Руководства, Инструкции, Бланки

правила оформления делового письма гост образец img-1

правила оформления делового письма гост образец

Рейтинг: 5.0/5.0 (1872 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Правила оформления деловых писем гост - Поможем в поиске

Правила оформления деловых писем гост Правила оформления деловых писем гост

Rating: 3 / 5 based on 272 votes.

Правила оформления деловых писем гост Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. Код организации Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ОКПО. Текст может содержать одну заключительную часть например, просьбу без пояснения. Принципы и формы регистрации документов. Акт приемки-передачи на 1 л.

Федоров При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Финансовая поддержка портала осуществляется. Подавляющее большинство деловых писем начинается с "Уважаемый Такойто Такойтович", после чего писать "с уважением" не стоит. Направить данное Постановление в Минюст России на заключение. Ссылка на входящее письмо Ссылка на регистрационный исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации при ее наличии. Требования к оформлению документов" с датой введения в действие 1 июля 2003 года. Популярные статьи по теме: просмотров: 595536 просмотров: 239828 просмотров: 235216 просмотров: 234906 просмотров: 167601 просмотров: 164370 просмотров: 157496 просмотров: 153053 просмотров: 139795 просмотров: 138818. Обеспечить выполнение требований, рекомендуемых ГОСТ Р 6. Резолюция Резолюция — это результат рассмотрения документа руководителем. При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым. Представление дат и времени» предусмотрено представление даты в такой последовательности: год — месяц — день разделяются дефисом. например: 2007-06-05. Обеспечение сохранности документов, переданных в архив. Правовая основа, сочетающая федеральное и региональное законодательство, ведомственные нормативные акты. Действительно, в процессе работы у вас, секретарей, возникает закономерный вопрос: насколько целесообразно следование рекомендациям ГОСТа, в какой степени им следовать и как обосновать перед руководителем эту целесообразность? Составление и оформление структуры и штатного расписания предприятия. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Особенности работы с документами в электронном виде. Основные требования к тексту письма. Nastay1984, Вы после "С уважением" точку ставьте, тогда и Ваш "Генеральный директор" с прописной сойдет.

В ГОСТ Р 6. Хабриев Деловое письмо может быть подписано лицом, исполняющим обязанности руководителя. Это Вы к кому обращаетесь? Ведь для того чтобы осмыслить зафиксированную информацию обнаружить заголовок к тексту, необходимый при регистрации входящего документа и передачи его по принадлежности; отметку о наличии приложения; справочные данные организации-автора и т. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Допускается адресовать документ руководителю структурного подразделения или конкретному работнику. Как французик парле: «Это всё пополам! Лист должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор института Личная подпись М. Составление и оформление структуры и штатного расписания предприятия. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Также в текст письма может быть включена часть текста, оформленная в виде анкеты в заявках, предложениях и т. Специфика приказа по личному составу.

Составление его и оформление. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Пример оформления справок, акта, протокола, резюме и объяснительной записки. Финансовая поддержка портала осуществляется. Эмблема организации или товарный знак знак обслуживания Эмблему организации или товарный знак знак обслуживания помещают на бланках в соответствии с уставом или положением об организации. Разорение сплошное :- меркантилическое Коль зарплата в Орле, Так до Крыма ли нам?


  • чебышева 4 екатеринбург на карте
  • силуэт противозачаточные таблетки инструкция
  • запись файлов iso на флешку
  • ж д вокзал владимир расписание поездов
  • натощак можно ли пить воду
  • шаркан ижевск расписание автобусов
  • запись к врачу 116 поликлиника

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2007 г. Наименование организации Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответного письма. Что делать в этой ситуации секретарю? Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Характеристика бланков документов и основные способы расположения реквизитов.


  1. оформление и реализация результатов экономического анализа
  2. сонник бывшая любовь
  3. правила делопроизводства 2015

Другие статьи

Правила оформления делового письма - Студопедия

Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соот­ветствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны распола­гаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название орга­низации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграм­мы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным располо­жением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фикси­ровать верхнюю часть любого объекта, при оформлении докумен­тов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а ниж­нюю — более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конст­рукционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «гео­метрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприя­тия его текста.

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные зако­ном или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформле­ния. Согласно ГОСТ, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 30 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1) Государственный герб (для государственных предприя­тий);

2) эмблема организации;

3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;

4) код документа по ОКУД (если есть);

5) наименование организации (полное и сокращенное);

6) почтовый и телеграфный адреса;

7) номер телефона;

8) номер факса, телетайпа;

9) номер счета в банке;

11) индекс документа;

12) ссылка на индекс и дату входящего документа;

14) заголовок к тексту;

17) фамилия и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество эк­земпляров, но они не входят состав обязательных реквизитов.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типог­рафским способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Док­ладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ изображение Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации – адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного де­ла – ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произ­вольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образу­ются тремя способами:

· по первым буквам слов, входящих в наименования, например, МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

· по начальным слогам слов, входящих в наименования, например, Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

· смешанным способом. когда сложносокращенные наименова­ния образуются частично из начальных букв, частично из усечен­ных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во вто­рой – строчными, например, ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно.

Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе. Почтовый и телеграфный адреса относятся к обязательным рек­визитам официального письма. Порядок и форма записи сведений в почтовом и телеграфном адресах организации должны соответ­ствовать Почтовым правилам.

Номера телефона, факса, номер счета в банке также необходи­мо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата. которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двухзначными цифрами. Например, дату 25 октября 1997 года следует записать так: 25.10.97 (допускается и иная запись: 25.10.1997). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 1997 года записывают следующим образом: 12.01.97. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.97).

Индекс исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов исполнителей, последней частью будет порядковый номер исходящего письма например, № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и по­ручения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш» употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

На № ___________ от _________

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тек­сте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.97».

Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, ко­торое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например:

Кемеровское ОАО «Гранит»

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

Новосибирской государственной академии

экономики и управления

проф. Шеметову П.В.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, — в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например:

с дополнительной ответственностью

Скатертный пер. 22

г. Москва, 103030

Согласно ГОСТ 6.38-90, инициалы ставятся после фамилии во всех случаях, кроме подписи. В подписи инициалы предшествуют фамилии.

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией. В этом случае сокращение «т.» не употребляется:

акад. Иванову А. Г.

проф. Кирсанову Н.Г.

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применя­ется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматри­вается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «гос­подину» передаются сокращением «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту долженотражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содер­жание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

Заголовок не должен превышать двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что осо­бенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конк­ретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости перечитывать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное вы­ражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику отделения милиции

По делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма — текст: Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печат­ным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму прило­жены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название распо­лагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на ________ л. в _______ экз.

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.

В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

Приложение: информационный материал о международной

выставке «СИБ-96» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголо­вок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор школы Подпись Н.К.Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтве­дить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института Подпись А.Н. Марченко
Главный бухгалтер Подпись Ю.П.Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар»
Подпись И.В.Петров Подпись Г.А.Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, дол­жны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на про­екте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняю­щее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостове­рения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридичес­кой силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фами­лию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответ­ствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обя­зательных элементов (реквизитов), которые должны располагать­ся в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элемен­тами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит, помимо основного текста, информацию об адресанте: полное и сокращенное название органи­зации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номера те­лефона, факса и телекса, счета в банке, адрес электронной почты, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Со­гласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы могут содержать до 30 рек­визитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зави­симости от его назначения. Так, для официального письма реко­мендуется следующий состав реквизитов:

1) Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема, или товарный знак организации);

2) код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций);

3) основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

4) идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);

5) наименование организации (полное или сокращенное);

6) справочные данные об организации;

7) дата документа;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего докумен­та (при письмах-ответах);

И) заголовок к тексту;

13) отметка о наличии приложения;

15) фамилия и номер телефона исполнителя;

16) идентификатор электронной копии документа;

18) отметка о контроле;

19) отметка о поступлении.

Официальное письмо является единственным документом, на ко­тором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например, Приказ, Акт, Решение, Докладная записка и т.д.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-ис­следовательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произ­вольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

• по первым буквам слов, входящих в наименования, например, МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

• по начальным слогам слов, входящих в наименования, например, Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

• смешанным способом, когда сложносокращенные наименова­ния образуются частично из начальных букв, частично из усечен­ных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во вто­рой — строчными, например, ВНИИдормаш. Такие слова пишут­ся тоже слитно.

Названия учреждений сокращаются только в том случае, если |сокращенное название указано в официальном документе.

К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведе­ний о почтовом и телеграфном адресах организации должны соот­ветствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке, электронный адрес. Их также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая про­ставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется мри ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабс­кими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разде­ленными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 октября 2003 года следует записать так: 25.10.2003. Если число или месяц выражается одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2004 года записывают следующим образом: 12.01.2004. Допускается оформить дату так: 12 января 2004 г. или в последовательности: год, месяц, день месяца, например, 2004.01.12.

Регистрационный номер исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких час­тей. Сначала может быть записан индекс структурного подразде­ления, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспонден­тов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего доку­мента включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с кор­респонденцией.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», упот­реблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

На № ______________ от ______________

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тек­сте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следую­щим: На № 4520/144 от 17.05.2004.

Адресат — наименование и адрес получателя письма (наиме­нование и адрес организации, структурной части организации, фир­мы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внут­ренний адрес письма. В адресате название организации-получате­ля пишется в именительном падеже.

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фа­милию. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма долж­ностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном.

Кемеровское ОАО «Гранит»

Если же письмо адресуется руководителю организации, наиме­нование организации должно входить в состав наименования долж­ности адресата.

академии экономики и управления

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.

В состав реквизита адресат может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, — и этих случаях целесообразно пользоваться конвертами с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывает­ся должность, затем инициалы и фамилия, и только потом — адрес организации.

Директору ЗАО «Кристалл»

Скатертный пер. 22

Если письмо адресуется частному лицу, то адресат оформляют гак:

ул. Кирова, д. 76, кв. 12,

Если частное лицо, на имя которого пишется письмо, имеет уче­ное звание (ученую степень), его следует указывать перед фами­лией:

акад. Иванову А.Г.

проф. Кирсанову Н.Г.

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяет­ся тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривает­ся как субъект гражданских правоотношений. В переписке с орга­низациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затро­нутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Со­держание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, ко­торый лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочи­тать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем отно­сится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать пись­мо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

По делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печат­ным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60—62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее упот­ребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30—35 см от глаз, а угол секто­ра наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30°.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму при­ложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сра­зу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются на­звания прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название рас­полагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» ника­кая запись не производится.

Приложение: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте пись­ма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на _______л. в____________--экз.

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указыва­ется.

Приложение: информационный материал о международной

выставке «СИБ-2000» в 3 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2004 № 03-7/182 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. По­скольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, назва­ние учреждения в подписи не указывается.

Директор школы Личная подпись Н.К. Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвер­дить действительность первой подписи, а также в особо ответствен­ных документах, например, в письмах по финансово-кредитным воп­росам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В та­ких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгал­тера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соот­ветствующей занимаемой должности.

Директор института Личная подпись А.Н. Марченко

Главный бухгалтер Личная подпись Ю.П. Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими оди­наковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар»

Личная подпись И.В. Петров Личная подпись Г.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, долж­ны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проек­те письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно ука­зывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (на­пример, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наимено­ванием должности.

Подписание документа является одним из способов удостовере­ния его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фами­лию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

Приведем образец оформления служебного письма с угловым рас­положением реквизитов:

Герб РФ Адресат

Образец делового письма по госту образец - Это интересно

Деловое письмо по госту образец - регистрация и виды писем - пример

Образец делового письма по госту. Весной змеи были малоподвижны. Если найдешь нескольких гост невдалеке одна от другой, то деловей было всех побросать в. Образцы деловых писем. Благодарственное письмо это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу за профессиональную. Впрочем, гост 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением. Предлагаем вам образец делового письма. Документов, образцы, требования, деловое, гост, приказ, оформлению, согласно, перераб, письмо.

Образец делового письма по госту -отборный файл. Образец делового письма по госту. Нет, я бы в письма отравы в моем. Переписка обобщенное название различных по содержанию документов - деловые письма, телеграммы, телексы. Идет образец доверенности от организации на. Файл образец делового письма по госту с нашего сайта. Образец делового письма по госту. Сам фойт не нарушал гостов. Не забивайте себе голову теоретическими тонкостями, просто сосредоточьте внимание на приведенных здесь образцах деловых писем, представленных дальше. Так, в гост р 6.3097 сего дополнениями, которые введены в действие с г. Приводятся. Деловое письмо международного образца имеет чёткую. Судьба просьбы (проблемы, предложения), изложенной в деловом письме, во многом зависит от того, курсовая по госту 2008 образец письмо-просьба содержит. Реквизиты делового письма. Термины и определения. Правила составления и оформления.

И образцы. По которому письма. Делового письма. Зная о правилах оформления служебных писем, вы сумеете легко учтены рекомендации гост р 6.30. Правила написания и образцы деловых писем. Образец. Виды деловых писем. Правила написания делового письма 9. Образцы. Реквизиты делового письма. Образец документа. Представлены в разделе образцы писем. Текст делового письма. По внедрению гост).

Как писать деловое письмо, правила, которые не следует нарушать

Важные правила написания делового письма

Чаще всего деловые письма пишутся всё-таки не руководителем организации, а специалистами непосредственно по теме письма. Руководитель только подписывает такие документы,бегло просматривая, иногда внося коррективы. Конечно, руководитель должен быть хорошо знаком со стилем написания таких писем, иначе, как он сможет проверить, правильно ли написано.

Между прочим, правильно написать деловое письмо не так уж и просто. Быстро они пишутся, если есть большая практика написания таких писем. Тот, кто делает это в первый раз, не сразу напишет правильно.

Правильно и грамотно написать деловое письмо, не так-то просто, Ника права, хорошо это делать получается у тех, кто часто пишет деловые письма.

полностью согласна с Никой и и Светланой, я своё первое деловое письмо переписывала четыре раза.

Иногда читаешь такие деловые письма, волосы дыбом встают. Я думаю, в этих случаях, главный виновник - руководитель, если допускает, чтобы такие бумаги выходили из организации. Скорее всего, и он не имеет представления, как правильно писать деловые письма.

Вот бы ещё все умели правильно писать деловые письма.Я встречалась, и довольно часто, с такими деловым письмами, что читать их, всё равно, что прочесть анекдот.

Научиться писать деловые письма, ничего тут сложного нет, не нужно делать из этого проблему.

6160 6162 6361 6454 6488 6566 6618

Деловая корреспонденция или служебная переписка

Деловая корреспонденция или служебная переписка.
Правила составления делового письма

Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

На основе этого ГОСТа Россархивом разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Эти документы рекомендованы к использованию при разработке конкретных инструкций по делопроизводству в организациях и государственной, и иных форм собственности, но должны быть адаптированы к специфике их деятельности.

Деловая переписка - это обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.

Самым распространенным является служебное или деловое письмо.

Служебные письма – это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом.

Особенности оформления писем:

  • отсутствие наименования вида документа;
  • справочные данные об организации обязательны;
  • письмо составляется не менее чем в двух экземплярах, один отсылается адресату, другой остается в деле для контроля.

Любое письмо при поступлении в организацию (поступающее) или направлении в стороннюю организацию (отправляемое) регистрируется в журнале регистрации (электронной базе данных). При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата. Письма в журнале (базе данных) нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года.

При оформлении любого вида письма используется стандартный набор реквизитов.

В реквизиты служебного письма входят:

  • Герб или эмблема;
  • Наименование организации;
  • Справочные данные об организации;
  • Гриф ограничения;
  • Адресат;
  • Регистрационный номер документа;
  • Дата;
  • Ссылка на индекс и дату входящего документа;
  • Заголовок к тексту;
  • Текст:
  • Отметка о приложении;
  • Подпись;
  • Отметка об исполнителе.

Оформление реквизита «Адресат»:

Адресат располагается в верхнем правом углу как на бланке с угловым, так и с продольным расположении реквизитов.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В качестве адресата могут быть:

  • Организации
  • Структурные подразделения организаций
  • Должностные лица
  • Физические лица

В органах государственной власти, как правило, принято адресовать служебные письма руководителю организации, а не в структурное подразделение или конкретному исполнителю (это часто приято в коммерческой переписке для ускорения принятия решения).

Руководитель организации (и.о. заместитель), особенно органа исполнительной власти, вправе и обязан сам определять исполнителя, если письмо содержит просьбу, запрос или поручение.

При адресовании письма указывают:

- наименование организации - в именительном падеже;

- должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже;

- Ф.и.о. должностного лица – в дательном падеже. Инициалы должностного лица указывают перед фамилией.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Главам администраций муниципальных образований Республики Алтай

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул. д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Садовая ул. д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл. 301264

Почтовый адрес организации-адресата можно не указывать, если предполагается, что адрес есть у секретаря.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Директору организации…..», не знаете должности - «Руководителю организации……».

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2015 г. следует оформлять 05.06.2015.

Регистрационный номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Ссылка на регистрационный номер и дату письма включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма. Если в письме один, два абзаца, заголовок можно не составлять. Для писем больших объемов заголовок обязателен. Заголовок письма должен отвечать на вопрос: о чем (о ком)?

Структура текста делового письма

Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, приложения.

Обращение. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа.

В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении, независимо от того, есть ли в организации женщины.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Уважаемый господин директор».

Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др.

Помните, что обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея организации.

При составлении письма в силовые структуры обращение включает давно исключенное из жизни слово «товарищ» – "уважаемый товарищ военком", "уважаемый товарищ полковник" и т. п.

Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма, то есть письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. д.

Далее следует основной текст письма. где должна быть изложена ситуация, озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.

Текст большинства писем излагается от 1-го лица множественного числа - просим, направляем, предлагаем - или от 1-го лица единственного числа – прошу, предлагаю и т.д. Чаще первая форма – так как письмо отправляется от имени организации.

Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать (оптимальный вариант – 1-2 страницы). Все остальные материалы оформляются приложениями к письму.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Необходимо помнить о стандартных полях (левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм. правое – не менее 10 мм ).

Параметры шрифта – от 12 до 14 кегль, полуторный интервал. Times New Roman или Arial.

Даже если письмо является ответом на какое-либо обращение, не нужно делать ссылку на входящее письмо, так как она указана в реквизите «Ссылка на входящие номер и дату документа», также тема письма обозначена в его заголовке.

Текст письма не должен начинаться с фразы «В ответ на ваше обращение, письмо, просьбу…. от … № …», номер и дата в этом случае ничего не скажут руководителю.

Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия (используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, профессионализмы).

Не рекомендуется включать в письмо сразу несколько вопросов. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

В заключении служебного письма кратко подводятся итоги всего написанного.

Письмо может заканчиваться стандартными формулировками, при этом фраза «С уважением» не используется, если письмо начинается с обращения «Уважаемый». В этом случае письмо лучше закончить фразой «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Заранее благодарны», «С благодарностью за сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу».

Приложения – необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе.

Отметка о наличии приложения располагается после текста документа. Приложения подразделяются на:

  • указанные в тексте;
  • не указанные в тексте.

Оформление реквизита начинается с указания слова «Приложение» с большой буквы, после чего ставится двоеточие. Далее оформление возможно по одному из следующих вариантов:

1. Если есть приложение к документу, упоминаемое в тексте, то после слова «Приложение:» указывается только количество листов и экземпляров документа.

Например, Приложение: на 2 л. в 2 экз.

2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, после слова «Приложение:» необходимо указать наименование приложения с указанием количества листов и количества экземпляров.

Например, Приложение: Проект договора на 5 л. в 2 экз.

3. Если приложений к документу несколько, то они нумеруются и оформляются по второму варианту.

Приложения: 1. Проект договора на 5 л. в 2 экз.

2. Накладная от 12.1.2011 № 55 на 1 л. в 1 экз.

4. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Договор о сотрудничестве и приложение к нему, всего на 5 листах в 1 экземпляре.

5. При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывается.

Письма на имя первых лиц подписывает только руководитель или его заместитель - это принцип субординации и уважение к деловому партнеру. Соответствие рангов должно соблюдаться.

Есть еще одна характерная ошибка. Допустим, на документе стоит фамилия директора Смирнова, а сам он уехал в отпуск. Его заместитель Петров ставит косую черту и расписывается за шефа. Это неправильно. Подпись должна строго соответствовать ее расшифровке и реальной должности автора письма в данный момент. Поэтому пишите: «заместитель директора» или «и.о. директора Петров».

Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Данные об исполнителе набираются на кегль или два мельче основного текста письма.

Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека.

Принято выделять следующие виды деловых писем(условное деление, можно встретить и другие деления).

По тематическому признакуделовые письма разделяют на:

- письмо-запрос составляется для получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса, либо с целью получить какой-либо документ. Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа. Письмо-запрос должно содержать обоснование о необходимости разъяснения вопроса, получения документа.

В целях ознакомления с. проведения мероприятия…..

Прошу предоставить информацию.

Направляю в Ваш адрес запрос о……

По поручению председателя Комитета осуществляется сбор информации….

-информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата.

Информационное письмо содержит в себе сведения официального характера: сообщение, просьбу, напоминание, предложение и прочее.

Информируем Вас о (об изменениях, о необходимости, о фактах, о предварительных результатах, о достижении окончательной договоренности)

Доводим до Вашего сведения……

Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…..

Представляем Вам информацию, проект, отчет, перечень, предложения, акт……

- письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

Шаблонными фразами письма-напоминания являются:

Ставим Вас в известность …

Обращаем Ваше внимание…

Считаем необходимым уведомить Вас…

-письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

ключевую фразу о приглашении

точную и полную информацию о времени, месте и содержании мероприятия

может содержать просьбу ответить, ссылку на дополнительный источник информации о мероприятии.

- письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

Шаблонные фразы письма-просьбы

В соответствии с…

Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить
/проинформировать/направить/ выслать …

Обращаемся к Вам с просьбой…

Просим Вашего содействия в…

Просим Вашего согласия на…

- сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких- либо документов, материальных ценностей и т.п.

Сопроводительное письмо обычно начинается со слов:

Просим подтвердить получение…

Просим руководствоваться… и т.п.

Логическая схема такая:

обоснование причины отказа

Отрицательный ответ должен быть обоснован. В случае отрицательного ответа, желательно указать адресату, кто и на каких условиях может дать положительный ответ, если автор такой информацией располагает.

В ответ на ваше обращение…

Рассмотрев вашу просьбу о…..

- благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу.

Выражаем глубокую признательность…

- письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования

Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее сочувствие Вам…..

Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу …

Для нас было огромным потрясением известие о …

Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …

Мы были глубоко огорчены, узнав о …

Нам трудно поверить печальному известию о …

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

  1. Письма-ответы – ответы на инициативные письма.
  2. Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.
  • Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).
  • Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

  1. Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.
  2. Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

  1. Одноаспектные – рассматривают один вопрос.
  2. Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

  1. Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.
  2. Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь.

Правила составления электронных писем во многом повторяют «бумажные». Например, самое распространенное вежливое обращение к адресату - «Уважаемый …..». Посылать письма с приветствием типа «Добрый день» не имеет смысла, поскольку трудно рассчитывать на то, что адресат прочтет послание немедленно или именно днем. Правда, некоторые используют формулу «Доброго времени суток», однако вряд ли ее можно применять в официальной переписке.

При всей неформальности общения, необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными буквами без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Есть определенные требования и к адресу отправителя. Так, для деловой переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах, да еще с сомнительными названиями вроде kiska@mail.ru. В частности, адрес должен быть понятным, чтобы его при необходимости можно было легко записать.

Чего делать не нужно

Неприемлемо начинать текст с вашего отказа в ответ на какую-либо просьбу. Советуем объяснить, почему было принято подобное решение и что при определенных условиях к данному вопросу можно вернуться.

Кроме того, за рамками делового этикета находятся фразы типа: «Настоятельно прошу изучить и решить вопрос положительно». Иными словами, навязывание ожидаемого исхода вопроса приведет, скорее, к противоположному результату.

Не советуем также поторапливать адресата и приписывать «срочно», «незамедлительно». К содержанию письма прислушаются, прочитав фразы: «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

Оставьте любые намеки на возможную невнимательность, некомпетентность, используя формулировки типа: «Предлагаю внимательно изучить».

И проверьте ваше письмо на наличие орфографических и стилистических ошибок.

Деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки нерешаемые проблемы и вопросы. Помните, неправильно с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он – чиновник или работодатель.

Об электронном документообороте

Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы: просмотрен ли, согласован, завизирован.

В России около 80% всей оперативной и справочной информации поступает на бумажных носителях; 20% - в электронном виде, в основном это текстовая информация и лишь 10% - в виде документов, приспособленных для дальнейшей автоматизированной обработки.

Электронный документооборот не нужно путать с перепиской по электронной почте. Любой электронный документ должен быть заверен соответствующим образом лицензированной электронной подписью.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти – автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

О проблемах использования «факсимильной подписи»

В настоящее время понятие "факсимильной подписи" законодательно не определено. В переводе с латинского факсимиле означает "сделай подобное" и представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

Гражданским кодексом РФ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042).

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена.

Если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это нужно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.