Рейтинг: 4.1/5.0 (1851 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
В данном материале поговорим о типовых кадровых документах.
Журнал учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работниковУчет приказов о предоставлении отпусков и командировании работников ведется с помощью специального журнала.
В статье рассмотрим порядок составления журнала учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников, разработанного непосредственно специалистами отдела кадров.
Для оформления и учета отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами, применяются приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).
При оформлении форм приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику в них указываются:
— наименование организации-работодателя;
— код по ОКПО;
— регистрационный номер документа;
— дата составления документа;
— фамилия, имя, отчество работника(ов), его (их) табельный номер;
— наименование структурного подразделения;
— должность (специальность, профессия);
— продолжительность и дата начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска (в календарных днях);
— в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ), иными федеральными законами, локальными нормативными актами, продолжительность и дата начала и окончания ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы и других;
— общая продолжительность отпуска (в календарных днях).
Указанные приказы (распоряжения) издаются на основании графика отпусков. В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.
Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». На основании приказа также делаются отметки в личной карточке и лицевом счете.
Печать на приказе (распоряжении) не ставится.
Работодатель по требованию работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).
Заранее производится оплата отпуска, при этом не позднее чем за три дня до его начала.
Организации могут использовать формы журналов как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.
В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме.
Приведем примерную форму журнала учета приказов о предоставлении отпусков работникам.
Журнал учета приказов о предоставлении отпусков работникам:
Для оформления и учета направления одного или нескольких работников в командировку применяется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а), утвержденные Постановлением N 1.
Так же как и предыдущие, эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения является служебное задание (форма N Т-10а).
В приказе должны быть указаны:
— фамилия и инициалы командируемого работника;
— структурное подразделение;
— должность (специальность или профессия) командируемого лица;
— место, время командировки и ее цель.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Приведем примерную форму журнала учета приказов о командировании работников.
Журнал учета приказов о командировании работников:
Дата и N служебного задания
Журнал учета приказов по личному составу (других кадровых приказов)
Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя. Приказы по личному составу относятся к обязательным кадровым документам.
Вначале напомним, что издание распорядительных документов по личному составу обязательно:
— при приеме на работу, изменении условий трудового договора, прекращении трудового договора;
— при поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;
— при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
— в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
— при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
— при предоставлении отпуска;
— при перемене фамилии и в других случаях.
Большинство приказов по личному составу имеет унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Это следующие формы:
— приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1, индивидуальная);
— приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а, сводная);
— приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5);
— приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а, сводная);
— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6);
— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а, сводная);
— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма N Т-8);
— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма N Т-8а, сводная);
— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);
— приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а, сводная);
— приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11);
— приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а, сводная).
Особенность оформления данных приказов (распоряжений) обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, и источником для налоговой отчетности. При их оформлении необходимо учитывать требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», а также Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
А) наименование документа;
Б) дату составления документа;
В) наименование организации, от имени которой составлен документ;
Г) содержание хозяйственной операции;
Д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
Е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
Ж) личные подписи указанных лиц.
Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также порядок их разработки и оформления могут быть разработаны организацией самостоятельно, но с учетом вышеуказанных требований об обязательных реквизитах, и закреплены в положении об учетной политике организации.
Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу.
Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:
— наименование организации — автора документа;
— наименование вида документа — «Приказ»;
— дату и номер приказа;
— место издания;
— заголовок к тексту;
— текст (распорядительная часть и основание издания);
— визы согласования;
— отметку об ознакомлении с приказом работника;
— отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы N N Т-1, Т-1а) применяется для оформления и учета принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
В приказе указываются фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). На основании приказа заполняются трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы N Т-54 или N Т-54а).
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы N N Т-5, Т-5а) применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) — на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ); наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку — на новом месте работы; изменение оплаты труда (если оно возникает).
Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает работодатель или уполномоченное им на это лицо. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под подпись. На основании приказа заполняются трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), лицевой счет работника (N Т-54).
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы N N Т-6, Т-6а) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под подпись.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.
Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (N Т-2) и лицевом счете (N Т-54).
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (формы N N Т-8, Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под подпись. В случае когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под подпись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.
На основании приказа делается запись в личной карточке (N Т-2), лицевом счете (N Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником по форме N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9, Т-9а) применяются для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии), наименование структурного подразделения; место назначения (страну, город, организацию), срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы N N Т-11, Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.
В приказе указывается мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией), также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под подпись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита «в сумме _____ рублей _____ копеек».
На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (N Т-2) и трудовую книжку работника.
Приказы по личному составу, не имеющие унифицированной формы, например об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания (замечания, выговора), могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, фиксирующий нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника и другие.
В организациях, как правило, приказы по личному составу составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями.
В целом порядок разработки и оформления приказов (распоряжений) по личному составу закрепляется в положении (инструкции) о делопроизводстве или ином локальном нормативном акте.
По структуре различают следующие виды приказов по личному составу:
Простые — содержат один распорядительный раздел, действие (принять, уволить, перевести и так далее);
Сложные — содержат в приказе несколько распорядительных разделов.
В зависимости от адресата различают:
— индивидуальные — содержат информацию только об одном работнике;
— сводные — содержат информацию о нескольких работниках.
В сводном приказе по личному составу каждый пункт должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Визы ознакомления работников в сводном приказе по личному составу могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи работодателя или уполномоченного им на это лица.
Составляя сложные и сводные приказы, следует учитывать, что в один документ нецелесообразно включать информацию с разными сроками хранения. Рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. Приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, как правило, оформляют в индивидуальном порядке.
Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении причина увольнения обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. При поощрениях и дисциплинарных взысканиях в приказе обязательно указываются причина и вид поощрения или взыскания согласно ст. ст. 191, 192 ТК РФ.
Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.
Приказ по личному составу приобретает юридическую силу с момента его подписания.
Приказы по личному составу согласно требованию ТК РФ обязательно доводятся до сведения работника под подпись.
Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).
Все приказы по личному составу обязательно регистрируют, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указывают дату и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.
Учитывая различные сроки хранения приказов по личному составу, рекомендуется нумеровать их в соответствии со следующими правилами:
— обязательное отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;
— применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и тому подобное);
— при большом количестве работников, когда образуется много кадровых приказов, их можно делить по разновидностям (например, N 1у — об увольнении, N 1/км — о командировании, N 1/о — об отпуске, N 1/п — о поощрении);
— для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.
Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленным Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. сроками их хранения — 5 и 75 лет.
Все изданные приказы по личному составу организации следует фиксировать в журнале учета приказов по личному составу.
Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.
Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.
В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.
Пример. Гражданином Королевым Д. П. на имя директора ОАО «Мираж» было написано заявление от 14 июля 2014 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2014 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Королевым Д. П. и ОАО «Мираж» был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2014 г. N 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2014 г. N 244к о приеме на работу Королева Д. П. с 17 июля 2014 г.
Предположим, что 20 июля 2014 г. водителя Иванова С. С. перевели на должность сторожа по состоянию здоровья. На основании этого был издан приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу от 20 июля 2014 г. N 245к.
Журнал учета приказов по личному составу следует заполнить следующим образом:
Перевести на должность сторожа по состоянию здоровья
Журналы учета приема, перевода, увольнения работников
Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров.
Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.
В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном материале.
Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Например, журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименования его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.
С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.
Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.
Форма подачи таких сведений следующая:
Лицо, ответственное за ведение журнала
должность фамилия, имя, отчество
Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:
1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.
2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:
В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано
И скреплено печатью ____________________________ листов
Начальник отдела кадров ____________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«__» ___________ 20__ г.
Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.
Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.
Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.
Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись:
Исправлено в графе 6
(подпись) (расшифровка подписи)
Если графа «Примечание» в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись N ___ в графе N ___ недействительна»), и указываются новые сведения.
Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.
Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.
Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.
В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6 октября 2000 г. установлены следующие сроки хранения:
Рис.52 Образец книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется службой персонала или другим подразделением предприятия, оформляющим прием и увольнение работников. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.
Приходорасходную книгу и книгу учета движения трудовых книжек необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить подписью руководителя организации и сургучной печатью.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. Ежемесячно бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы организации. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.
При оформлении работнику новой трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением следующих случаев:
1 При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства)
2 В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
Глава 2 Образцы формулировок приказов и записей в трудовые книжки 1. Прием на работуСуществует унифицированная форма Т-1 приказа о приеме работника на работу, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05. 01. 04 № 1, обязательная для юридических лиц всех форм собственности . в которую работодатели могут вносить дополнительные реквизиты
Давайте подробно рассмотрим варианты оформления приказа о приеме на работу и, соответствующие им, записи в трудовую книжку.
1. Работник принимается на неопределенный срок в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями. Испытательный срок данном случае не устанавливается (рис. 53),
Раз работник принимается на неопределенный срок, то в графе "Принять на работу по" – дата не проставляется. В графе "с испытательным сроком" ставится прочерк
Рис. 53 Образец приказа о приеме на работу на неопределенный срок без испытания и записи в трудовую книжку.
2. Работник принимается на неопределенный срок с испытательным сроком (рис.54). В графе "Принять на работу по" – дата так же не проставляется. В графе "с испытательным сроком" вносится срок испытания согласно трудового договора.
Рис. 54 Образец приказа о приеме на работу на неопределенный срок с испытательным сроком и записи в трудовую книжку.
3. Работник принимается на определенный срок для замены временно отсутствующего работника, за которым сохраняется рабочее место в соответствии с законодательством (рис.55). Это период нахождения работницы в отпуске по беременности и родам, работника – в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3х лет, при направлении работника работодателем для повышения квалификации с отрывом от работы (статья 187 ТК РФ). В графе "Принять на работу по" указывается дата окончания срочного договора.
Рис. 55 Образец приказа о приеме на работу на определенный срок для замены временно отсутствующего работника, за которым сохраняется рабочее место в соответствии с законодательством, с испытательным сроком и записи в трудовую книжку.
4. Работник принимается на определенный срок на время выполнения временных (на срок до двух месяцев) (рис.56) или сезонных работ (когда в силу природных условий работа может производиться только в течении определенного периода времени – сезона) (рис. 57).
Рис. 56 Образец приказа о приеме на работу на определенный срок на время выполнения временных (на срок до двух месяцев) и записи в трудовую книжку.
Рис. 57 Образец приказа о приеме на работу на определенный срок на время выполнения сезонных работ и записи в трудовую книжку
5. Работник принимается на определенный срок:
Рис. 58 Образец приказа о приеме на работу на определенный срок на время выполнения ремонтных, монтажных и других работ и записи в трудовую книжку.
6. Работник принимается c неполным рабочим временем (рис.59), с неполной рабочей неделей (рис.60), на неполное рабочее время (рис.61).
Рис. 59 Образец приказа о приеме на работу с неполным рабочим днем и записи в трудовую книжку.
Рис. 60 Образец приказа о приеме на работу на неполную рабочую неделю и записи в трудовую книжку.
Рис. 61 Образец приказа о приеме на работу на неполное рабочее время и записи в трудовую книжку.
7. Работник в возрасте до восемнадцати лет принимается на неопределенный срок (рис. 62).
Рис. 62 Образец приказа о приеме на работу работника в возрасте до восемнадцати лет на неопределенный срок и записи в трудовую книжку.
2. Изменение трудового договора Изменение трудовой функцииПеревод или изменение трудовой функции – это поручение работы, не соответствующей специальности, квалификации либо должности, которые обусловлены трудовым договором. Перевод оформляется приказом (распоряжением) с соблюдением всех юридических норм.
Существует унифицированная форма приказа о переводе работника на другую работу, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05. 01. 04 за № Т-5 и обязательная для юридических лиц всех форм собственности, в которую работодатели могут вносить дополнительные реквизиты
Страница 6 из 10
5. Издание приказа о приеме на работу
Согласно ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, который издается на основании заключенного трудового договора и в строгом соответствии с его содержанием.
До 01.01.2013 согласно постановлению Госкомстата РФ от 5 января 2004 №1 « Об утверждении унифицированных форм первичной отчетной документации по учету труда и его оплаты» было обязательным оформление приказа о приеме на работу по унифицированным формам Т-1 или Т-1а .
В связи в вступлением с 01.01.2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" с 1 января 2013 негосударственные организации вправе применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов.
Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации в негосударственных организациях не обязательно, но можно применять. При этом они должны быть дополнены таким реквизитом, как «расшифровка подписи» работника, так как согласно Федеральному закону от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 указанного закона.
Следует отметить, что среди специалистов существует мнение, согласно которому новый закон «О бухгалтерском учете» касается лишь унифицированных форм по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, указанных в п. 1.2 Постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1. а унифицированные формы документов по учету кадров, перечисленные в п. 1.1 указанного постановления продолжают оставаться обязательными к применению, так как учет кадров хоть и связан с бухгалтерским учетом, но является самостоятельной деятельностью.
Мы продолжаем использовать унифицированные формы по учету кадров, дополняя их реквизитом «расшифровка подписи работника». Они привычны, понятны, удобны, встроены в автоматизированные программы учета.
Согласно части 4 ст.9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Поэтому, мы настоятельно рекомендуем издать приказ об утверждении первичных форм по учету кадров в вашей организации по представлению соответствующего лица.
Форма Т-1а используется для оформления на работу сразу нескольких человек.
Работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись с трехдневный срок со дня фактического начала работы.
Как правило, приказ издается в единственном экземпляре, и остается в службе персонал. Срок хранения приказов по личному составу в архиве — 75 лет. Копия приказа с отметкой о заверении передается в бухгалтерию для начисления заработной платы.
Издание приказа необходимо зафиксировать в журнале регистрации приказов по кадрам.
Образец приказа о приеме на работу Накопительная ведомость учета (судовой книги)
Журнал регистрации приказов о
Вновь принятые на работу О приеме, Книга приказов Книга учета личного
Рекомендации по ведению
на работу, копии приказов о - книга учета о приеме на работу
Образец приказа о приеме на
Стандарты бух. учета о приеме работника на о принятии на работу
Приказ о приеме на работу
копию приказа о приеме на работу; копии приказов о переводе на книга учета
Образец трудового договора
образцы формулировок приказов и образец Приказ о приеме на работу с учета
Приказ о приеме на работу учета работы кровли на объекте n 1
(книги) о приеме на работу. формы учета приема на работу. приказов по
ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ о приеме на воинский книга учета бланков
приказов о приеме на о приеме на работу" учета сведений о приеме,
Трудовая книжка – основной документ,
подтверждающий трудовую деятельность работника
Трудовая книжка в Российской Федерации была введена 15 января 1939 года. Это один из важнейших личных документов гражданина нашей страны, подтверждающий трудовую деятельность рабочих и служащих. Кстати, на Западе трудовых книжек нет. Там при увольнении работнику выдается справка о том, сколько денег уплачено в различные фонды (социальный, пенсионный и другие) и на основании этих отчислений начисляется пенсия.
В нашей стране с 01 января 2004 года введен новый образец трудовой книжки (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г «О трудовых книжках» № 225). Причем имеющиеся у работников трудовые книжки старого образца действительны и обмену на новые не подлежат. Министерство труда и социального развития России разработало и утвердило «Инструкцию по заполнению трудовых книжек». Данный документ – нормативный правовой акт, носящий межведомственный характер, являющийся обязательным для исполнения всеми организациями и должностными лицами. Если прежняя Инструкция регулировала все вопросы, включая правила ведения, учета, заполнения, хранения трудовых книжек, то новая Инструкция устанавливает лишь порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей к ним и дубликатов. Прочие вопросы регулируются «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
Теперь работодатели, согласно ТК РФ, обязаны вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если эта работа здесь является для него основной. В нее вносятся:
– сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность, квалификация);
– сведения о работе (прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение со ссылками на соответствующие приказы);
– сведения о поощрениях и награждениях;
– сведения об открытиях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Иными словами, трудовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность работника и является основным документом о его трудовой деятельности. По трудовой книжке исчисляется общий, специальный и непрерывный стаж работника.
Записи в трудовой книжке разрешено производить кроме перьевой и шариковой ручки также гелевой ручкой и ручкой– роллером. Причем чернила должны быть световодостойкими.
Сокращения в трудовой книжке не допускаются. Записи должны вестись подробно.
В месте с тем Правила ведения трудовых книжек дополняют и уточняют рад положений:
1. Работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать копию его трудовой книжки или заверенную в установленном по рядке выписку из трудовой книжки не позднее 3 дней со дня подачи заявления;
2. По основному месту работы в трудовую книжку, на основании соответствующих документов, вносятся записи о времени военной службы в соответствии с ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах, а также о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров (п. 21 Правил ведения трудовых книжек);
3. пункт 29 Правил ведения трудовых книжек исключает возможность внесения изменений в трудовую книжку на основании свидетельских показаний;
4. устанавливается порядок выдачи дубликатов трудовых книжек при массовой утрате их работодателем в результате чрезвычайных ситуаций (пункт 34 Правил ведения трудовых книжек);
5. Понятия «увольнение» и «прекращение трудового договора» употребляются как синонимы;
Наряду с уточнениями в Правилах ведения трудовых книжек есть ряд принципиально новых положений:
1. При увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку, заверяются не только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, но и подписью самого работника. Это положение введено для обеспечения большей правовой защищенностью работника, позволяя ему своевременно обратиться в соответствующие органы за защитой нарушенного права;
2. Внесение изменений в трудовую книжку имеет право проводить не только работодателем, который произвел запись в трудовой книжке, но и работодатель по новому месту работы. Это особенно актуально в связи с участившимися случаями ликвидации предприятий.
Однако же далеко не все руководители предприятий уделяют должное внимание организации работы по ведению, учету и хранению трудовых книжек, а многие молодые работники не знают о ее основной роли при установлении трудового стажа и зачастую считают трудовую книжку необязательным документом. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца.
Кстати, работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках, а также оформлять их людям, принимаемым на работу впервые.
Разъяснения по данному вопросу давались в ряде официальных актов Министерства труда России, например, в письме Минтруда РФ от 4 февраля 1997 г. № 28-6. В настоящее время данный вопрос урегулирован ст. 309 ТК РФ, согласно которой документом, подтверждающим время работы у работодателя – физического лица, является письменный трудовой договор. Работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Трудовой стаж таких лиц может подтверждаться справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда. С момента введения в действие Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» (с изменениями от 25 октября 2001 г.) время работы у физических лиц – работодателей может быть также подтверждено документами персонифицированного учета.
Глава 1. Ведение трудовых книжек
1. Ответственность за ведение трудовых книжек
Работодатель обязан организовать работу по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Ответственность внутри предприятия перед руководителем за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя предприятия (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 № 225).
Здесь необходимо отметить, что в случае проверки работы службы персонала государственный инспектор труда в обязательном порядке наряду с другими документами потребует предоставить и приказ о назначении ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек. Причем чаще всего инспектор сначала задает вопрос о том, кто ведет трудовые книжки работников и при этом просит представить его лично. И уже после этого просит показать приказ, подтверждающий, что именно этот работник отдела кадров уполномочен вести трудовые книжки.
В случае отсутствия данного приказа государственный инспектор труда обязательно вынесет предписание об устранении нарушения трудового законодательства. Поэтому лучше сразу издать такой приказ, не доводя дело до крайности.
Последствия нарушения законодательства о труде (ст. 5. 27 КоАП РФ):
Вы можете отметить интересные вам фрагменты текста, которые будут доступны по уникальной ссылке в адресной строке браузера.
Материалы, присутствующие на сайте, получены с публичных (широкодоступных) ресурсов. Если вы обладаете авторским правом на какую либо информацию, размещенную на сайте booksonline.com.ua и не согласны с её общедоступностью в будущем, то мы согласны рассмотреть предложения по удалению определенного материала, а также обсудить предложения о договоренностях, разрешающих использовать данный контент. Мы не отслеживаем действия пользователей, которые самостоятельно выкладывают источники текстов, являющиеся объектом вашего авторского права. Все данные на сайт, загружаются автоматически, не проходя заранее отбора с чьей либо стороны, что является нормой в мировом опыте размещения информации в сети интернет.
Не смотря на это, при возникновении у Вас вопросов касательно ссылок на информацию, размещенную на нашем сайте, правообладателями которой Вы являетесь, просим обращаться к нам с интересующим запросом. Для этого требуется переслать е-mail на адрес: admin@booksonline.com.ua. В письме настоятельно рекомендуем подать такие сведения. 1.Документальное подтверждение ваших прав на материал, защищённый авторским правом: отсканированный документ с печатью, либо иная контактная информация, позволяющая однозначно идентифицировать вас, как правообладателя данного материала. 2. Прямые ссылки на страницы сайта, которые содержат ссылки на файлы, которые есть необходимость откорректировать.
Все права защищенны booksonline.com.ua
