Оформление управленческих документов

Главная | О нас | Обратная связь

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах — государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

§ права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

§ состав применяемых в аппарате управленческих документов;

§ компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

§ порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

§ обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

§ Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

§ обеспечение юридической силы документа;

§ создание условий для оперативного исполнения документов;

§ возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

§ возможность использовать для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно-технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований*.

* ГОСТ Р 6.30—97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М. 1997, с. 2—3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандарта России от 21.01 2000 № 9-ст «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р».

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

08 наименование вида документа;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

15 гриф утверждения документа;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

* ИСО 216: 1975 Писчая бумага и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы — серий А и В.

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 мм.x 1189 мм) приблизи-

Рис. 4.1. Угловое расположение реквизитов

и границы зон на формате А4

тельно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда — А, Б, В (табл. 4.1).

Таблица 4.1. Потребительские форматы бумаги (мм)

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210 ´ 297) и А5 (148 ´ 210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т. д. оформляются на формате A3 (297 ´ 420).

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают. В Европе наиболее распространены немецкие форматы, а в США — североамериканские форматы бумаги, где основной формат — аналог А4 — равен размеру 21,59 см. ´ 27,94 см (Letter 8 1 /₂ ´ ll in.).

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм:

левое поле — 20; верхнее поле — 15;

правое поле — 10; нижнее поле — 20.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

В соответствии со стандартом ИСО 3535-1977 «Формуляр-образец и конструкционная сетка» за рубежом применяются при оформлении документов следующие размеры полей: с левой стороны — 20 мм. ± 10; верхнее поле — 10 мм. ± 1,0 мм.

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.

Бланк документа— это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей, установленных государственным стандартом.

При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименовании организации-автора).

Наиболее распространенный способ изготовления бланков — типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.

В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называемый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).

Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер документа, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».

Пример оформления бланка для писем с угловым расположением реквизитов.

Общий бланк. В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации;

06 наименование организации (автора документа);

12 место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение отметок для размещения реквизитов 09 — дата и 10 — регистрационный номер документа.

Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов:

Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланки на двух языках. В организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов.

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

• наименование вида бланка;

• номер сопроводительного документа;

• серию и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

• наименование вида бланка;

• серию и номера бланков;

• наименование структурного подразделения;

• фамилию и инициалы должностного лица-получателя;

• расписку в получении;

• примечание (отметка об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации — автора документа.

Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размешается ниже наименования организации — автора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь (72,8х88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Не допускается

• размещение на бланке только сокращенного наименования организации — автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

• составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации — авторе;

• «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;

• размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации;

• произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта;

• размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения);

• размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

Форматы бумаги и размеры полей документа

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (148x210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т.д. оформляются на формате A3 (297x420). Эти форматы приняты у нас в стране еще в 1920-е годы и в их основу положены широко распространенные в западных странах немецкие форматы.

Для измерения форматов была принята метрическая система. Площадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основного формата составляют 0,841 м х 1,189 м. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основных ряда — А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем последовательного деления основного формата пополам (см. табл. 2).

Таблица 2. Форматы потребительских бумаг

А-0 — 841x1189

А-7 — 74x105

A-1 — 594x841

А-2 — 420x594

А-3 — 297x420

А-10 — 26x37

А-4 — 210x297

А-11 — 18x26

А-5 — 148x210

А-12 — 13x18

А-б — 105x148

Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Форматы обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации).

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают» но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы» а в США североамериканские форматы бумаг, где основной формат — аналог А4 — равен размеру 21,59 см х 27,94 см.

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо установить стандартный размер бумаги, принятый в нашей стране, — А4 в качестве используемого для всех создаваемых документов.

Установлены и размеры полей. В соответствии с рекомендациями ГОСТ 6.30--2003 они должны быть не менее. левое поле — 20 мм; правое поле — 10 мм; верхнее поле — 20 мм; нижнее поле — 20 мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или е.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.

Правоведение

Сборник заданий по дисциплине Делопроизводство (код ДЛМ)

Текст контрольной работы по предмету

“Документационное обеспечение управления”

Вопрос 1. Документационное обеспечение управления (ДОУ ) охватывает вопросы:

1. документирования, организации работы с документами и систематизацию архивного хранения документов
2. документоведения
3. документооборота и архивного хранения
4. систематизации документов
5. документирования

1. Унифицированная система документации (УСД)
2. ГОСТ
3. Инструкция по делопроизводству
4. ГСДОУ
5. Должностная инструкция

1. ГОСТом
2. Должностной инструкцией
3. приказом директора
4. режимом работы предприятия
5. ничем

1. Документ
2. формуляр
3. бланк документа
4. система документации
5. компьютер

1. культурная, социальная, информационная
2. управленческая, информационная, правовая,
3. управленческая, правовая, историческая
4. культурная, историческая, социальная
5. нет специфических функций

1. делопроизводство
2. документооборот
3. документирование
4. система документации
5. документопоток

Вопрос 2. Установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач называется:

1. стандартизацией
2. унификацией
3. документацией
4. классификацией
5. типизацией

1. только для конкретного вида документов
2. для внутренних документов (общий)
3. для внешних документов (писем)
4. бланк служебного письма, бланк для конкретного вида документов, общий бланк
5. нет четких рекомендаций

1. на бланке для писем меньше реквизитов
2. на бланке для писем больше реквизитов
3. не отличается ничем
4. расположением реквизитов
5. отличается форматом

1. только А4
2. А4. А5. А3, А6
3. только А5
4. только А3
5. А6 и А4

1. внешние и внутренние
2. рукописные и печатные
3. личные и официальные
4. городские и районные
5. управленческие, научные

1. распорядительных документов
2. организационно-распорядительных документов
3. справочно-информационных документов
4. финансово-расчетных документов
5. личных документов

1. к распорядительным документам
2. к организационным документам
3. к справочно-информационным документам
4. финансовым документам
5. к личным документам

1. организационных документов
2. справочно-информационных документов
3. распорядительных документов
4. исходящих документов
5. служебной переписки

1. документы, регламентирующие структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов
2. документы, характеризующие трудовые отношения между предприятием и работником
3. документы, содержащие информацию о фактическом положении дел, служащие основанием для принятия решений, издания распорядительных документов
4. документы, обращенные к нижестоящим организациям, группам или отдельным лицам
5. документы, отражающие договорные отношения между предприятиями

1. 1.угловое и флаговое
2. продольное и центрованное
3. угловое и продольное
4. флаговое и центрованное
5. продольное и флаговое

1. заголовочную, основную и заключительную
2. заголовочную, основную и оформляющую
3. начало, середина и конец
4. первую, вторую, третью
5. текст на части не делится

1. после реквизита "регистрационный номер документа"
2. под реквизитом "эмблема организации или товарный знак"
3. в центре верхнего поля
4. в оформляющей части
5. под реквизитом "адресат"

1. во всех
2. во внешних
3. во внутренних
4. в приказах по основной деятельности
5. в распорядительных документах

1. приказ
2. положение
3. договор
4. устав
5. штатное расписание

Вопрос 2. Нормативный акт, издаваемый руководителем предприятия – это …

1. приказ
2. инструкция
3. положение,
4. распоряжение
5. договор

Вопрос 3. Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

1. по порядку с момента образования предприятия
2. по порядку в пределах месяца
3. по порядку в пределах года
4. не ведется вообще
5. ведется произвольно

1. трудовой контракт
2. трудовой договор
3. приказ о приеме на работу
4. должностная инструкция
5. устав предприятия

1. В штатном расписании
2. в структуре и штатной численности
3. в положении о персонале
4. в должностной инструкции
5. в уставе предприятия

1. подписано директором, гл. бухгалтером, заверено печатью
2. заверено печатью
3. подписано директором и согласовано с юристом
4. подписано гл. бухгалтером, утверждено директором
5. подписано директор

Вопрос 2. Чем факс отличается от письма по оформлению?

1. является не подлинником, а копией документа
2. содержит ряд дополнительных реквизитов
3. печатается на телефаксе
4. не может быть заверен печатью
5. все вышеперечисленное верно

1. поля по 1 дюйму
2. отсутствие пунктуации
3. оформление абзацев без абзацного отступа
4. словесно цифровой способ написания даты
5. все вышеперечисленное

1. на телеграфном
2. на общем
3. для писем
4. для приказов
5. не оформляется, т.к.передается по телефону

Вопрос 1. Как называется документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых отношений и регулирующий их?

1. трудовая книжка
2. кодекс законов о труде
3. приказ по личному составу
4. трудовой контракт (договор)
5. должностная инструкция

Вопрос 2. Как хранятся приказы по личному составу ?

1. в личном деле сотрудника
2. вместе с другими кадровыми документами
3. группируются в отдельное дело
4. выдаются на руки сотруднику
5. вместе с приказами по основной деятельности

Вопрос 3. О чем пишут в личном заявлении?

1. о приеме на работу и увольнении, об отпуске
2. о своих личных планах
3. об опоздании
4. о выполнении поручения
5. об основных этапах жизненного пути

1. Собственнику предприятия
2. руководителю предприятия
3. начальнику отдела кадров
4. гл.бухгалтеру
5. товарищу по работе

1. расписка
2. свидетельство о браке
3. заявление и паспорт супруга
4. доверенность
5. объяснительная записка

1. систематизация
2. регистрация
3. архивирование
4. документирование
5. каталогизация

1. В течение суток
2. в день поступления
3. в течение недели
4. по мере накопления
5. в зависимости от важности документа

1. децентрализованно
2. централизованно
3. выборочно
4. по указанию руководителя
5. регистрация не производится

1. входящие и исходящие
2. учетно-статистические
3. входящие, исходящие и внутренние
4. организационно-распорядительные
5. все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях

1. порядковый номер в пределах данной группы документов
2. порядковый номер и индекс по номенклатуре дел*
3. классификатор корреспондента
4. дату регистрации
5. дата регистрации и порядковый номер

1. журнальная
2. карточная*
3. централизованная
4. автоматическая
5. смешанная

1. все документы
2. зарегистрированные документы, требующие исполнения
3. организационно-распорядительные
4. информационно-справочные
5. финансовые

1. Перечень заголовков дел и сроков их хранения
2. список всех дел, имеющихся на предприятии
3. перечень дел для передачи в архив
4. список особо важных документов
5. справочные данные

1. Проверяет сохранность документов
2. оценивает степень секретности документов
3. проверяет правильность составления документов
4. проводит экспертизу ценности документов
5. контролирует исполнение документов

1. сгруппировать и подшить дела в папки
2. оформить и описать дела
3. составить опись документов
4. систематизировать и уточнить документы
5. скопировать особо важные документы

Вопрос 1. Для чего необходима автоматизация ДОУ?

1. для повышения эффективности труда работников ДОУ, сокращение трудозатрат на документирование, для рационализации документооборота
2. для освобождения рабочих мест
3. для освобождения секретаря от ведения документации
4. для унификации и сокращения количества документов
5. нет необходимости в автоматизации

1. на этапе регистрации и поиска документов
2. на этапе экспедиционной обработки.
3. на подготовительном этапе (составление, копирование, размножение документов)
4. на заключительном этапе (передача на архивное хранение)
5. на всех этапах обработки документов

1. от конкретных условий работы аппарата управления с документами
2. от экономических возможностей предприятия
3. от степени подготовки специалистов
4. от природных условий
5. от рекламы

1. гектографические и офсетные машины
2. микрофильмы и микрофиши
3. пишущие машины, пишущие и организационные автоматы
4. фальцевальные, адресовальные, маркировальные машины
5. компьютеры и вычислительные машины

1. подлинника
2. копии
3. черновика
4. дубликата
5. выписки