Руководства, Инструкции, Бланки

учет использования и хранения печатей штампов бланков

Рейтинг: 4.6/5.0 (37 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Положение о порядке использования печатей, фирменных бланков, штампов

Положение о порядке использования печатей, фирменных бланков, штампов

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.4. Основные понятия Положения:

- документ - бумажный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;

- производитель документов - лицо, осуществляющее подготовку, оформление и передачу (доставку) документа;

- комбинированные документы - совокупность документов, выполненных на различных носителях (печатных, аудиовизуальных, электронных);

- дефектные документы или материалы - документы или материалы с выявленными пороками их формы или содержания. По запросам получателей дефектных документов или материалов они заменяются на надлежащие документы (материалы) их производителями в месячный срок;

- реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

- бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

- подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

- документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

- регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

- номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Организации, с указанием сроков их хранения;

- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Организации;

- Служба делопроизводства - структурное подразделение Организации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Организации.

2. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Печать Организации.

2.1.1. В Организации имеется единственная печать с указанием ее полного (фирменного) наименования, ОГРН, ИНН/КПП.

2.1.2. Такая печать изготавливается в соответствии с учредительными документами руководителем Организации.

2.1.3. Печать хранится у руководителя Организации.

2.1.4. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом Организации или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

2.1.5. Ответственность за законность использования и надежность хранения печати возлагается на руководителя Организации.

2.1.6. Печать уничтожается по решению руководителя Организации или председателя ликвидационной комиссии.

2.2. Кроме печати Организации по решению руководителя могут использоваться дополнительные печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для счетов-фактуры", "Для пакетов", "Для договоров", "Для заверения копий", "Отдел кадров"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

2.3. Наряду с печатями в Организации по решению руководителя могут использоваться штампы с наименованием Организации.

2.4. Дополнительные печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей(штампов) и их количестве принимает руководитель Организации по согласованию с руководителем Службы делопроизводства.

Заявка на изготовление печати (штампа) и ее (его) эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в Службу делопроизводства, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

2.6. Учет печатей и штампов осуществляет Служба делопроизводства в журнале учета печатей и штампов (Приложение N 1) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Организации).

2.7. Выдача печатей и штампов руководителям подразделений или работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

2.7.1. Печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах.

2.7.2. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Организацией, не допускаются.

2.7.3. Ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих подразделений.

2.8. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяются Службой делопроизводства.

Служба делопроизводства самостоятельно определяет порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Организации.

2.9. Руководители подразделений несут персональную ответственность за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов.

2.10. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

2.11. Дополнительные печати и штампы уничтожаются по решению начальника Службы делопроизводства или председателя ликвидационной комиссии.

2.12. Учет бланков документов.

2.12.1. Изготовление и учет бланков документов Организации организует Служба делопроизводства, которая:

собирает заявки на изготовление бланков документов, а также при необходимости их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу изготовленных бланков документов.

2.12.2. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения Организации бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета бланков (Приложение N 2). Листы журнала учета бланков нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Организации.

2.12.3. Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.

В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.

2.12.4. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

3.1. Все сотрудники и подразделения несут ответственность за качество и своевременность выполнения настоящего Положения.

3.2. Служба делопроизводства обеспечивает ознакомление сотрудников, указанных в прилагаемом списке (Приложение N 3), с содержанием ст. 19.23 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, ст. 327 Уголовного кодекса Российской Федерации.

1. Журнал учета и выдачи печатей и штампов.

2. Журнал учета бланков Организации.

3. Список сотрудников.

Согласовано: юридическая служба

Заявление в Федеральную службу по аккредитации на выдачу бланков сертификатов соответствия, в том числе бланков сертификатов соответствия на продукцию, включенную в единый перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации, за исключением бланков сертификатов соответствия на продукцию, для которой устанавливаются требования, связанные с обеспечением безопасности в области использования атомной энергии

Отчет об использовании бланков сертификатов соответствия, в том числе бланков сертификатов соответствия на продукцию, включенную в единый перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации, за исключением бланков сертификатов соответствия на продукцию, для которой устанавливаются требования, связанные с обеспечением безопасности в области использования атомной энергии

учет использования и хранения печатей штампов бланков:

  • Ссылка 1
  • Альтернативный сервер
  • Другие статьи

    Учет использования и хранения печатей штампов бланков

    Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100 (ред. от 11.07.2014) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"

    42. Изготовление, учет, выдача, использование и хранение печатей, штампов и бланков

    42.1. Для удостоверения подлинности подписей на документах арбитражного суда, соответствия копий документов суда их подлинникам используются гербовая печать, ее дубликаты и другие печати арбитражного суда.

    Штампы используются для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении документов и для других отметок справочного характера.

    42.2. Порядок организации изготовления печатей, штампов и бланков строгой отчетности, необходимых для обеспечения деятельности суда, их учета, хранения и использования, устанавливается локальными актами ВАС РФ.

    Приказами арбитражного суда на работников соответствующих структурных подразделений, а также судебных составов возлагаются обязанности по организации изготовления, получения, учета, хранения и использования гербовых печатей и их дубликатов, бланков строгой отчетности.

    Заявки на изготовление печатей (кроме гербовой и ее дубликатов), штампов и бланков подаются руководителями структурных подразделений в подразделение делопроизводства и учитываются в журнале заявок на их изготовление (приложение N 50).

    42.3. Изготовленные печати (за исключением гербовой и ее дубликатов), штампы, бланки передаются в подразделение делопроизводства, учитываются в журналах учета печатей, штампов и бланков и выдаются под расписку работникам судебных составов и подразделений, отвечающим за их использование и сохранность (приложение N 51).

    42.4. Необходимость изготовления дубликатов гербовых печатей для арбитражного суда определяется председателем суда, исходя из количества служебных документов, на которых проставляются гербовые печати.

    Дубликаты гербовых печатей изготавливаются под очередным порядковым номером изготовленных для суда гербовых печатей и имеют номера 2, 3 и т.д.

    42.5. Изготовленную гербовую печать, ее дубликаты, металлические номерные печати из отдела материально-технического обеспечения получает назначенный приказом арбитражного суда работник суда, который осуществляет учет, выдачу, контроль за хранением этих печатей в судебных составах и структурных подразделениях суда.

    При наличии в суде гербовой печати и нескольких ее дубликатов приказом арбитражного суда определяется перечень документов, на которых проставляется каждая из печатей, хранящаяся у конкретного лица.

    Документы, на которых проставляется гербовая печать (ее дубликаты), подлежат учету в специальном журнале (приложение N 52). Журнал должен быть прошит и пронумерован.

    При наличии технической возможности учет проставления гербовой печати на документах процессуального характера ведется в САС путем внесения в регистрационную карточку документа сведений о дате проставления печати и номера оттиска.

    42.6. Начальник подразделения делопроизводства получает в подразделении материально-технического обеспечения и несет ответственность за учет, хранение, использование и выдачу остальных печатей, а также штампов и учетных бланков суда. Выдача печатей и штампов производится по журналу.

    Лица, ответственные за использование и сохранность печатей, штампов и бланков, назначаются руководителями судебных составов и подразделений.

    Передача печати другому работнику на основании распоряжения руководства суда производится по акту (приложение N 53).

    Для опечатывания сейфов с судебными делами и документами, с вещественными доказательствами, входных дверей режимных помещений и хранилищ дел, документов, материальных ценностей службой работы с секретными документами выдаются ответственным лицам личные номерные металлические печати.

    42.7. Документы арбитражного суда должны, как правило, оформляться на бланках и иметь комплекс обязательных реквизитов, расположенных в определенном порядке.

    Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).

    Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - 15 мм, верхнее и нижнее 20 мм.

    42.8. В зависимости от расположения реквизитов в суде могут использоваться продольный (приложение N 54) и угловой бланки арбитражного суда (приложение N 41). именные бланки руководства суда (приложение N 55). бланки удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовых книжек.

    Продольный вариант бланка используется при оформлении приказов и распоряжений арбитражного суда или лица, его замещающего.

    В остальных случаях используются бланки с угловым расположением реквизитов.

    42.9. Угловой вариант бланка имеет следующие реквизиты:

    Государственный герб Российской Федерации (без геральдического щита), наименование суда, почтовый адрес суда, номер телефона справочной службы, номер телефона факсимильной связи, адрес электронной почты, наименование официального сайта, общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный классификационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП), регистрационный номер исходящего документа и его дату.

    При необходимости дополнительно указываются регистрационный номер входящего документа и его дата.

    42.10. Номерные бланки арбитражного суда, именные бланки подлежат строгому учету в журнале учета бланков (приложение N 56) в подразделении делопроизводства.

    Бланки исполнительных листов подлежат учету в журнале учета бланков по форме согласно Правилам изготовления, учета, хранения и уничтожения бланков исполнительных листов, утвержденным постановлением Правительства РФ от 31.07.2008 N 579 (приложение N 25).

    Бланки удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовых книжек подлежат строгому учету в специальных журналах учета данных документов, которые хранятся в отделе кадров.

    42.11. Бланки документов должны использоваться строго по назначению. Именные бланки председателя суда и заместителей председателя суда могут использоваться только по указанию соответственно председателя суда, его заместителей.

    42.12. Письма за подписью председателя арбитражного суда и его заместителей, направляемые в федеральные государственные органы и организации, в государственные органы и организации субъектов Российской Федерации, в арбитражные суды и т.д. печатаются на именных бланках руководства арбитражного суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте без геральдического щита.

    42.13. Письма, направляемые арбитражным судом в другие арбитражные суды, организации и учреждения по вопросам, входящим в компетенцию арбитражного суда, подписываются соответствующими должностными лицами (их заместителями) и печатаются на общем угловом бланке арбитражного суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте без геральдического щита.

    42.14. Помимо процессуальных документов, перечисленных в пункте 10.3 Инструкции, гербовая печать арбитражного суда или ее дубликаты проставляются на документах, подписанных, утвержденных, заверенных председателем суда, заместителями председателя суда, руководителем аппарата - администратором суда, управляющим делами суда, начальником финансового отдела (главным бухгалтером), начальником отдела кадров, начальником подразделения делопроизводства в тех случаях, когда это обусловлено требованиями к оформлению документов.

    42.15. Печати, бланки строгой отчетности хранятся в запирающихся опечатываемых сейфах (металлических шкафах), исключающих доступ посторонних лиц. Ответственность за хранение и использование по назначению в судебных составах и подразделениях печатей, штампов и бланков несут их руководители и назначенные ими работники.

    42.16. Печати на время нахождения в отпуске, командировке ответственных за эти печати лиц могут быть переданы другим лицам, назначенным председателем суда.

    При увольнении или перемещении работника, ответственного за хранение печати (кроме гербовой), штампа и бланков, они сдаются руководителю подразделения делопроизводства, о чем делается отметка в журнале учета и выдачи печатей и штампов, журнале выдачи бланков.

    42.17. Проверка наличия печатей, штампов и бланков строгой отчетности производится один раз в год комиссией, создаваемой по приказу арбитражного суда. В акте проверки перечисляются все печати, штампы и наименования бланков, находящихся в структурном подразделении, с указанием их количества согласно журналам учета выдачи печатей и бланков. Также указываются выявленные факты утраты, порчи печатей и штампов, утраты бланков, нарушения порядка их использования и хранения.

    42.18. При обнаружении фактов утраты печатей, штампов и бланков, их незаконного использования руководителем структурного подразделения проводится служебная проверка. О результатах проверки докладывается председателю суда.

    Об утрате печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации лицо, ответственное за ее сохранность, письменно докладывает председателю суда. Служебное расследование проводится в обязательном порядке. После проведения служебного расследования издается приказ арбитражного суда.

    42.19. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые или устаревшие печати (кроме гербовой), штампы и бланки сдаются в подразделение делопроизводства для их уничтожения.

    В соответствующих журналах выдачи делаются отметки об этом.

    42.20. Уничтожение печатей, штампов производится работниками подразделения делопроизводства путем резки, а устаревших, испорченных бланков - путем шредирования по указанию председателя суда с составлением акта ( приложения N 57. 58 ), подписываемого администратором суда или руководителем подразделения делопроизводства и двумя работниками суда.

    Уничтожение гербовых печатей и их дубликатов осуществляется в порядке, установленном для уничтожения секретных документов.

    Открыть полный текст документа

    Бухгалтерский учет, использование, хранение и уничтожение печатей и штампов

    Бухгалтерский учет, использование, хранение и уничтожение печатей и штампов

    Каждое предприятие в своей деятельности использует печати и штампы для заверения различного рода документации. Некоторые предприятия ограничиваются одной печатью, а некоторым, деятельность которых более масштабная, необходимо использовать несколько различных печатей. В этой связи возникает необходимость учета, правильного использования и хранения печатей, имеющихся в распоряжении у предприятия. На законодательном уровне эти вопросы регулирует Инструкция [1].

    Ответственность за законность использования и хранения печатей и штампов возлагается на руководителя предприятия. Если руководитель меняется, то печати передаются ему актом. Также руководитель может своим приказом переложить ответственность за хранение и использование печатей на непосредственно подчиненного работника. Хранения печатей и штампов происходит в сейфах или металлических шкафах. В случае утери печати необходимо немедленно сообщить об этом в органы МВД.

    Согласно п.3.2.6 Инструкции [1], предприятия могут иметь только один экземпляр основной каучуковой или металлической печати. Однако на крупных предприятиях, со сложной организационной структурой, не достаточно одного экземпляра печати для осуществления повседневной деятельности. В этом случае необходимо изготовление дополнительных печатей.

    Изготовление дополнительных печатей

    Основное отличие дополнительных печатей. состоит в том, что они должны обязательно отличаться от основной. Дополнительные печати можно разделить на три вида:

    1. Дополнительные печати, являющиеся аналогами основной, только с цифрами «1″, «2″, «3″ и т.д.

    2. Печати для отдельных отделов или филиалов.

    3. Печати для заверения отдельных видов документов.

    Изготовление дополнительных печатей оформляется приказом по предприятию, в котором обосновываются необходимость изготовления, определяется перечень и виды печатей, и назначаются ответственные лица, которые будут подавать ходатайство в орган МВД и ответственные за использование и хранение печатей.

    Примерный текст приказа о изготовление дополнительных печатей имеет следующий вид:

    В связи с увеличение объемов документации предприятия, необходимости удостоверения подписей ответственных лиц, оперативным заключением договоров для обеспечения деятельности структурных подразделений предприятия. В связи с тем, что наличие одной печати не достаточна для обеспечения эффективной деятельности предприятия. (В этом пункте должна обосноваться причина, зачем предприятию дополнительные печати)

    1. Ходатайствовать перед ГУ УМВД в г. Донецк о выдаче разрешения на изготовление дополнительных круглых печатей «Финансового отдела», «Отдела кадров» и треугольной печати «Для справок» (указываются виды и назначение печатей, которые нужно изготовить).

    2. Ответственного за получение разрешения на изготовление дополнительных печатей «Финансового отдела», «Отдела кадров», «Для справок», назначаю Иванова Ивана Ивановича, заместителя директора предприятия (назначается ответственное лицо, непосредственно подчиненный работник, который будет заниматься изготовлением печатей,).

    3. Ответственными за использование и хранение назначить:

    - Круглой печати «Финансового отдела» Петренко Петра Петровича, начальника финансового отдела;

    - Круглой печати «Отдела кадров» Ефросинину Анну Семеновну, начальника отдела кадров;

    - Треугольной печати «Для справок» Лагутин Марию Петровну, секретаря канцелярии.

    4. Определить следующий использования печатей:

    4.1. Круглая печать «Финансового отдела» используется на: (перечень документов, на которых будет относиться эта печать, аналогично для каждой печати).

    * Приложение к Приказу должен содержать образцы печатей, на которые подается ходатайство о выдаче разрешения на изготовление.

    Бухгалтерский учет печатей

    Учет печатей ведется в «Журнале учета и выдачи печатей и штампов», согласно Приложению 12 к Инструкции [1]. Его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. Этот журнал имеет следующий вид:

    Журнал
    учета и выдачи печатей и штампов

    В налоговом учете затраты на приобретение печатей и штампов включаются в валовые расходы.

    Уничтожение печатей

    В случае закрытия предприятия печати и штампы необходимо сдать на уничтожение в органы МВД. Для этого подается заявление, где указывается:

    - Количество печатей и штампов, что надо уничтожить;

    - Основание для уничтожения печатей;

    - Фамилия, имя, отчество лица, ответственна за уничтожение;

    - Фамилия, имя, отчество руководителя, либо уполномоченного лица, подающего заявление.

    К заявлению прилагаются все печати, которые надо уничтожить, их отпечатки в двух экземплярах, а также копия квитанции об оплате услуг по уничтожению. После уничтожения печатей вам выдадут квитанцию, которая будет удостоверять факт уничтожения.

    Итак, мы выяснили как надо использовать, учитывать, сохранять печати и штампы предприятия, как издавать приказ по предприятию о изготовлении дополнительных печатей и какие действия надо предпринять, чтобы уничтожить печати в случае закрытия предприятия. Как видим в этом нет ничего сложного.

    «Инструкция о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам иконавчои власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовление печатей и штампов, а также порядок выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов «утверждена приказом МВД Украины от 11.01.1999 № 17.

    написал 377 статей в своем блоге.

    Приветствую всех читателей на своем блоге. Меня зовут Алексей Аблицов и я пишу о налогообложении, бухгалтерском учете и отчетности в Украине. Вы можете задать мне вопросы в комментариях к моим статьям или в специальном разделе сайта http://byhgalter.com/answers/.

    Также вам будет интересно почитать

    Отбор документов для уничтожения, Обеспечение сохранности документов и проверка их наличия, Учет, хранения, использования печатей, штампов и бланков -

    Отбор документов для уничтожения

    На документы постоянного срока хранения, или со сроком хранения "до ликвидации учреждения" и длительного (свыше 10 лет) хранения с грифом ограниченного доступа составляют описи дел оформляются обложки дел, осуществляется их оформления согласно архивных правил. Отобранные для уничтожения документы, срок хранения которых истек, включаются в акт об изъятии документов для уничтожения. Если документы с грифом ограниченного доступа включают в общий акта вместе с несекретными делами, то в графе "Заголовок дела" после номеров этих дел проставляется соответствующая отметка. Уничтожение документов производится после утверждения акта руководителем учреждения.

    Отобранные для уничтожения документы с грифом ограниченного доступа перед передачей на переработку в качестве макулатуры должны измельчаться до состояния, что исключает возможность их прочтения.

    Если объем дел, отобранных для уничтожения, является незначительным, они могут быть сожжены, о чем в акте делается отметка.

    После уничтожения документов с грифом ограниченного доступа в учетных документах (карточках, журналах, номенклатурах, описях дел временного хранения) делается отметка: "Уничтожен". Акт № _ от (дата)".

    Информационные издания, телефонные и адресные справочники, копии документов, стенографические записи и печатный брак могут уничтожаться без акта, но с отметкой в учетных формах заверяются подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет и хранение.

    Обеспечение сохранности документов и проверка их наличия

    Документы, содержащие конфиденциальную информацию, требующих особого режима хранения их необходимо хранить в служебных помещениях в шкафах (сейфах), хранилищах, надежно запираются и опечатываются. Документы, выданные для работы сотрудникам, возвращают в службу делопроизводства (секретарю) или в архив того же дня. В некоторых случаях с разрешения руководителя службы делопроизводства или архива документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности. Документы не разрешается оставлять на столе, после окончания работы их необходимо положить в шкаф, замыкается, или сейфа.

    Документы, содержащие конфиденциальную информацию, не разрешается выносить за пределы учреждения. При необходимости согласования, подписания документов с грифом ограниченного доступа в учреждениях, находящихся в одном населенном пункте, руководитель учреждения может позволить вынести документы сотрудникам за пределы учреждения.

    Сотрудникам, командированным до других населенных пунктов, запрещается иметь при себе документы, содержащие конфиденциальную информацию, их заранее отсылают по назначению.

    Наличие документов с грифом ограниченного доступа ежегодно проверяется комиссией, специально назначенной приказом руководителя учреждения. В состав комиссии входят лица, которым поручен учет и хранение этих документов, а также работники режимно-секретных подразделений.

    В архивах и библиотеках, где хранится значительное количество документов с грифом ограниченного доступа, проверка их наличия может проводиться раз в пять лет.

    Результаты проверок оформляются протоколом. При выявлении в ходе проверки потери документов с грифом "ДСК" или разглашение сведений о конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства, об этом срочно докладывают руководству учреждения, руководителям режимно-секретного подразделения и службы делопроизводства, а также письменно уведомляют Службу безопасности Украины.

    В случае утраты или разглашения коммерческой тайны об этом докладывается руководителю учреждения, информируется режимно-секретное подразделение, служба безопасности учреждения (если такая есть) и служба делопроизводства. Для расследования факта утраты документов или разглашения информации, содержащейся в них, приказом руководителя учреждения назначается комиссия, вывод которой утверждает руководитель учреждения.

    За нарушения, приведшие к разглашению конфиденциальной информации, утраты или незаконного уничтожения документов с грифом ограниченного доступа, виновные в этом лица несут ответственность в соответствии с законодательством.

    Учет, хранения, использования печатей, штампов и бланков

    Учреждения обязаны вести учет печатей и штампов с полным названием учреждения, бланков, имеющих трафаретный текст документов, которые предоставляют право на инспектирование, надзор и посещение других учреждений, удостоверений личности, командировочных удостоверений, а также всех видов пропусков, трудовых книжек, бланков об образовании (аттестаты, дипломы, удостоверения, свидетельства).

    В учреждениях приказом руководителя должны быть назначены лица, которые несут персональную ответственность за учет и хранение печатей, штампов, бланков строгой отчетности.

    Учет печатей и штампов ведется в журналах, а бланков - в журнале по видам бланков (см. приложение 54). Выдача бланков производится под расписку в журналах. Журналы учета печатей, штампов и бланков нумеруются, прошиваются, опечатываются и вносятся в номенклатуру дел.

    Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах. Бланки разрешается хранить в шкафах, которые надежно запираются и опечатываются.

    На бланках документов, дающих право на инспектирование, надзор и посещение учреждений, удостоверений личности, командировочных удостоверений, а также всех видов пропусков, свидетельств об образовании проставляются печатным способом или нумератором порядковые номера на всех частях (страницах) этих бланков. Выдачи таких видов заполненных бланков производится под расписку в соответствующих учетных формах. Выдача указанных бланков их заполнения не разрешается. Уничтожение бланков осуществляется по актам.

    Печати и штампы, изготовленные с разрешения органов Министерства внутренних дел Украины, передаются для уничтожения этим органам.

    Проверка наличия печатей, штампов и бланков ежегодно проводит комиссия, назначенная приказом руководителя учреждения. В случае выявления нарушений правил хранения комиссия составляет соответствующий акт и информирует руководителя учреждения. О потере печатей и штампов руководители учреждений должны немедленно сообщать в органы МВД и принимать меры по их розыску.

    Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

    Учет использования и хранения печатей штампов бланков

    ПРИКАЗ МВД РФ от 04-12-2006 987 О ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ В СИСТЕМЕ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ. Актуально в 2016 году

    VIII. Изготовление, использование, учет и хранение бланков документов, печатей и штампов

    287. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации <1> являются полиграфической продукцией.

    <1> Далее - "гербовые бланки".

    288. Контроль за хранением и использованием гербовых бланков в структурных подразделениях органа внутренних дел осуществляется соответствующим подразделением делопроизводства и режима.

    289. Гербовые бланки подлежат учету. На лицевой стороне или обороте гербовых бланков проставляются порядковые учетные номера. После получения гербовые бланки регистрируются подразделением делопроизводства и режима в журнале учета гербовых бланков документов (Приложение N 38).

    290. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых металлических шкафах (сейфах).

    291. Гербовые бланки выдаются сотрудникам под подпись в журнале учета гербовых бланков документов (Приложение N 38).

    292. Испорченные гербовые бланки или неподписанные проекты документов на гербовых бланках сдаются сотруднику делопроизводства и режима, ответственному за учет гербовых бланков.

    293. Уничтожение испорченных гербовых бланков или неподписанных проектов документов на гербовых бланках производится под подписи сотрудника делопроизводства и режима, ответственного за учет гербовых бланков, и исполнителя документа.

    294. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется один раз в год комиссией, создаваемой руководителем органа внутренних дел, по итогам которой составляется акт, который утверждается руководителем, создавшим комиссию.

    295. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в органах внутренних дел используются печати.

    Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

    296. Печати органов внутренних дел с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации и геральдического знака - эмблемы МВД России ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (Приложение N 39). Простые круглые мастичные печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

    297. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, необходимо, чтобы четко была видна подпись и вся информация на оттиске печати.

    298. Порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов устанавливается отдельным нормативным правовым актом МВД России.

    299. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей органов внутренних дел. При их смене печати и штампы передаются по акту.

    Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Росси

    Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в федеральных судах общей юрисдикции

    Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в федеральных судах общей юрисдикции

    Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации

    Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации

    Документ опубликован не был

    Дата начала действия:

    Дата окончания действия:

    15 октября 2014

    Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в федеральных судах общей юрисдикции


    СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    от 25 мая 2010 года N 114

    В целях установления единого порядка учета, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением. Государственного герба Российской Федерации в федеральных судах общей юрисдикции

    2. Председателям верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, окружных (флотских) военных судов, районных (городских) и гарнизонных военных судов обеспечить выполнение требований, установленных названной Инструкцией .

    3. Председателям верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, окружных (флотских) военных судов, начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации произвести переучет печатей по фактическому их наличию по состоянию на 1 июля 2010 года.

    4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Генерального директора Судебного департамента Паршина А.И.

    Инструкция о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в федеральных судах общей юрисдикции


    УТВЕРЖДЕНА
    приказом Судебного департамента
    при Верховном Суде
    Российской Федерации
    от 25 мая 2010 года N 114

    1. Общие положения

    1.2. Инструкция устанавливает общие требования по порядку изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей в федеральных судах общей юрисдикции (далее - судах).

    2. Порядок изготовления печатей

    2.1. Для удостоверения подлинности судебных документов или соответствия копий этих документов подлинникам в судах используются печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - печати).

    Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение об изготовлении гербовых печатей, необходимых для верховных судов республик, краевых, областных и равных им судов принимаются председателями соответствующих судов, а для районных (городских) судов и гарнизонных военных судов - начальниками управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации по заявлениям председателей этих судов.

    2.3. Изготовление гербовой печати должно осуществляться полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

    2.4. На гербовой печати суда не указывается идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) согласно пунктам 3.4. 3.5 и 3.9 ГОСТа .

    Микротекст вокруг Государственного герба Российской Федерации должен включать информацию о заказчике печати с содержанием в соответствии с установленными требованиями.

    2.5. В нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише печати размещается следующая вспомогательная информация о печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации: номер печати, обозначенный арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати.

    2.6. Надпись на печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации оформляется только на государственном языке Российской Федерации (русском).

    2.7. Наименования районных судов тех городов, названия которых состоят из двух отдельных слов (Великий Новгород, Нижний Тагил) указываются на печати полностью. При этом название города в наименовании суда указывается в именительном падеже.

    2.8. При определении количества гербовых печатей, необходимых для конкретного суда, следует руководствоваться пунктом 3.5 ГОСТа Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования". в соответствии с которым возможно изготовление дополнительных печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, определяющим порядок их оформления.

    2.9. Изготовление дубликата печати допускается только в случае ее утраты или износа по решению председателя верховного суда республики, краевого, областного суда, суда города федерального значения, суда автономной области, автономного округа, окружного (флотского) военного суда для соответствующего суда, по решению начальника управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации - для районного (городского), гарнизонного военного суда.

    2.10. В трехдневный срок с момента изготовления печати из управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации передаются в районные (городские), гарнизонные военные суды по акту приема-передачи (, о чем делается соответствующая запись в журнале учета печатей и штампов (.

    3. Порядок учета, использования и хранения печатей в судах

    3.1. Печати в судах используются для удостоверения подлинности судебных документов или соответствия копий этих документов подлинникам.

    При заверении документа печатью ее оттиск должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

    3.2. Порядок учета и выдачи печатей в судах определяется приказом председателя соответствующего суда. Все изготовленные печати должны изначально поступать в структурное подразделение суда, в полномочия которого входят перечисленные функции (далее - структурное подразделение суда), для обязательного их учета и проставления оттиска печатей в журнале учета печатей и штампов (.

    3.3. Для обеспечения надлежащего учета и хранения печати, их выдачи распоряжением председателя соответствующего суда из числа работников структурного подразделения назначается ответственное лицо с возложением персональной ответственности на этого работника за полученные печати, а также определением порядка хранения печатей, исключающего утрату.

    3.4. В суде должны быть созданы условия, обеспечивающие сохранность печатей.

    Печати хранятся в личных сейфах служебных кабинетов лиц, ответственных за хранение (использование) печатей, в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня места хранения печатей (сейфы) опечатываются или опломбируются.

    3.5. Акт о приеме-передаче печати, подписанный председателем суда, начальником управления (отдела), является основанием для принятия печатей на учет работником, ответственным за учет, хранение и выдачу печатей.

    3.6. Печати подлежат учету в журнале учета печатей и штампов (.

    3.7. В журнале учета печатей и штампов делается отметка о принятии ответственным работником имеющихся печатей (с указанием их количества), указываются его фамилия и инициалы, номер и дата распоряжения, ставится подпись данного работника.

    3.8. Журналы учета печатей и штампов прошиваются, листы нумеруются работником, ответственным за ведение журнала. Количество листов в каждом журнале заверяется на последней странице подписью начальника структурного подразделения и оттиском печати соответствующего суда.

    3.9. Выдача печати судьям производится под расписку в журнале учета печатей и штампов (.

    3.10. При увольнении, уходе в отпуск и иных случаях длительного отсутствия работника, ответственного за хранение печатей, его полномочия возлагаются на другого работника, назначаемого распоряжением председателя суда.

    3.11. Порядок использования печатей устанавливается распоряжением председателя соответствующего суда с возложением на лиц, ответственных за их использование, персональной ответственности.

    Получение печатей у работника структурного подразделения суда, ответственного за их хранение, осуществляется по журналу учета печатей и штампов (.

    3.12. Контроль соблюдения порядка выдачи, учета и хранения печатей в суде осуществляет председатель соответствующего суда.

    3.13. Лица, получившие печати для использования, несут персональную ответственность за их использование.

    3.14. Передача гербовых печатей посторонним лицам, вынос печати за пределы здания (помещений) суда не допускаются.

    3.15. Комиссией, назначаемой председателем соответствующего суда, проводятся ежеквартальные проверки наличия печатей, по итогам которых составляются акты ( и хранятся в отдельном наряде из предусмотренных номенклатурой нарядов суда. Копии актов направляются для сведения в управления (отделы) Судебного департамента соответствующих субъектов Российской Федерации.

    4. Порядок уничтожения печатей

    4.1. Пришедшие в негодность в ходе использования и утратившие практическое значение печати подлежат сдаче в соответствующее структурное подразделение суда, а районными (городскими), гарнизонными военными судами - в управление (отдел) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации для централизованного уничтожения и списания с учета.

    4.2. Отбор и уничтожение печатей производится комиссией, создаваемой приказом председателя соответствующего суда, начальника управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации. Комиссия формируется в составе не менее трех человек, один из которых должен быть работник, ответственный за учет и хранение печатей.

    4.3. На все отобранные к уничтожению печати составляется акт (. Акт с приложением оттисков уничтожаемых печатей составляет работник, ответственный за учет и хранение печатей, и утверждается председателем суда, для районных (городских) судов - начальником управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

    4.4. В акте на уничтожение печатей исправления не допускаются. Комиссия проверяет наличие всех печатей, включенных в акт. При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей не могли оказаться какие-либо другие печати, не включенные в акт, или не были допущены расхождения между записями в акте, соответствие печатей записям в журнале учета печатей и штампов. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта.

    4.5. Печати, отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их комиссией складываются в папку (чемодан) и опечатываются председателем комиссии. Папка (чемодан) хранится до уничтожения в сейфе соответствующего структурного подразделения суда.

    4.6. Уничтожение печатей производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей и штампов.

    4.7. К месту уничтожения печати доставляются в опечатанном виде. Уничтожение мастичных печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации производится путем сожжения, а металлических - путем спиливания. Об уничтожении печатей все члены комиссии расписываются в акте.

    4.8. Работник, ответственный за учет и хранение печатей, на основании акта делает отметки об уничтожении в соответствующем журнале учета печатей и штампов и представляет копию акта в соответствующее структурное подразделение суда, отдел бухгалтерского учета управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

    4.9. Акты об уничтожении печатей хранятся в течение 10 лет в специально заведенных делах суда, управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации, а затем уничтожаются в установленном порядке.

    5. Ответственность за утрату печатей или нарушение в их использовании

    5.1. В случае утраты печати работники немедленно сообщают об этом председателю соответствующего суда.

    5.2. По фактам утраты печати или нарушений в их использовании приказом председателя суда, начальника управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации создается комиссия в составе не менее трех человек, которая проводит служебное расследование.

    По результатам служебного расследования составляется акт (.

    Материалы расследования вместе с выводами и предложениями направляются председателю суда, начальнику управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации для принятия решения.

    5.3. В случае выявления вины работника, ответственного за хранение печатей, председателем суда, руководителем управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации принимается решение в соответствии с действующим законодательством.

    Приложение N 1. Акт передачи печатей Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в федеральных судах общей юрисдикции