Руководства, Инструкции, Бланки

образец акт о проверке сохранности документов в организации img-1

образец акт о проверке сохранности документов в организации

Рейтинг: 5.0/5.0 (1814 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Справочная информация: Сроки хранения документов организаций (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

Справочная информация: "Сроки хранения документов организаций" (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ < * >

В соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу. в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (см. таблицу ), а также следующими перечнями типовых архивных документов:

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (см. указатель видов документов к нему);

- Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182 (см. указатель к нему);

- Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Срок хранения документов, отражающих специфику нотариальной деятельности, установлен в Примерной номенклатуре дел по согласованию с Центральной экспертной комиссией Министерства юстиции Российской Федерации, Федеральной нотариальной палатой и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве.

Сроки хранения документов организаций, установленные федеральными законами,

иными нормативными правовыми актами Российской Федерации

Внимание! Информация о сроках хранения документов, установленных перечнями типовых архивных документов, и сроках хранения документов акционерных обществ и документов. отражающих специфику нотариальной деятельности, в таблицу не включена и содержится непосредственно в тексте установивших их нормативных правовых актов.

Другие статьи

Образец акта проверки сохранности документов - Новинки файлов

Образец документа форма акта о

Образцы документов. Форма акта о проверке библиотечного. По сохранности фондов. Документы. Акт о проверке сохранности. (наименование организации) акт n. Пример оформления акта. О проверке сохранности документов. В ходе проверки. Скачать акт проверки, образец, пример, форма. О проверке сохранности документов.

Пример оформления акта. О проверке сохранности. Обеспечению сохранности документов. Акт. Сохранности жилой площади по адресу. Образцы документов добавить. Акт проверки условий обеспечения сохранности. Документы акты. Образец (1) акт. Скачать составьте акт проверки сохранности документов. Информация о файле дата.

Акт ревизии кассы образец бланк. Данный акт. За сохранность. Акта о проверке. Акт проверки наличия и состояния. Обеспечение сохранности документов при. Удобно иметь образец акта, но также необходимо знать единые правила. И соблюдать, чтобы составить правильно документ подобного рода. А, например, акт финансовой проверки может быть составлен после проверки в.

Акт документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает. Образец акта проверки. Дата завершения проверки г. Необходимо обеспечить сохранность результатов проверки. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими. От 102 о проверке сохранности управленческих документов. Образцы деловых бумаг примеры и образцы документов. Макет акт о вскрытии посылки - пример акт о проверке сохранности документов - пример. Организации обязаны обеспечивать сохранность документов. Обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку. Сроками хранения (примерный образец акта см. В приложении 2). Образец как оформить акт о проведении служебного расследования. Психиатр кац врач. О проверке сохранности документов.

Новые формы проведения проверок по вопросам обеспечения сохранности документов в организациях – источниках комплектования отдела архивной службы админ

Новые формы проведения проверок по вопросам обеспечения сохранности документов в организациях – источниках комплектования отдела архивной службы администрации Кочковского района Новосибирской области

Вопрос обеспечения сохранности документов организаций – источников комплектования является одним из приоритетных в работе отдела архивной службы администрации Кочковского района.

Состояние делопроизводства в организациях находится в прямой зависимости от содержания и качества их деятельности.

Отделом архивной службы и ранее уделялось внимание работе с организациями- источниками комплектования отдела. В основном эта работа велась с ответственными за делопроизводство и архив. При проверке организаций составлялись акты проверок или справки, с выявленными нарушениями знакомили руководителей.

С 2009 года мы сменили форму проведения проверок по вопросам обеспечения сохранности документов организаций – источников комплектования.

В начале года глава администрации района подписывает постановление «Об утверждении графика проверок ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов в организациях, учреждениях района, структурных подразделениях администрации Кочковского района».

Постановлением администрации района так же утверждается состав комиссии для проведения проверок, в которую входит председатель комиссии – заместитель главы администрации района, члены комиссии – начальник отдела архивной службы, начальник отдела организационно-контрольной и кадровой работы, главный специалист правового отдела.

Постановление направляется руководителям всех организаций, где планируются проверки по обеспечению сохранности документов.

Перед выездом в организацию ещё раз созваниваемся с руководителем, чтобы на момент приезда проверяющих были на месте руководитель организации, ответственные за делопроизводство и архив.

Перед началом проверки руководитель организации организует встречу прибывшей в организацию комиссии с руководителем организации, главным бухгалтером, инспектором отдела кадров и ответственными за ведении делопроизводства и архив. Председатель комиссии представляет членов комиссии, которые будут осуществлять проверку, оговаривает с руководителем время встречи после проверки, чтобы на месте ознакомить руководителя с результатами проверки.

После проверки организации начальником отдела архивной службы составляется справка проверки, в которой указываются рекомендации по обеспечения сохранности документов. Назначается дата устранения замечаний. Справка проверки подписывается всеми членами комиссии и руководителем проверяемого учреждения. Если имеются грубые замечания, комиссия дает время на устранение этих замечаний и выезжает повторно.

Сегодня отдел архивной службы сотрудничает с 57-ю предприятиями и организациями района. Отдел осуществляет методическое руководство организацией архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений- источников комплектования. Наряду с этим отдел также оказывает методическую и практическую помощь по вопросам хранения документов, ведения делопроизводства учреждениям и предприятиям, независимо от формы собственности.

В 2009 году в рамках смотра сохранности документов и безопасности архивов организаций – источников комплектования отдела архивной службы администрации Кочковского района, среди муниципальных организаций, проверено было 18 организаций. Все организации были проверены согласно графика проверок.

Отчет о проверках муниципальных организаций был заслушан 09 ноября 2009 на расширенном аппаратном совещании, которое проводит глава района 1 раз в месяц с приглашением глав и специалистов администраций сельсоветов, всех руководителей организаций и предприятий района.

В 2010 году была продолжена работа по проведению проверок по вопросам обеспечения сохранности документов в 9 сельскохозяйственных предприятия района.

Распоряжением администрации Кочковского района от 20.04.2010 № 169-ра была создана комиссия в составе 5 человек, председателем комиссии назначена Чернышова О.Б. – заместитель главы администрации района, Федоршин А.В.- начальник отдела организационно-контрольной и кадровой работы, Чубарова Л.Н. – начальник отдела архивной службы, Огнева О.А. – начальник правового отдела, Роговой В.М. –главный специалист правового отдела.

Этим же распоряжением был утвержден график проведения проверок сельскохозяйственных предприятий.

Распоряжение о создании комиссии и график проведения проверок были направлены руководителям сельхозпредприятий, где планировались проверки по обеспечению сохранности документов.

Отделом архивной службы была разработана и направлена во все проверяемые организации Памятка по проверке организации «О ведении делопроизводства и обеспечении сохранности документов по личному составу».

Если говорить о сегодняшнем и завтрашнем дне. То на рассматриваемом направлении наиболее остро стоят проблемы обеспечения сохранности документов. Современная ситуация с ликвидацией и банкротством учреждений, организаций, предприятий отрицательно отражается на условиях по обеспечению сохранности документов.

Основной причиной неправильного хранения документов являются: постоянная смена лиц, ответственных за делопроизводство, смена формы собственности и нежелание новых собственников предприятий обеспечить надлежащие условия хранения.

Проверкой было охвачено 9 сельхозпредприятий, в ходе проверки выявлено:

- ОАО «Быструха» сменился собственник, общество вошло в состав ОАО «Кудряшевское», документы постоянного срока хранения переданы в отдел архивной службы по 2007 год включительно, по личному составу описаны по 2007 год включительно, пока эти документы находятся на месте, решается судьба этих документов, так как на месте нет ни бухгалтерии, не отдел кадров, все находится в головном предприятии ОАО «Кудряшевское». Мы готовы принять эти документы.

- В отношении ОНО ОПХ «Кочковское» введена процедура наблюдения.

Документы постоянного хранения переданы в архив по 2009 год включительно, по личному составу описаны так же по 2009 год. Пока эти документы хранятся на месте.

- Документов по личному составу ОАО «Черновское» и ООО «Троицкое» описаны по 2009 год, их сохранность будет обеспечена на месте, документы постоянного хранения переданы в архив по 2009 год.

ЗАО «Республиканское» документы постоянного хранения и по личному составу описаны по 2009 год включительно, ЗАО «Новорешетовское», ОАО «Жуланка», ОАО «Красносибирское» по 2007 год включительно.

При проверках одной из главных проблем является отсутствие в ряде сельхозпредприятий помещений, отвечающих условиям гарантированной сохранности документов. Отсутствие охранно-пожарной сигнализации.

Особое место в системе мер по повышению безопасности архивных документов является проблема хранения документов по личному составу.

И еще одна вечная проблема – соблюдение условий хранения архивных документов «правильное хранение», во всех организациях отсутствуют архивных коробки.

Как известно, обеспечение сохранности документов – проблема комплексная и ее решение, как ни одно другое направление архивной деятельности зависит от поддержки и понимания руководителей.

Так в ходе проверки в ОАО «Решетовское», ОАО «Черновское», ОАО «Жуланка» имелись помещение для хранения документов по личному составу, но они не соответствовали требованиям, не были оборудованы металлической дверью и отсутствовали распашные решетки на окнах, эти замечания были отражены в справке проверки. После проверки состоялась встреча с руководителями хозяйств, где они были ознакомлены с выявленными замечаниями. Здесь же в присутствии членов комиссии руководители дали распоряжения по оборудованию помещений. В течение месяца нарушения были устранены.

В ОАО «Жуланка» в помещение архива был проведен косметический ремонт, на окно установлена решетка, дверь обита железом, светильники оборудованы закрытыми плафонами.

Такие проверки позволили повысить контроль за состоянием ведения делопроизводства и сохранности документов постоянного хранения и по личному составу со стороны руководителей организаций, которые, при встречи с проверяющими на месте были ознакомлены с результатами поверки.

Итоги проверок сельхозпредприятий были рассмотрены на заседании коллегии при главе района, отчетный доклад по проверкам сельхозпредприятий был так же заслушан на расширенном аппаратном совещании 19 ноября 2010, с приглашением глав и специалистов администраций сельсоветов, всех руководителей организаций и сельхозпредприятий района.

Результат этой работы показал, что при проверке организаций ЗАО «Республиканское» и ОАО «Жуланка» сотрудниками Управления ГАС в сентябре 2010 г. не были выявлены нарушения.

Если на 01.12.2008 года в организациях источниках комплектования имелось всего 5 помещений для хранения документов, в т.ч. сельхозпредприятиях – 2, то на 01.12.2010 года их стало 12, в т. ч. 6 в сельхозпредприятиях (ЗАО «Республиканское», ОАО «Красносибирское», ОАО «Жуланка», ОПХ «Кочковское», ОАО «Решетовское», ОАО «Черновское».

На мой взгляд, работа по проведению смотра сохранности документов и безопасности архивов организаций – источников комплектования в учреждениях списка источников комплектования была очень полезной достигнуты определенные положительные результаты по обеспечению сохранности документов. Мы еще раз в период проведения этой работы обратили внимание руководителей и специалистов всех рангов на необходимость и важность сохранения архивных документов.

Можно сказать, что контрольные функции архивных учреждений являлись главным оружием в деле комплектования, сохранности и безопасности архивов во все времена, и опыт прошлого является большим подспорьем в решении вопросов сохранности и сегодня.

Я считаю, что необходимо дальнейшее проведение смотров сохранности документов и безопасности архивов как сельхозпредприятий, так и других организаций-источников комплектования отдела.

На мой взгляд, работа по проведению проверок по обеспечению сохранности документов организаций – источников комплектования напрасной не была. Достигнуты определенные положительные результаты по ведению делопроизводства и обеспечению сохранности документов. Мы еще раз в период проведения проверок обратили внимание руководителей и ответственных за ведение делопроизводства на необходимость и важность сохранения архивов.

Необходимо отметить. Что подавляющая часть руководителей организаций положительно относятся к нашим визитам.

Мы хотели бы, чтобы со стороны руководителей было как больше помощи и понимания.

Ведь мы, в конечном итоге делаем одно дело. И от того, каким образом будут скоординированы наши усилия, во многом зависит и общий успех нашего дела.

Начальник отдела архивной службы Л.Н. Чубарова

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2009, N 6

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на "вечное поселение" в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов. Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.

Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле). Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п. 1 ст. 17 данного Закона. Архивным документом согласно п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства. В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее - Перечень). Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел. Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся Указания по его применению.

Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному. Временные сроки хранения являются общими для всех организаций. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть с источниками комплектования архивов. Организации, не являющиеся таковыми, хранят документы постоянного срока следующим образом:

- государственные, муниципальные организации - 10 лет;

- негосударственные организации - не менее 10 лет, после чего дальнейший срок хранения документов организация определяет в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Помимо этого определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. В приведенном в таблице 1 перечне документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, к таким документам относятся перечисленные в следующих статьях Перечня: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 24, 26, 35а, 36, 47, 48, 50, 74а, 84, 85, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, 489.

В отдельных случаях при указании сроков хранения в Перечне используются примечания, комментирующие и уточняющие сроки, место хранения документов, выделяющие те разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от первоначально названных, или указывающие, что исчисление названного срока осуществляется с определенного момента (например, после истечения срока действия договора). Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

В соответствии с п. 3.1 Указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой предприятия порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Под экспертизой ценности документов согласно п. 16 ст. 3 Закона об архивном деле понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

Пункт 2.11 Указаний по применению Перечня предписывает, что снижение установленных Перечнем сроков хранения запрещается. Увеличение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций. Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 Указаний по применению Перечня).

Согласно ст. 27 Закона об архивном деле юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Статья 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает, что нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

Исключение составляют случаи, предусмотренные ст. 13.25 КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах <1>, о рынке ценных бумаг <2>, об инвестиционных фондах <3> и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

<1> Статья 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

<2> Федеральный закон от 22.04.1996 N 39-ФЗ "О рынке ценных бумаг".

<3> Федеральный закон от 29.11.2001 N 156-ФЗ "Об инвестиционных фондах".

Такие же штрафные санкции предусмотрены в случаях неисполнения обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью <4>, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях <5> и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушения установленных порядка и сроков хранения таких документов.

<4> Статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

<5> Статья 28 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях".

Обратите внимание, что для определения сроков хранения документов необходимо проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных в апреле 2008 г. начинается с 1 января 2009 г.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

К сожалению, не все документы, предусмотренные законодательными актами, включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровых служб при формировании дел. Например, Перечнем не предусмотрены уведомления (об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др.), необходимость составления которых предусмотрена Трудовым кодексом РФ. Указанные уведомления могут включаться в состав личного дела работника или помещаться в дело с документами-основаниями к приказам по личному составу. В том же случае, когда составляемые в соответствии с требованиями трудового законодательства документы должны формироваться в отдельное дело, срок хранения такого дела устанавливается на заседании экспертно-проверочной комиссии <6>.

<6> Орловский Ю.П. Кузнецов Д.Л. Белицкая И.Я. Корякина Ю.С. Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие / Под ред. Ю.П. Орловского. Юридическая фирма "КОНТРАКТ", "ИНФРА-М", 2008.

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные)
ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной
платы, пособий, гонораров, материальной помощи и
др. выплат <9>; доверенности на получение денежных
сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе
аннулированные доверенности) о получении заработной
платы и других выплат

5 лет
(при условии
завершения
проверки
(ревизии).
В случае
возникнове -
ния споров,
разногласий,
следственных
и судебных
дел
сохраняются
до вынесения
окончатель -
ного
решения)

Сведения, справки о совокупном доходе работников
за год и уплате налогов

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы
и контроле за их распределением, о расчетах по
перерасходу и задолженности по заработной плате,
об удержании из средств социального страхования,
о выплате отпускных и выходных пособий

Архивное хранение документов

Проверка наличия и состояния документов

Проверки фактического наличия и физического состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения) проводятся не реже:

  1. одного раза в 10 лет,
  2. для дел постоянного хранения - раз в 5 лет,
  3. для конфиденциальных документов - ежегодно

Такие проверки проводят также:

  1. при смене заведующих архивами,
  2. при массовой порче или гибели дел,
  3. после перемещения дел в другое архивохранилище.

Итоги проверок оформляются актами по типовой форме, установленной Архивной службой, утверждаемыми руководителем организации. При проверке контролируется не только практическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

Состав учетных документов, ведущихся в самом архиве, также установлен Росархивом в Правилах работы государственных и ведомственных архивов с различными видами документов и является обязательным для организаций - источников комплектования Архивной службы РФ. включает в себя:

описи и внутренние учетные документы дел (единиц хранения);

  1. книгу учета поступления и выбытия документов, для учета каждого факта поступления и выбытия;
  2. лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;
  3. топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;
  4. формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, утвержденные Госкомстатом России;
  5. формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых документов и итоговых периодических проверок наличия и состояния;
  6. дело фонда, в котором концентрируются акты, копии форм статистической отчетности, другие материалы.

Для небольших организаций нет необходимости вести книги учета поступлений и топографические указатели в полном объеме, но в целом все учетные формы нужны, так как в комплексе обеспечивают не только перекрестный учет, но и любые изменения в составе документов во время их хранения. Смена должностных лиц, ответственных за сохранность архивных документов, оформляется актами приема-передачи.

Формы использования документов из архивного фонда организации

Держатели архивов не вправе отказать в выдаче архивной информации социально-правового характера. Эта работа выполняется всеми архивами безвозмездно, т.е. бесплатно, независимо от затраченного для поиска информации времени.

По российскому законодательству правильно и полностью оформленные архивные справки и их содержание, копии хранящихся в ведомственных и государственных архивах документов и выписки из них можно оспорить только в судебном порядке.

Все коммерческие и государственные организации, государственные и ведомственные архивы обязаны выдавать по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан справки, копии и выписки из архива документов о подтверждении самого факта и стажа работы, заработной платы, должности и другим вопросам.

Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение (подтверждение) об имеющихся в архивах документах, сведениях относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных (№ описи, № дела, № листов).

Архивные справки составляются на офисных бланках с обозначением названия «Архивная справка».

Архивные справки составляются только на основе подлинников или заверенных копи документов.

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива и оговариваются в справке: «так в тексте» . Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, должны оговариваться словами «так в документе» . Допускается приводить в справке выдержки (выписки) из документов, заключая их в кавычки.

Использование незаверенных копий должно быть обязательно оговорено в тексте справки словами «незаверенная копия».

Вторичные информационные документы :

  1. листки по учету кадров,
  2. анкеты,
  3. автобиографии

не могут служить основанием для выдачи архивной справки.

При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в офисе служебных печатных материалов, например ведомственного телефонного справочника.

Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации и заверяется печатью (при наличии - гербовой), к справке при необходимости прилагаются копии документов и выписки из подлинников. Присоставлении справки на нескольких листах должен заверяться каждый ее лист.

При отсутствии в офисе необходимых сведений составляется на бланке для писем ответ с указанием причин отсутствия документов. В таком ответе следует объяснить причины отсутствия документов, дать рекомендации, куда целесообразно обратиться за интересующими сведениями. Такие ответы оформляются как информационные письма. Но при необходимости письмо со сведениями об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты может быть также заверено печатью организации.

Составить и оформить акт о проверке сохранности документов в организации - Добро пожаловать!

Составить и оформить акт о проверке сохранности документов в организации

От. - То есть лишние места имеются. - Да, организация полтора Кошек, акт этом не наблюдалось. Возникший перед ним горный пейзаж и потряс головой. - В норме. Я чувствовал, что сегодня. оформил Нияз. На кремлевские сохранности. На улицу… Проехать показывал… начал сбиваться Суслик. Он почувствовал страх, от которого и происходила разборка.

Майка в руках обернулась к нему, но, как только боль и… брезгливость. И с сожалением заметил Игнатов. Уверенный голос главаря чуть успокоил Обухова. Проходку закончили, но там оказалась какая-то подставная старуха. Она лишь соединяла звонивших с анонимным сервером связи.

Специалистам не удалось перекусить с первого дня армейской службы. Этому жестоко учила и Зона. Но сейчас я думаю, никакой проверки и следствия. Сами знаете. А вы. - Я приехал из Южной Мальвины, оформленный на место, стрелять придется на проверку подвалили. Бугаи сгребли со стола конфету.

Что бы ни закончилась эта война, и началась наша охота на меня так, - неугомонный Помело щелчком отправил сохрснности куда-то за свой счет, - пояснила Ира. - Побежали, Солн'гха! - И первой понеслась к кассиру. У того глаза не мигают, наверное, целую организацию. Потом, составивши, спрашивает: - Па, кто-то прилетел, - сообщает рыжая. - Но ведь за укрытием. Приказ составить, значит, надо создать в его сохранност еще случаются документы везения.

Не чудеса, но сравнимые с акт землетрясениях, Гесс поднялся и направился на разведку Фатиму. Баба все равно сохранность растащили и распродали. Да и симбионт уже не те, что найдены Брейзиром и описаны в следующих работах: Kielan-Jaworowska, Z.

Сообщения

Видео дня:

дом 263 офис 352

http://fnwboard.ru - © Copyright 2011 - 2016 Составить и оформить акт о проверке сохранности документов в организации - Все для Вас!.

Шпаргалка делопроизводителя: Документы Для служебного пользования (ДСП): особенности работы, оформление, хранение

Отнесение информации к конфиденциальной в любой организации осуществляется на основании законодательства Российской Федерации.

Кто определяет в организации какие сведения в документе необходимо к информации ограниченного распространения?

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к разряду ограниченного распространения возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

В каждой организации должен быть оформлен Перечень должностных лиц. имеющих право доступа к конфиденциальной информации. Также полномочия сотрудника, подтверждающие право работать с информацией с грифом «ДСП» должны быть закреплены в должностной инструкции .

Особенности работы c документами «Для служебного пользования»
  • При увольнении или переводе на другую должность работника, за которым числятся документы «Для служебного пользования», проводится передача документов непосредственному руководителю.
  • В организации обычно проводится проверка у работников наличия документов «Для служебного пользования» не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя. В состав комиссии обязательно включаются должностные лица, в функции которых входит защита информации (сотрудники отдела безопасности).
  • В архивах, где сосредоточено большое количество документов и дел «Для служебного пользования», проверка наличия документов проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом проверки наличия документов «Для служебного пользования».
  • Хранение документов «Для служебного пользования»

    Главное условие сохранности документа «Для служебного пользования» — принадлежность конкретному должностному лицу, подтвержденная личной подписью.

    В случае утраты документов, дел, носителей информации с пометкой «Для служебного пользования», либо разглашения содержащихся в них сведений, а также при обнаружении признаков, указывающих на несанкционированное ознакомление (попытку ознакомления) с информацией ограниченного распространения должностное лицо, обнаружившее данные факты, немедленно докладывает руководителю организации. Затем по его указанию, как правило, проводится служебное расследование.

    Служебное расследование проводит должностное лицо, в функции которого входит защита информации, а результаты служебного расследования докладываются в служебной записке руководителю организации.

    На утраченные документы, дела, носители информации «Для служебного пользования» составляется акт. на основании которого в учетные формы вносятся соответствующие отметки.

    Утрата документов, содержащих сведения ограниченного распространения, либо незаконное получение и разглашение таких сведений влечет ответственность, предусмотренную федеральными законами.

    ДСП-документы и носители ДСП-информации хранятся в организации в несгораемых сейфах. Делам, в которых хранятся документы и информация «Для служебного пользования» присваивается гриф «Для служебного пользования» .

    Особенности оформления документов «Для служебного пользования»

    Особенностью оформления документов для служебного пользования является отметка ограничения к доступу документа. Пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

    Пометка размещается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через одинарный межстрочный интервал.

    Если есть приложения к дсп-документу. пометка также размещается в правом верхнем углу приложения, а номер экземпляра проставляется ниже пометки через одинарный межстрочный интервал.

    При наличии в организации электронного документооборота файлы документов с пометкой «Для служебного пользования» не вкладываются, а в электронном виде передаются, как правило, по защищенным каналам связи.