Описание

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ НА СУДЕБНЫХ УЧАСТКАХ И В АДМИНИСТРАТИВНЫХ КОМИССИЯХ РЕСПУБЛИКИ КОМИ

I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству на судебных участках и административных комиссиях Республики Коми (далее - Инструкция), разработана с учетом требований Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 года № 59-ФЗ; Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми, утвержденной Постановлением Правительства Республики Коми от 18.08.2006 года № 201; Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 года; ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
1.2. Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами на судебных участках и административных комиссиях Республики Коми (далее – обособленных подразделениях).
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Обеспечение организации, ведения и совершенствования системы документационного обеспечения обособленных подразделений, контроля за соблюдением установленного порядка работы с документами.

II. Общие требования к подготовке и
оформлению документов

2.1. Документы (в том числе табличные материалы), подготавливаемые в обособленных подразделениях, печатаются с использованием текстового редактора Win Word версии 97 и выше шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 через 1 межстрочный интервал на стандартных листах бумаги формата А4.
2.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке обособленного подразделения, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:
левое - от 2,75 до 3,5 см;
правое - от 1,25 до 2,25 см;
верхнее - граница бланка документа или не менее 2,5 см для документов, оформляемых без бланков;
нижнее - не менее 2 см.
При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей:
левое - от 1,25 до 2,25 см;
правое - от 2,75 до 3,5 см;
верхнее - не менее 2,5 см;
нижнее - не менее 2 см.
Двустороннее печатание или копирование не допускается для документов направляемых в федеральные органы государственной власти.

III. Подготовка и оформление документов в обособленных подразделениях

3.1. При подготовке организационно-распорядительных документов государственных органов реквизиты документов оформляют с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
3.2. Порядок подготовки, оформления писем обособленных подразделений (далее - служебные письма), а также формы бланков служебных писем обособленных подразделений устанавливаются Инструкцией с учетом требований, предусмотренных пунктами 2.1 и 2.2 раздела II Инструкции и настоящим разделом.
3.3. Реквизиты служебного письма и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрировано (начало и конец каждой строки реквизитов должны быть равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).
3.4. Служебные письма готовятся в виде:
1) ответов о выполнении поручений начальника Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей, начальника Управления Судебного департамента в Республике Коми председателя Верховного суда Республики Коми;
2) сопроводительных писем к направляемым делам, отчетам и документам согласно письменных запросов в пределах компетенции;
3) ответов на письма федеральных органов исполнительной власти, государственных органов и их территориальных органов;
4) ответов на письма иных органов и организаций, расположенных за пределами Республики Коми;
5) ответов на запросы различных организаций;
6) ответов на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции обособленных подразделений;
7) как исходящие от обособленных подразделений письма, содержащие запросы, предложения, обращения.
3.5. При подготовке и оформлении служебных писем на бланках установленной формы используются следующие обязательные реквизиты:
1) Государственный герб Республики Коми (без щита).
Государственный герб Республики Коми помещают на бланках документов в соответствии с Законом Республики Коми "О Государственном гербе Республики Коми";
2) наименование обособленного подразделения на коми и русском языках.
Наименование обособленного подразделения должно соответствовать: для судебных участков – приложению к Закону «О судебных участках и должностях мировых судей в Республике Коми» от 08 июня 2000г. №35-РЗ, для административных комиссий – Постановлению Правительства Республики Коми «Об образовании административных комиссий в Республике Коми» от 05 февраля 2007г. №14;
3) справочные данные о структурном подразделении, включающие: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты (если имеется);
4) дата и регистрационный номер документа.
Указанный реквизит располагается в одну строку.
Дата письма проставляется после подписания документа. При подготовке проекта письма печатается только обозначение месяца и года. Дату письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: "14.03.2008 г.". Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "14 марта 2008 г.".
Регистрационный номер документа состоит из символа "N", его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел. Если регистрационный номер является исходящим номером, то регистрационный номер проставляется после подписания служебного письма;
5) регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ.
Указанный реквизит располагается в одну строку под предыдущим реквизитом;
6) адресат.
Реквизит "Адресат" располагается с правой стороны бланка письма.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:

"Государственный Совет
Республики Коми
Комитет по социальной политике"

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже (отвечает на вопрос "Кому?").
Например:

"Министерство природных ресурсов
и охраны окружающей среды
Республики Коми

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. В этом случае реквизит "Адресат" пишется в дательном падеже.
Например:

"Министру природных ресурсов
и охраны окружающей среды
Республики Коми

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес в именительном падеже.
Например:

"Государственное учреждение
Республики Коми "Национальный
архив Республики Коми"

Первомайская ул. д. 90, Сыктывкар,
Республика Коми, 167982".

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы имени и отчества получателя в дательном падеже (отвечает на вопрос "Кому?"), затем - почтовый адрес в именительном падеже.
Например:

Октябрьский просп. д. ___, кв. ___,
Сыктывкар, Республика Коми, 167031";

7) текст.
Текст служебного письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например: "Министерство считает. ", "Агентство рассмотрело. ".

Если служебное письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу. ", "направляю. ".
Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.
Текст служебного письма может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
При оформлении текста в виде таблицы, графы таблицы должны иметь заголовки и нумерацию, если таблица печатается более чем на одной странице.
Заголовки граф таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже.
Таблица может иметь подзаголовки граф. Подзаголовки граф и содержание строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
При размещении таблицы более чем на одной странице на второй и последующих страницах вместо заголовков граф таблицы печатаются только номера этих граф.

Если текст содержит несколько решений, выводов, просьб, поручений и т.д. то допускается разделение текста на разделы, пункты и подпункты. Самой высокой ступенью подразделения текста является раздел. Более высокая ступень применяется при условии применения низшей.
Разделы в тексте служебного письма, как правило, заголовков не имеют. Разделы нумеруются римскими цифрами, после которых ставятся точки.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Подпункты в тексте могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.
Допускается оформление разделов пунктов и подпунктов полужирным шрифтом;
8) отметка о наличии приложений.
Если служебное письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают наименование приложения, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

"Приложение: 1. Справка о. на 3 л. в 2 экз.
2. Акт. на 8 л. в 3 экз.".

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

"Приложение: письмо государственного учреждения Республики Коми
"Национальный архив Республики Коми" от 5 июня 2005 г.
N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.".

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
"Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.".

Слово "Приложение" может выделяться полужирным шрифтом;
9) подпись.
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия).
Служебные письма обособленного подразделения подписывает руководитель подразделения (мировой судья, председатель административной комиссии), а в его отсутствие - лицо, исполняющее его обязанности;
10) отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа служебного письма, печатается шрифтом N 10 или N 11 и может выделяться полужирным шрифтом.
Отметка об исполнителе включает в себя сведения об исполнителе (инициалы имени и отчества, фамилию) и номер его телефона. Например:

"исп. И.О.Фамилия
тел. 00-00-00".

На документе, подготовленном по поручению руководителя обособленного подразделения группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
3.6. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более обособленных подразделений, оформляются без бланка на стандартном листе бумаги формата А4 с учетом требований установленных подпунктами 6 - 8 пункта 3.5 настоящего раздела. Подписи состоят из наименования должностей руководителей обособленных подразделений, подписавших документ (включающих наименование обособленного подразделения), личной их подписи и расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия).
При подписании служебного письма несколькими должностными лицами, представляющими разные обособленные подразделения, равными по должности, подписи располагают на одном уровне.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Дата и регистрационный номер совместного служебного письма проставляются каждым обособленным подразделением после подписания, могут располагаться ниже наименования должности соответствующего должностного лица.
Дату совместного служебного письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: "14.03.2005 г.". Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "14 марта 2005 г.".
Регистрационный номер документа состоит из символа "N", его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел.
3.7. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами, располагаемыми в правом верхнем углу страницы.
3.8. Служебные письма обособленных подразделений, направляемые в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке.
Служебные письма, направляемые за пределы Российской Федерации, могут составляться на иностранном языке (языке страны - адресата или на английском языке) или на русском языке.
Текст служебного письма, направляемого за пределы Российской Федерации, подготавливается на русском языке, с которого осуществляется перевод на иностранный язык.
3.9. Если должностное лицо, которому подготовлен проект служебного письма для подписания, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности.
Для этого в проекты служебных писем, перечисленных в подпунктах 1 - 4 пункта 3.4 настоящего раздела, в реквизит "Подпись" машинописным способом до подписания служебного письма должны быть внесены соответствующие изменения. Исправления от руки в указанных служебных письмах не допускаются.
В проекты служебных писем, перечисленных в подпунктах 5 - 7 пункта 3.4 настоящего раздела, в реквизит "Подпись" могут вноситься исправления от руки путем добавления соответствующих слов "И.о." или "Зам." и инициалов имени и отчества и фамилии лица, подписавшего служебное письмо. Не допускается подписывать служебные письма с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
3.10. В установленных законодательством случаях проводится согласование проекта служебного письма обособленного подразделения с иными государственными органами, которое может оформляться следующим образом:
- грифом согласования, проставляемым на самом проекте служебного письма и включаемым в себя слово "СОГЛАСОВАНО".
Слово "СОГЛАСОВАНО" пишется прописными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал строчными буквами указывается наименование должности лица, которое согласовало документ, включающее наименование государственного органа. Ниже через 1 межстрочный интервал в одну строку располагается личная подпись должностного лица, согласовавшего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия).
Через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита проставляется дата согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" через 1,5 - 2 межстрочных интервала;
3.11. Подготовка проектов служебных писем - ответов осуществляется:
1) в сроки, установленные резолюцией руководителя обособленного подразделения или лица, замещающего его;
2) в сроки, установленные резолюцией руководителя государственного органа, направляющего запрос.
3.12. В случае, если срок рассмотрения не установлен законодательством и (или) соответствующей резолюцией, то подготовка проекта служебного письма осуществляется не позднее 30 дней со дня поступления в обособленное подразделение соответствующего письма.
Сроки подготовки исходящих писем, указанных в подпункте 7 пункта 3.4 настоящего раздела, определяются руководителями обособленных подразделений.
3.13. Порядок подготовки, оформления иных документов обособленных подразделений, порядок рассмотрения, согласования в Управлении РК по организационному обеспечению деятельности мировых судей (далее - Управление) (внутреннее согласование) проектов иных документов и их визирование устанавливаются инструкцией по делопроизводству в Управлении с учетом требований, установленных пунктами 2.1 и 2.2 раздела II Инструкции и настоящим разделом.
3.14. В документах коллегиальных собраний (коллегий, комиссий, советов и т.п.) текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
3.15. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
3.16. В обособленных подразделениях протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
3.17. Протокол, оформляемый в полной форме, печатается с учетом требований, установленных пунктами 2.1 и 2.2 раздела II Инструкции, и имеет следующие реквизиты:
1) наименование документа - ПРОТОКОЛ - печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;
2) вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;
3) место проведения заседания, совещания указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" протокола линейкой;
4) дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом или цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из символа "N" и порядкового номера протокола.
Датой протокола является дата заседания. Если заседание проводилось несколько дней, то в протоколе через тире указываются даты начала и окончания заседания. Например:

"11 июля 2006 г. - 12 июля 2006 г."
или
"11.07.2006 г. - 12.07.2006 г.";

5) текст печатается через 1,5 межстрочных интервала от предыдущего реквизита.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной:
а) во вводной части указываются:
председатель или председательствующий;
секретарь или лицо, которому поручено ведение протокола;
список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Указанный реквизит начинается со слова "Присутствовали:", которое подчеркивается, и в конце слова ставится двоеточие, печатается от границы левого текстового поля.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается от границы левого поля;
б) основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения);
6) подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Протокол также подписывается секретарем.
3.18. Протокол, оформляемый в краткой форме, печатается с учетом требований, установленных разделом II Инструкции, и имеет следующие реквизиты:
1) реквизиты аналогично установленным в подпунктах 1 - 4 пункта 3.17 настоящего раздела;
2) текст.
Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной:
а) во вводной части указываются:
председатель или председательствующий;
секретарь или лицо, которому поручено ведение протокола;
список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Указанный реквизит начинается со слова "Присутствовали:", которое подчеркивается, и в конце слова ставится двоеточие, печатается от границы левого текстового поля. Наименования должностей присутствующих могут указываться обобщенно, например:
"помощники мировых судей судебных участков г.Воркуты".
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой;
б) основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрировано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии и инициалы имени и отчества должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, которые печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение;
3) подпись. Указанный реквизит оформляется аналогично порядку, предусмотренному подпунктом 6 пункта 3.17 настоящего раздела.
3.19. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов обособленных подразделений, принимавших участие в совместном заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
3.20. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов.

IV. Организация документооборота и исполнения документов

4.1. Движение документов в обособленном подразделении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
4.2. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
4.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в обособленном подразделении, регламентируются настоящим разделом и Инструкцией по судебному делопроизводству утвержденной приказом начальника Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей в последней редакции.
Общие требования к организации документооборота и исполнения документов, установленные настоящим разделом, не распространяются на организацию работы с обращениями граждан и организацию работы с документами разряда «судебное».
4.4. Документы, поступающие в обособленное подразделение на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководителем подразделения и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется должностным лицом обособленного подразделения, на которого возложены вышеуказанные обязанности в соответствии с должностным регламентом (далее – ответственным за делопроизводство).
Конверты с документами вскрываются, проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
К документу прикладывается конверт:
1) при отсутствии на документе адреса отправителя;
2) при получении документов из судебных органов;
3) при получении документов, отправленных заказными письмами, в том числе с уведомлением о вручении письма.
4.5. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, передается на регистрацию ответственному за делопроизводство.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются ответственным за делопроизводство.
4.6. Документы в электронном виде, поступающие в обособленное подразделение, принимаются лицом, ответственным за прием информации в электронном виде, и передаются на регистрацию ответственному за делопроизводство.
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде устанавливаются в соответствии с абзацем 1 пункта 4.4 настоящего раздела Инструкции с учетом функционирующих в обособленном подразделении технических и программных средств.
4.7. Документы, указанные в пунктах 4.4 - 4.6 настоящего раздела, регистрируются в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит полное наименование обособленного подразделения, дату поступления документа и регистрационный номер.
В случае получения документа, срок исполнения которого исчисляется часами либо срок исполнения которого уже истек, в регистрационном штампе проставляется время поступления соответствующего документа.
4.8. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководителю обособленного подразделения.
Рассмотренные руководителем обособленного подразделения документы возвращаются ответственному за делопроизводство, который в РКФ вносит содержание резолюции и документ передается на исполнение согласно резолюции.
Подлинник документа, который исполняется несколькими должностными лицами, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
4.9. Документы для отправки передаются оформленными (с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку) и зарегистрированными.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка документов к ранее направленному документу осуществляется в том же порядке, что и направление основного документа.
4.10. Оттиск печати обособленного подразделения ставится на документах обособленного подразделения, их копиях с соблюдением следующих правил:
1) оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи;
2) оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым;
3) гербовая печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Примерный перечень документов, на которые ставится печать:
- архивная копия;
- архивная справка;
- доверенности;
- командировочные удостоверения;
- копии судебных актов;
- первичная статистическая отчетность.
4.11. В случае необходимости представления копии заверенного документа обособленного подразделения на копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют подтверждающую соответствие копии документа подлиннику заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:

"Верно
Мировой судья Личная подпись И.О. Фамилия
Кутузовского судебного участка
17.07.2006 г.".

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати обособленного подразделения.
4.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:
1) ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;
2) слова "В дело";
3) номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем обособленного подразделения, в котором исполнен документ.
4.13. Прохождение внутренних документов обособленного подразделения на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

V. Контроль исполнения документов

5.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в структурном подразделении определяются правовыми актами Правительства Республики Коми, а также настоящей Инструкцией.
5.2. Контроль исполнения документов в структурном подразделении включает постановку документа на контроль, контроль хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителя о состоянии исполнения документов.
5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
5.4. На документах, требующих исполнения руководителем обособленного подразделения, в правом верхнем поле документа ставится резолюция и отметка о контроле, которую обозначают буквой "К", или словом "Контроль", или штампом "Контроль". Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание исполнения документа, срок исполнения, подпись и дату.
5.5. Контроль исполнения обеспечивается руководителем обособленного подразделения, а так же лицом, ответственным за делопроизводство.
5.6. Ответственный за делопроизводство, обеспечивающий контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю обособленного подразделения информацию о находящихся на контроле документах.
Ответственный за делопроизводство проверяет сроки исполнения документов, используя упреждающие меры контроля, за 3 дня до даты представления информации об исполнении документа направляет напоминание ответственному исполнителю о сроках исполнения документа, стоящего на контроле, и информирует руководителя обособленного подразделения, осуществляющего контроль.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий либо выходной день, оно подлежит исполнению не позднее предшествующего ему рабочего дня. При сроках исполнения документа учитывается время доставки его почтовым отправлением или отправлением разноской.
5.7. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных (контрольная картотека).
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.
5.8. Сроки исполнения документов исчисляются в рабочих днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем обособленного подразделения, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ.
Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в месячный срок.
5.9. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов.
Документ с контроля снимается только тем должностным лицом, которым дано указание, задание, поручение по исполнению документа. На документе и в регистрационных формах проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
5.10. Ответственный за делопроизводство учитывает и обобщает не реже одного раза в квартал данные о ходе, результатах и сроках исполнения документов и докладывает руководителю обособленного подразделения.

VI. Рассмотрение обращений и организация приема граждан

6.1. Рассмотрение обращений и организация приема граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Федеральный закон).
Обращение, поступившее в обособленное подразделение по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом.
6.2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в обособленное подразделение.
6.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию обособленного подразделения, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона.
6.4. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
6.5. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
6.6. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 статьи 8 Федерального закона, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
6.7. Обращение, поступившее в обособленное подразделение в соответствии с его компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению, в необходимых случаях с выездом на место.
6.8. Рассмотрение обращений, а также порядок рассмотрения отдельных обращений осуществляется в соответствии со ст.ст. 10, 11 Федерального закона.
6.9. Ответ на обращение подписывается руководителем обособленного подразделения либо уполномоченным на то лицом.
6.10. Ответ на обращение, поступившее в обособленное подразделение по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
6.11. Личный прием граждан в обособленном подразделении проводится руководителем подразделения или должностным лицом, на которого возложены обязанности приема граждан в соответствии с должностным регламентом на основании утвержденного графика приема граждан.
6.12. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
6.13. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом.
6.14. Ответственные лица обособленных подразделений осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

VII. Оформление заявлений личного характера

7.1. Заявления, обращения, объяснительные записки работников обособленных подразделений личного характера (далее – обращение) оформляются в соответствии с настоящей Инструкцией. Обращение оформляется от руки синей или черной пастой или шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 через 1 межстрочный интервал на стандартных листах бумаги формата А4.
7.2. Не допускается оформление обращения на бланке обособленного подразделения.
7.3. При подготовке и оформлении обращения используются следующие обязательные сведения:
1) сведения об адресате располагаются с правой стороны листа, где указывается наименование должности руководителя организации в дательном падеже (кому?), наименование организации в родительном падеже (чего?), И.О.Фамилия руководителя (кому?). Ниже, в этом же углу указывается, от кого поступило обращение в следующем порядке: наименование должности в родительном падеже, наименование структурного подразделения в родительном падеже, Ф.И.О. заявителя в родительном падеже.
Например:

"Начальнику Управления
Республики Коми
по организационному обеспечению
деятельности мировых судей
И.О.Фамилия
от секретаря судебного заседания
Ярегского судебного участка г.Ухты
Фалилия И.О. ".

2) заголовок обращения (обращение, объяснительная записка, заявление и т.д.).
Этот реквизит отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выравнивается по центру, пишется со строчной буквы, оформляется полужирным шрифтом. В конце заголовка ставится точка.
3) текст.
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается с абзацного отступа 1,25 см от левой границы текстового поля, с прописной буквы.
Текст обращения излагается от 1-го лица единственного числа.
Например: "Я Ф.И.О. ", "Прошу. ".

В тексте обращения, как правило, излагается причина, основание или обоснование составления, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием написания обращения. Текст обращения должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.
4) отметка о наличии приложений.
Если обращение имеет приложения, не названные в тексте, то указывают наименование приложения, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

"Приложение: 1. Справка о. на 1 л. в 1 экз.
2. Авансовый отчет о. на 8 л. в 1 экз.".

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Слово "Приложение" может выделяться полужирным шрифтом.
5) подпись заявителя.
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт.
Подпись состоит из личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия) лица, написавшего обращение.
6) дата написания обращения.
Дата проставляется после написания обращения. Дату обращения оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: "14.03.2008 г.". Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "14 марта 2008 г.".
7) реквизит согласования обращения.
Грифом согласования, который располагается ниже личной подписи заявителя на лицевой стороне обращения, включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", ниже через 1 межстрочный интервал строчными буквами указывается наименование должности руководителя обособленного подразделения, включающее наименование обособленного подразделения. Ниже через 1 межстрочный интервал в одну строку располагается личная подпись руководителя обособленного подразделения, согласовавшего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия). Через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита проставляется дата согласования.
Например:

Мировой судья Ярегского судебного участка

(подпись) И.О. Фамилия

При согласовании обращения несколькими должностными лицами, представляющими разные обособленные подразделения, равными по должности, подписи располагают на одном уровне.
8) дата согласования заявления.
7.4. В случае возражений на обращение работника, реквизит «ВОЗРАЖАЮ» проставляется в соответствии с вышеперечисленными пунктами настоящего раздела с указанием причин несогласия.

VIII. Организация приема и передачи документов
с использованием средств факсимильной связи

8.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне здания обособленного подразделения и устанавливаются в кабинетах подразделения.
8.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, не разрешается, передача по средствам факсимильной связи секретных документов запрещается.
8.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного, графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2мм.
8.4. Передача и прием факсограммы в обособленном подразделении осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов. Учет факсограмм осуществляет ответственный за делопроизводство в обособленном подразделении.
8.5. Оригинал принятой факсограммы передается руководителю обособленного подразделения, а затем исполнителю, о чем делается отметка в журнале регистрации факсограмм.

Обращения граждан