Интернет новости: Новости

• 
• Новости
• 

Инструкция по делопроизводству гост р 6 30 2003

Файл: Инструкция по делопроизводству гост р 6 30 2003

Информация о файле:
Загружен: 13.08.2014
Скачан раз: 283
Рейтинг: 255
Средняя скорость скачивания: 6654 КБ/сек.
Похожих файлов: 50

Государственный стандарт Российской Федерации. N 65-ст). Приказ Министерства культуры и массовыхК тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. - «Общие правила подготовки и оформления документов» (на основе ГОСТ Р 6.30-2003) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: что нового? Напоминаем, что в ГОСТ Р 6.30-2003 отсутствуют какие-либо положения относительно способов изготовления бланков документов. 2003 г. N 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Методички. Должностная инструкция ведущего эксперта. (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае. Восстановление кадрового делопроизводства: пошаговая инструкция. ГОСТ Р 6.30-2003. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Должностная инструкция ведущего эксперта. Рубрика: Делопроизводство. Дата введения 1 июля 2003 г. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный комитет российской федерации по стандартизации и метрологии. ГОСТ Р 6.30-2003. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. 3 марта 2003Образцы бланков документов. Должностная инструкция ведущего эксперта. О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти см. Следовать ли его рекомендациям? Ведущее издание для профессионалов. нормативный акт (положение о документационном обеспечении управления, инструкцию по делопроизводству, правила оформления управленческих Инструкция по делопроизводству обычно состоит из вводной части (общие положения), основной части (тематические разделы) и приложений. y

Mas. 02.06.2015 в 02:46
http://www.facebook.com/profile.php?id=100003469722624
Megumi. 02.06.2015 в 02:55
http://www.facebook.com/profile.php?id=100003469640527

Контрольная работа: Основные положения ГОСТа Р-2003

по курсу «Делопроизводство»

по теме: «Основные положения ГОСТа Р.6.30-2003»

1. Содержание и основные требования ГОСТ Р.6.30-2003, утвержденного для применения Приказом ФТС РФ от 18.10.04 №160

Приказом ФТС РФ от 18.10.2004 №160 «О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» в целях улучшения документационного обеспечения и работы архивов в таможенных органах, реализации положений новой редакции Таможенного кодекса Российской Федерации и выполнения мероприятий по преобразованию ГТК России в Федеральную таможенную службу утверждена Типовая Инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах). Типовая Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах. Документационное обеспечение в таможенном органе осуществляется отделом документационного обеспечения (ОДО), задачи, функции и порядок работы которого регламентированы положением, приведенным в приложении 1 к Типовой Инструкции. Права и обязанности ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении и должностных лиц ОДО регламентированы в примерных должностных инструкциях, приведенных в приложениях 2 и 3. Определены особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией. Указанные акты запрещено отменять или изменять с применением такого вида документов как письма. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих актов. Документы таможенных органов оформляются в соответствии с образцами бланков, приведенных в приложениях к Типовой Инструкции. В приложениях к Типовой Инструкции приведены также Положение о постоянно действующей экспертной комиссии таможенного органа и Примерное Положение об архиве таможенного органа. Признан утратившим силу Приказ ГТК РФ от 09.03.1999 №150 «О Типовой Инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» с внесенными в него изменениями, а также Приказ ГТК РФ от 15.09.2003 №1006 «О порядке регистрации и подписания документов в таможенных органах».

Согласно Приказу документы в таможенных органах оформляются в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003

При оформлении документов в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

1) их юридическую силу;

2) оперативное и качественное их исполнение и поиск;

3) возможность автоматизированной обработки документов.

Для оформления документов рекомендуется использовать стандартные возможности текстового редактора Word for Windows (версии 6.0 и выше) с использованием шрифтов Тimes New Roman Cyr (Arial Cyr, Courier New Cyr) с размером кегля 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

Обеспечение перечисленных условий не в последнюю очередь достигается путем неукоснительного соблюдения установленных требований к носителю (бланкам, листам писчей бумаги) и реквизитам документа. В связи с последним замечанием обратимся к рассмотрению особенностей оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003. Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего − ГОСТ Р6.30-97 (с изм. от 2000 г.) − и унаследовал от последнего структуру (за исключением раздела 5) и ряд положений. Тем не менее ГОСТ Р6.30-2003 содержит и новые требования к оформлению документов.

В частности, разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 установлен иной состав реквизитов документа. Их общее число составляет теперь 30 (а не 29, как в ГОСТ Р6.30-97), при этом один реквизит − гриф ограничения доступа к документу − исключен. Одновременно в состав реквизитов добавлены два новых − основной государственный регистрационный номер ОГРН (05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет ИНН/КПП (06).

Уточним, что вновь введенные реквизиты 05 и 06 располагаются на бланке правее или ниже реквизита 04 − код предприятия (организации) по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Из содержания ГОСТ Рб.30-2003 изъяты положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 исключены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов (при этом сами реквизиты сохранены в практически неизменном виде).

Наиболее существенным структурным изменением стало не включение в ГОСТ Р6.30-2003 раздела «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации» (раздел 5 в ГОСТ Р6.30-97. ). Кроме того, в текст ГОСТа не включены и положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Например, в соответствии с подп. 3.11 при оформлении даты словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (с 1-го по 9- е число месяца).

Подпунктом 3.21 уточнен порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу (последняя может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки). Незначительные уточнения внесены и в текст подп. 3.25-3.26, определяющие порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В заключение обратим внимание пользователей нашего сайта на порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003. Как следует из раздела 1 документа, требования нового стандарта являются рекомендуемыми. Сказанное, однако, не означает, что теперь предприятия могут вести делопроизводство так, как им заблагорассудится, − ведь документы, оформленные с нарушением требований, установленных ГОСТом и иными нормативно-правовыми актами по вопросам ДОУ, по сути, не имеют юридической силы. Кроме того, небрежно или неверно оформленные документы, несомненно, затруднят деловое общение между предприятиями-партнерами, что, в свою очередь, отрицательно скажется на результатах их деятельности.

В то же время следует подчеркнуть, что требования ГОСТ Р6.30-2003 распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (см. Общероссийский классификатор управленческой документации, класс 0200000). Таким образом, правила оформления, содержащиеся в ГОСТ Р6.30-2003, в равной степени распространяются на документы и государственных, и негосударственных предприятий и организаций.

2. Организационные документы: структура организации и штатная численность персонала; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка; положение о структурном подразделении; инструкции организационно-методического назначения; должностные инструкции

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Попытка определения видов документов сделана в Приложениях к Основным приложениям Единой государственной системы делопроизводства.

Организационные документы можно определить как комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Формуляр организационного документа это:

постоянные реквизиты «единого» бланка:

наименование организации (06);

наименование вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);

переменные реквизиты «единого» бланка:

регистрационный номер (10);

место составления или издания документа (12);

Реферат - Основные положения ГОСТа Р-2003 - Бухгалтерский учет и аудит

по курсу «Делопроизводство»

по теме: «Основные положения ГОСТа Р.6.30-2003»

1. Содержание и основные требования ГОСТ Р.6.30-2003, утвержденного для применения Приказом ФТС РФ от 18.10.04 №160

Приказом ФТС РФ от 18.10.2004 №160 «О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» в целях улучшения документационного обеспечения и работы архивов в таможенных органах, реализации положений новой редакции Таможенного кодекса Российской Федерации и выполнения мероприятий по преобразованию ГТК России в Федеральную таможенную службу утверждена Типовая Инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах). Типовая Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах. Документационное обеспечение в таможенном органе осуществляется отделом документационного обеспечения (ОДО), задачи, функции и порядок работы которого регламентированы положением, приведенным в приложении 1 к Типовой Инструкции. Права и обязанности ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении и должностных лиц ОДО регламентированы в примерных должностных инструкциях, приведенных в приложениях 2 и 3. Определены особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией. Указанные акты запрещено отменять или изменять с применением такого вида документов как письма. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих актов. Документы таможенных органов оформляются в соответствии с образцами бланков, приведенных в приложениях к Типовой Инструкции. В приложениях к Типовой Инструкции приведены также Положение о постоянно действующей экспертной комиссии таможенного органа и Примерное Положение об архиве таможенного органа. Признан утратившим силу Приказ ГТК РФ от 09.03.1999 №150 «О Типовой Инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» с внесенными в него изменениями, а также Приказ ГТК РФ от 15.09.2003 №1006 «О порядке регистрации и подписания документов в таможенных органах».

Согласно Приказу документы в таможенных органах оформляются в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003

При оформлении документов в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

1) их юридическую силу;

2) оперативное и качественное их исполнение и поиск;

3) возможность автоматизированной обработки документов.

Для оформления документов рекомендуется использовать стандартные возможности текстового редактора Word for Windows (версии 6.0 и выше) с использованием шрифтов Тimes New Roman Cyr (Arial Cyr, Courier New Cyr) с размером кегля 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

Обеспечение перечисленных условий не в последнюю очередь достигается путем неукоснительного соблюдения установленных требований к носителю (бланкам, листам писчей бумаги) и реквизитам документа. В связи с последним замечанием обратимся к рассмотрению особенностей оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003. Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ? ГОСТ Р6.30-97 (с изм. от 2000 г.) ? и унаследовал от последнего структуру (за исключением раздела 5) и ряд положений. Тем не менее ГОСТ Р6.30-2003 содержит и новые требования к оформлению документов.

В частности, разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 установлен иной состав реквизитов документа. Их общее число составляет теперь 30 (а не 29, как в ГОСТ Р6.30-97), при этом один реквизит ? гриф ограничения доступа к документу ? исключен. Одновременно в состав реквизитов добавлены два новых ? основной государственный регистрационный номер ОГРН (05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет ИНН/КПП (06).

Уточним, что вновь введенные реквизиты 05 и 06 располагаются на бланке правее или ниже реквизита 04 ? код предприятия (организации) по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Из содержания ГОСТ Рб.30-2003 изъяты положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 исключены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов (при этом сами реквизиты сохранены в практически неизменном виде).

Наиболее существенным структурным изменением стало не включение в ГОСТ Р6.30-2003 раздела «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации» (раздел 5 в ГОСТ Р6.30-97. ). Кроме того, в текст ГОСТа не включены и положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Например, в соответствии с подп. 3.11 при оформлении даты словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (с 1-го по 9- е число месяца).

Подпунктом 3.21 уточнен порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу (последняя может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки). Незначительные уточнения внесены и в текст подп. 3.25-3.26, определяющие порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В заключение обратим внимание пользователей нашего сайта на порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003. Как следует из раздела 1 документа, требования нового стандарта являются рекомендуемыми. Сказанное, однако, не означает, что теперь предприятия могут вести делопроизводство так, как им заблагорассудится, ? ведь документы, оформленные с нарушением требований, установленных ГОСТом и иными нормативно-правовыми актами по вопросам ДОУ, по сути, не имеют юридической силы. Кроме того, небрежно или неверно оформленные документы, несомненно, затруднят деловое общение между предприятиями-партнерами, что, в свою очередь, отрицательно скажется на результатах их деятельности.

В то же время следует подчеркнуть, что требования ГОСТ Р6.30-2003 распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (см. Общероссийский классификатор управленческой документации, класс 0200000). Таким образом, правила оформления, содержащиеся в ГОСТ Р6.30-2003, в равной степени распространяются на документы и государственных, и негосударственных предприятий и организаций.

2. Организационные документы: структура организации и штатная численность персонала; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка; положение о структурном подразделении; инструкции организационно-методического назначения; должностные инструкции

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Попытка определения видов документов сделана в Приложениях к Основным приложениям Единой государственной системы делопроизводства.

Организационные документыможно определить как комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Формуляр организационного документа это:

постоянные реквизиты «единого» бланка:

наименование организации (06);

наименование вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);

переменные реквизиты «единого» бланка:

регистрационный номер (10);

место составления или издания документа (12);

ГОСТ Р –2003 «УСД

Разработка новой редакции стандарта диктуется рядом причин: во-первых, срок действия стандарта уже превышает 10 лет (стандарт принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) – это тот срок, после которого стандарт должен перерабатываться или отменяться; во-вторых, за прошедшие годы произошли серьезные изменения в нормативной базе; в третьих, мы наблюдаем изменения в технологиях, применяемых для документирования деятельности организаций. Гораздо более широкое применение получили информационные системы электронного документооборота, в связи с чем организации постепенно переходят к использованию электронных документов, которые, в условиях безбумажного документооборота, становятся единственным экземпляром документа, то есть подлинником. Все это, безусловно, должно учитываться при разработке правил и требований, предъявляемых к документированию управленческой деятельности.

В этом году Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела приступил к переработке данного стандарта, и в настоящее время ведется сбор и анализ материала, который позволит пересмотреть стандарт, уточнить ряд положений, какие-то положения, как уже сейчас полагают разработчики, нужно будет исключить из стандарта, но и, конечно, необходимо при этом добавить ряд новых положений, актуальных для современной практики документирования.

Напомним, что стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В связи с тем, что в настоящее время УСОРД фактически в организациях не применяется (система с 1993 г. не ведется, то есть не актуализируется), и не функционирует (ликвидирован) тот технический комитет Росстандарта, который когда-то занимался вопросами унификации документации и через который проходили соответствующие стандарты, работа по переработке ГОСТ Р 6.30–2003 будет вестись в другом техническом комитете – ТК 191, занимающимся разработкой стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Это тот комитет, через который проходили стандарты по управлению документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007, ГОСТ Р ИСО 23081-1–2008 и др.), а также недавно утвержденный стандарт ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р 6.30–2003 является, фактически, четвертой редакцией первых двух стандартов, разработанных еще в 1972 г.:

• ГОСТ 6.38–72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

В 1990 г. эти стандарты были переработаны, их содержание было объединено в один стандарт – ГОСТ 6.38–90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который был переработан в 1997 г. (ГОСТ Р 6.30–97). В 2003 г. стандарт был пересмотрен, и был утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30–2003, действующий в настоящее время.

Процедура разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, проведения работ по их обновлению, а также правила отмены действующих стандартов установлены ГОСТ Р 1.2–2004. Стандарт предусматривает случаи, при которых национальный стандарт подлежит обновлению (раздел 5.1 стандарта):

• если содержание стандарта вошло в противоречие с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, техническими регламентами, целями и принципами национальной стандартизации и в результате не удовлетворяет современным экономическим, социальным или иным потребностям страны, в том числе не соответствует уровню развития науки и техники;
• если содержание стандарта препятствует соблюдению вновь заключенного международного соглашения;
• если содержание стандарта противоречит содержанию вновь разрабатываемого или другого обновляемого национального стандарта Российской Федерации (в том числе межгосударственного стандарта, вводимого в действие в качестве национального стандарта), или если эти стандарты дублируют друг друга.

Ситуация, сложившаяся в настоящее время со стандартом 6.30–2003, соответствует первой из указанных причин, дающих основание для пересмотра стандарта. За время, прошедшее с 2003 года, в законодательстве в сфере информации и документации произошли серьезные изменения: был принят новый закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (27.07.2006 № 149-ФЗ), новый закон «Об электронной подписи» (06.04.2011 № 63-ФЗ), постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 были утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила делопроизводства), устанавливающие, в том числе, состав реквизитов документов. Правила оформления реквизитов, установленных Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, изложены в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Основные направления совершенствования ГОСТ Р 6.30–2003 определяются его содержанием. В стандарте три раздела:

в первом разделе устанавливается состав реквизитов документов; во втором –требования к оформлению реквизитов документов; в третьем – требования к бланкам документов.

Стандарт имеет два приложения:

А – схемы расположения реквизитов и Б – образцы бланков документов.

Напомним, что в предыдущих редакциях в стандарте присутствовало еще два раздела: в одном из них устанавливались правила изготовления документов средствами печатающей техники, в другом – порядок учета бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение из стандарта раздела о правилах изготовления документов (шрифты, интервалы, расположение реквизитов на бланке) было вызвано тем, что в конце 1980-х – начале 1990-х годов шла смена технических средств изготовления документов: пишущие машины заменялись средствами компьютерной техники, для изготовления документов применялись различные текстовые редакторы, не было единства в применении шрифтов и др. В тот момент выработать единые требования к изготовлению документов не представлялось возможным. Иная ситуация наблюдается в настоящее время: для изготовления документов и в органах власти, и в организациях применяется преимущественно текстовый редактор MS Word, имеющий стандартизованный набор шрифтов, что позволяет сформулировать основные положения в отношении применяемых для изготовления документов шрифтов, их гарнитур и размеров, а также установить межстрочные интервалы при подготовке документа и др.

Что же касается раздела, устанавливающего порядок учета бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, то этот раздел включать в стандарт представляется нецелесообразным, поскольку порядок использования таких бланков регламентирован Правилами делопроизводства и названными выше Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Очевидно, что основные изменения должны коснуться разделов стандарта, определяющих состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам документов.

Рассмотрим последовательно, какие положения стандарта нуждаются в изменении и какими могут быть эти изменения.

Первое, на что следует обратить внимание, – это на расхождения в составе реквизитов и в ряде случаев в их названиях между ГОСТом Р 6.30–2003 и Правилами делопроизводства. Различия в количестве реквизитов объясняются тем, что Правила делопроизводства предназначены для федеральных органов исполнительной власти, а стандарт – для любых организаций, как государственных, так и негосударственных. Действительно, есть реквизиты, которые не используются при документировании деятельности в федеральных органах исполнительной власти (герб субъекта Российской Федерации, код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП). Поскольку сфера действия стандарта шире сферы действия Правил делопроизводства, именно стандарт должен включать реквизиты, применяемые при подготовке документов в любом органе власти и в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности.

Более того, в этой части стандарт должен быть дополнен, как минимум, двумя реквизитами, используемыми на практике, но отсутствующими в действующем стандарте, это:

• герб (гербовый знак) или иной официальный символ муниципального образования;
• наименование должности лица – автора документа (реквизит должностного бланка).

Стандарт в действующей редакции в перечне реквизитов содержит реквизиты «Государственный герб Российской Федерации» и «герб субъекта Российской Федерации». В соответствии с действующим законодательством официальные символы (гербы, гербовые знаки) могут иметь муниципальные образования, это предусмотрено ст. 9 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»:

«Муниципальные образования в соответствии с федеральным законодательством и геральдическими правилами вправе устанавливать официальные символы, отражающие исторические, культурные, национальные и иные местные традиции и особенности».

Поскольку в стандарте есть реквизиты «Государственный герб Российской Федерации» и «герб субъекта Российской Федерации». считаем, что было бы правильным ввести в стандарт один реквизит, обозначающий герб, но в следующей редакции:

«герб (государственный, субъекта Российской Федерации, муниципального образования)».

Это возможно по той причине, что при подготовке документов на бланках воспроизводится изображение только одного из указанных гербов в зависимости от того, какими полномочиями и правами обладает орган власти.

Реквизит «Наименование должности лица – автора документа» действующим стандартом не предусмотрен, хотя в разделе 4 «Требования к бланкам документов» упоминаются бланки должностных лиц, а в приложении Б стандарта имеется образец бланка должностного лица. Из этого примера следует (и это подтверждает практика), что в бланке должностного лица указывается, наряду с наименованием организации (или территории, если это бланки руководителей территориальных образований), название должности лица (как правило, это должность руководителя или заместителя руководителя органа власти или организации). В отличие от ГОСТ Р 6.30–2003, Правила делопроизводства включают этот реквизит, но под названием «Должность лица – автора документа». Полагаем, что этот реквизит необходимо включить и в стандарт, но в редакции:

«Наименование должности лица – автора документа».

Состав реквизитов документов должен быть дополнен как минимум еще одним реквизитом – отметкой о конфиденциальности или грифом ограничения доступа к документу. На практике этот реквизит используется во всех органах власти и организациях, работающих с документами, содержащими информацию ограниченного доступа. В зависимости от вида информации это могут быть грифы (отметки) конфиденциальности (Для служебного пользования, Коммерческая тайна, Конфиденциально ) или секретности (Секретно, Совершенно секретно, Особой важности ).

В Правилах делопроизводства данный реквизит присутствует в виде «Отметки о конфиденциальности», что вполне оправдано, так как Правила делопроизводства не распространяются на документы, содержащие информацию, составляющую государственную тайну.

Напомним, что в предыдущей редакции стандарта – ГОСТе Р 6.30–97 – имелся реквизит «Гриф ограничения доступа к документу». стандарт определял место его расположения на бланке (документе) на первом листе документа, вверху справа от границы верхнего поля. Стандарт не определял языковую форму реквизита, а лишь указывал на место его расположения. Кроме того, в стандарте говорилось, что гриф ограничения доступа к документу может быть дополнен другими данными, предусмотренными законодательством об информации. Из ГОСТа Р 6.30–2003 реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» был исключен в связи с тем, что Росархив как разработчик стандарта не имел права устанавливать требования, касающиеся защиты информации, что было отмечено в процессе согласования стандарта.

Учитывая, что стандарт фактически закреплял лишь факт существования данного реквизита и место его размещения на документе, а также принимая во внимание важность этого реквизита для организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, считаем целесообразным включить его в новую редакцию стандарта при условии, что стандарт не будет устанавливать требований к содержательной части реквизита.

В действующей редакции стандарта перечень реквизитов, используемых при работе с документами, дан в последовательности их расположения в формуляре документа (см. схему расположения реквизитов в приложении А к ГОСТу Р 6.30–2003). При этом не учитывается, в каком отношении друг к другу находятся реквизиты, какую роль в делопроизводстве они играют, в каких документах используются. Систематизировать реквизиты по всем возможным основаниям – не задача стандарта. Вместе с тем, было бы полезно систематизировать по их роли в процессе документирования и последующей работы с документами. С этой точки зрения все реквизиты можно было бы разделить на несколько групп:

1. Реквизиты бланка, включая отметки для расположения реквизитов.
2. Реквизиты, используемые при подготовке документов (независимо от вида или разновидности документов, поскольку оформление реквизитов не зависит от того, какой документ готовится).
3. Реквизиты, необходимые для организации документооборота и хранения документов.

В первую группу войдут такие реквизиты, как:

герб;эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; место составления или издания документа; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, отметки для реквизитов «Дата», «Регистрационный номер», «Ссылка на дату и номер документа» .

Во вторую группу – дата документа; регистрационный номер документа;адресат; заголовок к тексту;ссылка на регистрационный номер и дату документа;отметка о наличии приложения; подпись; виза; гриф согласования; гриф утверждения; оттиск печати и др.; в третью – отметка о поступлении документа, резолюция (указания по исполнению документа); отметка о контроле, отметка об исполнении документа и направлении в дело .

Прежде всего, из новой редакции стандарта необходимо будет исключить очевидные ошибки, допущенные при подготовке ГОСТа Р 6.30–2003. Одна из таких досадных ошибок вкралась в правила оформления реквизита «Адресат» (речь идет об адресовании документа физическому лицу, то есть гражданину).

ГОСТом Р 6.30–2003 предусмотрено:

– при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией (п. 3.15 стандарта), например:

Кроме того, в стандарте есть положение о том, что на утверждаемом документе, независимо от того, является он приложением к распорядительному документу или нет, должен быть гриф утверждения по форме, установленной стандартом. Например, если инструкция утверждена распорядительным документом, на ней должен быть гриф утверждения по форме:

от 26.12.2009 № 63

Следовательно, исходя из положений стандарта, на утверждаемом распорядительным документом нормативном правовом акте (приложении) должно быть два реквизита: отметка о приложении и гриф утверждения, содержащие повторяющуюся информацию (название вида документа, дату и номер документа).

Очевидно, что в данном случае на нормативном правовом акте (приложении к распорядительному документу) достаточно указать отметку о приложении:

«Приложение» или «Приложение № 1», ниже – гриф утверждения, содержащий ссылку на нормативный документ, которым утвержден документ, являющийся приложением.

В новой редакции стандарта нужно уточнить и правила оформления некоторых реквизитов, например, такого реквизита, как «Гриф согласования» (п. 3.23 стандарта). В действующей редакции, устанавливая порядок оформления этого реквизита, стандарт ничего не говорит о месте проставления грифа согласования на документе, в связи с чем на практике часто возникают вопросы, где должен располагаться гриф согласования: на первом листе документа вверху слева на уровне грифа утверждения, который, если это утверждаемый документ, в свою очередь располагается вверху справа, или на последнем листе документа. Стандартом предусматривается возможность согласования проекта документа письмом или коллегиальным (совещательным) органом (в этом случае в грифе согласования дается ссылка на протокол заседания), но не содержится никаких указаний, прилагаются ли к документу соответственно письмо, протокол (выписка из протокола) или нет.

Более четкие правила предусмотрены стандартом в отношении оформления виз на документе (отметок о внутреннем согласовании), но в связи с переходом на электронный документооборот возникает необходимость регламентировать порядок визирования документов при электронном согласовании в случаях, когда используется только документ на электронном носителе (то есть аналог на бумажном носителе не создается), и в случаях, когда в итоге создается документ на бумажном носителе.

В действующей редакции стандарт не устанавливает правил оформления титульного листа на организационно-распорядительных документах, хотя многие документы и, прежде всего, нормативные правовые акты, например, устав организации, оформляются с титульным листом.

Требует уточнения и вопрос заверения документов печатью, в частности, вопрос о месте проставления печати. В действующей редакции стандарта говорится лишь о том, что печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Вместе с тем, для практики документирования важно и то, в каком месте проставляется печать и как она проставляется.

Можно привести еще ряд примеров, свидетельствующих о необходимости установления более четких правил оформления реквизитов документов.

Еще один раздел стандарта – это раздел, устанавливающий требования к бланкам документов.

В действующей редакции стандарта в разделе «Требования к бланкам документов» были допущены ошибки при перечислении реквизитов общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документов (раздел 4.7 стандарта), что вызывает немало вопросов у специалистов при разработке бланков документов.

Например, в бланк письма включены реквизиты «Место составления или издания документа» (реквизит 14), «Отметка о контроле» (реквизит 19), в то время как ни тот, ни другой в бланках писем не используются. К сожалению, эта ошибка не единственная.

Допущены ошибки и в схемах расположения реквизитов в приложении А к стандарту (рис. А1 и А2).

В частности, в соответствии с данными схемами реквизит 16 «Гриф утверждения документа» располагается не в рабочей зоне документа, а на верхнем поле документа, что совершенно исключено.

При пересмотре стандарта требуется решить и вопрос использования общего бланка. В настоящее время общие бланки используются исключительно в органах власти и применяются весьма ограничено. Общий бланк – это бланк, содержащий, фактически, только несколько реквизитов: наименование организации – автора документа, место составления (издания) документа и отметки для даты и регистрационного номера документа. По этой причине общий бланк может использоваться для подготовки различных документов (протоколов, актов и др.), при этом название вида документа впечатывается в общий бланк при оформлении документа. Поскольку общие бланки использовались для подготовки, главным образом, внутренних документов, организации в большинстве своем отказались от общих бланков в пользу компьютерных (электронных) шаблонов конкретных видов документов.

Использование электронных шаблонов бланков, исключающих необходимость изготовления бланков на бумажном носителе, – еще один вопрос, который также должен найти отражение в новой редакции стандарта.

При подготовке новой редакции стандарта также надо вернуться к вопросу о двуязычных бланках (и даже бланках на трех языках) и дать более четкие и конкретные нормы в отношении таких бланков.

В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук