Рейтинг: 4.7/5.0 (1858 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
September 13, 2015
С давних времен люди используют различные виды писем, чтобы поделиться информацией с себе подобными. Ученые-археологи находили такие послания на глиняных табличках, кусках бересты или на пергаменте. Это явное подтверждение того, что человек посредством письма всегда старался высказать собственные мысли и чаяния.
Определение терминаОдной из форм общения между людьми с использованием языковых конструкций является речевая деятельность. Она представляет собой некоторые усилия человека, которые направлены на достижение определенной цели. При этом речевая деятельность имеет такие виды, как говорение, чтение, перевод, письмо и т. д. Все они являются средствами коммуникации между людьми.
Письмо как вид речевой деятельности представляет собой вспомогательную знаковую систему. Его используют для фиксации звукового языка. Но в то же время письмо является самостоятельной системой коммуникации, которая обладает рядом присущих только ему функций. Помимо фиксации речевой деятельности оно предоставляет человечеству возможность усвоить знания предыдущих поколений и расширить сферу общения. Другими словами, письмо связывает людей в том случае, когда нет возможности непосредственного общения в связи с их разделением временем или пространством.
Несколько иначе данный термин трактовал русский литературный язык 18-го века. В те времена под словом «письмо» помимо почтового отправления с текстом на бумаге понималось и написанное авторами сочинение или произведение. Такая трактовка давалась данному термину в связи со значительным влиянием польского языка на русский, которое имело место в тот период.
Сегодня за письмом сохранилась его главная - информационная функция. Однако значительно расширился перечень способов передачи того или иного послания. Так, письма сегодня можно получить по электронной почте, а также с использованием разнообразных мультимедийных элементов (картинок, аудио- или видеоклипов).
Классификация посланийНа сегодняшний день существуют различные виды писем. Прежде всего, их подразделяют на бумажные, являющиеся традиционными, и электронные.
Первый вид писем представляет собой корреспонденцию различного характера, запечатанную в конверте. Такие послания проходят продолжительный путь от своего отправителя к адресату.
Различные виды электронных писем, переданных при помощи современных средств коммуникаций (через e-mail, чат, видеосвязь и т. д.), по своей сути, не имеют отличий от традиционных. У них, как и у их предшественников, есть адрес отправителя и получателя, основной информационный текст, подпись, дата и т. д. Однако электронные виды писем являются особым средством коммуникаций. С их помощью люди могут общаться в режиме диалога, телеконференций и т. д. Иначе говоря, электронная почта предоставляет человечеству огромные возможности, передавая любую информацию в считанные секунды при нажатии лишь одной кнопки ввода.
Существует и иная классификация, согласно которой основные виды писем следующие:
Существуют и другие виды посланий. Так, есть письма, которые прикрепляют к резюме, отсылают в консульство, в редакцию, в посольство, а также в службу технической поддержки.
Необходимость в деловой корреспонденцииПри составлении официального письма человек вряд ли задумывается о том, что способы его оформления и изложения шлифовались на протяжении многих столетий. Деловые послания, как и в прежние времена, являются неотъемлемым средством связи между различными учреждениями. При этом все они носят единое обобщенное название – "служебное письмо". Данное понятие включает в себя различные по своему содержанию документы, оформляемые в соответствии с существующим ГОСТом и пересылаемые по факсу, почте или иным способом. Текст такой корреспонденции должен быть корректен, грамотен и точен. От этого напрямую будет зависеть решение того или иного вопроса, а следовательно, и успех предприятия в целом.
История появления деловой корреспонденцииСоставление сборников («письмовников»), содержащих образцы документов, началось в России в начале 18-го в. Предшественниками этих изданий были «формулярники», которыми пользовались на Западе еще в 7-м в.
И те и другие справочники содержали в себе описание реквизитов документов, а также их определенную последовательность. Это были своеобразные подручные сборники для писцов. Из них можно было почерпнуть информацию о построении документа, а также ознакомиться с шаблонными наборами выражений и фраз, которые являлись неотъемлемой частью официального этикета.
Одним из видов «письмовников» был «титулярник». В этом сборнике содержались сведения о том, как пишется полный царский титул.
Были в «письмовнике» и требования к почерку писца, а также к цвету и качеству бумаги. Вся корреспонденция отправлялась в конвертах, которые запечатывались сургучом или облатками.
Во времена существования СССР жанр делового письма, принятый в царской России, был попросту отвергнут как пережиток прошлого. Советская власть недооценивала значение деловой корреспонденции. Кроме того, отсутствие конкуренции и свободного предпринимательства лишало необходимости в красноречии и в приведении убедительных доводов партнеру о начале сотрудничества.
Виды деловых писемВ настоящее время без служебной корреспонденции не обходится ни одна организация. Официальная переписка применяется при решении многих оперативных вопросов, которые возникают в коммерческой и управленческой деятельности.
Любое деловое письмо – это не что иное, как информационное сообщение, носящее протокольный характер. Именно поэтому подобная корреспонденция подлежит регистрации, а устное сообщение партнерам не избавляет от необходимости ее отправки по почте.
Существуют разнообразные виды служебных писем. При этом их классификация зависит от тех признаков, которые им присущи. Так, выделяют:
Деловая корреспонденция может классифицироваться и по структурным признакам. В соответствии с ними существуют такие виды служебных писем, как стандартные и нерегламентированные. Первые из них призваны решать вопросы, касающиеся регулярных экономических и правовых ситуаций. Подача информации в таком сообщении производится в форме синтаксических конструкций стандартного типа. Нерегламентированные деловые письма содержат в себе авторское формально-логическое повествование, написанное в рамках принятого этикета.
Тематический признак официальной корреспонденции разграничивает деловую и коммерческую переписку. Так, существуют письма, освещающие правовые, экономические, финансовые и иные формы деятельности предприятия. Их относят к деловой корреспонденции. Если же в тексте письма содержатся вопросы сбыта или материально-технического снабжения, то его считают коммерческим.
По признакам адресата деловая корреспонденция подразделяется на циркулярную и обычную. Второй вид писем отличается тем, что из одного источника один и тот же текст отправляется на несколько адресов.
Выделяют также одноаспектную и многоаспектную деловую корреспонденцию. Первый из этих двух видов рассматривает только один вопрос или проблему. Многоаспектный текст выделяет сразу несколько направлений (сообщения, предложения, просьбы).
Составление деловых писемВся официальная корреспонденция включает в себя несколько структурных элементов. В самом верху листа располагается область заголовка. В его левой части размещают угловой штамп предприятия с указанием наименования, а также почтовых и прочих реквизитов компании. Здесь же проставляются номер исходящего документа и дата регистрации.
Немного ниже этого углового штампа располагается заголовок текста письма, а далее следует сам текст. При написании такого документа должны быть соблюдены следующие правила:
Внизу находится область подписи. Здесь указывается должность подписавшего документ лица, а также его фамилия и инициалы.
Если требуется написать различные виды писем на английском, немецком и других языках, то при их оформлении нужно учесть особенности составления служебных писем страны-партнера. Так, в различных государствах существуют отдельные правила написания дат, адресов и иные специфические моменты.
Правила написания электронных писемНа сегодняшний день авторы многочисленных рассылок и блогов стараются поддерживать связь со своими читателями, регулярно подбрасывая им письма с полезными советами. Однако и в этом вопросе существуют определенные правила, касающиеся той рассылки, которую человек попросту не желает видеть в своем компьютере.
Необычная классификацияСуществует 5 видов писем, которые не следует пересылать своей аудитории. К ним можно отнести:
Основные понятия о переносе графических символов на бумагу люди начинают познавать, будучи в школьном возрасте. Именно в эти годы письмо как вид деятельности принимает особое значение. Стремление четко и быстро отражать свои мысли на бумаге свидетельствует о том, что человек повышает свою грамотность. Кроме того, многие психологи отмечают тот факт, что своеобразие речи, перенесенной на бумагу, заключено в том, что она является не только привычкой пальцев и рук. Письмо является средством активной познавательной деятельности, и его усвоение тесно связано с процессом формирования личности.
Письмо в начальной школеК знакомству с удивительным миром отображения речи на бумаге дети приступают уже с первого класса. При этом учащиеся начинают осознавать то, что существуют различные виды писем. Конспект урока учителя на данную тему должен содержать цели занятия. Они заключаются в знакомстве детей с жанром письма, в развитии связной речи, орфографической зоркости, рече-слуховой и зрительной памяти, мелкой моторики и эмоциональной сферы.
На таком уроке учитель объясняет своим воспитанникам ту роль, которую письмо играет в жизни людей. Это позволяет развить коммуникативные качества школьников. У детей воспитывается коллективизм, накапливается первоначальный опыт обдумывания, оформления и написания писем.
Необычное сочинениеНа школьных уроках по русскому языку и литературе в старших классах иногда предлагается весьма интересное задание. Учитель предлагает детям написать сочинение в виде письма. Используя такой эпистолярный жанр, можно избежать шаблонных фраз и строгих рамок. При этом школьнику предоставляется возможность дать полет своей фантазии, оставаясь при этом в рамках заданной темы.
Конечно, письмо – это прежде всего свобода мысли. Однако перед составлением данного сочинения не помешает продумать его план. Это позволит четко изложить на бумаге свои мысли и не запутаться в излагаемых тезисах. Такое письмо станет понятно не только человеку, которому оно предназначено. Его основную идею поймет и любой читатель.
Обучение в коррекционных школахДля детей, страдающих теми или иными заболеваниями, в нашей стране создаются специальные учебные заведения различных видов (от 1 до 8). Их основной целью является подготовка учащихся к взрослой жизни.
Наиболее сложным является обучение в школах 8-го вида. Сюда принимают умственно отсталых детей. На первом этапе их обучения педагог должен сформировать первоначальные навыки чтения и графического отображения звуков. Письмо (1 класс, 8 вид школы) для таких учащихся служит основой для формирования синтеза и звуко-буквенного анализа. Первоклашки работают со словами и слогами, короткими текстами, а также простейшими типами предложений.
Главной целью таких школ является обучение детей чтению и письму, а также ориентации в социально-бытовых условиях.
Приветствую, уважаемые друзья! Работа специалистов по охране труда состоит преимущественно в том, чтобы грамотно доносить требования охраны труда до руководителя компании, и далее заниматься организационными мероприятиями по их исполнению.
Обратная связь специалиста по охране труда с руководителем компании осуществляется, как правило, двумя способами:
1. Служебная записка
или/и
2. Устный разговор
Про скрипты разговора с руководителем сейчас не буду, а вот на служебных записках по охране труда остановимся поподробнее.
Вопрос по написанию грамотной служебной записки по охране труда достаточно актуальный. Служебной запиской достигается как минимум одна и/или две цели:
1. Положительное решение руководителя компании
2. Защита собственных интересов
В зависимости от сложившихся обстоятельств и выстроенных отношений с руководителем компании специалисту по охране труда надо грамотно доносить свои мысли до абонента, а также не менее грамотно совершать последующие действия.
В случаях, когда руководитель компании является лицом, не посвящённым в вопросы охраны труда, а специалист только и делает, что жалуется на него в сети Интернет, проигрывают непременно обе стороны.
Если же от приложенных специалистом по охране труда спец. усилий положительного результата достигнуть не получается, то хотя бы завизированная руководителем служебная записка будет беречь сон и пятую точку инициатора.
Часто от начинающих специалистов по охране труда приходят просьбы выслать им образец служебной записки на то или иное мероприятие.
В экономике принято считать, что спрос рождает предложение, а раз так, то в этой заметке я предлагаю бесплатно скачать различные образцы служебных записок по охране труда.
Остальные будут опубликованы позже.
На этом у меня всё. До новых заметок!
Получайте анонсы новых заметок сразу на свой E-MAILСлужебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством обмена информацией и оперативного управления самыми разными процессами. Служебное письмо является не только носителем определенной информации и правовым документом.
Оформляется служебное письмо на специальном для писем бланке формата А4 (210 х 297 миллиметров). Если текст письма не превышает семи строк, то используют бланк формата А5 (210 х 148 миллиметров).
Письмо имеет следующие реквизиты: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ, адресат, заголовок к тексту ( должен отвечать на вопрос "что?"), текст, отметка о наличии приложений (в случае необходимости), подпись, отметка об исполнителе. Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать с датой регистрации исходящей корреспонденции в службе делопроизводства.
Основным реквизитом служебного письма является текст, который, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводятся ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения и т. п. которые размещаются с абзаца.
Как правило, в письме затрагивается один вопрос.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа с использованием слов: "просим сообщить. " "разъясняем, что. " или от третьего лица единственного числа - "министерство информирует. ", "управление считает целесообразным".
Изложение содержания письма должно быть логически последовательным, кратким, убедительным, побудить адресата должным образом решить затронутый вопрос.
Служебное письмо должно быть оформлено безупречно. Даже небольшое несоблюдение требований к нему может превратить письмо на дефектный с юридической точки зрения. Все данные и факты, о которых говорится в письме, должны быть проверены.
подписанного письма не разрешается вносить никаких исправлений или дополнений. При составлении служебных писем следует помнить следующие правила этикета:
1. Четко придерживаться требований оформления.
2. При обращении использовать слова: господин, сударь, уважаемый, высокочтимый. Обращение пишется отдельной строкой, после него ставится восклицательный знак.
Нужно помнить, что при непосредственном обращении нормой украинского языка является кличний падеж. Например:
уважаемый Петр Юрьевич, глубокоуважаемый Ярослав Анатольевич.
3. Местоимения Вы, Ваш, Вас пишутся с большой буквы.
4. Изложение содержания должен быть аргументированным, поэтому обязательными являются ссылки на другие документы.
в Соответствии с Законом Украины "Об образовании" проанализируйте. Согласно постановлению КМУ от 03.04.2008 № 21 проинформируйте.
5.Требования в тексте письма не должны выражаться в категорической форме. Для избежания категоричности не употребляются личные формы глаголов, а безличные.
Мы передаем Ваше дело в суд.
Ваше дело будет передано в суд.
6. Подписывая письмо, можно использовать словосочетания: С уважением, С глубоким уважением.
Служебная переписка ведется от имени учреждения, а не от имени должностного лица, подписавшего документ. Личный момент в таких письмах должен быть сведен к минимуму. Если письмо составлено на бланке должностного лица, то текст излагается от первого лица единственного числа - "прошу. ", "предлагаю. ".
Служебное письмо визирует работник, который создал документ, руководитель структурного подразделения учреждения, в котором он создан, в случае необходимости (если в письме поднимаются важные и принципиальные вопросы) - руководители заинтересованных структурных подразделений учреждения, а также заместитель руководителя учреждения согласно функциональных обязанностей (если письмо должен подписывать руководитель учреждения).
Классификация служебных писем.
В основу общей классификации служебных писем возложена блоки признаков, которые строятся по разным характеристикам документа.
Каждый из блоков является критерием для построения классификационного ряда. Внутри ряда предполагается наличие одного преобладающего признака, на основе которой происходит разделение служебных писем на подвиды и разновидности. Все эти ряды создают многоуровневую структуру классификационной схемы, состоящей из подсистем.
Так, с целью составления служебные письма подразделяются на:
o ответы о выполнении заданий, определенных в актах органов государственной власти, органов власти Автономной Республики Крым, поручениях высших должностных лиц;
o ответы на запросы, обращения, а также корреспонденцию Верховной Рады Украины;
o ответы на выполнение поручений учреждений высшего уровня;
o ответы на запросы других учреждений;
o ответы на обращения граждан;
o ответы на запросы на информацию;
o инициативные письма;
o сопроводительные письма.
По степени формализации деловые письма делятся на формальные и неформальные.
Формальные письма - это письма, подготовленные одним предприятием (организацией) к другому.
Неформальные письма составляют работники одного уровня (скажем, менеджер кадровой службы одной фирмы менеджеру кадровой службы другой) с предложением о личной встрече с целью обсуждения некоторых вопросов, обмена информационными материалами и тому подобное.
По функциональному признаку все деловые письма можно разделить на такие, которые требуют ответа, и такие, которые ее не требуют.
Среди первых - письмо-просьба, письмо-требование, письмо-обращение, письмо-запрос. Ответы на них оформляют в зависимости от содержания входящего письма.
Ко второй группе относятся письмо-предупреждение, письмо-отказ, письмо-напоминание, письмо-сообщение, письмо-благодарность, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо-распоряжение, информационное письмо, сопроводительное письмо.
В зависимости от адресата различают коллективные и циркулярные письма.
Коллективное письмо составляется от имени определенного количества человек и направляется по одному адресу. К таким письмам можно отнести жалобы, просьбы и обращения, подписанные группами лиц, которые осознают свою общность в решении вопросов.
Циркулярное письмо , наоборот, направляется ряду подчиненных учреждений одним адресатом. Источником циркулярного письма является, как правило, вышестоящая организация (министерство, корпорация), информирует свои подразделения или дочерние фирмы по тому или иному вопросу или дает указания, распоряжения.
учитывая содержание и объем письма разделяют на: простые, или одноаспектні; сложные, или многоаспектные.
По тематическому признаку письма бывают административно-хозяйственные, снабженческо-бытовые, производственные, пропагандистские и другие. По этому признаку различают также деловую и коммерческую корреспонденцию.
Считается, что переписка, которая касается экономической, правовой, финансовой и других форм деятельности предприятия, является деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта - коммерческой.
Переписка может касаться производственной деятельности предприятий и организаций и отношений между общественными, профсоюзными и культовыми учреждениями.
По структурным признакам деловую корреспонденцию можно разделить на стандартную (регламентированную) и нестандартную.
Личными есть письма, которыми обмениваются знакомые или родственники. Такая корреспонденция имеет частный характер.
Ранее личные письма занимали много страниц. Автор первого толкового словаря Самуэль Джонсон, скажем, считал, что краткое письмо, адресованное далекому другу, с оскорбительным, подобно короткого кивка или небрежного рукопожатия.
Пишут личные письма, как правило, от руки. И если иногда их можно напечатать, то приглашения, ответы, поздравления и соболезнования всегда составляют от руки, что подчеркивает искренность того, кто пишет, лучше выражает личное отношение к человеку и события в ее жизни.
Во многих странах считают, что в отдельных случаях обязательно нужно отправлять письма. Например, выразить благодарность хозяевам, если вы гостили в их доме свыше лбу. Обязательными являются также письма, в которых благодарят за подарки, если не было возможности поблагодарить лично.
Рекомендательными € письма, которые заочно представляют человека. Такие письма помогают ей быстро заручиться поддержкой по месту временного пребывания. Они означают: "Предъявитель сего имеет право на ваше внимание и гостеприимство: (3 учитывая это неудобно просить кого-либо дать такое письмо.)
Вместе с рекомендательным письмом можно вложить в конверт свою визитную карточку
Рекламные письма . или письма прямой почтовой рекламы (Direct mail или mail Sales) предназначены для рекламирования товаров и услуг непосредственно тем людям, в которых заинтересован рекламодатель.
Если список адресатов хорошо продуманный, рекламный лист составлен тонко и со вкусом, а товар, что предлагается, имеет хороший спрос, адресаты, как правило, получают серьезный импульс к осуществлению немедленных покупок.
Образцы деловых писем приведены в приложении 4.34.
3. Реквизиты служебных писем
4. Текст служебных писем
5. Виды служебных писем
6. Требования к оформлению служебных писем
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
Таким образом, информационно-справочная документация играет важную роль в деятельности организации в целом. Правильное составление и оформление данной группы документов сказывается на качестве выполняемой работы организации, поэтому данная тема реферата остается актуальной на данный момент, и необходимость вести работу по совершенствованию процесса передачи информации между организациями.
Целью данного реферата является рассмотрение и анализ основных аспектов служебных писем. Для достижения поставленной цели, были определены следующие задачи:
Изучить, проанализировать и обобщить литературу по данному вопросу.
Дать характеристику служебным письмам и их видам.
Предоставить образцы служебных документов.
Указать основные требования к оформлению служебных писем.
1. Понятие «служебные письма»
Служебное письмо - самый распространенный вид деловых документов.
Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и предприятиями, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.
Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).[3, 4]
2. Структура служебных писем
В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вступлении даётся обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история, основание или обоснование составления письма. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, даётся ссылка на него.
В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, исключающей сомнения в правильности и обоснованности предлагаемых решений.
В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, замечание, требование, выводы, мнение и т. д.).
Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.
Например: «Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ».[5, 6]
3. Реквизиты служебных писем
Реквизит документа - отдельный элемент оформления документа.
Реквизиты служебных писем:
- приложение к тексту;
- печать (если необходимо);
- фамилия и телефон исполнителя;
- гриф ограничения (если необходимо).[1, 2]
4. Текст служебных писем
Служебные письма должны побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтрален.
В ГОСТе Р 6.30-2003 указано: «В письмах используют следующие формы изложения:
- от 1 лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»),
- от 1 лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу
- от 3 лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.
Уважение к адресату помогает выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения…», «тщательно изучив ваши замечания Ваши замечания…».
Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена…», «В порядке исключения…», «В связи…», «В соответствии…» и т.п.
Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д.
Так как служебные письма оформляются на бланках, текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос «О чем», указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (отметка об исполнителе), проверить наличие приложений (если они есть).
Рекомендуемый объем письма - не более 2-ух страниц.[1, 2, 7]
5. Виды служебных писем
Служебные письма в современном делопроизводстве, отправляемые из учреждения, делятся на две группы инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает (реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа»).
В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем: гарантийное письмо, информационное письмо, сопроводительное письмо, письмо-извещение, письмо - напоминание, письмо-приглашение, письмо-подтверждение и другие виды писем.
Рассмотрим их подробнее.
Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т.п. далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет заголовка к тексту.
Пример сопроводительного служебного письма
Направляем Вам «Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий». Текст инструкции дается с учетом изменений, внесенных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 2004 г. № 173. Учитывая, что Инструкция вводится в действие с 1 января 2005 г. предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб. Приложение: на 10 л.
Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. Они могут иметь цвет, различные орнаменты, рисунки.
Пример служебного письма - приглашения
17-18 октября 2009 г. фирма «Метатехнология» и издательский дом «Открытые системы» проводят семинар «Информационные технологии в проектировании систем и управлении бизнесом». Для участия в семинаре необходимо перечислить 100 (в рублях по курсу на день оплаты) плюс налог на добавленную стоимость (20%) на счет № … и подтвердить свое участие в семинаре по телефонам: …
Информационное письмо- служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В некоторых случаях они содержат отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов. Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывает руководитель организации-отправителя. В некоторых случаях для данного вида письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.
Пример информационного служебного письма
АО «Бизнес-школа «Интел-синтез» подготовила к изданию книгу «Делопроизводство в бухгалтерии». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону: …
Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержат подробное описание рекламируемых товаров или услуг. Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указываются отдельно.
Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Письмо-извещение - письмо, целью которого является информирование о проведении таких мероприятий, как конференции, семинары, круглые столы, заседания, саммиты и т.д. и приглашение к участию в вышеперечисленных мероприятиях. Как правило, оно содержит следующие реквизиты:
- информацию о месте и времени проведения мероприятия, условиях участия;
- другие сведения организационного характера.
Начинается словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.п. далее излагаются какие-либо факты.
Пример служебного письма- извещения
Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.10.2009 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в ноябре, декабре 2009 г. и январе 2010 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».
Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.
Пример служебного письма - подтверждения
Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № …от … Решение Исполкома Фонда будет принято не позднее … и сообщено Вам.
Письмо-напоминание содержит указание на приближение какого-
либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Начинается, как правило, словом «Напоминаем».
Пример служебного письма - напоминания
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 26/16 от 20.10.2008 Вы должны завершить разработку проекта до 20.01.2009. Просим Вас сообщить о состоянии работы.
Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Имеют обычно две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.
Пример гарантийного служебного письма
Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл-сервером.
Письмо-запрос - письмо, в котором просят у контрагента разъяснить какой - либо факт или действие.
Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. По своему назначению они подразделяются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.
- В запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.
- Оферта - письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с НИМ договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.
- Рекламация - коммерческий документ, представляющие собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.
Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер. [5, 6, 7]
6. Требования к оформлению служебных писем
Анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним.
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривалась людьми как средство ограничения произвола власти. Ещё в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения чётких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу» Дунаевский О.В. Современная условная речь. - М. 1987. - С.6,7..
При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:
- письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;
- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
- независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях - разъясняющие и дополняющие материалы.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Служебное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращённое название организации-отправителя, её почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также к построению конструкционной сетке формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.
Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объёму этого реквизита в печатных знаках.
На бланке служебного письма может присутствовать изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или герба муниципального образования) или изображение эмблемы организации (товарного знака или знака обслуживания).
Эмблему, товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках в
соответствии с уставом или положением об организации. Порядок разработки, регистрации и использования эмблем, товарных знаков установлен Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товара» от 23 сентября 1992 года №3520-1.
Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не воспроизводят, если на бланке помещён герб Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования. На бланке эмблема размещается на верхнем поле документа.
Наименование организации указывается на бланках писем в полном соответствии с учредительными документами организации. Над наименованием организации указывают сокращённое, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.
Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма. Например: №2/16-2955.
Адресат - наименование и адрес получателя письма - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации получателя пишется в именительном падеже. Например: НПО «Оксид».
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и ёмким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма.
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов.
Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля.
В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и её расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и др. Проставление печати на документах регламентируется нормативными актами.
Письма оформляются в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.[2, 3, 7]
реквизит текст вид служебное письмо
Изучив, проанализировав и обобщив литературу по теме реферата, можно сказать, что служебное письмо - самый распространенный вид деловых документов. Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и предприятиями, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
В данном реферате были рассмотрены основные аспекты вопроса о служебных письмах. Здесь была дана характеристика служебных писем и рассмотрены их виды с приведенными образцами, указаны основные требования к оформлению служебных писем. Следовательно можно сказать, что служебные письма применяются для решения многочисленных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.
Сегодня во многих странах активно идёт процесс унификации служебного письма.
Под унификацией текстов служебных документов следует понимать целенаправленную, упорядоченную работу по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов. Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль.
В частности, поскольку служебные письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д. практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Технической его базой является компьютеризация.
Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. - М. 2003.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Громова Н.М. Основы переписки. М. 2002.
Дунаевский О.В. Современная условная речь. - М. 1987.
Кирсанова М.В, Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - М. 2008.
Попов А.Г. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. - М. 2009.
Теппер Р.К. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру / пер. с англ. М. 2001.
Размещено на Allbest.ru
