Описание

Ех организационно-правовых форм Республики Казахстан, составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность

Порядок оформления, формирования в дела и оперативного хранения основных документов по личному составу, образующихся в деятельности организации

Заместитель директора Центрального государственного архива Комитета информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан А. Адельгужин

Особую группу документов, образующихся в деятельности организаций всех форм собственности и всех организационно-правовых форм Республики Казахстан, составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников. Подпунктом 16) статьи 1 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» дается их определение, как комплекс документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение.

Обязательное ведение кадровой документации в организациях предусмотрено: Законом Республики Казахстан «О труде в Республике Казахстан», подзаконными нормативными правовыми актами и рекомендациями уполномоченного государственного органа Республики Казахстан по труду и социальной защите населения.

К документам по личному составу относятся: приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу, индивидуальные трудовые и коллективные договоры, трудовые книжки, личные карточки работников и другие.

Документы по личному составу, как правило, имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности, которые определяются:

1) на стадии оперативного хранения в структурном подразделении (должностного лица) организации – Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан (государственный регистрационный № 2331 от 2 июня 2003 года) (далее – Типовые правила);

2) на стадии хранения в ведомственном (частном) архиве организации – Основными правилами работы ведомственных архивов (государственный регистрационный номер № 2679 от 24 января 2004 года) (далее – Основные правила).

1. Приказ(распоряжение) руководителя организации

по личному составу

Приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу (Приложение 1) относятся к категории актов работодателя, издание которых предусмотрено Законом Республики Казахстан «О труде в Республике Казахстан». В соответствии с Законом Республики Казахстан «Об административных процедурах» приказы издает руководитель организации, действующей на основе единоличной распорядительной деятельности, распоряжения – на основе коллегиальной распорядительной деятельности.

Приказ (распоряжение) руководителя организации по личному составу фиксирует следующие сведения о кадрах:

1) прием на работу;

2) перемещение по работе;

3) увольнение с работы;

4) установление должностных окладов;

5) предоставление очередного (внеочередного) трудового отпуска;

6) направление в командировку;

7) изменение фамилии;

8) вынесение поощрения;

9) наложение взыскания и т.д.

Приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

При издании приказа (распоряжения) руководителя организации по личному составу необходимо учитывать следующее:

1) оформление приказа (распоряжения) руководителя организации по личному составу не имеет четких указаний в действующих государственных стандартах Республики Казахстан, подзаконных нормативных правовых актах центрального государственного органа управления архивами и документацией Республики Казахстан, поэтому возможны разные варианты составления этого документа, которые оговариваются в Инструкции по делопроизводству в организации;

2) приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу формируются отдельно от приказов (распоряжений) руководителя организации по основной деятельности и имеют самостоятельные регистрационные номера и даты;

3) приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу формируется в дела в пределах календарного (учебного) года;

4) номер документа дополняют литерой «к» или «л/с», что значит приказ (распоряжение) по кадрам (по личному составу);

3) распорядительные пункты приказа (распоряжения) руководителя организации по личному составу оформляют в следующей последова­тельности 1 :

- прием на работу;

- перевод или перемещение по работе;

- установление категорий работникам;

- возложение временного исполнения служебных обязанностей;

- установление неполного рабочего дня;

- увольнение с работы;

- прекращение работы в связи со смертью;

7) каждый пункт приказа (распоряжения) руководителя организации по личному составу обосновывается ссылкой на другой документ (индивидуальный трудовой договор, заявление работника, докладная записка, акт и т.д.)

8) фамилии, имена и отчества в каждом пункте пишут полностью;

9) приказ (распоряжение) руководителя организации визируют руководитель соответствующего структурного подразделения, работники которых указаны в пунктах приказа (распоряжения), руководители кадровой, бухгалтерской, юридической и иных заинтересованных служб и подразделений;

10) в приказе (распоряжении) руководителя организации под отметкой «С приказом (распоряжением) ознакомлены» проставляют подписи, расшифровки подписей и дату ознакомления лица, указанные в пунктах;

11) поощрения и взыскания оформляют отдельными приказами (распоряжениями) руководителя организации по личному составу;

12) формулировки текста приказа (распоряжения) руководителя организации по личному составу должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

В приказе (распоряжении) руководителя организации по приему на работу ука­зывают:

1) на какую должность принимается работник;

2) в какое структурное подразделение;

3) с какой оплатой;

4) с какого числа;

5) вид работы (постоянная, с испытательным сроком, со стажировкой; временная с указанием срока; по совместительству и т.д.);

6) особые условия работы (с принятием полной материальной ответственности; с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.).

В приказе (распоряжении) руководителя организации по переводу работника на другую работу указывают:

1) вид и причину перевода;

2) устанавливаемый размер заработной платы;

3) длительность (в случае временного перевода).

При приеме на работу в качестве основания приводят индивидуальный трудовой договор с гражданином с указанием номера и даты договора и заявление гражданина о приеме на работу с указанием даты заявления.

При переводе на другую работу в качестве основания приводят заявление работника, при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения (направления деятельности).

При поощрении работника в качестве основания к приказу (распоряжению) руководителя организации приводят ссылку на представление руководителя структурного подразделения, наложении взыскания – на докладную записку руководителя структурного подразделения.

При предоставлении отпуска в приказе (распоряжении) указывают общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск.

При увольнении работника с работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью Закона Республики Казахстан «О труде в Республике Казахстан, пункты индивидуального трудового или коллективного договора и дату увольнения. Как основание к приказу (распоряжению) руководителя организации приводят ссылку на заявление работника об увольнении, истечение срока действия индивидуального трудового договора или иное.

Приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу печатают на бланках документов, изготовленных типографским способом, с цветным изображением Государственного герба Республики Казахстан (для государственных органов и организаций) или изображением эмблемы, товарного знака, знака обслуживания организации. Реквизиты приказа (распоряжения) располагают и оформляют в соответствии с нормами Государственного стандарта Республики Казахстан СТ РК 1042-2001 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

В соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» и пунктом 52 Типовых правил приказ (распоряжение) руководителя организации по личному составу печатают на государственном языке и других языках. Приказ (распоряжение) руководителя организации на государственном языке и создаваемый одновременно аутентичный документ на другом языке печатаются каждый на отдельном бланке и оформляются едиными реквизитами.

Приказ (распоряжение) руководителя организации по личному составу печатают, как правило, в трех экземплярах. Первый экземпляр на бланке направляется в дело с приказами (распоряжениями) по личному составу, второй (без использования бланка) – в бухгалтерскую службу для начисления заработной платы работнику, проведения окончательного расчета, начисления командировочных и т.д. третий – в личное дело работника. Все экземпляры приказа (распоряжения) в обязательном порядке руководителем организации или лицом его замещающим.

Приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу формируются в дела в хронологическом порядке согласно возрастанию регистрационных номеров. При заведении дела с приказами (распоряжениями) руководителя организации работник кадровой службы тушью или светоустойчивыми чернилами черного (фиолетового, синего) цвета вносит на обложку:

1) официальное наименование вышестоящего органа;

2) официальное наименование организации;

3) официальное наименование структурного подразделения (направления деятельности) организации;

4) наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация;

5) индекс дела по номенклатуре дел, заголовок, год заведения и срок хранения дела.

На верхнем поле титульного листа в соответствии с пунктами 53 и 64 Основных правил оставляется место для внесения официального наименования государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.

Приказ (распоряжение) руководителя организации на государственном языке и создаваемый одновременно аутентичный документ на другом языке формируются в одном деле.

Не допускается формирование дела объемом свыше 250 листов и помещение в нем черновиков и лишних экземпляров.

В связи с разными сроками хранения видов приказов (распоряжений) руководителя организации, определяемые подпунктами 2) и 3) пункта 6 «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министра культуры, информации и спорта Республики Казахстан от 18 июля 2005 года № 203, рекомендуется приказы (распоряжения) руководителя организации, касающиеся вопросов приема, служебного продвижения, увольнения, перевода работников на другую работу, установления разрядов и категорий, неполного рабочего дня, поощрения, изменения фамилии, прекращения работы в связи со смертью работника, командирования в длительные экспедиции, экологически опасные регионы и т.д. формировать в отдельное дело от приказов распоряжений) руководителя организации, касающихся вопросов предоставления очередного (внеочередного) отпуска, предоставления отгула, наложения взысканий, служебных командировок работников и т.д. Оба дела имеют самостоятельные регистрационные номера и даты приказов.

По завершению делопроизводством дела с приказами (распоряжениями) руководителя организации по личному составу работник кадровой службы:

1) проверяет правильность систематизации приказов (в хронологическом порядке в соответствии с возрастанием регистрационных номеров);

2) изымает черновики, лишние экземпляры приказов (распоряжений), их копии;

3) удаляет из дела скрепки, булавки и другие металлические скрепления;

4) проставляет черным графитовым карандашом в верхнем правом углу каждого листа дела их номера;

5) вносит дополнительно на обложку число и месяц, регистрационные номера первого и последнего приказа (распоряжения) и количество листов дела;

6) помещает в конце дела лист-заверитель (Приложение 2);

7) подшивает (переплетает) дело.

После завершения в делопроизводстве дело с приказами (распоряжениями) руководителя организации до передачи в ведомственный (частный) архив организации в течение года хранится по месту их формирования. Дело хранится в шкафу (сейфе) в рабочем кабинете кадровой службы.

Выдача дела с приказами (распоряжениями) руководителя во временное пользование сторонним организациям производится только с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Изъятие документов из дела производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и акта об изъятии подлинников.

Порядок передачи дела в ведомственный (частный) архив определяется Типовыми правилами.

2. Выписка из приказа (распоряжения) руководителя организации

по личному составу

В соответствии с пунктом 4.3.16 Государственного стандарта Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» выпиской документа является копия части текста архивного (подлинного) документа. Выписку из приказа (распоряжения) руководителя организации по личному составу могут выдавать заявителю или его доверенному лицу:

1) организация, в которой работает (работал) заявитель;

2) организация-правопреемник, хранящая документы по личному составу своего предшественника;

3) соответствующий государственный архив, осуществляющие хранение документов организации и/или ее правопреемника;

Выписку из приказа (распоряжения) руководителя организации по личному составу направляют по почте, выдают под роспись заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего его личность, или доверенному лицу заявителя по предъявлению нотариально заверенной доверенности.

Выписка из приказа (распоряжения) руководителя организации по личному составу (Приложение 3) имеет следующие реквизиты:

1) официальное наименование вышестоящего органа;

2) официальное наименование организации;

3) наименование вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ);

4) дата и регистрационный номер приказа (распоряжения);

5) место издания или составления приказа (распоряжения);

6) заголовок к тексту приказа (распоряжения);

7) констатирующая часть текста приказа (распоряжения), если она есть;

8) постановляющая часть приказа (распоряжения) – тот пункт, который необходим;

9) подпись (наименование должности руководителя организации, подписавшего приказа (распоряжения), вместо личной подписи – слово «Подпись» и расшифровка подписи);

10) отметка о заверении копии приказа (распоряжения);

В соответствии с пунктом 42 Типовых правил, отметка о заверении копии проставляется с целью придания ей юридической силы и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись и ее расшифровку, печать организации, дату заверения.

Заявление – документ по личному составу, адресованный руководителю организации об увольнении, переводе, предоставлении отпуска и иным вопросам, предусмотренным Законом Республики Казахстан «О труде в Республике Казахстан».

Работник пишет заявление, как правило, от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном в данной организации.

Заявление (Приложение 4) имеет следующие реквизиты:

1) наименование вида документа – ЗАЯВЛЕНИЕ;

3) адресат (кому направляется);

4) от кого направлено;

5) резолюция руководства;

Рекомендуется заявления о приеме, переводе на работу в другую организацию и увольнении с работы формировать в личном деле работника.

4. Трудовой договор

Содержание трудового договора определяется Законом Республики Казахстан «О труде в Республике Казахстан» и нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа по труду и социальной защите населения Республики Казахстан.

В соответствии с пунктом 156 Типовых правил трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно за каждый делопроизводственный год, располагая их строго в алфавитном порядке фамилий работников.

5.Трудоваякнижка и вкладыш к ней

Трудовая книжка заполняется в соответствии с нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа Республики Казахстан по труду и социальной защите населения.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то ее дополняют вкладышем.

Без трудовой книжки вкладыш не действителен.

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в приходно-расходной книге. Приходно-расходная книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью должностного лица, осуществляющего учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, и печатью организации.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранят в бухгалтерской службе, как документы строгой отчетности и выдают по заявке под отчет ответственному должностному лицу за ведение кадровой документации.

Регулярно (ежемесячно или ежеквартально) в бухгалтерию направляют отчет о наличии бланков и вкладышей, а также отчитываются за суммы, затраченные на их приобретение. На испорченные бланки составляют акт, утверждаемый руководителем организации.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранят в течение одного делопроизводственного года в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек.

Невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в ведомственном (частном) архиве организации до востребования. Невостребованные трудовые книжки подлежат уничтожению в установленном порядке по истечению 10 лет после достижения работником общеустановленного пенсионного возраста.

В соответствии с пунктами 285 и 286 Основных правил ведомственным (частным) архивом организации по письменным запросам владельцев выдаются их трудовые книжки, неполученные при увольнении или переводе на работу в другую организацию. Выдача осуществляется только с разрешения руководителя организации при предъявлении заявителем документа, удостоверяющего личность. Доверенным лицам выдача производится при предъявлении ими нотариально заверенной доверенности.

Личное дело является совокупностью документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже и деятельности.

Личное дело оформляют после издания приказа (распоряжения) руководителя организации о приеме на работу.

Рекомендуется заводить личные дела на руководителей и ведущих специалистов (на вспомогательный персонал достаточно завести личную карточку формы Т-2).

В начало личного дела помешают документы, необходимые для приема на работу. Личное дело работника может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения, изменения фамилии и т.п.

Каждое дело формируют в отдельной папке. На обложке проставляют следующие отметки:

1) официальное наименование вышестоящего органа;

2) официальное наименование организации;

3) официальное наименование структурного подразделения (направления деятельности) организации;

4) наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация;

5) индекс дела по номенклатуре дел, заголовок, дата заведения дела.

Заголовком личного дела является фамилия, имя, отчество работника, датой заведения – дата поступления работника на работу.

На верхнем поле титульного листа в соответствии с пунктами 53 и 64 Основных правил оставляется место для внесения официального наименования государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.

Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правильное оформление личных дел.

Рекомендуется в личное дело включать документы в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов дела;

- дополнения к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров);

- анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

- индивидуальный трудовой договор;

- заявления о приеме на работу;

- копия приказа (распоряжения) руководителя организации о приеме на работу;

- копии документов об образовании;

- характеристики, резюме или рекомендательные письма;

В личное дело в дальнейшем добавляются документы, подтверждающие изменения анкетных и биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы и т.п.), иные документы, касающиеся служебного роста и квалификации работника. Последние располагаются в хронологическом порядке. Завершает дело приказ (распоряжение) руководителя и заявление работника об увольнении, переводе на другую работу или иной документ, послуживший основанием для издания приказа (распоряжения).

На документы личного дела составляют внутреннюю опись (Приложение 5). Каждый документ дела заносят в опись отдельно. Внутреннюю опись составляют и подписывают работники, ведущие кадровую документацию.

Личное дело ведут в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.

Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывают справку, подписанную работником, ответственным за кадровую документацию, где он указывает с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан, когда будет возвращен.

Личное дело в соответствие с законодательством Республики Казахстан может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации. Выдачу учитывают по контрольной карточке (карте-заместителю), которую ставят на место выданного дела. В ней указано когда, куда и кому выдано дело и проставлена подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывают дату его возвращения и вкладывают ее в дело.

Личные дела учитывают в журнале (книге) учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении номер дела используют для личного дела вновь принятого работника.

Ежегодно проводят проверку наличия и состояния личных дел, о чем составляют акт.

Хранят личные дела в специальных шкафах. Дела располагают по порядку номеров слева направо и сверху вниз.

Датой завершения личного дела делопроизводством является дата увольнения работника, которая проставляется на обложке после завершения дела. Сроки хранения личных дел на обложках не проставляются, так как данные сроки дифференцируются в пределах от 75 лет (с учетом возраста работника) до постоянного (вечного) хранения, в зависимости от установленных критериев.

Личные дела уволенных работников после годичного оперативного хранения в кадровой службе передают в ведомственный (частный) архив организации по установленной форме описи и проставляют соответствующую отметку в журнале (книге) учета личных дел.

Для передачи дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруют арабскими цифрами.

Листы внутренней описи документов личного дела нумеруют отдельно.

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Автобиографию сотрудник пишет собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности.

Реквизитами документа являются:

- наименование вида документа – АВТОБИОГРАФИЯ;

- дата, подпись и ее расшифровка.

В тексте автобиографии освещают следующие вопросы:

1) фамилия, имя, отчество;

3) образование (где, когда учился, в каком учебном заведении);

4) с какого времени началась трудовая деятельность;

5) причины перехода с одной работы на другую;

6) воинское звание (если есть), награды, поощрения;

7) семейное положение;

8) домашний адрес.

После принятия на работу автобиография помещается в личное дело работника.

Резюме – документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве.

Реквизиты резюме являются:

- наименование вида документа – РЕЗЮМЕ;

- фамилия, имя, отчество;

- почтовый адрес претендента;

Рекомендуется в начале резюме печатать свое имя, отчество, фамилию, домашний адрес, телефон, дату рождения (последнее для женщин не обязательно).

Текст излагают по разделам:

1) цель резюме – рабочее место, на которое претендует составитель;

2) образование (сначала указывают высшее образование – какой вуз и когда закончили, полученную специальность; затем перечисляются в обратном порядке другие виды образования до года окончания школы);

3) трудовая деятельность (места работы указывают с настоящего времени до момента окончания школы, т.е. в обратном порядке; если занимались трудовой деятельностью в студенческие годы, можно также здесь это указать);

4) специальные знания (перечисляют различные знания – умение работать на компьютере, знание иностранных языков и т.д.; указывают все, что может заинтересовать работодателя);

6) семейное положение с указанием наличия детей и их возраста.

Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста.

После приема на работу резюме помещается в личное дело.

Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт (качеств) работника и отражает мнение администрации о нем.

Характеристику составляет администрация по просьбе работника или по письменному запросу другой организации.

Характеристику оформляют на стандартном листе бумаги в произвольной форме.

Реквизитами характеристики являются:

- наименование вида документа – ХАРАКТЕРИСТИКА;

Текст характеристики, как правило, состоит из двух частей:

- вводной с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения, образования, должности, наименования структурного подразделения, стажа работы в организации;

- основной, где описывают деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками.

Завершающей фразой является «Характеристика выдана для предоставления. ».

Если характеристику утверждает общественная организация или трудовой коллектив, то дают ссылку на дату и номер протокола заседания, собрания.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяют печатью.

Характеристику составляют в двух экземплярах, одна из которых остается в личном деле работника, другая передается по назначению.

10. Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров (анкета) является перечнем вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д.

Работник заполняет от руки анкету при поступлении на работу. Ответы на вопросы он дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов – удостоверения, трудовой книжки, документов об образовании.

В пункте 6 «Образование» указывают: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее» или иное согласно документу об образовании работника.

В пункте 10 «Трудовая деятельность» указывают сведения о работе в соответствии с трудовой книжкой. Первой записью в трудовой книжке могут быть сведения об обучении в учебном заведении, эти сведения также отмечают в данной графе. Здесь же указывают на перерывы в работе и их причину – учеба, болезнь, иждивение, отпуск.

Работник, занимавший различные должности в одной организации, указывает последовательно наименования этих должностей и время пребывания в них.

В пункте 14 «Семейное положение» указывают сведения: женат (замужем), вдовец (вдова), холост (не замужем), перечисляют членов семьи (с указанием степени родства), проживающих вместе с работником (отец, мать, жена, сын и т.д.). Надо также указать фамилию, имя, отчество, год рождения и чем занимается каждый член семьи.

Отрицательные ответы пишут без повторения вопросов в форме «не знаю», «не имею», «не владею», «не был» и т.п.

Личный листок должен быть проверен работником, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности и после этого вложен в личное дело.

11. Личная карточка

Личная карточка (форма Т-2) является основным учетным документом. Она имеет типовую форму.

- заводится на всех работников, принятых на работу;

- используется для анализа состава и учета движения кадров;

- заполняется в одном экземпляре (все изменения, предусмотренные формой, должны отражаться в личной карточке своевременно);

- ставится в алфавитную картотеку работников (при использовании компьютера, можно вводить в него данные о работниках, затем делать распечатки на принтере по форме Т-2).

Личную карточку заполняет работник кадровой службы после подписания приказа (распоряжения) руководителя организации о приеме работника на работу.

Основанием для записей служат документы – удостоверение, документы об образовании, военный билет и т.д.

В обязательном порядке ставят дату заполнения карточки и личную подпись сотрудника.

Хранят карточки в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке.

Карточки уволенных сотрудников формируют в дело, в алфавитном порядке фамилий работников и ежегодно передают в ведомственный (частный) архив организации.

Перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы.

Протоколом является документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на заседаниях коллегиальных органов.

В организации могут быть образованы комиссии по решению следующих кадровых вопросов:

1) по аттестации по технике безопасности;

2) аттестационные, квалификационные;

4) конкурные по замещению вакантных должностей, избранию на должность;

5) по установлению трудового стажа работников;

6) согласительные по разрешению трудовых споров;

7) по проверке выполнения условий коллективных договоров и другие;

Документирование деятельности указанных комиссий осуществляется в форме протокола (Приложение 6).

В соответствии с пунктом 50 Типовых правил при оформлении протокола с нулевой отметки от левой границы текстового поля печатаются:

1) официальное наименование вышестоящего органа;

2) официальное наименование организации;

3) официальное наименование комиссии;

4) место составления протокола;

5) подписи председателя, секретаря и членов комиссии;

6) визы согласования;

7) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Подобным образом располагаются в тексте слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ».

Наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), порядковый (регистрационный) номер выравниваются по центру.

Начало первой строки текста протокола печатается с абзаца. Абзац начинается после пяти печатных знаков от левой границы текстового поля.

На правой стороне текстового поля завершают печатать:

1) дату протокола;

2) гриф ограничения доступа к документу;

3) гриф утверждения;

4) идентификатор электронной копии документа.

Протокол подписывается председателем и секретарем комиссии, если в день заседания отсутствовал председатель, то вместо слова «Председатель» печатают слово «Председательствовал». При отсутствии секретаря – «Запись вела». В необходимых случаях, предусмотренных регламентом организации, протокол полежит утверждению руководителем организации, подписанию членами комиссии, визированию заинтересованными лицами.

Протокол заверяется печатью организации.

Протоколы формируются в дела в хронологическом порядке проведения заседаний и по возрастанию порядковых номеров. Документы к протоколу формируются в дела раздельно и располагаются в порядке рассмотрения вопроса по каждому протоколу.

По окончанию делопроизводственного года дело с протоколами завершается делопроизводством. На обложке дела, помимо установленных реквизитов, проставляемых при заведении дела, дополнительно проставляются: номера и даты первого и последнего протокола, количество листов. К делам с протоколами и документами к ним подшиваются листы-заверители, дела с документами к протоколам могут содержать внутреннюю опись документов.

Пример оформления приказа руководителя организации

по личному составу

Официальные наименования Республики Официальные наименования

вышестоящего органа Казахстан вышестоящего органа

и организации и организации

(на государственном языке) (на русском языке)

14 июня 2006 года № 51-К

Место издания Место издания

(на государственном языке) (на русском языке)

О приеме на работу Б.Т. Тулегенова

и увольнении Ж.О. Аманова

В соответствии с Законом Республики Казахстан «О труде в Республике Казахстан»

1. Принять с 14 июня 2006 года Тулегенова Болата Талгатовича на должность ведущего специалиста отдела кадровой работы Административного департамента.

Основание: 1. Индивидуальный трудовой договор с Б.Т. Тулегеновым от 12 июня 2006 года № 16.

2. Заявление с Б.Т. Тулегенова от 12 июня 2006 года.

2. Уволить с 14 июня 2006 года в соответствии со статьей 28 Закона Республики Казахстан «О труде в Республике Казахстан» начальника отдела контроля и анализа Административного департамента Аманова Жаксылыка Омаровича.

Основание: Заявление Ж.О. Аманова от 12 июня 2006 года.

Директор И. Абдуллаев

С приказом ознакомлены:

Формат А4 (210Х297)

Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____

В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (ов), в том числе:

литерные №№ листов _________________________________________________

пропущенные №№ листов _____________________________________________

пронумерованные чистые листы ________________________________________

+ листов внутренней описи ____________________________________________

Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации ________________________________________________________________

(разновидности документов и их количество)

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела

Наименование должности лица, Расшифровка

заполнившего лист-заверитель дела ________________ подписи

Формат А4 (210Х297)

Примечания к приложению 2.

1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.

3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

2) печати и их оттиски;

3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

5) рисунки, гравюры и акварели;

6) крупноформатные документы;

7) склеенные листы, повреждения документов;

листы с наклеенными фотографиями, документами;

9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);

10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).

5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.

6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.

7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.

8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

9. Лист-заверитель не нумеруется.

Пример оформления выписки из приказа руководителяорганизации

по личному составу

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

директора мясокомбината № 2 от 18 июня 1989 года № 163-к

4. Принять с месячным испытательным сроком с 18 июня 1989 года Байсакалова Бауржана Жусуповича грузчиком транспортного участка с окладом 280 рублей.

Основание: 1. Заявление Б.Ж. Байсакалова от 18 июня 1989 года.

Директор комбината Подпись Г.С. Киреев

Зав. архивом АО «Тулпар» _____________ М. Тураркулова

17 февраля 2006 года

Формат А4 (210Х297)

Пример оформления заявления

Директору РГКП «Институт кибернетики» Министерства транспорта и коммуникаций Республики Казахстан

от А. Ахметова (г. Алматы, ул. Манаса, 12, домашний телефон 42-33-11)

г. Алматы 16 июня 2006 года

Прошу принять меня на должность младшего научного сотрудника отдела разработки прикладных программ РГКП «Институт кибернетики» Министерства транспорта и коммуникаций Республики Казахстан с 17 июня 2006 года.

_____________ А. Ахметов

Формат А4 (210Х297)

документов дела № ___

документов. Средняя зарплата в те годы в Казахстанесоставляла. РеспубликиКазахстан. В ней, в статье 7 по -новому определен правовой статус языков. Государственным языком РеспубликиКазахстан.

деятельности организации, контролирует и регулирует отношения работников внутри организации с целью повышения эффективности организационной. документовполичномусоставуРеспублики.

по 1964 год потеряла около двух третей своего организаци­онногосостава. Но не только организационномусоставу. республиках. краях и областях уполномоченных, которые в своей служебнойдеятельности под­чиняются Совету по. правовыхдокументах.

правовыми актами. Глава 1. Общие положения Статья 1. Законодательство РеспубликиКазахстан об оценочной деятельности 1. Законодательство РеспубликиКазахстан. организационно -правоваяформа.