм, заложенных в Инструкции по вопросам работы с документами в электронном виде, носит общий, рамочный характер. В частности, отсутствуют единые стандарты и нормативные правовые акты, устанавливающие форматы хранения электронных документов, системы электронного документооборота, единый формат электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), унифицированные форматы коммуникативного обмена в электронном виде и т.д.

Учитывая указанный аспект, в Инструкции, например, определено, что форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. При этом организации, передающие документы на хранение в государственные архивы, должны согласовывать используемые форматы с уполномоченным органом или учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Анализируя положения Инструкции, можно отметить, что вместо понятия «электронный документ» в ней используется понятие «документ в электронном виде». Это обусловлено тем, что согласно Закону об электронном документе электронным документом признается лишь тот, который заверен при помощи ЭЦП. Такой же подход к трактовке понятия «электронный документ» сохранится и в новой редакции указанного Закона, принятие которой планируется в ближайшем будущем. Согласно Закону об электронном документе электронный документ, заверенный ЭЦП, приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Вместе с тем Гражданский кодекс Республики Беларусь при совершении сделок сторонами допускает (в соответствии с законодательством или предварительно заключенным соглашением) использовать не только ЭЦП, но и иные аналоги собственноручной подписи. Поэтому разработчики Инструкции предусмотрели возможность использования в оперативном управлении и информационном обмене между организациями документов в электронном виде, не заверенных ЭЦП (при условии, что программные средства организаций позволяют однозначно идентифицировать участников управления и информационного обмена, обеспечить подлинность и целостность передаваемых документов, и при этом стороны признают такие документы).

Таким образом, используемое в Инструкции понятие «документ в электронном виде» включает в себя понятие гораздо шире, чем «электронный документ».

Разработчики Инструкции исходили из принципа сохранения преемственности и единства делопроизводственных технологий как при работе с бумажными, так и с электронными документами. Например, Инструкцией установлено, что подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Также документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов документа в электронном виде при его внешнем представлении (на мониторе компьютера или при распечатке) должно соответствовать требованиям Инструкции.

Учитывая, что не все нормы работы с бумажными документами можно «один в один» перенести на практику работы с документами в электронном виде, разработчики Инструкции предусмотрели особенности, связанные, например, с подписанием документов, использованием различных реквизитов и отметок, проставляемых в традиционном делопроизводстве непосредственно на бумажных документах, но при работе с документами в электронном виде отражаемых только в регистрационно-контрольных формах и т.д.

Рамочный характер ряда норм Инструкции в части работы с документами в электронном виде скорее говорит о несовершенстве и неполноте нормативно-методической базы в данной сфере. Также, несомненно, в мире стремительно развивающихся и меняющихся технологий с течением времени некоторые общие подходы, а также частные методы, закрепленные в Инструкции в отношении документов в электронном виде, будут пересмотрены. Вместе с тем сегодня данные нормы вполне могут применяться на практике и способствовать более четкой организации делопроизводства в организациях.

Список использованных источников

Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. / Минск « Беларусь» 1997.

Декрет Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. N 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 06.08.1999, N 58, рег. № 1/512 от 28.07.1999) (с учетом изменений, внесенных Указом Президента Республики Беларусь от 27.02.2002 № 145; Декретами Президента Республики Беларусь от 04.04.2002 N 10; 30.08.2002 № 22). ЮРИДИЧЕСКАЯ БАЗА «ЮСИАС» 2008г.

Указ Президента Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999г. №29» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 21.04.2000, N 37, рег. № 1/1164 от 14.04.2000) (с учетом изменений, внесенных Указами Президента Республики Беларусь от 23.08.2005 № 392, рег. № 1/6727 от 24.08.2005; 02.06.2006 № 369, рег. № 1/7644 от 05.06.2006). ЮРИДИЧЕСКАЯ БАЗА «ЮСИАС» 2008г.

Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года. ЮРИДИЧЕСКАЯ БАЗА «ЮСИАС» 2008г.

Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь. Под ред. Василевича Г.А. Издательство Амалфея. / 2003. - 1120с.

Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков, В.Н. Артемова, Г.А. Василевич и др.; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2001 - 592с.

Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.

Трудовое и социальное право: Учебник/под общей редакцией В.И. Семенкова. Мн. Амалфея, 1999.-664с.

Трудовое право: Учебник/В.И Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишко и др.; Под общ. ред. В.И. Семенкова. - 3-е изд.; перераб. и доп. - Мн. Амалфея, 2006с.

Трудовое право Республики Беларусь: Практическое пособие / Важенкова Т.Н. - Мн. УП «Молодежное», 2003.

Трудовое право Республики Беларусь, Краткое изложение курса / В.А. Круглов. - Мн. Дикта 2004. - 75с.

Другие статьи

Инструкция по делопроизводству реферат

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы Подобные работы из Базы знаний:
  • Современная организация делопроизводства и методы классификации документов. Значение регистрации бумаг как способа придания им юридической силы, фиксирования факта их создания, отправления или получения. Контроль над сроками исполнения документов.
    курсовая работа [32.9 K], добавлена 11.02.2012

    Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.
    курсовая работа [957.9 K], добавлена 20.11.2011

    Положение о службе делопроизводства, согласование, подписание и утверждение документа. Понятие документооборота и его основные этапы, прием и первичная обработка документов. Контроль за исполнением документов и информационно-справочная работа.
    анализ книги [663.9 K], добавлена 04.08.2010

    Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.
    курсовая работа [73.2 K], добавлена 14.12.2004

    Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.
    учебное пособие [37.5 K], добавлена 24.11.2010

    Значение и цели управления документооборотом. Инструкции по регламентации контроля исполнения документов, формы и виды. Сроки исполнения документов. Учет, обобщение и анализ результатов контроля. Пути повышения качества документированной информации.
    курсовая работа [506.9 K], добавлена 26.02.2009

    Понятие, роль и задачи должностных инструкций. Анализ причин необходимости написания должностной инструкции для работников, рассмотрение процедуры создания документа. Выделение основных разделов должностной инструкции и их краткая характеристика.
    реферат [32.1 K], добавлена 22.01.2015

    Современное состояние технологии контроля исполнения документов, его субъекты и объекты. Порядок снятия документов с контроля исполнения документов. Формы и методика определения ответственности за нарушение сроков контроля исполнения документов.
    курсовая работа [40.4 K], добавлена 14.05.2011

    Законодательное и нормативное регулирование делопроизводства. Порядок составления документов и требования к их оформлению. Организационно-распорядительные документы и система документации по личному составу. Организация работы и хранение документов.
    методичка [1.9 M], добавлена 26.01.2009

    Реквизиты документа, определяющие его юридическую значимость. Порядок подписания и утверждения документов. Определение юридической силы копий документов. Методика оформления и подписания сторонами контрактов, юридические требования, предъявляемые к ним.
    контрольная работа [26.9 K], добавлена 21.07.2009

    Понятие документа его виды, формы. Роль документации в управлении организации. Этапы подготовки и оформления распорядительных документов. Анализ составления, оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы.
    курсовая работа [109.8 K], добавлена 09.11.2012

    Правовая и нормативная база, регулирующая делопроизводство и документооборот в организации. Порядок приема и первоначальной обработки корреспонденции. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Делопроизводственная обработка документов.
    курсовая работа [55.0 K], добавлена 08.11.2013

    Особенности составления и оформления документов по организации. Описание организационных форм делопроизводства. Характеристика средств техники для работы с текстовыми документами. Методика и пример написания и оформления протокола общего собрания.
    контрольная работа [19.5 K], добавлена 30.12.2011

    Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.
    курсовая работа [45.0 K], добавлена 09.12.2012

    Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.
    презентация [3.3 M], добавлена 16.04.2012

    Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.
    контрольная работа [789.0 K], добавлена 08.04.2013

    Правовой статус и организационная структура управления предприятием, основные виды его деятельности. Должностная инструкция: определение и назначение документа, общие требования к составлению и юридическая сила. Содержание основных разделов инструкции.
    курсовая работа [157.2 K], добавлена 27.09.2011

    Перечень и характеристика документов личного дела. Анализ правил оформления реквизитов в письме иностранному корреспонденту. Подготовка организационно-распорядительных и справочно-информационных документов. Составление должностной инструкции экономиста.
    контрольная работа [70.4 K], добавлена 15.01.2015

    Инструкции о делопроизводстве, их значение и требования, предъявляемые к ним. Виды документов по личному составу, особенности их оформления. Трудовой договор. Оформление некоторых видов отметок: об исполнителе документа и об исполнении документа.
    контрольная работа [67.6 K], добавлена 01.11.2008

    Сущность понятий "документ", "информация". Анализ современной нормативно-правовой базы по делопроизводству. Характеристика делопроизводительных систем Московского государства и Великого Княжества Литовского: формы документирования, состав документов.
    реферат [28.0 K], добавлена 12.02.2013

    Другие работы из коллекции:

  • Анализ инструкции по делопроизводству: на примере конкретной организации

    Анализ инструкции по делопроизводству: на примере конкретной организации.

    ВВЕДЕНИЕ..3
    ГЛАВА 1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ОСНОВНЫМ И ВТОРОСТЕПЕННЫМ ВИДАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
    1.1. Инструкция по основному виду деятельности предприятия. 5
    1.2. Должностная инструкция.7
    ГЛАВА 2. КАК ПОВЫСИТЬ РОЛЬ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ. 11
    2.1. Анализ существующего пакета внутренних документов. 12
    2.2. Анкетирование персонала предприятия. 14
    2.3. Новый подход к формированию должностных инструкций..15
    ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ ДЛЯ ФИНАНСОВО ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ ПРЕДПРИЯТИЯ. 25
    ЗАКЛЮЧЕНИЕ.34
    СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
    ПРИЛОЖЕНИЕ

    Выдержка из работы

    Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности, технологий работы с документами и обеспечения контроля исполнения докуменов.
    Инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами на Предприятии.
    Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях открытого акционерного общества.
    Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
    Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств работы с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляется отделом документационного обеспечения управления (далее отделом ДОУ), на который возложены функции по документационному обеспечению управления предприятия.
    Внедрение и сопровождение информационных технологий производится во взаимодействии с отделом АСУ. Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений.
    Практическое ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на секретарей, секретарей-машинисток или других лиц, ответственных за делопроизводство.
    Вновь принятые работники, имеющие отношение к служебным документам, должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с настоящей инструкцией, предупреждены о необходимости строгого ее соблюдения в работе с документами.

    1. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
    2. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост. М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. М. 2003. 90 с.
    3. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. 2-е изд. перераб. и доп. М. ИНФРА-М, 2002. 592 с.
    4. Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65. Общие положения.
    5. Леонтьев С.В. Масютин С.А. Тренев В.Н. "Стратегия успеха: обобщение опыта реформирования российских промышленных предприятий".- М. ОАО "Типография "НОВОСТИ", 2000.- 336 с.
    6. Порваткин Г.М. "Должностные инструкции".- ж. "Учет, Налоги, Право", N 3, 2003.
    7. Тренев В.Н. Ириков В.А. Ильдеменов С.В. Леонтьев С.В. Балашов В.Г. "Реформирование и реструктуризация предприятий. Методика и опыт".- М. Изд-во "ПРИОР", 2001.- 320 с.

    Должностная инструкция доклад по делопроизводству скачать бесплатно функции права обязанности раздел структура правовой руководство ка

    Должностная инструкция

    Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

    Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

    Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.

    Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

    В ГСДОУ рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел "Оценка работы", в котором должны быть перечислены критерии оценки качества работы сотрудника.

    При разработке должностных инструкций сотрудникам кадровых служб следует учитывать наименования должностей, предусмотренных для этих служб Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов: директор по кадрам и быту, начальник отдела (управления кадрами и трудовыми отношениями), специалист по кадрам, менеджер (в подразделениях (службах) управления кадрами и трудовыми отношениями), заведующий отделом по управлению кадрами и трудовыми отношениями, инженер по подготовке кадров, инспектор по кадрам, табельщик.

    Реферат: Реферат: Анализ Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

    Реферат: Анализ Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

    Анализ Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

    Утверждение Инструкция по делопроизводству

    В начале 2009 года произошло событие, значимое для работников службы ДОУ, кадровых служб организаций. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 была утверждена Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.

    До утверждения Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее - Инструкция) организации руководствовались нормами Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь 1. которая действовала без изменений с 1995 года (далее - Примерная инструкция по делопроизводству). С принятием нового нормативного правового акта Примерная инструкция по делопроизводству утратила силу.

    В соответствии с Законом Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 14.08.2008) Инструкция является актом законодательства, обязательным для исполнения всеми государственными органами и юридическими лицами страны. Установленные Инструкцией нормы распространяются на организации как государственной, так и негосударственной формы собственности.

    Инструкция разработана на основании ст. 25 Закона Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.07.2008). Данной статьей предусмотрено, что государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению.

    Общие требования к порядку документирования и организации работы с документами в республиканских и местных органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности устанавливаются республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

    Характеристика положений инструкций

    Разработчики Инструкции постарались в максимальной степени учесть современные реалии, которые в определенной степени затрудняли применение действовавшей ранее Примерной инструкции по делопроизводству (существование различных организационно-правовых форм юридических лиц, внедрение в делопроизводство информационных технологий и т.д.).

    Вместе с тем Инструкция не вносит каких-либо «революционных» новаций в отечественные традиции ведения делопроизводства, в целом сохраняя преемственность с Примерной инструкцией по делопроизводству (несмотря на ряд изменений и дополнений). Исключением, пожалуй, являются нормы в отношении работы с документами в электронном виде, выделенные в отдельную главу.

    В отличие от Примерной инструкции по делопроизводству новая Инструкция не содержит в своем названии слово «примерная», что обусловлено нормами Закона «О нормативных правовых актах Республики Беларусь», согласно которым нормативный правовой акт не может иметь в своем названии слова «примерный» или «типовой». Вместе с тем Инструкция не отменяет необходимости разработки в организациях локальной инструкции по делопроизводству. В частности, в п. 4 Инструкции говорится, что «организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями настоящей Инструкции».

    Нормы Инструкции распространяются на работу с управленческой документацией. Следует отметить, что в белорусском законодательстве отсутствует определение понятия «управленческая документация». Не содержит такого определения и новая Инструкция. По своему составу система управленческой документации обычно включает организационно-распорядительную документацию, а также иные подсистемы документации, необходимые для реализации управленческих функций: бухгалтерскую, планово-отчетную, финансовую и др.

    В полной мере нормы Инструкции распространяются лишь на систему организационно-распорядительной документации, тогда как в отношении документов, относящихся к иным системам, ее нормы должны применяться в части организации общего порядка работы с документами (регистрация и учет, контроль исполнения, систематизация, хранение, передача в архив и т.д.), то есть практически по всем аспектам работы с документами, за исключением оформления.

    Инструкция и государственный стандарт

    Инструкция фактически закрепила статус Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» 2 в качестве обязательного к применению. До принятия Инструкции статус данного стандарта в качестве обязательного нормативного документа постоянно вызывал споры с учетом того, что согласно Закону Республики Беларусь от 05.01.2004 № 262-З «О техническом нормировании и стандартизации» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 04.08.2008) по общему правилу государственные стандарты являются добровольными к применению. С принятием Инструкции обязательный статус данного стандарта закреплен в явной форме, не вызывающей двоякого толкования. Поэтому организациям, которые ранее не соблюдали требования СТБ 6.38-2004, необходимо провести работу по приведению всей документации, в том числе и локальных нормативных правовых актов, в соответствие с требованиями, установленными стандартом и Инструкцией. Следует отметить, что положения СТБ 6.38-2004 в некоторой степени уточнены и дополнены нормами Инструкции. Так, например, в Инструкции закреплена возможность использования угловых штампов при оформлении документов и установлены общие требования к таким штампам (п. 19, 32–34). Можно отметить, что в отношении угловых штампов в Инструкции применен подход, при котором состав их реквизитов, порядок их расположения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка соответствующего документа.

    Новшества в порядке ведения кадровой документации

    Работникам кадровых служб необходимо обратить внимание на то, что по сравнению с Примерной инструкцией по делопроизводству в новую Инструкцию не включены нормы, определяющие порядок формирования личных дел работников, потому как данный вопрос урегулирован Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.

    В части порядка работы с кадровой документацией Инструкция не привнесла каких-либо значительных изменений и дополнений. Так, сохранились устоявшиеся правила составления и оформления распорядительных документов по личному составу, порядок их отдельной регистрации от распорядительных документов по основной деятельности и др.

    Вместе с тем отдельные нормы Примерной инструкции по делопроизводству в части работы с документами по личному составу были скорректированы и уточнены. Например, в Инструкции нашел закрепление де-факто устоявшийся и применяемый в организациях порядок присвоения регистрационных индексов приказам и распоряжениям по личному составу. Согласно нормам Примерной инструкции по делопроизводству при регистрации данной категории документов к их порядковым номерам должна была добавляться буква «К», что означало «кадровый». Это позволяло отделить приказы и распоряжения по личному составу от приказов и распоряжений по основной деятельности, в том числе с целью раздельного формирования в дела. Вместе с тем приказы и распоряжения по личному составу также делятся на группы в зависимости от срока их хранения (75 лет и 3 года) и поэтому, соответственно, должны регистрироваться и формироваться в дела раздельно. С учетом этого присвоение идентичных индексов с одинаковыми литерными обозначениями различным категориям приказов недопустимо.

    Для соблюдения этого правила в практике кадровых служб, как правило, стал применяться порядок, при котором приказам по личному составу различных сроков хранения присваивались различные литерные обозначения: «к» - для приказов и распоряжений 75-летнего срока хранения (прием, перевод, увольнение и др.), «л» - для приказов и распоряжений 3-летнего срока хранения (отпуска, командирование и др.). Например, «приказ о приеме на работу № 7-к» и «приказ о предоставлении трудового отпуска № 14-л».

    Подобный порядок поддерживался представителями Государственной архивной службы, однако не был закреплен нормативно. С принятием новой Инструкции подобная «нормативная недосказанность» была ликвидирована.

    Помимо этого, в Инструкции закреплен новый порядок, согласно которому отдельные категории распорядительных документов по личному составу (например, о командировании, о предоставлении отпусков и др.) при их значительном объеме могут регистрироваться и храниться отдельно. При этом регистрационные индексы таких документов следует дополнять самостоятельными буквенными обозначениями. Например, регистрационные индексы приказов о командировании могут дополняться литерами «ком», об отпусках - литерой «о» и т.д.

    В части формирования распорядительных документов по личному составу в дела Инструкцией уточнены некоторые аспекты. Так, уточнен и дополнен перечень категорий приказов и распоряжений по личному составу, формируемых раздельно. Согласно Инструкции, в зависимости от сроков хранения, раздельно должны группироваться приказы и распоряжения:

    · о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов);

    · о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках (длительностью не более месяца в пределах Республики Беларусь).

    Подобное деление, по сути, обусловлено нормами Перечня типовых документов с указанием сроков хранения 3 .

    Коснулись новшества и порядка оформления локальных нормативных правовых актов. Так, теперь в организациях возможно применение сквозной нумерации пунктов в сложных документах, объединение пунктов в главы и т.д. что установлено для оформления документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь.

    Порядок работы с электронными документами

    Наиболее существенным отличием новой Инструкции от действовавшей ранее Примерной инструкции по делопроизводству является наличие в ней отдельной главы по работе с документами в электронном виде. Нормы Примерной инструкции по делопроизводству практически не описывали технологию работы с подобными документами, хотя и закрепляли ряд общих принципов, «увязывающих» традиционное делопроизводство и работу с документами на машинных носителях. С момента утверждения Примерной инструкции были приняты Закон Республики Беларусь от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 02.08.2006) (далее - Закон об электронном документе), СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» 4. СТБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедура выработки и проверки электронной цифровой подписи», иные нормативные акты и методические документы по работе с электронными документами. Положения данных нормативных актов, отражающие новые технологические реалии, практически не учитывались Примерной инструкцией по делопроизводству.

    Можно отметить, что и в новой Инструкции вопросы работы в делопроизводстве с документами в электронном виде максимально не урегулированы. Ряд норм, заложенных в Инструкции по вопросам работы с документами в электронном виде, носит общий, рамочный характер. В частности, отсутствуют единые стандарты и нормативные правовые акты, устанавливающие форматы хранения электронных документов, системы электронного документооборота, единый формат электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), унифицированные форматы коммуникативного обмена в электронном виде и т.д.

    Учитывая указанный аспект, в Инструкции, например, определено, что форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. При этом организации, передающие документы на хранение в государственные архивы, должны согласовывать используемые форматы с уполномоченным органом или учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.

    Анализируя положения Инструкции, можно отметить, что вместо понятия «электронный документ» в ней используется понятие «документ в электронном виде». Это обусловлено тем, что согласно Закону об электронном документе электронным документом признается лишь тот, который заверен при помощи ЭЦП. Такой же подход к трактовке понятия «электронный документ» сохранится и в новой редакции указанного Закона, принятие которой планируется в ближайшем будущем. Согласно Закону об электронном документе электронный документ, заверенный ЭЦП, приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Вместе с тем Гражданский кодекс Республики Беларусь при совершении сделок сторонами допускает (в соответствии с законодательством или предварительно заключенным соглашением) использовать не только ЭЦП, но и иные аналоги собственноручной подписи. Поэтому разработчики Инструкции предусмотрели возможность использования в оперативном управлении и информационном обмене между организациями документов в электронном виде, не заверенных ЭЦП (при условии, что программные средства организаций позволяют однозначно идентифицировать участников управления и информационного обмена, обеспечить подлинность и целостность передаваемых документов, и при этом стороны признают такие документы).

    Таким образом, используемое в Инструкции понятие «документ в электронном виде» включает в себя понятие гораздо шире, чем «электронный документ».

    Разработчики Инструкции исходили из принципа сохранения преемственности и единства делопроизводственных технологий как при работе с бумажными, так и с электронными документами. Например, Инструкцией установлено, что подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Также документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов документа в электронном виде при его внешнем представлении (на мониторе компьютера или при распечатке) должно соответствовать требованиям Инструкции.

    Учитывая, что не все нормы работы с бумажными документами можно «один в один» перенести на практику работы с документами в электронном виде, разработчики Инструкции предусмотрели особенности, связанные, например, с подписанием документов, использованием различных реквизитов и отметок, проставляемых в традиционном делопроизводстве непосредственно на бумажных документах, но при работе с документами в электронном виде отражаемых только в регистрационно-контрольных формах и т.д.

    Рамочный характер ряда норм Инструкции в части работы с документами в электронном виде скорее говорит о несовершенстве и неполноте нормативно-методической базы в данной сфере. Также, несомненно, в мире стремительно развивающихся и меняющихся технологий с течением времени некоторые общие подходы, а также частные методы, закрепленные в Инструкции в отношении документов в электронном виде, будут пересмотрены. Вместе с тем сегодня данные нормы вполне могут применяться на практике и способствовать более четкой организации делопроизводства в организациях.

    Список использованных источников

    1. Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. / Минск « Беларусь» 1997.

    2. Декрет Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. N 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 06.08.1999, N 58, рег. № 1/512 от 28.07.1999) (с учетом изменений, внесенных Указом Президента Республики Беларусь от 27.02.2002 № 145; Декретами Президента Республики Беларусь от 04.04.2002 N 10; 30.08.2002 № 22). ЮРИДИЧЕСКАЯ БАЗА «ЮСИАС» 2008г.

    3. Указ Президента Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999г. №29» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 21.04.2000, N 37, рег. № 1/1164 от 14.04.2000) (с учетом изменений, внесенных Указами Президента Республики Беларусь от 23.08.2005 № 392, рег. № 1/6727 от 24.08.2005; 02.06.2006 № 369, рег. № 1/7644 от 05.06.2006). ЮРИДИЧЕСКАЯ БАЗА «ЮСИАС» 2008г.

    4. Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года. ЮРИДИЧЕСКАЯ БАЗА «ЮСИАС» 2008г.

    5. Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь. Под ред. Василевича Г.А. Издательство Амалфея. / 2003. – 1120с.

    6. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков, В.Н. Артемова, Г.А. Василевич и др.; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2001 - 592с.

    7. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.

    8. Трудовое и социальное право: Учебник/под общей редакцией В.И. Семенкова. Мн. Амалфея, 1999.-664с.

    9. Трудовое право: Учебник/В.И Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишко и др.; Под общ. ред. В.И. Семенкова. – 3-е изд.; перераб. и доп. – Мн. Амалфея, 2006с.

    10. Трудовое право Республики Беларусь: Практическое пособие / Важенкова Т.Н. – Мн. УП «Молодежное», 2003.

    11. Трудовое право Республики Беларусь, Краткое изложение курса / В.А. Круглов. – Мн. Дикта 2004. – 75с.