Дело web инструкция

Официальные пошаговые инструкции по самостоятельному созданию загрузочных антивирусных дисков аварийного восстановления. Web, два руководства, в которых.

Документация - Система ДЕЛО- ПРЕДПРИЯТИЕ, версия 13.1.0. Введение в Подсистема ДЕЛО - Web. Инструкция по работе с виртуалкой (2012).

Подсистема «ДЕЛО-Web» позволяет решать следующие задачи: • просмотр. «ДЕЛО-Web» он может работать с документами, находящимися в папках.

На нашем сайте вы можете прочитать не только о системе Дело-Web класса. Топ-менеджер из Qualcomm будет развивать бизнес Cisco в России.

Персонал и кадровое дело. КАТАЛОГ ГОТОВЫХ ДИСКОВ И СБОРНИКОВ [34]. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ВЕБ-МАСТЕРА (WEB-МАСТЕРА)

Инструкция для пользователей «Дело-WEB» Краткое руководство пользователя подсистемы «Дело-WEB» Видеокурс по системе Дело WEB.

Инструкция по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело-Web» для руководителей и исполнителей г. Махачкала.

Возможностях подсистемы «ДЕЛО-Web» и о порядке работы с ней. Подсистема «ДЕЛО-Web» постоянно совершенствуется и в Инструкции и т д.

В это залив лежит себе под сильное волнение, она на обычное дело. Перепрошивка xbox 360 инструкция, Инструкция по ремонту webasto, Руководство по.

Должностная инструкция веб-дизайнера. Должностная инструкция веб-дизайнера. Быть знакомым с теорией и практикой рекламного дела.

Дело web инструкция

Бесплатное использование Dr.Web CureIt! не для лечения собственного домашнего компьютера является пиратством.

На Вашем ПК установлен другой антивирус, но Вы сомневаетесь в его эффективности?

С помощью утилиты Dr.Web CureIt! ® без установки Dr.Web в системе Вы можете быстро проверить Ваш компьютер и, в случае обнаружения вредоносных объектов, вылечить его.

Как выяснить, инфицирован ли Ваш компьютер?

1. Скачайте Dr.Web CureIt. сохранив утилиту на жесткий диск.
2. Запустите сохраненный файл на исполнение (дважды щелкните по нему левой кнопкой мышки).
3. Дождитесь окончания сканирования и изучите отчет о проверке. Вам нужны другие доказательства?:)

Инструкция К Дело Web

Краткая инструкция для сотрудников администраций муниципальных районов и городских округов подсистема Дело - ВЕБ (тонкий. Инструкция для пользователей « Дело - WEB » Видеокурс по системе Дело WEB Инструкции по установке клиентских мест и опций системы "Дело&quot. В системе "ДЕЛО" реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция " ДЕЛО - WEB "), позволяющий. Продукт: Дело - Web, СЭД, Электронные офисные системы - ЭОС, Дело - Web, описание характеристик, шаблонов установки, инструкции настройки.

Функциональные возможности. Управление документами и информацией (видео). Благодаря внедрению СЭД «ДЕЛО» становится возможным в рамках единого информационного пространства компании структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами, такие как подготовка и согласование проектов, создание новых версий документа, ознакомление с документами, рассмотрение и выдача поручений, контроль их исполнения. Таким образом, СЭД «ДЕЛО» становится основным инструментом эффективного взаимодействия сотрудников различных подразделений, в том числе территориально распределенных.

Web-доступ и мобильные приложения позволяют сотрудникам быть непривязанными к рабочему месту в офисе и решать любые вопросы удаленно. Одной из важнейших функциональных задач системы является защита информации от несанкционированного доступа и конфиденциальность документов, хранящихся в СЭД. Система позволяет гибко настраивать доступ сотрудников ко всем зарегистрированным документам точно в соответствии с их должностными обязанностями и полномочиями (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа и т.

Помимо картотечного принципа доступа к регистрационным карточкам и документам, реализована возможность ограничить доступ к РК только фигурантами данной карточки (автор, исполнитель поручений, контролер поручений, адресат или получатель РК). Такой принцип доступа называется персонифицированным. Возможность протоколирования всех действий пользователей в СЭД позволяет быстро восстановить историю работы с документом и его изменений.

Это важно при проведении внутренних проверок и для восстановления хронологии событий. Система протоколирования также учитывает (в случае наличия у одного пользователя прав работы за другого) от своего ли имени были сделаны те или иные изменения или от имени обладателя права работы за пользователя.

Регистрация документов (видео). Для регистрации документа в системе пользователь выбирает необходимую группу документов (входящие, исходящие, внутренние, договоры, обращения граждан и др. ), на основании которой образуется регистрационно-контрольная карточка (РК). РК содержит полный набор реквизитов необходимый для регистрации документов. Реквизиты сгруппированы по блокам или вкладкам (при работе через Web-доступ).

В зависимости от настроек, часть реквизитов может заполняться автоматически а также быть обязательной для заполнения. Без заполненных обязательных реквизитов система не позволит сохранить изменения в РК. Пример. При регистрации РК присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами, либо на основании заданных шаблонов. В зависимости от специфики компании в регистрационную карту могут быть добавлены дополнительные реквизитные поля, содержащие необходимую дополнительную информацию по документу, к карточке могут быть прикреплены электронные файлы документов, любого объема и формата.

При регистрации документов в системе предусмотрены средства предотвращения повторной регистрации, возможность автоматизированной и ручной связки с ранее зарегистрированными документами, что позволяет облегчить поиск документов по конкретной тематике, запросу. Применение электронной подписи.

Электронная подпись (ЭП) – необходимое условие для полноценной реализации защищенного электронного документооборота. Она позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа в электронном виде после его подписания. В СЭД «ДЕЛО» ЭП может применяться при согласовании, визировании и подписании документов. С помощью ЭП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

Средства криптографической защиты информации, входящие в состав системы, обеспечивают надежное шифрование данных. Шифрование сообщений, передаваемых по открытым каналам, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа (прочтения, искажения либо подмены). Сервер проверки электронной подписи. Решение позволяет проверять корректность используемых электронных подписей в СЭД. Использование системы электронного документооборота позволяет создать единую информационную среду компании. Единство в данном случае означает как возможность оперативной работы в системе всех сотрудников, так и единую базу документов. СЭД «ДЕЛО» позволяет работать с документами оперативно, несмотря на то, что центр принятия решений и исполнителей могут разделять тысячи километров.

Для России с ее расстояниями это особенно актуально. Подсистема «ДЕЛО-WEB» – необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым функциональным возможностям системы, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия. Руководителям и исполнителям, лишь периодически работающим в системе документооборота, гораздо легче освоить и использовать наглядный интерфейс «ДЕЛО-WEB», лишенный избыточности, которая требуется лишь для специфических делопроизводственных операций.

«ДЕЛО-WEB» позволяет оперативно принимать решения по документам, предоставляет эффективные средства контроля их исполнения и позволяет в случае необходимости быстро найти нужный документ. «ДЕЛО-WEB» предоставляет пользователям возможность работать в системе удаленно (по каналам сети Интернет через веб-интерфейс) и оставаться полноценным участником электронного документооборота, независимо от местонахождения, с возможностью. регистрации документов (включая автопоиск и автоматическое заполнение некоторых полей РК);. регистрации связанных документов;. прикрепление файлов к РК;. заверение и проверка электронных подписей прикрепленных к РК файлов;.

вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;. ввод отчетов об исполнении поручений;. работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов, настройка представления, применение фильтров, совершение ряда групповых операций над документами);. согласование (визирование) и подписание проектов документов;. поиск документов и поручений по значениям их реквизитов (включая возможности сохранения запросов и создания общих запросов);.

полнотекстовый поиск документов;. использование разнообразных встроенных поисковых запросов;. разграничение прав доступа к данным и функциям. «ДЕЛО-WEB» позволяет разграничить функционал и права доступа в зависимости от роли пользователя.

Специально для этого подготовлены индивидуальные рабочие столы: АРМ Руководителя, АРМ Помощника руководителя, АРМ Специалиста. EOS Desktop Service. Предназначена для интеграции «ДЕЛО-WEB» с приложениями, установленными на рабочих компьютерах пользователей. При наличии опции «Сканирование» EOS Desktop Service предоставляет возможность сканирования документов напрямую из «ДЕЛО-WEB».

При наличии пакета FineReader, установленного на рабочем месте пользователя, EOS Desktop Service позволяет также не только сканировать, но и распознавать документы напрямую из «ДЕЛО-WEB» с помощью опции «Сканирование». Сервер Электронного Взаимодействия (СЭВ). Сервер электронного взаимодействия - позволяет автоматизировать обмен документами между удаленными организациями-участниками электронного документооборота и обеспечить прозрачность обработки документов в этих организациях.

СЭВ позволяет автоматически регистрировать электронные документы, поступающие из других организаций, с возможностью обмена сведениями о прохождении и исполнении документа. В новой версии СЭД «ДЕЛО» появилась возможность простой передачи файлов с поручениями и отчетами о ходе исполнения поручений между компаниями-участниками СЭВ, и организации шифрованного подключения для каналов отправки и приема сообщений СЭВ.

«Мониторинг документов». «Мониторинг документов» - позволяет контролировать процессы выполнения работ по документам одной или нескольких организаций в соответствии с заранее определенным календарным планом / графиком. Решение обладает возможностями контроля выполнения этапов работ, формирования уведомлений и напоминаний по исполнению этапов, позволяет организовать доступ всех участников работ к актуальной информации в режиме реального времени. Мобильные приложения. Компания ЭОС предлагает ряд решений для работы в системе с мобильных устройств (планшетов, смартфонов), которые делают электронный документооборот полноценным. Мобильные приложения компании ЭОС – это оперативный доступ для сотрудников различного уровня, от рядовых специалистов до высшего руководства, к документам и информации в любой точке мира.

Мобильные приложения для работы в СЭД «ДЕЛО» позволяют быстро получать необходимую информацию, представляя ее в удобном и понятном виде с учетом специфики мобильной работы с документами, соответственно дают возможность фокусироваться на проблемах, задачах, целях, принимать решения и давать поручения. Решения ЭОС для мобильной работы обладают дополнительными по сравнению со стационарными рабочими местами СЭД функциями. Рукописный ввод и добавление аудио-комментариев;. Работа с помощником и без него;. Работа в любом месте и в любое время, в том числе и в автономном режиме;. Возможность работы решений в режимах online и offline (все решения по документам будут автоматически переданы в СЭД при восстановлении доступа к сети);. Защищенность данных, в том числе и с использованием ЭП (это несомненное преимущество СЭД «ДЕЛО» по сравнению с другими подобными системами).

Мобильный кабинет. Опция «Мобильный кабинет» позволяет работать с документами вне офиса в условиях отсутствия постоянного подключения к Сети, с ноутбука, из интернет-кафе и с помощью мобильных устройств, таких как iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны, работающие с электронной почтой, в том числе и на платформе Android.

Решения для планшетов iPad. Подсистема iEOS предназначена для обеспечения взаимодействия пользователей с системами электронного документооборота компании «Электронные Офисные Системы» посредством iPad. Вместе с тем iEOS продолжает традицию минималистических и функциональных интерфейсов, привычных и понятных для пользователей. Продуманный до мелочей дизайн позволяет полностью сосредоточиться на самом документе и действиях с ним. АРМ Руководителя.

«АРМ Руководителя» для Windows 7 и Windows 8 – это оперативный доступ для сотрудников различного уровня к документам и информации в любой точке мира. Приложение для Windows 8 поддерживает все возможности новой платформы Microsoft, в том числе визуальный интерфейс Modern UI (ранее известный как Metro) и технологию «семантического зума». Опция «Модуль локального системного технолога».

Модуль локального системного технолога обеспечивает возможность внесения ряда изменения на локальных пользовательских станциях без обращения к технологам, обеспечивающим администрирование СЭД «ДЕЛО». Применение «модуля локального системного технолога» наиболее востребовано в случае совместного использования централизованного сервера СЭД «ДЕЛО» множеством территориально-распределенных подразделений или независимых организаций. В этом случае, применения модуля позволяет значительно сократить время внесения необходимых изменений, не противоречащих централизованным настройкам СЭД. В частности, модуль обеспечивает изменение прав локальных пользователей по добавление новых организаций и граждан в справочники, вводу резолюций и контролю исполнения, получению отчетов и пересылке документов по электронной почте. Кроме того, возможно внесение изменений в следующее параметры прав пользователя:.

управление подпиской на оповещения;. исполнения поручений;. визирования и подписи проектов документов;. регистрации Регистрационной Карточки (при этом, выбор групп документов доступен только с учетом установленного ограничения на регистрацию в определенной картотеке);. редактирования Регистрационной Карточки и ее реквизитов (выбор групп документов доступен только с учетом установленного ограничения на регистрацию в определенной картотеке);. поиска по картотеке;.

пересылки Регистрационной Карточки;. изменение отметки о списание в дело;. отметки об ознакомлении;. добавления файлов к Регистрационной Карточке;. доступа к Кабинетам.

внесению изменений в справочники Рубрикатор, Группы документов, подразделения, Номенклатура дел, Граждане, Кабинеты, Список организаций. Быстрый поиск документов. Система предоставляет широкие возможности для быстрого и удобного поиска любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых введённых в систему реквизитов и по их произвольному сочетанию. СЭД «ДЕЛО» позволяет определять наличие связанных документов, зарегистрированных ранее, тем самым облегчая работу пользователя по поиску документов.

Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам. Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования.

В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др. Для удобства доступа, отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня. Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются настроенными для него правами доступа к информации, в соответствии с его должностными обязанностями и полномочиями. Поиск по штрих-коду. Система позволяет осуществлять поиск электронных регистрационных карточек документов с использованием ручного сканера. При осуществлении поиска по штрих-коду, достаточно вызвать окно быстрого поиска и произвести сканирование штрих-кода с бумажного оригинала документа ручным сканером.

После распознавания штрих-кода автоматически открывается регистрационная карточка документа, которой соответствует сканированный штрих-код. В случае если сканируемому штрих-коду не соответствует ни одна регистрационная карточка в системе, на экран будет выведено соответствующее сообщение. Электронный архив документов. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов). При работе в системе исполненные документы «списываются в дело», таким образом, формируя архивный фонд организации в соответствии с действующими нормами и стандартами.

При работе с документами система «ДЕЛО» позволяет списывать документы на долговременное хранение в архив, с дальнейшим поиском документов по БД. Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов. механизм списания документа в дело с автоматическим пересчетом страниц;. просмотр перечня документов, списанных в дело;. поддержка работы с многотомными делами;.

возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов. Система обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса, ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Система «ДЕЛО» обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.

Подсистема ДЕЛО-WEB

В системе «ДЕЛО» реализован полноценный и, одновременно, дружественный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям ( Опция «ДЕЛО-WEB» ), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения. Только в «ДЕЛО-WEB» существует возможность закупки конкурентных лицензий.

«ДЕЛО-WEB» предоставляет возможности:

регистрация документов (включая автопоиск и автоматическое заполнение некоторых полей РК );

регистрация связанных документов;

прикрепление файлов к РК;

заверение и проверка электронных подписей прикрепленных к РК файлов;

вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;

ввод отчетов об исполнении поручений;

работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов, настройка представления, применение фильтров, совершение ряда групповых операций над документами);

согласование (визирование) и подписание проектов документов;

поиск документов и поручений по значениям их реквизитов (включая возможности сохранения запросов и создания общих запросов);

полнотекстовый поиск документов;

использование разнообразных встроенных поисковых запросов;

разграничение прав доступа к данным и функциям.

Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе «ДЕЛО» стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Опция «ДЕЛО-WEB» – необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым возможностям, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия.

Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.

Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу.

Основные функции системы СЭД ДЕЛО - Программные продукты

Прежде чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее.

При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.

Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет создания дополнительных реквизитов.

Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.

Для облегчения и ускорения процедуры регистрации используются следующие инструменты:

задание автоматически заполняемых значений реквизитов (по умолчанию);

заполнение реквизитов путем выбора нужного значения из заранее настроенного справочника;

перечень наиболее часто используемых стандартных текстов;

установление ссылок на другие документы;

отнесение документа к тематическим рубрикам и др.

К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы "ДЕЛО", гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа).

Перевод документов из бумажной в электронную форму

Система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция "Сканирование").

Для организаций с большим документопотоком реализована возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту. (Опция "Поточное сканирование").

Технология поточного сканирования состоит в следующем. При регистрации на документе (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки.

В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Система предоставляет возможность гибкой настройки параметров поточного сканирования:

расположение штрих-кода на документе или чистом листе бумаги;

поддержка работы с двусторонним сканером;

способ обработки (создание графического изображения, текстового файла или комбинированный вариант);

форматы изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG), и распознавания (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);

Для реализации данной функции используется программное обеспечение компании ABBYY - FineReader 6.0 или 7.0 Scripting Edition. Подробнее см. http://www.abbyy.ru

Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:

резолюция - поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;

пункт - поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;

подчиненная резолюция - относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;

проект резолюции - предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.

Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.

После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе "ДЕЛО". Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее - исполнителям более низкого уровня.

Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.

Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.

Система предоставляет пользователю "виртуальное рабочее место" - его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.

Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д.

Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.

"Управление проектами документов"

В системе предусмотрены развитые средства информирования владельца кабинета о поступлении в папки новых документов или изменении их статуса.

Благодаря понятному и максимально приближенному к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами работает должностное лицо и на какой стадии исполнения они находятся. Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы.

Наличие собственных "рабочих мест" сотрудников позволяет удобно организовать совместную работу с документами большого числа должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему.

Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и "ролей" участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату - например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (также, как это зачастую имеет место в действительности).

Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.

Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов.

Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними (последовательное или параллельное).

Должностные лица, которым направлен документ, могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.

В случае, если должностное лицо удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.

Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.

Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения - экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.

Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система "ДЕЛО" поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:

прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;

автоматизированная регистрация поступивших документов;

подписание отправляемого сообщения ЭЦП;

шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;

контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе "ДЕЛО", установленной в организации-адресате).

Бумажные документы могут отправляться по почте, курьером или фельдъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись). При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п.

Система "ДЕЛО" позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоемкий процесс составления реестров.

Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров.

Сотрудник экспедиции или секретарь может в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты.

Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.

Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.

Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.

При традиционной технологии делопроизводства документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения.

На основании записей журнала передачи секретарь может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям).
Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.

Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.

В течение текущего года исполненные документы "списываются в дело", и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов).

Функция "опись дел" обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:

поддержка принятой в организации номенклатуры дел;

механизм списания документа в дело;

просмотр перечня документов, списанных в дело;

поддержка работы с многотомными делами;

автоматический пересчет страниц в деле;

возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.

Для облегчения работы исполнителей и сотрудников служб ДОУ по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку ("В дело"). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело - достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.

Система "ДЕЛО" обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система "АРХИВНОЕ ДЕЛО". Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.

Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам.

Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. Поисковый запрос может быть сформирован как "с нуля", так и на основе ранее созданного шаблона. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.

Для удобства доступа отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

Механизмы рубрикации документов (отнесения к определенной теме) и их связывания между собой позволяют быстро, точно и без дополнительных усилий находить все документы по определенной тематике или вопросу и при необходимости легко разбираться в истории проблемы.

Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности.

В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).

Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.

Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:

Сведения о документообороте.

Сводка об исполнении.

Справка-напоминание об исполнении поручений.

Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам.

Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами.

Полученная таким образом информация служит для оценки эффективности работы как всего управленческого аппарата, так и конкретных должностных лиц (исполнителей) и дальнейшего принятия мер совершенствования исполнительской дисциплины.

Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.

В системе "ДЕЛО" реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция "ДЕЛО -WEB"), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения.

"ДЕЛО-WEB" предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:

регистрация документов (с автоматическим заполнением некоторых полей РК );

регистрация связанных документов;

прикрепление файлов к РК;

заверение и проверка ЭЦП прикрепленных к РК файлов;

вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;

ввод отчетов об исполнении поручений;

работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов);

согласование (визирование) и подписание проектов документов;

поиск документов и поручений по значениям их реквизитов;

полнотекстовый поиск документов;

использование разнообразных встроенных поисковых запросов;

разграничение прав доступа к данным и функциям.

Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе "ДЕЛО" стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Опция "ДЕЛО-WEB" - необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым возможностям, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети "основной компании", становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия.

Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.

Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу.

Главная страница - Программные продукты - Статьи - Электронный документооборот . Электронные Офисные Системы