Руководство пользователя microsoft access 2007

RUnet > news > Руководство пользователя microsoft access 2007

Интернет-справочник/руководство пользователей табличного редактора Microsoft Excel 2007. Access 2013. Книга посвящена описанию работы с Microsoft Visio 2007 — мощным. Функции и формулы Excel
2007. в PowerPoint 2007, научитесь работать с базами данных в Access
2007. To be used with GoodSync ver 9. Applies to both GoodSync for Windows and GoodSync for Mac, unless noted otherwisese.

Это практическое руководство к действию, а не теоретические изыскания.
Запустите Microsoft Access 2007 из меню Пуск или с помощью ярлыкаа. The Microsoft Office Code Compatibility Inspector helps you troubleshoot compatibility issues in your. select Trust access to the VBA project. Аутлендер 3 инструкция Microsoft, Access. Active Directory. диспетчера Microsoft® System Center Configuration Manager 2007. поскольку руководства.
Библия пользователя = Microsoft Office Access 2007 Bible. Недостающее руководство = Access 2007 The missing manual. Cамоучитель MS Access / Оглавление. Введение в самоучитель Microsoft
Access. Основы работы с Microsoft Access.

Описание: Предлагаем Вам Microsoft Access 2007 скачать на нашем сайте. сценик 2 2007 г. Руководство по. microsoft access 200007 Руководство пользователя. Установка сертификата пользователя. Подписание базы данных Microsoft Access 2007 и 2010. Далее

Microsoft Access

1 Практическая работа 3 Microsoft Access. Создание базы данных Реализовать базу данных (БД) «Учет выдачи и возврата книг» в системе управления базами данных (СУБД) Microsoft Access 2010 (2007). В результате проектирования БД «Учет выдачи и возврата книг» должны быть получены следующие таблицы (в скобках указаны таблиц): Тематика (код тематики, наименование тематики); Издательство (код издательства, наименование издательства); Читатель (номер ЧБ, фамилия, адрес, год рождения, образование); Книги ( книги, наименование книги, авторы, код тематики, код издательства, адрес хранения); Учет книг (номер ЧБ, книги, дата возврата, дата выдачи, дата факт. возврата). > Задание 1. Перед созданием таблицы в СУБД необходимо для каждого (столбца) таблицы определить некоторые характеристики (полужирным шрифтом выделены ключевые ): Тематика Списочный характер Возможные ограничения Код тематики Счетчик + Наименование тематики Текстовый + + Читатель Списочный характер Возможные ограничения Номер ЧБ Числовой + Фамилия Текстовый + + Адрес Текстовый + Год рождения Числовой >1920 And Образование Мастер неполное среднее, среднее, высшее <2005 Издательство Списочный Возможные характер ограничения Код издательства Счетчик + Текстовый + + Наименование издательства 1

2 Книги Списочный характер Возможные ограничения книги Числовой + Наименование книги Текстовый + Авторы Текстовый + + Код тематики Мастер + (поле Наименован ие тематики из таблицы «Тематика») Код издательства Мастер (поле Наименован ие издательства из таблицы «Издательст во») + Адрес хранения Мастер Отдел 1 Отдел 2 + Учет книг Списочный характер Возможные ограничения Номер ЧБ Мастер + (Номер ЧБ из таблицы «Читатель») книги Мастер + ( книги из таблицы «Книги») Дата выдачи Дата/время + Дата возврата Дата/время + Дата фактвозврата Дата/время > Задание 2. Создание таблицы «Тематика» Запустить MS Access 2010, создать новую базу данных «Учет выдачи и возврата книг». Приступить к созданию таблицы «Тематика»: на вкладке Главная в области Режимы перейти в режим Конструктора: 2

3 внести названия и типы полей таблицы «Тематика»: в разделе Свойства на вкладке Общие для «Наименование тематики» установить характеристики индексируемости и обязательности: на вкладке Главная в области Режимы перейти в Режим таблицы и ввести данные в таблицу «Тематика»: 3

4 > Задание 3. Создание таблицы «Читатель» на вкладке Создание с помощью кнопки Таблица создать новую таблицу и сохранить под именем «Читатель»: перейти в режим Конструктора и внести названия и типы полей таблицы «Читатель»: для «Год рождения» в разделе Свойства на вкладке Общие внести соответствующее ограничение целостности в строку Условие на значение; поскольку поле «Образование» должно быть представлено в виде списка, для его создания выберите тип данных Мастер. Затем в появившемся окне необходимо выбрать опцию Будет введен фиксированный набор значений, далее, отвечая на вопросы Мастера, ввести значения элементов списка; в разделе Свойства на вкладке Общие для введенных полей установить соответствующие характеристики индексируемости и обязательности: внести данные в таблицу «Читатель». > Задание 4. Создание остальных таблиц Аналогично создать таблицы «Издательство», «Книги», «Учет книг», учитывая характеристики полей в соответствующих таблицах, и внести данные. Обратите внимание, в каком порядке создавались таблицы и вносились в них данные. 4

5 > Задание 5. Схема данных На вкладке Работа с базами данных с помощью кнопки Схема данных вызвать схему данных и поместить на неё все имеющиеся таблицы. В случае использования Мастера, реализующего связи между таблицами, на Схеме данных уже будут отображены связи между таблицами (в противном случае, с помощью мыши установить связи между таблицами по одинаковым по смыслу м). Для каждой связи вызвать команду Изменение связи и в появившемся окне установить флажок Обеспечение целостности данных: Внешний вид схемы данных должен быть следующий: > Задание 6. Создание форм Экранные формы позволяют организовать наглядную и удобную работу с базой данных, состоящей из большого количества связанных таблиц реляционной базы данных. Имеющийся в системе Мастер разработки экранных форм позволяет легко создавать экранные формы нескольких видов (простые для работы с данными одной таблицы, более сложные для работы с несколькими таблицами с использованием подчиненных форм). На вкладке Создание с помощью кнопки Форма создать формы для каждой таблицы, улучшая внешний вид каждой формы при использовании вкладки Формат. 5

6 > Задание 7. Создание отчета Пусть требуется создать отчет по читателям и темам с итогами (число выданных книг) по читателям и темам. Для реализации отчета необходимо выбрать из базы данных соответствующие данные, то есть создать запрос: на вкладке Создание с помощью кнопки Конструктор запросов создать новый запрос и сохранить под именем «Книги читателей»; поместить в созданный запрос те таблицы, сведения из которых необходимы для будущего отчета, и выбрать из этих таблиц соответствующие. проверить правильность работы запроса с помощью вкладки Конструктор и команды Выполнить; на вкладке Создание с помощью кнопки Мастер отчетов создать простой настраиваемый отчет на основе запроса «Книги читателей». При работе с Мастером отчетов необходимо установить следующие уровни группировки: 6

7 для добавления итогов откройте созданный отчет в Режиме макета и на вкладке Формат в списке Итоги выберите Количество значений. Таким образом, общий вид отчета должен быть следующим: > Задание 8. Элементы администрирования базы данных В MicroSoft Office Access 2010 предусмотрена улучшенная модель безопасности, которая упрощает процесс защиты базы данных и ее открытия с включенной защитой. Примечание: хотя предлагаемые методы повышают уровень безопасности, наилучший способ защиты данных хранение таблиц на специальном сервере (например, на компьютере, на котором выполняется Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0) и хранение форм и отчетов на локальных компьютерах или в общих сетевых ресурсах. Средства обеспечения безопасности в Office Access 2010: Шифрование базы данных паролем. В средстве шифрования, доступном в MicroSoft Office Access 2010, объединены и усовершенствованы два предыдущих средства применение паролей и шифрование базы данных. При использовании пароля базы данных для шифрования базы данных эти данные становятся недоступны для других средств, и другие пользователи вынуждены вводить пароль, чтобы получить доступ к этой базе данных. Для шифрования в MS Access, начиная с версии 2007 используется более эффективный алгоритм, чем в более ранних версиях Access. Откройте базу данных в монопольном режиме. Для этого: перейдите в меню Файл, а затем выберите команду Открыть; в диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите файл, который нужно открыть, и выделите его (одним щелчком); нажмите стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно: 7

8 в меню Файл на вкладке Сведения щелкните по кнопке Зашифровать паролем: откроется диалоговое окно Задание пароля базы данных, введите пароль в поле Пароль, повторите его в поле Подтверждение и нажмите кнопку ОК; самостоятельно изучите возможности дешифровки базы данных. Создание резервной копии базы данных. в меню Файл на вкладке Сохранить и опубликовать в разделе Типы файлов выберите Резервная копия базы данных, затем нажмите кнопку Сохранить как; в появившемся окне Сохранение укажите место для сохранения резервной копии базы данных. Упрощенное открытие баз данных. В предыдущих версиях Access пользователю приходилось отвечать на различные предупреждающие сообщения, например, о безопасности макросов и изолированном режиме. По умолчанию, если в Office Access 2007 и 2010 открывается база данных, расположенная не в доверенном месте, отображается только панель сообщений. Если файлы базы данных (как в новом формате MS Access 2007, так и в более ранних) расположены в надежном месте, например в папке или в общем сетевом ресурсе, которые указаны как надежные, они будут открываться и обрабатываться без сообщений с предупреждениями и запроса о включении или отключении содержимого. Описанная ниже последовательность шагов объясняет, как найти или создать надежное расположение, а затем добавить туда базу данных. в меню Файл нажмите на кнопку Параметры. Примечание: открывать базу данных не требуется; в открывшемся диалоговом окне Параметры Access выберите пункт Центр управления безопасностью и в группе Центр управления безопасностью Microsoft Access нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью; выберите Надежные расположения, просмотрите уже созданные надежные расположения; для создания нового надежного расположения используйте кнопку Добавить новое расположение, а затем укажите значения параметров в диалоговом окне Надежное расположение Microsoft Office; для размещения базы данных в надежном расположении можно воспользоваться проводником Windows или открыть файл в Access и сохранить его в надежном расположении; 8

9 для открытия базы данных в надежном расположении можно использовать любой привычный способ. Например, выбрать и затем дважды щелкнуть файл в проводнике Windows, либо, если уже запущен Access, нажать кнопку Файл для поиска и открытия файла. Если база данных MS Access 2010 размещена в надежном расположении, при ее открытии работают все коды VBA, макросы и безопасные выражения. При этом не возникает необходимости решать вопросы доверия. 9

Самоучитель Access 2010

Эта книга предназначена для самостоятельного изучения новой версия приложения по управлению реляционными базами данных — СУБД Microsoft Office Access 2010.

Access 2010 позволяет создавать как простые, так и очень сложные приложения баз данных. В новой версии стало еще проще разработать приложение, не зная языков программирования и не имея предварительных навыков проектирования баз данных. С помощью этого приложения отдельные пользователи, работающие с информацией, могут в кратчайшие сроки начать выполнять повседневные задачи, работая с документами и реализуя деловые операции бизнес-процессов. В то же время, используя функциональные возможности Access, специалисты отделов информационных технологий смогут обеспечить разработку и поддержку приложений Access, создаваемых на уровне компаний. Access 2010 для любых пользователей имеет необходимый набор функций.

Широкий круг пользователей в значительной степени знаком с возможностями популярного приложения Microsoft Office Excel. Однако если объемы данных значительны, то для организации пользовательских таблиц Excel, так называемых баз данных, целесообразно переходить к использованию специализированных средств создания и использования баз данных Access. СУБД обладает мощным и удобным аппаратом распределения данных по нескольким таблицам, реализуя практически любую модель данных предметной области. При этом обеспечивается совместная обработка и корректировка данных средствами форм и отчетов, обеспечивающими эффективный доступ и представление данных. В основе этих средств лежит мощный реляционный язык структурированных запросов SQL. С помощью этого языка пользователь может сформулировать практически любой запрос к базе данных и решать разнообразные задачи обработки данных. Благодаря этому обеспечивается возможность без помощи опытных программистов и администраторов разрабатывать практические приложения базы данных в различных сферах.

Новая версия Access 2010, продолжая линию на модернизацию интерфейса пользователя, заложенную в Access 2007, делает еще доступнее и удобнее использование средств СУБД для начинающих пользователей. Современный интуитивно понятный интерфейс, многочисленные готовые решения, простые средства создания таблиц базы данных, форм и отчетов в полной мере реализуют эту цель.

Работа с усовершенствованным интерфейсом, обеспечивающим быстрый поиск необходимых инструментов, позволяет сразу включиться в подготовку профессиональных документов, повышает эффективность, качество работы и сокращает сроки ее выполнения. Команды стало легче находить благодаря тому, что они организованы в виде набора вкладок, которые четко соответствуют функциям, реализуемым в Access.

Готовые приложения, доступные через шаблоны, поставляемые вместе с Access или на веб-сайтах Microsoft, помогут пользователю, обладающему ограниченными знаниями в области баз данных, познакомиться с самыми важными функциями и во многих случаях начать работу с первого дня использования Access 2010. Можно использовать эти стандартные приложения без каких-либо модификаций или настройки, а можно взять их за отправную точку и адаптировать в соответствии с задачами и способами обработки информации.

Access 2010 предоставляет гибкие средства для работы пользователя с разным уровнем подготовки. Новичок может начать создавать таблицы с любым числом полей непосредственным вводом данных без предварительного определения ее структуры. Тип введенных данных определится автоматически. Тут же прямо в режиме таблицы можно вмешаться в этот процесс: присвоить имя, уточнить тип данных, его формат, создать столбцы подстановки.

Кроме создания новых таблиц в базе данных, Access позволяет организовать связи с внешними данными с помощью интерфейса ODBC (Open Database Connectivity). Связанные таблицы отображаются и функционируют аналогично собственным таблицам. Возможность создания связанных таблиц обеспечивает легкость, с которой пользователи Access могут перемещаться, объединять и обновлять данные из нескольких разных источников. Через связанные таблицы возможно взаимодействие и со всеми распространенными серверами реляционных баз дан-

ных, включая Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, Informix и Sybase.

Интерактивные средства обеспечивают простоту разработки форм и отчетов. Построить форму или отчет можно одним щелчком кнопки мыши. Режим представления форм и отчетов — режим макета позволяет легко настроить их в соответствии с потребностями пользователя, наблюдая изменения этих объектов в реальном времени. Разделенные формы с одной частью для ввода данных и другой для быстрого просмотра данных в режиме таблицы существенно повышают удобства в работе. Простота изменения дизайна форм, отчетов, электронных документов, сохраняемых в базе данных, обеспечивается объединением их элементов в макеты. Такие макеты обеспечивают настройку всех элементов в целом, например макет в столбец позволяет изменять размеры сразу всех его элементов, а табличный макет обеспечивает смещение всех элементов строки при изменении размера одного из элементов.

Простые в использовании и разнообразные средства фильтрации данных позволяют, не перестраивая макет, получить отчеты, представляющие данные в самых разных разрезах, и использовать их для анализа данных.

Защита Access 2010 для баз данных, созданных в новом формате (файлы с расширением accdb или accde), построена на доверии к происхождению ее выполняемых объектов. Некоторые объекты Access, такие как запросы на изменение, макросы, изменяющие базу данных, код VBA и элементы управления ActiveX, полученные из ненадежных источников, выполняясь, могут повредить базу данных. Поэтому база данных открывается для работы с полным набором функциональных возможностей только, если ее компоненты подписаны надежными издателями или пользователь придал ей состояние доверенной и берет на себя ответственность за безо-

пасность. Средства обеспечения безопасности баз данных нового формата не предусматривают защиты на уровне пользователей.

Access 2010 позволяет без значительных затрат создавать практически любые приложения баз данных для индивидуальных пользователей и небольших рабочих групп. Если критерии масштабируемости, бесперебойной работы, надежности и безопасности все-таки диктуют необходимость использования сервера баз данных, например Microsoft SQL Server, то Access может быть использован для разработки клиентского приложения и создания его объектов.

Подключение к таблицам в базе данных SQL Server напрямую через интерфейс OLE DB осуществляется из проекта Access (расширение adp). В проекте открывается возможность не только разрабатывать приложение, используя формы, отчеты и другие средства Access, а также создавать и модифицировать объекты серверной базы данных.

В Access 2010 обеспечивается возможность сбора в базе данных через электронную почту Office Outlook. С помощью функции "Отправить по электронной почте" форма отправляется клиенту, который, щелкнув на кнопке Ответить. заполняет ее и отправляет обратно. При поступлении формы в папку "Входящие" введенные клиентом данные будут автоматически внесены в соответствующую таблицу базы.

Новые технологии в Access 2010 позволяют создавать специальные веб-базы данных и публиковать их на сайтах Microsoft SharePoint Server, на котором выполняются службы Access. Базу данных можно опубликовать как на собственном сервере SharePoint в интрасети, так и в Интернете. Пользователи могут использовать базу данных с помощью стандартного браузера, не устанавливая приложение Access на компьютере. Это делает простым совместное использование корпоративной информации в среде настольных систем. При этом пользователи могут с помощью браузера открывать веб-формы и отчеты.

Вследствие возможности Access удовлетворять потребности самых разных групп пользователей система получила на рынке значительно большее признание, чем любое другое приложение для работы с базами данных. С помощью мастеров и графических инструментов Access даже пользователи, не владеющие специальными навыками, могут весьма успешно разрабатывать приложения баз данных.

В процессе подготовки самоучителя по Access 2010 перед авторами стояла задача ознакомить пользователей с особенностями новой версии, сформулировать и осмыслить тенденции развития. Вместе с тем самоучитель ориентирован на получение целостного представления о программном продукте, изучение во взаимосвязи всех компонент от традиционных инструментальных средств до перспективных технологий. Важнейшей целью книги является демонстрация функционирования всех рассматриваемых средств на конкретных примерах.

В качестве сквозного примера рассматривается база данных, содержащая сведения о плановых и фактических поставках товаров гипотетического предприятия. Представлены примеры работы с данными справочных, плановых и оперативноучетных документов и решение экономических задач. Такой выбор продиктован

тем, что одним из характерных применений СУБД является хранение и обработка экономической информации.

Система взаимосвязанных примеров позволяет более наглядно показать возможности инструментальных средств конструирования объектов, средств программирования при разработке приложений, организации диалога при решении экономических задач. Показана возможность использовать среду Access при разработке профессиональных приложений, обеспечивающих подготовку системы взаимосвязанных документов, их сохранение в базе данных с возможностью оперативно получать аналитические оценки при дополнении базы новыми данными.

Выполнение приведенных примеров на компьютере в процессе изучения Access 2010 позволит успешно освоить его инструментарий, приобрести навыки работы с базой данных и использовать их в любой профессиональной предметной области.

Книга рассчитана на широкий контингент пользователей от студента, изучающего основы технологии баз данных, до разработчиков практических приложений в среде СУБД. Самоучитель сопровождает читателя-пользователя в процессе создания файла базы данных, ее таблиц, запросов, последующего конструирования объектов приложения: форм, отчетов и макросов, вплоть до последнего этапа, когда отдельные компоненты объединяются в единое приложение.

Для новичка, впервые открывающего книгу из этой серии, она будет не только источником сведений по новым инструментальным средствам Access 2010 1. но станет удобным практическим пособием при их освоении на компьютере, так как все примеры содержат подробное описание действий пользователя в процессе выполнения конкретных заданий. Проверить степень освоения изученного материала позволят контрольные вопросы с ответами, приведенные в конце каждого раздела.

Применительно к тематике настоящего издания важно не только изучить возможности программных средств Access 2010 и сформировать практические навыки, но самое главное — научиться использовать эти средства для разработки баз данных и приложений пользователя в соответствии с требованиями конкретной предметной области.

Прилагаемый к книге компакт-диск содержит базу данных предметной области Поставка товаров, используемой в основных примерах по созданию объектов Access 2010, рассматриваемых в соответствующих главах книги. Наличие такой базы данных позволит использовать ее для изучения разделов книги в любой последовательности в зависимости от подготовленности и желания читателя. Кроме того, в диск включена база данных из сферы учебного процесса, что может быть полезным для широкого круга читателей самоучителя, далеких от особенностей предметной области основного примера.

В диск включены материалы по программированию приложений в среде VBA и разработке клиентского приложения Access для многопользовательской базы данных на SQL Server.

1 Для операционных систем и программ, кроме Microsoft Access, перевод интерфейса не приво-

дится. — Прим. ред.

Введение в Access 2010

Подавляющее большинство деловых операций сегодня записывается, отслеживается и анализируется в виде данных, хранящихся в реляционных системах управления базами данных.

Система управления реляционными базами данных Microsoft Office Access удовлетворяет потребности самых разных групп пользователей. С помощью мастеров и графических инструментов Access даже пользователи, не владеющие специальными навыками, могут весьма успешно разрабатывать полезные приложения баз данных. Исследования малых и средних предприятий, проведенные различными службами, показали, что Access является одной из самых популярных программ для работы с базами данных.

Приложения для автоматизации работы с электронными таблицами, такие как Microsoft Office Excel, используются на персональных компьютерах с момента их появления и, реализуя мощные вычислительные функции, средства анализа данных и построения диаграмм, позволяют выполнять многие стандартные задачи по обработке табличных данных. Современные приложения для совместной работы, такие как Windows SharePoint, также поддерживают создание и обслуживание списков, доступных через интерфейс Web-обозревателя. Но следует заметить, что ни один из продуктов, поддерживающих таблицы, не обладает всеми достоинствами настоящей реляционной базы данных.

По мере усложнения приложений на основе таблиц или списков возникает вопрос о перемещении данных в стандартные реляционные таблицы, из которых можно выбирать и обрабатывать данные с помощью языка SQL (Structured Query Language).

После превращения списков в реляционные данные Access позволяет быстро создавать приложения для решения самых разнообразных задач. Для решения стандартных задач в Access включен ряд шаблонов баз данных. Кроме того, многочисленные шаблоны баз данных представлены на веб-узле Office Online.

Мастера и удобные средства конструирования обеспечивают простоту создания в Access реляционных структур данных, а также запросов, форм и отчетов, необходимых для работы с данными. Контекстно-зависимый интерфейс всегда предоставит пользователю элементы, необходимые в данный момент времени.

Улучшенный интерфейс пользователя и интерактивные средств разработки в составе Access 2010 делают разработку приложений в среде этого программного продукта доступной для начинающих пользователей. Любой сотрудник, не имея опыта программирования и обладая ограниченными знаниями в области баз данных, может, используя Access, самостоятельно решать задачи по обработке данных.

В то же время Access удовлетворяет требованиям профессиональных разработчиков и позволяет за незначительное время разрабатывать сложные бизнессистемы.

Благодаря тесной интеграции с Microsoft Windows SharePoint стало удобно создавать приложения для совместной работы с базой данных в масштабах всего предприятия. Размещение данных базы в списках на веб-узле SharePoint обеспечивает общий доступ к ним через веб-обозреватель и сохраняет возможность доступа через Access. Задавая с помощью Windows SharePoint разрешения на доступ к спискам, можно предоставлять или запрещать доступ определенным пользователям, предоставить разрешение только на чтение или все разрешения на изменение. При использовании узла SharePoint для доступа к базам данных пользователи могут подписаться на уведомления по электронной почте, отправляемые при добавлении, удалении или изменении записей в списке SharePoint.

Интеграция с Office Outlook позволяет использовать электронную почту для сбора или обновления данных в таблице Access, не прибегая к вводу данных вручную.

СУБД Microsoft Access

и ее реляционная база данных

СУБД (система управления базами данных) является универсальным программным инструментом создания и обслуживания баз данных и приложений пользователя в самых разных предметных областях. СУБД обеспечивает создание, многоаспектный доступ к данным и использование одних и тех же данных различными задачами и приложениями пользователей.

СУБД поддерживаются различные модели данных. Модель данных — это метод (принцип) логической организации данных, используемый СУБД. Наиболее известными являются иерархическая, сетевая и реляционная модели.

В СУБД для персональных компьютеров (настольных СУБД) поддерживается преимущественно реляционная модель. которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами. Реляционная модель обеспечивает возможность использования в разных СУБД операций обработки данных, имеющих единую основу — алгебру отношений (реляционную алгебру), и универсального языка структурированных запросов — SQL (Structured Query Language).

Введение в Access 2010

Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы — запись. Структура записи определяется составом входящих в нее полей. Совокупность полей записи соответствует логически связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области.

Типовыми функциями СУБД по манипулированию данными являются выборка, добавление, удаление, изменение данных.

Выборка данных — выборка записей из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц в соответствии с заданными условиями.

Добавление и удаление данных — добавление новых записей в таблицы и удаление существующих.

Изменение данных — изменение значений данных в полях существующих записей.

Данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц могут подвергаться обработке. К операциям обработки относятся, например, расчеты в пределах каждой записи, группировка записей в соответствии с заданным критерием группировки и обработка записей выделенных групп с помощью статистических функций, таких как суммирование, определение максимального, подсчет числа записей в группе и т. п.

СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или базы данных на SQL-сервере, а также для создания приложения пользователя, работающего с этими базами данных. База данных Access, создаваемая на локальном компьютере, хранит в файле не только все таблицы с данными, но и объекты приложения — формы, отчеты, а также программный код. Благодаря этому можно создать приложение, целиком хранящееся в одном accdb-файле, что существенно упрощает как создание, так и распространение приложений баз данных.

СУБД Access включают разнообразные и многочисленные относительно автономные инструментальные средства, ориентированные на создание объектов базы данных и приложений пользователя.

Средства графического конструирования позволяют создавать объекты базы данных и объекты приложения с помощью многочисленных графических элементов, не прибегая к программированию.

Разнообразные мастера в режиме ведения диалога с пользователем позволяют создавать объекты и выполнять разнообразные функции по реорганизации и преобразованию баз данных.

Среди многочисленных средств графического конструирования и диалоговых средств Access следует выделить средства для создания:

? таблиц и схем баз данных, отображающих их связи;

? запросов выборки, отбирающих и объединяющих данные нескольких таблиц в виртуальную таблицу, которая может использоваться во многих задачах приложения;

? запросов на изменение данных базы;

? экранных форм, предназначенных для ввода, просмотра и обработки данных в диалоговом режиме;

? отчетов, предназначенных для просмотра и вывода на печать данных из базы и результатов их обработки в удобном для пользователя виде.

Средства программирования СУБД включают язык структурированных запросов SQL, язык макрокоманд и язык объектно-ориентированного программирования для приложений Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). VBA является частью семейства Microsoft Visual Basic, которое входит в состав Visual Studio.

VBA является базовым компонентом Microsoft Office: он интегрирован в Access, Excel, FrontPage, Outlook, PowerPoint и Word. Все эти приложения, в том числе и ло-

кализованные на русском языке, используют англоязычный вариант VBA (включая справочную систему). VBA входит во все варианты поставок Microsoft Office.

VBA представляет собой базовую платформу программирования не только в среде Microsoft Office, но и многих других приложений. VBA содержит средства доступа не только к базам данных Access, но и к базам данных клиент-серверной архитектуры, таким как Microsoft SQL Server, Oracle и др.

Система доступа к данным. начиная с Access 2007, построена на основе ядра базы данных Access Database Engine, заменившего прежнюю версию ядра Microsoft Jet 4.0. Ядро базы данных выполняет загрузку, сохранение и извлечение данных в пользовательских и системных базах данных. Обеспечивает высокую производительность и улучшенные сетевые характеристики, поддержку двухбайтового представления символов — Unicode, позволяющего использовать символы нескольких национальных алфавитов. Для компенсации возрастающего при Unicode объема памяти применяет сжатие данных, сохраняемых в Unicode. Для лучшей совмести-

мости Microsoft Jet и Microsoft SQL Server и соответствия языку SQL специфика-

ции SQL 92 были внесены изменения еще в реализацию Jet 4.0 SQL.

Ядро базы данных Access 2010 настроено для приложений системы Microsoft Office 2010 и обеспечивает интеграцию со службами Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 и Microsoft Office Outlook 2010.

В Access активно развиваются технологические направления, составляющие основу совместного использования корпоративных баз данных.

? Сохраняя реализованную в предыдущих версиях возможность создания клиентских приложений — проектов. в Access обеспечивается подключение к многопользовательским базам данных SQL Server, поддерживается технология "клиент-сервер". Подключение к серверу реализуется с помощью интерфейса OLE DB без использования ядра баз данных Access Database Engine. Благодаря возможности разрабатывать клиентские приложения для доступа к данным сервера, Access стал активно применяться на средних и крупных предприятиях. Для мягкого перехода к клиент-серверной технологии в Access включены многочисленные и разнообразные средства. Они обеспечивают преобразование объектов локальной базы данных и приложения в объекты базы данных сервера и проекта, удобный графический интерфейс создания объектов базы данных сервера и сохраняют интерфейс создания объектов приложения. Кроме того,

бесплатная версия Microsoft SQL Server — SQL Server Express — обеспечивают

Введение в Access 2010

как локальное хранение данных в формате, совместимом с Microsoft SQL Server, так и удаленное, рассчитанное на небольшое число пользователей. Установка такого сервера не требует лицензирования и позволяет освоить клиентсерверную технологию, работая на компьютере, не подключенном к сети.

? Интернет-технология позволяет эффективно распространять и получать доступ к разнородной информации в глобальных и корпоративных сетях. Эта технология обеспечивает унифицированный доступ к данным различных приложений в разнородных сетях. При этом веб-браузер используется как универсальный интерфейс для доступа и работы с данными баз из внешней среды вне зависимости от аппаратно-программной платформы компьютера пользователя и компьютера — источника данных. Веб-страницы приложения могут использоваться подобно формам Access для ввода и редактирования данных, подобно отчетам Access — для отображения иерархически сгруппированных данных. Новая технология в Access 2010 предоставляет платформу для создания баз данных, которые можно совместно использовать в пределах организации или в Интернете. С помощью Access 2010 и службы Access (компонент сервера SharePoint Server) веб-базы данных разрабатываются и могут публиковаться, как на собственном сервере SharePoint в интрасети, так и в Интернете. При публикации базы данных службы Access создают сайт SharePoint, содержащий базу данных. Все данные базы перемещаются в списки SharePoint на этом сайте. Access 2010 и службы Access позволяют создавать веб-приложения баз данных. Формы, отчеты и большинство макросов таких приложений выполняются пользователями, обладающими необходимыми разрешениями, в браузере. При этом на компьютере не требуется устанавливать Access. Безопасность доступа к данным и управление им обеспечивается средствами SharePoint. После публикации базы данных в Интернете можно открыть файл ACCDB в Access для внесения изменений в структуру базы данных и затем синхронизировать эти изменения с опубликованной версией.

Access 2010 входит в состав Microsoft Office 2010 (в наборы приложений выпусков Профессиональный, Профессиональный Плюс и Корпоративный).

Для работы Access 2010 рекомендуется использовать компьютер с частотой процессора не ниже 500 МГц и RAM не менее 256 Мб. Компьютер должен работать под управлением одной из операционных систем:

? Windows ХР с пакетом обновления 3 (SP3) (32-разрядная);

? Windows Vista с пакетом обновления 1;

? для ряда дополнительных возможностей по совместной работе требуется Windows Server 2003 R2 с установленным MSXML 6.0 с выполняемыми служ-

бами Microsoft Windows SharePoint Services или Windows Server 2008 (32или

Для сбора данных с использованием электронной почты требуется Microsoft Outlook.

Более насыщенные функциональными возможностями новые системы семейства Windows в сочетании с пакетом Office 2010 дают пользователю возможность наиболее эффективно применять компьютер, но их установка не является обязательным условием для работы с пакетом Office 2010. При переходе с Microsoft Office 2007 на версию 2010 оборудование обновлять не нужно, хотя может п о- требоваться выполнить обновление операционной системы.

Практический минимум, предъявляемый Access 2010 к персональному компьютеру (процессор с частотой 233 МГц и 128 Мб оперативной памяти), возрастает при одновременном выполнении нескольких приложений Office 2010, так как для каждого приложения требуются дополнительные ресурсы.

При стандартной установке Access 2010 профессиональных выпусков требуется примерно 2 Гб свободного дискового пространства. Часть места на диске будет освобождена после установки при удалении с него исходного загрузочного пакета. В процессе установки на диске необходимо иметь дополнительное пространство примерно такого же объема.

Рекомендуется монитор с разрешением не менее 1024 768 или с более высоким разрешением с поддержкой 256 цветов.

При установке приложений Office 2010 на локальном компьютере требуется дисковод CD-ROM или DVD-дисков.

Реляционная база данных

Определения и понятия

База данных является организованной на машинном носителе совокупностью взаимосвязанных данных и содержит сведения о различных сущностях одной предметной области — реальных объектах, процессах, событиях или явлениях.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных двумерных таблиц — реляционных таблиц. называемых также отношениями. в каждой из которых содержатся сведения об одной сущности автоматизируемой предметной области.

Логическую структуру реляционной базы данных образует совокупность реляционных таблиц, между которыми установлены логические связи.

В таблицах базы должны сохраняться все данные, необходимые для решения задач предметной области. Причем каждый элемент данных должен храниться в базе только в одном экземпляре. Для создания таблиц, соответствующих реляционной модели данных, используется процесс, называемый нормализацией данных. Нормализация — это удаление из таблиц повторяющихся данных путем их переноса в новые таблицы, записи которых не содержат повторяющихся значений.

Минимальное дублирование данных в реляционной базе обеспечивает высокую эффективность поддержания базы данных в актуальном и непротиворечивом состоянии, однократный ввод и корректировку данных.