Начальник общего отдела - Должностная инструкция начальника общего отдела

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности начальника общего отдела _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. Начальник общего отдела относится к категории руководителей.

1.3. Лицо, назначаемое на должность начальника общего отдела должно иметь высшее профессиональное образование и стаж работы на соответствующих специальности должностях не менее ______ лет.

1.4. Назначение на должность начальника общего отдела и освобождение от неё осуществляется на основании приказа директора предприятия.

1.5. Если начальника общего отдела отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.

1.6. Подчиняется начальник общего отдела непосредственно _________________.

1.7. Начальник общего отдела должен знать:

- основы организации производства, труда и управления, организации делопроизводства;

- профиль, специализацию и особенности структуры предприятия;

- производственные мощности и кадровые ресурсы предприятия;

- правила проведения проверок и документальных ревизий, порядок документооборота;

- приемы и методы обработки корреспонденции с применением современных технических средств;

- правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;

- методы организации и планирования информационной работы;

- порядок прохождения служебной информации;

- порядок оформления хозяйственных договоров и перечисления государственной пошлины;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем;

- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

- законодательные, нормативные и методические материалы по вопросам его деятельности;

- вопросы трудового и административного законодательства;

- основы экономики труда и управления;

- порядок разработки трудовых договоров;

- правила и нормы охраны труда;

- порядок регистрации отправлений (исходящих документов, писем);

- этику и навыки делового общения.

1.8. В своей деятельности начальник общего отдела руководствуется:

- настоящей должностной инструкцией;

- законодательными и нормативными актами по вопросам его деятельности;

- методическими материалами, относящимися к его функциям;

- правилами трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями директора предприятия.

На начальника общего отдела возлагаются следующие функции:

2.1. Участие в организации и контроле деятельности хозяйственных служб.

2.2. Контакт с работой бухгалтерии, кадровой и юридической служб.

2.3. Организация приема, регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции.

2.4. Руководство работой секретариата и машинописной службы предприятия.

2.5. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных работников.

2.6. Организация методической работы по вопросам документооборота.

III. Должностные обязанности

Должностные обязанности начальника общего отдела следующие:

3.1. Контроль за работой секретариата в части приема и методов обработки корреспонденции, порядком отправления исходящей корреспонденции.

3.2. Проверка правильности оформления материалов, направляемых в судебные органы РФ, в соответствии с требованиями законодательства.

3.3. Организация работы по обработке поступающей (входящей) на предприятие документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства.

3.4. Разработка контроля за прохождением служебных документов и материалов на предприятии.

3.5. Обеспечение совместно с бухгалтерской и юридической службами своевременного и правильного перечисления государственной пошлины по подготавливаемым в судебные органы материалам.

3.6. Руководство работой машинописного подразделения.

3.7. Периодическая организация обучения машинисток правилам печатания деловых писем.

3.8. Обеспечение внедрения стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

3.9. Контроль за правильностью оформления и полноту согласования хозяйственных договоров, передаваемых на подпись руководителю предприятия.

3.10. Обеспечение действенной системы контроля за своевременным исполнением подразделениями предприятия документов в соответствии с резолюцией руководителя.

3.11. Разработка и утверждение в установленном порядке планов периодических проверок в структурных подразделениях предприятия правильной организации делопроизводства, использования технических средств, вычислительной техники, операционных систем, а также проверок грамотности оформляемых документов.

3.12. Организация справочно-информационного фонда по вопросам своей деятельности с применением современных технических средств.

3.13. Обеспечение чистоты и порядка в помещении и на прилегающей к нему или к зданию территории.

3.14. Обеспечивать работников отдела канцелярскими принадлежностями и хозяйственного обихода.

3.15. Обеспечивать работникам отдела условия, необходимые для качественного исполнения ими своих производственных обязанностей, руководство работниками отдела.

3.16. Осуществление контроля за соответствующим оформлением помещений, за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

3.17. Контроль за соблюдением подчиненными работниками дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

Начальник общего отдела имеет право:

4.1. Обращаться к руководству:

- с требованиями оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;

- с представлениями о назначении, перемещении, увольнении работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий в соответствии с законодательством РФ;

- с предложениями по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций.

4.2. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.3. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

Начальник общего отдела несет ответственность:

5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.

5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.

5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

Должностная инструкция начальника общего отдела

Должностная инструкция начальника общего отдела

1. Общие положения

1.1. Настоящий документ является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим предназначение, функции, ответственность начальника общего отдела НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, а также регламентирует организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия со структурными подразделениями и должностными лицами.

1.2. Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия и обязательна для исполнения со дня ее утверждения.

1.3. Изменения в Должностную инструкцию утверждаются Директором и заносятся в Лист изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа.

2. Создание и ликвидация должности. Назначение и освобождение от должности

2.1. Должность начальника общего отдела создается и ликвидируется по приказу Директора. Предложение по ликвидации или переименованию данной должности могут вноситься непосредственно Директором.

2.2. Начальник общего отдела назначается на должность и освобождается от должности Директором. Представление на должность готовится Директором и согласуется c Директором (ВЫШЕСТОЯЩИМ).

3. Место Должностного Лица в организационной структуре

3.1. Начальник общего отдела находится в составе общего отдела «НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ».

3.2. Начальник общего отдела непосредственно подчиняется: Директору .

3.3. В непосредственном подчинении у начальника общего отдела находятся:

Ø Начальник транспортной группы

4. Предназначение Должностного Лица

Начальник общего отдела имеет следующее предназначение в Компании:

a. Управление материально-техническим обеспечением бизнес-процессов,

b. Поддержание инфраструктуры для безусловного обеспечения бизнес-процессов,

c. Оперативное управление инфраструктурой.

5. Функции Должностного Лица

Начальник общего отдела выполняет в Компании следующие функции:

5.1. Планирование направлений деятельности отдела, связанных с материально-техническим обеспечением.

5.2. Разработка регламентирующих документов по вопросам функциональной деятельности отдела.

5.3. Мониторинг и контроль выполнения задач, связанных с хозяйственно-техническим обеспечением.

5.4. Постановка целей и задач по вопросам хозяйственно-технического обеспечения сотрудникам отдела.

5.5. Участие в формировании бюджета в части хозяйственно-технического обеспечения.

5.6. Организация полного цикла ремонтно-строительных работ в. Контроль качества выполнения работ. Заключение и ведение договоров подряда. Организация работ по поддержанию в рабочем состоянии зданий, помещений, инфраструктуры и территорий, находящихся в эксплуатации филиалом, в том числе организация уборочных работ.

5.7. Осуществление контроля по соблюдению в действующего законодательства, инструкций, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.

5.8. Организация работ, связанных с содержанием автопарка (планирование расходов на содержание автотранспорта, списание, приобретение, постановка и снятие с учета в ГИБДД, прохождение техосмотра, получение лицензии на грузоперевозки).

5.9. Планирование потребностей в расходных материалах (бумага), организация работ по приобретению оргтехники (за исключением компьютерной техники и телефонии), мебели, хозяйственного инвентаря, канцтоваров и т.п. для обеспечения нужд .

5.10. Планирование потребностей в оборудовании (кроме компьютерной техники и телефонии), организация и приобретение необходимого оборудования (складское, офисное, техническое)

Начальник общего отдела, выполняя свои функции, осуществляет следующее взаимодействие:

6.1. Взаимодействие с начальником отдела ОУИ

Начальник общего отдела предоставляет:

Ø Заявки на поставку из ГП расходных материалов (бумаги и т.д.)

Ø Сметы на ремонтно-строительные работы

Ø ТМЦ на закупку основных средств

Ø Данные на списание автомашин

Ø Отчет по инфраструктуре
В письменной форме,

В устной форме или в электронной форме с использованием корпоративных программных средств электронных коммуникаций

Начальник общего отдела

Ø Утвержденные сметы ремонтно-строительных работ

Ø ТМЦ на основные средства

Ø Приказы, СЗ, указания
В письменной форме,

В устной форме или в электронной форме с использованием корпоративных программных средств электронных коммуникаций

6.2. Взаимодействие со сторонними организациями и предприятиями

Начальник общего отдела предоставляет:

Ø Предложения по сотрудничеству с целью поставки оборудования и проведения ремонтно-строительных работ
В письменной форме,

В устной форме или в электронной форме с использованием программных средств электронных коммуникаций

Начальник общего отдела

Ø Предложения по сотрудничеству о поставке необходимого для оборудования

Ø Стоимость товарно-материальных ценностей

Ø Тактико-технические данные оборудования

Ø Стоимость услуг коммунального характера
В письменной форме,

В устной форме или в электронной форме с использованием программных средств электронных коммуникаций

7. Показатели оценки деятельности:

Деятельность Начальника общего отдела оценивается на основе следующих показателей:

7.1. Достижение запланированных целей общего отдела

7.2. Подготовка предложений ремонтно-строительных работ

7.3. Экономичное использование материальных средств

7.4. Оперативное использование автотранспорта

7.5. Наличие инициативы, желания, потенциала, ответственности

8. Общекорпоративные Нормы:
Поведение Начальника общего отдела в Компании также регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

8.1. Правила внутреннего трудового порядка.

8.2. Положение об общем отделе.

9. Полномочия
Начальник общего отдела наделяется всеми необходимыми полномочиями в области применения поощрений и санкций к своим подчиненным в соответствии с утвержденной в Компании системой компенсации труда сотрудников.

Получать любую информацию, требующуюся для выполнения своих задач от сотрудников и «НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ»

Получать по согласованию с ОУИ от сторонних организаций юридические, финансовые и другие профессиональные консультации на договорной основе.

10. Ответственность
Ответственность Начальника общего отдела перед непосредственным руководителем определяется в соответствии с нормативными документами, определяющими систему мотивации персонала.

11.Требования к специалисту Общие требования, обязательные при приеме на работу

11.1.
Образование
высшее

11.2.
Опыт работы
Не менее 3-х лет

11.3.
Профессиональные навыки
Знание оформления сметно-строительной документации, опыт ведения переговоров и заключения хозяйственных договоров.

11.4.
Знание специального ПО, технических систем
Word, Excel

11.5.
Знание нормативной документации
Знание федерального законодательства

11.6.
Владение методиками
Владение методикой управления инфраструктурой

12. Словарь специальных терминов и сокращений Термин
Определение термина

1
ПО
Программное обеспечение

2
ОУИ
Отдел управления инфраструктурой

3
ОО
Общий отдел

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм моей деятельности.

Начальник общего отдела:

13. Лист изменений

№
Содержание изменения
Когда и кем внесено
Отметка о доведении

1.1 должностной инструкции «наименование должности» читать в следующей редакции:
1.1. Настоящий документ является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим предназначение, функции, ответственность начальника общего отдела НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, регламентирует организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия со структурными подразделениями и должностными лицами.
Распоряжение по м № 456f от 13.04.2004

Пункт 1.3 исключить
Распоряжение по м № 456f от 13.04.2004

Пункт 2.1 читать в следующей редакции:
2.1. Должность начальника общего отдела создается и ликвидируется по решению генерального директора «НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ». Предложение по включению должности в штатное расписание могут вноситься директором .
Распоряжение по м № 456f от 13.04.2004

Пункт 2.2 читать в следующей редакции:
2.2. Начальник общего отдела назначается на должность и освобождается от должности приказом директора .
Распоряжение по м № 456f от 13.04.2004

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: Дата. Подпись.

Должностная инструкция начальника организационного отдела

Должность: начальник орготдела.

Структурное подразделение: Отдел организационной работы.

1. Общие положения

1. Руководит деятельностью Отдела, обеспечивая решение возложенных на Отдел задач и несет ответственность за результаты этой деятельности.
2. Предоставляет по согласованию с заместителем БРО ВОИ на утверждение председателя БРО ВОИ структуру и штатное расписание Отдела. должностные инструкции ее работников, кандидатуры для назначения на должность и предложения об освобождении от должности работников Отдела.
3. Вносит председателю БРО ВОИ предложения о поощрении работников Отдела и применении к ним мер дисциплинарного взыскания.
4. Подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции.
5. Отдает необходимые распоряжения работникам Отдела.
6. Запрашивает и получает в установленном порядке необходимые материалы от рай (гор) организаций БРО ВОИ и других подразделений Аппарата БРО ВОИ.
7. Привлекает в установленном порядке для осуществления работы учреждения, организации.
8. Пользуется в установленном порядке банками данных Аппарата БРО ВОИ.

   4. Квалификационные требования к начальнику орготдела.

9. Наличие высшего образования и опыта работы в системе ВОИ.
10. Знание Устава БРО ВОИ, правовых и нормативных документов.
11. Владение знаниями делопроизводства, навыками работы с документами.
12. Умение устанавливать позитивный контакт с различными людьми.

    Сайт управляется системой uCoz
    

Должностная инструкция начальника общего отдела

1. Общие положения

1.1. Настоящий документ является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим предназначение, функции, ответственность начальника общего отдела НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, а также регламентирует организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия со структурными подразделениями и должностными лицами.

1.2. Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия и обязательна для исполнения со дня ее утверждения.

1.3. Изменения в Должностную инструкцию утверждаются Директором и заносятся в Лист изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа.

2. Создание и ликвидация должности. Назначение и освобождение от должности

2.1. Должность начальника общего отдела создается и ликвидируется по приказу Директора. Предложение по ликвидации или переименованию данной должности могут вноситься непосредственно Директором.

2.2. Начальник общего отдела назначается на должность и освобождается от должности Директором. Представление на должность готовится Директором и согласуется c Директором (ВЫШЕСТОЯЩИМ).

3. Место Должностного Лица в организационной структуре

3.1. Начальник общего отдела находится в составе общего отдела «НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ».

3.2. Начальник общего отдела непосредственно подчиняется: Директору .

3.3. В непосредственном подчинении у начальника общего отдела находятся:

O Начальник транспортной группы

4. Предназначение Должностного Лица

Начальник общего отдела имеет следующее предназначение в Компании:

a. Управление материально-техническим обеспечением бизнес-процессов,

b. Поддержание инфраструктуры для безусловного обеспечения бизнес-процессов,

c. Оперативное управление инфраструктурой.

5. Функции Должностного Лица

Начальник общего отдела выполняет в Компании следующие функции:

5.1. Планирование направлений деятельности отдела, связанных с материально-техническим обеспечением.

5.2. Разработка регламентирующих документов по вопросам функциональной деятельности отдела.

5.3. Мониторинг и контроль выполнения задач, связанных с хозяйственно-техническим обеспечением.

5.4. Постановка целей и задач по вопросам хозяйственно-технического обеспечения сотрудникам отдела.

5.5. Участие в формировании бюджета в части хозяйственно-технического обеспечения.

5.6. Организация полного цикла ремонтно-строительных работ в. Контроль качества выполнения работ. Заключение и ведение договоров подряда. Организация работ по поддержанию в рабочем состоянии зданий, помещений, инфраструктуры и территорий, находящихся в эксплуатации филиалом, в том числе организация уборочных работ.

5.7. Осуществление контроля по соблюдению в действующего законодательства, инструкций, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.

5.8. Организация работ, связанных с содержанием автопарка (планирование расходов на содержание автотранспорта, списание, приобретение, постановка и снятие с учета в ГИБДД, прохождение техосмотра, получение лицензии на грузоперевозки).

5.9. Планирование потребностей в расходных материалах (бумага), организация работ по приобретению оргтехники (за исключением компьютерной техники и телефонии), мебели, хозяйственного инвентаря, канцтоваров и т.п. для обеспечения нужд .

5.10. Планирование потребностей в оборудовании (кроме компьютерной техники и телефонии), организация и приобретение необходимого оборудования (складское, офисное, техническое)

Начальник общего отдела, выполняя свои функции, осуществляет следующее взаимодействие:

6.1. Взаимодействие с начальником отдела ОУИ

Должностная инструкция заведующего общим отделом администрации города (рус

"___" ______________ 200_ г .

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО ОБЩИМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

Должностная инструкция начальника отдела кадров

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1.1. Начальник отдела кадров относится к категории руководителей.
1.2. Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.3. Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно заведующему лабораторией.
1.4. На время отсутствия начальника отдела кадров его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность начальника отдела кадров назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное образование, стаж работы по управлению персоналом не менее 3 лет.
1.6. Начальник отдела кадров должен знать:
- трудовое законодательство, другие законодательные и нормативные акты, регулирующие трудовые правоотношения;
- структуру компании, ее кадровую политику и стратегию развития;
- порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
- состояние рынка труда;
- системы и методы оценки персонала;
- кадровое делопроизводство;
- основы психологии и социологии труда.
1.7. Начальник отдела кадров руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом организации, Положением об отделе кадров, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Определяет совместно с руководителями структурную подразделений текущую потребность в кадрах, принимает участие в разработке кадровой политики предприятия.
2.2. Возглавляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
2.3. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов, совместно с руководителями подразделений организует их стажировку и адаптацию в компании.
2.4. Организует проведение аттестации сотрудников компании, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке.
2.5. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
2.6. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
2.7. Контролирует ведение кадрового делопроизводства в компании.
2.8. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
2.9. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.
2.10. Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.
2.11. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету персонала и работе с кадрами.

3. Права начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства компании, касающимися деятельности отдела кадров и работы с персоналом.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия по кадровым вопросам.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и рабочих необходимую для исполнения своих должностных обязанностей информацию.
3.6. Сообщать руководству компании о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.7. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения своих должностных обязанностей.

4. Ответственность начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.