Руководства, Инструкции, Бланки

документ о приеме на работу образец

Рейтинг: 4.0/5.0 (873 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Прием на работу порядок оформления образцы и документы

Прием работника на работу - порядок оформления и необходимые документы

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Какие документы необходимы для приема на работу

Любой кандидат желая поступить на работу (заключить трудовой договор ), сообщает о себе много хорошего: и какой он компетентный, работоспособный и ответственный, и, вообще, очень исполнительный и покладистый. Но для заключения трудового договора одних заверений будущего работника недостаточно. Законодатель предусмотрел определенный перечень документов, которые будущий работник обязан предоставить при заключении трудового договора, а, следовательно, у работодателя есть право требовать от кандидата на должность предоставления таких документов. Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ (ТК) лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Понятие "иной документ", удостоверяющих личность, ТК не раскрывает. Универсального перечня таких документов, применимого к трудовым отношениям, нет. На практике под иными документами понимаются: свидетельство о рождении; заграничный паспорт - для иностранцев и другие документы;

трудовую книжку;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц;

документ об образовании. о квалификации или наличии специальных знаний.

В отдельных случаях с учетом специфики работы и личности самого работника Трудовым кодексом РФ. иными нормативными актами может предусматриваться необходимость:

предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов, к примеру, водительское удостоверение (при трудоустройстве на должность водителя), разрешение на работу (при приеме на работу иностранного работника ) или медицинскую книжку (при работе в сфере торговли, образования, медицины, общепита);

прохождения предварительного (при приеме на работу) медицинского осмотра;

предоставления справки о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие (имевшие) судимость, подвергающиеся (подвергавшиеся) уголовному преследованию.

В статье 65 ТК особо оговаривается, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо непредусмотренных ТК, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства РФ.

Например, достаточно часто приходится отвечать на вопросы о необходимости ИНН (свидетельства о присвоении человеку индивидуального номера налогоплательщика). Ознакомившись со статьей 65 Трудового кодекса РФ мы увидим, что об ИНН там нет ни слова, значит - такое требование незаконно.

Также достаточно часто можно встретить объявление о работе с указанием в числе требований наличие постоянной регистрации (прописки) в регионе нахождения работодателя. Такое требование незаконно, если оно не относится к иностранным гражданам.

Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации

После того, как будущий работник предоставил все необходимые документы, его необходимо ознакомить с документами, которыми регулируется трудовая деятельность кандидата. По правилам статьи 68 ТК до подписания трудового договора с работником, его необходимо ознакомить со следующими документами:

Обязательные для ознакомления:

Правила внутреннего трудового распорядка (сокрещенно - ПВТР ), что предусмотрено частью 3 статьи 68 Трудового кодекса РФ;

Правила обработки, хранения и использования персональных данных работников. что предусмотрено пунктом 8 статьи 86 Трудового кодекса РФ;

локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если работникам организации трудовым договором установлен такой режим, а такой раздел не включен в ПВТР) что предусмотрено статьями 57, 101 Трудового кодекса РФ;

локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (если такой раздел не включен в ПВТР) что предусмотрено статьей 105 ТК РФ;

Положение об оплате труда (если такой раздел не включен в ПВТР), что предусмотрено статьей 135 Трудового кодекса РФ;

Положение о порядке и размерах возмещения расходов, связанных с командировками (если такой раздел не включен в ПВТР) что предусмотрено частью 2 статьи 168 Трудового кодекса РФ;

локальный нормативный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками профессиональной подготовки или переподготовки (если такой раздел не включен в ПВТР, а работодатель направляет работников на обучение, переобучение или повышение квалификации), частью 2 статьи 196 Трудового кодекса РФ;

Правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (для работников, которым по условиям труда полагаются средства индивидуальной защиты), что предусмотрено статьей 212 Трудового кодекса РФ и пунктом 9 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).

Документы, с которыми следует ознакомить работника, при их наличии в организации:

должностная инструкция (если в трудовом договоре нет указания на трудовые обязанности работника);

положение о социальном обеспечении работников;

положение об информационной безопасности;

положение о коммерческой тайне;

положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;

положение о документообороте;

положение об инвентаризации товарно-материальных ценностей;

иные документы, имеющие отношение к трудовой функции работника.

Об ознакомлении со всеми локальными нормативными актами принимаемый работник расписывается в трудовом договоре, либо в отдельных журналах или ведомостях.

Кроме того, статья 225 Трудового кодекса РФ требует, что для всех поступающих на работу лиц необходимо провести:

обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим;

вводный инструктаж по охране труда;

первичный иструктаж по технике безопасности и по охране труда на рабочем месте.

Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей (в установленных случаях - в наряде-допуске на производство работ) с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа.

Невыполнение положений Трудового кодекса РФ в части, касающейся ознакомления работника с локальными нормативными актами, является нарушением законодательства о труде и об охране труда и может повлечь административную ответственность в отношении работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ).

Важно помнить, что своевременное и правильное офомление работника позволит избежать больших штрафов и других претензий гос. органов.

Поэтому если при оформлении работника на работу возникют вопросы, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам. которые помогут определить - какие документы надо оформить, по каким формам, а если организацию или должностных лиц привлекают к административной ответственности - оценят законность и обоснованность действий гос. органов.

Для получения консультаций Вы также можете воспользоваться нашей услугой дистанционного консалтинга.

Статья написана и размещена 06 ноября 2011 года. Дополнена 12.12.2011, 27.07.2012, 31.08.2014.

Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

Автор: юрист и налоговый консультант Александр Шмелев © 2001 - 2015

документ о приеме на работу образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Документация по приему на работу

    Документация по приему на работу

    Прием на работу производится, по общему правилу, по соглашению сторон трудового договора (контракта). Заключение трудового договора (контракта) происходит по соглашению между работодателем и работником. Законодательством установлены гарантии при приеме на работу. Запрещается необоснованный отказ в приеме на работу.

    Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при приеме на работу в зависимости от пола, расы, национальности, языка, социального происхождения, имущественного положения, места жительства, отношения к религии, убеждений, принадлежности к общественным объединениям, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается.

    Лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю следующие документы:

    • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (для подростков от 14 до 16 лет, еще не получивших паспорт, - свидетельство о рождении);
    • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
    • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
    • документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
    • документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний, стаже работы (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

    Трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования при первичном заключении трудового договора оформляются работодателем.

    В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

    Прием на работу на некоторые специальности требует выполнения дополнительных условий. Так, например, работа, непосредственно связанная с движением транспортных средств, возможна только после обязательного предварительного медицинского осмотра. Если человек имеет судимость или ему по медицинским показаниям либо судом запрещено работать в образовательных учреждениях, он не будет допущен к педагогической деятельности. Существует утвержденный Правительством перечень медицинских психиатрических противопоказаний для отдельных видов деятельности, а также деятельности, связанной с источником повышенной опасности.

    Работодатель, еще до подписания трудового договора, обязан ознакомить работника (под роспись) с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

    Необходимые документы при приеме на работу:

    Прием на работу: порядок, перечень документов, прием иностранцев, составление заявления, приказ на прием

    Прием на работу: основной порядок оформления

    В этой статье более подробно будет рассмотрен порядок оформления на работу и перечень необходимых документов для трудоустройства.

    Прием на службу нового работника осуществляется согласно последовательному порядку. Кадровику надлежит произвести действия и оформить необходимые документы в рабочем порядке.

    Подписание трудового договора обязательно при устройстве на работу в России с 1992 г. С 2014 г. действует новая концепция работы трудовых мигрантов, заключающаяся в покупке претендентами на рабочее место специальных патентов на осуществление трудовой деятельности .

    Смотрите дополнительно в этой статье трудовом контракте, его особенностях и отличиях от трудового договора.

    В отдельных случаях оформление трудовых отношений требует предусмотренных законом предварительных этапов (избрание на пост, медицинское обследование, тендерный отбор, извещение сотрудника или работодателя об обязательных сведениях и т. д.), вслед за этим наступает устройство на работу.

    • Порядок приема на работу
  • Перечень необходимых документов для трудоустройства
  • Особенности приема на работу иностранных граждан
  • Как правильно составить заявление?
  • Приказ про прием на работу: образец Порядок приема на работу

    Безусловно, перед оформлением трудовых отношений работодатель и соискатель проходят подобные стадии знакомства: должностной конкурс, выбор лучших, направление на медосмотр и т. п.

    Здесь все зависит от специфики деятельности нанимающей компании. Также оформлением сотрудника в свой штат занимается и рекрутинговое агентство.

    Нанятый работник впоследствии может трудиться на другую фирму. В общем случае дальнейшие стадии выглядят так:

    • избранный кандидат, подходящий по основным параметрам, предъявляет необходимые документы согласно трудовому кодексу и дополнительным требованиям работодателя, учитывающим специфику деятельности компании;
    • работодатель принимает необходимый пакет документов для проверки подлинности, делаются фотокопии, при этом все документы возвращаются владельцу;
  • в течение определенного времени происходит инспекция предоставленных данных, она может затянуться при приёме на работу в правоохранительные структуры либо в банковский сектор;
  • после чего происходит непосредственное принятие решения о зачислении в штат потенциального сотрудника либо он получает отказ в приеме на работу;
  • кандидата, который успешно прошел все проверки, приглашают в отдел кадров компании, где сначала он ознакомится под подпись с местными нормативными актами нанимателя, а также с коллективным договором (если таковой существует в данной фирме);
  • затем заключается сам трудовой договор (ст. 67 ТК РФ) с возможным приложением документа о материальной ответственности. Смотрите здесь более подробно о трудовом контракте, его особенностях и отличиях от трудового договора. Последний при этом лучше подписать именно сейчас, иначе потом работник может от него отказаться на законных основаниях;
  • все договора регистрируются в соответствующих журналах;
  • работнику в обязательном порядке вручается трудовой договор;
  • печатается приказ о приеме на работу;
  • приказ проходит регистрацию по регламенту, установленному компанией;
  • затем следует обязательное знакомство сотрудника с приказом под подпись в течение его первых трех рабочих дней (ст. 68 ТК РФ) ;
  • безоговорочно делается отметка в трудовой ст. 66 ТК РФ;
  • нужно внести данные в журнал учета трудовых книжек (по форме, описанной в постановлении Министерства Труда РФ №69 от 10 октября 2013). Читайте тут. что делать в случаях утери трудовой книжки;
  • следом на работника оформляется личная карточка, с которой сотрудника должны ознакомить под подпись (согласно постановлению правительства России №225 от 16.04.2003 г.);
  • дальше происходит внесение сотрудника в список подсчета рабочего времени и соблюдаются прочие необходимые формальности, если в них есть нужда (ведение личного дела, сообщение сведений о договоре предыдущему нанимателю по ст. 64.1 ТК РФ), отправка данных в военкомат (п. 32 Постановления Правительства России №719 от 27 ноября 2006).
  • Перечень необходимых документов для трудоустройства

    Документы при приеме на работу требуют особенно пристального внимания ввиду их частого подлога и правовой ответственности работодателя в случае, если выяснится, что он не проверил их.

    Перечислим эти важные бумаги:

    • паспорт либо другой документ, имеющий право на удостоверение личности;
    • трудовая книжка (оформляется отделом кадров при первичном устройстве сотрудника, документ может быть не нужен при работе по совместительству);
    • СНИЛС ;
    • воинский документ. Здесь можно узнать, что делать в случае потери военного билета;
    • документ об образовании (среднем, высшем, специальном), который должен удовлетворять требованиям работодателя. Учитывается специфика профессии устраивающегося человека;
    • справка об отсутствии судимости.

    Справка о несудимости должна быть предъявлена в обязательном порядке, если рассматриваемая должность предполагает недопущение к ней лиц, имеющих уголовное прошлое (данная бумага необходима в соответствии с ТК РФ).

    Особенности приема на работу иностранных граждан
    • оформляемые по трудовому договору на общих условиях;
    • требующие наличия патента (разрешения на работу).

    Последние должны обладать:

    • разрешением на кратковременное пребывание;
    • миграционной карточкой;
    • визой;
    • действительным видом на жительство;
    • другим подтверждающим документом, предусмотренным Законом РФ либо международным договором России с государством, откуда приехал иностранец.

    При этом нужно строго соблюдать Федеральный закон № 115 от 25.07.2002 г. об иностранных гражданах в РФ. Только согласно ему, можно осуществить корректный прием на работу мигрантов.

    Как правильно составить заявление?

    Устраиваясь на новое место, сотруднику необязательно писать заявление (по ТК РФ). Если же все-таки компания решает, что нужно, то оно может быть составлено в произвольной форме.

    Исключением является муниципальная и государственная служба (ст. 26 от 27.07.2004 N 79-ФЗ, ст. 16 от 02.03.2007 N 25-ФЗ).

    Однако в любом случае необходимо указать дату на момент заявки и будущую должность. Можно указать предлагаемый оклад, работу по совместительству и другое.

    Заявление о приёме на работу визируется руководителем и хранится 75 лет, так как является составной частью личного дела работника.

    Приказ про прием на работу: образец

    В приказе отражаются общие сведения, заполняемые на основании трудового договора и заявления работника.

    Приказ должен содержать :

    • наименование организации;
    • индивидуальный номер документа;
    • ФИО и должность работника;
    • дата первого рабочего дня сотрудника.

    В некоторых случаях указываются :

    Частые вопросы Каким категориям граждан нельзя отказывать в приеме на работу

    Помимо принципов в вопросе необоснованного отказа в приеме на работу, статья 64 ТК устанавливает группы лиц, которым обоснованно отказать можно только в связи с отсутствием каких-либо профессиональных особенностей. это:

    • работники, которые устраиваются на работу по письменному приглашению работодателя, предварительно уволившись с предыдущей работы;
    • беременные женщины, равно как имеющие детей, если эти особенности имели влияние на решение работодателя в отношении приема на работу кандидата.
    Какая ответственность за необоснованный отказ при приеме на работу?

    Незаконный или немотивированный отказ работодателя в трудоустройстве соискателя может повлечь за собой дисциплинарную, административную и даже уголовную ответственность.

    Так, к виновным должностным лицам компаний, которые привлечены к дисциплинарной ответственности применяют взыскания в виде выговора, замечания ил увольнения.

    Также, согласно статье 5.27 КоАП РФ, при нарушении законодательства о труде и об охране труда предусмотрен штраф :

    • для должностного лица – 5000 рублей;
    • для организаций — 30000-50000 рублей либо приостановить хозяйственную деятельность организации на срок до 90 суток.

    Прием на работу: пошаговая инструкция

    Прием на работу: пошаговая инструкция

    Прием на работу – казалось бы, что тут сложного? И Трудовой кодекс РФ подробно регламентирует, и комментариев достаточно, и «Справочник кадровика» не раз обращался к этой теме. И все равно: начинается проверка ГИТ – и находят нарушения. В редакционной почте немало писем с просьбой конкретизировать и в схематичной форме («прямо по шагам») расписать, что за чем нужно делать, чтобы ничего не забыть.
    А ведь в самом деле! Анализируя действующие нормативные документы, невольно приходишь к выводу: трудовые отношения отдельно находят правовую регламентацию, и совершенно самостоятельным блоком стоят вопросы документационного, делопроизводственного характера. Ну где, например, в Кодексе написано, что приказ о приеме на работу должен быть зарегистрирован?

    Потапова А.В..
    эксперт журнала «Справочник кадровика»
    Педченко Л.А..
    канд. юрид. наук, главный редактор журнала «Справочник кадровика», старший преподаватель кафедры трудового права и права социального обеспечения Московской государственной юридической академии

    Трудовой кодекс РФ предусматривает два различных порядка приема на работу, в зависимости от того, предшествует ли фактический допуск к работе письменному оформлению трудовых отношений или нет. В этом номере мы рассмотрим «классический» порядок приема на работу, когда трудовой договор заключается и подписывается сторонами до фактического допущения к работе. Итак, все собеседования пройдены, достойный кандидат отобран, устная договоренность о работе достигнута. Начинаем оформление.

    Этап 1.Направление кандидата на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) в случаях, предусмотренных законодательством

    Обратите внимание!Этап 1 является обязательным только в случаях, прямо предусмотренных в законе

    Обратите внимание!Предварительный обязательный медицинский осмотр (обследование) проводится за счет работодателя

    По смыслу ст. 69 ТК РФ обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора должны проходить следующие граждане:
    1) лица, не достигшие 18 лет;
    2) лица в случаях, предусмотренных ТК РФ:
    2.1) работники, принимаемые на тяжелые работы и на работы с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работы, связанные с движением транспорта;
    2.2) работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений, а также некоторых других работодателей;
    3) иные лица в случаях, предусмотренных иными федеральными законами. В силу ч. 4 ст. 213 ТК РФ у отдельных работодателей в случае необходимости по решению органов местного самоуправления могут вводиться дополнительные условия и показания к проведению обязательных медицинских осмотров (обследований).

    В ряде случаев при поступлении на работу требуется прохождение обязательного психиатрического освидетельствования. Его должны проходить лица, претендующие на работу, в частности, связанную с источниками повышенной опасности, работающие в условиях повышенной опасности.

    Шаг 1.Оформляем направление на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование)

    В направлении на медицинский осмотр (обследование) указываются: причины направления кандидата на медосмотр; вредные, опасные вещества и производственные факторы, которые будут оказывать на него воздействие в процессе работы.

    В направлении на психиатрическое освидетельствование указываются: вид деятельности и условия труда работника, предусмотренные Переч­нем медицинских психиатрических противопоказаний.

    Форма направления на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование) законодательством не предусмотрена. Как правило, направление составляется на бланке письма.

    Шаг 2.Регистрируем направление на медицинский осмотр

    После подписания направления на медицинский осмотр полномочным представителем работодателя, ответственным за выдачу направлений, документ регистрируется в Журнале регистрации исходящих документов.

    Шаг 3.Выдаем кандидату на работу направление на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование)

    Медицинский осмотр (обследование) проводится в месячный срок с момента обращения лица. Психиатрическое освидетельствование проводится в срок не более 20 дней с даты обращения лица в комиссию.

    Шаг 4.Получаем от кандидата на работу медицинское заключение и оцениваем его результаты

    Обратите внимание!Медицинское заключение должно быть подписано лечащим врачом и иметь печать лечебно-профилактического учреждения

    Лицу, прошедшему предварительный медицинский осмотр (обследование) и признанному годным к работе с вредными, опасными веществами, производственными факторами, выдается заключение.

    Если поступающему на работу лицу работа с вредными, опасными веществами и производственными факторами противопоказана, копия заключения клинико-экспертной комиссии пересылается работодателю в трехдневный срок, а оригинал выдается на руки.

    Письменное решение комиссии о прохождении лицом обязательного предварительного психиатрического освидетельствования выдается ему в течение трех дней после его принятия. В этот же срок работодателю направляется сообщение о дате принятия комиссией решения и дате выдачи его лицу, направленному на такое освидетельствование.

    Дальнейшее оформление приема на работу возможно только в том случае, если лицо, поступающее на работу, признано годным для выполнения соответствующей работы.

    Этап 2.Получение от кандидата на работу необходимых документов

    Обратите внимание!Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных нормативными правовыми актами

    Лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ .

    1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, предъявляет любое лицо при заключении трудового договора.

    2. Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний предъявляют лица, поступающие на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

    3. Документы воинского учета предъявляют военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу. Такими документами являются: удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – для призывников; военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – для военнообязанных.

    После получения перечисленных выше документов делаем следующие шаги:

    Шаг 1.Проверяем подлинность предъявленных документов Шаг 2.Переносим необходимые сведения в личную карточку работника (форма № Т-2) (см. Этап 7) Шаг 3.В необходимых случаях, например при оформлении личных дел, снимаем с документов копии, заверяем их и помещаем в дело (см. Этап 8) Шаг 4.Возвращаем документы лицу, поступающему на работу

    4. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

    Вариант 1.Лицо поступает на работу не впервые

    Действия работодателя – см. выше.

    Вариант 2.Лицо поступает на работу впервые Шаг 1.Оформляем страховое свидетельство

    При заключении трудового договора впервые свидетельство государственного пенсионного страхования по форме, утв. постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.06 № 192п. оформляется работодателем.

    Шаг 2.Переносим необходимые сведения в личную карточку работника (форма № Т-2 ) (см. Этап 8) Шаг 3.В необходимых случаях, например при оформлении личных дел, снимаем с документа копию, заверяем ее и помещаем в дело (см. Этап 8) Шаг 4.Выдаем оформленное страховое свидетельство работнику

    5. Трудовая книжка.

    Вариант 1.Лицо поступает на работу не впервые

    Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу является обязательным для всех работников, кроме лиц, принимаемых на работу по совместительству, работников, поступающих на работу впервые, или лиц, у которых трудовая книжка отсутствует по определенным причинам.

    Шаг 1.Получаем у лица, поступающего на работу, трудовую книжку Шаг 2.Регистрируем принятую от лица, поступающего на работу, трудовую книжку в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением, оформляющим прием и увольнение работников, в день приема на работу регистрируется трудовая книжка, принятая от работника.

    Шаг 3.Помещаем трудовую книжку на хранение

    Работодатель должен обеспечить хранение трудовых книжек в целях обеспечения их сохранности. Трудовые книжки хранятся отдельным массивом, как правило, в несгораемом шкафу или сейфе.

    Вариант 2.Лицо поступает на работу впервые

    Обратите внимание!Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее

    Работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые. Трудовая книжка впервые поступающему на работу должна быть оформлена не позднее недельного срока со дня приема на работу.

    Шаг 1.Пишем заявку в бухгалтерию о предоставлении бланка трудовой книжки

    Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности (оприходованы в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которая ведется по форме, утв. постановлением Минтруда России № 69 ) и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

    Обратите внимание!Требовать от лица, поступающего на работу впервые, бланк трудовой книжки, запрещается

    Шаг 2.Получаем бланк новой трудовой книжки в бухгалтерии

    За оформление трудовой книжки с лица, поступающего на работу впервые, взимается плата в размере стоимости бланка трудовой книжки.

    По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

    Шаг 3.Оформляем титульный лист трудовой книжки

    В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
    а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
    б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

    Шаг 4.Получаем подпись работника на титульном листе трудовой книжки

    После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

    Обратите внимание!Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта

    Шаг 5.Подписываем титульный лист трудовой книжки

    Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать работодателя.

    Шаг 6.Вносим сведения об оформленной трудовой книжке в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них трудовая книжка регистрируется в день оформления.

    Шаг 7.Помещаем трудовую книжку на хранение Вариант 3.Лицо поступает на работу не впервые, но трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением не имеет и просит работодателя оформить новую трудовую книжку

    Часть 5 ст. 65 ТК РФ предусматривает: в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку.

    Если лицо, поступающее на работу, не имеет трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине и желает оформить не новую трудовую книжку, а дубликат прежней, то с такой просьбой он должен обратиться к последнему работодателю (на предыдущее место работы)

    Шаг 1.Получаем заявление лица, поступающего на работу, о выдаче новой трудовой книжки

    В заявлении лицо, поступающее на работу, должно отразить причины отсутствия у него трудовой книжки.

    Шаг 2.Пишем заявку в бухгалтерию о предоставлении бланка трудовой книжки Шаг 3.Получаем бланк новой трудовой книжки из бухгалтерии Шаг 4.Оформляем титульный лист новой трудовой книжки Шаг 5.Получаем подпись работника на титульном листе новой трудовой книжки Шаг 6.Подписываем титульный лист новой трудовой книжки Шаг 7.Вносим сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Шаг 8.Помещаем трудовую книжку на хранение Этап 3.Ознакомление работника с локальными нормативными актами и коллективным договором

    При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить лицо, поступающее на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Закон не устанавливает форму и порядок ознакомления работника с необходимыми документами работодателя. Установлены только два основных требования: ознакомление должно производиться под роспись и до момента подписания трудового договора.

    Обратите внимание!Листы ознакомления с документами или Журнал ознакомления могут использоваться для ознакомления с положениями локальных нормативных актов (и изменений в них) как поступающих на работу, так и уже работающих

    Выполнить это требование можно следующими способами:
    1. Приложить к каждому локальному нормативному акту работодателя и коллективному договору листы ознакомления, на которых работники будут проставлять визы ознакомления, включающие личную подпись, дату ознакомления и расшифровку личной подписи.
    2. Оформить специальный Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами и коллективным договором.
    3. Составить перечень документов, с которыми должен быть ознакомлен работник, довести до сведения работника каждый документ, оформить визы ознакомления под названиями документов. В дальнейшем приложить оформленный перечень к трудовому договору, заключенному с работником, указав (от руки) дату и номер договора.

    Этап 4.Оформление трудового договора в письменной форме Шаг 1.Составляем текст трудового договора

    Общепринятой унифицированной формы трудового договора нет. Трудовой договор, соглашения к нему составляются в письменном виде по форме, разработанной работодателем, в двух экземплярах.

    Необходимо обратить внимание на обязательное наличие в трудовом договоре следующих реквизитов:

    • вид документа;
    • место составления договора;
    • реквизиты сторон договора – работодателя и работника, включая: наименование работодателя, адрес, телефон, идентификационные реквизиты (ИНН/КПП, ОКПО); паспортные данные работника.

    Содержательная часть трудового договора должна соответствовать требованиям ст. 57 ТК РФ. Трудовой договор должен содержать все условия, обязательные для включения в него, в нем могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным нормативными правовыми актами, коллективным договором, локальными нормативными актами работодателя.

    Шаг 2.Подписываем трудовой договор

    Трудовой договор должен быть подписан обеими сторонами трудовых отношений. Реквизит Подпись состоит: из должности, личной подписи представителя работодателя с расшифровкой и даты подписания им трудового договора; подписи работника, ее расшифровки и даты подписания им договора. Проставление оттиска печати работодателя обязательным не является.

    Шаг 3.Регистрируем трудовой договор

    Подписанный работником и работодателем трудовой договор регистрируется кадровой службой в специальной учетной форме с оформлением реквизитов Дата регистрации и Регистрационный номер.

    Шаг 4.Передаем экземпляр трудового договора работнику

    Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться его подписью на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Для этого необходимо, чтобы работник после подписания сторонами трудового договора и его регистрации сделал отметку о том, что ему вручен экземпляр трудового договора, расписался и проставил дату получения экземпляра договора.

    Кстати сказать

    Действующее законодательство не регламентирует процедуру регистрации трудовых договоров.

    На практике наиболее удобной признается система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера трудового договора и цифр, обозначающих год его заключения.

    Шаг 5.Направляем экземпляр трудового договора в дело

    Экземпляр трудового договора работодателя оформляется для хранения в отдельное дело или в случае ведения личных дел подшивается в личное дело работника.

    Этап 5.Издание приказа о приеме на работу

    Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу имеет унифицированные формы № Т-1 и № Т-1а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 ).

    Шаг 1.Составляем проект приказа

    В приказ о приеме на работу на основании трудового договора вносятся сведения: дата приема на работу, структурное подразделение и должность (специальность, профессия), условия приема на работу и характер работы, размер оклада и надбавки, срок испытания, если оно установлено при заключении трудового договора.

    Шаг 2.Подписываем приказ у руководителя Шаг 3.Регистрируем приказ

    Приказ (распоряжение) о приеме на работу необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации приказов по личному составу. Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

    Шаг 4.Объявляем работнику приказ под роспись

    Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику (под роспись) в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

    Шаг 5.Направляем приказ в дело

    Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. О направлении приказа о приеме на работу в дело проставляется отметка в левом нижнем углу приказа.

    Этап 6.Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника

    Трудовые книжки должны вестись на каждого работника, проработавшего у данного работодателя свыше пяти дней, в случае, когда работа является для него основной. Записи в трудовые книжки работников производятся на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и Инструкции по заполнению трудовых книжек .

    Запись в трудовую книжку о приеме на работу вносится следующим образом:
    1) В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование работодателя, а также сокращенное наименование (при его наличии).
    2) Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, а в графе 2 указывается дата приема на работу.
    3) В графе 3 делается запись о принятии в структурное подразделение с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
    4) В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

    Этап 7.Оформление личной карточки работника

    На всех работников, с которыми заключен трудовой договор, заполняется личная карточка. Унифицированная форма № Т-2 личной карточки работника утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 .

    Шаг 1.Заполняем личную карточку

    Обратите внимание!Личная карточка заполняется работником кадровой службы

    При заполнении личной карточки информация должна вноситься во все ее части, включая зоны кодирования. Коды проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: предприятий и организаций (ОКПО), объектов административно-территориального деления (ОКАТО), информации о населении (ОКИН), специальностей по образованию (ОКСО), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

    Информация в личную карточку вносится работником кадровой службы на основании подлинных документов, предъявленных работником при заключении трудового договора. Так, на основании документов заполняется раздел I «Общие сведения» личной карточки.

    Отдельные сведения могут быть внесены в карточку со слов работника, а также из автобиографии или личного листка по учету кадров, если работодателем предусмотрено ведение личных дел (см. Этап 8). Например, со слов работника может заполняться информация о состоянии в браке и составе семьи.

    Шаг 2.Подписываем личную карточку

    Вторая страница формы № Т-2 закрывается подписью работника кадровой службы.

    Шаг 3.Получаем подпись работника в личной карточке

    Работник расписывается на второй странице формы № Т-2 .

    При оформлении приема на работу вносится запись в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки. При этом работник должен расписаться в личной карточке в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки».

    Шаг 4.Регистрируем личную карточку

    Работодатель должен вести Книгу (журнал) учета личных карточек, которая имеет срок хранения 75 лет. Книга не имеет установленной формы.

    Шаг 5.Направляем личную карточку в дело

    Личные карточки работников хранятся в службе кадров отдельным массивом. Как правило, для хранения личных карточек используют отдельные коробки, в которых карточки стоят по алфавиту для систематизации и облегчения поиска.

    Этап 8.Оформление личного дела, если ведение личных дел предусмотрено работодателем

    Обратите внимание!Личное дело не является обязательным и оформляется по усмотрению работодателя, за исключением отдельных категорий работников, для которых ведение личного дела установлено нормативными правовыми актами

    Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

    Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. В состав документов личного дела, как правило, входят: внутренняя опись, дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов работника.

    Шаг 1.Оформляем внутреннюю опись документов личного дела

    Внутренняя опись оформляется при заведении личного дела и дополняется сведениями о поступивших в дело документах на протяжении всего периода работы. Форма внутренней описи нормативными актами не предусмотрена.

    Шаг 2.Оформляем личный листок по учету кадров и помещаем его в дело

    Личный листок по учету кадров разрабатывается в произвольной форме работодателем. Личный листок заполняется работником от руки, без сокращений, исправлений и помарок.

    Работник кадровой службы, принимая от работника заполненный личный листок, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений, их соответствие предъявленным работником личным документам.

    Шаг 3.Оформляем дополнение к личному листку по учету кадров и помещаем его в дело

    Дополнение к личному листку по учету кадров для внесения последующих изменений в сведения о работнике разрабатывается в произвольной форме работодателем. Дополнение к личному листку по учету кадров заполняется работником кадровой службы после проверки правильности и полноты заполнения личного листка по учету кадров и помещается в дело первым документом, после внутренней описи документов личного дела.

    Шаг 4.Оформляем автобиографию и помещаем ее в дело

    В автобиографии содержится краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности работника. Автобиография составляется работником в произвольной форме, как правило, от руки, без исправлений и помарок.

    В автобиографию включается следующая информация: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, сведения о родителях, полученное образование, с какого времени началась трудовая деятельность, участие в общественной работе и выборных органах, отношение к воинской обязанности, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о составе семьи, домашний адрес и телефон, дата составления биографии, подпись работника.

    Шаг 5.Помещаем в личное дело заверенные копии документов работника

    Копии документов работника, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены в установленном порядке. Например, копия помещаемого в личное дело приказа о приеме на работу должна иметь отметку о заверении копии.

    Шаг 6.Регистрируем личное дело

    В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в Книге учета личных дел (п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов ), разрабатываемой по усмотрению работодателя.

    Этап 9.Воинский учет

    Работодатель обязан вести воинский учет граждан.

    Это важно!

    Все сведения, содержащиеся в документах работника, предъявленных при приеме на работу и в течение трудовой деятельности, а также сообщаемые им лично, информация о работнике, зафиксированная в документах, создаваемых работодателем, являются персональными данными работника, порядок хранения и использования которых устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов.

    В частности, все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Передача персональных данных работника третьей стороне не может быть осуществлена без его письменного согласия, за исключением предусмотренных федеральными законами случаев.

    На основании п. 27 Положения о воинском учете. утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.06 № 719. воинский учет граждан ведется по личным карточкам работников (форма Т-2 ) на основании военного билета или временного удостоверения, выданного взамен военного билета, – если гражданин пребывает в запасе, и удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

    Шаг 1.Проверяем документы воинского учета

    Работник, ответственный за ведение воинского учета, проверяет при приеме на работу наличие отметок в паспорте гражданина РФ о его отношении к воинской обязанности, наличие и подлинность основных документов воинского учета, а также подлинность записей о них, отметок о постановке на воинский учет по месту жительства, наличие мобилизационных предписаний. Во временных удостоверениях следует проверять и срок их действия.

    Шаг 2.Заполняем раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки работника (форма № Т-2)

    Личная карточка работника заполняется на основании записей в основных документах воинского учета, при этом необходимо уточнять сведения о семейном положении, об образовании, о месте жительства (пребывания) гражданина, другие сведения и военно-учетные признаки принимаемых на воинский учет граждан.

    Инструкцией Генерального штаба Вооруженных сил РФ по ведению воинского учета в организациях предусмотрен Порядок заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» личных карточек форм № Т-2 и № Т-2ГС на граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу. Раздел II должен вестись аккуратно, без помарок и неустановленных сокращений, четким и разборчивым почерком. Записи должны производиться чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного или синего цвета, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов – простым карандашом.

    Шаг 3.Оформляем сведения о приеме на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, для направления в военный комиссариат

    Для учета места работы и должности военнообязанного гражданина работодатель в двухнедельный срок направляет в соответствующий военный комиссариат сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету и принятому на работу. В таком сообщении, направляемом в военные комиссариаты по месту жительства или месту пребывания гражданина, указываются воинское звание, фамилия, имя, отчество, год рождения, военно-учетная специальность, состав семьи и место жительства гражданина, дата приема на работу и должность, а также полное наименование организации, ее адрес и номера телефонов военно-учетного подразделения (работника, ответственного за воинский учет).

    Форма направления сведений предусмотрена в приложении № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, разработанным Генеральным штабом Вооруженных сил РФ в 2007 г. Сведения оформляются на бланке письма.

    Шаг 4.Подписываем сведения о приеме на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, для направления в военный комиссариат

    Сведения о приеме на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, подписываются руководителем организации и лицом, ответственным за военно-учетную работу.

    Шаг 5.Регистрируем сведения о приеме на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, для направления в военный комиссариат

    Документ регистрируется в Журнале регистрации исходящих документов.

    Шаг 6.Направляем сведения о приеме на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, в военный комиссариат Этап 10.Проведение инструктажа по охране труда

    Обратите внимание!С соответствующими документами по охране труда работник должен быть ознакомлен до подписания трудового договора (см. Этап 3)

    Для всех поступающих на работу лиц работодатель обязан проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим.

    Шаг 1.Проводим вводный инструктаж по охране труда

    Вводный инструктаж по охране (безопасности) труда должен проводиться со всеми поступающими на работу без исключения. Вводный инструктаж выполняется специалистом по охране труда или работником, на которого возложены эти обязанности, по программе, разработанной на основе законодательства с учетом специфики деятельности, утвержденной работодателем.

    Шаг 2.Вносим сведения о проведении вводного инструктажа по охране труда в регистрационную форму

    О проведении вводного инструктажа делают запись в Журнале регистрации вводного инструктажа с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего с расшифровкой подписей и с указанием даты проведения инструктажа.

    Шаг 3.Проводим первичный инструктаж на рабочем месте

    Первичный инструктаж на рабочем месте проводится до начала самостоятельной работы с вновь принятыми работниками. Первичный инструктаж проводится не для всех работников. Перечень профессий и должностей работников, освобождаемых от первичного инструктажа на рабочем месте, утверждает работодатель.

    Шаг 4.Вносим сведения о проведении первичного инструктажа на рабочем месте в регистрационную форму

    О проведении первичного инструктажа работников, не освобожденных от него, работник, проводивший инструктаж, делает запись в Журнале регистрации инструктажа на рабочем месте с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего с расшифровкой подписей и с указанием даты проведения инструктажа.

    Кстати сказать

    У отдельных работодателей, связанных с работами, по которым предъявляются дополнительные (повышенные) требования к охране (безопасности) труда, работники проходят специальное обучение безопасности труда.

    Обучение должно быть проведено в течение месяца с момента приема на работу.

    Перечень работ и профессий, а также программу обучения утверждает работодатель. После обучения экзаменационная комиссия проводит проверку теоретических знаний и практических навыков. Результаты проверки знаний оформляются протоколом. Работнику, успешно прошедшему проверку знаний, выдается удостоверение на право самостоятельной работы.

    Этап 11.Допущение работника к работе

    Работник обязан приступить к работе со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления трудового договора в силу.

    Этап 12.Включение сведений о работнике в табель учета использования рабочего времени

    Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

    Возможный вариант

    На практике оформление документов – внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника (Этап 7), оформление личной карточки работника (Этап 8), оформление личного дела (Этап 9) и оформление документов по воинскому учету (Этап 10) – часто происходит после допущения работника к работе. В этом нет ошибки, необходимо только соблюдать сроки, предусмотренные нормативными актами для оформления соответствующих документов.

    В этом случае оформление выглядит следующим образом:

    Этап 1. Направление кандидата на медицинский осмотр (обследование)

    Этап 2. Получение от кандидата на работу необходимых документов

    Этап 3. Ознакомление лица, поступающего на работу, с документами работодателя, связанными с его трудовой деятельностью

    Этап 4. Оформление трудового договора в письменной форме

    Этап 5. Издание приказа о приеме на работу

    Этап 6. Проведение инструктажа по охране труда

    Этап 7. Допущение работника к работе

    Этап 8. Включение сведений о работнике в табель учета использования рабочего времени

    Этап 9. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника

    Этап 10. Оформление личной карточки работника

    Этап 11. Оформление личного дела работника, если ведение личных дел предусмотрено работодателем

    Этап 12. Воинский учет

    Для учета фактически отработанного работником времени применяется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12 ) или табель учета рабочего времени при автоматизированной обработке учетных данных (форма № Т-13 ), утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 .

    В табель рабочего времени вносятся следующие сведения: номер по порядку (в структурном подразделении, на которое заполняется табель), фамилия, инициалы, должность, табельный номер (из приказа о приеме на работу), отметки о явках и неявках на работу (с первого дня, с которого работник обязан приступить к работе).