Руководства, Инструкции, Бланки

типовая инструкция по делопроизводству в лнр img-1

типовая инструкция по делопроизводству в лнр

Рейтинг: 4.2/5.0 (1880 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

О новых Правилах делопроизводства «из первых уст»

О новых Правилах делопроизводства «из первых уст»

Приняты новые Правила делопроизводст­ва в федеральных органах исполнительной власти. Об этом знаковом событии мы по­просили рассказать одного из разработчиков Правил – заместителя директора ВНИИ документоведения и архивного дела, кандидата исторических наук, доцента Валентину Федоровну Янковую.

– Когда были утверждены новые правила, когда они начинают действовать? Какова судьба Типовых правил, действовавших прежде для федеральных органов власти?

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила) утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477. Правила вступили в силу с даты их утверждения.

Действительно, до принятия Правил мы работали по другому нормативному документу – Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Но статус этого документа был совершенно иной: типовая инструкция была утверждена Министерством культуры и массовых коммуникаций (в настоящее время это Министерство культуры) Российской Федерации1. Новый документ – Правила дело­производства в федеральных органах исполнительной власти – утвержден Правительством Российской Федерации. Нужно отметить, что это первый случай в истории нашей страны, включая советский период, когда документ, регулирующий вопросы делопроизводства, принят Правительством. Это свидетельствует прежде всего о том, что с переходом на электронный документооборот, в условиях внедрения межведомственного электронного документооборота и электронного правительства, роль и значение дело­производства только возрастают.

Возвращаясь к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, хочу сказать, что этот документ с принятием Правил утратил свою силу. Об этом говорится в тексте самого постановления. Напомню: Типовая инструкция (в редакции 2005 г.) разрабатывалась в связи с принятием Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти2. в пункте 11.1 которого говорилось:

«Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти…, утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством».

Постановление Правительства Российской Федерации, утвердившее новые Правила, внесло и изменения в данный пункт типового регламента, теперь он действует в следующей редакции:

«11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству».

Следовательно, основным нормативным документом, на основе которого федеральные органы исполнительной власти разрабатывают инструкции по делопроизводству, теперь являются Правила, а не Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

– Для кого обязательны новые Правила? Каковы последствия их несоблюдения?

Из названия Правил следует, что они адресованы федеральным органам исполнительной власти. К федеральным органам исполнительной власти у нас, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 12.05.2008 № 724, относятся:

  • федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, а также федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
  • Федеральные министерства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, а также федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
  • Федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации.

Но этим не ограничивается круг потребителей данных Правил. Дело в том, что сама разработка Правил была предпринята в связи с принятием Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»3. в ст. 11 (п. 2) которого говорилось следующее.

Именно в нем впервые появилось положение о том, что Правительство Российской Федерации определяет порядок документирования деятельности федеральных органов исполнительной власти и далее упоминались «Правила делопроизводства и документооборота», которые в иных государственных органах и органах местного самоуправления должны соответствовать тем правилам, которые установлены для федеральных органов исполнительной власти (см. пункт 2 статьи 11).

Поэтому отвечая непосредственно на ваш вопрос, подчеркиваю, что в соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» пользователями Правил являются органы государственной власти (не только федеральные, но и органы власти субъектов Российской Федерации) и органы местного самоуправления.

Если говорить о том, какие могут быть последствия в случае несоблюдения Правил, то нужно обратить внимание на пункт 3 этого нормативного документа: «федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела», то есть с Федеральным архивным агентством (Росархивом). Следовательно, если инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти не будет соответствовать Правилам, Росархив ее не согласует.

– Как остальные организации могут использовать Правила в своей работе? Например, при взаимодействии в федеральными органами власти, и не только.

В свое время Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, хотя и была предназначена только федеральным органам, использовалась очень широко, причем не только органами власти, но и государственными и негосударственными организациями, по крайней мере, в той части, которая не несла в себе специфики, присущей государственным структурам. Думаю, что и Правила тоже будут использоваться широко, хотя, конечно, не так, как Типовая инструкция по делопроизводству.

Нужно понимать, что статус Правил достаточно высок, документ утвержден Правительством Российской Федерации. В такого рода документах обычно устанавливаются общие принципы, правила, нормы. Частности и детали в таких документах не прописываются. Кому-то может показаться, что многие положения Правил сродни утверждению «Волга впадает в Каспийское море», но дело в том, что эти «простые истины» никогда, ни в одном нормативном документе, тем более такого уровня, не были закреплены. Часто они составляют так называемые «делопроизводственные обычаи». Нас часто спрашивают по поводу того или иного делопроизводственного правила: «А где это написано?», и довольно часто бывает, что сослаться фактически не на что. Думаю, что теперь, по крайней мере какая-то часть таких положений, получила нормативное закрепление. Кроме того, нужно обратить особое внимание на 6-й раздел Правил «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» и приложение к документу, которым определен перечень обязательных сведений о документе, необходимых для включения документа в систему электронного документооборота, учета и поиска документов. Определение состава этих обязательных сведений о документах важно для реализации межведомственного электронного документооборота.– Что нового появилось в этом документе?

На мой взгляд, самым важным и ценным является раздел, устанавливающий некоторые базовые принципы работы с электронными документами. Его необходимость назрела – в настоящее время как на федеральном уровне, так и на уровне субъектов Российской Федерации и муниципальных образований ведется большая работа по созданию элект­ронного правительства и реализации межведомственного электронного документооборота.

Напомню, что в этой сфере деятельности на федеральном уровне имеется только Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», принятый в 2002 г. законодательство в области электронного документооборота, особенно в части организации работы с электронными документами, фактически отсутствует. В связи с этим федеральные органы исполнительной власти вынуждены разрабатывать собственные правила работы с электронными документами, но они реализуются только в рамках ведомственного электронного документооборота. Для реализации межведомственного документооборота нужны общие, единые правила. В этом плане в Правилах сформулированы единые требования к работе с электронными документами, необходимые с точки зрения делопроизводства. К наиболее важным положениям относятся следующие:

  • электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти (п. 37 Правил);
  • для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется (п. 38, 39);
  • в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах, приведенные в приложении к Правилам. Кроме обязательных сведений, определенных Правилами, в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах (п. 25);
  • при передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные (п. 42);
  • прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти (п. 40);
  • исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе (п. 44–46).

Не менее важен раздел V «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти». В нем есть положение о том, что федеральный орган исполнительной власти разрабатывает и утверждает по согласованию с Росархивом перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения. В настоящее время лишь несколько федеральных органов исполнительной власти разработали ведомственные (отраслевые) перечни документов со сроками хранения. Отсутствие ведомственного перечня создает большие трудности при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов, поскольку имеющиеся типовые перечни документов со сроками хранения не содержат документации, отражающей специфику деятельности федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему органов и организаций.– Когда началась работа над новыми правилами?

Разработка Правил была предусмотрена Планом подготовки проектов актов, необходимых для реализации Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2007 г. № 149-ФЗ, утвержденным распоряжением Правительства Российской Федерации от 27.07.2007 г. № 1002-р. Ответственным исполнителем было определено Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации (ныне – Министерство культуры), соисполнителями – Минэкономразвития России, ФСБ России и другие ведомства. Минкультуры России поручило разработку проекта документа Федеральному архивному агентству (Росархиву), который привлек к этой работе ВНИИ документоведения и архивного дела.

Работа над Правилами фактически началась в 2008 году. В первом полугодии был подготовлен проект Правил, после чего началось обсуждение документа с соисполнителями и его согласование. Процесс был долгим, поскольку необходимо было учесть мнения различных ведомств. В процессе согласования документ трижды дорабатывался. Нужно сказать, что каких-то принципиальных возражений в процессе согласования практически не было высказано. Согласованный проект Правил в Правительство Российской Федерации был представлен Министерством культуры уже в 2009 г. Хотя в процессе обсуждения проекта Правил в Правительстве Российской Федерации в текст были внесены весьма серьезные изменения, сам процесс обсуждения шел в очень конструктивном духе и не занял много времени. – Почему так долго? Какие проблемы в процессе разработки пришлось преодолевать?

Прежде всего нужно было понять назначение этого документа.

В тексте Правил сказано, что они устанавливают «единый порядок дело­производства в федеральных органах исполнительной власти». С учетом того, что любой нормативный документ устанавливает нормы длительного действия, рассчитанные на широкий круг организаций или лиц, нужно было вычленить то, что может составить этот «единый порядок делопроизводства», то, что может действовать длительное время, и то, что может быть применимо всеми федеральными органами исполнительной власти.

Конечно, нужно отметить и особый стиль изложения нормативного документа. Хотя у института был опыт подготовки проекта закона о документационном обеспечении управления и других нормативных документов, той же Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, тем не менее было не просто описать порядок делопроизводства, не уйдя в технологию работы с документами, что является предметом инструкции.

– Какие проблемы были при утверждении Правил и как они разрешались? Какие фрагменты пришлось удалить? Планируется ли их перенести в методические указания по применению новых правил?

Как я уже говорила, в процессе доработки проекта документа в Правительстве Российской Федерации он претерпел некоторые изменения и прежде всего был значительно сокращен.

В «нашей» версии этого документа был более полный раздел «Документирование деятельности федерального органа исполнительной власти», в частности, к этому разделу было два приложения: образцы бланков федерального органа исполнительной власти и правила оформления реквизитов документов, которые на последнем этапе обсуждения были сняты. Кроме того, были изменены названия некоторых реквизитов, на мой взгляд, необоснованно, например, реквизит «Заголовок к тексту» в Правилах называется «Наименование документа». Есть и другие положения, ­с которыми я не согласна.

Больше всего я сожалею о том, что нам не удалось отстоять раздел «Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти».

С нашей точки зрения, он был очень важен для повышения статуса этих подразделений в федеральных органах исполнительной власти. По имеющимся у нас данным, службы делопроизводства в большинстве федеральных органов исполнительной власти – не самостоятельные подразделения. Но это еще полбеды, главное то, что они входят в состав самых разных департаментов (управлений) – от контрольно-аналитического или департамента государственной службы и кадров до юридического и административно-хозяйственного. Мы пытались навести в этом плане хоть какой-то порядок, по крайней мере, у нас было сформулировано положение о том, что служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти является самостоятельным структурным подразделением, подчиняющимся непосредственно руководителю федерального органа исполнительной власти или заместителю руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Было еще одно, на наш взгляд, важное положение о том, что структура и штатная численность службы делопроизводства утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти на основе нормативных документов по труду. Этот раздел, к сожалению, был снят. Но наша потеря была компенсирована тем, что в текст самого постановления был включен пункт 3, которым были внесены изменения в п. 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 г. № 452. В старой редакции этого документа п. 2.29 был сформулирован следующим образом:

«2.39. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях федеральных органов исполнительной власти возлагается на руководителей этих подразделений.

Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство».

В новой редакции он выглядит следующим образом:

«2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти».

Конечно, часть материала, не вошедшего в утвержденные Правила, можно и нужно будет включить в Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, предусмотренные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477, но многие положения в методические рекомендации нельзя будет включить просто по той причине, что они носят нормативный характер и могут быть только в нормативном правовом акте, а рекомендации, как вы понимаете, документ иного статуса – рекомендательный.– Когда можно ожидать эти методические указания?

Сроки разработки данного документа определены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477, где в п. 4 сказано следующее: «Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Подготовка рекомендаций также поручена нашему институту – ВНИИ документоведения и архивного дела, который являлся разработчиком и типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах ­исполнительной власти. Работа эта уже ведется.

– Благодарим Вас за то, что приоткрыли завесу внутренней кухни разработки и утверждения нормативной базы по делопроизводству. Надеемся, что разговор о новых Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти станет первой ласточкой, и в дальнейшем, когда завершится работа над Методическими рекомендациями по применению Правил, Вы сможете дать новые ориентиры нашим читателям.

1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 г. № 536.

2. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 г. № 30.

3. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите ­информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ.

Другие статьи

Типовая ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВАХ И ВЕДОМСТВАХ РФ ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВАХ И ВЕДОМСТВАХ РФ (Утв- Ро

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВАХ И ВЕДОМСТВАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Утв- Росархивом 06-07-92) (2016) Актуально в 2016 году

Типовая ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВАХ И ВЕДОМСТВАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации подготовлена и утверждена Государственной архивной службой России (Росархивом) в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 июня 1992 года N 1118-р с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними <1>.

Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

1.2. Документы министерств и ведомств являются собственностью государства, и вопросы работы с ними регулируются законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации, Совета Министров - Правительства Российской Федерации; нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России, положениями о министерствах и ведомствах.

1.3. Министерства и ведомства организуют и ведут делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих настоящей Типовой инструкции.

1.4. Инструкции по делопроизводству министерств, ведомств <2> утверждаются их руководителями после согласования с Росархивом. Согласование проводится с целью соблюдения министерствами действующего законодательства, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления; единого учета и обеспечения сохранности документов министерств, как составной части Архивного фонда Российской Федерации <3>.

1.5. Положения Типовой инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемые и др. независимо от их носителей.

Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

1.6. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях министерства единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на службу Документационного обеспечения управления (службу ДОУ (Приложение 1) <4>.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях министерств возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства министерства или структурных подразделений.

При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

1.7. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями.

Права, обязанности и ответственность работников делопроизводства определяются должностными инструкциями.

<1> Под документационным обеспечением управления понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

<2> Далее везде министерства.

<3> Порядок работы с секретными документами, письмами, заявлениями и жалобами граждан регламентируется специальными инструкциями.

<4> Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с утвержденной структурой министерства и положением о службе ДОУ (Управление делами, Управление по обеспечению работы аппарата, Административно-контрольное управление и др.).

2.1. Деятельность министерства обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией министерства, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между министерством и вышестоящими подчиненными и сторонними организациями.

2.2. Министерства и ведомства Российской Федерации издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, инструкции, постановления <1>, иные акты в соответствии с их компетенцией <2>.

2.3. Нормативные акты министерств, затрагивающие права и законные интересы граждан или носящие межведомственный характер, в соответствии с действующим законодательством подлежат государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.

2.4. В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

Для сокращения количества применяемых форм документов министерство разрабатывает унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

УФД включаются в "Табель унифицированных форм документов министерства" - перечень разрешенных к применению форм документов (приложение 2).

Табель утверждается руководителем министерства.

Ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за применением осуществляется службой ДОУ министерства. Примерный состав задач системы ведения Табеля унифицированных форм документов определен в приложении (приложение 3).

<1> Постановление может применяться в составе протокола.

<2> Правила подготовки ведомственных нормативных актов утверждены постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 23.07.93 г. N 722.

3.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании вычислительной техники - на машинном языке.

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование министерства - автора документа; название вида документа <1> или унифицированной формы документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами<2>, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. Например, ведомственные нормативные акты, подлежащие государственной регистрации, должны иметь реквизит "номер государственной регистрации".

<1> Не указывается на письмах.

<2> Дополнительными реквизитами документа являются: наименование структурного подразделения - автора документа; резолюция; гриф утверждения, отметка о заверении копии; печать; гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения; адресат; индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона, место составления или издания; фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно); отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель и др.

3.2. Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения <1>.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом - А3(297х420 мм), А4(210х297 мм), А5(148х210 мм).

Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

<1> Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Изображение государственного герба

Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов (постановление, приказ, указание) и письма.

3.3.2. Наименование министерства - автора документа

Наименование министерства указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении о министерстве. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным.

3.3.3. Название вида документа

Название вида документа должно соответствовать компетенции министерства, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов.

3.3.4. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) о создании предприятия; карточка (чего?) учета движения основных средств. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5. При составлении документа на основании унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, конкретизирующей его содержание.

3.3.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

Документы, подлежащие государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, вступают в силу в сроки, установленные актами законодательства.<1>

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.93. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 30 марта 1993 года. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо. от 03.12.93.

<1> Указ Президента Российской Федерации "О нормативных актах центральных органов государственного управления Российской Федерации" от 21 января 1993 г. N 104; постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации "О регистрации и опубликовании ведомственных нормативных актов" от 13 апреля 1993 г. N 307.

3.3.6. Индекс документа

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами дел (индекс дела п.7.7.), кодами вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего документ, исполнителя, номером государственной регистрации и др.

Составные части индекса отделяются.

Для индексирования документов и информации в министерстве разрабатываются классификаторы: названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, структурных подразделений, ответственных исполнителей, вопросов, содержащихся в письмах.

Рекомендуется разработка отраслевых классификаторов для достижения совместимости информационных массивов.

Для кодирования стран мира, продукции, услуг, валют и др. следует пользоваться международными классификаторами.

3.3.7. Текст документа

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

3.3.8. Визирование документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование может проводиться как внутри министерства, так и вне его.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в министерстве, ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

3.3.9. Подпись документа

Документы, направляемые министерством в вышестоящие органы, подписываются руководителем или в его отсутствие его заместителями.

Документы, направляемые сторонним организациям <1> от имени министерства, подписываются руководителем или его заместителями.

Документы,направляемые организациям отрасли, подписываются руководителем, его заместителями, а также руководителями структурных подразделений министерства в соответствии с их компетенцией.

Подписание руководителями структурных подразделений министерства нормативных актов не допускается.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. <2>

заместитель министра подпись И.И.Иванов

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

<1> В данном пункте и последующем тексте организация - обобщенное название учреждений, государственных и иных предприятий, банков, др. структур.

<2> В документах, оформленных не на бланках, наименование министерства, структурного подразделения в реквизите "подпись" включается в состав наименования должности.

3.3.10. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.3.11.Внешнее согласование документа

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Заместитель Министра транспорта

Типовая инструкция по делопроизводству в лнр

2.3 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ


Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления докумен­тов и работы с ними в организации является инструкция по делопроиз­водству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, пред­приятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стан­дартов на унифицированные системы документации, Типовой инструк­ции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методи­ческих материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.

Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности по­становки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных опера­ций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или исполь­зование комплексной системы автоматизации делопроизводства и орга­низации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной органи­зации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Составляя такую инструкцию, можно воспользовавшись Типовой ин­струкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Россий­ской Федерации, взять из неё структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к ар­хивному хранению и т.д.

Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов - положение и должнос­тная инструкция, с раздела "Общие положения". В нём должно быть ука­зано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.

Например, общее положение можно написать так:

1.1 Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в органи­зации.

1.2 Инструкция определяет основные правила подготовки, оформле­ния, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях организации.

1.3 Инструкция разработана в соответствии с законодательными акта­ми Российской Федерации, актами Президента Российской Феде­рации и Правительства Российской Федерации, нормативно-мето­дическими документами Государственной архивной службы России, организационными документами организации.

1.4 Правила и порядок работы с документами, установленные насто­ящей инструкцией, обязательны для всех работников аппарата орга­низации. Все работники организации ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и не­разглашение содержащейся в них информации.

1.5 Организация и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой технической политики и применения современ­ных программно-технических средств, организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделе­ниях организации осуществляется канцелярией.

1.6 Внедрение и сопровождение информационных технологий произ­водится во взаимодействии с Отделом программно-технических средств.

1.7 Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с докумен­тами несут руководители структурных подразделений.

1.8 Руководитель структурного подразделения определяет ответствен­ного за ведение делопроизводства в подразделении и согласо­вывает его кандидатуру с заведующим канцелярией.

1.9 Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организа­цию в соответствии с инструкцией и знакомит всех работников под­разделения с нормативными и методическими документами по де­лопроизводству.

1.10 При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, пере­мещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя струк­турного подразделения другому работнику (под расписку) с уве­домлением зав. канцелярией о передаче дел.

1.11 Задачи и функции канцелярии, обязанности, права и ответствен­ность зав. канцелярией регламентируются Положением о канце­лярии.

1.12 Обязанности, права и ответственность делопроизводственных ра­ботников определяются их должностными инструкциями. Следующие разделы инструкции обычно посвящаются порядку со­ставления и оформления документов. В их построении можно следо­вать Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ве­домствах Российской Федерации: сначала дать раздел - "Подготовка и оформление документов", а затем раздел - "Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов".

При написании раздела - "Подготовка и оформление документов" за основу берётся ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов. Порядок оформления реквизитов, изложенный в ГОСТе, переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается примерами из документов организации. В раздел "Особенности подготовки и оформления отдель­ных видов документов" выносят наиболее часто составляемые виды документов: приказы, договора, распоряжения, протоколы, акты, пись­ма, телеграммы и др. В этом разделе очень важно подробно расписать порядок визирования и согласования каждого вида и даже разновидно­сти документов в организации. Например, какие визы должен иметь при­каз по личному составу, приказ о премировании, различные виды дого­воров, кто подписывает эти виды документов. В этом разделе указывается структура текста протокола, акта, порядок оформления телеграмм, раз­новидностей писем. Всё это сопровождается примерами из документов организации. Отдельно можно выделить раздел: порядок печатания и размножения документов. Наличие таких разделов в инструкции значи­тельно упростит порядок подготовки документов, характерных для дан­ной организации и исключит их многократные пересоставления и пере­оформления.

После разделов, посвящённых составлению и оформлению доку­ментов, следуют разделы, описывающие порядок работы с ними: приём и первичную обработку документов, регистрацию, направление докумен­тов к исполнителям, контроль исполнения документов, информационно-справочную работу, составление номенклатур, формирование дел, те­кущее хранение документов в делопроизводстве, экспертизу ценности документов, подготовку дел для сдачи в архив, передачу дел в архив.

Разделы по обработке документов пишутся с учётом технологии, при­нятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризирован­ная. Все этапы работы с документами присутствуют как при традицион­ной технологии, так и автоматизированной, но они различаются по характеру выполняемых операций.

Например: раздел "Информационно-справочная работа" в автомати­зированной системе может выглядеть так:

1.1 В процессе регистрации создается база данных для информаци­онно-справочной работы по документам организации.

1.2 Поиск документа может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.

1.3 Справка может выдаваться:

По конкретному документу:

- где (у кого) находится;

- стадия исполнения (подготовки);

- место хранения (для исполненных документов).

По теме (содержанию):