Распоряжение о сдачи документов в архив

Образцы документов. Приказ. Образец приказа о признании утратившими силу приказов и распоряжений. Страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 Последняя. Архивы. Новости.

Статья по управлению персоналом: Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив. Распоряжение Правительства РФ от 21.03.94 № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендовало

ЗАО "BKR-Интерком-Аудит". Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО <Интерком-Аудит>. Согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции

Архив кадровой документации
ЗАО "КРИБЕЛ-КОНСАЛТ" kribel.ru
О КОМПАНИИ
РЕГИСТРАЦИЯ
РЕОРГАНИЗАЦИЯ
ЛИКВИДАЦИЯ
ИНВЕСТИЦИОННОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ
ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНАЯ СОБСТВЕННОСТЬ
ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ
КОРПОРАТИВНЫЙ СЕРВИС
СЛИЯНИЕ И ПОГЛОЩЕНИЕ
МАРКЕТИНГОВЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ
КАДРОВЫЙ КОНСАЛТИНГ
Консультации по делопроизводству
Ведение кадрового делопроизводства
Экспертиза кадровой документации
Восстановление документации
Тестирование и оценка персонала
Разработка корпоративных документов АРБИТРАЖ
ОЦЕНКА
IT - ИНЖИНИРИНГ
ON-LINE КОНСАЛТ
КОНТАКТЫ
АРХИВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Любая организация за период своего существования накапливает огромное количество документации, которую согласно российскому законодательству необходимо хранить определенное количество лет.
Для того чтобы в кадровой документации был порядок, необходимо проводить ревизию на предмет уничтожения или сдачи в архив документов, которые отслужили свой срок.
Какие же документы относятся к документам по личному составу? Обычно под ними подразумевают: приказы по личному составу, личные дела или личные карточки, лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, трудовые договоры, заключаемые работником с работодателем, должностные инструкции, штатные расписания, штатные расстановки.
Однако вышеназванные документы не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу. К таким документам в полной мере относятся:
документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей)
документы по аттестации и установлению квалификации
документы, подтверждающие вредные условия производства
списки работников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты)
а также различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот
Все документы со сроком их хранения приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. (с изм. от 27 октября 2003 г.)
Информация по хранению и архивации документации содержится также в Федеральном законе РФ от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Приказ Минюста СССР от 17.09.1980 N 13. Об утверждении Инструкции о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов. Внимание!

Документами по личному составу Закон об архиве называет документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона об архиве).
Документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения.
При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами (ч. 9 ст. 23 Закона об архиве).
При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (ч. 10 ст. 23 Закона об архиве).
В настоящее время существует система Федеральной архивной службы, отдельных архивов документов по личному составу не создается. Однако в соответствии со ст. 13 Закона об архиве организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Перед сдачей в архив необходимо провести так называемую экспертизу.
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Отнесение документов к составу архивного фонда осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив. 03.12.2010 15:29. Распоряжение Правительства РФ от 21.03.94 № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендовало учреждениям и организациям 3 декабря 2010

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
Закона об архивном деле в РФ
Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела
Отбор ЭД на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.
На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.
Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).
При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы:
ограничения на прием ЭД
завершенность процесса создания ЭД
стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив
наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД
наличие необходимой сопроводительной документации
соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД
затраты на обеспечение хранения
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Комплектование архива организации - это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.
Комплектование архива включает:
определение источников комплектования архива
определение состава документов, подлежащих приему в архив
организацию передачи документов в архив
Основными источниками комплектования архива организации являются структурные подразделения организации.
Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.
В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения в установленной форме. Номенклатура дел яв

ПРИКАЗ. от 4 ноября 1999 года N 137. Об утверждении Инструкции о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции.17 марта 2004

Образцы документов. Приказ. Образец приказа о признании утратившими силу приказов и распоряжений. Страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 Последняя. Архивы. Новости.

Что должен знать бухгалтер о подготовке документов для сдачи в архив

Работа по формированию дел для передачи в архив организации – прямая обязанность сотрудников структурных подразделений. И бухгалтерии в том числе. Как ее орагнизовать, и что важно при этом учесть рассказала Валентина Андреева, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия при Верховном Суде РФ и Высшем Арбитражном Суде РФ. Конспект лекции на эту тему подготовили наши коллеги из журнала «Семинар для бухгалтера».

В нашей стране какого бухгалтера ни возьми, каждый третий сильно нагружен работой, остальные просто-напросто перегружены. В таких условиях подготовкой документов для сдачи в архив организации многие бухгалтеры либо в принципе не занимаются, либо организуют процедуру не по правилам и очень редко.

Однако я напомню, что работа по формированию дел для передачи в архив организации – прямая обязанность сотрудников структурных подразделений. И бухгалтерии в том числе.

Безрадостная тенденция обусловлена и тем, что руководство компаний относится к архиву как к второстепенной работе, экономя на расходах по его содержанию. Это может привести компанию к неблагоприятным последствиям.

К сказанному можно добавить еще и то, что в небольших организациях зачастую просто нет отдельной штатной единицы, отвечающей за архив компании. А функции архивариуса поручаются секретарю, кадровику или же бухгалтеру.

В любом случае вы должны быть непосредственно знакомы с порядком формирования архива, поэтому на семинаре я подробно расскажу, какие документы необходимо подготовить бухгалтеру для передачи дел на сохранение.

Организация архивного хранения в компании

Первое, на что вы должны обратить внимание, – вне зависимости от масштабов вашей компании есть ряд документов, запрещенных к уничтожению. Например, бухгалтерские и кадровые документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения. Это, прежде всего, документы, содержащие информацию о стаже работников. Кроме того, при ликвидации каждая организация должна сдать свои документы в государственный или муниципальный архив в соответствии с указаниями местного архивного учреждения. Без этого акт о ликвидации организации подписан не будет.

Согласно статье 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. – Примеч. ред.), документы негосударственной организации являются ее частной собственностью. Это означает, что никто не может их у вас забрать, пока компания существует. Однако после ликвидации организации документы становятся государственной или муниципальной собственностью. Поэтому в силу статьи 17 закона «Об архивном деле» государство оставляет за собой право требовать сохранность документов в пределах установленных сроков.

Работа по формированию архива начинается с решения, каким он будет в вашей организации. Здесь все, конечно, зависит от масштабов компании. Архив может быть как отдельным структурным подразделением, так и существовать в составе канцелярии или секретариата. Это может быть и должностное лицо в штатном расписании – заведующий архивом, архивариус – работник, который отвечает за архив.

Как я говорила выше, в небольших компаниях распространено совмещение работы по ведению архива с другими функциями (с работой секретарем или бухгалтером). При этом может быть установлено совмещение должностей при наличии должности архивариуса в штатном расписании. Или поручена дополнительная работа по ведению архива какому-либо работнику, если в штатном расписании отсутствует должность архивариуса. В обоих случаях должно быть получено согласие работника, то есть подписано дополнительное соглашение к трудовому договору. Кроме того, таким сотрудникам обязательно должна быть установлена доплата за работу по ведению архива.

Если в вашей компании создано целое структурное подразделение (архив), рекомендуется разработать Положение об архиве и должностные инструкции работников архива, без которых работать будет сложно.

Составить Положение об архиве легко, используя Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Что касается должностных инструкций, можно воспользоваться Квалификационным справочником должностей, руководителей и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. Необходимыми нормативными материалами для ведения архива являются перечни документов со сроками хранения, в частности: Перечень типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Последний утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182.

Номенклатура дел организации и ее структурных подразделений

Теперь рассмотрим непосредственно порядок формирования документов в дела. Этим вопросом должен заниматься каждый специалист, работающий с документами. Следует учесть, что документы формируются в дела по определенным признакам, чтобы потом их легко было искать в архиве.

Архивистами был создан специальный справочный документ, с помощью которого служебные документы распределяются по папкам (делам). Он называется номенклатурой дел. Это систематизированный перечень заголовков всех дел, которые работники будут заводить в организации в очередном году. Номенклатура дел составляется накануне нового календарного года, обычно в декабре, чтобы было известно, какие дела следует формировать в компании в очередном году с января по декабрь.

При формировании документов в дела используются разные признаки, по которым документы объединяют в одну папку. Например, номинальный признак (именной, видовой): приказы к приказам, протоколы к протоколам.

Еще один признак – предметно-вопросный для служебной переписки. Но возможен и совершенно другой подход, когда объединяются разные документы по одному вопросу. Классическим образцом служат судебное дело, личное дело работника.

Вернемся к номенклатуре дел и рассмотрим подробнее содержание и порядок заполнения этого табличного документа. Форма номенклатуры дел унифицирована и включена в приложение 7 «Основных правил работы архивов организации» (далее по тексту – Основные правила. – Примеч. ред.). Документ утверждается руководителем организации. Если компания крупная, то необходимо заполнять графу «Название раздела», то есть вписывать наименование структурного подразделения. Если организация небольшая, то здесь указывается направление деятельности, например «кадровое обеспечение», «финансовое обеспечение».

Содержащаяся в номенклатуре дел таблица включает пять граф. В первую графу вписывают индекс дела. Дело по правилам нумеруется следующим образом: должно быть как минимум два номера, соединенных знаком препинания (дефис или знак дроби).

Сначала нужно пронумеровать все структурные подразделения или направления деятельности, «дирекция» – 01, «финансовый отдел» – 02. «отдел снабжения» – 05. «отдел маркетинга» – 12 и т. д. Все объекты должны быть с одинаковым количеством знаков в коде. После кода подразделения проставляется знак препинания и присоединяется порядковый номер конкретного дела внутри подразделения. Например, у «кадров» код 05. Все папки, которые там образуются, начинаются с 05. Образуется, например, 25 разных дел – папок с разными названиями, тогда они будут проиндексированы следующим образом: 05-01, 05-02. 05-25 – последнее дело.

Графа вторая «Заголовок дела» не должна вызвать у вас вопросы. Типовые заголовки дел вы можете найти в Перечне документов со сроками хранения, о котором я говорила вначале. Все предельно просто, например, в бухгалтерии могут быть следующие заголовки: «Годовой отчет по основной деятельности компании за 2011г.», «Приказы по административно-хозяйственным вопросам», «Переписка с банком по вопросам выдачи кредитов».

В конце календарного года в третью графу номенклатуры дел «Количество единиц хранения» необходимо внести количество образованных дел.

Одно дело должно содержать не более 250 листов документов, что соответствует толщине дела вместе с обложкой до 4 см. При большом количестве документов, относящихся к одному делу, проводится его деление на тома.

Четвертая графа номенклатуры дел «Срок хранения и № статей по перечню», является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения или уничтожения.

Номенклатуру дел в течение года нужно вести, то есть вносить дополнительно заголовки заведенных, но не запланированных ранее дел. Или отмечать в графе пятой «Примечание», что запланированное дело не было заведено по какой-либо причине.

Изначально номенклатура дел составляется в конце первого года работы организации, а затем перепечатывается на очередной календарный год с учетом происшедших в предыдущем году изменений в составе документов.

В организациях, в состав которых входят структурные подразделения, номенклатура дел должна составляться и в каждом структурном подразделении. Ее форма приведена в приложении 8 Основных правил.

В целом форма номенклатуры дел структурного подразделения аналогична форме сводной номенклатуры дел организации, но в ней отсутствует гриф утверждения документа руководителем. По сути, номенклатура дел структурного подразделения является выпиской из сводной номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел организации один раз в пять лет подлежит согласованию с экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комисией (ЭПК) архивного учреж-дения.

По созданной в декабре номенклатуре организация весь год занимается формированием дел. Например, подготовили в отделе кадров приказ о приеме на работу, ознакомили с ним работника, теперь приказ надо подшить в дело. Открываем номенклатуру дел, находим заголовок «Приказы по личному составу» с соответствующим индексом и сроком хранения и оформляем обложку скоросшивателя для подшивки в него этого приказа. Как уже отмечалось, существуют приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и 5 лет. Срок хранения документа можно определить по статье 19 Перечня типовых управленческих архивных документов. В данном случае, согласно пункту «б» статьи 19, документ хранится 75 лет. Поэтому приказ о приеме на работу необходимо подшить в дело приказов со сроками хранения 75 лет.

Если документов одного вида очень много, то их можно формировать в дела по предметно-вопросному признаку, то есть отдельно приказы по «приему», «увольнению», «изменению фамилии» и т. д. Если компания небольшая, соблюдать такой порядок необходимости не возникает, достаточно разделять документы по срокам хранения.

Итоговая запись к номенклатуре дел

Переходным мостиком от делопроизводства к архивному делу служит продолжение сводной номенклатуры дел, которое называется «Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации».

Категорией для дел является срок хранения – чем выше срок, тем важнее дело. Таких категорий дел три: постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения. Эти графы необходимо заполнить в конце года, в котором действовала данная номенклатура дел.

В графе 2 «Итоговой записи» проставляем количество сформированных томов дел. В последних двух графах необходимо выделить переходящие дела и дела с отметкой ЭПК. Переходящие дела – это незакрытые дела, которые необходимо продолжать вести в будущем календарном году: личные дела, дела выборных органов, дело о многолетнем кредите. Вписываем их количество в графу «Переходящие».

Что такое дело с отметкой ЭПК? Это дело, для которого первоначально был установлен минимальный срок хранения, после которого необходимо принять решение об окончательном сроке хранения. Это означает, что о продолжении хранения или уничтожении дела решение должна принять ЭК компании по согласованию с ЭПК архивного учреждения.

Для того чтобы подготовить документы к передаче в архив, нужно четко понимать, что подлежит хранению, а что унич-тожению. Поэтому наряду с формированием новых дел необходимо периодически обращаться к документам прошлых лет. В этом году в архив организации должны быть переданы дела за 2009 год, если, конечно, дела за предыдущие годы уже сданы.

Отметим, что в рабочем помещении можно держать документы трех последних лет. Это как раз достаточный срок, когда бумага выдерживает условия, в которых комфортно работать человеку. Для документа необходимы другие условия: темное, прохладное (12–16 °), сухое помещение.

Экспертиза ценности документов

Сформированные по категориям дела необходимо разделить на две группы: первая группа – временного хранения, вторая – постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Экспертиза ценности проводится методом полистного просмотра документа членами комиссии. Комиссия создается один раз на период деятельности организации и включает представителей ведущих подразделений: бухгалтерии, кадровой службы, архива. Возглавляет ЭК, как правило, заместитель директора.

Комиссия проводит заседания и оформляет протоколы с решениями, связанными с утверждением описей на документы длительного, постоянного сроков хранения и по личному составу и определяет, какие документы подлежат уничтожению. Четкого регламента периодичности проведения заседаний нет, достаточно заседать раз в год, если в прежние годы документы обрабатывались и сдавались в архив.

Дела за год необходимо просмотреть, чтобы случайно документы длительного срока хранения не оказались в папке со сроком хранения 5 лет.

При полистном просмотре выявляются недостатки, которые необходимо устранить. После проверки проходит заседание комиссии, утверждаются описи дел, составляется акт о выделении к уничтожению дел за конкретные годы в связи с истекшим сроком хранения. Протокол заседания ЭК должен иметь гриф утверждения руководителем организации, который в комиссию не входит, но лично несет ответственность за несоблюдение порядка уничтожения документов.

Остановимся на технической обработке документов перед сдачей их на архивное хранение. Во-первых, документы в деле должны лежать в хронологическом порядке: верхний документ – первый январский. Далее следуют простые, но затратные по времени процедуры. Черным графитным карандашом необходимо пронумеровать каждый листок с номера 1 по 250 (условно) на лицевой стороне дела в верхнем правом углу.

Серьезной ошибкой считается, когда лист пронумерован, например, цифрой 25, а потом сразу 27. Возникает очевидный вопрос: где лист 26? Пропущенный номер опять же вносится в лист-заверитель в строку «Пропущенные номера листов». В листе-заверителе есть также таблица, в которой указываются особенности физического состояния и формирования дела, например надорванные, подклеенные, заплесневелые листы. Необходимо указывать ссылку на их номер.

Внутренняя опись дела

И наконец, надо составить внутреннюю опись документов дела. Во внутреннюю опись вносим индекс дела, его заголовок, номера листов дела, которые соответствуют данному документу. Потом будет легко найти, например, приказ об увольнении работника, даже если известно только то, что оно произошло в 2010 году. Опись подкладывается ее составителем и помещается в начале дела.

Теперь дело нужно либо прошить, либо сдать в переплет, оформить обложку (приложение 11 Основных правил. – Примеч. ред.), отражающую наименование организации, подразделения, номер дела, тома, заголовок, даты заведения и закрытия дела.

Теперь у компании есть правильно сформированные документы, подшитые и с обложкой.

Какой следующий шаг? Мы должны внести их в описи дел отдельно для дел постоянного хранения, временного хранения, и по личному составу. Подробно на их заполнении я останавливаться не буду, потому что формат очень схож с номенклатурой дел.

Описи составляются не менее чем в трех экземплярах, один из которых остается в структурном подразделении, подтверждая факт сдачи документов в архив, а другие экземпляры описи передаются в архив вместе с делами.

Акт о выделении к уничтожению документов

Процедура уничтожения документов требует правильного документационного оформления. Уничтожению подлежат только документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно), если срок хранения истек. Исчисление этого срока начинается с 1 января следующего календарного года.

Нельзя уничтожать документы, не прошедшие экспертизу ценности документов. Решение об уничтожении должно содержаться в протоколе заседания экспертной комиссии организации.

Подлежащие уничтожению документы вносятся в соответствующий акт, имеющий унифицированную форму – Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 4 Основных правил).

В акт вносятся уже знакомые нам данные: индексы и заголовки дел, крайние даты, сроки хранения. После соблюдения документационных формальностей можно приступать к уничтожению документов.

Конечно, уничтожение документов – это не сжигание и не вывоз их на свалку. Как ценнейшее вторсырье бумагу необходимо сдать на переработку.

Подводя итоги обсуждения данной темы, еще раз подчеркну, почему важно вести архив. В жизни случаются разные ситуации, например через долгие годы к вам могут обратиться люди, потерявшие документы, содержащие информацию о трудовом стаже. В соответствии со статьей 62 ТК РФ гражданин может затребовать любые документы о своей трудовой деятельности. Предоставить копии таких документов вы обязаны в трехдневный срок.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

За время своего существования любая организация «обрастает» огромным количеством документов, отражающих ее жизнедеятельность. Какие из них можно уничтожить, какие надо хранить, в каких условиях - обо всем этом нам рассказал Б. АЛЬБРЕХТ, заместитель начальника отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной архивной службы России.

За время своего существования любая организация «обрастает» огромным количеством документов, отражающих ее жизнедеятельность. Какие из них можно уничтожить, какие надо хранить, в каких условиях - обо всем этом нам рассказал Борис АЛЬБРЕХТ. заместитель начальника отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной архивной службы России.

Иногда по незнанию или недоразумению могут быть уничтожены документы, являющиеся единственным свидетельством для исчисления трудового стажа. Многим ли известно, как и где должны храниться подобные им кадровые документы ?

Прежде всего необходимо уточнить, какие виды и разновидности документов относятся к общей категории документов по личному составу. Обычно под ними подразумевают лишь небольшую группу документов (приказы по личному составу, личные дела или личные карточки (форма Т-2), лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, контракты, заключаемые работником с работодателем).

Однако вышеназванные документы отнюдь не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу. К таким документам в полной мере относятся:

• документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей);
• документы по аттестации и установлению квалификации;
• различные наградные документы (наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду);
• документы, подтверждающие вредные условия производства;
• списки работников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
• книги прописки жильцов;
• а также различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов. Практически все они, за небольшим исключением, приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Известно, что в соответствии с пунктом 6 Положения об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552, документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения. Следует также иметь в виду, что в данном случае права граждан защищены высшим законом Российской Федерации - Конституцией, статья 24 которой гласит, что каждый гражданин Российской Федерации имеет право на информацию, подтверждающую его основные социальные права. Для реализации этих прав Правительством РФ был принят ряд нормативных правовых актов. определяющих порядок хранения и работы с документами по личному составу. В нем указывается, что в случае ликвидации организации (предприятия) документы по личному составу должны передаваться правопреемнику, а при отсутствии такового - в вышестоящую организацию или орган. Если правопреемников или вышестоящих организаций (органов) не имеется, то учреждения Государственной (ныне Федеральной) архивной службы осуществляют меры по обеспечению сохранности этих документов.

Распоряжение Правительства РФ от 21.03.94 № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендовало учреждениям и организациям (независимо от форм собственности) включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.

Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные правовые обязательства и ответственность на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу и удовлетворение социальных прав граждан. Следовательно, должен быть разработан комплекс правовых, организационных и практических мер, обеспечивающих условия хранения и использования документов по личному составу. Это вопросы правового положения архива. его материально-технической базы (помещение и оснащение), штатной численности, организации и практики работы.

Ответственность за халатность, небрежность или умышленное уничтожение архивной информации предусмотрена Уголовным кодексом РФ.

Работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, несет ответственность не только за правильное ведение кадровой документации, но также за правильность ее хранения. Руководитель организации несет ответственность за хранение всех документов организации, в том числе и относящихся к кадровой службе, если в организации нет лица, ответственного за эти документы.

На практике существует и развивается только сеть архивов и хранилищ системы Федеральной архивной службы (или при муниципальных образованиях). В других случаях отдельных архивов или хранилищ документов по личному составу не создается.

Как правило, юридическое лицо если и создает архив. то документы по личному составу в нем хранятся наряду с другими видами документов. Причем это характерно не только для мелких организаций, но и для очень крупных, где трудились и трудятся тысячи работников, и документы по личному составу, накапливаемые в течение многих лет, составляют достаточно объемный комплекс.

Именно поэтому при создании архива в организации необходимо принципиально решить вопрос о том, что в любом случае документы по личному составу должны храниться отдельно от других документов. Оптимальным вариантом, тем более для крупной организации, было бы создание специализированного хранилища, где хранились бы эти документы. Но так как в большинстве случаев это не соответствует реальным возможностям организации, то надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. То есть здесь единым принципом является отделение (изолирование) документов по личному составу от остальных документов. Это объясняется прежде всего тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством.

Нет необходимости подробно описывать технические требования к помещению архива. Все параметры достаточно четко изложены в специальных нормативно-методических пособиях. Отметим лишь, что это помещение должно быть изолировано, отвечать основным требованиям противопожарной безопасности, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 80 см, пожарные проходы между рядами стеллажей - 120 см. Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.

Более сложен вопрос по определению штатной численности работников, необходимых для обслуживания архива. так как утвержденных нормативов по этому вопросу не имеется. Однако необходимые расчеты можно сделать на основании применения Укрупненных норм по делопроизводственным и архивным работам, разработанным Всероссийским институтом документоведения и архивного дела в 1991 году. Эти расчеты показывают, что на обслуживание 5 тысяч дел, хранящихся в архиве. и проведение с ними всего комплекса работ (обеспечение физической сохранности, учет, комплектование архива. выдача дел во временное пользование, исполнение справок социально-правового характера) необходим как минимум один штатный специалист, обладающий достаточной квалификацией. К тому же следует учесть, что в настоящий момент в условиях проведения пенсионной реформы резко возросли объемы справочной работы. Только государственные архивы за 2002 год исполнили более 9 млн социально-правовых запросов. К сожалению, нет данных, сколько подобных запросов было выполнено архивами организаций и предприятий, но можно предположить, что это тоже гигантская цифра.

Отдельным большим участком работы архива являются вопросы подготовки дел к сдаче в архив организации. Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные методические и практические ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива. Комплекс работ по передаче документов в архив. в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:

• 1. Формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве.
  2. Оформление дел в соответствии с установленным порядком.
  3. Экспертиза ценности документов и дел.
  4. Описание дел, передаваемых в архив организации.
  5. Передача документов в архив организации.

Итак, рассмотрим особенности формирования некоторых видов документов по личному составу в документальные комплексы ( дела ).

1. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела .

Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов по личному составу отражает оперативные вопросы деятельности работников: приказы по командировкам, отпускам, дежурствам и т. д. Данные виды приказов хранятся 5 лет. Целесообразно с самого начала присваивать приказам 75-летнего срока хранения и 5-летнего срока хранения самостоятельные номера, что облегчит их формирование в разные дела и последующий поиск необходимой информации.

2. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

3. Личные дела. В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления. На все документы, содержащиеся в личном деле. в обязательном порядке составляется внутренняя опись, которая содержит следующие реквизиты:

• порядковый номер документа, включенного в опись;
• номер и дата документа (если это необходимо);
• наименование документа;
• количество листов в документе;
• примечание;
• итоговая запись о количестве документов, включенных в личное дело .

Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

• оформление обложки дел по установленной форме;
• нумерацию листов в деле ;
• составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле ;
• составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);
• подшивку или переплет дела .

На обложке дела указывается:

• наименование организации;
• индекс дела по номенклатуре дел организации;
• заголовок дела ;
• даты дела (датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника);
• количество листов в деле .

После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела .

Экспертиза дел проводится в несколько этапов:

• при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения каждого дела. внесенного в номенклатуру;
• в процессе формирования дел ;
• при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

Экспертиза осуществляется путем обязательного просмотра каждого дела по всем входящим в него листам. Из дела должны быть изъяты дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.

Описи дел, в том числе и по личному составу, составляются по установленной форме отдельно от описей дел постоянного и временного хранения. Составляя описи дел, следует иметь в виду, что в зависимости от объема дел могут составляться отдельные описи на приказы по личному составу и финансовые документы и на личные дела или на карточки формы Т-2. Причем каждая карточка заносится в опись как самостоятельная единица хранения. При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:

• каждое дело. вносимое в опись, должно иметь самостоятельный порядковый номер;
• заполнение граф в описи должно соответствовать данным, указанным на обложке дела ;
• если в опись вносится несколько одинаковых заголовков, то полностью пишется заголовок первого дела. а вместо остальных проставляется слово «тоже».

В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись.

После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.

В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела. В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела и карточки по форме Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их сохранности и выдачу необходимых сведений.

При выполнении социально-правового запроса работник архива или лицо, за него отвечающее, делает только архивную справку о месте работы, стаже, занимаемой должности.

Выборку бухгалтерских документов о полученной заявителем за требуемые годы зарплате делает бухгалтер организации, которому работник архива. в случае необходимости, представляет нужные бухгалтерские документы. Выборка по зарплате в обязательном порядке заверяется бухгалтером, остальные сведения - работником архива. Препроводительное письмо на бланке организации подписывается только руководителем организации или лицом, его замещающим. Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью организации.

Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только самому работнику организации, руководителю структурного подразделения, в котором он работает, или руководителю организации. Остальные работники к документам по личному составу не имеют права доступа. Выдача дел производится только под расписку работника, которому дело выдается, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел.

При ликвидации организации документы передаются или организациям-правопреемникам или преемникам функций. В случае их отсутствия (например, в результате банкротства) - на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производится проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Документы передаются организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив только по описям. По итогам передачи составляется акт установленной формы, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел. И описи дел прилагаются к акту. который подписывается или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим.