Руководства, Инструкции, Бланки

должностная инструкция помощника секретаря руководителя img-1

должностная инструкция помощника секретаря руководителя

Рейтинг: 5.0/5.0 (1834 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция помощника руководителя

Раздел «Должностные инструкции» содержит необходимую информацию о том, как составляется должностная инструкция. Здесь вы можете найти типовые должностные инструкции по разным специальностям. Наш банк должностных инструкций включает в себя более чем 2500 разных документов. Данные должностные инструкции 2015 года составления и редактирования, а значит, являются актуальными на сегодняшний день.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие обязанности, полномочия и права отражает должностная инструкция помощника руководителя;
  • какие положения содержит типовая должностная инструкция помощника руководителя;
  • за какие участки работы по этой должностной инструкции несет ответственность данный специалист в вашей организации.


Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_________ А.В. Львов
10.01.2015

Должностная инструкция № 26
помощника руководителя

г. Москва 01.10.2015

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность помощника руководителя Открытого акционерного общества «Молочные продукты» (далее – Общества).

1.2. Помощник руководителя относится к категории руководителей. Решение о назначении на должность помощника руководителя и об освобождении от должности принимается генеральным директором.

1.3. Помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору Общества.

1.4. На время отсутствия помощника руководителя (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

1.5. Помощник руководителя в своей деятельности руководствуется:

– законодательными и нормативными правовыми актами по организации делопроизводства;

– уставом Общества, локальными нормативными актами, нормативными и распорядительными документами, издаваемыми руководителем Общества;

– настоящей должностной инструкцией.

Помощник руководителя должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы и нормативные документы, касающиеся деятельности Общества и ведения делопроизводства;

– структуру и руководящий состав Общества;

– организацию делопроизводства;

– методы оформления и обработки документов;

– архивное дело;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

– основы административного права и законодательства о труде;

– трудовое и гражданское законодательство РФ;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– единую государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, схемы документооборота;

– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения;

– сроки и порядок сдачи дел в архив;

– порядок контроля за исполнением документов;

– основы экономики, этики, социологии, психологии, правила делового общения;

– компьютерные программы и современные информационные системы – правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; – другие локальные нормативные акты.

1.6. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт с работы руководителем компании не менее двух лет.

1.7. Помощник руководителя назначается на должность для организационно-технического обеспечения административно-распорядительной деятельности руководителя, ведения делопроизводства и организации приема посетителей.

1.8. Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, помощник руководителя взаимодействует:

– с генеральным директором Общества или его замещающим должностным лицом по вопросам получения распоряжений, указаний, приказов, относящихся непосредственно к его деятельности.

– с другими сотрудниками по вопросам: получения всех необходимых, надлежащим образом оформленных документов, необходимых в рамках выполнения рабочих обязанностей.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Помощник руководителя:2.1. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее далее в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

2.2. Ведет делопроизводство, электронный документооборот.

2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.4. Собирает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.5. Следит за рассмотрением и представлением конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись.

2.6. Обеспечивает проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание.

2.7. По поручению руководителя составляет письма, запросы, готовит ответы авторам писем.

2.8. Участвует в подготовке к проведению заседаний и совещаний, ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.9. Контролирует исполнение работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

2.10. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.11. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

2.12. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

2.13. Организует прием посетителей, содействует рассмотрению просьб и предложений работников.

2.14. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3. ПРАВА

Помощник руководителя вправе:3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности.

3.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.5. Получать все предусмотренные действующим законодательством социальные гарантии, а также подтверждать и повышать свою профессиональную квалификацию.

3.6. Требовать создания всех условий для выполнения должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

3.7. Знакомиться с решениями руководства Общества, касающимися его деятельности, и вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Помощник руководителя несет ответственность за:

4.1. Ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми актами.

4.2. Обеспечение соблюдения исполнительской дисциплины и выполнения своих должностных обязанностей подчиненными ему работниками (при их наличии).

4.3. Оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства, по устранению нарушений техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности учреждения, его работникам и иным лицам.

4.4. Несет дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей в пределах, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.5. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности помощник руководителя несет ответственность в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.6. За причинение материального ущерба работодателю – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.7. За нарушение режимов конфиденциальности информации, необеспечение систематизации и сохранности документов, доступ к которым он получает в ходе осуществления возложенных на него трудовых обязанностей, в порядке и на условиях, установленных законодательством Российской Федерации.

4.8. За нарушение требований Правил работы с документами, составляющими коммерческую тайну, в порядке и на условиях, установленных законодательством Российской Федерации.

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 09 ноября 2015 г. № 22.

Руководитель отдела кадров ______________ И.В. Полочкина 19.11.2015

С настоящей инструкцией ознакомлен.

Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

Помощник руководителя ______________ Б.В. Бадамшин


Другие статьи

Должностная инструкция секретаря (помощника) руководителя компании

Должностная инструкция секретаря (помощника) руководителя компании Примерная должностная инструкция секретаря (помощника) руководителя компании 1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом руководителя компании от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).

1.2. Помощник руководителя компании относится к категории специалистов.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности секретаря руководителя (иной аналогичной должности в аппарате управления) не менее 2 лет.

1.4. Помощник руководителя компании назначается на должность и освобождается от должности распоряжением руководителя компании по представлению аттестационной комиссии.

1.5. В своей работе администратор должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по организационно-информационному обеспечению деятельности руководителя компании.

1.5.3. Положением об аппарате управления.

1.5.4. Регламентом работы аппарата управления.

1.5.5. Приказами, распоряжениями, решениями, указаниями и поручениями руководителя компании.

1.5.6. (иное - указать конкретно)

1.6. Помощник руководителя компании должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные нормативные акты компании по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности руководителя компании.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру компании.

1.6.3. Функции и задачи аппарата управления.

1.6.4. Полномочия сотрудников аппарата управления, график (режим) их работы, служебные телефоны.

1.6.5. Технологию контроля исполнения поручений (документов).

1.6.6. Офис-менеджмент, делопроизводство, основы деловой коммуникации и обработки деловой информации, основы управления персоналом, основы бухгалтерского дела, тайм-менеджмент.

1.6.7. Средства вычислительной техники, коммуникации и связи, применяемые в работе аппарата управления.

1.6.8. Правила и нормы охраны труда.

1.6.9. Деловой этикет.

1.6.10. (иное - указать конкретно)

1.7. Помощник руководителя компании должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных полномочий, в том числе. (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Помощник руководителя компании подчиняется руководителю компании.

1.9. Помощнику руководителя компании подчиняются все сотрудники аппарата управления.

1.10. На время отсутствия помощника руководителя компании его замещает секретарь руководителя.

2. Обязанности

2.1. Помощник руководителя компании обязан:

2.1.1. Возглавлять работу аппарата руководителя компании, направляя ее на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организационно-информационному обеспечению деятельности руководителя компании.

2.1.2. Распределять должностные полномочия между сотрудниками аппарата управления, организовывать между ними эффективное взаимодействие, направлять их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организационно-информационному обеспечению деятельности руководителя компании.

2.1.3. Обеспечивать действенный контроль за надлежащим выполнением сотрудниками аппарата управления своих должностных полномочий.

2.1.4. Организовывать работу аппарата управления на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.5. Руководить планированием работы аппарата управления, ежемесячно до. числа утверждать проект плана работы аппарата управления и личные планы работы сотрудников, представлять личный план работы на рассмотрение руководителя компании.

2.1.6. Организовывать контроль за надлежащим выполнением структурными подразделениями и должностными лицами приказов, распоряжений, решений, поручений руководителя компании.

2.1.7. Представлять руководителю компании предложения о направлении структурным подразделениям (должностным лицам) документов, не требующих рассмотрения руководителем компании, а также о возвращении проектов документов (иных материалов), внесенных на рассмотрение руководителя компании с отступлением от установленных требований.

2.1.8. Организовывать совещания (заседания) с экспертами и специалистами для экспертизы (проверки) проектов документов (иных материалов), предназначенных для рассмотрения руководителем компании, на предмет соответствия установленным требованиям.

2.1.9. Изучать представленные структурными подразделениями (должностными лицами) проекты документов (иные материалы), подготовленные во исполнение решений и поручений руководителя компании.

2.1.10. Организовывать сбор, обработку информации по запросам руководителя компании и представлять ему результаты обработки информации.

2.1.11. Организовывать подготовку и представлять руководителю компании предложения по улучшению дел в соответствующих направлениях (вопросах) деятельности компании.

2.1.12. Лично осуществлять подготовку наиболее сложных материалов и проектов документов, в том числе аналитических материалов, прогнозов, отчетов, справок к проектам документов.

2.1.13. Докладывать руководителю компании проекты документов (материалы), исполненных лично.

2.1.14. Присутствовать в установленном порядке на протокольных мероприятиях с участием руководителя компании, выполнять порученные протокольные функции.

2.1.15. По поручению руководителя компании представлять его на заседаниях и совещаниях органов управления, общественных организаций.

2.1.16. Организовывать подготовку переговоров, совещаний и заседаний с участием руководителя компании.

2.1.17. Организовывать подготовку приема посетителей руководителем компании.

2.1.18. Организовывать подготовку личных встреч и деловых поездок руководителя компании.

2.1.19. Организовывать организационно-информационное обеспечение внеофисной деятельности руководителя компании.

2.1.20. Выполнять иные деловые поручения и указания руководителя компании либо (по согласованию с ним) делегировать их выполнение другим сотрудникам аппарата управления.

2.1.21. Обеспечивать безопасные и комфортные условия работы в помещениях аппарата управления и кабинете руководителя компании.

2.1.22. Осуществлять контроль за сохранностью имущества и материальных ценностей, находящихся в помещениях аппарата управления и кабинете руководителя компании.

2.1.23. Руководить соответствующим оформлением помещений, следить за размещением, обновлением и состоянием информационных досок (стендов, баннеров, табличек с наименованием компании) внутри помещений и на здании, в котором расположен аппарат управления.

2.1.24. Обеспечивать чистоту и порядок в помещениях аппарата управления и кабинете руководителя компании, а также на прилегающей к зданию территории.

2.1.25. Следить за надлежащей организацией доступа в помещения аппарата управления и кабинет руководителя, контролировать ведение журнала учета посетителей.

2.1.26. Принимать исчерпывающие меры, направленные на подготовку обоснованных решений по вопросам организации работы аппарата управления.

2.1.27. Поддерживать взаимодействие с коллегами по аппарату управления в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.28. Создавать подчиненным условия для высокоэффективной работы.

2.1.29. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.30. (иное - указать конкретно)

3. Права

3.1. Помощник руководителя компании имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации работы аппарата управления.

3.1.2. Давать сотрудникам аппарата управления указания и поручения по вопросам организации их работы, требовать от них своевременного, полного и качественного исполнения возложенных должностных полномочий.

3.1.3. Подписывать документы по вопросам организации работы аппарата управления.

3.1.4. Обращаться к руководителю компании с предложениями, направленными на совершенствование работы аппарата управления и организационно-информационного обеспечения деятельности.

3.1.5. По распоряжению заместителя директора по управлению представлять офис предприятия в других предприятиях, организациях и учреждениях.

3.1.6. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации работы офиса.

3.1.7. Требовать от структурных подразделений (должностных лиц) компании своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в том числе документированной, о состоянии порученной им работы.

3.1.8. Обеспечивать предоставление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы аппарата управления, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными нормативными актами компании.

3.1.9. Представлять руководителю компании свои предложения по применению в отношении сотрудников аппарата управления мер поощрения (наказания), предусмотренных законодательством и локальными нормативными актами компании, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими своих должностных обязанностей.

3.1.10. (иное - указать конкретно)

4. Взаимоотношения по должности

4.1. Помощник руководителя компании осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С сотрудниками аппарата управления - по вопросам, отнесенным к их компетенции.

4.1.2. С начальниками подразделений, должностными лицами компании - по вопросам взаимодействия аппарата управления с соответствующими подразделениями (должностным лицами).

4.2. Помощник руководителя компании обеспечивает согласование проектов документов, издаваемых в интересах надлежащей организации работы аппарата управления. Конкретный перечень лиц, с которыми производится согласование, определяется в зависимости от функционального назначения и содержания документа.

4.3. (иное - указать конкретно)

5. Ответственность

5.1. Помощник руководителя компании несет ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы аппарата управления.

5.1.2. Невыполнение (ненадлежащее выполнение) приказов, распоряжений, решений, указаний и поручений руководителя компании.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну компании.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.5. (иное - указать конкретно)

Должностная инструкция помощника секретаря руководителя




Я — помощник руководителя, а кто я на самом деле?

1. Секретарь крупного руководителя — психологический портрет человека, способного занимать эту должность. Это коротко, какие черты характера, особенности личности требуются, важны; за что ценят по-настоящему хороших секретарей?

Нанимая на работу нового секретаря — помощника руководителя, кроме стандартных «приятная внешность, опрятный внешний вид, быстрая слепая печать, хорошее знание компьютера и английского языка, умение делать сразу два-три дела, или, как сейчас говорят, работать в ситуации многозадачности», я всегда обращал внимание на услужливость (то, какое внимание уделяют этому в рассказе о себе, о своих обязанностях на предыдущем месте, просто слушая рассказ о предыдущем руководителе) и просил пояснить это понятие у собеседуемых. Так вот, не каждая могла раскрыть это понятие. Скажу сразу, не каждая девушка, желающая быть помощником руководителя, может им быть реально, по-настоящему, а не потому что «устроилась» по объявлению в газете. Все дело в понимании нужд твоего руководителя. Мы тут ведем речь о работе и не касаемся взаимодействия полов или просьб сходить за пивом в конце работы. Так вот, на потребности руководителя нужно смотреть шире. Не каждый руководитель нагружает своего помощника работой по самые уши, многие руководители, являясь менеджерами высокого уровня, умеют правильно сформировать/сформулировать и закрепить в должностной инструкции (ДИ) обязанности помощника, не ленятся сварить себе и своему гостю кофе сами. Разграничить, так сказать, работу и все остальное. Как правило, руководителем становится тот, кто делает чуть больше, чем все остальные, и тот, кто умеет взять ответственность на себя, нагрузив себя работой. И не надо забывать, что руководителю и нужен помощник, потому что у него много задач, и часть из них ему нужно помогать решать, несмотря на то, что в ДИ этого нет. В зависимости от руководителя, это могут быть и чисто семейные дела, связанные с детьми, домом и планированием будущего отпуска… Смотрите на свои возможности шире. Не всегда это так сложно и, как правило, это компенсируется хорошим отношением в ответ или повышением зарплаты. Когда мы говорим об услужливости, мы говорим не только о стандартных «кофе, чай, свежая пресса на правом углу стола, именно на правом, а не где попало, и два кусочка сахара, больше не надо, я уже два раза об этом говорил». Мы говорим о работе, о навыке запоминать, предвидеть, чувствовать и угадывать. Чувствовать настроение, предугадывать реакцию. Это работа, сложная работа.

2. Статус секретаря в компании — каков он? Могут ли быть «излишние амбиции», мешающие адекватной работе на этой должности? И что означает для секретаря «поднять свой статус»? Влияние… Одна моя знакомая, помощник руководителя издательства говорила: «Я стремлюсь сделать так, чтобы ни один вопрос не решался без меня — работа с журналистами, клиентами, выставки, типография, бухгалтерия». Она сделала так, что буквально все процессы замыкались на нее. Она не скрывала, что ей очень важно ощущение собственной значимости в компании. Как повысить секретарю свое влияние? И до каких пределов разумно стремиться к этому?

Я помощник руководителя. А кто я на самом деле? Устроившись на новую работу, помощник руководителя лишь по прошествии какого-то времени понимает, «кто я» и «что я могу/обязана, кроме должностных обязанностей». Все дело в том, кто ее руководитель. У важной птицы и помощник будет обеспечен не только уважением коллег и общепринятыми в компании благами, а всегда чуточку больше и, как правило, такое бывает, когда помощник реально незаменим, и его телефон не выключается для руководителя никогда. Хорошо, конечно, если руководитель все же понимает границы приличия и не звонит уже после 22.00, например, но ситуации бывают разные, и единственный держатель информации должен быть готов к звонкам и после 22.00. Это тоже подтверждение вашего статуса. А кто в компании еще так много общается с боссом? Его партнеры и вы, чем вам не статус. Важно организовать свою работу таким образом, чтобы руководитель знал, где взять то, что он просил и то, что он просил, обязательно выполнено. Тут пригодится владение приемами тайм-менеджмента и умение организовать шефа.

3. На что влияет помощник руководителя?

Посудите сами. Секретарь — это «парадные ворота» организации, человек, которого реально оценивают по одежке и ожидают не стандартного «Здрасьте, Вы что хотели?», а понимания важности вашего обращения к руководителю и ожидаемой уверенности в том, что его обращение дойдет до шефа. Секретарь должен уметь ранжировать задачи и уметь не беспокоить по мелочам, не демонстрируя просящему неважность, а порой и ничтожность его обращения. Хороший помощник тот, кто реально понимает и чувствует своего руководителя, знает, когда можно подойти с этим вопросом, а когда лучше «завтра приходите», а когда, несмотря ни на что — надо прямо сейчас и срочно. И зайдет с вашими бумагами на супер-важное совещание, не потому, что предупредили, и босс ждет их, а потому, что сама знаю, как это важно. А это очень важно понимать и догадываться, даже если это в первый раз.

Улыбка и приветствие секретаря, пришедшего на минуту раньше руководителя и успевшего там убрать, здесь перебрать, тут оттереть, а там полить (как в «Золушке»), приносит реальное облегчение руководителю, который понимает в этот момент, что он не один на предстоящий на этот день ворох дел. Это не только делает настроение, но и приносит психологическое облегчение.
Но не переходи заветную границу — вы помощник руководителя, а ваш руководитель — руководитель! Руководитель должен оставаться руководителем и чувствовать это. Ваша роль — поддерживать статус руководителя, не затмевая его. И еще нужно запомнить: «Зазвездила! Жмет корона? Уже не помещаетесь с ней в дверной проем?» Вам об этом стали не только намекать, а уже говорить вслух, готовьтесь, значит, вас скоро «сольют». И, скорее всего, заслуженно.

Поднять свой статус не так сложно. Например, не получилось тут, ничего не меняйте в себе, кроме нового места работы, и пытайтесь снова. Или все же учтите все свои минусы и пробуйте оставаться в «статусе» на новом месте работы, начав все с самого начала…

Или учтите пожелания вашего руководителя и окружающих вас на работе коллег, и попытайтесь стать лучше. Если вы не пунктуальны, станьте более четки в расписании, регламенте, контролируйте встречи и своевременно регистрируйте документы, выполняйте задания. Сомневаетесь ваша ли это работа — спросите! За спрос денег не берут. Попытка не пытка. Только запомните, что, в случае положительного ответа, это становится вашей очередной должностной обязанностью.

Если вы не услужливы, это плохо, но поправимо, начните со своевременной уборки посуды после встреч или просто «девчачьих посиделок» ваших руководителей.

Это супер-важно — вовремя убрать следы пятиминутного отвлечения от работы. Запомните регулярные потребности и предпочтения вашего руководителя и удивите его в следующий раз вопросом: «А не пора ли вам сделать перерыв, попить чаю?».

Секрет в том, что нужно стать полезной и незаменимой для своего руководителя, вашего работодателя. Вместе с этим придет успех и благополучие. И не забывайте улыбаться!

4. За что платят секретарю? Как обстоит сегодня — это чаще фиксированные оклады или системы, где предусмотрены бонусы, премии? Как, собственно, секретарю повлиять на повышение собственной з/п? В какой момент и как заводить разговор с руководителем? Или не с ним? Что можно предпринять, чтобы создать основания для роста з/п?

Как и у любого наемного сотрудника, у помощника есть должностная инструкция и трудовой договор. За выполнение своих обязанностей, секретарь и получает обозначенную с ТД сумму. Очень надеюсь, что таких, кто соглашается на серые схемы, уже не осталось. Иначе гарантии получить свои деньги у вас нет. И даже если «да мы всегда платим вовремя», возникнет ситуация, когда, оказывается, не всегда. А если платите всегда и вовремя, то будьте любезны, не стесняйтесь, пожалуйста, указать всю сумму в ТД.

Премию помощник получает, как и все сотрудники, за достижение компанией плановых показателей или в качестве компенсации переработок, когда учет переработок не ведется, но у руководителя возникает желание отблагодарить старательного сотрудника. Или такое желание возникает, когда помощник выполняет особо важное задание для компании. В компаниях, где работает система мотивации, например, на основе ключевых показателей эффективности (KPI), премию получают те, кто выполнил на 100 % закрепленный в отчетный период цели. Такая премия выплачивается поквартально, раз в полугодие или в конце года по итогам работы.

Должно быть основание для повышения оклада. Индексация, увеличение функционала, расширение полномочий, например. Если всего этого нет, и оклады меняются в компании у ограниченного количества персонала, эпизодически, беспричинно, или по ходатайству функционального руководителя, или в момент написания заявления об увольнении, тут все сложнее, но не настолько чтобы отказаться от попытки увеличения зарплаты. Чувствуете, что вы не в рынке, выполняете больше, а получаете меньше, чем Оля в такой же компании через дорогу? Убедитесь, что Аня в такой же компании через квартал получает не меньше, найдите основание и просите, в этом нет ничего зазорного. Можно идти самой или просить это сделать своего непосредственного руководителя, если это не одно и то же лицо, помощником которого вы являетесь, не важно. Ведь, в противном случае, вам все равно придется или поменять работу в поисках более адекватной оплаты, или смириться с отказом и ждать другого подходящего случая, проявляя лояльность и услужливость своему руководителю, вашему текущему работодателю.

В шутку: в современном мире бизнеса все зависит от профессиональной, четко выполняющей обязанности секретарши, так думают все секретарши. Помните в «Comedy Woman» сценку про очень опытную секретаршу, где ее играет Наталья Медведева? Не смотрели? Вот: http://www.youtube.com/watch?v=3cvhvcEmjA4. А ведь это пример из жизни. Я наблюдал за такой ситуацией. Заблуждение, что доп. образование приведет к увеличению з/п.

Вы учитесь не для галочки или директора или з/п, вы учитесь для себя. Поднять свой профессиональный уровень, стать лучше и умнее. А работодателя вы устраиваете и такой, и даже если он сам послал вас на обучение, он уже вложился в вас в ваше обучение, зачем ему еще и повышать з/п?

Если в компании нет системы развития персонала, а вы чувствуете, что провисаете в каких-то вопросах, вы сами не должны стоять на месте. Развивайтесь! Читайте не только высокодуховную художественную литературу, но и бизнес-литературу. Есть курсы профильные, специализированные для секретарей. См. Интернет. Как они называются и состав, не самые дорогие, есть тематические бизнес-книги и огромное количество статей на темы вашего провисания. У каждого свое провисание.

У кого-то это Excel, опять эти формулы сложные и форматирование ячеек непонятное, у кого-то это язык вдруг понадобится, а я про него уж и думать забыла, у кого-то — перестала успевать за своим шефом. Тайм-менеджмент вам в руки, например! Удобно, доступно и на самом простом языке. Читали? Пора, увлекательная штука. А если и шеф грешит уже не вашими ошибками, потому что вы уже освоили эту науку, то и ему элементарные вещи можно донести в нужный момент. Делать это нужно более деликатно, чем когда вы приучали вашего парня носки по углам не раскидывать. Вы же помните: вы помощник, а он руководитель. Он вам з/п платит.

Деликатно, в нужный момент, с присущей долей учтивости: «Шеф, а давайте мы установим новое правило, что подписывать документы вы будете в 11.00, через три часа после начала рабочего дня, когда они подкопятся, и в 17.00, перед уходом, так мы высвободим ваше время на подготовку к совещаниям и чуточку дополнительного времени на написание вашей диссертации». Явный сговор с целью оптимизации времени! И пусть потом спросит, а почему вы на работе дочке материалы для реферата распечатываете, он же диссертацией своей занимается. Но, будьте учтивы, и пусть ваша манипуляция не будет уж слишком явной! Вывод: чутко прислушивайтесь и вносите свои идеи в организацию работы вашей и шефа.

Андрей Щербаков, управляющий директор консалтинговой компании HR business partner.

Справка о компании

Консалтинговая компания HR business partner. Дата рождения компании: 2012 год. Персонал: компания объединила действующих и бывших директоров по персоналу, бизнес-­тренеров, персональных коучеров.

Основной вид деятельности компании — поиск руководителей в финансовом секторе и аудит кадровых бизнес­-процессов. www.bp-­hr.ru ".

Организация работы референта руководителя (Дубовицкая М

Организация работы референта руководителя (Дубовицкая М.А.)

Дата размещения статьи: 30.11.2015

В настоящее время для административного сектора характерно широкое разнообразие позиций. Спрос неуклонно растет на такие должности, как секретарь, офис-менеджер, секретарь приемной, секретарь руководителя, ассистент отдела (руководителя), помощник руководителя, делопроизводитель, референт руководителя и т.п. Следует отметить, что позиции административного профиля востребованы при любых обстоятельствах, при любых изменениях внешней среды: компании и руководителям всегда нужны грамотные и квалифицированные помощники и ассистенты. Позиция персонального ассистента и помощника, равно как и личного секретаря руководителя, пользуется сегодня чрезвычайной популярностью. Российский рынок труда полон предложений на замещение административных позиций различного уровня: начиная от секретаря руководителя отдела и заканчивая советником или Personal Assistant (PA) главы компании.

Наряду с традиционными вакансиями секретаря руководителя и помощника сейчас востребованной является должность референта руководителя, которая имеет ряд принципиальных отличий от других административных позиций.

Разнообразие должностей административного сектора

Секретарь руководителя преимущественно занимается вопросами документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя. В его обязанности входит секретарское обслуживание, прием гостей, регистрация корреспонденции, контроль исполнения документов и поручений, административная поддержка руководителя. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих содержит исчерпывающий перечень требований к этой должности <1>.
--------------------------------
<1> Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих // утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (ред. от 12.02.2014).

Помощник руководителя - его правая рука. Эту позицию занимает человек, способный аккумулировать множество задач одновременно и принимать по ним быстрые решения. Помощник (ассистент) успевает там, где не успевает его руководитель. Следует отметить, что в Едином справочнике нет упоминания об этой позиции. С одной стороны, это объясняется схожестью обязанностей помощника и секретаря руководителя и как следствие затруднениями в разграничении этих должностей, с другой - Справочник носит рекомендательный характер, и поэтому перечень имеющихся там должностей далеко не полный и подлежит постоянной актуализации.
На фоне широкого разнообразия должностей административно-вспомогательного профиля выделяется позиция референта руководителя. Если с характеристикой секретаря руководителя, ассистента, помощника не возникает никаких затруднений - в настоящее время выработался набор определенных компетенций, которыми должен обладать соискатель на указанные должности, то позиция референта руководителя пока остается трудной для описания.
Стоит обратить внимание на то, что один из разделов Единого квалификационного справочника (Квалификационные характеристики должностей работников организаций атомной энергетики) выделяет эту должность и относит к категории специалистов <2>.
--------------------------------
<2> Приказ Минздравсоцразвития России от 10.12.2009 N 977 "Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики работников организаций атомной энергетики" (ред. от 12.02.2014).

Однако, несмотря на нормативное закрепление позиции референта в Квалификационном справочнике, эта должность только начинает завоевывать популярность на российском рынке административного персонала.
Референт - качественно иной уровень сотрудника, обеспечивающего деятельность руководителя. Определенный набор требований к этой позиции оформился не окончательно, поэтому профессия находится в процессе становления. Часто референта называют также бизнес-ассистентом. То есть лицо, замещающее эту должность, должно быть компетентно в таких областях, как администрирование, управление персоналом, бюджетирование, корпоративное право. Если личный помощник (персональный ассистент) работает непосредственно со своим руководителем, то в обязанности референта входит выстраивание эффективных взаимоотношений между подразделениями организации, грамотное распределение ресурсов, результативное выстраивание рабочего процесса и т.п.

Должностная инструкция референта

Как и для других должностей, для референта должностная инструкция является основным документом, регулирующим его обязанности и полномочия, устанавливающим права и ответственность.
В этой связи важно сделать ссылку на вышеупомянутый раздел Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, который посвящен описанию должности референта. Справочник выделяет такие должностные обязанности референта, как:
- организация и подготовка совместно с компетентными специалистами по поручению руководства организации докладов, справок по различным направлениям производственно-хозяйственной деятельности организации;
- организация оперативного доведения до исполнителей приказов, директив, указаний и распоряжений руководства организации и контроль их выполнения;
- по поручению руководства организация проверок документов и подготовка по ним заключений совместно со специалистами;
- организация встреч работников структурных подразделений с руководством организации, встреч руководителя организации с представителями других организаций, проведение совещаний.
Рекомендации Справочника стоит брать за основу должностной инструкции референта.
Структура этого документа типовая: общие положения, функции, обязанности, права, ответственность, взаимосвязи.

Данный пункт содержит информацию относительно подчиненности референта, порядка назначения на должность и увольнения, требований к квалификации, а также порядка замещения референта на время его отсутствия.
Согласно словарному определению референт - должностное лицо, готовящее доклады руководителю, консультирующее по определенным вопросам, дающее рекомендации <3>. Также референт является своеобразным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, осуществляя передачу информации в структурированном виде. Можно сделать вывод, что основной аспект позиции референта - информационно-коммуникативный. С одной стороны, референт управляет информационными потоками в организации, с другой стороны, организует слаженную коммуникацию и взаимодействие всех заинтересованных сторон: непосредственного руководителя, сотрудников, представителей сторонних организаций и учреждений.
--------------------------------
<3> Райзберг Б.А. Лозовский Л.Ш. Стародубцева Е.Б. "Современный экономический словарь", 6-е изд. перераб. и доп. М. (ИНФРА-М, 2011).

Сочетание информационной и коммуникативной составляющих позволяет референту объективно подходить к решению тех или иных задач, возложенных на него руководителем, используя все возможные рычаги (сотрудников, сторонние организации) и ресурсы.
Тем не менее зачастую референт в дополнение к своим основным обязанностям выполняет обязанности секретаря руководителя, осуществляя его полную административную и документационную поддержку. Однако подобное совмещение обязанностей должно быть исключением, нежели правилом. Работа референта довольно ответственная, мелкие поручения и задачи не должны отвлекать его от выполнения основных обязанностей.

Функции референта - это основные направления его деятельности. Обязанности раскрывают функции и детализируют их.
Функции референта можно свести к двум основным:
- осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных и иных материалов и представление их руководителю;
- оперативно-организационное и административное обслуживание руководителя.
Наибольший интерес представляет разбор первой функции, поскольку она отличает референта от остальных работников административного профиля.

Обязанности референта достаточно широки. Раскроем вышеупомянутую функцию по осуществлению сбора материалов и информации, акцентируя таким образом внимание на уникальных составляющих позиции референта.
В обязанности референта входит:
- участие в разработке внутренних нормативных и иных документов организации;
- подбор материалов документального характера для ознакомления и изучения руководством организации;
- согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений организации, доведение до них указаний и распоряжений руководителя;
- составление письменных и устных докладов и аналитических записок;
- проведение консультаций по вопросам, связанным с исполнением поручений руководителя;
- выполнение поручений руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
Должность референта универсальна: она может включать в себя исполнение обязанностей корпоративного секретаря, а именно:
- подготовку к проведению общих собраний акционеров и заседаний совета директоров;
- ведение протоколов собраний и заседаний;
- организационную поддержку и консультирование участников собраний и заседаний по различным вопросам.

Референт руководителя обладает стандартным набором прав, а именно:
- получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач;
- представлять руководителю предложения по совершенствованию своей работы и работы организации;
- запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
- требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании;
- принимать решения в пределах своей компетенции.

Зачастую именно на плечи референта руководителя ложится все бремя ответственности за создание и поддержание взаимоприемлемых отношении с органами государственной власти. Во многих организациях эти задачи возложены на специальное структурное подразделение или должностное лицо, отвечающее за взаимодействие с органами государственной власти и управления. Однако широко распространена ситуация, когда помощник (или референт) руководителя руководит этим направлением деятельности. Поддержание взаимоотношений с государственными и общественными организациями и учреждениями - это ведение своего рода политики по выстраиванию долгосрочных партнерских контактов и связей в государственной среде. Референт является проводником идей и пожеланий своего руководителя к характеру взаимоотношений с тем или иным органом власти.
В должностной инструкции должен быть предусмотрен пункт об ответственности референта (дисциплинарной, административной, гражданской, уголовной) согласно ТК РФ в зависимости от степени того или иного правонарушения.

Довольно часто референт исполняет функции юриста по корпоративному праву, занимаясь актуализацией учредительных документов компании (уставов головной и дочерних компаний). Референт обязан не просто отразить в документах компании нюансы законодательства, но также предусмотреть специфику самой компании, учитывая особенности взаимодействия головной и дочерних компаний (при их наличии).
Основное направление деятельности референта - помощь руководителю в тех областях, до которых у последнего "не доходят руки", то есть решение вопросов локального характера, без которых, однако, руководителю сложно находить эффективные решения глобальных вопросов.
Отдельное внимание стоит уделить взаимодействию референта со сторонними организациями: государственными и общественными учреждениями, некоммерческими и коммерческими структурами.
Для России должность референта зачастую представляется несколько надуманной и лишенной смысловой нагрузки, происходит подмена понятий помощника и референта, вследствие чего исключительность позиции последнего утрачивается.
Однако в последнее время спрос на лиц, способных занимать подобную должность, неуклонно растет, о чем свидетельствует также и динамичное развитие рынка труда административного персонала.
Что касается конкретизации обязанностей референта, то здесь вряд ли может быть единое мнение. Каждый руководитель имеет различное понимание этой должности. Для кого-то это советник, кто-то предпочитает видеть в нем только помощника по административным вопросам, для кого-то референт - его полноценный заместитель.
Главное отличие референта от помощника (секретаря) руководителя заключается в качественно ином профессиональном уровне: референт не просто обеспечивает деятельность своего руководителя, но и обладает навыками сбора, анализа, обобщения и преподнесения в готовом виде информации, необходимой руководителю.

Требования к квалификации референта

Квалификация референта должна соответствовать занимаемой должности. Лицо, претендующее на эту позицию, должно иметь высшее образование по специальности, соответствующей профилю компании, либо в области документоведения и документационного обеспечения управления (ДОУ), юриспруденции, управления и т.п.
К опыту и стажу работы также должны предъявляться особые требования: референт должен обладать соответствующим опытом работы на административных позициях (помощника, секретаря, ассистента) не менее 3 лет.
Помимо стандартных профессиональных качеств работника административного профиля (исполнительности, пунктуальности, ответственности, коммуникабельности, стрессоустойчивости) референт должен обладать следующими компетенциями: умением обрабатывать информацию, способностью работать на опережение, высокой степенью адаптивности, оперативным реагированием на форс-мажорные ситуации, организаторский талантом.

Референт на государственной службе и референт руководителя

Чаще всего смешивают понятия референта и секретаря-референта. Секретарь-референт - позиция, стоящая в одном ряду с помощником и ассистентом руководителя, с акцентом на вспомогательную составляющую.
Однако интерес представляет сравнение референта руководителя компании с референтом на государственной службе. Последний является классным чином гражданской службы 1, 2 или 3-го класса, принадлежит к старшей группе классных чинов государственной гражданской службы и может быть присвоен гражданским служащим, замещающим должности федеральной (субъектов федерации) гражданской службы старшей группы.
Таким образом, референт на государственной службе - должность, имеющая чин, в этом ее главное отличие от референта руководителя компании. В остальном функционал схож: референт на государственной службе осуществляет документационное, бездокументное и информационное обеспечение деятельности непосредственного руководителя.

Для формирования грамотного представления о характере работы и особенностях должности референта руководителя стоит привести несколько примеров из собственного опыта.
Имея за плечами пятилетний опыт работы в компании, из которого два года были посвящены выполнению обязанностей помощника руководителя, я получила предложение занять должность референта руководителя (первого лица компании). Основываясь на закрепленных и вновь приобретенных навыках и компетенциях, перечислю те свои обязанности, которые, на мой взгляд, являются исключительно референтными и отличаются от ранее исполняемых обязанностей помощника:
- контроль за своевременной актуализацией и поддержанием в соответствии с законодательством учредительных документов компании;
- разработка совместно с отделом персонала и введение в действие новых форм трудовых договоров с генеральными директорами головной и дочерних компаний;
- разработка и введение в действие новых форм положений о филиалах компании;
- управление бизнес-процессами организации, актуализация и оптимизация организационной структуры компании, введение ее в действие;
- организация работы по разработке должностных инструкций и положений о структурных подразделениях компании в соответствии с новой организационной структурой;
- создание базы данных внутренней нормативной документации компании, унификация форм документов;
- решение вопросов взаимодействия головной и дочерних компаний: разработка нормативной документации и стандартов.
Помимо выше перечисленного по мере необходимости на мои плечи были возложены обязанности по взаимодействию с органами, осуществляющими выдачу лицензий и разрешений на выполнение тех или иных работ.
Лицензирование - отдельное направление, требующее колоссальной ответственности. Подготовка всех требуемых документов, поддержание соответствия требованиям контролирующих органов, своевременная актуализация лицензий и иных разрешений - неполный перечень задач, выполняемых в должности референта руководителя.

Профессиональное развитие и возможность роста

Возможности профессионального и личностного развития на позиции референта руководителя достаточно широки.
Благодаря широкому спектру функций и обязанностей референт имеет прекрасную возможность роста до заместителя руководителя или руководителя какого-либо направления или проекта. По мере накопления опыта референт способен в той или иной ситуации полностью заменить своего руководителя при решении конкретных задач, что позволяет ему в свою очередь к определенному моменту быть уверенным в своей компетентности в тех или иных вопросах.
При желании дальнейшего продвижения по карьерной лестнице перед референтом открыты все направления деятельности: административное, управленческое, юридическое, финансовое и пр.
Референт руководителя может стать незаменимым на своей должности в случае нахождения баланса между интересами непосредственного руководителя и собственными целями. Можно сказать, что эта должность - наивысший этап в профессиональном развитии административного работника.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту: