Образец журнала учета личных дел работников > - универсальные формы

Аттестация рабочих мест арм. Случаи нс на производстве. Наиболее 370 нарушений выявила госжилинспекция в области за недельку. Форма сведений о работниках - иностранных гражданах. Список организаций, окончивших арм. Обучeния и типовые аннотации. Списки товаров и рационов диетпитания. Эргономика организации рабочих мест. В данной графе может, к примеру, переводе личного дела на иной режим хранения и тому схожее, производиться отметка о увольнении работника. Типовые нарушения по охране труда. Аттестация рабочих мест по условиям труда на предприятиях русской федерации. Реализация современных способов эргономики на практике. Городские служащие должны будут раз в год отчитываться о больших расходах. Оштрафованы 4,5 тыщ человек. Лечебно - профилактическое питание. Средства персональной защиты и спецодежда. О портале и гит. Современные средства медицины, клинические исследования. Работа с обращениями людей. ¦ наименование работодателя ¦¦ в согласовании с учредительными документами - ¦¦ журнальчик учета ¦¦ личных дел - ¦¦¦ N ¦ дата ¦фамилия, инициалы¦ подразделение ¦ примечание, п¦ документа¦ ¦ ¦ ¦¦¦, ¦¦¦¦п. Короткая информация о деятельности. Госдума принудит работодателей принимать на работу осужденных. За нарушение антитабачного закона в 2015.

Образец журнала учета личных дел работников

Группа: Пользователь
Сообщений: 12
Регистрация: 18.07.2013
Пользователь №: 17542
Спасибо сказали: 0 раз(а)

образец журнала учета личных дел работников

Группа: Администраторы
Сообщений: 1244
Регистрация: 09.04.2009
Пользователь №: 4
Спасибо сказали: 899 раз(а)

Журнал регистрации личных дел работников и образец

И без регистрации в. Журнал учета личных дел. Личных журнал регистрации личных дел работников и дел работников. Журнал регистрации журнал регистрации личных дел работников и личных дел.

Сотрудники компании её самый главный ресурс, поэтому наличие полной и точной информационной базы о них.

В соответствии с требованиями законодательства на работников, являющихся служащими государственных учреждений, обязательно должно заводиться личное.

Личное дело работника. Личного дела. Журнал регистрации. Личное дело и.

Личное дело сотрудника: оформление, правила ведения

Личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации. Личного дела работника.

Требования к оформлению личного дела сотрудника. Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов. Личное дело должно быть оформлено в определённом виде: на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела; если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу; обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250. Ведение журнала регистрации личных дел работников. Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной. Журнал регистрации личных дел работников звоните нам с 9:00 до 19:00 7(495 артикул: 00800772, год. Состав личного дела работника. В личном деле и листов. Журнал регистрации. Журнал регистрации журнал регистрации личных дел работников и личных дел работников. Для учета и обеспечения сохранности личных дел.

Унифицированной формы журнала регистрации личных дел работников нет. Ф.И.О. работника 6.

Журнал учета личных дел

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.1.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

В графе "Отметка о сняии с учета" указывается дата передачи личного дела из кадровой службы в архив организацмии, а также проставяется подпись лица, оформившего соответствующую отметку. Эта дата берется из описи дел структурного подразделения, составляемой в кадроовй службе при передаче документов в архив организации.
До передачи в архив личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

- Бать, скажи как прожить, чтоб не притомиться?
- Живи как человек, набело

Рио-де-Жанейро, - это хрустальная мечта моего детства, не касайтесь ее своими лапами. (с)

Я не боюсь выделяться из толпы, я боюсь ею быть.

« Первая ← Пред. 1 След. → Последняя (1) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться .

• Бухгалтеру
• Экономисту
• Юристу

Если ценный и важный кандидат, с которым вы ударили по рукам, не выходит на работу…

Пользуются ли в вашей организации мужчины гарантиями, предоставляемыми работающим женщинам-матерям?

Готовитесь ли вы принимать на работу граждан для прохождения альтернативной службы?

Журнал учета личных дел работников образец скачать бесплатно

Нина Маркова (Мск)
Учет и хранение договоров о полной индивидуальной материальной ответственности работников

Алина Дорофеева
Договоры о материальной ответствености бывают индивидуальные и коллективные. При заключении индивидуального договора, бухгалтерии не составит труда отслеживать их заключение (особенно, если речь идет о кассире), а вот при заключении.

Амелия Попова
Один экземпляр должен храниться у работодателя, а вот в каком именно подразделении решает сам работодатель. Считаю, что договора должны храниться в отделе кадров (личном деле) в случае его наличия. К бухгалтерии они не имеют отношения.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Руслан Павлов (Москва)
как правильно оформлять личные дела?

Алина Дорофеева
Каждое дело формируется в отдельной папке, на обложке которой указывается номер дела, фамилия и инициалы сотрудника, дата поступления на работу в организацию. Документы в личное дело рекомендуется включать в следующей последовательности.

Амелия Попова
Если у вас не гос служба, то ведение личных дел необязательно. Если на предприятии решили вести личных дела, то их ведение должно регулироваться локальными нормативными актами. Т.е. Вы сами определяете как что и где хранить. Единственный.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Татьяна Бурова (Мск)
До какого момента раб-ль обязан предлагать вакансии при сокращении?

Алина Дорофеева
При проведении сокращения численности или штата работников работодатель обязан принять меры для трудоустройства высвобождаемых работников. Увольнение в связи с сокращением численности или штата допускается только в случае, если.

Амелия Попова
Согласно ст.180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись НЕ МЕНЕЕ чем за два месяца до.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Алиса Егорова (Мск)
Тест при приеме на работу Кейс: «Кризисная ситуация». Помогите ответить пожалуйста.

Алина Дорофеева
Я думаю здесь необходимо развивать креативность. Устроить конкурсы на продавца дня. Украшать магазин к новому году. Проводить тренинги на создание команды в рабочее время. Лишать частично премии за порчу имущества. Я знаю, один директор.

Амелия Попова
Ну и что. Разогнать нах всю эту "команду" и привести с собой из своего магазина хороших людей. Вы хотите, чтобы за Вас решали задачи по менеджменту. Слишком шикарно. Это минимум реферат. Новый директор обязан постепенно заменить всех.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Алиса Тарасова (Москва)
Если государство распродает свое имущество, становится ли оно от этого, нищим?

Алина Дорофеева
Государство списало всем странам долги на сотни миллиардов долларов которые не достались народу даже в виде одного цента. Неужели ты думаешь, что ворье, приватизировавшее государство и его природные богатства потерпит рядом с собой в.

Амелия Попова
По иронии на фото 2-ва еврея Раньше была общая собственность, а государство возникло для охраны общих интересов, потом взяло еще и право управлять обществои и имуществом, теперь просто люди настолько перепутали понятия власти и.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Образцы журналов регистрации личных карточек т 2 > - универсальные бланки

Ниже вы отыщите заполненный эталон карточки, там же вы сможете скачать бланк форма т-2. Потом идут обычные сведения о паспорте работника, о месте жительства и дате регистрации по адресу проживания. Кадровый менеджмент: подбор персонала и мотивация персонала. Скачать бланк карточки форма, личная карточка работника форма т-2. Примерные графы: 2дата составления, 6примечание, 5должность, 4структурное подразделение, работника. В пт 4 указывается код окин для вашего гражданства: «1», «2», читаете и сможете разъясняться на этом языке, ежели у вас два гражданства, в пт 5 указывается код окин для уровня познаний указанного вами иностранного языка: код «1» соответствует тому, «3», «2», свободно владеете, ежели у вас русское гражданство, вы способны читать и переводить со словарем. Для парней, также может быть указана фраза «снят с воинского учета по состоянию здоровья», достигших 50 лет, здесь ставится отметка «снят с воинского учета по возрасту». Тут заполняются общие сведения о сотруднике. Заканчивается 1-ый раздел личной карточки работника указанием контактного телефона сотрудника. Все о управлении персоналом. Как верно оформлять трудовые контракта, трудовые книги и личные карточки. Тут указываем, на какую должность принят сотрудник, с каким окладом и на основании какого приказа о приеме на работу. Заполняя данный раздел, необходимо не запамятовать про указание кодов 3-6. Штатное расписание и вопросцы кадрового делопроизводства. Все для прошивания и опечатывания. О заполнении личной карточки работника побеседуем в данной для нас статье. Для вашего домашнего положения. При принятии сотрудника на работу, на него нужно заполнить личную карточку по унифицированной форме т-2. А где можно поглядеть информацию непременно ли вести журнальчик регистрации личных карточек и журнальчик регистрации личных дел. В ближайшую недельку день рождения празднуют: голосование: книжка учета личных карточек не имеет установленной формы. Информационный документ о новеньком работнике. Трудовые книги и вкладыши. Журнальчики учета и регистрации. Личная карточка работника форма т-2. Скачать личную карточку работника. Пример и эталон наполнения личной карточки сотрудника. Скачать бланк карточки форма, основная. «а», годен, «в», «б», ограниченно годен, годен с незначимыми ограничениями, «г», не годен, «д», временно не годен. Данный кадровый документ обязателен к наполнению, он содержит всю нужную информацию о биографии и данных работника, а также о его трудовой деятельности. Также необходимо указать соответственный код окин: «1», «6», вдовец, «3», разошлись, вдова, брак, не женат, «2», «5», «4», зарегистрированный брак, не замужем, в разводе. Состоит документ из - х разделов, какие - то разделы необходимо заполнить в самом начале трудовой деятельности работника, какие - то дополняются в процессе работы.

Образцы журналов регистрации личных карточек т 2

Группа: Пользователь
Сообщений: 13
Регистрация: 20.04.2014
Пользователь №: 17610
Спасибо сказали: 3 раз(а)

образцы журналов регистрации личных карточек т 2

Группа: Администраторы
Сообщений: 947
Регистрация: 30.09.2008
Пользователь №: 1
Спасибо сказали: 779 раз(а)

Образец Журнал Учета Личных Дел Работников Образец

Личное дело сотрудника Статьи. Сегодня мы поговорим о том, как правильно формировать личные дела сотрудников, и разберем некоторые особенности их оформления.

На каких сотрудников заводится личное дело. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и о его трудовой деятельности. В первую очередь отметим, что ведение личных дел сотрудников не обязательно в отношении всех категорий работников. Личное дело работника ведется с целью систематизации имеющихся документов на сотрудников, обобщении информации о них в одном месте. Обязательное ведение личных дел предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. Федерального закона от 2.

ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее - Закон о государственной службе). Для остальных работников обязательность и порядок ведения личных дел может определяться локальными нормативными актами работодателя. Так, личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников: руководители (глава предприятия, его заместители, помощники); руководители структурных подразделений и их заместители; главные (ведущие) специалисты; работники, на которых возложена полная материальная ответственность; работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности; работники, обеспечивающие функционирование органа (аппарата) управления деятельностью предприятия. Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело - чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.

Личное дело сотрудника в Инструкции по кадровому делопроизводству. В нашей организации ведутся личные дела некоторых работников.

При этом четкого представления о том, какие документы и как хранить в личном деле и, самое главное, в каких случаях его действительно необходимо заводить, нет. Никаких внутренних документов на этот счет в организации также не имеется. В настоящее время хотим дополнить Инструкцию по кадровому делопроизводству разделом, посвященным личным делам сотрудников.

Cкачать образец документа «Журнал (книга) учета личных дел». Советы работнику офиса..

Какие моменты следует учесть при разработке этого раздела? Так как в тех случаях, когда речь не идет об оформлении кадровых документов на государственной гражданской службе, вопросы с ведением личных дел работников решаются на усмотрение работодателя, то разработка и утверждение локального нормативного акта лишними совершенно точно не будут. При наличии в вашей организации Инструкции по кадровому делопроизводству, логично, если отдельный ее раздел будет посвящен именно ведению личных дел сотрудников. Такой раздел может быть включен и в состав других локальных актов, регламентирующих порядок оформления и хранения кадровых документов. Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельный документ, учитывающий все нюансы ведения личных дел. Независимо от выбранной вами формы при регламентации работы с личными делами необходимо уточнить: категории работников, на которых ведутся личные дела (будут это все сотрудники организации или, например, только менеджеры всех звеньев управления); способ формирования личных дел; состав документов личных дел (в том числе с указанием на то, какие документы подшиваются в оригиналах, а какие в копиях); перечень лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел; порядок ведения личных дел; порядок ознакомления работников с документами, хранящимися в личных делах; порядок хранения личного дела после увольнения работника; другую информацию.

Личное дело на совместителя. Нужно ли формировать личное дело на совместителя? Ответ на этот вопрос зависит от того, занимает ли совместитель в организации такую должность, для которой работодателем предусмотрено обязательное ведение личного дела. Если ведение личного дела предусмотрено, то его необходимо вести независимо от статуса работника.

При этом, скорее всего, для внешних совместителей будет заводиться новое личное дело, а документы, касающиеся внутреннего совместителя, могут подшиваться в уже имеющееся личное дело этого сотрудника (если оно ведется). Формируется личное дело совместителя в общем порядке, установленном для ведения кадрового делопроизводства у конкретного работодателя. Так, в соответствии со ст.

Да, в журнале учета личных дел работников разделы ' Дата заведения личного дела' и 'Дата закрытия личного дела' соответстсвут датам приема и Вам осталось только прошить журнал, сделать заверительную надпись по образцу, представленному ниже, и поставить печать.

ТК РФ при приеме на работу по совместительству работник обязан предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. При приеме на работу по совместительству, требующую специальных знаний, работодатель имеет право потребовать от работника предъявления диплома или иного документа об образовании или профессиональной подготовке либо их надлежаще заверенных копий, а при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда - справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Копии перечисленных документов должны быть включены в личное дело совместителя. Первоначальное формирование личных дел сотрудников. Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о работнике непосредственно при оформлении трудовых отношений с работником. Личное дело формируется, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника.

Внутреннюю опись составляет работник, ведущий личное дело сотрудника. Неверная фамилия на обложке дела зачеркивается горизонтально одной чертой, а сверху указывается новая. Сверяем сроки и наличие сформированного личного дела работника. Проверяем наличие и правильность ведения журнала учета личных дел работников. Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание. Все оформленные дела регистрируются в журнале учета личных дел работников. Ниже представлен образец такого журнала. В данной статье мы. Личные дела учитываются как документы Для служебного пользования регистрируются в «Книге журнале учета личных дел» предусматривающей следую Книга учета личных дел. Вы можете прикрепить файл с образцом нужного журнала. Журнал учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров. Прежде хотелось бы отметить, что наличие журнала учета трудовых договоров, журнала личных карточек и (или) журнала личных дел работников не обязательно для коммерческих. Журнал учета личных дел. Начало Случаи обязательного предварительного медицинского осмотра при заключении трудового. работника (форма №Т-1) Приказ о приеме на работу работников (форма №Т-1а) Журнал регистрации приказов Внесение записей в трудовую. Электронная версия журнала Ведение личных дел работников не является обязательным в. использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и.

Это самая удобная форма систематизации персональных данных работников. При этом следует помнить, что запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Есть ли какие- либо нормативные требования к форме ведения личных дел? На практике документы личного дела помещаются в скоросшиватель, на обложке которого проставляется присвоенный делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета личных дел (п. Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Минкультуры России от 2.

После увольнения сотрудника личное дело изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение. Какие сведения должны быть предусмотрены в книге (журнале) учета личных дел? Книга (журнал) учета личных дел может содержать следующие сведения: порядковый номер дела; фамилия, имя, отчество сотрудника; дата первоначального формирования дела; дата передачи дела в архив; другие сведения по усмотрению работодателя. Пример оформления книги (журнала) учета личных дел работников. Увеличить изображение.

Формирование и ведение личных дел, как мы уже отметили, осуществляется в соответствии с правилами ведения делопроизводства, действующими у конкретного работодателя. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, касающиеся трудовой деятельности работника. Какие документы включаются в личное дело работника при его первичном формировании?

И закреплен ли такой список нормативным актом? Перечень документов, которые должны содержаться в личном деле, законодательством РФ не определен. Для государственных гражданских служащих предусмотрено, что в их личное дело вносятся их персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. Закона о государственной службе). В личные дела включаются следующие документы: внутренняя опись документов дела; личный листок по учету кадров или анкета; копия документа, удостоверяющего личность; автобиография; копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление данных документов обязательно для занятия соответствующей должности; копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (если оно было представлено работником); копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; результаты предварительного медицинского осмотра (обследования), проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законом); копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. НК РФ; копии документов об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (в случае представления работником); документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений); экземпляр трудового договора (или его копия в случае, если оригиналы договоров хранятся в отдельном деле); копия приказа (распоряжения) о приеме на работу; копия должностной инструкции работника; копия договора о полной материальной ответственности (если работник является материально ответственным лицом и с ним заключен договор).

Внутренняя опись документов личного дела сотрудника. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму, предусмотренную Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 0.

Обычно такая опись помещается в дело, содержащее наиболее ценные документы, при подготовке его к сдаче в архив. Однако личное дело является исключением - опись документов ведется сразу же при его заведении и подшивается в самом его начале. При ведении личного дела во внутреннюю опись вносятся все документы, которые в него подшиваются. Пример оформления внутренней описи документов личного дела. Увеличить изображение.

Личный листок по учету кадров.

Аудит личных дел работников: делаем сами

Ранее мы уже писали об общих положениях внутреннего аудита кадровой документации (см. журнал «Я – специалист по кадрам», 2010, № 12).

Сегодня мы предлагаем ознакомиться с порядком проведения внутреннего аудита личных дел работников.

Документы, регламентирующие работу с личными делами

Основным нормативным правовым актом, регулирующим работу по формированию, ведению и хранению личных дел, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2). Она устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях РБ всех форм собственности.

При работе с личными делами кроме Инструкции № 2 следует также руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, и Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (далее – Основные правила работы архивов организаций).

Сроки хранения личных дел определяют по Перечню типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82.

Справочно: Инструкция № 2 конкретизирует понятие «личное дело работника» и устанавливает перечень нанимателей, которые обязаны их вести.

В данный перечень не вошли организации с иностранными инвестициями, филиалы и представительства юридических лиц РБ, находящихся за границей, поскольку в этих организациях могут быть свои особенности ведения кадровых документов (ст. 320 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).

Личные дела заводят на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также на других работников в случаях, определенных законодательством (п. 2 Инструкции № 2). Ведение личных дел рабочих Инструкцией № 2 не предусмотрено.

Порядок ведения личных дел

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации, а при ее отсутствии в качестве структурного подразделения – специалист по кадрам (п. 3 Инструкции № 2). Контролировать правильность оформления и хранения личных дел обязан руководитель организации (п. 4 Инструкции № 2).

Государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности должны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению. Руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы (ст. 25 Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»).

Этапы проведения аудита личных дел работников

ЭТАП 1. Сверяем сроки и наличие сформированного личного дела работника.

Личное дело работника формируют после заключения с ним трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции № 2).

ЭТАП 2. Проверяем порядок и фактическое наличие документов в личном деле работника.

После издания организационно-распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) собранные документы помещаются в личное дело в последовательности, установленной п. 6 Инструкции № 2:

1) внутренняя опись документов личного дела;
2) дополнение к личному листку по учету кадров;
3) личный листок по учету кадров;
4) автобиография;
5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
6) заявление о приеме на работу;
7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

На этапе формирования личного дела документы в него включаются вне зависимости от хронологической последовательности.

ЭТО ВАЖНО! В отношении отдельных категорий работников на основании п. 7 Инструкции № 2 при формировании их личных дел дополнительно включают:

– декларацию о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
– контракт (для государственных служащих);
– справку-объективку;
– анкету;
– копию (выписку) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
– копию (выписку) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
– копию (выписку) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
– договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
– направление на работу службой занятости (для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений), направление по брони (для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил РБ, и др.).

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включают трудовые договоры (контракты) с работниками (п. 8 Инструкции № 2 ).

ЭТАП 3. Анализируем порядок ведения личных дел и наличие в них дополнительных документов.

В процессе работы в сформированное личное дело работника документы включают последовательно. К таким документам относят:

– характеристики и аттестационные листы;
– списки научных трудов и изобретений;
– заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
– копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении квалификационных категорий, классов, разрядов, званий и т.п.

В личное дело не включают (п. 9 Инструкции № 2):

– копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
– справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
– другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Для некоторых приказов по личному составу может быть определен срок хранения, отличающийся от установленного.

ЭТАП 4. Анализ порядка оформления личных дел работника.

Документы личного дела помещают в отдельную обложку (п. 18 Инструкции № 2).

На обложке личного дела следует указать регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Фамилию, имя, отчество работника на обложке личного дела указывают в именительном падеже. Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старую фамилию заключают в скобки, а новую записывают над ней.

Приведем пример заполнения обложки личного дела.

Министерство архитектуры и строительства Республики Беларусь
(наименование вышестоящей организации)

Открытое акционерное общество «Нерудпром»
наименование организации (структурного подразделения)

ЭТАП 6. Проверяем наличие и порядок ведения дополнения к личному листку по учету кадров.

После внутренней описи документов личного дела в личное дело подшивают дополнение к личному листку по учету кадров, в котором отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.

ЭТАП 7. Проверяем наличие и порядок ведения личного листка по учету кадров.

После дополнения к личному листку по учету кадров в личное дело подшивают личный листок по учету кадров.

Личный листок по учету кадров поступающий на работу заполняет собственноручно в 1 экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.

На все вопросы личного листка по учету кадров необходимо давать исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер («да», «нет»). Перечеркивание граф (строк) не допускается. В случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.

Фамилию, имя, отчество следует записать полностью в именительном падеже.

Число, месяц и год рождения в графе «Дата рождения» указывают арабскими цифрами.

Место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения.

В графе «Гражданство» записывают название страны.

В графе «Образование» указывают уровень полученного работником образования. Напомним, что основное образование в РБ включает в себя 7 уровней: дошкольное, общее базовое, общее среднее, среднее специальное, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее (ст. 7 Закона РБ от 29.10.1991 № 1202-XII «Об образовании»).

ЭТО ВАЖНО! Закон РБ об образовании утрачивает силу с 1 сентября 2011 г. в связи с принятием Кодекса РБ об образовании от 13.01.2011 № 243-З.

В графе «Образование» указывают следующее образование: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее» (Инструкция № 2). Если учебное заведение не окончено, работнику необходимо написать, сколько курсов он окончил или с какого курса ушел; окончившим неполную среднюю школу – сколько классов было окончено. Наименования учреждений образования пишут полностью, как обозначено в документе об образовании.

После заполнения всех граф на личный листок по учету кадров наклеивают фотокарточку принимаемого на работу (п. 11 Инструкции № 2).

Личный листок по учету кадров подписывает составитель с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в него после его заполнения не вносят.

ЭТАП 8. Проверяем наличие и полноту автобиографии.

После личного листка по учету кадров в личное дело вшивают автобиографию. Она составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4.

Требования к оставлению автобиографии приведены в п. 14 Инструкции № 2.

ЭТАП 9. Проверяем наличие и полноту документов об образовании.

После автобиографии в личное дело подшивают копии документов об образовании, о повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.).

Следует отметить, что признание документов об образовании учебных заведений иностранных государств и установление их соответствия документам об образовании РБ производит Минобразование. Перед тем как включить в личное дело копии документов об образовании, необходимо затребовать для сверки подлинники этих документов.

ЭТАП 10. Проверяем наличие и правильность оформления заявления о приеме на работу.

Заявления о приеме на работу оформляют в соответствии с требованиями Государственного стандарта РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69, и Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41.

ЭТАП 11. Проверяем наличие и правильность ведения журнала учета личных дел работников.

Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке и подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведут журнал (книгу) учета личных дел.

Руководителям организации необходимо не реже одного раза в 5 лет назначать комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки следует фиксировать в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. При этом личные дела уволенных работников вносят в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируют по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.

Оформляют личные дела при передаче в архив, а также при описи дел по личному составу и описи личных дел, руководствуясь требованиями Основных правил работы архивов организаций.