Бланки трудовой книжки

Законопроект "О профилактике семейно-бытового насилия" разработан в целях совершенствования законодательства в сфере создания правового механизма реализации предпринимаемых государством экономических, социальных и политических мер в области борьбы с насилием в семейно-бытовой сфере. Его правовой оснойвой является Конституция РФ, а также Конвенция о ликвидации всех форм дискриминации в отношении женщин.

С целью расширения возможностей депутатов, избранных по одномандатным округам законопроектом "О внесении изменений в статью 37 Федерального закона "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" предусматривается рост числа работающих на общественных началах помощников депутатов, избранных в одномандатных округах. Законопроектом предлагается увеличение их численности до 60 человек.

Законопроектом "О внесении изменения в статью 16 Закона Российской Федерации "О приватизации жилищного фонда в Российской Федерации" предлагается распределить ответственность по обязательствам проведения капитального ремонта домов между всеми собственниками данного жилищного фонда (наймодателями) пропорционально времени нахождения дома в соответствующем ведении.

Дата размещения статьи: 01.10.2016

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225).

Работнику, принятому на работу впервые, трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Поэтому работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В представленном материале рассмотрим особенности бухгалтерского и налогового учета бланков трудовой книжки у бюджетных и автономных учреждений.

В соответствии с Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках" изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляет Объединение "ГОЗНАК" Минфина. Учреждение, в свою очередь, может приобретать бланки трудовой книжки и вкладыша как у изготовителя, так и у распространителя.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Постановления N 225). Однако из всех правил есть исключения. На практике встречаются случаи, когда стоимость трудовой книжки с работника не взимается:

- при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Постановления N 225);

- в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п. 48 Постановления N 225).

Бухгалтерский учет. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как бланки строгой отчетности (БСО) и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Постановления N 225).

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 21.12.2011 N 180н, расходы на приобретение бланочной продукции (в том числе бланков строгой отчетности, первичных учетных документов) относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Согласно п. 337 Инструкции N 157н <1> учет трудовых книжек ведется на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц, мест хранения в условной оценке: один бланк - 1 руб. Также учреждение может учитывать трудовые книжки по стоимости приобретения бланков, утвердив этот порядок при формировании учетной политики.

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Аналитический учет трудовых книжек и вкладышей в них ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045), утвержденной Приказом N 173н <2>. В Приложении 5 к этому документу приведены Методические указания по применению утвержденных форм. Согласно п. 3 данного Приложения учет в книге учета БСО ведется по видам, сериям и номерам с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, условной цены, количества, а также с проставлением подписи получившего их лица. Листы книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации, а также скреплены печатью (штампом). На основании данных по приходу и расходу бланков строгой отчетности выводится остаток на конец периода.

<2> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

В соответствии с п. 337 Инструкции N 157н внутреннее перемещение трудовых книжек и вкладышей отражается по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов, а именно акта приема-передачи, при этом изменяется ответственное лицо и (или) место хранения.

Списание трудовых книжек и вкладышей в них (при их выдаче работнику в связи с порчей, хищением, недостачей, а также принятием решения об их списании (уничтожении)) производится на основании Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) по стоимости, по которой бланки были ранее приняты к учету.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного кассового ордера учреждения. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Постановления N 225).

Приобретение трудовых книжек бюджетным или автономным учреждением в бухгалтерском учете отражается следующими корреспонденциями счетов (в соответствии с Инструкциями N 174н <3>, N 183н <4>):

- приобретение бланков трудовой книжки:

Дебет счетов 0 401 20 226 "Расходы на прочие работы, услуги", 0 109 80 226 "Общехозяйственные расходы"

Кредит счетов 0 302 26 730(000) "Кредиторская задолженность по прочим работам, услугам", 0 208 26 660(000) "Расчеты с подотчетными лицами".

<3> Приказ Минфина России от 16.12.2010 N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению".

<4> Приказ Минфина России от 23.12.2010 N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению".

Одновременно поступившие бланки отражаются на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности";

- оплата бланков трудовых книжек поставщику:

Дебет счетов 0 302 26 830(000) "Кредиторская задолженность по прочим работам, услугам", 0 206 26 560(000) "Расчеты по выданным авансам", 0 208 26 560(000) "Расчеты с подотчетными лицами";

Кредит счетов 0 201 11 000(610) "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства", 0 201 21 000(610) "Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации".

Налог на добавленную стоимость. Согласно п. 1 ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС являются операции по реализации товаров на территории РФ. Поскольку конечным потребителем трудовой книжки и вкладыша в нее является работник, ее выдача по стоимости приобретения является операцией по реализации товаров и, соответственно, объектом обложения НДС (данное мнение Минфин выразил в Письме от 06.08.2009 N 03-07-11/199). Таким образом, если учреждение не освобождено от уплаты НДС в соответствии со ст. ст. 145, 346.11 НК РФ, при реализации трудовых книжек работникам оно должно исчислить и уплатить налог (либо принять его к вычету).

Согласно п. 1 ст. 159 НК РФ налоговая база определяется на дату передачи трудовой книжки работнику как стоимость бланка трудовой книжки за вычетом НДС. Налогообложение производится по ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ).

Налог на прибыль. В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ принятие расходов учреждением на приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в целях налогообложения прибыли правомерно при условии, что они произведены за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности. Следовательно, если закупка трудовых книжек была произведена за счет субсидий, то данные расходы к налогообложению не принимаются.

Далее предлагаем рассмотреть операции по учету трудовых книжек и вкладышей в них на примере.

Пример 1. В мае за счет субсидий ФОК закупил 50 бланков трудовых книжек на общую сумму 8500 руб. в том числе НДС (18%) - 1291,61 руб. Стоимость одного бланка составляет 170 руб. в том числе НДС - 25,83 руб.

В бухгалтерском учете отражены следующие операции (в примере приведены корреспонденции счетов как для бюджетных, так и для автономных учреждений в соответствии с Инструкциями N 174н, N 183н):

Реализация трудовых книжек

(1) sakustov, вот, что я нашла по вашему вопросу:

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражаются следующими проводками:

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1
- признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.

Если организация не взимает плату за бланк трудовой книжки, то при расчете налога на прибыль (или при УСНО с разницы между доходами и расходами) стоимость бланка нельзя будет принять в уменьшение налоговой базы (п. 16 ст. 270, п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ). Также при выдаче сотруднику бланка трудовой книжки на безвозмездной основе необходимо удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухгалтерском учете делаются проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
- отражено постоянное налоговое обязательство.

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по подоходному налогу»
- удержан НДФЛ с рыночной стоимости трудовой книжки при передаче сотруднику

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи считается день, когда трудовая книжка заводится на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Кредит 006
- списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Нужно ли оформлять документы при порче трудовой книжки или вкладыша к ней?

Ирина Знаток (258), закрыт 9 лет назад

Если учесть, что данные книжки находятся на балансе у нашей организации.
И какие для этого нужны документы? как оформить порчу трудовой?

Ранее мы просто уничтожали испорченные бланки, а тут бухгалтерия задалась вопросом относительно того, что у них в бухгалтерии по этому поводу должны быть документы и якобы у них должен хранится этот испорченный бланк тр. книжки.

Дополнен 9 лет назад

Поясняю: мы не портили никому не тр.книжки, не вкладыша, просто свою запись внесли не тем числом и сделали человеку новый вкладыш - на его карьере это не отразится.
.
вопрос же в другом совсем: нужно ли при этом оформлять документы и какие?

Natali Мастер (1897) 9 лет назад

Ирина, если Вы просто внесли неверную запись (или запись с неверным числом), то совсем не обязательно уничтожать ТК. Вы вностие следующую запись с формулировкой. Запись за № N Недействительна и далее вносите правильную запись.
Это исправление вполне допускается Инструкцией по ведению и заполнению ТК. Вполне можно было оставить вкладыш, который был.
Если же Вы так хотите уничтожить, то необходимо создать комиссию, заполнить соответствующий акт и сжечь испорченный бланк. Подобные мероприятия формализованы. Я не шучу, это следует из Инструкции. так как бланки ТК и вкладышей - документы строгой отчетности.
Плсмлтрите на форуме kadrovik.ru там периодически поднимаются подобные темы.
Удачи!

Елена Ивлиева Гуру (3304) 9 лет назад

Обязательно причём учтите по порче трудовой вам ещё предстоит штраф организации а вы вообще рескуете потерять трудовой стаж если у вас нет выпески из предыдуших мест работы геморойно однако всё с компании можите смело требовать компинсации

Оливия Мыслитель (6000) 9 лет назад

В соответствии с п. 42 Правил бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется в произвольной форме. Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). Аналитический учет по счету ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в Книге по учету бланков строгой отчетности.
В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченных бланков возмещается работодателем.

Списание бланков трудовых книжек

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.5.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

Такая ситуация. У нас в организации хранятся 8 трудовых книжек, т.е. когда меня принимали на работу, естественно я принимала тр. книжки. Сейчас мне нужно завести 3 книжки на новых работников. Подскажите, как мне их списать? Может быть у кого-нибудь есть форма акта на списание трудовых книжек (в обменнике не нашла). И еще такой вопрос: может все-таки списанием трудовых должна бухгалтерия заниматься?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Самая большая трата, какую только можно сделать, - это трата времени.

Свиток: Из инструкции о трудовых

В этих целях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:
1)приходно¬расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
2)книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В приходно¬расходную книгу, которая ведется бухгалтерией, вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой или другим подразделением, лицом, оформляющим прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т¬2) и в книге учета. Приходно¬расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае ее отсутствия – гербовой. Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в бухгалтерии нанимателя как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу (работнику кадровой службы). По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от уполномоченного должностного лица отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы нанимателя. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (см. приложение № 3). В случае ликвидации нанимателя ликвидационной комиссией составляется акт о наличии неиспользованных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (как для документов строгой отчетности). Составленный акт и прилагаемые к нему бланки сдаются по месту их получения. В случае прекращения в установленном порядке деятельности индивидуального предпринимателя данный наниматель представляет документ о последнем получении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и сдает неиспользованные бланки в местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший его.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Я работаю у вас на полставки и поэтому прошу кричать на меня вполголоса.

Не акт на списание, который составляется, если бланки испорчены, а специальная приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 2 к к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников 11.05.2000 N 72)

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Бланки не испорчены, а заведены на новых работников.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Самая большая трата, какую только можно сделать, - это трата времени.

« Первая ← Пред. 1 След. → Последняя (1) »

Компания Vertex - Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее: оформление, учет, списание

В статье на примере фирмы ООО «Селена» автор расскажет о порядке оформления трудовой книжки для работника, поступающего на работу впервые, а также о том, на основании каких документов и как работодатель должен вести учет трудовых книжек и производить списание испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей в трудовую книжку).

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Бланки трудовой книжки и бланки вкладышей в трудовые книжки являются документами строгой отчетности.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу на ту или иную должность (по профессии), предъявляет работодателю трудовую книжку, кроме случаев приема на работу по совместительству или поступления работника на работу по трудовому договору впервые (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Нормативные и методические документы, регламентирующие оформление и списание бланков строгой отчетности

1. Приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках (вместе с Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку).

2. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008) «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

3. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

4. Письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2006 № 5140-17 «О порядке ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями после вступления в силу Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ».

Статьи Трудового кодекса РФ, регламентирующие оформление и списание бланков строгой отчетности

Документы, подтверждающие период работы у работодателей - физических лиц

В соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225; далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69) работникам, принимаемым на работу впервые, работодатель должен оформить трудовую книжку.

12 августа 2009 г. в ООО «Селена» принят Арутюнов И. Б. в качестве наладчика станков с ЧПУ 3 разряда. Арутюнов И. Б. поступает на работу впервые, после окончания учебного заведения, и у него нет трудовой книжки. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Работник кадровой службы оформляет трудовую книжку на основании представленных документов (оригиналов) - паспорта и документа об образовании.

При оформлении трудовой книжки (как и вкладыша в нее) работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланков. Оплата производится через кассу организации, либо стоимость бланка удерживается из заработной платы работника. Удержание стоимости бланка из заработной платы работника возможно только по его письменному заявлению. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносится запись о выдаче работнику трудовой книжки (либо вкладыша в трудовую книжку), и таким образом происходит списание бланка строгой отчетности.

Учет прихода, расхода и движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется каждым работодателем.

До недавнего времени индивидуальные предприниматели не имели права вести трудовые книжки работников, однако с 6 октября 2006 г. статьей 309 ТК РФ за ними закреплена эта обязанность.

В целях учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:

1) приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

2) книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг приведены в Приложениях № 2 и 3 к Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерий. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначенное приказом работодателя (пример 1). Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. которую ведет кадровая служба, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам, с указанием серии и номера бланка. При увольнении работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в том, что трудовая книжка получена им на руки (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, кадровик составляет акт об отказе в получении трудовой книжки работником и направляет работнику ценное письмо (с описью вложения и уведомлением о вручении) о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать свое согласие на отправление ее по почте (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек и ст. 84.1 ТК РФ). Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки (примеры 2-4).

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей в них подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (пример 5).

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

1. Трудовые книжки и вкладыши в них обязан приобретать работодатель.

2. На предприятии должен вестись строгий учет и правильное списание бланков трудовых книжек, так как это бланки строгой отчетности.

3. В случае оформления трудовой книжки впервые стоимость бланка взимается с работника.

4. Если бланк был испорчен при оформлении работником кадровой службы, то он списывается за счет средств работодателя.

Учет трудовых книжек и вкладышей

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк. Плата за бланк трудовой книжки взимается с конкретного сотрудника, которому выдается трудовая книжка. В связи с этим приходный кассовый ордер должны быть выписаны на человека, которому выдается трудовая книжка или вкладыш, а не на сотрудника кадровой службы. Вести учет движения (списания) трудовых книжек и вкладышей не в разрезе каждого сотрудника, а только через работника кадровой службы, неправомерно. Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС, вне зависимости от того, что поставщик трудовых книжек плательщиком НДС не является. НДС начисляется по ставке 18% на всю стоимость трудовой книжки. При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как учитывать и хранить трудовые книжки

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк* (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ). Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все cстраницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Ситуация: как коммерческой организации отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Организация применяет общую систему налогообложения

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.*

Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:

• материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01 )) с последующим списанием на прочие расходы*;
• товаров на счете 41 «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов*. Это объясняется следующим. Продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения* (п. 2 и 3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н ).

Поэтому счет 41. на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщается информация о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, удобнее использовать распространителям трудовых книжек.

Прочие организации, которые приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей к ним для собственных нужд (для последующей выдачи сотрудникам), могут учитывать эти бланки на счете 10 .

Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке* (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).

При получении бланков сделайте следующие записи:*

Дебет 10 Кредит 60
– оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60
– отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006
– приняты к учету бланки трудовых книжек.

Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операция отражается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС*. Такой вывод следует из положений подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтверждается в письме Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367. При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС* (письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 и от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159 ).

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражаются следующими проводками:*

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1
– признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.

При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику*. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовая книжка заводится на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Кредит 006
– списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков трудовых книжек(вкладышей к ним) учесть можно. Такие затраты экономически обоснованны и осуществлены в рамках деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ. письмо Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 ). Эти расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в момент выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику организации* (п. 2 ст. 318 НК РФ ).

Сумму возмещения сотрудником платы за выдачу трудовой книжки включите в состав доходов, подлежащих налогообложению*.

Если сумма возмещения равна величине затрат организации на приобретение бланка, прибыль равна нулю. Следовательно, организация налог на прибыль не платит* (ст. 247 НК РФ ).

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения*9 (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них *(приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.*

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.*

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2.Рекомендация:Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Приходный кассовый ордер

При получении денег в кассу нужно оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У ). Этот документ оформляется в одном экземпляре.

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Квитанцию выдайте человеку, внесшему деньги*.

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «оплата счета № 123 от 2 апреля 2014 г.». В строке «В том числе» укажите сумму НДС цифрами или напишите «Без НДС». В строке «Приложение» перечислите документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.

Елена Попова. государственный советник налоговой службы РФ I ранга

С уважением, Наталья Колосова,

Ваш персональный эксперт.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.