Рейтинг: 4.8/5.0 (1821 проголосовавших)Категория: Инструкции
Егo ведение обязательно для всех. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Порядок ведения Табеля Ведение Табеля обязательно, в том числе и для малых предприятий см. В качестве компенсации за выполненный объем работ, степень напряженности таким работникам предоставляется дополнительный отпуск до 7 календарных дней согласно условиям коллективного договора. Оформленный должным образом Табель и заверенный подписями лиц, ответственных за его заполнения, в установленный срок передают в отдел кадров.
В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение с докладной запиской — в случае увольнения по инициативе работодателя. В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени 4. В графах 32-40 указывается количество дней неявок на работу по их видам. Например, когда работник с опозданием сообщил об открытии больничного или работник, находясь в отпуске, заболел и больничный принес уже после окончания отпуска.
Заполняем ячейки «Номер документа» и «Дата составления» обычно это последний день отчетного месяца. Важное значение правильный и точный учет рабочего времени имеет для определения стажа работников в целях установления возможных надбавок, выплаты больничных, будущего начисления пенсии, для привлечения к ответственности недобросовестных работников, которые допустили прогул, опоздали нa работу и т. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах.
Инструкция по ведению табеля учета рабочего времени - добавлено по просьбе Елена Графова .Перечень должностей, относящихся к категории А, определяется Приложением 1 к настоящему Положению разрабатывается Департаментом по управлению персоналом и режиму и утверждается директором предприятия по согласованию с Советом директоров. Пример учета рабочего времени работников подразделения, в котором введен суммированный учет рабочего времени с продолжительностью смены 12 часов, началом работы первой смены в 8:00, второй — в 20:00, приведен в. Oн составляется в одном экземпляре уполномочeнным лицом и передается в бухгалтерию сначала для расчета аванса за первую половину месяца, а после полного оформления - для расчета зарплаты за месяц. Занесение в табель вновь принятого сотрудника и удаление уволенных происходит на основании кадровых документов: приказа о приёме на работу, приказа об увольнении, трудового соглашения. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются службой охраны заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным.
Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы 8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.
Табель является одним из документов, подтверждающих правомерность увольнения сотрудника за прогул ТК РФ ст. После проверки правильности заполнения соответствие приказам, распоряжениям и т. Рекомендательный характер заключается в том, что при необходимости она может быть дополнена прочими показателями, которые нужны для учета рабочего времени на предприятии. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день включительно. а после дня увольнения проставляется «Х». В случае если работник согласно приказу привлекается к сверхурочным работам. в такие дни возле данных работника проставляются часы работы, которые работник работал сверхурочно «НУ». На его основании производится расчет и начисление заработной платы.
В графе 31 указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца. Список работников составляется в алфавитном порядке по первым буквам фамилии.
Надежда Прокудина Ученик (131), закрыт 5 лет назад
jaboronok Мудрец (12630) 5 лет назад
Согласно ч. 3 ст. 91 ТК РФ Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1 "Об утверждении унифицировнных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждена унифицированная форма.
№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда». №Т-13 «Табель учета рабочего времени» являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, и источником для налоговой отчетности. Поэтому при их оформлении необходимо учитывать требования «Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации». утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». а также Федерального закона от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 5 января 2004 г. N 1
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ
Табель учета рабочего времени
Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.
Может все же должен быть приказ
И еще почитайте свою должностную инструкцию. если там есть пункт об ответственности за табеля рабоего времени, то значит ОК несет ответственность. А Вообще могут издать приказ, примерно такой В связи с необходимостью своевременного учета рабочего времени
приказываю:
1.Назначить ФИО, должность, ответственным за учет рабочего времени и ведение табеля учета рабочего времени.
2. Табель предоставлять в бухгалтерию 2 раза в месяц.
2.Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
В связи с необходимостью своевременного учета рабочего времени
1.Назначить ответственным за учет рабочего времени и ведение табеля учета рабочего времени:
- в …..отделе (участка). ФИО, должность,
- в …..отделе (участка). ФИО, должность
.
2.Контроль за исполнением данного приказа…….
Ознакомить под роспись.
Волков Дмитрий Просветленный (41492) 5 лет назад
читайте должностную инструкцию
Лена Л. Гуру (4928) 5 лет назад
постоянно- если записали в должностной инструкции, временно -да, в связи с производственной необходимостью
Татьяна Данилова Профи (615) 5 лет назад
Данная обязанность должна быть прописана в должностной инструкции. А вобще это прямая обязанность кадровика.
Натулик Оракул (59859) 5 лет назад
Что написано в должностной инструкции?
Дина Оракул (53899) 5 лет назад
Повесить может, если кадровик согласиться. Но лучше назначить табельщика
Лариса Мельникова Гуру (3237) 5 лет назад
В перечне обязательных кадровых документах Табель учёта рабочего времени обозначен как обязательный кадровый документ. Если в организации нет кадровика или отдела кадров, естественно тогда его ведёт бухгалтерия, им тоже без него нельзя, на его основании начисляется з/п, но много ли вы видели бухгалтеров, оформляющих явку работников? Для них всегда явка, если только больничный им не передадут. Поэтому, считаю, что за достоверность табеля должен всё- таки отвечать кадровик.
Margarita Просветленный (37298) 5 лет назад
может, если есть в трудовом договоре в должностной инструкции и самое главное если издается ПРИКАЗ
тогда вносятся соответсвующие дополнения в ТД
winny Профи (796) 6 месяцев назад
Скорее всего может. Но в этом нет ничего страшного. Сегодня вести учет рабочего времени довольно просто. Достаточно установить работникам программу Яваре и она все будет делать сама. Вот ссылка: http://yaware.ru/timetracker-yaware-company-4
Ермолаева, юрист В соответствии со ст. Данное требование распространяется на всех нанимателей независимо от формы собственности. Стоит помнить, что в случае привлечения граждан для выполнения работ оказания услуг по гражданско-правовым договорам учет явки на работу в локальных нормативных правовых актах предприятия на таких граждан не ведется, поскольку на них не распространяются нормы трудового законодательства, а значит, и Правила внутреннего трудового распорядка. Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях учета использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах. Следует различать рабочее время, которое работник должен отработать в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка или графиком сменности, и фактическое рабочее время. Так, фактическое рабочее время учитывается с момента явки работника на место выполнения работы и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день смену. Кроме того, как фактически отработанное должно учитываться время выполнения основных и подготовительно-заключительных операций получение наряда, материалов, инструментов, ознакомление с техникой, документацией, подготовка и уборка рабочего места, сдача готовой продукции и др. Фактическая явка на работу на различных предприятиях фиксируется по-разному, например, с помощью штамп-часов на специальной карточке, путем записи в журнал прихода-ухода работников и т. Табель учета рабочего времени — это локальный нормативный правовой акт, фиксирующий фактическое рабочее время работников включая отработанное и неотработанное, оплачиваемое и неоплачиваемое. Единого нормативного правового акта, регулирующего ведение табеля, в Республике Беларусь. Ранее на практике применялась Типовая межведомственная форма табеля учета рабочего времени, разработанная еще в период существования СССР, утвержденная постановлением Госкомстата СССР от 28. Порядок ведения табелей учета рабочего времени Табели учета рабочего времени, как правило, ведутся табельщиком отдела кадров или иным уполномоченным на это нанимателем работником. Чаще всего такими уполномоченными лицами выступают непосредственные руководители структурных подразделений мастер, начальник участка и т. Контроль за правильным ведением табеля учета рабочего времени осуществляет начальник отдела кадров. Поскольку данный документ является локальным нормативным правовым актом, табель утверждается руководителем предприятия или иным лицом в соответствии с принятыми на предприятии правилами утверждения локальных нормативных правовых актов. Индивидуальные предприниматели тоже могут принимать на работу граждан по трудовым договорам контрактами в таком случае индивидуальный предприниматель может лично вести табель учета рабочего времени или поручить его ведение кому-либо из наемных работников. Табель учета рабочего времени по форме представляет собой таблицу, имеющую графы для указания ФИО, должностей профессий работников, а также ячейки для каждого календарного дня календарного года. При этом в ячейках рабочих дней отмечается цифра, указывающая количество отработанных часов. Например, у совместителя, принятого на 0,5 ставки по трудовому договору, в графе отработанных часов будет цифра 4. Особо фиксируются выходные и праздничные дни, дни трудового отпуска и некоторые другие дни. Как показывает практика, на небольших предприятиях довольно распространенным нарушением законодательства о труде является неведение табелей либо их незаполнение в течение продолжительного периода времени. Кроме того, некоторые табельщики формально подходят к их ведению, ставя цифры отработанных часов наобум. Такое отношение нанимателя к учету времени негативно сказывается на состоянии трудовой дисциплины на предприятии, а также приводит к нарушениям при оплате сверхурочных работ, поскольку бухгалтерия при оплате труда руководствуется табелями учета рабочего времени. Учитывая тот факт, что табель учета рабочего времени является локальным нормативным правовым актом, встает вопрос об обязанности нанимателя знакомить работников под роспись с содержанием данного документа. Законодательством такая обязанность не предусмотрена, однако работник по его собственной инициативе может быть ознакомлен с табелем. Ранее наниматели при условном обозначении видов затрат рабочего времени для возможного использования в табелях учета рабочего времени руководствовались постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17. Однако в связи со вступлением в силу 01. Таким образом, на данный момент не существует ни одного нормативного правового акта, четко регламентирующего порядок ведения табеля учета рабочего времени и содержащего его примерную форму. По мнению автора, наниматели и далее, до принятия нового нормативного правового акта, могут использовать условные обозначения затрат рабочего времени в табелях учета рабочего времени. Должностные инструкции Размер: 47.
Написать комментарийПриказом Минфина РФ № 152н от 30.12.2009 года из Табеля условное обозначение Дни явок «Я» исключено. т.к. в соответствии с описанием порядка его заполнения в нем регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени. установленного правилами внутреннего распорядка, поэтому дни явок на работу не подлежат отражению в Табеле.
Кроме того, в связи с тем, что на практике зачастую возникают ситуации, когда у работника в один день возникает два (и более) основания для отклонений от нормального использования рабочего времени, новыми положениями порядка заполнения Табеля предусмотрено отражение сложного кода, буквенные обозначения которого записываются через пробел. Например, если сотрудник согласно приказу учреждения командирован для работы в выходные и (или) праздничные дни, то в указанные числа месяца следует отражать в нижней части строки код отклонений в виде обозначения «К В».
Ниже приведена краткая инструкция по заполнению Табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а также дана ссылка для загрузки шаблона этой формы в виде документа Microsoft Excel.
Инструкция по ведению табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (код формы 0504421)Табель применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы.
Табель ведется ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.).
Табель открывается ежемесячно за 2 - 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.
Записи в табель и исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.
В табеле регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строчки Eа каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений.
В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время.
Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых - работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой - условное обозначение отклонений, а знаменатель - ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется 2 раза.
При формировании табеля календарные дни месяца расчетного периода до принятия работника и (или) после его увольнения заполняются прочерком.
В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51).
Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.
Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам "Сумма" (41, 44, 46, 48, 50, 52), после утверждения табеля руководителем учреждения он используется для составления Расчетно-платежной ведомости.
Орский гуманитарно-технологический институт Контакты Полезная информацияПодскажите пожалуйста:1. до какого числа (два раза в месяц) должен закрываться табель и сдаваться в бухгалтерию? если сроки выплаты ЗП установлены - за первую половину 25 числа, за вторую - 10 числа следующего месяца? Можно ли прописать в УП и составлять табель за первую половину месяца - 15 числа и за вторую - 30 или 31 (в последний день месяца)?2. Еще, у нас в учреждении часть работников финансируентся из местного бюджета - рабочие и часть с округа - педагоги. Можно ли вести отдельно табель по рабочим и отдельно по педагогам или он обязательно должен быть единым?
Ответ1. Да, можно. Согласно Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30.03.2015 г. № 52н, Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) открывается ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании Табеля за прошлый месяц. Табель заполняется (закрывается) за период, за который предусмотрена выплата заработной платы. Таким образом заполненный (закрытый) табель должен быть представлен в бухгалтерию в срок, который позволит своевременно (в данном случае, 25 числа за первую половину месяца и 10 числа следующего месяца - за вторую половину) рассчитать и выплатить заработную плату.
Периоды заполнения и сроки представления в бухгалтерию Табеля определяются актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения в части графика документооборота.
2. Да, можно. Табель (ф.0504421) ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.) обособленных подразделений (филиалов).
Таким образом можно назначить нескольких ответственных лиц по ведению отдельного Табеля по педагогическому составу работников учреждения и отдельно по работникам профессий рабочих.
Нины Ковязиной. заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института
дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.
Как вести учет рабочего времени
Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику. Делать это необходимо в табеле учета рабочего времени.
Вести учет рабочего времени в табеле (ф. 0504421 ) можно одним из следующих способов:*
Выбранный способ закрепите в учетной политике. При этом в любом случае при отражении отклонений делайте так: в соответствующих графах в верхней половине строки указывайте часы отклонений, а в нижней – коды отклонений. Кроме того, в нижней части нужно записывать часы работы в ночное время.
А как быть, если у сотрудника учреждения было два вида отклонения от нормального использования рабочего времени в один день? Тогда нижнюю половину записывайте в виде дроби, где числитель – условное обозначение отклонения, а знаменатель – часы работы (например, С/2). Если отклонений в один день еще больше, то сотрудника занесите в табель (ф. 0504421 ) дважды.
Условные обозначения (коды)
Условные обозначения, которые нужно использовать при заполнении табеля по форме № 0504421, приведены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.
Вести табель должен сотрудник, на которого возложена такая обязанность. Причем это может быть любой сотрудник учреждения.*
К примеру, ответственным можно назначить сотрудника отдела кадров, секретаря администрации или бухгалтера. В учреждениях с большим числом сотрудников возможен один из следующих вариантов ведения табеля:*
Обязанность по ведению табеля нужно закрепить в приказе (распоряжении) или другом локальном акте (например, в Положении о структурном подразделении). А также включить в должностные инструкции либо трудовые договоры сотрудников, которые будут вести учет рабочего времени и заполнять табели. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 8. 57. 91 Трудового кодекса РФ.*
Уже после закрытия табеля ответственный сотрудник может обнаружить неучтенные или неполные отклонения. Например, сотрудники могут поздно принести листки нетрудоспособности, приказы об отпуске, командировках. В таком случае в табель (ф. 0504421 ) нужно обязательно внести изменения. Для этого нужно представить корректирующий табель. При этом в строке «Вид табеля» поставьте – «корректирующий», а в показателе «Номер корректировки» – цифру начиная с единицы – в зависимости от количества корректирующих табелей.
На основании корректирующего табеля бухгалтерия пересчитает зарплату сотрудникам за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления зарплаты.
Ситуация: можно ли закрывать табель раньше окончания месяца. День выплаты зарплаты – первое число следующего месяца
Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421 ) применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым сотрудником учреждения. Общее количество дней (часов) явок, неявок и других отклонений (замещение, работа в праздничные дни и выходные часы) сотрудник, ответственный за ведение табеля, подсчитывает и записывает в табель в конце месяца. Таким образом, табель должен быть закрыт в конце месяца. Исключений для учреждений, у которых срок выплаты зарплаты приходится на первое число следующего месяца не предусмотрено.*
Такой вывод следует из Методических указаний. утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Подтверждают такую позицию и сотрудники Минфина России в частных разъяснениях.*
Главбух советует: чтобы избежать составления (утверждения руководителем) табеля с нарушениями, перенесите сроки выплаты зарплаты на более позднюю дату.
Новые сроки выплаты закрепите в одном из внутренних документов:
Приказ МинФина России от 30.03.2015 № 52н
Табель учета использования рабочего времени
Табель учета использования рабочего времени (ф.0504421) (далее - Табель (ф.0504421) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени. Выбор способа заполнения Табеля (ф.0504421) определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения.
Табель (ф.0504421) ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.) обособленных подразделений (филиалов).
Табель (ф.0504421) открывается ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании Табеля (ф.0504421) за прошлый месяц.*
Изменения списочного состава работников в Табеле (ф.0504421) производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени).
В Табеле (ф.0504421) регистрируются случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, или фактические затраты рабочего времени.* В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений. В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.
Табель заполняется за период, за который предусмотрена выплата заработной платы.*
Периоды заполнения и сроки представления в бухгалтерию Табеля (ф.0504421) определяются актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения в части графика документооборота.*
Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое
Инструкция о процессе заполнения и подачи табелей учета рабочего времени
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на четкую и оперативную организацию процедуры расчета заработной платы.
1.2. Настоящая инструкция предназначена для решения задач по ведению правильного и единого кадрового делопроизводства внутри организации.
2. Ведение табеля учета рабочего времени
2. 1. Табель учета рабочего времени – кадровый документ в формате Excel. Состоит из 4 листов (вкладок):
1) Лист «Табель» содержит таблицу, отражающую наименование подразделения, отчетный месяц, ФИО сотрудников, их должности; соответственное количество отработанных смен, часов, а также календарные дни отпуска, дни без содержания, больничные листы, выходные. Остальные листы вспомогательные.
2) Лист «Подразделения» содержит адреса магазинов «Водяной».
3) Лист «Календарь» содержит производственный календарь с указанием нормативного количества рабочих дней и часов.
2.2. Порядок заполнения табеля.
1) Процедура заполнения начинается со сверки адреса магазина (ячейка В2). Выбор адреса производится из списка (при фиксации курсора на ячейке В2, в ячейке С2 появляется кнопочка с треугольником, указывающая на наличие списка).
2) Затем выбирается отчетный месяц. Для этого фиксируется курсор на ячейке наименования месяца. Затем в ячейке Т4 появляется кнопочка с треугольником, указывающая на наличие списка. После выбора нужного месяца автоматически проставляются данные о количестве календарных дней (С4), количестве рабочих дней (С5) и рабочее время (С6) – информация в левом верхнем углу страницы. Количество смен не должно превышать нормативное количество рабочих дней и часов.
3) Следующей заполняется сетка – календарные дни месяца. Столбцы, на которые выпадают выходные, закрашиваются светло желтым цветом.
Смены обозначаются восьмерками «8».
Б – болезнь,
О – очередной отпуск,
А – отпуск без содержания,
Д – отпуск по беременности иродам,
В – выходной.
Данная подсказка находится в левом верхнем углу главной страницы. Другие обозначения не принимаются.
4) Далее заполняется столбец «Комментарий заведующего», отражающий причины, по которым количество смен отличается от нормы, следующим образом: б/л, отпуск, лишний выходной. При отработке сотрудником полного отчетного месяца заведующий указывает: «по графику».
5) Столбец «Фактически отработано смен» считается автоматически.
6) Столбец «К оплате (отдел персонала) заполняется менеджером по персоналу.
7) Столбцы «Неявки (дней)» считаются автоматически.
18) Затем идут столбцы, указывающие фактически отработанное время, которые считаются автоматически.
3. Процесс подачи табеля учета рабочего времени.
3.1. Предварительный вариант табеля предоставляется до 25 числа каждого месяца для начисления аванса работникам.
3.2. Окончательный вариант табеля предоставляется заведующими до 5 числа месяца, следующего за отчетным, для начисления заработной платы.
3.3. Табель высылается заведующим магазина по электронной почте или на бумажном носителе менеджеру по персоналу. Менеджер по персоналу проверяет табеля на соответствие численности сотрудников, итоговое количество неявок и заполняет свою колонку. Затем табель передается бухгалтеру для начисления денежных средств сотруднику.
4. Ответственность за ведение кадрового документа, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность возлагаются на отдел персонала.
5. Контроль за выполнением приложения возложить на директора предприятия.
Директор ____ «______» _____________
Руководитель отдела финансов _____________
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на четкую и оперативную организацию процедуры расчета заработной платы.
1.2. Настоящая инструкция предназначена для решения задач по ведению правильного и единого кадрового делопроизводства внутри организации.
Мы продолжаем знакомить вас с внутренним аудитом кадровой документации. Общие положения внутреннего аудита детально рассмотрены в журнале «Я – специалист по кадрам», 2011, № 12. Данный материал можно использовать при проведении внутреннего аудита правильности составления табелей учета использования рабочего времени.
Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее, а также учет фактического рабочего времени каждого работника (ст. 133 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Напомним, что рабочим считается время, в течение которого работник на основании трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, графика работ (сменности) должен находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности (ст. 110 ТК). При этом работники должны отметить свой приход на работу и уход с нее в соответствии с порядком, установленным нанимателем (ст. 133 ТК).
В настоящее время законодательство не содержит требований к обозначениям, применяемым в табелях учета использования рабочего времени. Тем не менее рекомендуем использовать ранее действовавшие обозначения (приложение 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Минстата РБ от 17.09.2001 № 80). Для этого в приказе по организации необходимо указать, какие обозначения будут применяться в табеле использования рабочего времени: новые или ранее действовавшие.
Что такое табель учета использования рабочего времени?
Учет явок на работу и ухода с нее ведут в табелях учета использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах (ст. 133 ТК).
Табель учета использования рабочего времени – первичный документ, являющийся основным источником информации об использовании рабочего времени. Он содержит сведения о фактически отработанных часах и неотработанном времени работников организации (структурного подразделения).
Порядок ведения табеля учета использования рабочего времени
Табель следует заполнять ежедневно. Обычно его составляют в одном экземпляре, при этом его подписывают ответственный исполнитель, руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы. В установленные нанимателем сроки табель необходимо передавать в бухгалтерскую службу для ведения расчетов по заработной плате.
Отметки (коды) в табеле о причинах неявки на работу, работе в режиме неполного рабочего времени, работе в сверхурочное время и о других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны на основании первичных документов (листок временной нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска, об отзыве из отпуска и др.), оформленных надлежащим образом.
ЭТО ВАЖНО! Исправления в табеле не допускаются.
Этапы аудита табеля учета использования рабочего времени
ЭТАП 1. Определите наличие локальных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок ведения табеля учета использования рабочего времени и ответственных за это.
При ведении учета использования рабочего времени:
– учет явки на работу и ухода с нее следует вести по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям;
– для ведения учета рабочего времени в организации или в отдельных подразделениях необходимо назначить ответственных лиц из числа сотрудников этой организации (подразделений).
Обязанность работника вести табель может быть установлена в должностной инструкции или отдельном приказе.
ЭТАП 2. Проанализируйте функциональные обязанности работников, ответственных за ведение табеля учета использования рабочего времени.
В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет использования рабочего времени, вводятся функции учета фактического времени пребывания работников организации (подразделения) на работе и ведение табельного учета. Такие работники несут ответственность за правильное отражение в табеле информации об использовании рабочего времени и своевременность представления табеля для расчета заработной платы в бухгалтерию.
Функции работника, ответственного за табельный учет, должны предусматривать:
– ведение учета штатного состава работников организации (подразделения);
– внесение в табель соответствующих изменений, связанных с приемом, увольнением, переводом, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т.д. на основании документов (приказов по личному составу и др.);
– осуществление учета своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте работников с извещением руководителя организации (подразделения) о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;
– контроль своевременности представления и правильности оформления документов, подтверждающих право работников на отсутствие на рабочем месте: листков нетрудоспособности, справок по уходу за больными и др.;
– подготовку списков сотрудников для издания приказов о работе в выходные дни и других документов, связанных с табельным учетом использования рабочего времени.
ЭТАП 3. Сверьте фактическое наличие табелей учета использования рабочего времени и наличие виз сотрудников, ответственных за ведение табелей.
За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несут ответственность, установленную локальным нормативным правовым актом, определяющим порядок организации учета рабочего времени.
Если назначенный работник по какой-либо причине не может исполнять обязанности по ведению табельного учета, руководитель организации (подразделения) своим распоряжением на этот период возлагает обязанности на другого исполнителя.
Заполненный табель, по мнению автора, должен быть подписан лицом, его составившим.
ЭТАП 4. Проверьте правильность ведения табеля учета использования рабочего времени.
Для этого рекомендуем сначала проанализировать имеющиеся документы о нестандартных ситуациях, например о командировании работника, а затем сверить их с фактическим отражением таких ситуаций в табеле учета использования рабочего времени.
Так, при заполнении табеля использования рабочего времени необходимо учитывать следующие особенности:
– поскольку трудовой отпуск предоставляется в календарных днях, все дни, в т.ч. и выходные, приходящиеся на период трудового отпуска, должны быть обозначены, например, буквой «О».
Исключение составляют государственные праздники и праздничные дни, которые необходимо отмечать буквенным обозначением, принятым для выходного или праздничного дня, так как эти дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (часть вторая 151 ТК);
– все виды социальных отпусков предоставляют в календарных днях и включают в себя в т.ч. и праздничные дни. Поэтому и рабочие, и выходные, и праздничные дни, приходящиеся на период социального отпуска, будут отмечаться одним буквенным обозначением, принятым для учета дней социального отпуска, например, буквой «А»;
– для целей статистической отчетности дни нетрудоспособности учитывают в календарных днях, включая выходные, согласно Указаниям по заполнению в формах государственных статистических наблюдений статистических показателей по труду, утвержденным постановлением Минстата РБ от 29.07.2008 № 92. В связи с этим необходимо отмечать выходные дни, приходящиеся на период нетрудоспособности, буквенным обозначением, принятым для учета дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности.
ЭТО ВАЖНО! Обратите внимание при проверке табелей учета использования рабочего времени на соответствие видов затрат рабочего времени на условное обозначение этих затрат в табеле.
Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемого по законодательству в рабочее время.
В составе отработанного времени отдельно учитывают время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству.
В составе неотработанного времени необходимо выделить оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени как по вине нанимателя, так и при отсутствии его вины.
Фактическое рабочее время учитывают с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменности) или особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену).
В фактическое время не входит и не учитывается время проезда от места жительства до места постоянной работы (постоянного сбора) и обратно, время, необходимое на дорогу от проходной до рабочего места, на переодевание перед началом и после окончания работы, на регистрацию при уходе.
Время внутрисменных простоев следует учитывать, начиная с 5 мин.
От редакции:
Подробнее о порядке учета рабочего времени при простоях читайте в статье А. Шкеля «Порядок оформления простоя», опубликованной в журнале «Я – специалист по кадрам», 2011, № 13, с. 29.
ЭТАП 5. Проверьте правильность отражения в табеле учета использования рабочего времени особенностей учета рабочего времени по отдельным категориям работников.
В данном случае обратите внимание на особенности учета рабочего времени при введении (применении) нестандартных режимов труда. Рассмотрим их подробнее.
Суммированный учет рабочего времени
При суммированном учете рабочего времени наличие графика работ обязательно, поскольку работник должен знать заранее, каким будет режим его работы.
Вводится в действие график работ, как правило, посредством проставления грифа утверждения (п. 52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству)) на конкретном графике работ.
При наличии в организации профсоюза график работ должен быть с ним согласован, т.е. на самом графике необходимо наличие грифа согласования (п. 60 Инструкции по делопроизводству).
От редакции:
Подробнее о применении суммированного учета рабочего времени читайте в статье С. Большакова «Особенности применения суммированного учета рабочего времени», опубликованной в журнале «Я – специалист по кадрам», 2011, № 14, с. 35.
Режим гибкого рабочего времени
Решение о применении режима гибкого рабочего времени принимает наниматель по индивидуальным или коллективным просьбам по согласованию с профсоюзом (часть вторая ст. 128 ТК).
Перевод на данный режим отдельных работников (коллектива работников) и подразделений (цеха, участка, отдела, бригады и др.) оформляют приказом (распоряжением) руководителя организации с обязательным указанием конкретных параметров режима и сроков его действия.
Неполное рабочее время
Неполное рабочее время устанавливается по договоренности сторон как при приеме на работу, так и впоследствии по письменному заявлению работника приказом нанимателя с указанием продолжительности рабочего времени, дней недели, сроков установления и др. (ст. 118 ТК).
Необходимо также учесть особенности учета рабочего времени при привлечении работников-надомников.
ЭТАП 6. Проверьте сроки хранения табелей учета использования рабочего времени.
В данном случае следует исходить из нормативного срока хранения табелей, журналов учета (использования) рабочего времени, годовых табельных карточек: он составляет 3 года после проведения комплексной налоговой проверки (постановление Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).
В случае обнаружения ошибок в составленном табеле учета использования рабочего времени необходимо совместно с бухгалтерией определить порядок внесения изменений в такой табель и внести соответствующие изменения путем утверждения исправленного табеля рабочего времени.
