Организация конфиденциального делопроизводства

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального делопроизводства включает создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделения служебного помещения, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, т.е. сосредоточенным в едином подразделении предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др.( В дальнейшем -служба безопасности.)

Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, его статус и, при необходимости, структуру определяет руководитель предприятия, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства является составной частью системы защиты коммерческой тайны, органом, осуществляющим, координирующим и контролирующим работу с конфиденциальными документами. Оно должно рассматриваться как структурное подразделение, непосредственно участвующее в основной деятельности предприятия.

Численный состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться объемом выполняемой работы с учетом норм времени на ее выполнение.

Поскольку государственных нормативов времени на работы, связанные с конфиденциальным делопроизводством, нет, следует использовать государственные нормативы времени, установленные для открытого делопроизводства, например: «Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию», утвержденные постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42 (изданы в 1988 г.), «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994г. № 72 (изданы в 1995г.) и др. Как показывает практика, содержащиеся в названных и других документах нормативы применительно к конфиденциальному делопроизводству должны быть увеличены в среднем примерно на 20-25%, что вызывается большим количеством и большей сложностью операций с конфиденциальными документами.

Обоснованное определение численности сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства на основе нормирования их труда обеспечивает оптимальную загрузку сотрудников, что влечет за собой повышение оперативности и качества работы.

Должностной состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться характером и сложностью выполняемой работы. Для более многообразной и более сложной работы следует устанавливать и более высокие должности. При определении должностей следует руководствоваться «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОК 01694), регламентирующим наименования должностей, а также использовать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998г. в котором содержатся квалификационные требования к должностям.

При незначительном объеме конфиденциального делопроизводства специальное подразделение конфиденциального делопроизводства может не создаваться. В этом случае издание, обработка и хранение конфиденциальных документов возлагается на специально назначенных приказом руководителя предприятия нескольких или одного сотрудника других подразделений, как правило, службы безопасности. На этих лиц распространяются все задачи, функции, права и ответственность, возлагаемые на подразделение конфиденциального делопроизводства.

Если ведение конфиденциального делопроизводства возложено на одного сотрудника, то для выполнения отдельных делопроизводственных операций, в которых требуется участие двух лиц (проверки наличия, уничтожение документов) необходимо привлекать (лучше на постоянной основе) второго сотрудника данного или другого подразделения, имеющего доступ к этим документам. Такое привлечение оформляется приказом по предприятию.

Следует подчеркнуть, что в целях более надежного обеспечения сохранности и конфиденциальности документов на подразделение конфиденциального делопроизводства или на специально выделенных для ведения конфиденциального делопроизводства сотрудников должны быть возложены все операции по печатанию, учету, размножению, хранению, передаче, отправлению, систематизации, проверке наличия и уничтожению конфиденциальных документов. Функции исполнителей и пользователей конфиденциальных документов в сфере изготовления и обработки документов ограничиваются подготовкой документов и их исполнением.

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству пример - рассматриваем новость

В этом случае в вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председательствующего председателя. секретаря должностного лица, ведущего протокол. а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Дата правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт. оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт центрированным способом, проставляется после подписания акта при его регистрации. Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется. При рассылке телеграмм в десять и более адресов, прилагается информация об адресатах на электронном носителе. Оттиск печати проставляется на документах в соответствии с подпунктом 4. В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения. Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2013 г. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка штамп с указанием даты, входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать. », например: «правила… внутреннего трудового распорядка».

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста передается по телефону и записывается получателем. Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.

Бланки должностных лиц Правительства Ростовской области выдаются в приемных соответствующих руководителей.

Проверка наличия, использования и хранения бланков проводится по мере необходимости комиссией, назначаемой распоряжением Правительства Ростовской области по аппарату. В состав реквизита «Подпись» входят: личная подпись; расшифровка подписи инициалы, фамилия. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы. Документация Правительства Ростовской области. Например: Начальник юридического отдела Личная подпись С. Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.

Сурков Дата Замечания прикрепляются к РКПД документа и подписываются с применением ЭП. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности: - нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии; - Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии; - Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка; - приказами и распоряжениями руководства; - настоящей должностной инструкцией. В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. В переписке с иностранными адресатами в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени «имеете», «владеете», «были», «находились» и т. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области далее — Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Правительстве Ростовской области. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм. телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству пример - Это то, что нужно

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков наименований дел, заводимых в делопроизводстве Правительства Ростовской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. При указании периода в неполный календарный год пишется «г. Поиск работы и подбор персонала. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами. Новикова Дата При согласовании документа протоколом коллегиального органа или служебным письмом гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо министерства информационных технологий и связи Ростовской области от 17. Испорченные в приемных руководителей и в структурных подразделениях бланки Правительства Ростовской области передаются по акту в архив, где уничтожаются в установленном порядке с отметкой в учетно-регистрационной форме. К регистрации и дальнейшей обработке в отдел делопроизводства принимаются документы на бумажных носителях, поступающие из организаций, не имеющих рабочих мест в системе «Дело», адресованные Губернатору Ростовской области, первым заместителям Губернатора Ростовской области. заместителям Губернатора Ростовской области. Например: Присутствовали: заместитель министра культуры области И. Например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись И. Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С уважением». Документы Правительства Ростовской области группируются в два дела: протоколы заседаний Правительства Ростовской области; документы к заседаниям Правительства Ростовской области.

Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Правительстве Ростовской области создается комиссия. Организационные документы — это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП». Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Передача документов по иным каналам связи и или на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Ростов-на-Дону об использовании экспонатов В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период квартал, год. на за который составлены планы отчеты. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизиты бланка при оформлении на бланке или название города и дата отправления при оформлении на стандартных листах бумаги. наименование и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, указание на приложение, если оно имеется, заключительная форма вежливости.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела переписка, журнал и т. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре рассылки, осуществляется управлением документационного обеспечения с разрешения начальника управления документационного обеспечения. Основные механизмы реализации защитных функций комплекса 2.

Наименование либо аннотация документа — краткое содержание заголовок к тексту документа может составляться ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема до 5 строк. Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Правительстве Ростовской области, их виды, состав и содержание. Гуськов Распоряжение вносит управление документационного обеспечения Правительства Ростовской области Приложение к распоряжению Правительства Ростовской области от 08.

Тиражирование бумажных копий правовых актов обеспечивается управлением документационного обеспечения. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.

Организация конфиденциального делопроизводства

Безопасник

Организация конфиденциального делопроизводства

Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является наиболее простым и малозатратным способом получения информации.

Составные части делопроизводства:
бумажное делопроизводство;
электронное делопроизводство;
системы взаимодействия и сопряжения бумажного и электронного делопроизводства.

При ведении конфиденциального делопроизводства необходимо соблюдать следующие правила:
присвоение и снятие грифа конфиденциальности должно осуществляться руководством компании;
обязательная регистрация и учет всех конфиденциальных документов, а также передача их исполнителю под расписку в реестре;
контроль не только документов, содержащих конфиденциальную информацию, но и бумаг с печатями, штампами, бланками, особенно бланков строгой отчетности, содержащих уникальный номер, зарегистрированных установленным способом и имеющих специальный режим использования;
организационное выделение конфиденциального делопроизводства из обычного;
гриф конфиденциальности документа присваивается по наивысшей степени конфиденциальности сведений, в нем изложенных;
создание конфиденциальных документов производится в изолированных, специально оборудованных помещениях, прием и выдача документов производится через специальное окно, не выходящее в общий коридор или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам лиц, создающих конфиденциальные документы;
уничтожение конфиденциальных документов, в том числе черновиков, в машинках для уничтожении бумаг (шредерах) в присутствии нескольких человек и с проставлением соответствующих пометок в журналах уничтожения конфиденциальных документов. При большом количестве документов возможно их сжигание;
запрещение выноса из контролируемой территории конфиденциальных документов;
к работе с конфиденциальными документами допускаются только лица, заключившие соответствующие договора о нераспространении коммерческой тайны;
хранение конфиденциальных документов только в сейфах;
в делах или в архивах конфиденциальные документы должны храниться отдельно от открытых, по завершении оформления дел на последнем листе делается запись о количестве пронумерованных в нем листов, заверенная соответствующей подписью и печатью;
включать в документы только минимально необходимую конфиденциальную информацию;
рассылка конфиденциальных документов должна быть обоснованной и сведена к минимуму;
система учета (ручная или компьютерная) конфиденциальных документов должна предоставлять необходимые удобства поиска и контроля за местонахождением каждого конфиденциального документа;
организационно исключить необоснованное ознакомление с документами лиц, не имеющих нужных полномочий;
отправку конфиденциальных документов производить только заказными или ценными письмами, по каналам специальной связи или осуществлять доставку корреспонденции нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами;
контроль за использованием копировально-множительной техники, а также блокирование систем ввода-вывода информации на компьютерах, обрабатывающих конфиденциальную информацию;
организация периодической проверки делопроизводства.

Порядок создания бумажного делопроизводства

1 этап - создание Секретариата (подразделения, отвечающего за делопроизводство) или введение в штат должности, в чьи функциональные обязанности будет входить обеспечение делопроизводства организации.

2 этап - закупка необходимых принадлежностей для функционирования делопроизводства (сейфы, печати, оборудование помещений и т.д.).

3 этап - создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

4 этап - доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

5 этап - создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства.

6 этап - создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства.

Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа - ГОСТ 6.30-97 <Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов>.

Порядок создания конфиденциального бумажного делопроизводства

1 этап - создание обычного бумажного делопроизводства.

2 этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).

3 этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.

4 этап - определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства.

5 этап - определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.

6 этап - заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений мажду сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.

7 этап - создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

8 этап - доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

9 этап - создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.

10 этап - создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства.

Составные части бумажного делопроизводства:

Делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами:
бухгалтерия;
учредительные документы;
судебно-процессуальные документы;
договорные документы и т.д.

Делопроизводство, связанное с текущей деятельностью:

Внешнее делопроизводство:
доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);
отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

Внутреннее делопроизводство:
хранение документов:
хранение документов у сотрудников;
хранение документов в Секретариате.
создание документов у исполнителя;
издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);
регистрация документа в Секретариате;
движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;
размножение документов (снятие копий);
контроль за исполнением документов;
создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;
уничтожение документов.

Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:

Нормативно-правовые документы организации с внесенными изменениями и дополнениями, связанными с сохранностью конфиденциальной информации:
Устав организации;
"Коллективный договор";
правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;
трудовой договор;
заключаемые договора.

Договор между руководством организации и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации.

Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в организации. Примерный план инструкции:
общие положения;
определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;
организация работы с конфиденциальными документами;
порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;
порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;
контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями содержащими конфиденциальную информацию;
обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями представляющими конфиденциальную информацию, и их ответственность за ее разглашение.

Инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:
общие положения;
правила составления и оформления документов;
составление и оформление основных видов документов;
организация документооборота:
порядок движения и обработки входящих документов;
порядок движения и обработки исходящих документов;
порядок движения и обработки внутренних документов;
регистрация документов;
контроль исполнения документов;
систематизация документов;
разработка номенклатуры дел;
формирование дел;
подготовка документов к архивному хранению;
экспертиза ценности документов;
описание документов постоянного и временного сроков хранения;
обеспечение сохранности дел;
передача дел в архив;
приложения:
примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;
перечень документов, на которых ставится печать;
перечень документов, подлежащих утверждению;
перечень документов, подлежащих согласованию;
форма регистрационно-контрольной карточки;
перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;
акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
внутренняя опись документов дела;
опись дел, передаваемых на архивное хранение.

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, определяющая:
порядок выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;
порядок работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;
порядок изготовления и использования бланков организации, печатей и штампов;
порядок использования бланков строгой отчетности (бланков организации, подготавливаемых за подписью первых лиц организации);
порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнение с работы;
порядок подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, корректорами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;
порядок пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.

Положение о Секретариате (подразделении отвечающего за бумажное и электронное делопроизводство).

Должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.

Корпоративное конфиденциальное электронное делопроизводство должно состоять из следующих взаимосвязанных систем:
системы электронного конфиденциального документооборота;
системы защиты информации, циркулирующей в системе электронного конфиденциального документооборота;
системы электронного конфиденциального информационного хранилища;
системы сопряжения конфиденциального электронного и бумажного документооборота.

Система электронного конфиденциального документооборота должна предусматривать следующие возможности:
возможность создания электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;
возможность создания составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;
возможность создания электронных документов с помощью сканирования документа на бумажном носителе;
возможность создания электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью:
электронной почты;
корпоративной компьютерной сети;
устройств ввода компьютерной информации (дисководы и т.д.).
работу с электронными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.).
создание регистрационной карточки электронного документа, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:
дата создания, получения, исполнения;
регистрационный номер;
фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;
права доступа;
степень конфиденциальности;
количество листов и т.д.
разделения документов по степени конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу.
получения и отправления электронных документов (документооборот) по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте.
работы с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления ссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга (например с помощью гиперссылок с возможностью просмотра цепочки взаимосвязанных документов).
контроля передвижения электронных документов по сети и контроля ознакомления с электронными документами, а также контроля за копированием, редактированием и размножением электронных документов.
осуществления контрольных функций (контроля исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения и т.д.), а также возможность сигнального режима, как составной части контроля.
поиска электронных документов по:
реквизитам;
ключевым словам;
содержанию;
дате создания;
контрольным срокам;
исполнителю и т.д.
анализа электронных документов по:
тематике;
проблематике;
исполнителям;
резолюциям;
дате создания и т.д.
дублирования (архивирования) электронных документов с заданной периодичностью, а также ведение систематизированных электронных архивов документов, их образов, учетных карточек с возможностью поиска и анализа.
разделение конфиденциального и открытого электронного делопроизводства.

Система конфиденциального электронного информационного хранилища должна предусматривать возможность:
систематизирования поступающих в хранилище документов различных видов и форм и упорядочения работы с ними;
гарантированно сохранять документы в массивах хранилища, освободив от этой функции сотрудников;
отслеживать движение документов, выдаваемых сотрудникам, контролировать и обеспечивать их возврат (физические документы) и уничтожение выданных электронных копий;
обеспечивать эффективный поиск нужных документов в хранилище по идентификационным признакам;
организовать малозатратную технологию выдачи документов сотрудникам и возврат документов в хранилище;
уменьшить количество документов, одновременно находящихся у исполнителя за счет оперативного их получения из хранилища;
упростить работу с документами, находящимися в хранилище, и сократить временные затраты на их подборку и анализ за счет дружественного интерфейса в интерактивном режиме;
обеспечить режим безопасности документов в процессе их хранения, передачи в хранилище или получения из хранилища за счет использования современных технологий и средств информационной безопасности, а также разграничение доступа пользователей.

Система защиты конфиденциального электронного делопроизводства должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков:
блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства;
блок технических средств защиты электронного делопроизводства, связанных с нейтрализацией побочных электромагнитных излучений и наводок;
блок методов защиты электронного делопроизводства, связанных с человеческим фактором и решением кадровых вопросов;
блок организационных методов защиты электронного делопроизводства.

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен быть многорубежный. Наиболее эффективной является система, состоящая из 3 рубежей:

1 рубеж - системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением, на которой работает компьютерная сеть (средства защиты Windows, Office и т.д.);

2 рубеж - системы защиты информации, встроенные в саму систему электронного делопроизводства;

3 рубеж - системы защиты информации, дополнительно установленные в компьютерной сети на сервере и на рабочих местах пользователя

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен предусматривать:
криптографическую защиту компьютерной информации на магнитных носителях (жестких дисках, дискетах, Zip, CD-ROM и т.д.), в том числе создание защищенных <цифровых сейфов> пользователей на сервере;
защиту информации (в том числе криптографическими методами) при пересылки по корпоративной компьютерной сети;
защиту информации (в том числе криптографическими методами) при передаче по электронной почте;
защиту компьютерной информации от несанкционированного доступа;
защиту компьютерной сети при работе в глобальной информационной сети Интернет (в идеальном случае для работы с Интернетом, а также с электронной почтой необходим отдельный компьютер, работающий в автономном режиме);
мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам электронного делопроизводства, включающий в себя:
контроль и защиту электронного документа от просмотра;
контроль и защиту электронного документа от редактирования и отмена защиты от редактирования;
контроль и защиту электронного документа от копирования и распечатывания на принтерах;
разделение пользователей на группы и наделение каждой группы возможности работы только с электронными документами определенного грифа конфиденциальности
контроль целостности и достоверности электронного документа, а также подтверждение авторства исполнителя с помощью электронной цифровой подписи;
защиту от вредоносных программ (вирусов);
парольную защиту на включение машины, на обращение к жесткому диску и/или на открытие файлов прикладных программ с периодическим изменением используемых паролей.

Системы сопряжения электронного и бумажного делопроизводства состоят из:
системы перевода бумажного документа в электронный документ;
системы перевода электронного документа в бумажный документ;
системы электронного контроля за бумажным документооборотом;
системы параллельного хождения одного и того же документа в электронном и бумажном виде.

Представляется целесообразным хождение документа внутри организации осуществлять в электронном виде. Полученные в бумажном виде документы извне сканируются и дальнейшая работа с ними происходит в электронном виде. Полученные извне электронные документы обрабатываются в организации в электронном виде. Перед отправкой исходящие документы (письма, факсы) преобразуются из электронного в бумажное представление и их отправка производятся обычными способами. При необходимости возможна отправка документа и в электронном виде.