Согласование и утверждение документов - Биржа готовых студенческих работ

Название работы: Согласование и утверждение документов

СОГЛАСОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 3
ЗАДАНИЕ 2 7
ЗАДАНИЕ 3 10
ЗАДАНИЕ 4 11

Введение: Согласование документа осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Оценка проводится с точки зрения целесообразности создания документа, его соответствия действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др. Согласование документа необходимо для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структурных подразделений, организаций или учреждений с решением вопроса, изложенным в документе.
Согласование документа в пределах одной организации оформляется визой. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-97 при визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату. Например:

Начальник юридического отдела
М.Л. Гринберг_______________
01.01.01.

Такое оформление облегчает работу с документом специалистам аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службе при контроле качества подготовки документа и его оформления, руководителю - при подписании документа.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству (по работе с документами) или регламентируются распорядительным документом первого руководителя. Проекты инструкций, других ведомственных нормативно-распорядительных документов визируют начальники заинтересованных структурных подразделений. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
М.Л. Гринберг________________
01.01.01.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. По усмотрению организации допускается полистное визирование документа и его приложения.
Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. При этом согласование оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Согласование при этом оформляется в виде грифа, включающего слово "СОГЛАСОВАНО", должности руководителя и наименования организации, с которой согласовывают документ, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева. Например:

СОГЛАСОВАНО
Начальник управления
Административного и финансового обеспечения
Ф.М.Лужин _______________________________
01.01.01

Если согласование осуществляется отдельны

Год: 2012. Кол-во страниц: 19

Другие новости по теме:

Евгений Новиков

При заверении соответствия копии документа, подлиннику, ниже реквизита «Подпись», проставляют заверительную надпись(рис. 25).

2. должность лица, заверившего копию.

3. личную подпись.

4. расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

5. дату заверения.

Рис. 25. Образец оформления заверительной надписи.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

• ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;

• при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;

• номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело производится и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в предприятия

1.2.4. Правила оформления утверждения и согласования документа

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из:

• слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);

• наименования должности лица, утверждающего документ;

• фамилии и инициалов должностного лица, подписывающего документ;

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа(рис. 26).

Рис. 26. Образец оформления грифа утверждения документа.

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки(рис. 27).

Рис. 27. Образец оформления грифа утверждения документа с центрированием по отношению к самой длинной строке.

В случае, когда документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера (рис. 28).

Рис. 28. Образец оформления грифа утверждения документа постановлением, решением, приказом или протоколом.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование предприятия), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования(рис. 29).

Рис. 29. Образец оформления грифа согласования документа.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. гриф согласования оформляют следующим образом:

1.2.5. Правила написания резолюции на документе

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, при необходимости, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату (рис. 30). Оформление резолюции допускается на отдельном листе.

Рис. 30. Образец написания резолюции.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

1.2.6. Правила оформления докладной, служебной и объяснительной записок

Большая часть документов, обеспечивающих информационный обмен между предприятиями и структурными подразделениями, составляют докладные, служебные, объяснительные записки, справки, отчеты, акты и т. д. Рассмотрим, как составляются и оформляются выше перечисленные документы.

Согласно ГОСТу, текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman размер 14. через 1.5 интервала на стандартном листе бумаги с указанием следующих реквизитов:

1) указание на автора. Предприятие, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка;

2) наименование адресата. Кому направляется документ;

3) наименование вида документа. Наименование вида документа пишется прописными буквами через два межстрочных интервала. Например, «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА», «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»;

4) дата составления и регистрационный номер. Данные реквизиты пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (01.01.2006) или буквенно-цифровым способом (1 января 2006). У внешнего документа она является датой подписания, а у внутреннего документа – датой составления;

5) заголовок к тексту. Заголовок должен раскрывать краткое содержание текста. Например, «О нарушении трудовой дисциплины», «О приобретении трудовых книжек»;

7) подпись составителя с указанием должности.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.

Правильное указание реквизитов в документах напрямую влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.

1.2.6.1. Правила оформления докладной записки

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041) – это документ, адресованный руководителю предприятия или руководителю структурного подразделения, в котором излагается определенный вопрос с выводами и предложениями составителя с целью побудить руководство к принятию определенного решения. Однако докладные записки могут носить и чисто информационный характер. В них обычно содержится информация о ходе выполнения определенных работ.

Иными словами, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне.

Докладные записки подразделяются:

1) на внутренние – адресованные руководителю предприятия.

Внутренние докладные записки могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Расположение реквизитов данного документа может быть угловое(рис. 31) или продольное (рис. 32).

Рис. 31. Образец оформления докладной записки с угловым расположением реквизитов.

Рис. 32. Образец оформления докладной записки с продольным расположением реквизитов.

Текст докладной записки состоит из следующих частей(рис. 33):

В данной части излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для написания докладной записки;

Данная часть содержит анализ сложившейся ситуации и возможные варианты ее решения;

Заключительная часть докладной записки включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Второй части в докладной записке может и не быть. В таком случае документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки.

Рис. 33. Образец оформления докладной записки.

Докладные записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами и оформляются на бланке данного предприятия.

1.2.6.2. Правила оформления служебной записки

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) такого вида документа как «Служебная записка» нет. Однако на практике она широко используется для обеспечения связи объектов управления на горизонтальном уровне.

Служебная записка направляется от одного руководителя к другому или от одного работника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. Иначе это будет докладная записка.

В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т. д. Например, в цехе необходимо произвести ремонт. Начальник цеха в служебной записке попросит начальника ремонтно-строительного цеха произвести необходимый ремонт (рис. 34). Оформляется служебная записка так же, как и докладная.

Рис. 34. Образец оформления служебной записки.

1.2.6.3. Правила оформления объяснительной записки

Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник предприятия в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные записки пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (рис. 35). Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме, но нередко на предприятиях используются и специальные бланки.

Рис. 35. Образец оформления объяснительной записки.

1.2.6.4. Правила оформления справок

Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение определенных фактов или событий. В отличие от докладных записок справка не требует принятия каких-либо действий от руководителя предприятия.

1) на аналитические.

Аналитические справки содержат информацию по проблеме требующей решения. Текст такой справки состоит из трех частей:

изложение основания составления; анализ ситуации; выводы и предложения;

Отчетные справки содержит итоговые сведения о результатах деятельности;

Справки информационного характера составляются для информирования о положении дел, как на предприятии, так и в структурных подразделениях.

Кроме того, справки подразделяютсяна:

Внешние справки оформляются на бланке предприятия и подписываются руководителем предприятия;

Внутренние справки оформляются на стандартном листе формата А4 и подписываются руководителем структурного подразделения.

Текст справок может быть оформлен в виде таблицы, а также включать разделы и подразделы.

Рис. 36. Образец оформления справки.

1.3. Номенклатура дел

Для обеспечения учета и хранения дел на предприятии формируется номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, корме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения.

Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом называют один документ. Ежедневно на предприятии разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Быстрый поиск документов возможен лишь при группировке документов в дела по характерным признакам.

На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.

Номенклатура дел подписывается архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах:

• один хранится в деле в службе делопроизводства;

• второй является рабочим в этой службе;

• третий передается в ведомственный архив предприятия.

Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты (рис.):

1) наименование предприятия;

2) наименование вида документа;

5) место составления;

6) гриф утверждения;

7) заголовок к тексту;

10) гриф согласования.

Рис. 37. Образец оформления номенклатуры дел.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. После утверждения структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

1.3.1. Формирование дел

При формировании дел документы группируются по следующим признакам:

1. По номинальному признаку.

Группировка документов проводится по названию их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д.

2. По предметно-вопросному признаку.

Группировка документов проводится по их содержанию. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».

Утверждение документов - Компания «ИнтерТраст»

Статьи и интервью

Вопрос 1. Подскажите, в каком случае документы могут утверждаться должностным лицом, а когда требуется издавать специальный документ для утверждения? Какие документы подлежат утверждению?

Начать ответ на вопрос хотелось бы с подтверждения того, что в ГОСТе Р 6.30-2003 действительно говорится о двух способах утверждения документов, но не объясняется, когда какой из них следует применять.

Исходя из вышесказанного, можно предложить следующий алгоритм выбора способа утверждения документа.

Прежде всего, нужно проверить, не закрепляется ли форма создаваемого вами документа в нормативных актах. Если форма документа установлена, то способ утверждения легко определяется. Приведем в таблице несколько примеров закрепляемых форм документов с пояснениями о способе их утверждения.

Далее следует проверить, не обговаривается ли способ утверждения документа в тексте какого-либо нормативного акта. Например, способ утверждения целого ряда документов в акционерных обществах закрепляется в Федеральном законе от 26.12.2005 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

При этом, обратите внимание, для некоторых документов может быть установлена необходимость проставления оттиска печати в "Грифе утверждения документа". Так, ГОСТ 7.32-2001 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления" гласит: "Гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», должности с указанием наименования организации, ученой степени, ученого звания лица, утвердившего отчет, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения отчета. Здесь же проставляется печать организации, утвердившей отчет".

Присутствие оттиска печати в грифе может быть закреплено не только в тексте нормативного акта, но и в утвержденной им форме самого документа. Примером могут служить акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (унифицированная форма № Т-73) и акт приема-передачи документов на государственное хранение.

Когда способ утверждения документа нельзя выяснить из нормативных актов, нужно придерживаться следующего правила.

Если во время утверждения документа необходимо обговорить какие-либо дополнительные моменты (дату и мероприятия по вводу документа в действие, ответственных должностных лиц, срок действия документа и т.д.), а также внести изменения в действующие документы или отменить старые, то это можно сделать с помощью издания распорядительного документа. Другими словами, распорядительный документ издается для утверждения другого документа в том случае, если требуются дополнительные предписания и разъяснения.

Если ничего дополнительно обговаривать не нужно, то документ утверждается уполномоченным должностным лицом. В этом случае датой документа и датой вступления его в действие будет являться дата утверждения, указанная в грифе утверждения.

Итак, мы разобрались, как следует утверждать документы, а теперь постараемся выяснить, какие документы нуждаются в этом.

К сожалению, полного перечня документов, требующих обязательного утверждения, не содержится ни в одном из нормативных актов. Поэтому такой список должен присутствовать в Табеле форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для его составления должны служить общероссийские и более узкие ведомственные нормативные акты. Кроме того, в этой работе неоценимую помощь вам окажут примерные перечни документов, подлежащих утверждению, которые содержатся:

в приложении № 4 Государственной системы документационного обеспечения управления 1988 года, а также

в приложении № 7 более позднего и поэтому более актуального документа — Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-20033.

Приведем примерный список документов, требующих утверждения:

проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, борудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.;

задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследова¬тельских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся вдеятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскатсльских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

положения (об организации; о структурном подразделении; о пре¬мировании и т.д.);

программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

расценки на производство работ;

сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые);

структура и штатная численность;

Согласовано и утверждаю расположение на листе образец

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде слу­чаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структур­ными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, име­ющих юридическую службу, документы до подписания согласовывают­ся с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в доку­менте.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, тре­буется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

В "Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Фе­дерации" указывается: "С главным бухгалтером (бухгалтером) целесо­образно согласовывать назначение, увольнение и перемещение мате­риально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других)".

В "Положении о главных бухгалтерах" документы, подлежащие со­гласованию с бухгалтером, перечислены более подробно. Это, кроме приказов по личному составу, договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении долж­ностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д.* Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

* Положение о главных бухгалтерах. / /Настольная книга бухгалтера, т. 1. -М. ИНФГА, 1996, с. 66.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования доку­мента (реквизит 23), состоящей из личной подписи визирующего, её расшифровки и даты. Но виза может быть оформлена и более полно:

указание должности визирующего, подпись, ее расшифровка (инициа­лы и фамилия) и дата.

(подпись) Л. И. Иванова

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополне­ний к проекту они излагаются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:

Место визы - ниже подписи или на левом поле документа на после­днем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения - второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, поста­новлений коллегиальных органов обычно визируются на оборотной сто­роне последнего листа первого экземпляра документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с ука­занием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой пере­чень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизвод­ству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководите­лю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распе­чатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа мо­жет проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследова­тельскими организациями, общественными организациями, органами го­сударственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоко­лом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа (реквизит 22) .

Гриф согласования оформляется в строгом соответствии с требова­ниями ГОСТа и имеет два варианта: согласование с конкретным долж­ностным лицом и согласование другим документом, чаще всего пись­мом, протоколом и т.п.

Директор школы № 583 Протокол заседания профкома

(подпись) В.В.Соколова 09.08.97 №25

Письмо Минздрава России

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наиме­нование должности, включая наименование организации, ставится лич­ная подпись, дается ее расшифровка, указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Место грифа согласования ниже реквизита "подпись" на лицевой сторо­не документа.

При необходимости согласования с несколькими организациями мо­жет составляться отдельный лист согласования.

В Государственной системе документационного обеспечения управ­ления рекомендуется лист согласования оформлять по форме:

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах

Начальник государственного Председатель Комитета по

правового управления законодательству

подпись Г.С.Остроумов подпись В.С.Гусенков

Согласованный документ направляется для подписания.

^ Подписание и утверждение документов

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит служебного доку­мента, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подпи­сывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе­мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимае­мых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, ре­шение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание кото­рых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают дого­варивающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удо­стоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бух­галтер. Специальный пункт Федерального закона "О бухгалтерском учё­те" посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: "Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учёт­ных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяй­ственные операции с денежными средствами, подписываются руково­дителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами".*

* Федеральный закон "О бухгалтерском учёте", ст. 9, n.3.

В "Инструкции Министерства финансов РФ по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете", подписание документов расписано более подробно: "В учреждениях все бухгалтер­ские документы, связанные с исполнением смет расходов по бюджету, специальным и другим внебюджетным средствам, подписываются ру­ководителем учреждения или его заместителем и главным бухгалтером или его заместителем". Далее указан порядок подписания расходных, кассовых ордеров, платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей, мемо­риальных ордеров и т.д. В соответствии с Инструкцией "приходные кас­совые ордера действительны при наличии подписи главного бухгалтера или его заместителя и кассира".*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете. Утверждена приказом Министерства финансов Российской Фе­дерации от 3 ноября 1993 года № 122. - М.:ИПО "Полигран", 1993, с. 9-10.

Таким образом, все законодательно-нормативные акты о ведении документации бухгалтерской отчётности касаются вопросов их подписа­ния.

Подписи на документе располагаются одна под другой в последова­тельности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интерва­лами. Например:

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подпи­сывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Например:

^ Директор института подпись В.Т.Логинов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При оформлении документа на чистом листе бумаги название долж­ности включает наименование учреждения. Например:

и архивного дела подпись М.В.Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание. Например:

^ Зав. кафедрой зоологии

профессор, д-р биолог, наук подпись И.Ф.Милютин

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой дву­мя межстрочными интервалами. Например:

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

^ Директор школы № 585 Директор бассейна "Заря" подпись О.О.Никитина подпись Е.Л.Бландинская

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, под­пись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указыва­ется фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается "зам." или "И.О.") и указывается его фа­милия. Проставление косой черты перед указанием должности или пред­лога "За" является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки "Зам".

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определён в ст. 5 Федерального зако­на "Об информации, информатизации и защите информации":

2 Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания долж­ностным лицом в порядке, установленном законодательством Российс­кой Федерации.

3 Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и пе­редаваемого с помощью автоматизированных информационных и те­лекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной циф­ровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и со­блюдении установленного режима их использования.

4 Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий оп­ределяется законодательством Российской Федерации".

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица простав­ляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих органи­зациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название уч­реждения. Требования к печати акционерных обществ описаны в п.6 ст. 2 Федерального закона "Об акционерных обществах": "Общество долж­но иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наимено­вание на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на лю­бом иностранном языке или языке народов Российской Федерации". Гер­бовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждени­ях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, тру­довой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).*

*Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, дан в приложе­нии к ГСДОУ.

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях - приравненной к ней) печати. Это и гаран­тийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджет­ные, банковские, пенсионные, платёжные и др.); заявления (на аккреди­тив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треу­гольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизво­дится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рас­сылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сей­фов и т.д.

Письма, выполняемые на бланках, не требуют удостоверения печа­тью.

^ Отметка о заверении копии (реквизит 25).

Секретарю часто приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "подпись документа". На основании требований ГОСТа Р 6.30-97 она вклю­чает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, её расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения. Например:

Секретарь Личная подпись Т.В.Романова

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выда­ётся на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, выполненных на гербовом бланке и предназначенных для рассылки, ГОСТ Р 6.30-97 допускает только при условии заверения каж­дой копии документа печатью организации.

^ Гриф утверждения документа (реквизит 15).

После подписания некоторых видов документов требуется их утвер­ждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распростра­няет его действие на определенный круг лиц и организаций.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда про­токолом) или должностным лицом. На утверждаемом документе простав­ляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта офор­мления:

Президент Акционерного общества Приказ Министра

"Гималаи" подпись Е.А. Султанов здравоохранения России

15.05.98 15.05.98 № 36

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к методическим рекомендациям "Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р6.30-97.