Оформление дел длительных сроков хранения: Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат в соответствии с требованием Государственной архивной службы обязательному дополнительному оформлению и описанию в унифицированных учетных архивных формах.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, не содержащие сведений конфиденциального характера, могут оформляться только частично, по упрощенной технологии. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

Дела постоянного или долговременного хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению.

Основные задачи, которые ставятся при этом: —

максимальное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть, и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения повреждений другим листам дела; —

обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

—создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую, установленную государственным стандартом обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в специальных картонных футлярах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны — бумажных стандартного формата (АЗ, А4 и А5) и крупноформатных, пленочных, магнитных и др. для каждого носителя применяется свой вариант упаковки.

Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов. При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются.

Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т. д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед собственно документами—листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов (например: “Приказы по основной деятельности. ”), а также для специфичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т. д.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом.

Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист.

При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт.

Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения. В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его верхнюю часть приклеивают к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В заверительной записи должны отмечаться следующие особенности нумерации дела: —

литерные (25а, 25б) и пропущенные номера листов; —

номера листов с наклеенными документами; номера листов с конвертами и вложений в них; —

номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т. д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов) отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника.

В заверительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то верхняя часть заверенной составителем внутренней описи подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При внесении изменений в состав дела (изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отражаются в последней резервной графе “Приложения” со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставле- нием итоговой записи.

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом должно быть указано: —

наименование организации и ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело;

—наименование структурного подразделения или направления деятельности, в зависимости от выбранной структуры описи дел; —

делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел; —

номер дела по годовому разделу описи дел; —

дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела; —

количество листов в деле; —

срок хранения дела или запись “Хранить постоянно”; —

архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей — чернилами.

При сдаче в перспективе документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, его кодов и организации фондообразователя. 7.2.

Учебник Делопроизводство - Кузнецов И

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные доку­менты постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат в соответствии с требованием Государственной архив­ной службы обязательному дополнительному оформлению и опи­санию в унифицированных учетных архивных формах.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, не содержащие сведений конфиденциального характера, могут офор­мляться только частично, по упрощенной технологии. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепле­ния, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

Дела постоянного или долговременного хранения, конфиден­циальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению.

Основные задачи, которые ставятся при этом:

— максимальное обеспечение прочности и гибкости перепле­та, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть, и безвозвратно, в случае его переформирования, без нане­сения повреждений другим листам дела;

— обеспечение учетаколичества листов в каждом деле и воз­можности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

— создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянно­го хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре проко­ла в твердую, установленную государственным стандартом облож­ку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя кла­панами или в специальных картонных футлярах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носите­лях, на которых они разработаны — бумажных стандартного формата (A3, A4 и А5) и крупноформатных, пленочных, магнит­ных и др. для каждого носителя применяется свой вариант упа­ковки.

Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов. При обработке документов постоянного и длительно­го хранения все металлические скрепления во избежание появле­ния ржавчины обязательно удаляются.

Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостовере­ния и т. д.), фотографии и другие документы, неудобные для под­шивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата A4 для заверительной записки, а в начале дела перед соб­ственно документами—листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов (напри­мер: "Приказы по основной деятельности. "), а также для специ­фичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых зва­ний и т. д.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка рас­положения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в пра­вом верхнем углу черным карандашом.

Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные доку­менты, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо накле­енными документами (вырезками, билетами, фотографиями и дру­гими включениями) нумеруется как один лист.

При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в кон­верт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Заверителъная запись составляется на любую единицу архивно­го хранения. В книгах, журналах их заверение может быть офор­млено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже под­шит лист с заверительной записью, то его верхнюю часть прикле­ивают к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой облож­ке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В заверительной записи должны отмечаться следующие осо­бенности нумерации дела:

— литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;

— номера листов с наклеенными документами; номера листов с конвертами и вложений в них;

— номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т. д. в том случае, если это исключения из общего состава доку­ментов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (по­вреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов) отражаются в заверительной записи со ссыл­кой на соответствующий акт выдачи подлинника.

В заверительной записи отдельной строкой вносятся все пос­ледующие проверки наличия и состояния дела, которые прово­дятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использо­вания. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стирают­ся, а заверительная запись пересоставляется.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроиз­водственных индексах, датах создания, заголовках и номерах ли­стов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каж­дый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее докумен­тов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то верхняя часть заверенной состави­телем внутренней описи подклеивается к внутренней стороне ли­цевой обложки дела.

При внесении изменений в состав дела (изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отра­жаются в последней резервной графе "Приложения" со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внут­ренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставле­нием итоговой записи.

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в со­ответствии с государственным стандартом должно быть указано:

— наименование организации и ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело;

—наименование структурного подразделения или направления деятельности, в зависимости от выбранной структуры описи дел;

— делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

— номер дела по годовому разделу описи дел;

— дата или крайние даты первого и последнего по датам до­кументов дела;

— количество листов в деле;

— срок хранения дела или запись "Хранить постоянно";

— архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утвер­ждения описей — чернилами.

При сдаче в перспективе документов на хранение в государ­ственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, его кодов и организации фондообразователя.

Как составить опись дел

Архив начинается с описи. Эта простая истина доставляет немало хлопот секретарям и специалистам ДОУ, которые сталкиваются с передачей документов в архив. Отправить бухгалтерские, кадровые и пр. документы на заслуженный отдых на архивное хранение под силу далеко не каждому рядовому сотруднику. Но не стоит преждевременно опускать руки и хвататься за голову. Существуют общие принципы и правила составления описей, соблюдая которые вы сможете с уверенностью взять еще одну вершину на поле офисных задач.

Архив начинается с описи. Эта простая истина доставляет немало хлопот секретарям и специалистам ДОУ, которые сталкиваются с передачей документов в архив. Отправить бухгалтерские, кадровые и пр. документы на заслуженный отдых на архивное хранение под силу далеко не каждому рядовому сотруднику. Но не стоит преждевременно опускать руки и хвататься за голову. Существуют общие принципы и правила составления описей, соблюдая которые вы сможете с уверенностью взять еще одну вершину на поле офисных задач.

Что такое опись и для чего она нужна

Представьте, что вы собрались в отпуск, но ни билетов, ни паспортов при вас не оказалось. Отпуск отменяется, а вместе с ним – и все мечты о безмятежной жизни. Творчески взглянув на проблему передачи документов на архивное хранение, становится ясно, что опись дел – такое же удостоверение личности документов, как и паспорт гражданина РФ. Без нее ни одна бумага не покинет привычное место в офисе – по крайней мере, легальным способом. И, что не менее важно: если впоследствии вам потребуется архивный документ (а это случается постоянно), вы навряд ли сможете отыскать его в своем бумажном чулане, который так и не дорос до статуса архива.

Говоря простым языком, без описи нет архива, а без архива нет порядка в документах и в делах. К сожалению, до сих пор руководители ряда организаций не осознают тот факт, что без должного учета и описания документов, то есть составления описей, невозможно создание полноценной информационно-поисковой системы, которая способна справиться и с оперативными, и с долговременными нуждами управления. За этими, на первый взгляд, громкими словами скрываются банальные ситуации, когда сотрудники кричат о том, что дела в архив они давно сдали, но при этом в самом архиве от них и след простыл. Кто прав, кто виноват? Без наличия сдаточной описи, которая оформляется при передаче документов в архив, докопаться до правды практически невозможно.

Здесь впору задать закономерный вопрос: почему дела нельзя классифицировать по произвольному принципу (например, по клиентам компании или тематическому признаку) и в таком виде сдать в архив? Такой неформальный принцип оперативного пользования документальной информации подходит для текущего делопроизводства, но ни в коем случае не для архива. Это связано с тем, что на этапе передачи в архив дела должны формироваться исходя из основных положений нормативных документов по описанию и учету архивных документов. Другими словами, закон регламентирует порядок работы архивов организаций, а также процедуру составления и оформления описей дел (см. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.). При этом для организаций, являющихся источником комплектования государственного или муниципального архива, Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Остальные могут использовать их в качестве справочного пособия.

На какие документы составляются описи

Перед тем как приступать к новой для вас архивной задаче, важно знать, что, как правило, описи дел составляются при передаче дел в архив (или участок работы организации, его заменяющий) каждым структурным подразделением организации: бухгалтерия готовит свои сдаточные описи, сотрудники кадрового отдела – свои и т.д. На основе описи дел структурных подразделений в архиве организации создаются сводные разделы описей дел организации.

Составление описи понадобится для документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. а также для дел по личному составу и специфических видов документов. характерных только для данной организации: медицинские карты, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т. д. Заметьте, что последние две группы (документы по личному составу и специфические документы) должны быть включены в отдельные описи.

Обычно на дела со сроком хранения менее 10 лет описи не составляются, так как их не нужно сдавать в архив. Они находятся в структурных подразделениях, в которых были заведены и завершены делопроизводством, до того момента, пока не истечет срок их хранения и утраты практического значения. После этого они выделяются к уничтожению согласно соответствующему акту. Отметим, что в некоторых случаях по решению руководства компании дела временного хранения (менее 10 лет) могут быть переданы в архив, например, из-за нехватки места в структурном подразделении.

С чего начать: номенклатура дел – ваш спасательный круг

Очевидно, что ключевым моментом в составлении описей дел является правильное определение сроков (постоянного и временного) хранения документов. Если в вашем структурном подразделении ведется номенклатура дел, считайте, что вам повезло, так как за основу составления описи дел структурного подразделения (или участка работы) берется номенклатура дел данного структурного подразделения. При этом согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Это значит, что в 2013 году на архивное хранение нужно передать документы за 2010, 2011 и 2012 годы. Документы за более ранние периоды (например, 2009 год) в этом случае будут считаться задолженностью.

В практике подготовки описей нередко случается так, что документ по номенклатуре не был найден. Для решения этой проблемы структурное подразделение совместно с экспертной комиссией организации принимает меры по его розыску. В ситуации, когда розыск не принес ожидаемых результатов, необходимо составить акт (справку) об отсутствии дела и вместе с описью передать его (ее) в архив.

Что делать, если номенклатуры дел в организации нет. Отсутствие учета документов и дел, особенно на уровне номенклатур дел и сдаточных описей дел, до сих пор является системным недостатком в делопроизводстве многих организаций. Для вас это означает проведение предварительных работ до начала непосредственного составления описи, которая формируется на основе дел, подготовленных и оформленных для передачи на архивное хранение. В этом случае информация для описи переписываются с обложки дела. Графы заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Специалисты архивного дела также рекомендуют руководствоваться положениями должностных инструкций работников.

В определении сроков хранения документов, необходимых для составления описей, вам также помогут:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 г. № 1182 (в ред. от 28.04.2011 г.) (если в организации образуются документы технического направления);
• Ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности);
• Бесплатный сервис «Архивист Онлайн». который осуществляет поиск сроков хранения заданного вами документа по трем перечням типовой документации.

Общие правила составления сдаточной описи

С точки зрения архивной практики, в правильной компании каждое структурное подразделение регулярно обзаводится так называемой описью дел структурного подразделения, согласно которой документы поступают на хранение в архив. Она еще называется сдаточной описью и имеет ряд особенностей составления.

Правило 1. В статью описи дел структурного подразделения в обязательном порядке включаются следующие элементы:

· порядковый номер дела (части, тома);

· индекс дела (проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации);

· заголовок дела (при передаче дела в архив организации может быть уточнен);

· количество листов в деле (томе);

· срок хранения дела;

· примечание (в примечании отмечаются все особенности заведенного дела и документов в него включенных, их местонахождении).

Правило 2. Сдаточная опись составляется в двух экземплярах: один остается в отделе, другой – в архиве. Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения являются неполными, тогда составитель изучает номенклатуру дел.

Правило 3. Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер. Если дело разделяется на несколько томов, то каждый том нужно вносить под новым самостоятельным номером. Иными словами, одна строка в описи – для каждого тома (или части).

Правило 4. В сдаточной описи не принято повторять одинаковые заголовки. Первый раз заголовок воспроизводится полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на «То же». Однако вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

Правило 5. Пропущенные номера оставляются в описи на тот случай, если дело в обязательном порядке было заведено, но по каким-либо причинам находится во временном пользовании, реставрации и др. и поэтому не включено в опись на момент ее составления.

Правило 6. Литерный номер проставляется в тех случаях, если в описи не осталось свободных номеров, но обнаружился комплекс документов (дело), который в обязательном порядке должен быть включен в опись дел структурного подразделения.

Правило 7. В конце описи за последней описательной статьей делается итоговая запись. В ней цифрами и прописью указывается количество дел, а также первый и последний номера дел по описи, особенности нумерации (пропущенные и литерные номера).

Правило 8. При передаче документов в архив в обоих экземплярах описи вносится отметка о наличии каждого дела (в графе «Примечание») и указывается количество переданных дел (цифрами и прописью). В конце выносится дата, и ставятся подписи лиц, ответственных за передачу и прием. Финальный штрих – начальник организации утверждает все экземпляры описи.

Как мы уже отмечали ранее, на основе описи дел структурных подразделений в архиве составляются сводные разделы описей (постоянных, временных и по личному составу) дел организации.

Опись дел постоянного хранения

В сводную опись дел постоянного срока хранения включаются заголовки дел постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности всех структурных подразделений организации, в течение периода времени, за который составляются описи дел. Среди правил составления этого вида описей можно выделить следующие.

Правило 1. Заголовки оформляются аналогично сдаточной описи, и в большинстве случаев они соответствуют заголовкам по номенклатуре дел. Заголовки дел, включающие в себя документы за несколько лет, помещаются в описи по дате заведения дела. Нумерация осуществляется в валовом порядке, начиная с первого раздела описи.

Пример.Первый раздел описи за 1995-1997 гг. начиная с №1 по № 15, тогда следующий раздел описи с 1998 г. начинается с №16 заголовка дела. Этот № является постоянным архивным № дела в описи, он проходит во всех элементах научно-справочного аппарата и не подлежит изменению, кроме проведения целевой экспертизы дел и составления новой описи дел. В этом случае должна составляться переводная таблица номеров старой и новой описей дел.

Правило 2. Опись дел для постоянного хранения создается по стандартной форме в четырех экземплярах. Эта форма предполагает оформление титульного листа и подтитула (при необходимости), в котором списком вносятся изменения в названии и подчиненности организации.

Правило 3. Если опись составляется впервые, к ней в обязательном порядке делается предисловие. В предисловие включаются сведения об организации, дате ее создания, функциях, изменениях в структуре за период, который охватывает опись дел; дается краткая характеристика содержания дел, полноты документов, наличие дел, выходящих за хронологические рамки (документы предшественников данной организации, ликвидированных организаций) вошедших в фонд данной организации; указывается на особенности формирования, описания и др.

Правило 4. Обычно к разделу описи составляется оглавление. В оглавление включаются предисловие, список сокращений, название подразделов описи и более мелких групп дел, включенных в подраздел, указатели. Напротив каждого названия, включенного в оглавление, указываются соответствующие им номера листов, а при необходимости могут указываться конкретные номера отдельных дел.

Правило 5. Если опись дел сложна по своей структуре, содержанию, специфике включенных в нее дел, к ней составляются указатели (тематические, именные, географические), понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Правило 6. Если в описи присутствуют не общепринятые сокращения, то обязательным элементом описи является список сокращенных слов (аббревиатур), которые располагаются в списке в алфавитном порядке.

Правило 7. В конце каждого раздела описи составляется итоговая запись, где указывается количество дел в описи, наличие пропущенных и литерных номеров, наличие особо ценных дел в описи (их номера). Итоговая запись подписывается заведующим архивом и составителем с указанием даты составления описи. Заголовки вновь обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в дополнительную опись (дополнение к описи) под отдельными номерами в конце раздела или, если их не много, то внутри подразделов описи под литерными номерами. В этом случае составляется новая итоговая запись.

Правило 8. Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке, и составляется лист-заверитель, в котором указывается общее количество листов и особенности в нумерации. Заверительная надпись подписывается составителем раздела.

Опись дел по личному составу

При составлении описей дел по личному составу следует иметь в виду следующие особенности, которые составители зачастую не учитывают в своей работе. Во-первых, не все документы по личному составу выделяются в отдельную опись. Документы по личному составу, которым типовыми или отраслевыми перечнями установлен постоянный срок хранения или установленный в результате экспертизы (личные дела и иные документы руководителей, выдающихся деятелей науки, культуры, общественных деятелей и т. д.), включаются в описи дел постоянного хранения. Во-вторых, в организациях с большим объемом документов по личному составу могут составляться несколько описей дел по личному составу (в частности, на личные дела, трудовые книжки и т. д.). В-третьих, личные дела (личные карточки) вносятся в описи дел только после увольнения работника.

Правило 1. Заголовки дел в разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

• приказы (распоряжения) по личному составу;
• списки личного состава;
• карточки по учету личного состава;
• личные дела;
• лицевые счета и иные бухгалтерские документы, подтверждающие трудовое вознаграждение;
• трудовые договора и контракты (если не подшиты в личном деле или при их отсутствии);
• невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях, связанных с трудовой деятельностью (акты о несчастных случаях со смертельным исходом являются документами постоянного срока хранения и помещаются в описи дел постоянного хранения).

Правило 2. Форма описи дел по личному составу отличается от формы описи дел постоянного хранения наличием отдельной графы с указанием сроков хранения, так как для отдельных видов документов по личному составу они могут быть различны (25 лет, 45 лет, 75 лет, 75 лет ЭК или ЭПК).

Правило 3. Титульный лист – обязательный элемент оформления описей дел постоянного хранения и по личному составу. На титульном листе законченной описи указываются: название организации (фонда), номер описи, название описи, которое включает в себя указание категорий документов, внесенных в опись (постоянного хранения, по личному составу, временного, свыше 10 лет срока хранения), крайние даты дел, включенных в опись.

Правило 4. Название фонда организации пишется в виде ее официального названия со всеми переименованиями, изменениями в подчиненности, официально принятыми сокращениями названий (в круглых скобках) за период, за который документы внесены в опись, в хронологической последовательности.

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

Составление и оформление описей дел временного (свыше 10 лет) срока хранения аналогично порядку составления и оформления описей дел постоянного хранения и по личному составу. Форма этой описи близка к форме описи для документов постоянного хранения. Существенное отличие: добавляется графа «Срок хранения».

Профессионалы – в помощь

Даже после того, как вы освоили азы составления описи, вас ждет один малоприятный сюрприз, который связан с необходимостью проведения архивной обработки. Когда руководство поручает вам подготовку описей дел, скорее всего, оно и не подозревает о том, что создание описей – это лишь небольшая часть работ по комплексной архивной обработке документов. В нее также входят полистная экспертиза дел, переплет документов, выделение дел на уничтожение и др. Если вы пока не готовы взять на себя ответственность за все этапы этого процесса, наиболее оптимальным решением будет обращение к сторонней компании, которая выполнит работы, что называется, без отрыва от производства.

Какую помощь можно ждать от профессионалов? Сотрудники архивных компаний предлагают услуги по проведению экспертизы ценности документов и отбору документов по личному составу (срок хранения 75 лет) и основной деятельности (постоянного хранения). При этом документы с постоянными и длительными сроками хранения группируются в отдельные дела из расчета не более 250 листов в деле, после чего они нумеруются и переплетаются в жесткий переплет. Это та неизбежная рутина, на которую при обычном раскладе можно потратить не один день рабочего времени.

В том случае, если документы находятся в запущенном состоянии, необходимо организовать капитальную «зачистку территорий». Речь идет об избавлении от документов с истекшими сроками хранения, которые мертвым грузом лежат на полках и в коробках. По вашему запросу сотрудники архивной компании отберут нужные документы и внесут их в акт на уничтожение.

После проведения архивной обработки силами сторонней компании все, что вам останется сделать, – это получить готовый пакет документов: описи обработанных и сформированных дел, предисловия к описи, а также (при необходимости) акты о выделении дел к уничтожению и физическом уничтожении и др. Пожалуй, это самый быстрый способ отправить документы на заслуженный отдых в архиве и сэкономить время на ваш личный отпуск.

Опись дел длительного хранения образец

Дела постоянного заверенное заявление на отпуск и книга полученных и выставленных счетов фактур бланк. долговременного хранения и по личному составу, а также Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Как новому бухгалтеру обезопасить себя при приеме дел. Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения используются длительное время для справочно-информационной работы, другие Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются.

Вы открыли расширенный поиск! С его помощью можно быстро находить документы по известным. В любой организации, имеющей достаточно большой штат сотрудников, практически каждый день. Опись дел постоянного хранения составляется по установленной форме, в статье приводится образец оформления и разобраны основные моменты. ПОРЯДОК передачи НА ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Образец оформления описи дел по личному составу …………. МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ СССР ПРИКАЗ от 17 июля 1985 года n 290 Об утверждении "Инструкции по учету. Читать контрольную работу online по теме 'Документы по личному составу'. Раздел: Менеджмент. Узнать, как составить акт проведения инвентаризации и скачать его образец, вы можете. Срок хранения "постоянно" применяется в соответствии с п. 2.4 Указаний. Отметка "ЭПК. Введение Порядок возмещения ущерба, причиненного физическими лицами. Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству. Утверждена Постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации Законодательство РФ не предусматривает регламента приема и передачи дел при смене.

Оформление документов и дел к уничтожению или на длительное хранение Образец описи дел по личному составу Описи дел постоянного хранения отличаются от описей дел долговременного хранения отсутствием в них. Варианты, образцы, бланки и формы документов в рубрике: Опись. за год · Опись дел по личному составу постоянного и длительного хранения. ПЕРЕПЛЕТ, ПРОШИВКА ДОКУМЕНТОВ (ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ) Архивная обработка дел – это. Как сформировать и вести личное дело работника. Образец и пример бланка личного дела. Образец оформления описи дел По срокам хранения документы делят на постоянного и временного Бланк описи дел структурных подразделений. Главная Учет нематериальных активов Учет нематериальных активов. 1. Бухгалтерские документы 2. Документы бухгалтерского учета 3. Первичные бухгалтерские. 7 фев 2007 Порядок организации текущего хранения личных дел Далее приводится примерная форма описи дел по личному составу.

Составление описи дел структурного подразделения (сдаточной описи дел) На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни Форма этой описи весьма близка к приведенной для документов. Справка. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня. Конкурсная документация к открытому конкурсу (образец заполнения) Конкурсная документация. Описание работы: Тип работы: шпаргалка Делопроизводство: номенклатура дел фильм битва титанов 2010 через торрент в хорошем качестве и практический курс для начинающих английский язык камянова. содержание. Глава 2. Секретарь в структуре управления. Профессия секретаря требует от человека. Сноска. Утратил силу Кодексом РК от 04.07.2014 № 231 (вводится в действие с 01.01.2015). ОГЛАВЛЕНИЕ.

Номенклатура дел. Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока. 3.1. Организация документооборота ; 3.2. Прием, обработка и распределение входящих, исходящих. Закон о нотариате. Закон о нотариате Закон, принятый Верховным Советом Латвийской. Главная > Образцы документов > Опись дел постоянного хранения Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения: наименование. Хотите получить доступ ко всем материалам? Приглашаем познакомиться поближе. Система. Для чиновников провели экскурсию в СИЗО 26 марта 2010 Общество Катерина БОРИСЕВИЧ. Длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет); составление внутренней описи документов дела (если это необходимо); Сотов П.В. Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. Приложение № 4. Титульный лист описи дел постоянного хранения … который должен быть нейтральной, чтобы его длительное воздействие не повредило бу- магу внутри дела. Форма внутренней описи документов дела. Название: Документационное обеспечение управления делопроизводство Раздел: Рефераты. Текущая документация: Бухгалтерские документы и их назначение. Требования к содержанию. N п/п. Наименование документов. Срок хранения в. Примечания. головной кредитной организации.

Об утверждении Правил и норм технической эксплуатации жилищного фонда. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ.