Cрок хранения документов бухгалтерской отчетности и порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Обязанность организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность установлена п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Указанные документы должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. При этом руководитель организации несет ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 3 ст. 17 Закона N 129-ФЗ).
При определении конкретных сроков хранения отдельных документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125 ФЗ) (п. 1.1 Перечня).
Сроки хранения бухгалтерских документов и отчетности определены в разделе 4 "Учет и отчетность" Перечня. Так, согласно п. 351 Перечня бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и другое) должна храниться:
- сводная годовая (консолидированная), годовая - постоянно;
- квартальная - 5 лет;
- месячная - 1 год.
В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
Отметим, если разными федеральными законами или нормативными правовыми актами установлены различные сроки хранения одних и тех же документов, руководствоваться следует требованиями, устанавливающими максимальный срок хранения таких документов. Поскольку Законом N 129-ФЗ предусмотрен срок хранения бухгалтерской отчетности не менее пяти лет, месячная бухгалтерская отчетность также должна храниться 5 лет.
На основании п. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Документы постоянного хранения составляют архивный фонд организации, являющийся составной частью Архивного фонда Российской Федерации (п. 5.1.2 Правил, п. 4 и п. 5 ст. 3 Закона 125-ФЗ). Уничтожение документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации, запрещается (п. 2 ст. 17 Закона N 125-ФЗ).
Вместе с тем процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения документов.
При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее - Правила). Несмотря на то, что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации, предусмотренный порядок и предложенные формы документов могут быть полезны и в остальных случаях, в том числе всеми другими организациями.
Согласно Правилам уничтожению документов предшествует их экспертиза. Для проведения экспертизы в организациях приказом руководителя организации создается комиссия из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив (п.п. 2.2.2, 2.2.3 Правил).
Как определено п. 2.2.5 Правил, одной из функций экспертной комиссии является организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения. По результатам работы экспертной комиссии в организации составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1, п. 5.1.2 Правил).
Описи на хранение и акты для уничтожения документов подписываются руководителем организации (п. 2.4.4 Правил).
В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, форма которого приведена в Приложении 4 к п. 2.4.1 Правил (далее - Акт), включаются дела, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется Акт (п. 2.4.5 Правил). Например, в 2012 году в акт на уничтожение может быть включена квартальная и месячная бухгалтерская отчетность, составленная в 2006 году и ранее.
Акт составляется на дела всей организации. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Кроме того, акт содержит информацию о крайних датах дел, то есть о наиболее ранней и поздней дате включенных в них документов, с отображением в отдельной графе номера статьи Перечня с установленным сроком хранения, и номера описей. Применительно к рассматриваемой ситуации, графа, указывающая на установленный срок хранения документов, дополнительно может содержать ссылку не только на Перечень, но и на нормативно-правовой акт или закон, которым этот срок установлен. В рассматриваемой ситуации это Закон N 129-ФЗ.
А например, обеспечивать в течение четырех лет сохранность данных, необходимых для исчисления и уплаты налогов, организации обязаны в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.
Подлежащие уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) согласно п. 2.4.7 Правил. Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. В то же время, если организация производит уничтожение документов самостоятельно, оформление приемо-сдаточной накладной не требуется. Полагаем, в таком случае достаточно произвести соответствующую отметку, например "Утилизировано", непосредственно на акте.
Таким образом, организация вправе как самостоятельно разработать, так и использовать порядок уничтожения документов и форму Акта, предусмотренные в Правилах. При самостоятельной разработке формы акта следует учесть наличие таких реквизитов, как:
- дата составления;
- наименование дел, подлежащих уничтожению;
- их количество;
- крайние даты;
- установленный срок хранения документов со ссылкой на утверждающий его нормативно-правовой акт;
- подписи членов экспертной комиссии и руководителя организации.

пїЅ 2016 пїЅпїЅпїЅпїЅпїЅпїЅ пїЅпїЅпїЅпїЅпїЅпїЅпїЅпїЅ

Акт уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения бланк

Акт об уничтожение документов и дел должны иметь все организации и предприятия, ведущие учёт бухгалтерии, для правильного оформления документации о результатах проведённых работ. Он содержит в себе пошаговую инструкцию по архивации и выбора метода утилизации бумаг с истекшим временем хранения. Образец акта уничтожения бухгалтерских документов нужен для правильного выполнения всех действий, предотвращающих разглашение конфиденциальной информации. А также для выбора соответствующего способа, которым может быть: сжигание; передача на городскую свалку; сдача на переработку; обработка химическими веществами; правила уничтожения документов позволяют выбирать в зависимости от важности данных, содержащихся, в архивных бумагах любой из выше перечисленных вариантов. Также узнайте, как оформить документы для. Что касается ответственности за невыполнение акт уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Как упоминалось выше, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Административный штраф в данном случае может назначать.

Какой установлен срок хранения документов бухгалтерской отчетности и каков порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения? Установлена ли форма акта на списание (уничтожение) и кем данный документ должен быть подписан? Какой установлен срок хранения документов бухгалтерской отчетности и каков порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения? Установлена ли форма акта на списание (уничтожение) и кем данный документ должен быть подписан. для просмотра текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы гарант. Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения / Статьи на. Компания гарант, организация собирается уничтожить первичную документацию в связи с окончанием срока хранения. Нужно ли составлять акт об уничтожении? Если да, то по какой форме? Обязанность организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность установлена п. 1 ст. 17 Федерального закона от N 129-ФЗ О бухгалтерском учете (далее - Закон N 129-ФЗ). Указанные документы должны храниться. Да, сейчас возникла неопределенность с будущим Перечня типовых управленческих архивных док.
Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь гарантийное перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей акт уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc. Что вам надо еще знать, чтобы правильно составить акт. Типовой перечень документов 2000 года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на настоящий момент отменен в связи с введением в действие нового в конце 2010 года. Но, тем не менее, применяют именно его, чтобы определить сроки хранения документов, образовавшихся до выхода указанного нового типового перечня (документы. Правил). Например, в 2012 году в акт на уничтожение может быть включена квартальная и месячная бухгалтерская отчетность, составленная в 2006 году и ранее. Акт составляется на дела всей организации. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной транспортного группе. Кроме того, акт содержит информацию о крайних датах дел, то есть о наиболее ранней и поздней дате включенных в них документов, с отображением в отдельной графе номера статьи Перечня с установленным сроком хранения и номера описей. Применительно к рассматриваемой ситуации графа, указывающая на установленный срок хранения документов, дополнительно может содержать ссылку не только. Вопросам уничтожения документов с истекшим сроком хранения посвящена глава 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 4 (далее Инструкция). Однажды, придя на новую работу и вникнув в дела, я поинтересовалась у главного бухгалтера, почему она хранит все документы с момента создания и начала деятельности акт уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения предприятия. Скажу вам. В Инструкции определено, акт уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения что использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов как вторичного сырья оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте. Инструкцией также определено, что уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. 14562, статьи по теме, руководитель учреждения отвечает за сохранность бухгалтерской документации, а в случае утраты документов предпринимает необходимые меры по восстановлению бухгалтерских документов. Необходимо представлять действия учреждения в случае уничтожения документов (их гибели). Важно также знать сроки списания документов и обеспечивать верный порядок списания документов. О списании бухгалтерских документов рассказывает эксперт журнала «Учет в бюджетных. 13:11, facebook, twitter, вконтакте, одноклассники, google. LinkedIn, liveJournal, мой мир, документы бухгалтерского и налогового учета являются документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение, а впоследствии и своевременное уничтожение. Это возможно лишь при соблюдении сроков хранения и порядка уничтожения документов. Разбираемся в особенностях законодательства и изучаем поэтапную процедуру. Например, это касается документов, подтверждающих объем убытка, полученного налогоплательщиком. В Налоговом кодексе установлено, что такие документы сохраняются налогоплательщиком в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Напомним, что НК РФ предоставляет налогоплательщику право переносить убыток на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом. Наталия Носарева, эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД: В структурных подразделениях ежегодно после завершения календарного года проводится работа, направленная на формирование и подготовку дел постоянного хранения для передачи в архив организации, а также на своевременное выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хотелось бы отметить, что документы, срок хранения которых менее. Новый отчет табл 4 в пенсионный фонд 2013 - Порядок заполнения расчетной ведомости 4-ФСС РФ. Общие правила заполнения Отчета таковы. В Отчете заполняются все предусмотренные показатели. В случае отсутствия каких-либо показателей в строке ставится прочерк. Для исправления ошибок необходимо перечеркнуть неверную цифру, вписать правильную цифру и поставить подпись под исправлениями с указанием даты новый отчет табл 4 в пенсионный фонд 2013 исправления. Отчет заполняется.
Читать далее.
Отч тность в пенсионный фонд за 2011 москва - Случайное руководство: Categories, страхователи предоставляют в ПФР отчетность по страховым взносам на обязательное пенсионное и обязательное медицинское страхование, а также сведения индивидуального персонифицированного учета по каждому застрахованному сотруднику по единой форме отчетности, утвержденной Постановлением Правления ПФР, зарегистрированным в Министерстве юстиции РФ года и опубликованным в Российской газете 41 от года. Единая форма отчетности позволяет сократить.
Читать далее.
Нижегородская область заявления на оформление загранпаспорта - Подача заявления для оформления загранпаспорта через интернет на. Оформления Загранпаспортов уфмс России по Нижегородской области.
Читать далее.
Заявления на смену тарифного плана в ростелекоме волгоградского филиала - на услуги местной телефонной связи регулируются Федеральной службой по тарифам Россиии могут быть изменены в одностороннем порядке, о чем оператор связи извещает абонентов через СМИ. ГДЕ получить дополнительную информацию? В справочном заявления на смену тарифного плана в ростелекоме волгоградского филиала центре по телефону 169. В Центрах обслуживания клиентов ОАО «Ростелеком».
Читать далее.

Списание документов с истекшим сроком хранения

Амина Пугачева (Москва)
Где найти бланк по списанию бухгалтерских документов, съеденными мышами до истечения сроков хранения, утвержденный

Геннадий Степанов
Этот бланк был у меня в столе, но стол вместе с архивариусом съели мыши до истечения срока его эксплуатации

Алиса Тарасова
М.П. УТВЕРЖДАЮ Руководителю предприятия __подпись, фамилия и инициалы) АКТ на списание испорченных __г. __20_ г. Нами _перечисляются должности, инициалы и фамилии членов комиссии по списанию _составлен настоящий акт о том, что за период.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Юрий Морозов (Мск)
Купил пылесос в Эльдорадо а он сломался хочу сдать на проверку качества, дадут ли мне замену.

Геннадий Степанов
Формально обязаны выдать на подмену, на деле - только через скандал

Алиса Тарасова
Нет, конечно. гарантия должна быть. просто отвозите с документами в магазин все вопросы решаются и очень просто в магазине Если гарантия ещё действует, без проблем. если есть чек, гарантия Сдайте, должны вернуть деньги или поменять. Мы.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Тимур Андреев (Москва)
В чем заключается работа архивариуса?

Геннадий Степанов
I. Общие положения 1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей. 1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (.

Алиса Тарасова
Архивариус - это дипломированный выпускник университета, который работает в архиве и собирает, оценивает, систематизирует, хранит и открывает для публичного доступа общественные записи и другие документы исторического, технического или.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Александр Филиппов (Москва)
жилищные проблемы

Геннадий Степанов
Попробуете в апеляции опротестовать и указать на срок в течении которого скопился долг.дОЛГ ИМЕЕТ СИЛУ ЗА ПОСЛЕДНИЕ ТРИ ГОДА ЕСЛИ НАПИШИТЕ ЗАЯВЛЕНИЕ О списании сумму задолженности по истечению сроков давности.Приложите документы -акт о.

Алиса Тарасова
то есть, эти 6 лет он ничего не платил? пусть платит теперь. Оспорить сумму можно в суде, пусть подает Так все-таки суд был или нет? Если судебный исполнитель принес, значит был. В течении 10 дней вы можете опротестовать решение суда. Но.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Георгий Егоров (Мск)
как списать материалы сч 10

Геннадий Степанов
нужно для начала провести инвентаризацию склада, и в её ходе выявить материалы пришедшие в негодность, потом приказ директора на списание, должно быть обязательно указано за счет каких средств (ну то есть за счет прибыли, оставшейся в.

Алиса Тарасова
Согласно приказа руководителя может быть один из вариантов: Дт 91 кт 94 за счет прибыли Дт 73 кт 94 за счет виновного лица(надо установить почему не списаны в течении срока и кто виноват) Дт 26, 44 кт 94 включаем в себестоимость

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.

Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт - о физическом уничтожении документов.

Акт может выглядеть так:

об уничтожении документов, срок хранения которых истек

28 марта 2007 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе:

- председатель комиссии - юрист Иванов А.А.;

- члены комиссии - главный бухгалтер Борисова О.В.;

секретарь - Петрова М.И.

составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной

актом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранения

В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как

макулатура ОАО "Вторсырье" согласно накладной от 28 марта 2007 г. N ГВ

100256, которая прилагается к настоящему акту.

Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./

Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./

Петрова /Петрова М.И./

Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

Предположим, что ОАО "Вторсырье" заплатило "Активу" за сданную макулатуру 118 руб.

Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм). Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы. Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

Порядок уничтожения документов

Порядок составления акта

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел. Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ.

На практике коммерческие организации вместо создания такого отдела прописывают функции по его ведению в должностной инструкции руководителя структурного подразделения. Так, обычно за хранение кадровых документов отвечает начальник отдела кадров, а бухгалтерских — главный бухгалтер.

В целях рационального документационного обеспечения и соблюдения действующего законодательства необходимо правильно хранить документы. Для своевременного приема от структурных подразделений архивных документов, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в организации создается архив. В зависимости от объема документов это может быть самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления или отдела кадров, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования.

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)

Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда

Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда

45 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности

Журналы, книги учета:

А) профилактических работ по технике безопасности;

Б) инструктажа по технике безопасности;

В) проведения аттестации по технике безопасности

Сведения о составе работников, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, листки по учету кадров, аттестационные листы и др.):

А) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания;

Б) других работников

Трудовые договоры и соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

Личные карточки работников, в том числе временных

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (невостребованные — 75 лет)

5 лет после возвращения из командировки (для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, — 75 лет)

Переписка об оформлении командировок

5 лет (для зарубежных командировок — 10 лет)

Графики предоставления отпусков

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы к ним

15 лет (на предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 лет)

Правила уничтожения документов

Оформляем уничтожение документов

Повторим, что для уничтожения документов экспертная комиссия составляет соответствующие акты.

По результатам работы экспертной комиссии в организации составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п.2.4.1, п.5.1.2 Правил).

Описи на хранение и акты для уничтожения документов подписываются руководителем организации (п.2.4.4 Правил).

В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, форма которого приведена в Приложении 4 к п.2.4.1 Правил (далее - Акт), включаются дела, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется Акт (п.2.4.5 Правил). Например, в 2012году в акт на уничтожение может быть включена квартальная и месячная бухгалтерская отчетность, составленная в 2006году и ранее.

Акт составляется на дела всей организации. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Кроме того, акт содержит информацию о крайних датах дел, то есть о наиболее ранней и поздней дате включенных в них документов, с отображением в отдельной графе номера статьи Перечня с установленным сроком хранения и номера описей.

Руководитель учреждения отвечает за сохранность бухгалтерской документации, а в случае утраты документов предпринимает необходимые меры по восстановлению бухгалтерских документов. Необходимо представлять действия учреждения в случае уничтожения документов (их гибели). Важно также знать сроки списания документов и обеспечивать верный порядок списания документов. О списании бухгалтерских документов рассказывает эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Списание бухгалтерских документов

Руководитель учреждения отвечает за сохранность бухгалтерской документации, ав случае утраты документов предпринимает необходимые меры по восстановлению бухгалтерских документов (). Необходимо представлять действия учреждения в случае уничтожения документов (их гибели). Важно также знать сроки списания документов и обеспечивать верный порядок списания документов. О списании бухгалтерских документов рассказывает эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Сроки списания документов

первичные учетные документы (кассовый ордер, авансовый отчет, накладная, платежное поручение, акт идр.); регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки); бухгалтерскую (финансовую) отчетность; документы учетной политики учреждения (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов идр.); иные документы, связанные сорганизацией иведением бухучета.

Порядок списания документов

До списания бухгалтерских документов необходимо обеспечить их правильное хранение.

Акт об уничтожении документов

Составление и образец

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

Сроки хранения документов бухгалтерии

Организации следует обеспечить надлежащее хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности, аудиторских заключений в течение не менее пяти лет после отчетного года. При этом в отношении отдельных категорий документов учета могут быть установлены более продолжительные сроки в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, утвержденными приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (). Так, например, организация должна обеспечить постоянное хранение годовой бухгалтерской отчетности, передаточных актов, ликвидационных балансов, отчетности по МСФО, годовых отчетов о платежах и поступлении валюты, годовых расчетных ведомостей по отчислению страховых взносов, свидетельств о постановке на учет в налоговых инспекциях и ряда других документов.

Уничтожение документов по истечении срока хранения

Уничтожение первичных учетных документов является правом, а не обязанностью организации. Проведение такой процедуры должно быть документально подтверждено соответствующими актами. В противном случае есть вероятность того, что уничтоженные документы могут быть запрошены контролирующими органами, учредителями, а подтвердить их отсутствие окажется нечем. В связи с чем их статус будет толковаться у организации как «в наличии», что может повлечь конфликтную ситуацию.

Не будет лишним, если в состав этой комиссии войдут квалифицированные сотрудники ведущих структурных подразделений фирмы, а также представитель делопроизводственной службы.

в тот же день, когда были вывезены документы).

Наталия Носарева, эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД: Членами комиссии, проводящими утилизацию документов, не обязательно должны быть члены ЭК вашей организации. Это особенно актуально в том случае, когда уничтожением документов занимается сторонняя организация. В акте обязательно указывается следующая фраза: «Документы уничтожены (измельчены, сожжены) в нашем присутствии полностью». Если утилизация документов не проводилась в организации самостоятельно, а документы были переданы на уничтожение сторонней организации, то от нее нужно получить (в этих документах нет необходимости перечислять уничтожаемые документы, как в акте из Примера 2, в них будет достаточно указать количество сдаваемых дел и их общий вес): сначала накладную о передаче документов (она оформляется в момент их передачи); акт об уничтожении документов, который вы сможете получить позже, после их фактического уничтожения (хотя некоторые организации могут отказаться его вам предоставить, сказав, что хватит и накладной). Получается, что в результате процедуры уничтожения у вас на руках должно остаться несколько документов: акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (см.

Первичные и другие документы: храним и уничтожаем

Организации обязаны обеспечивать сохранность документов. Законодательством предусмотрены сроки хранения, по истечении которых они могут быть уничтожены. Но в некоторых случаях документы приходится хранить за пределами общих сроков. Как долго хранить те или иные документы и в каком порядке их ликвидировать, читайте в статье. Общие сроки хранения В настоящее время сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе, «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), а также в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

далее — Перечень). В соответствии с НК РФ срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов для налогоплательщиков и налоговых агентов, составляет четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п.

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Автор: Мария ПОПЛАВСКАЯ, юрист вкл. 01 Сентябрь 2015.

Вопросам уничтожения документов с истекшим сроком хранения посвящена глава 16Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).

Однажды, придя на новую работу и вникнув в дела, я поинтересовалась у главного бухгалтера, почему она хранит все документы с момента создания и начала деятельности предприятия. Скажу вам откровенно: моих публицистических способностей не хватит на то, чтобы передать вам удивление главбуха, когда она узнала, что многие документы уже можно было давно уничтожить.

Согласно пункту 207 Инструкции отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации.

Установлено, что дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 17 к Инструкции. В акте указываются:

• заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;

План работы отдела документоведения на 2001 год

Планы работы структурных подразделений института

• дата или крайние даты дел;

• номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;
• индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;
• количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);
• сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.

Пунктом 211 Инструкции определено, что акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно со сводными описями дел.

Акт, составляемый в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, утверждается руководителем организации после утверждения соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК». Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организациочень часто и после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК». Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК».

Согласно пункту 212 Инструкции отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, то есть, ваши документы с истекшим сроком хранения уйдут в макулатуру. В Инструкции определено, что использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов как вторичного сырья оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

Инструкцией также определено, что уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.