Как оформлять дело?

Личное дело сотрудника, это комплекс документов, который содержит полную информацию о человеке и о его деятельности в учебном заведении, организации или учреждении. Стоит отметить, что законодательство не имеет никакого отношения к личным делам сотрудников каких-либо фирм, более того, ведение личного дела вовсе процедура не обязательная и выполняется она, либо под контролем учредителя, либо самого служащего. Такой пакет документов позволяет быстро узнать о сотруднике необходимую информацию.

А теперь поговорим о том, как правильно оформить личное дело и какие документы должны обязательно входить в его состав. Не смотря на то, что введение личного дела процесс вовсе не обязательный обычно большинство организаций все-таки уделяют этому большое внимание и в обязательном порядке ведут личные дела своих сотрудников. Ведь в этом комплекте документов содержится не только простая поверхностная информация о человеке, но и о его достижениях на прежнем месте работе, о проявляемой инициативе. Также очень часто в таком наборе документов можно найти характеристики прежних работодателей, что в случае смены работы, возможно, поможет сотруднику быстрее подыскать себе новое место.

Рассмотрим подробно, как оформлять дело и какие бумаги должны в него входить.

• В первую очередь, в составе личного дела обязательно должен быть листок с описью всех остальных документов дела. Можете посмотреть образец ниже.
  
• Также в комплекте документов должна быть анкета, ну или хотя бы личный листок по учету кадров.
  
• Нельзя обойтись и без дополнения к личному листку.
  
• Резюме является основным документом, говорящим о прежних местах работы и образовании человека.
• В состав личного дела обязательно должны входить копии документов об образовании и копия трудового договора.
• Копия приказа, гласящая о приёме на рабочее место.
• В личное дело должны входить несколько копий приказов, говорящих о переводе, если таковой имел место быть.
• Также необходимы документы, которые подтверждают изменения в анкетных данных, если таковые есть.
• Ни одно личное дело не обойдется без аттестационных документов с мест получения образования.
• В состав документов обязательно должны входить представления к переводам.
• Копии приказов о поощрении служащего и налагаемых взысканий, если таковые были.
• Характеристики с прежних мест работы, которые подтверждают добросовестность и ответственное отношение к работе.

Теперь вы знаете о том, как правильно оформить дело, и какие документы следует обязательно включить в него. Выше приведён не весь список документов, которые могут входить его состав. Также не стоит забывать, что состав документов зависит от того, на какой должности вы работаете и в каком подразделении. А также оформление напрямую зависит от самой организации, ее размера и того, чем она занимается.

Рассматривая то, как оформить личное дело, нужно помните о том, что порядок, в котором лежат ваши документы, тоже важен. В первую очередь необходимо собрать бумаги важные для приёма на работу и подшить их соответственно в начале. А в конце прикрепляются копии заявлений и приказов об увольнении, плюс дополнительные документы.

Немаловажно не только правильное оформление личного дела, но и его хранение. Обычно, как и где будет храниться архив документов, каждое учреждение решает самостоятельно, для этого нет каких-то определённых правил. Чаще всего личные дела помещаются в хранилище, которое находится непосредственно в помещении учреждения, либо в архив.

Если представители учреждения, приняли решение хранить дела самостоятельно и не сдавать их в архив, в первую очередь они должны позаботиться о том, чтобы выбранное ими помещение под хранилище было приспособлено для этой цели. Для этого учредитель обязан выделить отдельное помещение и оборудовать его специальными удобными стеллажами или шкафами. Если под хранилище документов выделено светлое помещение, в которое регулярно проникают солнечные лучи, то стоит позаботиться о том, чтобы личные дела не выцвели, для этого нужно ещё в самом начале, при выборе шкафов и стеллажей отдать предпочтение шкафам, которые можно наглухо закрыть. Также обязательно стоит принять необходимые меры для охраны данного помещения, то есть: установить на окнах крепкие решетки, а простую дверь заменить на металлическую.

Также очень важно продумать порядок хранения личных дел, это необходимо для того чтобы в нужный момент с легкостью найти необходимые документы. Для этого необходимо разработать специальную номенклатуру дел или опись. Как правило, это специальные документы, содержащие такую информацию как: количество единиц хранения, номера дел и срок их хранения.

• Во-первых, документы каждого личного дела должны быть либо переплетены, либо аккуратно подшиты в соответствующем порядке в папке.
• Листы личного дела должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены в конце печатью.
• Обязательно должен быть составлен лист заверителя.
• В некоторых случаях в личные дела также добавляются составления внутренней описи всех документов.
• На обложке личного дела должны быть написаны реквизиты предприятия: точное название фирмы, заголовок дела, регистрационный индекс дела.

Также, стоит отметить, что доступ к личным делам имеют далеко не все, получить нужную информацию, сделать копии каких-либо документов, без препятствий может непосредственно хозяин личного дела, а работодатель в свою очередь обязан обеспечить секретность дел. И если вдруг каким-то организациям, по каким-то причинам понадобилась информация о сотруднике, то её можно предоставить только после письменного запроса, который должен сопровождаться заявлением бывшего работника, которому принадлежит это личное дело.

Теперь вы знаете о том, как оформить личное дело работника, какие документы обязательно должны входить в его состав и как необходимо их хранить. Также теперь вам известно, о том, как должны храниться личные дела, где и как можно получить копии нужных документов из личного дела, если вы уже сменили место работы.

Личное дело сотрудника

В личное дело любого сотрудника входит ряд документов, собранных за довольно длительный период времени, и представляющих собой информацию о сотруднике, его послужном списке, или же о его студенческом периоде в ВУЗе. Они входят в состав документов компании по личному персоналу.

В соответствии с указом Президента России от 30 мая 2005, № 609, персональные дела работников должны присутствовать в обязательном порядке во всех муниципальных или государственных органах власти. Для большинства компаний или прочих организаций, заведение личного дела допускается по усмотрению руководства.

Практика позволяет удостовериться в факте, что своевременная комплектация личного дела сотрудника во многом весьма полезна. Поскольку вся информация о работнике сконцентрирована и упорядочена в едином сохранном месте, и при необходимости она доступна для быстрого поиска по заданному запросу.

• заявление об устройстве на работу, должность
• трудовой договор и прочие соглашения
• персональный листок учета кадров
• анкета (личная информация от лица сотрудника)
• копии документов, свидетельствующих об окончании высшего образования
• документы об утверждении на должность (выписки или копии). Это могут быть выписки с результатов конкурса, тестирования на должность и т. д.
• рекомендательные письма, прочие характеристики
• регламенты сотрудника (инструкции)
• аттестационный лист, представления, отзывы
• копии паспортных данных, свидетельства о браке
• заявления о переходе на другую должность, приказы о назначении или об увольнении
• копии документов, дипломов о награждении или выписки о взысканиях
• информация о доходах и имуществе сотрудника. Справки, подтверждающие достоверность сведений дела (для государственных или муниципальных служб)
• менее востребованные документы (дипломы, трудовые книжки, свидетельства)

Другие документы по необходимости. Для госслужащих подробная информация в Указе Президента РФ (по ссылке во 2-ом абзаце).

Документы попадают в личное дело по мере их появления, согласно принципу хронологии. В случае увольнения сотрудника, его личное дело переходит в архив, как законченное делопроизводство. Что касается работников государственной службы, по нормативным требованиям, их дела попадают в архив лишь после десяти лет хранения в службе кадров, т. к. при переходе такого работника на другую государственную службу, его персональное место также отправляется на новое место работы. Для остальных эту процедуру желательно выполнить не позже трех лет после окончания делопроизводства сотрудника.

Ввиду того, что материалы личного дела крайне важны, необходимо проводить внутреннюю опись (см. пример внутренней описи личного дела). Она нумеруется вне остальных документов из дела. Перед архивированием личного дела, в листе-заверителе указывается сума листов внутренней описи.

Каждый сотрудник обладает самостоятельным личным делом. В случае, когда за год личных дел набралось не так много, при архивировании их все можно сгруппировать, прошить в общее дело. Для этого во внутренней описи следует занести информацию о каждом личном деле в отдельности: ФИО служащих, номер листов дела в общем списке для облегчения дальнейшего использования.

Использование подобного общего дела не всегда удобно, поэтому желательно архивировать дела по одному, как самостоятельные единицы. В случае гражданских служащих, отдельное дело обязательно по нормативным требованиям.

При оформлении, данная информация должна быть обязательно отображена на корочке личного дела (по ссылке найдете образец)

• В качестве заголовка должны быть фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже.
• Если в написании фамилии, имени и отчества возможны варианты, они указываются также в качестве заголовка личного дела, как правило, в скобках. Для примера: Величко (Тихомирова) Наталья Степановна.
• Если речь идет об общем деле, заголовок формируется несколько по-другому. Следует указать в заголовке первые буквы фамилий работников, находящихся в общем томе дел. К примеру: Личные дела уволенных сотрудников(2009) «А» — «К»
• Последние даты, по нормативным актам, важно проставлять такие же, как и в приказах об увольнении и поступлении на работу. Некоторые организации осуществляют определение крайних дат по датам назначения на должность и увольнения. Но этот вариант не считается особо правильным.
• На определение крайних дат ни коем образом не влияют документы, помеченные датой более ранней, чем дата приказа об утверждения на должность.
• Личные дела сотрудников хранятся со сроком 75 лет ЭПК. Период хранения у руководителей организации — постоянный, согласно статье 656 Типового перечня(2010 год). При архивировании личного дела, на обложке указывается срок хранения личного дела. Номер статьи на обложку не переносится. Срок хранения не зависит от возрастной категории служащего, отсчет начинается с момента приказа об увольнении.
• Необходимо четко зафиксировать количество в деле листов.

В этой статье расписаны основные документы, необходимые для составления правильного личного дела, также рассмотрены основные требования к его формированию, информация о хранении дела и оформлении обложки. В другой публикации «Опись дел по личному составу» можно узнать об отличительных признаках систематизации дел.

Личное дело: как оформить правильно?

“Кадровая служба и управление персоналом предприятия“, 2009, N 10

ЛИЧНОЕ ДЕЛО: КАК ОФОРМИТЬ ПРАВИЛЬНО?

Работодатели часто сталкиваются с вопросами приема на работу сотрудников, оформлением документов, их хранением и учетом. Вместе с тем порядок ведения личных дел установлен исключительно для государственных служащих. В данной статье мы рассмотрим нюансы формирования личных дел работников, общие положения о личном деле сотрудника, а также уделим особое внимание проблемам конфиденциальности информации и рассмотрим вопросы сформировавшейся судебной практики.

Общие положения о личном деле сотрудника

Личное дело работника - совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Законодательством не установлен срок заведения личного дела. Но учитывая, что личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов по личному составу сотрудников, содержит персональные данные, подлежащие защите от неправомерного использования и утраты, желательно оформлять его непосредственно после приема лица на работу. Таким образом, личное дело должно формироваться кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.

Вместе с тем часто работодатели понимают под личным делом личную карточку работника, а также совокупность документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ):

- копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- копии документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Составные части личного дела

Личная карточка не является составной частью личного дела, а представляет собой самостоятельный сводный учетный документ, используемый кадровой службой для анализа состава и учета работников. Действующая на сегодняшний день форма личной карточки N Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Личные карточки заполняются на всех работников - постоянных и временных, совместителей и работающих по основному месту работы. Заполняется личная карточка работником кадровой службы. Самостоятельное заполнение работником собственной личной карточки запрещается.

При ее заполнении необходимо использовать Постановление Госкомстата России N 1, а также Общероссийские классификаторы:

- Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95 (ОКИН), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 412;

- Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 N 276-ст;

- Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 413;

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367.

В качестве рекомендательной формы оформления лицевой стороны личного дела может служить следующая форма (см. пример 1).

Наименование организации, подразделения

Личное дело
5555
N ----

Место для фотографии
9x12

Законодательством определен порядок включения в состав личного дела документов исключительно для государственных служащих, но данные документы могут быть применены при использовании аналогии права ко всем сотрудникам организации.

Так, в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 “Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела“ (далее - Указ) установлено, что к личному делу гражданского служащего приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами РФ, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

к) копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы РФ;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

Для удобства поиска необходимой информации документы могут быть сформированы по группам (см. пример 2).

Документы, подтверждающие (устанавливающие) стаж службы или его отдельные периоды.

Документы, связанные с прохождением службы:

заявление о приеме;

заключение о приеме;

представления о присвоении специальных званий;

заявление о рассмотрении документов о приеме;

автобиография (написанная от руки собственноручно и машинописная);

заключение военно-врачебной комиссии о проведении медицинского освидетельствования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную и служебную тайну;

копии актов гражданского состояния, документов об окончании образовательных учреждений и т.п.

устаревшие анкеты, автобиография, документы, связанные с прохождением (военной) службы; заключения по документам служебных проверок и т.п.

Документы, которые могут быть утеряны в результате использования личного дела в связи с их ветхостью или нестандартными размерами, могут помещаться в конверты. В этой связи представляется целесообразным подготовить опись документов, находящихся в конверте.

Как правило, в личное дело помещается фотографическая карточка работника установленного в организации формата (обычно 4x6 см). Рекомендуется обновлять фотографии работников не реже чем раз в 5 лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет. Фотография может быть помещена как на саму обложку личного дела, так и в конверт для соблюдения режима сохранности.

Опись документов, находящихся в конверте
(фотографии, архивные документы)

N
п/п Наименование документа Кол-во листов Подпись сотрудника кадрового
аппарата
Фотография 3x4 1

N
п/п Документы, прилагаемые к личному делу Подпись сотрудника
кадрового аппарата
1 Архивные документы (копия свидетельства
о разводе)
2 Личное дело (сокращенное)

Также для удобства поиска документов и для облегчения последующей сдачи в архив в личном деле может быть предусмотрена опись документов.

Формат 230x330 мм

Опись документов
в личном деле

N
п/п Наименование документа Кол-во листов Подпись сотрудника кадрового
аппарата
1 Заявление о приеме
на работу 1
2 Копия трудовой книжки 10

Копии документов (выписки) перед помещением в личное дело должны заверяться работниками кадровой службы.

В соответствии с Указом запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Данные положения подкрепляются и Федеральными законами. Так, ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ “О службе в таможенных органах Российской Федерации“ устанавливает, что “прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа. Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы. Сбор и внесение в личное дело сотрудника таможенного органа сведений о его политической и религиозной принадлежности, о частной жизни запрещаются“. Федеральный закон от 17.01.1992 N 2202-1 “О прокуратуре Российской Федерации“ закрепляет в ст. 41.2, что “личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Запрещаются сбор и внесение в личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности прокурорского работника. Прокурорский работник имеет право на ознакомление со всеми материалами, находящимися в его личном деле, приобщение к личному делу своих объяснений в письменной форме“.

В министерствах и ведомствах РФ также может устанавливаться собственный порядок ведения личных дел работников, не противоречащий законодательству России, который регулируется в частности следующими документами:

- Приказом Минтранса России от 17.02.2009 N 27 “Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Министерства транспорта Российской Федерации и ведении его личного дела“;

- Приказом ФСТ России от 07.11.2008 N 441-к “Об утверждении Положения о работе с персональными данными государственного гражданского служащего ФСТ России и ведении его личного дела“;

- Приказом Минэнерго России от 11.11.2008 N 166 “Об утверждении Положения о работе по обработке персональных данных в Министерстве энергетики Российской Федерации“.

Личные дела муниципальных служащих ведутся в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего (ч. 4 ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ “О муниципальной службе в Российской Федерации“).

Хранение и учет личных дел сотрудников

Хранение и учет личных дел организуются с целью их быстрого и безошибочного поиска, обеспечения сохранности, а также установления конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

В случае наличия большого количества личных дел в целях облегчения поиска личных дел, а также усовершенствования порядка их учета могут предусматриваться книги учета, в которых указываются фамилии, номера личных дел и сроки их ведения (см. пример 3).

Формат 230x330 мм

Инвентарная книга
учета личных дел _____________

Начата “__“ __________ ____ г.

Окончена “__“ __________ ____ г.

Изъятие документов из личного дела допускается только с разрешения руководителя кадровой службы.

В качестве рекомендательной учетной формы выдачи личных дел может быть принята следующая:

Формат 200x280 мм

Контрольная карточка выдачи личных дел

Личное дело ведется на всем протяжении трудовой деятельности работника в организации. Кадровая служба хранит личные дела только на работающих в организации. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение в архив.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 06.10.2000, срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре, а их систематизация осуществляется по порядку номеров или в алфавитном порядке.

Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами), обеспечивающего невозможность изъятия документов из личного дела.

Персональные данные сотрудника в личном деле

Персональные данные сотрудника, а также иные сведения конфиденциального характера охраняются законодательством РФ и не подлежат разглашению.

Фрагмент документа. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных“.

Персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

В соответствии с ч. 5 ст. 20 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ “О государственной гражданской службе Российской Федерации“ следующие сведения могут быть опубликованы в СМИ:

- сведения о доходах;

- имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение которых на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ.

Средствам массовой информации по их обращениям предоставляются следующие сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих:

а) декларированный годовой доход;

б) перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;

в) перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.

Также установлен особый порядок защиты персональных данных судей, который регулируется Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 20.04.2007 N 52 “Об утверждении Инструкции о порядке защиты персональных данных, содержащихся в личных делах председателей, заместителей председателя и судей районных судов“.

Судебная практика в отношении ведения личных дел

Следует отметить, что судебная практика в отношении ведения личных дел сотрудников не сформирована, и этому есть два объяснения. Во-первых, законодательство регулирует вопросы ведения личных дел только для государственных служащих; во-вторых, сформировалась практика по ряду других категорий дел, связанных с трудовыми отношениями и затрагивающих косвенно порядок ведения личных дел.

В частности, в Учреждении “Трудовой Арбитражный суд для разрешения коллективных трудовых споров“ (Письмо от 11.04.2005 N 52-ТАС) указано, что “в статье 65 Трудового кодекса РФ установлен перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу, запрещается требование иных документов помимо установленных Трудовым кодексом РФ“.

Сформировалась также практика по вопросу конфиденциальности информации, содержащейся в личном деле, основанная на положениях ст. 88 ТК РФ, в соответствии с которой при передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

- не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами;

- не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

- предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами;

- осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;

- разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

- не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

- передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Вместе с тем суды не всегда стоят на стороне лиц, заявляющих о правонарушениях, связанных с персональными данными работников, о чем свидетельствует Постановление ФАС Московского округа от 13.09.2006 N КА-А40/8445-06 по делу N А40-8448/06-119-84, в котором “суд апелляционной инстанции правомерно удовлетворил заявление о признании недействительным ненормативного акта государственного органа о привлечении к административной ответственности за нарушение порядка хранения и использования персональных данных работников организации, так как государственным органом не представлено доказательств совершения заявителем данного правонарушения“.

Поскольку иных правовых актов, регламентирующих вопрос ведения личных дел, не принято, рекомендуем при ведении личных дел работников, не относящихся к государственным служащим, предусмотреть в локальных нормативных актах организации порядок ведения личного дела.

Е.Шестакова
К. ю. н.,

руководитель группы налогообложения
УФПС г. Москвы -
Филиала ФГУП “Почта России“

Подписано в печать
25.09.2009

ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!