Сколько стоит трудовая книжка и вкладыш в трудовую: цена в роспечати

Каждый человек рано или поздно устраивается на работу. Единственное, что нужно – это трудовая книжка. Но те, кто еще с этим не сталкивался, не знают что это и для чего это нужно.

Трудовая книга – это основной и самый главный документ, который подтверждает всю вашу трудовую деятельность с того момента, как вы начали работать. Каждое место работы фиксируется работодателем (сезонная или постоянная работа – не имеет значения). Что касается внештатных сотрудников, им запись также делается, но при условии, что эти сотрудники попадают под государственное социальное страхование.

Постановление о трудовой книге было принято еще со времен СССР в 1973 году. Записи с каждого места работы в обязательном порядке должны быть подписанными руководителем организации или же должностным лицом, а также подтверждены мокрой печатью предприятия.

Важно знать, что заполнение трудовой книжки должно быть в присутствии сотрудника должностным лицом, в течение первой недели работы.

1. Заполняются все его личные данные (ФИО, дата рождения, специальность из подтверждающих документов, не со слов работника). На титульной странице в обязательном порядке ФИО заполняется полностью, ни в коем случае не сокращается и не заменяется инициалами;
2. Дата рождения заполняется исключительно из подтверждающего личность документа, например, из военного билета, паспорта и т. д.);
3. Запись об образовании должна вноситься только при наличии у сотрудника аттестата или диплома об окончании учебного заведения;
4. Если при приеме на работу у будущего сотрудника неоконченное образование. в трудовую вносится данная информация только из подтвержденных документов (например, студенческий билет, зачетная книга или же справка с вуза, которая была выдана не позднее 10 дней).

О работе: первоначально указываются сведения о приеме на работу, деле о переводе на другую должность (в случае перевода), и об увольнении. Также указываются все виды вознаграждений и поощрений. Если сотрудник получает новый разряд, то эта информация указывается в трудовой в установленном порядке. Записи об образовании и личные данные записываются исключительно из документов.

После заполнения всех данных сотрудник ставит на титульном листе свою подпись, тем самым подтверждая правильность заполнения информации.

Хоть документ и ценный, его изначальная стоимость до 300 рублей. Трудовая книга идет стандартного образца на 44 страницы с различными водяными знаками. Купить ее можно в любом канцелярском магазине или даже на рынке. Для этого никакие документы не требуются. На сегодняшний день выпускаются новые образцы Т.к. с повышенным уровнем защиты (новые водяные знаки и голограммы), но они продаются в разы дороже.

Поговаривают, что в скором времени трудовую нельзя будет свободно купить. Это обусловлено тем, что данная книга является серьезным документом с защитой, которая, ко всему прочему, должна храниться до заполнения.

Цены по всем магазинам отличаются, но незначительно. Книжки старого образца без повышенного уровня защиты можно приобрести за 120 рублей. Все, что дороже — уже с новшествами.

Это ваше личное дело какую книгу покупать, она все равно остается на предприятии до того момента, пока вы работаете. Но мало ли как дальше будет, все меняется с большой скоростью.

Для начала стоит разобраться, что такое вкладыш и зачем он нужен. Наступает такое время, когда записи больше некуда делать, так как книга заканчивается. Так вот вкладыш – это чистый бланк, на котором есть серия и номер, так же, как и в трудовой. Этот документ выпускается объединением ГОЗНАК и имеет такую же ценность, как и книжка. Вкладыш – это практически то же самое, но без обложки. Строго-настрого запрещается :

1. Вычеркивать или дополнять записи в книжке самостоятельно. Исправить ошибку в документе имеет право только та организация, которая ее допустила.
2. Вклеивать листы в трудовую книгу также запрещено.

Если вкладыш на предприятии испортили, его сразу же уничтожают, но на него составляется определенный акт, так как документация ведется в строгой отчетности. После этого заполняют новый вкладыш, но уже без ошибок.

Такой документ можно приобрести всего за 90 рублей в специальных магазинах.

Помните! Самостоятельно с вкладышем ничего делать нельзя.

В жизни может произойти всякое, поэтому не стоит расстраиваться, если вы потеряли книжку. Если ваша карьера началась совсем недавно или вы работали в нескольких организациях, то вы спокойно можете самостоятельно восстановить свой стаж работы и не платить за это деньги. Вам стоит всего лишь проехаться по тем учреждениям, где вы работали, и попросить повторно (уже в новой трудовой) проставить записи.

Если же у вас было довольно много записей, да и ездить у вас нету времени, вы можете нанять специалистов, которые сделают это за вас. Все восстанавливается в кратчайшие сроки, но влетит это в копеечку. За каждую организацию нужно будет заплатить от 500 до 1500 рублей.

Плюс нужно учитывать год выпуска вашей книжки, стоимость от 70 до 2500 рублей. Дороговато, конечно, но если учесть, то, что вам не придется никуда ехать, а спокойно заниматься своими делами, пока все восстанавливается – это того стоит.

Что же мы узнали? Этот документ является одним из самых главных. Как только человек начинает свою рабочую деятельность – это обязательно должно фиксироваться, так как в будущем это отобразится на вашей пенсии. Кто бы не хотел обеспечить себе достойную старость? Но до этого еще далеко.

Для того чтобы обеспечить себе хорошую карьеру – не стоит разбрасываться тем стажем, который у вас уже есть в трудовой книге. Если вы случайно ее потеряли – лучше восстановите записи, на это у вас не уйдет много времени.

Как отразить в учете организации приобретение бланка трудовой книжки и ее оформление вновь принятому работнику, если плата за бланк трудовой книжки с

Стоимость бланка трудовой книжки, приобретенного подотчетным лицом организации за наличный расчет, составила 354 руб. (в том числе НДС 54 руб.). Приобретение бланка подтверждено авансовым отчетом подотчетного лица с приложением товарной накладной, счета-фактуры и чека ККТ. Бланк использован при оформлении трудовой книжки вновь принятому работнику. Организация, согласно принятому локальному нормативному акту, не удерживает со своих работников стоимость оформленных трудовых книжек. Организация применяет метод начисления в налоговом учете.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).

Бланки трудовой книжки хранятся в организации как документы строгой отчетности (п. 42 Правил).

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. п. 8, 45 Правил).

Об общих правилах ведения и хранения трудовых книжек см. в Путеводителе по кадровым вопросам.

При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение (за исключением случаев, предусмотренных п. п. 34 и 48 Правил) (п. 47 Правил).

В данном случае организация в соответствии с локальным нормативным актом не удерживает с работника стоимость бланка оформляемой трудовой книжки. При этом стоимость такого бланка не может рассматриваться в качестве выплаты, относимой к оплате труда работника.

Порядок ведения кассовых операций

Выдача наличных денег из кассы под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, производится по расходному кассовому ордеру на основании заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и сроке, на который выданы наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 6, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание)).

В соответствии с абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания авансовый отчет об израсходованных суммах представляется работником в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Стоимость бланка трудовой книжки, оформленной работнику без взимания платы за бланк, является его доходом в натуральной форме и формирует налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210, пп. 2 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ). Аналогичный вывод содержится, например, в Письме Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367 <1>.

Налоговая база при этом определяется как покупная стоимость бланка трудовой книжки с учетом НДС, что следует из п. 1 ст. 211, абз. 3 п. 1 ст. 105.3 НК РФ.

Организация в качестве налогового агента обязана исчислить сумму НДФЛ, удержать ее из доходов физического лица и уплатить в бюджет (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в данном случае в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ как дата оформления трудовой книжки (п. 3 ст. 226 НК РФ).

При выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплачиваемого дохода в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ). Поскольку в данном случае налогоплательщик является работником организации, соответствующие суммы НДФЛ могут быть удержаны организацией из его заработной платы.

Перечисление НДФЛ в бюджет производится не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поскольку сумма НДФЛ удерживается из заработной платы работника, организация обязана перечислить НДФЛ в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты ему заработной платы.

В общем случае выплаты, производимые работникам в рамках трудовых отношений (в том числе на основании локальных нормативных актов работодателя), облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ч. 1 ст. 7, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ), п. п. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ)).

Таким образом, выплата работнику в натуральной форме в виде бесплатного оформления трудовой книжки на основании локального нормативного акта работодателя облагается всеми вышеуказанными страховыми взносами <2>, <3>.

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Согласно официальной точке зрения выдача работнику трудовой книжки (как на возмездной, так и на безвозмездной основе) признается реализацией (п. 1 ст. 39 НК РФ) и облагается НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Такие разъяснения приведены, например, в Письмах Минфина России от 30.09.2015 N 03-07-11/55714, ФНС России от 23.06.2015 N ГД-4-3/10833@.

Следовательно, на дату оформления трудовой книжки работнику у организации возникает момент определения налоговой базы по НДС (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).

Налоговая база при выдаче трудовой книжки на безвозмездной основе определяется как стоимость бланка трудовой книжки, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 105.3 НК РФ, без учета НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ). В рассматриваемой ситуации налоговой базой является покупная стоимость бланка трудовой книжки (рыночная стоимость) без учета НДС.

Дополнительно о налогообложении НДС операции по выдаче работнику трудовой книжки см. Практическое пособие по НДС, Энциклопедию спорных ситуаций по НДС.

Сумма НДС, предъявленная продавцом бланка трудовой книжки, подлежит вычету при условии, что он приобретается для осуществления операций, облагаемых НДС. Вычет производится на основании надлежаще оформленного счета-фактуры после принятия бланка трудовой книжки на учет и при наличии соответствующих первичных документов (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172, п. 2 ст. 169 НК РФ).

Поскольку, как указывалось выше, при выдаче трудовой книжки происходит ее реализация, то есть операция, облагаемая НДС, вычет НДС при приобретении бланка производится в общеустановленном порядке.

Налог на прибыль организаций

В общем случае затраты на приобретение бланка трудовой книжки, осуществленные в целях исполнения обязанности по оформлению трудовой книжки работнику, предусмотренной положениями подзаконного акта федерального органа власти (Правилами), и подтвержденные документально, соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и учитываются в качестве расхода. Такие же выводы содержатся, например, в Письме ФНС России от 23.06.2015 N ГД-4-3/10833@, п. 1 Письма Минфина России от 26.09.2007 N 07-05-06/242.

Однако обязанность по оформлению трудовой книжки не подразумевает ее безвозмездности (что следует из п. 47 Правил).

В консультации советника государственной гражданской службы РФ 1 класса Г.Г. Лалаева высказано мнение, что расходы на приобретение бланков трудовых книжек, выдаваемых работникам безвозмездно, не учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли, за исключением случаев, когда работодатель обязан выдать бланк трудовой книжки бесплатно. Оно основано на том, что согласно п. 16 ст. 270 НК РФ не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей, если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ. При таком подходе сумма НДС, начисленная при безвозмездной передаче трудовой книжки работнику, также не признается расходом на основании вышеуказанной нормы как расход, связанный с безвозмездной передачей.

Что касается начисленных страховых взносов, то они включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (независимо от того, что они исчислены с суммы, не уменьшающей налоговую базу по налогу на прибыль), на дату их начисления (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 09.06.2014 N 03-03-06/1/27634).

Порядок бухгалтерского учета бланков трудовых книжек нормативно не закреплен. По мнению Минфина России, затраты на приобретение бланка трудовой книжки относятся на прочие расходы (Письмо Минфина России от 29.01.2008 N 07-05-06/18 «Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год»).

Расход в виде стоимости приобретенного бланка признается на дату утверждения авансового отчета (п. п. 11, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Сумма НДС, начисленная при передаче работнику бланка трудовой книжки (при ее оформлении), а также исчисленные со стоимости бланка страховые взносы включаются в состав прочих расходов организации (аналогично стоимости бланка) на даты их начисления (п. п. 11, 16 ПБУ 10/99).

Отметим, что, поскольку бланки трудовых книжек хранятся в организации как бланки строгой отчетности (о чем сказано выше), их стоимость до момента оформления работнику отражается на забалансовом счете учета бланков строгой отчетности.

Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Применение ПБУ 18/02

В данном случае признанная в составе расходов стоимость бланка трудовой книжки, приобретенной для безвозмездной выдачи работнику, и сумма начисленного при выдаче работнику трудовой книжки НДС в бухгалтерском учете учитываются в составе расходов, а для целей налогообложения прибыли расходами не признаются. В результате этого в учете организации возникают постоянные разницы и соответствующие им постоянные налоговые обязательства (ПНО) (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).

Обозначения аналитических счетов, используемые в таблице проводок

К балансовому счету 68 «Расчеты по налогам и сборам»:

68-пр «Расчеты по налогу на прибыль»;

68-НДС «Расчеты по НДС»;

68-НДФЛ «Расчеты по НДФЛ».

Выписка банка по расчетному счету

<1> Отметим, что бесплатное оформление работнику трудовой книжки может быть документально оформлено в качестве предоставленного работнику подарка или же материальной помощи . В этом случае доход работника в виде стоимости бесплатно оформленной трудовой книжки, не превышающий 4000 руб. освобождается от налогообложения НДФЛ по соответствующему основанию, предусмотренному п. 28 ст. 217 НК РФ. Дополнительную информацию по данному вопросу см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды, Письме Минфина России от 01.06.2010 N 03-04-06/6-106.

В данной консультации исходим из того, что организация не рассматривает бесплатное оформление работнику трудовой книжки в качестве подарка или материальной помощи и, соответственно, начисляет НДФЛ.

<2> Существует иной подход к выплатам работникам, которые не связаны с оплатой труда, согласно которому такие выплаты не рассматриваются как производимые в рамках трудовых отношений и, соответственно, страховыми взносами не облагаются. Подробно по данному вопросу см. Практическое пособие по страховым взносам на обязательное социальное страхование.

<3> Бесплатное оформление трудовой книжки, документально оформленное в качестве подарка, не будет облагаться страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и на обязательное медицинское страхование на основании ч. 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ при наличии документального подтверждения того, что бланк трудовой книжки передан работнику именно в качестве подарка.

Закон N 125-ФЗ не предусматривает исключения из объекта обложения страховыми взносами выплат, производимых работникам в качестве подарков. В связи с этим стоимость не оплаченного работником бланка трудовой книжки подлежит обложению страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний даже в случае оформления бесплатной выдачи трудовой книжки в качестве подарка работнику.

Если же оформлять бесплатную выдачу трудовой книжки в качестве оказанной работнику материальной помощи . то выплата в виде стоимости бланка не будет облагаться всеми страховыми взносами на основании п. 11 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ и пп. 12 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ.

<4> Приведенные в таблице проводок суммы страховых взносов рассчитаны с применением общих тарифов, предусмотренных ч. 1.1 ст. 58.2 Закона N 212-ФЗ (в пределах установленной предельной величины базы для начисления взносов). Подробная информация о применяемых тарифах страховых взносов и предельной величине базы для начисления страховых взносов приведена в Практическом пособии по страховым взносам на обязательное социальное страхование.

Суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний начислены с применением тарифа 0,2%. По вопросу определения страхового тарифа по этим взносам см. Практическое пособие по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

<5> По общему правилу для доходов, в отношении которых применяется ставка, установленная п. 1 ст. 224 НК РФ, налоговая база определяется за минусом налоговых вычетов, предусмотренных ст. ст. 218 — 221 НК РФ (п. 3 ст. 210 НК РФ). В данной консультации удерживаемая сумма НДФЛ рассчитывается без учета налоговых вычетов.

Навигация по записям

УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ И ВЫДАЧИ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК (БУХГАЛТЕРСКИЙ, НАЛОГОВЫЙ)

При заключении трудового договора гражданин должен предъявить работодателю свои документы, в том числе свою трудовую книжку. Если же работодатель нанимает на работу работников впервые, то он обязан выдать им трудовые книжки, причем новые работники должны возместить их стоимость. В настоящей статье рассмотрим, как нужно вести бухгалтерский учет бланков трудовых книжек, какие налоги необходимо начислить при выдаче трудовой книжки работнику, а также какая ответственность предусмотрена за нарушение правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек.

Согласно ст. ст. 65, 66, 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) работодатель при заключении трудового договора с работником, устраивающимся на работу впервые, обязан оформить ему трудовую книжку, хранить в течение всего срока действия трудового договора, а также вносить необходимые записи, связанные с трудовой деятельностью работника, а при прекращении трудового договора — выдать ее работнику. Кроме того, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

В соответствии с п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила N 225), работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Пунктом 46 Правил N 225 и п. 4 Приказа Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках» работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыша в нее за плату на основании договора с уполномоченным лицом.

В соответствии с п. 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках», изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации. Таким образом, купить трудовые книжки либо вкладыши к трудовым книжкам можно либо у Объединения «ГОЗНАК», либо у его законных распространителей. Например, в Москве обязанности распространителя выполняют ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк», ООО «Имидж».

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Такое требование установлено п. 47 Правил N 225.

Рассмотрим порядок отражения операций по приобретению трудовых книжек и выдаче их работнику в бухгалтерском и налоговом учете.

Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладышей в связи с необходимостью иметь их в наличии в соответствии с трудовым законодательством. Соответственно, затраты на приобретение являются обоснованными затратами работодателя.

Исходя из ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99″, и ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 32н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99″ расходы работодателя по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, — на прочие доходы. Кроме того, согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению», данные о движении бланков трудовой книжки и вкладыша в нее учитываются на счете 006 «Бланки строгой отчетности». Данные разъяснения приведены в Письме Минфина России от 29 января 2008 г. N 07-05-06/18 «Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год».

Рассмотрим конкретный пример.

Пример. Организация в сентябре приобрела 20 бланков трудовых книжек по 236 руб. (в том числе НДС — 36 руб.) за одну книжку. Общая стоимость бланков — 4720 руб. (в том числе НДС — 720 руб.). Бланки трудовых книжек были оплачены в сентябре.

В ноябре организация приняла на работу специалиста, устраивающегося на работу впервые, поэтому отдел кадров завел для него новую трудовую книжку, а стоимость бланка по заявлению работника удержана из его заработной платы.

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 51 «Расчетные счета»

— 4720 руб. — оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

— 4000 руб. — стоимость трудовых книжек (без НДС) учтена в составе прочих расходов (4720 — 720 НДС);

Дебет 006 «Бланки строгой отчетности»

— 4720 руб. — учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности;

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

— 720 руб. — Учтен НДС по приобретенным бланкам трудовых книжек;

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет 1 «НДС», Кредит 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

— 720 руб. — принят к вычету НДС по трудовым книжкам.

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 91-1 «Прочие доходы»

— 236 руб. — отражена задолженность работника за бланк трудовой книжки;

Кредит 006 «Бланки строгой отчетности»

— 236 руб. — выдана трудовая книжка;

Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 68-1 «НДС»

— 36 руб. — начислен НДС со стоимости бланка трудовой книжки;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

— 236 руб. — удержана из заработной платы стоимость трудовой книжки по заявлению работника.

При этом в учетной политике организации нужно закрепить положение о том, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении на руки, а в заявлении на удержание из заработной платы стоимости трудовой книжки необходимо сослаться на гл. 50 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Поскольку расходы на приобретение бланков трудовых книжек являются экономически оправданными и произведены для осуществления деятельности, направленной на получения дохода, то они учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ)).

В налоговом учете затраты на выданные работникам после заполнения бланки трудовых книжек включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Данные затраты учитываются в составе косвенных расходов, в полном объеме уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода на дату использования их в хозяйственных целях (п. п. 1 и 2 ст. 318 НК РФ).

Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные (ст. 250 НК РФ). В налоговом учете в состав внереализационных доходов сумма компенсации расходов на приобретение бланков трудовых книжек, полученная от работников, включается на дату поступления денежных средств в кассу (на расчетный счет) налогоплательщика (ст. 250, пп. 2 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Налог на добавленную стоимость

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ объектом налогообложения по НДС признается реализация товаров, работ, услуг.

Под реализацией понимается передача на возмездной основе права собственности на товары (п. 1 ст. 39 НК РФ).

По мнению Минфина России, выраженному в Письмах от 26 сентября 2007 г. N 07-05-06/242, от 13 июня 2007 г. N 03-07-11/159, выдача работникам трудовых книжек и вкладышей к ним является реализацией товаров и объектом налогообложения по НДС, поскольку право собственности на заполненную трудовую книжку переходит к работнику.

Таким образом, при оформлении трудовой книжки новому работнику у работодателя возникает налоговая база по НДС. Если он является плательщиком НДС, то обязан оформить соответствующий счет-фактуру. При этом сумма НДС, которая была ранее предъявлена продавцом бланков, может быть принята работодателем к вычету в общеустановленном порядке (пп. 1 п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ).

Ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ).

Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает наказание в виде административного штрафа:

— на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

— на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 руб. или административного приостановления деятельности на срок до девяноста суток;

— на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административного приостановления деятельности на срок до девяноста суток (Постановление ФАС Московского округа от 26 октября 2006 г. по делу N КА-А40/10220-06).

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Этот персональный документ отражает факты последовательной трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения. В настоящей статье рассмотрим порядок хранения трудовых книжек.

Согласно ч. 4 ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (трудового договора).

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

В настоящее время действуют Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены форма трудовой книжки, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек), и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Работодатель обязан (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при заключении трудового договора. В отдельных случаях, предусмотренных трудовым законодательством, трудовые отношения могут возникнуть и без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В соответствии с п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

1) фамилия, имя, отчество;

2) дата рождения (число, месяц, год);

4) профессия, специальность.

В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек для учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладыша в нее у работодателей ведутся:

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и приведены в Приложениях 2 и 3 к этому Постановлению.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Пример. 23 июля 2014 г. ОАО «Мираф» приобрело у ЗАО «Омсбыт» 5 трудовых книжек. Предположим, что цена за один бланк — 170 руб. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной от 23 июля 2014 г. N 123456. Приобретенные бланки имеют серию АК, а номера — с 0056725 по 0056729.

30 июля 2014 г. ОАО «Мираф» приняло на работу оператора Петрова Ф.Ф. который устроился на работу впервые (приказ от 30 июля 2014 г. N 18-к). На основании заявки от 30 июля 2014 г. N 8 кадровому работнику Снегиревой Н.П. была выдана трудовая книжка серии АК за N 0056725. Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 850 руб.

В данном примере приходно-расходная книга должна быть заполнена следующим образом:

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации. В ней оформляются прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек рассмотрим на конкретном примере.

Пример. Воспользуемся условиями предыдущего примера.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Снегиревой Н.П. были сделаны следующие записи (см. ниже).

Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее

Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее

Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее

Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник

Дата и N приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника

Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку

Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)

Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

Расписка работника в получении трудовой книжки

Отсутствие указанных книг или их неправильное оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.

Статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек предусмотрено наказание в виде административного штрафа:

— на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

— на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 руб. или административного приостановления деятельности на срок до девяноста суток;

— на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административного приостановления деятельности на срок до девяноста суток (Постановление ФАС Московского округа от 26 октября 2006 г. по делу N КА-А40/10220-06).

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Отметим, что законодательство не содержит запрета на выдачу работнику по его просьбе подлинника трудовой книжки в период действия трудового договора. Тем не менее следует учитывать, что ответственность за ее утерю будет все равно нести специально уполномоченное должностное лицо организации. Такие разъяснения приведены в Письме Роструда от 18 марта 2008 г. N 656-6-0.

В соответствии с п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Отметим, что согласно пп. «б» п. 4 ст. 22 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу (в частности, трудовую книжку) следует хранить в течение 75 лет.

В соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

Не взимается плата с работника в следующих случаях (п. п. 34 и 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

— если произошло чрезвычайное происшествие, в результате которого трудовые книжки работников были повреждены (в этом случае новые трудовые книжки сотрудникам выдаются за счет организации);

— в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (в этом случае стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем).