Описание

Приказ распоряжение о предоставлении отпуска работнику образец заполнения - Предоставление отпуска - Каталог образцов - Бланки и образцы документов

После утверждения графика отпусков следующим этапом документального оформления отпусков в общем случае является издание приказа о предоставлении отпуска работникам организации.

Вообще же приказ относится к организационно-распорядительным документам, то есть к виду письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц. Приказ является одним из самых распространенных видов распорядительных документов, которые издаются администрацией всех организаций.

Необходимо напомнить, что согласно государственному стандарту приказом называется правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующего на основе принципа единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.

Приказ о предоставлении отпуска - это документ, на основании которого фиксируется факт предоставления работникам предприятия отпусков. Приказ на отпуск издается руководителем предприятия, а распоряжение о предоставлении отпусков - другими уполномоченными руководителем предприятия должностными лицами. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (введен в действие с 1 июля 1994 г.) и Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) к числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, относятся:

· заявление о предоставлении отпуска;

· записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

Отметим, что заявление о предоставлении отпуска необходимо в тех случаях, когда работник выходит в отпуск в иное время, не совпадающее с графиком отпусков.

Уточним, что приказом документируется факт предоставления как основного (ежегодного оплачиваемого) отпуска, так и других видов оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков. Порядок предоставления отпусков работникам предприятия - их виды, продолжительность, размер, очередность, исчисление и др. - определяется в соответствии с главой 19 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками. Данный вопрос был подробно рассмотрен в предыдущей главе.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке работника (форма №Т-2 или №Т-2ГС(МС), лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику. Образец заполнения раздела VIII «Отпуск» личной карточки работника приведен в Приложении 7. В эту часть документа необходимо внести сведения из приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, составление которого рассмотрено ниже, поэтому подробно рассматривать заполнение личной карточки работника мы не будем.

Как правило, оформление проекта приказа о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм №Т-6 и Т-6а, которые предусмотрены Госкомстатом РФ. При этом унифицированная форма №Т-6 применяется для документирования факта предоставления отпуска одному работнику, тогда как унифицированная форма №Т-6а - для документирования факта предоставления отпуска двум и более работникам. То есть кадровая служба организации имеет возможность оформить в приказе за одной датой и одним регистрационным номером факт предоставления отпуска нескольким работникам. Какую форму использовать, решает сама организация. Недостаток формы №Т-6а в том, что ее использование не всегда удобно, так как предусмотрено мало места для внесения сведений. В то же время форма №Т-6а значительно сокращает количество издаваемых приказов, что упрощает документооборот предприятия.

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия" N 6

ПРЕДОСТАВЛЯЕМ ЕЖЕГОДНЫЙ ОТПУСК

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам за каждый рабочий год, который начинается не с 1 января (как календарный год), а с даты поступления на работу. Наступивший сезон отпусков принес множество вопросов о том, как правильно оформить отпуска работникам. Ведь только правильное оформление документов поможет организации избежать как споров с работниками, которые при неблагоприятном развитии событий могут окончиться и судебным разбирательством, так и претензий со стороны проверяющих органов.

Продолжительность отпуска зависит от категории работника, которому он предоставляется, и/или сферы профессиональной деятельности. В подавляющем большинстве случаев речь идет о 28 календарных днях отпуска, это так называемый ежегодный основной оплачиваемый отпуск минимальной продолжительности (ч. 1 ст. 115 ТК РФ).

Отдельным категориям работников полагается отпуск, превышающий 28 календарных дней. Такой вид отдыха принято называть ежегодным основным удлиненным оплачиваемым отпуском. Например, он полагается:

- несовершеннолетним - продолжительностью 31 календарный день <1>;

- работающим инвалидам - не менее 30 календарных дней <2>.

<1>На основании ст. 267 ТК РФ.

<2>На основании ч. 5 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации".

Также удлиненный отпуск предоставляется сотрудникам, занятым в определенных сферах деятельности, в том числе:

- педагогическим работникам - в зависимости от места работы и занимаемой должности отпуск может составлять 42 или 56 календарных дней <3>;

- лицам, работающим с химическим оружием, - в зависимости от условий труда предоставляется отпуск 49 или 56 календарных дней <4>;

- гражданским служащим - в зависимости от группы должности отпуск достигает 30 или 35 календарных дней <5>.

<3>На основании ст. 334 ТК РФ и Постановления Правительства РФ от 01.10.2002 N 724 "О продолжительности ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам".

<4>См. ч. 2, 3 ст. 1, ст. 5 Федерального закона от 07.11.2000 N 136-ФЗ "О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием".

<5>См. ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

Случаи предоставления ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска устанавливаются только ТК РФ и иными федеральными законами (ч. 2 ст. 115 ТК РФ). По общему правилу работодатель не может произвольно установить удлиненный отпуск работнику. Но у него есть возможность поощрить работника более продолжительным отдыхом путем установления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска.

Обычно продолжительность отпуска конкретного работника фиксируется в его трудовом договоре в рамках условия о времени отдыха (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Как это условие традиционно прописывается в договоре с сотрудником, можно увидеть в примере 1.

Пример 1. Условие трудового договора о продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника, которому полагается минимум - 28 календарных дней.

3.2. Работнику ежегодно предоставляется основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Однако норма ч. 2 ст. 57 ТК РФ позволяет не фиксировать в каждом трудовом договоре с работниками, которым полагается лишь отпуск минимальной продолжительности, данную формулировку. Можно ограничиться ссылкой на локальный нормативный акт - правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР), которые в любом случае должны быть приняты в организации. Образцы формулировок мы приводим в примерах 2 и 3.

Пример 2. Условие трудового договора, содержащее ссылку на ПВТР как отдельный локальный нормативный акт.

2.2. Режим времени отдыха Работника не отличается от общих правил, установленных правилами внутреннего трудового распорядка (утв. приказом ООО "Строй-Дом" от 17.04.2009 N 038).

Пример 3. Пункт ПВТР, содержащий общие правила предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска работникам.

6.1. Общий порядок установления времени отдыха в обществе.

6.1.1. Видами времени отдыха являются:

- перерывы в течение рабочего дня;

- нерабочие праздничные дни;

6.1.4. Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней согласно графику отпусков. График отпусков утверждается в обществе не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является обязательным для исполнения как для Работодателя, так и для работников.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы в обществе.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена в течение текущего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Заметим, что в тех случаях, когда ПВТР в организации не является отдельным локальным нормативным актом, а действует в рамках заключенного коллективного договора (ч. 2 ст. 190 ТК РФ), ссылку в трудовом договоре можно делать как на сам коллективный договор, так и на ПВТР, но в последнем случае нужно указать, что ПВТР является приложением к коллективному договору.

Пример 4. Условие трудового договора, содержащее ссылку на ПВТР как приложение к коллективному договору.

2.2. Работнику установлен режим времени отдыха согласно правилам внутреннего трудового распорядка ЗАО "Капитал-ИСТ", являющимся приложением 5 к коллективному договору от 15.09..

Если же имеет место ситуация, когда работнику в соответствии с ТК РФ и/или иным федеральным законом полагается удлиненный отпуск, то конкретную продолжительность отпуска надо указать в тексте трудового договора. Нелишним будет упомянуть и основание, в силу которого установлен этот отпуск, как это показано в примере 5. Такая предосторожность позволит и выполнить требование закона (ч. 2 ст. 57 ТК РФ), и проинформировать сотрудников относительно того, почему у одних отпуск минимальный, а у других - более длительный.

Пример 5. Условие трудового договора об удлиненном отпуске.

4.4. Работнику ежегодно предоставляется основной удлиненный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней (как работающему инвалиду согласно ч. 5 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации").

Порядок предоставления и оформления отпуска

за первый год работы

Порядок оформления отпуска во многом зависит от того, за какой именно год он предоставляется: за первый или последующие рабочие годы. В этом номере журнала разберем первую ситуацию.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). То есть отработав только 6 месяцев, работник уже может потребовать от работодателя предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска (минимальной продолжительности или удлиненного) в полном размере. По этой причине не следует фиксировать во внутренних документах организации, что отпуск предоставляется исключительно пропорционально отработанному времени.

Реализовать право на отпуск за первый год работы сотрудник может, подав личное заявление. Оно составляется в письменной форме, устного волеизъявления будет не достаточно. Унифицированной формы такого заявления, как известно, не существует. На практике в заявлении принято указывать:

- наименование работодателя (здесь можно указывать как полное, так и сокращенное наименование организации, главное, чтобы оно соответствовало официальному, которое можно уточнить по учредительным документам (в том числе уставу)) и/или должность руководителя организации, который подписывает документы о предоставлении отпуска, его фамилия и инициалы. Встречаются случаи, когда заявление адресуется руководителю кадровой службы (бухгалтерии или иного подразделения, которое документирует работу с персоналом). Такой подход представляется возможным только в ситуации, если на обозначенного сотрудника возложены права и обязанности работодателя-организации учредительными документами (например, уставом) или локальными нормативными актами (скажем, ПВТР). При отсутствии специальной оговорки в этих документах адресовать заявление иному, чем руководитель организации, лицу будет неправильно;

- должность (профессия) работника, намеревающегося уйти в отпуск, структурное подразделение, где он работает, его фамилия, имя и отчество (эти данные лучше указывать полностью);

- в тексте заявления: просьбу предоставить ежегодный основной оплачиваемый отпуск, его продолжительность и дату, с которой работник хочет отдыхать. В некоторых компаниях также принято писать дату окончания отпуска и рабочий год, за который отпуск предоставляется. Однако сам работник может допустить ошибки в расчетах дня окончания отпуска и не сориентироваться в отношении периода рабочего года. Тогда придется переписывать заявление или изначально его составлять "под контролем" сотрудника кадровой службы (бухгалтерии или иного подразделения);

- дату составления заявления;

- подпись работника. Важный момент: на заявлении ставится только личная подпись работника, никто другой (даже по доверенности) не может подписать такое заявление.

Пример 6. Заявление о предоставлении отпуска до истечения 6 месяцев работы.

¦ Начальнику кадровой службы Генеральному директору ¦

¦ Дорониной Л. С. ООО "Стальпрокат" ¦

¦ в предоставлении отпуска Б. Ю. Лопатину ¦

¦ Клокову А. С. отказать старшего специалиста ¦

¦ Клокова Александра Семеновича ¦

¦ Коршунов П. Н. Коршунов ¦

¦ Не согласен с предоставлением Клокову А. С. ¦

¦ отпуска до истечения шести месяцев работы. ¦

¦ Суриков Т. Я. Суриков ¦

Дальнейшее движение заявления зависит от порядка, принятого в конкретной организации. Обычно оформлению организационно-распорядительного документа - приказа о предоставлении отпуска - предшествует получение визы непосредственного руководителя работника (в некоторых случаях - также по цепочке всех вышестоящих руководителей). В данном случае согласование служит больше цели информирования руководства о периоде отпуска работника, для сбора мнений. После получения необходимых виз согласования заявление следует передать адресату (представителю работодателя) для резолюции. Отказать своей резолюцией работнику в отпуске за первый год работы (если 6 месяцев отработаны полностью <6>) руководитель не может.

<6>Правила исчисления стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, см. в ст. 121 ТК РФ.

Примечание. См. статью "Считаем стаж, необходимый для получения отпуска" на с. 42.

К сведению. При возникновении сложностей с предоставлением отпуска именно в запрашиваемый работником период лучше попытаться решить этот вопрос путем переговоров и предложить сотруднику отозвать свое заявление (добровольно), обосновав причины, по которым для работодателя в данный момент это крайне нежелательно. На практике редко какой работник, недавно приступивший к своим обязанностям, пойдет на конфликт и откажется отсрочить время отпуска, понимая трудности, которые причинит этим работодателю.

Если же просто отказать работнику и лишить его тем самым предусмотренного ч. 2 ст. 122 ТК РФ права на весь ежегодный основной оплачиваемый отпуск по истечении 6 месяцев работы, это может повлечь привлечение работодателя (или его должностных лиц, включая руководителя организации, принявших подобное решение) к административной ответственности в виде штрафа по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ):

- на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;

- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1000 до 5000 руб. (а равно может быть применено и административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);

- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. (либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

В случае повторного нарушения трудового законодательства должностному лицу, ранее подвергнутому штрафу за аналогичное административное правонарушение, грозит дисквалификация <7>на срок от 1 года до 3 лет.

<7>Дисквалификация заключается в лишении физического лица права замещать должности федеральной государственной гражданской службы, государственной гражданской службы субъекта РФ, муниципальной службы, занимать должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), а также осуществлять иное управление юридическим лицом. Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей (ч. 1 ст. 3.11 КоАП РФ).

Визы обычно проставляются ниже подписи автора заявления, а резолюция - в верхнем левом углу заявления (см. пример 6). Обратите внимание: окончательное решение работодателя выражается именно в резолюции руководителя (визы согласования фиксируют лишь мнения должностных лиц, которые руководитель принимает к сведению).

Относительно резолюции отметим следующее. По общему правилу свое поручение руководитель строит по формуле "кому, что сделать и когда", далее ставит подпись и дату. Однако часто резолюции оформляются и более кратким способом, особенно если просьбу, изложенную в заявлении, решено полностью удовлетворить или отклонить.

Пример 7. Краткий вариант положительной резолюции.

Пример 8. Краткий вариант отрицательной резолюции.

В небольших компаниях заявление с резолюцией сразу передается лицу, ответственному за оформление кадрового приказа об отпуске.

В крупных и средних компаниях целесообразно унифицировать на локальном уровне процедуру оформления отпусков работникам. Вы можете разработать бланки или образцы документов. Имеет смысл включить соответствующие правила в локальные нормативные акты (либо в ПВТР, либо в другой акт, например, процедурным вопросам оформления кадровой документации можно уделить внимание в положении о персонале). В этих документах целесообразно в том числе предусмотреть:

- кто и в какие сроки собирает визы руководителей на заявлении и в каком порядке заявление передается для резолюции (например, это может осуществляться как самим работником-заявителем, так и сотрудниками отдела ДОУ или кадровой службы);

- собственноручно ли работник пишет заявление о предоставлении отпуска по предлагаемому ему образцу либо должен заполнить бланк соответствующего заявления, выдаваемый определенным подразделением. И тот и другой варианты возможны;

- в каком порядке и сроки составляется и подписывается приказ об отпуске, кто знакомит работника с данным приказом под личную подпись и кем оформляются иные необходимые документы.

На последнем моменте остановимся несколько подробнее.

В соответствии с личным заявлением работника в организации издается приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, с которым работник должен быть ознакомлен под личную подпись. Такой приказ (распоряжение) может быть составлен по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", далее - Постановление Госкомстата. Их всего две:

- N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику" (см. образец оформления приказа по данной форме в примере 9) и

- N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", которую можно использовать для оформления отпуска сразу нескольким работникам, вместо того чтобы для каждого из них составлять отдельный приказ по форме N Т-6.

Однако напомним, что с этого года применение унифицированных форм не обязательно.

Пример 9. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику.

Форма по ОКУД ¦ 0301005¦

ООО "Современный менеджмент" +--------+

2 января. просмотров: 18150, Раздел: Документы

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику – приказ, на основании которого сотруднику организации предоставляется отпуск (трудовой, учебный, ежегодный). Унифицированная форма приказа о предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6. Форма № Т-6 используется для отправления в отпуск одного сотрудника. Если необходимо составить документ для отправления в отпуск сразу несколько сотрудников, то лучше воспользоваться формой № Т-6а .

Данный приказ может использоваться для составления как оплачиваемого отпуска (графа А), так и других видов отпусков, в том числе неоплачиваемый отпуск (графа Б).

Приказ о предоставлении отпуска работнику подписывается руководителем структурного подразделения и озвучивается в присутствии сотрудника, который должен расписаться об осведомленности. На основании приказа, бухгалтерский отдел организации производит расчет отпускных работника, по графе «В», в которой указывается количество календарных дней отпуска.

Скачать приказ о предоставлении отпуска работнику:

Практически у каждого бухгалтера возникает необходимость расчета, начисления и выдачи отпускных. В статье мы как раз и поговорим о тонкостях расчета и учета отпускных.

Для оформления и учета отпусков в зависимости от количества сотрудников применяются приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а).

Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска применяется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60). Трудовой кодекс РФ предусматривает установление продолжительности отпуска в календарных и рабочих днях.

Обычно отпускные «измеряются» в календарных днях, но, если на период отпуска попадают нерабочие праздничные дни, эти дни не оплачиваются, а отпуск продлевается.

Как правильно оформить записку-расчет, рассмотрим на примере.

1) Работник собирается в отпуск на 28 календарных дней с 5 мая 2008 года.

На время отпуска попадает нерабочий праздничный день 9 мая, поэтому отпускные будут выплачены за 28 календарных дней, но фактически работник «отгуляет» 29 календарных дней, с 5 мая по 2 июня 2008 года, и выйдет из отпуска на работу только с 3 июня 2008 года. Расчетный период — 12 полных календарных месяцев, предшествующих тому месяцу, в котором начинается отпуск, — с мая 2007 года по апрель 2008 года включительно.

2) Оклад работника в 2007 году составлял 8000 рублей, а с 1 января 2008 года в связи с повышением зарплаты всем работникам организации оклад этого сотрудника стал составлять 10 000 рублей. Работнику также полагается доплата за совмещение профессий в размере 10% и ежемесячно начисляются премии. Предположим, начисления выглядят следующим образом:

– за май–декабрь 2007 года — 114 232,38 руб. в т. ч. отпускные за октябрь 2007 года в размере 12 152,38 руб.;ежемесячная премия — 4916,52 руб.

– за январь–апрель 2008 года — 58 348,47 руб. в т. ч. больничный в феврале 2008 года в размере 4605,64 руб. ежемесячная премия — 3810,71 руб.

Произведем расчет сумм, принимаемых для целей исчисления среднедневного заработка:

1) из заработка за май–декабрь 2007 года исключим отпускные: 114 232,38 - 12 152,38 = 102 080 руб.;

2) производится корректировка заработка за май–декабрь 2007 года с учетом повышения оклада с 1 января 2008 года. Корректирующий коэффициент равняется отношению нового оклада (тарифной ставки) к старому окладу (ставке). Таким образом, за май–декабрь 2007 года корректирующий коэффициент равен 10 000. 8000 = 1,25;

102 080 руб. 1,25 = 127 600 руб.;

3) из заработка за январь–апрель 2008 года исключается сумма больничных: 58 348,47 - 4605,64 = 53 742,83 руб.;

4) полученные суммы складываются:

127 600 + 53 742,83 = 181 342,83 руб.

Именно эту сумму будем принимать далее в числителе при расчете среднедневного заработка. При этом в графе 3 записки-расчета показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период.

Если применялся поправочный коэффициент, необходимо составить бухгалтерскую справку.

Потом, когда сумма начислений, принимаемых в расчет среднего заработка, определена, нужно посчитать количество календарных дней расчетного периода, на которые нужно делить сумму начислений. При этом надо учесть, что для целей расчета отпускных применяется «условное» число календарных дней в месяце — 29,4.

Следовательно, в случае, если расчетный период отработан полностью, т. е. работник за 12 месяцев, предшествующих отпуску, ни разу не был на больничном, не ходил в отпуск, не ездил в командировки и т. д. сумму начислений нужно разделить на 12 и на 29,4 — получится среднедневной заработок.

Если же расчетный период отработан не полностью, нужно поступить так: