Руководства, Инструкции, Бланки

должностные инструкции ведущего специалиста общего отдела

Рейтинг: 4.0/5.0 (1285 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Об утверждении должностных инструкций (должностных обязанностей) государственных служащих управления делами администрации области (с изменениями на 13

Об утверждении должностных инструкций (должностных обязанностей) государственных служащих управления делами администрации области (с изменениями на 13 ноября 1998 года)

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

от 30.12.97 г. N 378-р

Об утверждении должностных инструкций (должностных обязанностей) государственных служащих управления делами администрации области

Об утверждении должностных
инструкций (должностных обязанностей)
государственных служащих управления
делами администрации области

(с изменениями на 13 ноября 1998 года)
_________________________________________

в редакции Распоряжения Администрации
Смоленской области от 13.11.1998 № 452-р
_________________________________________

1. Утвердить прилагаемые должностные инструкции (должностные обязанности) государственных служащих управления делами администрации области.

2. Контроль за исполнением данного распоряжения оставляю за собой.

Должностные инструкции (должностные обязанности) государственных служащих общего отдела управления делами администрации области


УТВЕРЖДЕНО
распоряжением
заместителя главы администрации
Смоленской области
от 30.12.97 г. N 378-р

Общие положения

Общий отдел управления делами администрации области является структурным подразделением аппарата главы администрации и рабочим органом управления делами. В его структуру входят: протокольная часть, приемная по обращениям граждан, канцелярия, машинописное бюро и приемная главы администрации области. На отдел возложены функции обеспечения делопроизводства и документооборота; проведение экспертизы и редактирование проектов нормативных правовых актов и других текстовых документов; учет, обеспечения тиражирования, рассылка копий документов; хранение оригиналов в архиве; проведение машинописных и диктофонно-машинописных работ (стенограммы) обеспечение централизованного учета и работы с обращениями граждан; обеспечение контроля за исполнением (ходом исполнения) в администрации области нормативных правовых и распорядительных документов органов федеральной власти и главы областной администрации; функционирование приемной главы администрации.

Назначение и освобождение от должности специалистов общего отдела производится приказом заместителя главы - управляющим делами администрации.

Руководство отделом осуществляет начальник общего отдела, который подчиняется заместителю главы - управляющему делами администрации области.

Должностная инструкция государственного служащего - начальника общего отдела управления делами администрации области I. Общие положения

1.1. Руководство общим отделом осуществляет начальник общего отдела управления делами администрации области.

1.2. Начальник общего отдела назначается на должность и освобождается приказом заместителя главы - управляющего делами администрации области.

1.3. Начальник общего отдела непосредственно подчиняется заместителю главы - управляющему делами администрации области.

1.4. В своей служебной деятельности начальник общего отдела руководствуется Конституцией Российской Федерации. Указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Федеральными и областными законами, постановлениями и распоряжениями главы администрации, инструкцией по делопроизводству (документообороту), Регламентом администрации области, государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), основными правилами работы ведомственных архивов, Положением об отделе и настоящей инструкцией.

II. Должностные обязанности

Начальник общего отдела, исходя из возложенных на отдел задач и функций, в пределах своей компетенции:

- разрабатывает предложения по совершенствованию государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и делопроизводства;
- разрабатывает проекты нормативных правовых актов по курируемым отделом направлениям;
- при необходимости принимает участие в разработке законодательных актов, организационно-распорядительных, других служебных документов и принимает участие в их реализации;
- определяет круг вопросов, относящихся к компетенции специалистов отдела и обеспечивает их исполнение;
- обеспечивает контроль за своевременностью, полнотой и точностью исполнения (хода исполнения) поручений, определенных главой администрации области на рабочих совещаниях, и информирует об этом заместителя главы - управляющего делами администрации области;
- организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обеспечение, диктофонную запись рабочих совещаний, Административного совета и иных мероприятий, определенных Регламентом, а также по указанию заместителя главы - управляющего делами администрации области;
- готовит необходимые справочные и аналитические материалы по направлениям работы, закрепленным за общим отделом или по поручению заместителя главы - управляющего делами администрации области и представляет их в установленном порядке;
- разрабатывает и оформляет планы основных мероприятий управления делами на полугодие, месяц и представляет их на утверждение заместителю главы - управляющему делами администрации области;
- вносит предложения заместителю главы - управляющему делами администрации области по подбору и расстановке специалистов в отделе и их материальному и моральному стимулированию;
- организует и контролирует работу архива администрации области;
- осуществляет контроль за документооборотом и делопроизводством в соответствии с организационно-распорядительными документами;
- изучает и обобщает информацию о состоянии дел по направлениям работы отдела, докладывает о недостатках заместителю главы управляющему делами, принимает меры по их устранению;
- контролирует соблюдение специалистами отдела правил внутреннего трудового распорядка, дисциплины труда, норм охраны труда и противопожарной безопасности;
- при чрезвычайных обстоятельствах руководит эвакуацией архива администрации области, обеспечивает сохранность документов, печатей, штампов и оргтехники;
- контролирует в установленном порядке использование оргтехники, экономного расходования канцелярских принадлежностей и других материально-технических средств;
- контролирует и обеспечивает деятельность секретарей главы администрации области и заместителей главы администрации области;
- обеспечивает взаимодействие сотрудников общего отдела с руководством структурных подразделений администрации области по вопросам, входящим в компетенцию общего отдела;
- несет персональную ответственность за качественное и своевременное выполнение задач и функций, возложенных на отдел;
- выполняет другие поручения служебного характера.

III. Должностные полномочия

3.1. Принимать участие в контроле (проверке) областных государственных органов исполнительной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции общего отдела.

3.2. Принимать решения в соответствии с должностными обязанностями.

3.3. Вести переписку с государственными органами и организациями, запрашивать в установленном порядке и получать от них необходимые оперативные, отчетные и справочные материалы по вопросам, относящимся к компетенции общего отдела.

3.4. Вносить предложения по совершенствованию работы отдела и государственной службы в целом.

IV. Должен знать и уметь

4.1. Знать Конституцию Российской Федерации. Федеральные законы, Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, Устав Смоленской области, постановления и распоряжения главы администрации области, другие нормативные документы, необходимые для исполнения должностных обязанностей, порядок подготовки и внесения в администрацию области проектов областных законов и иных нормативных правовых актов; научные разработки по направлениям деятельности отдела, деловой этикет, формы и методы работы со средствами массовой информации; Кодекс законов о труде. правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

4.2. Должен уметь работать с людьми, пользоваться ПЭВМ и другой оргтехникой, производить машинописные работы.

V. Ответственность

Начальник общего отдела несет дисциплинарную ответственность за:

5.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.

5.2. Действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан.

5.3. Разглашение государственной тайны и сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

VI. Квалификационные требования

6.1. Высшее образование.

6.2. Стаж государственной службы на старших государственных должностях не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее трех лет.

С должностными обязанностями ознакомлен:
начальник общего отдела управления делами
администрации области

__________________ (__________________)
подпись Ф.И.О.
"_______" ___________________ 1998 г.

Главный специалист

В своей служебной деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации. Федеральными и областными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, главы администрации области по вопросам, касающимся вопросов контроля за исполнением поручений и резолюций главы администрации, инструкцией по документационному обеспечению (делопроизводству), регламентом работы администрации, ГСДОУ, настоящий инструкцией и другими нормативными правовыми актами. Он подчиняется начальнику общего отдела.

Должностные обязанности

Подготавливает (разрабатывает) проекты нормативных правовых и других актов администрации области по вопросам организации контроля, за исполнением поручений руководителей органов исполнительной власти всех уровней, относящимся к ведению общего отдела и управления делами;

готовит решения по вопросам функционирования и совершенствования работы по контролю за исполнением поручений руководителей органов исполнительной власти, на основе действующего законодательства и нормативных правовых актов;

анализирует, обобщает и систематизирует исходящие и входящие документы, где определены поручения главы администрации области и берет их на контроль исполнения;

отдельно осуществляет контроль поручений, данных главой администрации области на совещаниях, оформленных протоколами, а также устных поручений;

готовит аналитическую оперативную и другую информацию для представления заместителю главы - управляющему делами администрации области по вопросам исполнения поручений;

представляет необходимые материалы в Федеральные органы государственной власти в установленном порядке;

взаимодействует с помощниками заместителей главы администрации, юридическим отделом, приемной по обращениям граждан по вопросам контроля за исполнением (ходом исполнения);

ведет текущий и общий учет поручений и их исполнение в электронной базе данных и в специальном журнале;

еженедельно информирует начальника отдела о состоянии контроля за исполнением поручений в аппарате главы администрации;

выполняет другие поручения служебного характера.

Несет материальную и дисциплинарную ответственность: за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действие или бездействие, ведущие к нарушению установленного порядка исполнения поручений, определенных нормативными правовыми актами, а также за разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

Должностные полномочия

Имеет право: представлять общий отдел по вопросам, относящимся к предмету его ведения; принимать участи в контроле (проверке) органов исполнительной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации или по вопросам, относящимся к компетенции общего отдела управления делами (документооборота, делопроизводства, организации контроля за исполнением); запрашивать и получать в установленном порядке от государственных органов власти, учреждений, организаций и предприятий информацию, необходимую для исполнения своих должностных обязанностей, требовать от исполнителей предоставления необходимой информации за исполнением (ходом исполнения) в установленные сроки отчетов.

Вносить предложения по совершенствованию системы контроля за исполнением поручений руководителей органов исполнительной власти всех уровней и государственной службы в целом.

Должен знать

Конституцию Российской Федерации. Указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, устав области, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, главы администрации области, необходимые для исполнения служебных обязанностей, систему контроля в администрации области, инструкцию по документационному обеспечению (делопроизводству), регламент работы администрации и настоящую инструкцию.

Уметь работать на ПЭВМ, производить машинописные работы.

Квалификационные требования

Высшее профессиональное образование с учетом реестра и специализации государственной должности государственной службы или образование, считающееся равноценным и стаж работы по специальности не менее двух лет.

Протокольная часть общего отдела
управления делами администрации области

Протокольная часть является структурным подразделением общего отдела управления делами администрации области. На нее возлагается проведение консультаций по вопросу составления проектов, порядку прохождения нормативных распорядительных документов, экспертизы на соответствие требованиям ГОСТа 6.38-90, ГСДОУ и других нормативных документов, редактирование, обеспечение содержания официально-делового стиля постановлений и распоряжений администрации области и других текстовых документов; (инструкция, положение, методика и т.д.) прием, регистрация, подготовка и рассылка копий документов адресату; хранение оригиналов с последующей сдачей в архив; протоколирование мероприятий проводимых главой администрации, в т.ч. их звукозаписи; контроль исполнения (хода исполнения) постановлений, распоряжений и поручений главы администрации; предоставление информационного материала должностным лицам в установленном порядке.

Руководство протокольной частью общего отдела осуществляет консультант, который подчиняется начальнику общего отдела.

Консультант

В своей служебной деятельности руководствуется: Конституцией Российской Федерации. Федеральными и областными законами. Указами Президента Российской Федерации постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями главы администрации. Уставом области, требованиями ГСДОУ, ГОСТом 6.3890, инструкцией по документообороту (делопроизводству), регламентом администрации и настоящей инструкцией и другими нормативными документами. В своей работе взаимодействует со всеми структурными подразделениями администрации области.

Должностные обязанности

подготавливает (разрабатывает) проекты нормативных правовых и других актов администрации области по сложным перспективным задачам относящимся к ведению общего отдела и управления делами;

готовит решения по вопросам функционирования и совершенствования работы протокольной части, на основе действующего законодательства;

консультирует по вопросу составления проектов, нормативных распорядительных и других документов в соответствии с требованиями ГОСТа, ГСДОУ, действующей инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству);

проводит экспертизу текстовой документации (проектов постановлений, распоряжений, инструкций, положений, методических указаний и т.д.) на соответствие требований ГСДОУ, ГОСТа, действующей инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) и их редактирование;

составляет заключение по итогам проведенной экспертизы и редактирования проектов текстовых документов, осуществляет контроль за устранением обнаруженных недостатков;

анализирует, обобщает и систематизирует недостатки в разработке проектов представляемых текстовых документов и результат и доводит до сведения руководителей структурных подразделений администрации;

обеспечивает сохранность подлинников нормативных правовых и распорядительных документов и организует своевременную сдачу в архив администрации;

подготавливает проекты писем на запросы федеральных государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности и отдельных граждан;

принимает участие в контроле за исполнением (ходом исполнения) Указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, Постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений главы администрации области, и докладывает начальнику отдела;

организует и контролирует работу специалистов протокольной части с учетом их должностных обязанностей;

осуществляет фонографическую запись мероприятий проводимых главой администрации области их протоколирование в установленные регламентом сроки. Редактирует стенограммы отдельных совещаний проводимых главой администрации;

отвечает за сохранность печати протокольной части "Общий отдел N 1", следит за техническим состоянием и сохранностью закрепленной оргтехники и звукозаписывающей аппаратуры.

Несет материальную и дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действие или бездействие, ведущее к нарушению установленных правил работы с проектами и оригиналами документов; за разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

Должностные полномочия

Имеет право: представлять протокольную часть общего отдела по вопросам, относящимся к предмету их ведения; принимать участие в контроле (проверке) органов исполнительной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции общего отдела управления делами (делопроизводство, документооборот); давать консультации по порядку прохождения, составления проектов нормативных распорядительных и других текстовых документов; возвращать на доработку проекты нормативных правовых и распорядительных документов исполненных с нарушением требований ГОСТа, инструкций и других нормативных документов по делопроизводству; в необходимых случаях знакомить с подлинниками нормативных правовых и распорядительных актов областной администрации должностных лиц, с разрешения руководства; выдавать копии принятых областной администрацией нормативных правовых актов по требованию руководителей структурных подразделений администрации; получать установленным порядком от государственных органов власти, предприятий учреждений, организаций независимо от форм собственности, общественных объединений статистическую информацию отчетные и справочные материалы необходимые для исполнения консультантом своих должностных обязанностей;

Вносить предложения по совершенствованию работы протокольной части общего отдела и государственной службы в целом.

Должен знать

Конституцию Российской Федерации. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, федеральные и областные законы, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, Устав области, постановления и распоряжения главы администрации, необходимые для исполнения служебных обязанностей ГСДОУ, ГОСТы, инструкцию по документационному обеспечению (делопроизводству), регламент работы администрации и настоящую инструкцию и другие нормативные документы.

Уметь работать на ПВЭМ, производить машинописные работы.

Квалификационные требования

Высшее профессиональное образование с учетом реестра и специализации государственной должности государственной службы или образование, считающееся равноценным; стаж работы по специальности не менее двух лет.

Ведущий специалист

В своей служебной деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации. Указами Президента Российской Федерации, федеральными и областными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, уставом Смоленской области, постановлениями и распоряжениями главы администрации, ГСДОУ, ГОСТом 6.38-90, инструкцией по документационному обеспечению (делопроизводству), регламентом администрации, настоящей инструкцией и другими нормативными документами. Он подчиняется консультанту протокольной части.

Должностные обязанности

Участвует в подготовке (разработке) нормативных актов областной администрации по сложным перспективным задачам, относящимся к ведению общего отдела;

участвует в разработке проектов нормативных правовых и распорядительных актов в соответствии с требованиями ГСДОУ и других нормативных документов;

участвует в проведении, экспертизы на соответствия требованиям ГОСТа 6.38-90и другим нормативным документам, редактировании, обеспечении официально-делового стиля изложения проектов нормативных правовых и распорядительных документов администрации области и других текстовых документов;

участвует в подготовке проектов писем на запросы федеральных государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности и отдельных граждан;

при необходимости принимает участие в работе комплексных комиссий по вопросам делопроизводства и документооборота;

принимает участие в обобщении и анализе работы протокольной части общего отдела и вносит предложения по ее совершенствованию;

обеспечивает правильность и своевременность регистрации, учета и систематизации нормативных правовых и распорядительных актов администрации области, подсчет и проверку правильности адреса рассылки, их тиражирование и подготовку к отправке;

редактирует и оформляет протоколы совещаний, проводимых главой администрации в установленные регламентом сроки по указанию руководства структурного подразделения;

осуществляет оформление и сдачу в архив областной администрации нормативных правовых и распорядительных актов администрации области;

по поручению руководства редактирует стенограммы совещаний, проводимых главой администрации;

участвует в проведении экспертизы определения ценности документов, сдаваемых в архив областной администрации;

выполняет другие поручения служебного характера.

Несет материальную и дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению порядка оформления проектов нормативных правовых и распорядительных документов в соответствии с предоставленными полномочиями; за разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей; за сохранность и сдачу в архив областной администрации оригиналов нормативных правовых и распорядительных актов администрации области.

Должностные полномочия

Имеет право: представлять протокольную часть общего отдела по вопросам, относящимся к предмету их ведения; принимать участие в контроле (проверке) органов исполнительной власти в соответствии с законодательством Смоленской области по вопросам, относящимся к компетенции общего отдела управления делами (делопроизводство, документооборот); возвращать на доработку проекты нормативных правовых и распорядительных актов и других текстовых документов, исполненных с нарушением требований ГОСТа 6.38-90, инструкций и других нормативных документов по делопроизводству; получать в установленном порядке от государственных органов власти, учреждений, организаций информацию, необходимую для исполнения своих должностных обязанностей.

Должен знать

Конституцию Российской Федерации. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Устав Смоленской области, федеральные и областные законы, нормативные правовые и распорядительные акты главы администрации области, ГОСТы, инструкции, положения и другие нормативные документы, необходимые для исполнения должностных обязанностей; регламент работы администрации.

Уметь работать на ПЭВМ, ксерокопировальной технике, звукозаписывающей аппаратуре и производить машинописные работы.

Квалификационные требования

Высшее профессиональное образование с учетом реестра и специализации государственной должности государственной службы или образование, считающееся равноценным, стаж работы по специальности не менее двух лет.

Специалист

В своей служебной деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации. Указами и Распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Смоленской области, постановлениями и распоряжениями администрации области, ГСДОУ, ГОСТом 6.38-90, инструкцией по документационному обеспечению (делопроизводству), регламентом администрации и настоящей инструкцией. Он подчиняется консультанту протокольной части.

Должностные обязанности

Составляет и ведет учет информационного материала по контролю за исполнением Указов, распоряжений, поручений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений главы администрации области; проводит работу по обеспечению тиражирования и отправке нормативных правовых и распорядительных актов согласно адресу рассылки; участвует в оформлении аналитических справочных и других материалов по запросам должностных лиц; принимает участие в разработке проектов нормативных документов по делопроизводству и других текстовых документов; осуществляет своевременное оформление и сдачу в архив областной администрации оригиналов нормативных правовых и распорядительных актов администрации области; контролирует качество и количество протиражированных копий нормативных правовых и распорядительных актов администрации области; выполняет другие поручения служебного характера.

Несет материальную и дисциплинарную ответственность: за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на нее обязанностей; за достоверность составленного информационного материала по контролю исполнения Указов, распоряжений, поручений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений главы администрации области;

несет ответственность за разглашение сведений, ставшими ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

Должностные полномочия

Имеет право: предоставлять по поручению руководства протокольную часть общего отдела по вопросам, относящимся к предмету их ведения; возвращать на доработку некачественно выполненные копии нормативных документов; принимать участие в контроле (проверке) органов исполнительной власти в соответствии с законодательством по вопросам, относящимся к компетенции протокольной части общего отдела; запрашивать информацию от структурных подразделений администрации, необходимую для осуществления своих обязанностей; вносить предложения по совершенствованию работы протокольной части общего отдела и государственной службы в целом.

Должен знать

Основные положения Конституции Российской Федерации. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, Устав Смоленской области, инструкцию по документообороту (делопроизводству), регламент работы администрации, другие нормативные документы, необходимые для исполнения должностных обязанностей.

Уметь работать на ПЭВМ, ксерокопировальной технике, и производить машинописные работы.

Квалификационные требования

Среднее профессиональное образование с учетом реестра и специализации государственной должности государственной службы или образование считающееся равноценным, без предъявления требований к стажу.

ПРИЕМНАЯ ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ
Общие положения

Приемная является структурным подразделением общего отдела управления делами. На нее возлагается: организация и обеспечение работы с обращениями граждан РФ, беженцев, вынужденных переселенцев, иностранных граждан; прием посетителей должностными лицами администрации, контроль за исполнением ответов обращений и по запросам федеральных органов законодательной и исполнительной власти, осуществление централизованного предоставления аналитических, справочных и других материалов должностным лицам администрации установленным порядком. В своей работе приемная по обращениям взаимодействует с другими подразделениями администрации области.

Непосредственное руководство работой приемной по обращениям граждан осуществляет главный специалист.

Главный специалист

Подчиняется начальнику общего отдела. В своей служебной деятельности руководствуется Конституцией РФ. федеральными и областными законами, Указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, Уставом Смоленской области, инструкцией по документационному обеспечению (делопроизводству), действующими нормативными правовыми актами администрации области, регламентом работы администрации и настоящей инструкцией.

Организует прием граждан руководством администрации области в соответствие с утвержденным графиком приема;
обеспечивает своевременное рассмотрение обращений граждан, и направляет их для рассмотрения в соответствующие федеральные и областные структуры;
обеспечивает контроль за своевременным исполнением органами исполнительной власти поручений по обращениям граждан;
извещает федеральные органы исполнительной и законодательной власти о результатах рассмотрения обращений граждан, поступивших в администрацию области;
осуществляет информационное взаимодействие с органами местного самоуправления, структурами администрации области при рассмотрении обращений граждан;
осуществляет анализ и обобщение обращений, граждан в письмах и на личном приеме;
информирует в установленном порядке главу администрации, его заместителей, руководителей местных органов исполнительной власти о количестве и характере обращений граждан;
готовит на основе анализа и обобщения обращений предложения по устранению причин жалоб и обращений;
взаимодействует с СМИ по вопросам, относящимся к компетенции приемной по обращениям граждан;
изучает опыт работы приемных по обращениям граждан субъектов федерации;
организует прием посетителей должностными лицами области в специально отведенной комнате и представляет им необходимые материалы по существу обращения;
в отдельных случаях по поручению руководства руководит группой специалистов при рассмотрении обращений;
несет материальную и дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и интересов граждан; за разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

Имеет право: представлять отдел по вопросам, относящимся к его ведению; принимать участие в контроле (проверке) органов исполнительной власти в соответствие с законодательством РФ по вопросам работы с обращениями граждан; запрашивать и получать в установленном порядке от государственных органов, предприятий, учреждений, организаций, независимо от форм собственности, граждан, общественных объединений данные по вопросам относящимся к ведению приемной по обращениям граждан, необходимые для исполнения главным специалистом своих должностных обязанностей; взаимодействовать установленным порядком с аппаратом областной Думы, прокуратурой, областным судом, а так же с другими структурами федеральных органов расположенных на территории области; докладывать своему руководству о всех выявленных недостатках в пределах своих полномочий. Вносить предложения по совершенствованию работы приемной и государственной службы в целом.

Конституцию РФ. Федеральные и областные законы, Декларацию прав и свобод человека и гражданина, Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, Устав Смоленской области, постановления и распоряжения главы администрации области, другие текстовые документы необходимые для исполнения должностных обязанностей, инструкцию по документационному обеспечению (делопроизводству) регламент работы администрации, деловой этикет.
Уметь работать на ПЭВМ, производить машинописные работы.

Высшее профессиональное образование с учетом специализации государственной должности государственной службы или образование считающиеся равноценным и стаж работы по специальности не менее двух лет.

Ведущий специалист

Подчиняется главному специалисту. В своей служебной деятельности руководствуется Конституцией РФ. федеральными и областными законами, Указами и распоряжениями Президента РФ постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, Уставом Смоленской области, постановлениями и распоряжениями главы администрации инструкцией по документационному обеспечению (делопроизводству), действующими нормативными правовыми актами администрации области, регламентом работы, и настоящей инструкцией.

Участвует в разработке проектов нормативных правовых актов Смоленской области, других документов касающихся работы с обращениями граждан;
принимает участие в организации и контроле за исполнением федеральных законов и законов Смоленской области, иных нормативных правовых актов по вопросам работы с обращениями граждан;
подготавливает проекты ответов на запросы федеральных органов, законодательной и исполнительной власти и граждан;
принимает участие в отборе и накоплении тематического материала для подготовки аналитических записок по мере требования, участвует в разработке предложений по совершенствованию действующих положений, инструкций и правил по вопросам работы с обращениями граждан;
осуществляет регистрацию обращений в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению (делопроизводству) администрации области;
исключает возможность направления жалоб граждан должностным лицам, на действие (бездействие) которых направлена жалоба;
исполняет другие поручения служебного характера;

Несет материальную и дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие ведущее к нарушению прав и интересов граждан; за разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

Имеет право: представлять приемную по обращениям граждан администрации области по вопросам, относящимся к ее ведению; принимать участие в контроле (проверке) органов государственной власти в соответствие с законодательством РФ по вопросам, относящимся к компетенции приемной; получать в установленном порядке от государственных органов, предприятий, учреждений независимо от форм собственности, граждан и общественных объединений статистическую оперативную информацию, отчетные и справочные материалы по вопросам работы с обращениями граждан, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей; принимать участие в подготовке проектов нормативных правовых актов и других материалов, относящихся к компетенции приемной по обращениям;

Вносить предложения по совершенствованию работы своего подразделения и государственной службы в целом.

Должен знать Конституцию Российской Федерации. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральные законы и законы Смоленской области, Устав Смоленской области, постановления и распоряжения главы администрации, необходимые для исполнения должностных обязанностей, инструкцию по документационному обеспечению (делопроизводству), регламента работы администрации, правила делового этикета, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, должен уметь работать с посетителями, уметь работать на ПЭВМ, и производить машинописные работы.

Высшее профессиональное образование с учетом реестра и специализации государственной должности службы или образование считающееся равноценным и стаж работы по специальности не менее двух лет.

Специалист

Подчиняется главному специалисту. В своей служебной деятельности руководствуется Конституцией РФ. Федеральными и областными законами, Указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, постановлениями и распоряжениями главы администрации области, инструкцией по документообороту (делопроизводству) регламентом работы администрации и настоящей инструкцией.

участвует в разработке предложений, проектов нормативов, методик, инструкций по направлениям работы приемной;
осуществляет сбор и обработку информации, статистических и отчетных данных;
участвует в подготовке решений по обеспечению контроля за работой по обращениям граждан в управлениях, комитетах, органах местного самоуправления, на предприятиях, учреждениях, организациях;
участвует в контроле исполнения нормативных правовых актов по вопросам, относящимся к компетенции приемной;
подготавливает предложения по внедрению соответствующего передового опыта;
осуществляет контроль за сроками исполнения проектов ответов и направляет напоминания в соответствующие органы о нарушении контрольных сроков;
осуществляет прием, обработку, регистрацию и учет поступающих обращений граждан, участвует в подготовке проектов ответов на обращения граждан.

Несет материальную и дисциплинарную ответственность за: неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов (просьб) граждан, разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

Имеет право: представлять приемную по обращениям граждан в других областных государственных органах по вопросам, относящимся к ее ведению; получать в установленном порядке от государственных органов, предприятий, учреждений, организацией, независимо от форм собственности, граждан и общественных организаций статистическую и оперативную информацию, отчетные и справочные материалы по вопросам относящимся к сфере деятельности приемной необходимые для исполнения должностных обязанностей; принимать участие в контроле (проверке) органов исполнительной власти в соответствие с законодательством по вопросам, относящимся к его компетенции, а так же докладывать руководству подразделения о всех выявленных недостатках в пределах своих полномочий; вносить предложения по совершенствованию работы своего подразделения и государственной службы в целом.

Должен знать Конституцию Российской Федерации. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральные и областные законы, Устав Смоленской области, постановления и распоряжения главы администрации, иные нормативные правовые акты необходимые для исполнения должностных обязанностей; инструкцию по документационному обеспечению (делопроизводству), порядок работы с письменными и устными обращениями граждан, регламент работы администрации, правила делового этикета, правила и нормы охраны труда, технику безопасности.
Уметь работать на ПЭВМ, множительной технике и производить машинописные работы.

Среднее профессиональное образование с учетом реестра и специализации государственной должности государственной службы или образование, считающиеся равноценным, без предъявления требований к стажу.

Канцелярия общего отдела Управления делами администрации области
Общие положения

Канцелярия является структурным подразделением общего отдела управления делами администрации области. На нее возлагаются организация и обеспечение функционирования в подразделениях аппарата главы администрации единой системы делопроизводства и документооборота; прием, учет, анализ, направление и доставка поступающих документов (корреспонденции); обеспечение быстрого и четкого прохождения документов, ведение архивного дела в аппарате главы администрации области. В своей работе канцелярия взаимодействует с другими подразделениями общего отдела. Непосредственное руководство работы канцелярии осуществляет ведущий специалист, который подчиняется начальнику общего отдела.

Ведущий специалист

В своей служебной деятельности руководствуется Конституцией РФ. Указами и распоряжениями Президента РФ, федеральными и областными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, Уставом области, постановлениями и распоряжениями главы администрации необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей, ГСДОУ, ГОСТом 6.38-90, инструкцией по документационному обеспечению (делопроизводству), регламентом и настоящей инструкцией и другими нормативными документами.

Участвует в разработке проектов нормативных правовых актов Смоленской области касающихся делопроизводства ( документооборота);
принимает участие в организации, регулировании и контроле за исполнением (ходом исполнения) поручений и решений главы администрации на резолюциях исходящих ( отправленных) документов (корреспонденции);
подготавливает проекты письменных ответов на запросы федеральных и областных государственных органов, органов местного самоуправления, а так же отдельных предприятий, учреждений, организаций и граждан, в том числе по запросам по архивным данным в администрации области;
планирует, регулирует и контролирует служебную деятельность специалистов канцелярии, анализирует состояние и тенденции развития курируемой сферы деятельности;
организует прием, первоначальную обработку, учет и распределение поступающих документов (корреспонденции);
обеспечивает в необходимых случаях тиражирование документов (корреспонденции) и своевременную рассылку по указанным адресам;
лично ведет контрольную картотеку исполнения по срокам и исполнителям решения (резолюции) главы администрации по исходящим документам и еженедельно докладывает руководству;
осуществляет ввод информации реквизитов поступивших документов, резолюций и решений главы администрации в электронную базу данных для передачи и хранения ее в электронной базе данных соответствующих подразделений;
представляет документы в приемные заместителей главы администрации (службу делопроизводства) структурные подразделения с поручениями или резолюциями главы администрации под роспись с указанием даты и времени вручения;
отвечает за правильное использование и сохранность оргтехники, печатей, штампов, в т.ч. бланков строгой отчетности;
составляет номенклатуру дел для сдачи в архив;
организует через архивариуса оформление дел, обеспечивает сохранность архивных документов и противопожарные мероприятия архива;
обеспечивает по мере расходования и заявкам структурных подразделений управление делами, приемные заместителей главы администрации канцелярскими принадлежностями;
обеспечивает эвакуацию архивных документов на особый период в соответствии с утвержденным списком;
выполняет другие поручения служебного характера.

Несет материальную и дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на нее служебных обязанностей, за действие или бездействие ведущие к нарушению документооборота делопроизводства, за разглашение сведений ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

Имеет право: представлять общий отдел по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии, принимать участие в контроле (проверке) государственных органов власти в соответствии с законодательством Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии; получать в установленном порядке от государственных органов, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, граждан и общественных объединений статистическую и оперативную информацию, отчетные и справочные материалы по вопросам, относящимся к сфере деятельности канцелярии общего отдела, необходимые для исполнения ведущим специалистом своих должностных обязанностей; принимать участие в подготовке проектов нормативных правовых актов и других материалов, относящихся к компетенции канцелярии; контролировать в установленном порядке для исполнения должностных обязанностей предприятия, учреждения и организации по вопросам, относящимся к компетенции общего отдела, а также докладывает своему руководству о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции; вносить предложения по совершенствованию делопроизводства, документооборота, документационного обеспечения и государственной службы в целом.

Конституцию Российской Федерации. федеральные и областные законы, Указы и распоряжения Президента РФ, Постановления и распоряжения Правительства РФ, Устав Смоленской области, постановления и распоряжения главы администрации, инструкцию по документационному обеспечению (делопроизводству) основные правила работы ведомственных архивов, ГСДОУ, ГОСТ 6.38-90 другие нормативные акты, необходимые для исполнения должностных обязанностей, регламент работы администрации.

Уметь работать на ПЭВМ, множительной технике, и производить машинописные работы.

Высшее профессиональное образование с учетом реестра и специализации государственной должности государственной службы или образование, считающиеся равноценным и стаж работы по специальности не менее двух лет.

Специалист

Подчиняется ведущему специалисту канцелярии. В своей работе руководствуется положениями ГСДОУ, инструкцией по документационному обеспечению (делопроизводству), ГОСТом 6.38-90 г. регламентом настоящей инструкцией, другими нормативными документами.

Участвует в разработке предложений, нормативов, методик инструкций по направлениям работы канцелярии;
осуществляет сбор и отработку информации, статистических данных по роду служебной деятельности;
участвует в подготовке решений по обеспечению контроля (проверке) в структурных подразделениях администрации по закрепленным за канцелярией вопросам;
осуществляет прием, проверку, регистрацию представление и отправку входящей и исходящей документации, обеспечивая ее сохранность;
по необходимости ведет учет получаемых (входящих) и отправляемых (исходящих) документов (корреспонденции) в специальном журнале регистрации;
непосредственно производит подготовку и отправку исполненных документов по адресам (корреспондентам);
выполняет другие поручения служебного характера. Несет материальную и дисциплинарную ответственность за: неисполнение и ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действие или бездействие ведущие к нарушению делопроизводства (документооборота); разглашение сведений, ставших ему известными в связи исполнением должностных обязанностей.

Имеет право: по указанию руководителя представлять канцелярию общего отдела в областных государственных органах власти по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии; получать в установленном порядке от государственных органов, предприятий, учреждений, организаций, общественных организаций статистическую оперативную информацию, отчетные и справочные материалы по вопросам, относящимся к сфере деятельности канцелярии, принимать участие в контроле (проверке) структурных подразделений администрации в соответствии с законодательством по вопросам относящимся к делопроизводству и документообороту, а также докладывать руководству о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции; вносить предложения по совершенствованию работы своего подразделения и государственной службы в целом.

Должен знать Конституцию РФ. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, Федеральные и областные законы, Устав Смоленской области, постановления и распоряжения главы администрации, иные нормативные правовые акты необходимые для исполнения должностных обязанностей, инструкцию документационному обеспечению (делопроизводству), основные положения ГСДОУ, ГОСТ 6.38-90 правила делового этикета; правила и нормы охраны труда, регламент работы администрации, техники безопасности.

Уметь работать ПЭВМ, множительной технике, производить машинописные работы.

Среднее профессиональное образование с учетом реестра и специализации государственной должности государственной службы или образование, считающееся равноценным, без предъявления требований к стажу.

Специалист (архивариус)

Подчиняется ведущему специалисту канцелярии. В своей работе руководствуется основными правилами работы ведомственных архивов, ГСДОУ, инструкцией по документационному обеспечению (делопроизводству) ГОСТом 6.38-90 регламентом и настоящей инструкцией и другими нормативными документами.

Участвует в разработке предложений, нормативов, методик, инструкций по направлениям работы канцелярии;
осуществляет сбор и отработку информации, статистических данных архивного дела;
участвует в подготовке решений по обеспечению контроля за ходом исполнения законодательных и иных нормативных правовых актов, положений и инструкций по архивному делу;
подготавливает предложения по устранению недостатков, внедрению соответствующего передового опыта;
совместно с архивным управлением архивного дела администрации области, специалистами отделов управления делами организует и осуществляет экспертизу ценности документов, их отбор для формирования дел;
готовит дела по результатам отбора документов, оформляет их установленным порядком, подшивает, переплетает, составляет описи дел. Представленные и оформленные с нарушением установленных правил дела возвращает в подразделения на переоформление;
участвует в составлении сводной номенклатуры дел, осуществляет своевременное представление описей и номенклатуры дел на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного управления;
по указанию выдает дела из архива во временное пользование под роспись и следит за их своевременным возвращением;
составляет акты на отобранные для уничтожения дела, в том числе на особый период;
занимается исполнением запросов в архив администрации области физических и юридических лиц по указанию ведущего специалиста канцелярии;
следит за температурным, световым, санитарно-гигиеническим режимом и противопожарным состоянием архива, принимает меры по устранению недостатков;
составляет опись дел, их упаковку и эвакуацию на особый период.

Несет материальную и дисциплинарную ответственность: за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него служебных обязанностей; за действие или бездействие, ведущие и нарушению делопроизводства и документооборота, за разглашение государственной тайны, а также разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

Имеет право: представлять архив администрации области в областном архиве; получать в установленном порядке от государственных органов, предприятий, учреждений, организаций, общественных организаций статистическую и оперативную информацию; отчетные и справочные материалы по вопросам, относящимся к сфере архивного дела и необходимые для исполнения своих должностных обязанностей; принимать участие в контроле (проверке) архивного дела; возвращать документы неправильно оформленными и переданные в архив, а также докладывать руководству соответствующей структуры о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции; вносить предложения по совершенствованию работы своего подразделения.

Основные положения Конституции Российской Федерации. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, Устав Смоленской области, постановления и распоряжения главы администрации, правила работы ведомственных архивов, необходимые для исполнения служебных обязанностей, положения ГСДОУ, ГОСТ 6.38-90, инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) и регламент работы администрации, правила делового этикета, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Уметь работать на ПЭВМ, множительной технике и производить машинописные работы.

Среднее профессиональное образование с учетом реестра и специализации государственной должности государственной службы или образование, считающиеся равноценным, без предъявления требований к стажу.

МАШИНОПИСНОЕ БЮРО общего отдела управления делами
Общие положения

Машбюро является структурным подразделением общего отдела управления делами администрации области и выполняет машинописные работы проектов нормативных правовых, организационно-распорядительных и других служебных документов аппарата главы администрации и диктофонно-машинописные работы. В своей работе руководствуется: государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), инструкцией по документационному обеспечению (делопроизводству); ГОСТом 6.38-90, регламентом и настоящей инструкцией. Непосредственное руководство работой машбюро осуществляет специалист 1 категории, который подчиняется начальнику общего отдела.

Должностные обязанности

Специалист производит машинописные работы проектов служебных документов, контролирует в пределах своей компетенции оформление представленных на печатание документов, подготавливает предложения по устранению недостатков. Осваивает компьютерные программы для машинописи;
осуществляет прием пронумерованных и отредактированных материалов (черновиков) для печатания и предварительную читку текста;
обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения машинописных работ, сохранности принимаемых и отпечатанных проектов служебных документов;
должен уметь пользоваться компьютерными программами WORD, WINDOUS, производить диктофонно-машинописные работы (стенограммы);
постоянно поддерживает в исправном состоянии оргтехнику, экономно расходует и принимает меры пополнения расходного материала и канцелярских принадлежностей;
при работе с секретными материалами должен иметь допуск и руководствуется соответствующими инструкциями;
обеспечивает соблюдение мер безопасности, санитарии, нормы освещенности и противопожарной защиты на своем рабочем месте;
выполняет другие поручения служебного характера.

Несет материальную и дисциплинарную ответственность: за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него служебных обязанностей, за разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

Должностные полномочия

Имеет право согласовать тексты проектов документов, представляемых для машинописных работ, указывать на смысловые и логические неувязки, требовать грамотного, аккуратного написания установленных аббревиатур и сокращений, тщательного редактирования и нумерации листов, докладывать руководству о выявленных недостатках в пределах своей компетенции, вносить предложения по совершенствованию работы машбюро.

Должен знать

основные положения Конституции Российской Федерации. Устав Смоленской области, инструкцию по документационному обеспечению (делопроизводству), правила русского языка, регламент работы администрации, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, знать правила машинописных работ. Уметь пользоваться компьютерными программами WORD, WINDOUS.

Квалификационные требования

Среднее профессиональное образование с учетом реестра и специализации государственной должности государственной службы или образование, считающееся равноценным, без предъявления требований к стажу.

Приемная главы администрации области

Приемная является структурным подразделением общего отдела управления делами администрации области. Специалисты приемной обеспечивают вызов и телефонную связь с абонентами по поручению главы администрации, оповещение принятие и отправку факсограмм, постоянное круглосуточное дежурство, оперативное исполнение поручений и указаний главы администрации области. Специалисты приемной подчиняются начальнику общего отдела и руководствуются следующей инструкцией.

ИНСТРУКЦИЯ

1. В первоочередном порядке производить соединение средств связи главы администрации области с абонентами аппарата Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, центральных министерств и ведомств Российской Федерации, руководством ФСБ Российской Федерации, МВО, военного гарнизона, управления ГО и ЧС области, руководством ФСБ и УВД области, руководителями органов местного самоуправления области, а с руководителями комитетов и управлений администрации в случаях заранее оговоренных главой администрации;

2. Производить записи должностей, фамилий, имен и отчеств, номеров служебных телефонов и суть вопросов, по которым корреспонденты желают обратиться к главе администрации, доложить главе администрации и в дальнейшем действовать по его указанию. Форма ответа при вызове приемной: "Приемная главы администрации Вас слушает".

3. При получении от главы администрации области задачи вызова руководителя структурного подразделения администрации области или других служб или передачи им срочной (конфиденциальной) информации поиск абонента должен осуществляется не более 2 минут, после чего специалист обязан доложить главе администрации, что должностное лицо оповещено, а если не оповещено принимаются меры к его розыску по схеме: руководитель - приемная - заместитель руководителя - начальник ведущего отдела этого подразделения. В вечернее и ночное время для оповещения использовать домашний телефон вызываемого. При вызове в вечернее или ночное время руководителей органов местного самоуправления области поиск абонента осуществлять через дежурных по администрации или дежурных УВД районов Смоленской области.

4. При прибытии вызванных должностных лиц в приемную к назначенному главой администрации времени, не пропускать их без дополнительного запроса у главы администрации, если от последнего не поступило заранее указание об изменении времени приема или отмены его.

5. Ежедневно в 8.00 сверять точность часов в кабинете и приемной главы администрации с московским временем. Проверять наличие и комплектность канцелярских принадлежностей, бланков для резолюций и своевременно их пополнять.

6. Обращения поступившие по телефону в приемную внимательно выслушивать, проанализировать и сообщить номер служебного телефона той организации, которая должна разрешить данный вопрос.

7. При возникновении чрезвычайных ситуаций (катастрофы, стихийные бедствия, социальные конфликты, беспорядки и т.п.) в ночное время оповещать первого заместителя главы администрации, управляющего делами главы администрации, управление внутренних дел. В не терпящих отлагательства случаях (экстренных), докладывать главе администрации по телефону.

8. Передачу сообщений по факсимильной связи (факсу) производить по заявкам за подписью заместителя главы - управляющего делами администрации области и отметкой в журнале установленного образца.

9. Иметь сведения местонахождения главы администрации, схему связи с ним.

10. В случае поступления грифованных документов, а также с пометкой "срочно", "оперативно", "лично" принять меры по вручению их адресату, не вскрывая.

Несет материальную и дисциплинарную ответственность: за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действие или бездействие, ведущее к нарушению установленных правил работы приемной; за разглашение государственной тайны и сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

Должностные полномочия

Имеет право: первоочередной связи с абонентами по поручению главы администрации области; получать в оперативном порядке от государственных органов власти, предприятий, учреждений, организаций, общественных объединений, должностных лиц интересующие главу администрации информацию; напоминать должностным лицам о предоставлении необходимых оперативных и статистических сведений согласно регламенту.

Должен знать

Должен знать основы Конституции Российской Федерации. Устав Смоленской области, инструкцию по делопроизводству (документообороту); регламент работы администрации, структурные подразделения администрации области, фамилии, имена и отчества их руководителей, схему телефонной связи с ними, производить машинописные работы.

Уметь работать на ПЭВМ и пользоваться факсимильной связью (факсом).

Квалификационные требования

Среднее профессиональное образование с учетом реестра и специализации государственной должности государственной службы или образование считающееся равноценным, без предъявления требований к стажу работы.

Начальник общего отдела
В.Новиков

Начальник юридического
отдела
Н.Серикова

Начальник отдела кадров и
спецработы
Г.Сеннов

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ отдела кадров и спецработы управления делами администрации области


УТВЕРЖДЕНО
распоряжением
заместителя главы администрации
Смоленской области
от 30.12.97 г. N 378-р

Начальник отдела Должностные обязанности

Начальник отдела осуществляет руководство отделом в составе управления делами администрации области.

Исходя из возложенных на отдел функций:

- участвует в разработке областных законов и иных нормативных правовых актов и реализации принятых нормативных правовых актов по вопросам работы с кадрами;
- принимает участие в разработке предложений по государственной региональной политике проектов прогнозов и региональных программ социально-экономического развития по вопросам работы с кадрами;
- организует, планирует и контролирует деятельность отдела, его взаимодействие с другими отделами управления делами администрации области, управлениями и комитетами областной администрации;
- организует режим секретности, разрабатывает и осуществляет мероприятия по его обеспечению при ведении секретного делопроизводства и осуществляет контроль за его соблюдением в аппарате главы администрации области;
- оформляет прием, перевод и увольнение сотрудников аппарата главы администрации области, готовит проекты постановлений, распоряжений и приказов по этим вопросам главы администрации области и его заместителей;
- обеспечивает проведение конкурсов на замещение государственных должностей государственной службы в аппарате главы администрации области, контролирует прохождение работниками испытаний при замещении государственных должностей;
- готовит предложения о составе конкурсных, квалификационных и аттестационных комиссий, обеспечивает проведение аттестаций и квалификационных экзаменов в управлении делами администрации области;
- подготавливает проекты постановлений и распоряжений главы администрации области по результатам аттестации и квалификационных экзаменов в аппарате главы администрации области;
- ведет личные дела и трудовые книжки сотрудников аппарата главы администрации области, установленную документацию по кадрам;
- организует рассмотрение материалов по определению стажа замещения государственных должностей государственной службы, ведет учет этого стажа работников аппарата главы администрации области;
- участвует в разработке и подготовке вопросов, касающихся структуры, штатного расписания, положений о структурных подразделениях и функциональных должностных обязанностях сотрудников аппарата главы администрации области;
- производит выдачу служебных удостоверений сотрудникам аппарата главы администрации области, ведет реестр государственных служащих аппарата главы администрации области;
- организует рассмотрение материалов по награждению государственными наградами и присвоению почетных званий Российской Федерации, награждению Почетной грамотой администрации Смоленской области граждан Смоленской области и вручение наград;
- составляет график ежегодных отпусков государственных служащих аппарата главы администрации области, оформляет распоряжениями и приказами главы администрации и его заместителей убытие в отпуска сотрудников, контролирует выполнение графика отпусков;
- обеспечивает своевременную подготовку документов, необходимых для назначения государственных пенсий, ежемесячной доплаты к государственным пенсиям сотрудникам аппарата главы администрации области и лицам, замещавшим государственные должности;
- по поручению главы администрации области и его заместителей проводит служебные расследования;
- анализирует уровень профессиональной подготовки государственных служащих аппарата главы администрации области. Разрабатывает планы-графики обучения, переподготовки и повышения квалификации сотрудников аппарата главы администрации области с целью создания резерва на выдвижение. Ведет резерв на выдвижение, осуществляет контроль за его обновлением и пополнением;
- организует проведение профилактической работы с сотрудниками аппарата главы администрации области по соблюдению требований режима секретности и повышению бдительности;
- разрабатывает с привлечением заинтересованных руководителей структурных подразделений аппарата главы администрации области Номенклатуры должностей работников, подлежащих оформлению на допуск к особой важности, совершенно секретным и секретным сведениям и перечня режимных подразделений и помещений;
- организует ведение секретного делопроизводства, контролирует обеспечение установленного порядка размножения секретных документов, их учета, хранения, пересылки и пользования ими;
- участвует в оформлении допуска лиц к секретным работам и документам, их переоформлении, контролирует сроки их действия;
- организует работы по обеспечению защиты информации, содержащей сведения. Отнесенные к государственной или служебной тайне;
- анализирует угрозу безопасности информации и оценивает реальные возможности перехвата информации техническими средствами разведки, несанкционированного доступа, разрушения, искажения, блокирования или подделки информации в процессе ее обработки, передачи и хранения в технических средствах, выявляет возможные технические каналы утечки информации, подлежащей защите;
- несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей; за действия или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан; за несохранение государственной тайны, а также разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

Должностные полномочия

- представлять управление делами администрации области, принимать участие в контроле (проверке) областных государственных органов исполнительной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
- принимать решения в соответствии с должностными обязанностями;
- вести переписку с государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, запрашивать в установленном порядке и бесплатно получать от них, граждан и общественных объединений необходимые статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
- вносить предложения по совершенствованию работы отдела и государственной службы в целом;
- требовать от всех работников аппарата главы администрации области точного и неукоснительного выполнения Инструкции по обеспечению режима секретности; представления письменных объяснений по фактам разглашения ими секретных сведений, утраты секретных документов, других нарушений режима секретности;
- давать рекомендации и обязательные для исполнения указания руководителям структурных подразделений и работникам аппарата главы администрации области по вопросам обеспечения режима секретности;
- вносить представления главе администрации области, заместителю главы - управляющему делами администрации области о запрещении работ с секретными документами при отсутствии необходимых условий или обнаружении грубых нарушений режима секретности, а также предложения об отстранении от исполнения секретных документов или привлечении к ответственности лиц, допустивших нарушение режима секретности;
- вести в установленном порядке почтово-телеграфную переписку с другими учреждениями и организациями по вопросам обеспечения режима секретности;
- выдавать, заверять печатью справки, доверенности и другие документы, относящиеся к компетенции отдела.

Должен знать

Конституцию Российской Федерации. Устав Смоленской области, федеральные законы и законы Смоленской области, другие нормативные правовые акты по вопросам работы с кадрами и обеспечению сохранения государственной тайны; порядок подготовки и внесения в администрации области проектов законов и нормативных правовых актов, научные разработки по направлениям отдела, деловой этикет, формы и методы работы со средствами массовой информации; правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Уметь работать с людьми, пользоваться компьютерной и другой организационной техникой.

Квалификационные требования

Высшее профессиональное образование по специализации государственных должностей государственной службы области или образование, считающееся равноценным.

Стаж государственной службы на старших государственных должностях не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее трех лет.

Главный специалист Должностные обязанности

Исходя из задач и функций отдела:

- участвует в разработке областных законов и иных нормативных правовых актов и реализации принятых нормативных актов по вопросам награждения и работы с кадрами;
- готовит проекты государственных решений по вопросам награждения государственными наградами и присвоению почетных званий Российской Федерации;
- подготавливает проекты ответов на запросы федеральных государственных органов, областных государственных органов, органов местного самоуправления, а также отдельных предприятий, учреждений, организаций и граждан по вопросам награждения и признания партизанской принадлежности;
- анализирует состояние и тенденции развития работы по награждению государственными наградами и присвоению почетных званий Российской Федерации и разрабатывает предложения по совершенствованию действующего законодательства по данным вопросам;
- проверяет и готовит материалы по награждению государственными наградами, присвоению почетных званий Российской Федерации, награждению Почетными грамотами Правительства Российской Федерации, администрации Смоленской области граждан Смоленской области;
- представляет материалы на награждение граждан Смоленской области на заседание комиссии по государственным наградам при главе администрации области, готовит заседания этой комиссии, оформляет ее решения;
- согласовывает представленные главе администрации области материалы на награждение граждан Смоленской области с руководителями администрации области и полномочным представителем Президента Российской Федерации в Смоленской области;
- готовит материалы и запросы по дубликатам государственных наград взамен утраченных;
- готовит сопроводительные письма для рассылки подписанных главой администрации области наградных материалов в федеральные органы государственного управления и власти в соответствии с требованиями Указа Президента Российской Федерации от 1 июня 1995 года N 554 ;
- ведет учет, хранение, выдачу государственных наград и документов к ним, отчетность и делопроизводство по вопросам награждения;
- сообщает средствам массовой информации сведения о награждении граждан Смоленской области государственными наградами Российской Федерации, Почетными грамотами Правительства Российской Федерации и администрации Смоленской области, присвоении почетных званий Российской Федерации;
- заполняет бланки орденских книжек, удостоверений к государственным наградам Российской Федерации, оформляет Почетные грамоты администрации области на награжденных;
- оказывает необходимую методическую помощь работникам кадровых органов учреждений, организаций и предприятий области по вопросам награждения государственными наградами Российской Федерации, присвоению почетных званий Российской Федерации, награждению Почетными грамотами Правительства Российской Федерации и администрации Смоленской области;
- оставаясь за начальника отдела или ведущего специалиста по спецработе, исполняет их обязанности;
- несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан; за несохранение государственной тайны, а также разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

Должностные полномочия

- представлять отдел, принимать участие в контроле (проверке) областных государственных органов исполнительной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
- получать в установленном порядке от государственных органов, предприятий, учреждений, организаций, независимо от форм собственности, граждан и общественных объединений статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы по вопросам награждения, необходимых для исполнения своих должностных обязанностей;
- принимать участие в подготовке проектов нормативных правовых актов и других материалов по вопросам награждения государственными наградами Российской Федерации;
- посещать и контролировать в установленном порядке областные государственные органы исполнительной власти по вопросам награждения, докладывать своему руководству о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции;
- возвращать в областные государственные органы исполнительной власти, в органы местного самоуправления, в кадровые органы предприятий, учреждений и организаций представленные с грубыми нарушениями, неправильно и необъективно оформленные материалы к награждению государственными наградами и Почетными грамотами для переоформления.

Должен знать

Конституцию Российской Федерации. федеральные законы, Устав Смоленской области, федеральные законы и законы Смоленской области, другие нормативно-правовые акты по вопросам награждения и работы с кадрами, обеспечению сохранения государственной тайны, порядок подготовки и внесения проектов в администрации области областных законов и иных нормативных правовых актов; инструкцию по обеспечению режима секретности, инструкцию по делопроизводству, основы работы на ПЭВМ.

Квалификационные требования

Высшее профессиональное образование по специализации государственных должностей государственной службы или образование, считающееся равноценным; стаж работы по специальности не менее двух лет.

Ведущий специалист (сектора спецработы) Должностные обязанности

Ведущий специалист, исходя из возложенных на отдел функций по обеспечению режима секретности в аппарате главы администрации области:

- обеспечивает режим секретности при обращении с секретными документами;
- обеспечивает предотвращение необоснованного допуска и доступа лиц к секретным сведениям;
- в процессе работы принимает меры к закрытию возможных каналов утечки секретных сведений;
- участвует в проведении служебных расследований по фактам разглашения секретных сведений, утраты документов, содержащих такие сведения, и других нарушений режима секретности;
- осуществляет контроль за своевременным засекречиванием, правильным определением и изменением степени (грифа) секретности документов;
- проводит профилактическую работу с сотрудниками по соблюдению требований режима секретности и повышению бдительности;
- ведет учет сейфов, металлических шкафов, помещений (а также ключей к ним), в которых разрешено постоянно или временно хранить секретные документы;
- обеспечивает допуск к секретным документам только тех лиц, которым это необходимо для выполнения своих служебных обязанностей;
- готовит материалы на допуск лиц к секретным документам, своевременно представляет их для оформления и переоформления допусков, контролирует сроки их действия;
- принимает меры к предотвращению разглашения и утечки секретных сведений при проведении совещаний по секретной тематике;
- проводит инструктаж лиц, допущенных к секретным документам, участвует в приеме зачетов по знанию ими соответствующих требований режима секретности;
- осуществляет контроль за изготовлением, учетом, хранением, выдачей и использованием печатей, штампов в аппарате главы администрации области, а также металлических или мастичных печатей с индивидуальными учетными номерами;
- ведет секретное делопроизводство, контролирует обеспечение установленного порядка размножения секретных документов, их учет и хранение, пользование ими;
- принимает меры к предотвращению разглашения и утечки секретных сведений при ведении секретного делопроизводства;
- обеспечивает соблюдение правил рассылки секретных документов, не допуская необоснованного включения адресатов в списки рассылки;
- контролирует соблюдение правил обращения с секретными документами и своевременное их возвращение в спецчасть;
- докладывает главе администрации области или лицу, его замещающему, поступающую секретную корреспонденцию, доводит ее и резолюции главы до исполнителей;
- строго выполняет инструкцию по ведению секретного делопроизводства;
- несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущее к нарушению режима секретности, за несохранение государственной тайны, а также за разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

Должностные полномочия

- требовать от всех работников аппарата главы администрации области точного и неукоснительного выполнения "Инструкции по обеспечению режима секретности" и других нормативных документов по обеспечению режима секретности;
- требовать от работников аппарата главы администрации области представления письменных объяснений по фактам разглашения ими секретных сведений, утраты секретных документов, других нарушений режима секретности;
- давать рекомендации и обязательные для исполнения указания руководителям подразделений и работникам аппарата главы администрации области по вопросам обеспечения режима секретности;
- осуществлять методическое руководство режимно-секретными органами управлений и комитетов администрации области, уполномоченными по режиму в органах местного самоуправления области;
- вносить предложения по совершенствованию работы по обеспечению режима секретности;
- представлять отдел и принимать участие в контроле (проверке) областных государственных органов исполнительной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации по вопросам обеспечения режима секретности;
- получать от государственных органов, учреждений и организаций, предприятий, органов местного самоуправления в установленном порядке данные по вопросам режима секретности, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей.

Должен знать

Конституцию Российской Федерации. Устав Смоленской области, федеральные законы и законы Смоленской области; Указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации, главы администрации области, иные нормативные правовые акты по вопросам обеспечения режима секретности, необходимые для исполнения должностных обязанностей; инструкцию по секретному делопроизводству; деловой этикет; правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Должен уметь работать с людьми, пользоваться компьютерной и другой организационной техникой.

Квалификационные требования

Высшее профессиональное образование по специализации государственных должностей государственной службы или образование, считающееся равноценным, и стаж работы по специальности не менее двух лет.

Назначение на должность, освобождение от должности производится по письменному согласованию с органами государственной безопасности, Зачислять лиц на временную работу на должность ведущего специалиста запрещается.

Ведущий специалист (по защите информации) Должностные обязанности

Ведущий специалист, исходя из возложенных на отдел функций по обеспечению защиты информации, содержащей сведения, составляющие государственную или служебную тайну в аппарате главы администрации области:

- проводит единую техническую политику, осуществляет организацию и координацию работ по защите информации;
- разрабатывает предложения по организации и совершенствованию системы защиты информации;
- организует аттестацию объектов администрации области по выполнению требований обеспечения защиты информации при проведении работ со сведениями соответствующей степени секретности;
- организует сертификацию средств защиты информации и контроля за ее эффективностью, систем и средств информатизации и связи в части защищенности информации от утечки по техническим каналам, проведение специальных проверок и специальных исследований технических средств;
- готовит рекомендации и указания по лицензированию деятельности в области защиты информации организаций и предприятий, подведомственных администрации области;
- осуществляет планирование работ по защите информации, подготовку отчетов о состоянии работ по защите информации;
- организует и осуществляет контроль эффективности проводимых мероприятий и принимаемых мер по защите информации;
- проводит аттестацию рабочих мест, вычислительных средств, выдает заключение о возможности проведения работ с информацией, содержащей сведения, отнесенные к государственной или служебной тайне;
- разрабатывает руководства по защите информации в администрации области, организует разработку других нормативно-технических актов по защите информации;
- проводит повседневный контроль за состоянием защиты информации в аппарате главы администрации области;
- анализирует угрозу безопасности информации и оценивает реальные возможности перехвата информации техническими средствами разведки, несанкционированного доступа, разрушения, искажения, блокирования или подделки информации в процессе ее обработки, передачи и хранения в технических средствах, выявляет возможные технические каналы утечки информации, подлежащей защите;
- несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущее к нарушению безопасности информации, режима секретности, за несохранение государственной тайны, а также за разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

Должностные полномочия

- контролировать выполнение актов законодательства Российской Федерации по вопросам защиты информации, решений Гостехкомиссии России, постановлений и распоряжений главы администрации области по вопросам защиты информации;
- оценивать обоснованность и эффективность принятых мер защиты для обеспечения выполнения утвержденных требований и норм по защите информации;
- немедленно прекращать работы на рабочем месте, где обнаружены нарушения норм и правил защиты информации;
- организовывать в установленном порядке расследование причин и условий появления нарушений с целью недопущения их в дальнейшем и привлечения к ответственности виновных лиц;
- сообщать начальнику отдела, управляющему делами администрации области, с их разрешения в Гостехкомиссию России, областному управлению Федеральной службы безопасности о вскрытых нарушениях и принятых мерах;
- получать от государственных органов, учреждений и организаций, предприятий, органов местного самоуправления в установленном порядке данные по вопросам защиты информации, содержащей сведения, отнесенные к государственной или служебной тайне.

Должен знать

Конституцию Российской Федерации. Устав Смоленской области, федеральные законы и законы Смоленской области, Указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, решения Гостехкомиссии России, постановления и распоряжения главы администрации Смоленской области, иные нормативные правовые и технические акты по вопросам защиты информации, содержащей сведения, отнесенные к государственной или служебной тайне, деловой этикет, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Должен уметь работать с людьми, пользоваться компьютерной и другой организационной техникой.

Квалификационные требования

Высшее профессиональное образование по специализации государственных должностей государственной службы или образования, считающееся равноценным и стаж работы по специальности не менее двух лет.

Назначение на должность, освобождение от должности производится по письменному согласованию с органами государственной безопасности. Зачислять лиц на временную работу на должность ведущего специалиста запрещается.


Начальник юридического
отдела
Н.Серикова

Начальника отдела кадров и
спецработы
Г.Сеннов

Периодические издания © 1997-2000 НТЦ "Система"

Об утверждении должностных инструкций (должностных обязанностей) государственных служащих управления делами администрации области (с изменениями на 13 ноября 1998 года)

Видео

Другие статьи