Образец дополнительного соглашения о разъездном характере работы - Полезно знать

Содержание Работник организации использует личный автомобиль в служебных целях Существуют два варианта оформления отношений между персоналом, использующим в процессе работы свое личное имущество. В этой статье мы рассмотрим один из них, в частности, когда компания компенсирует водителю, работающему на личной автомашине, его расходы. Основанием для такой компенсации является ст. Размер такого возмещения определяется соглашением сторон в трудовом договоре. Обратите внимание на то, что ТК не ограничивает размер компенсации. Документальное оформление Для того чтобы иметь право выплачивать сотруднику компенсацию, нужно, прежде всего, позаботиться о правильном документальном оформлении данной операции. Требования к бумагам и выплате компенсации работникам, зарабатывающим на жизнь с помощью личного транспорта, определены в Письме Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок». Для документального подтверждения расходов на компенсацию необходимы. 1. Трудовой договор или дополнительное соглашение между сотрудником и работодателем. В соглашении должны быть отражены: — вид используемого имущества и его характеристики для автомобиля это его технические и регистрационные данные ; — документы о собственности, владении на основании доверенности и др. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения и т. Приказ руководителя организации, в котором необходимо указать размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования транспортного средства. Копия технического паспорта транспортного средства. Документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях. Выплата компенсации производится в тех случаях, когда работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Документом, обосновывающим такую необходимость, может служить должностная инструкция. Для подтверждения оправданности расходов организации на выплату компенсации за отчетный период в определенном размере необходимы соответствующие документы, в частности путевые листы, содержащие информацию о служебных поездках работника Письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней в текущем месяце. При этом она не начисляется за время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, при невыходах его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется. Налогообложение компенсации Однако компания хочет не только справедливо компенсировать сотруднику расходы, но и принять эту компенсацию для целей налогообложения прибыли. А здесь возникают некоторые трудности. В соответствии с пп. Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 такие нормы утверждены и составляют: а для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. Негусто, не правда ли? Интересна еще и такая статистика. Нормативы не менялись с 1 января 2002 г. Впрочем, это всего лишь небольшое лирическое отступление. Компенсация за использование личного транспорта не облагается НДФЛ. Долгое время налоговые ведомства настаивали на том, что налог не платится только с компенсационных выплат в пределах установленных норм Письма Минфина России от 26 марта 2007 г. Москве от 21 января 2008 г. Однако по нашему мнению, это требование не соответствует нормам законодательства. В соответствии с п. Освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. Главное, что при этом должны иметься документы на право собственности. Такую точку зрения высказывали суды в Постановлениях ВАС РФ от 30 января 2007 г. Можно считать решенным и вопрос о начислении на компенсации страховых взносов во внебюджетные фонды. Минздравсоцразвития России выпустило Письмо от 12 марта 2010 г. N 550-19, в котором разъяснило, что компенсации за использование личного автотранспорта для служебных целей не облагаются страховыми взносами, но при одном условии: использование автомобиля должно быть связано с исполнением сотрудником трудовых обязанностей разъездным характером работы, служебными целями. На сумму компенсации не надо начислять и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний п. В Письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. N 550-19 сказано, что компенсации за использование личного автотранспорта для служебных целей не облагаются страховыми взносами. Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля новая редакция Вариант 1. Ссуда Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений. Необходимость уплаты налога на прибыль по договору; Риски доначисления налога на прибыль; Необходимость заключения дополнительного договора; Работник не получает дополнительного вознаграждения; Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством ТС. Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной. Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т. Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы ГСМа также расходы по текущему и капитальному ремонту ст. Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям ст. В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п. Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права см. Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы п. Но это всего лишь особенность договора. А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать налог на прибыль невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются. Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров. Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства. Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится договор ссуды — безвозмездный. По той же причине выплат по договору не производится данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не. Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником. Кроме того, желательно указать в приказе или в ином внутреннем документе организациичто машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни. Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля. Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится. Аренда Учет всех расходов на автомобиль без ограничений; Работник получает дополнительное вознаграждение. Необходимость заключения дополнительного договора; Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС; Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник; Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ. Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет. В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля ст. По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку. Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту с указанием его типа — текущий, капитальныйтехническому обслуживанию и страхованию несет арендатор ст. Обратите внимание, что в нашем случае сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях следует заключать договор аренды без экипажа ст. Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор абз. Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т. Сама же арендная плата взносами не облагается. При этом арендная плата является доходом сотрудника подп. Компенсация Не нужно заключать дополнительный договор; Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС; Работник получает дополнительное вознаграждение; Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами. Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах; Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр; Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами. В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации. Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ амортизацию. Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов! Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. А для более мощных авто — 1500 руб. А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено п. Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации письмо от 16. Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя. Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо. То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ. А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами см. Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию. Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации. Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде. Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях. Автор: Алексей Крайнев, налоговый юрист портала «Бухгалтерия Онлайн» Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику 1. Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации. Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника — это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т. Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику. А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов. Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля В соответствии со ст. Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности находился в отпуске, на больничном и т. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях. Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы: 1. Локальный нормативный акт организации. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы. Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно не реже 7 раз в течение рабочей недели совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение. Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником. В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок установки, настройки и т. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях. Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору. Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходови гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора. В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию: Характеристики транспортного средства тип ТС легковой, грузовоймарка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики ; Размер компенсации; Расходы, которые подлежат возмещению, их размер или порядок расчета и порядок подтверждения; Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов. К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием. Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить. Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист по форме работодателяведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию: информацию о работнике и о транспортном средстве на основе Соглашения ; информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок. Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы: чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях. Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов. А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье. Законодательные нормативные акты: Личный автомобиль в служебных целях. Нюансы учета Работа некоторых сотрудников автономных учреждений связана со служебными поездками. Статьей 188 Трудового кодекса РФ установлена обязанность работодателя компенсировать работнику затраты, понесенные последним при использовании личного имущества, в том числе автомобиля. В каком размере следует выплатить данную компенсацию? Как отразить ее в бухгалтерском и налоговом учете? На эти и другие вопросы мы дадим ответы в статье. Как было сказано выше, Трудовой кодекс налагает на работодателя обязанность компенсировать расходы, понесенные работником. Статьей 188 ТК РФ предусмотрено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора выраженным в письменной форме. На практике всегда возникает вопрос, как оформить данную выплату из чего следует исходить, чтобы определить сумму компенсации. Документы — основания для выплаты компенсации Порядок и условия выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях установлены п. В нем указано, что данная денежная выплата работникам в учреждениях и организациях, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, производится в соответствии с порядком и условиями, предусмотренными п. Об иных документах в данном письме не говорится. Однако поскольку нормы ст. Аналогичное мнение было высказано Минфином в Письме от 18. Следовательно, для обоснования расходов по выплате денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях нужны: технический паспорт на легковой автомобиль и свидетельство о регистрации транспортного средства для удостоверения права собственности на автомобиль ; соглашение между работником и организацией, заключенное к трудовому договору; приказ руководителя о выплате компенсации; должностная инструкция работника, подтверждающая разъездной характер работы и его производственную необходимость. Чиновники указывают: в размерах компенсации, установленных законодательством согласно ст. Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов; компенсация выплачивается один раз в месяц и не зависит от количества календарных дней в месяце; за время отсутствия работника на рабочем месте отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и др. Путевой лист: выдавать или нет? Согласно позиции, изложенной УФНС по г. Москве в письмах от 04. Путевые листы должны составляться по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 28. Такого мнения придерживаются и чиновники финансового ведомства Письмо Минфина РФ от 13. Общероссийской классификатор управленческой документации ОКУД данной форме присвоен номер 0345001. Однако анализируя постановления арбитражных судов, отметим, что данное требование, выдвигаемое Минфином и ФНС, необоснованно. Согласно Указаниям по применению и заполнению формы 3 «Путевой лист легкового автомобиля», приведенным в вышеназванном постановлении Госкомстата, она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта организации и основанием для начисления заработной платы водителю. Таким образом, выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не состоящему в должности водителя данной организации, последняя не обязана, поскольку путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях постановления ФАС СКО от 18. Размер выплаты: нормирован или нет? Из этого следует, что трудовым законодательством нормы не устанавливаются. Пунктом 1 данного приказа предусмотрены следующие нормы: Используем личный автомобиль работника в служебных целях «Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 9 Используем личный автомобиль работника в служебных целях Очень часто из-за специфики деятельности организации возникает ситуация, когда работник использует свой личный автомобиль в служебных целях. За это согласно трудовому законодательству ему положена компенсация. Кроме трудового законодательства такие отношения могут регулироваться Гражданским кодексом — если работодатель заключит с работником договор аренды транспортного средства. В статье рассмотрим, как правильно оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях в случае выплаты компенсации и в случае заключения договора аренды. Оформляем как компенсацию Итак, в ст. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Обратим внимание также на Письмо N 57в котором даны разъяснения об условиях выплаты и оформления компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок. Хотя это Письмо было выпущено до введения нового ТК РФ, отдельные его положения до сих пор цитируют сотрудники официальных органов в своих разъяснениях и в судебных решениях. Письмо Минфина России от 21. Но при этом не стоит забывать про Трудовой кодекс, в котором сказано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Необходимая запись может быть сделана, например, в самом трудовом договоре, если при его заключении известно, что работник будет использовать личный автомобиль в служебных целях. Приведем пример формулировки в трудовом договоре: «4. Работодатель обязуется: 8 предоставить автомобиль для служебных поездок или выплатить компенсацию при использовании для служебных целей личного автомобиля в следующем порядке: ежемесячная компенсация в размере 2000 руб. Если же такая необходимость возникла неожиданно, нужно внести изменения в трудовой договор, подписав с сотрудником дополнительное соглашение к. Приведем пример на. Он может быть любым как сказано в ст. Компенсация, установленная сверх предельных норм, будет выплачиваться за счет чистой прибыли. Постановление Правительства РФ от 08. Приведем пример такого приказа на. Во-первых, собственно компенсация за износ личного имущества. А во-вторых, работнику положено возмещение расходов на использование своей собственности в служебных целях. Значит, организация вправе самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника. Однако стоит отметить, что с 1 января 2008 г. Эти нормы необходимо учитывать при определении обоснованности для целей налогообложения произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля Письма Минфина России от 14. Распоряжение Минтранса России от 14. Расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей могут быть подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при их определении налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителями автомобилей. Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования авто для служебных поездок п. Компенсация будет включать возмещение затрат по эксплуатации данного автомобиля сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок. Для получения компенсации сотруднику необходимо принести в бухгалтерию следующие документы Письмо МНС РФ от 02. Кроме этого, бухгалтер должен регулярно заполнять путевой лист, так как он служит первичным документом, подтверждающим использование сотрудником личного транспорта в служебных целях. Форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата России от 28. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса России N 152. Форма путевого листа, утвержденная Постановлением N 78, носит обязательный характер для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. Приказ Минтранса России от 18. Сотрудники финансового ведомства подчеркивают, что кроме вышеуказанных обязательных реквизитов в путевых листах обязательно должна быть информация о конкретном месте следования автомобиля. Иначе они не могут подтверждать осуществление организацией расходов на приобретение горюче-смазочных материалов Письма от 20. Во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами мы рекомендуем использовать унифицированную форму. За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, больничном, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается Письма Минфина России N 57, от 16. Оформляем договор аренды При использовании личного транспорта сотрудника для служебных целей заключается договор аренды между организацией и этим сотрудником. Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. Он не подлежит государственной регистрации договоров аренды в силу ст. Арендатор в течение всего срока такого договора обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Кроме того, арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую. Если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходы, которые возникают в связи с его эксплуатацией. При этом все понесенные расходы по договору аренды арендная плата, затраты на приобретение горюче-смазочных материалов, запасных частей, проведение ремонта работодатель может включить в состав расходов при определении налога на прибыль. Рассмотрев ситуацию использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях с точки зрения трудового и гражданского законодательства, можно сделать следующий вывод: — если организация будет выплачивать сотруднику компенсацию, установленную Трудовым кодексом, ей стоит руководствоваться предельными нормами, установленными Постановлением N 92, в противном случае если сумма компенсации будет превышать установленные нормы суммы превышения будут идти за счет чистой прибыли организации; — при заключении договора аренды транспортного средства все понесенные расходы будут учитываться для целей налогообложении прибыли. Конева Эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации» Добавить комментарий Ваш e-mail не будет опубликован. Уведомлять меня о новых записях почтой. Обучение вождению, технические руководства, советы автомобилистам.

Во-первых, не может быть 28 рабочих дней в месяц НИКАК. Если работодатель понижает в должности работника, он обязан уведомить Вас за 1 месяц так в нашей стране. у Вас возможно за 2 недели.

Разъездной характер работы: учет надбавок и компенсаций

В Трудовом кодексе нет определения разъездного характера работы. Перечень работ, носящих разъездной характер, и сотрудников, работа которых является разъездной, работодатель должен определить самостоятельно.

Если сотрудник организации по должностной обязанности ездит по городу или из одного населенного пункта в другой, то его работу можно отнести к работе, имеющей разъездной характер работы.

Таким образом, под разъездным характером работы понимается работа, связанная с постоянными разъездами работников, возвращающихся домой ежедневно: экспедиторов, водителей, курьеров, страховых и торговых агентов, работников сервисных служб и пр.

Согласно ст. 166 ТК РФ поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы признается служебной командировкой. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не являются .

Организация обязана возмещать сотруднику все расходы, которые он несет в связи с разъездным характером работы (ст. 168.1 ТК РФ). Нормы и порядок возмещения законодательно не установлены, каждая организация устанавливает их самостоятельно. Условие о том, что работа отдельных сотрудников связана со служебными поездками, необходимо закрепить в следующих документах:

– локальный нормативный акт, например положение о служебных поездках (разъездном характере работы);

– трудовой договор с работником, в котором указано условие о разъездном характере работы (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

– должностные инструкции, согласно которым работники обязаны составлять отчеты о служебных поездках, с приложением документов, подтверждающих разъездные расходы.

Возмещать расходы работникам можно разными способами, например:

1. Начисление фиксированной надбавки к заработной плате (ст.129 ТК);

2. Возмещение расходов работника, понесенных им в связи с выполнением работы, имеющей разъездной характер (ст.168.1 ТК РФ)

Первый способ объединяют компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такая компенсация согласно ст. 129 разд. VI «Оплата и нормирование труда» ТК РФ является элементом оплаты труда.

Второй способ компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ. Под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением им трудовых обязанностей

Правильность определения характера производимых выплат обусловлена тем, что от этого будет зависеть порядок их налогообложения.

Таким образом, надбавки к заработной плате работников за подвижной характер работы не признаются компенсацией в смысле ст. 164 ТК РФ, а повышают размер оплаты труда работников, являясь частью заработной платы.

Размер и порядок выплаты такой надбавки определяются коллективным трудовым договором, локальным нормативным актом (например, положением об оплате труда) или трудовым договором.

Выплата установленной надбавки к заработной плате не требует какого-либо документального подтверждения. Основаниями для ее начисления являются положения коллективного (трудового) договора. Размер выплачиваемой надбавки, привязанный к тарифной сетке или окладу работника, также указывается в трудовом договоре, заключаемом с работником.

Компенсация в сумме фактически понесенных расходов требует документального подтверждения. В ст. 168.1 ТК РФ установлено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также лицам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

– расходы на проезд;

– расходы на наем жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

– иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Перечень возмещаемых расходов не является закрытым, работодатели вправе возмещать работникам, чей труд связан с разъездами, расходы, не поименованные в ст. 168.1 ТК РФ.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения обозначенных расходов могут также предусматриваться трудовым договором.

В отличие от фиксированной надбавки за разъездной характер работы компенсации, подлежащие выплате по данному основанию, необходимо подтверждать документально. Перечень таких документов законодательством не уточняется.

Бухгалтерский учет выплаты компенсации за разъездной характер работы. Сотрудникам, чья работа связана с разъездами, работодатель выдает под отчет денежные средства, предназначенные для покрытия «разъездных» расходов.

В бухгалтерском учете расходы организации, связанные с поездками работников, которые трудятся в пути или работа которых имеет разъездной характер, признаются расходами по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Согласно п. 9 ПБУ 10/99 данные расходы включаются в себестоимость проданных товаров, продукции (выполненных работ, оказанных услуг).

Расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) (п. 18 ПБУ 10/99).

На дату утверждения авансового отчета суммы, учтенные на сч. 71, списываются на соответствующие счета учета затрат.

Пример. Трудовым договором определено, что сотруднику курьерской службы организация ежемесячно компенсирует затраты на проезд городским транспортом в размере стоимости проездных документов (билетов). В конце каждого месяца работник должен предъявлять в бухгалтерию авансовый отчет с приложением бланков билетов, подтверждающих расходы на проезд, а также разъездную ведомость, в которой его служебные поездки фиксируются и подтверждаются подписями клиентов.

НДФЛ. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), в том числе связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов. связанных со служебными поездками работников, работа которых имеет разъездной характер, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат обложению НДФЛ.

На надбавку к окладу работника с разъездным характером работы, производимую в фиксированном размере, положения п. 3 ст. 217 НК РФ не распространяются. Такая надбавка является составной частью системы оплаты труда, действующей в организации, и облагается НДФЛ по общим правилам.

Страховые взносы . Согласно ст. 7 Федерального закона №212-ФЗ выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, признаются объектом обложения страховыми взносами.

В соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона №212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов (у организаций и коммерсантов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам) все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных в том числе с выполнением работником трудовых обязанностей.

Таким образом, у организации, компенсирующей расходы, связанные со служебными поездками работников, в размерах, закрепленных внутренними нормами компании, не возникает обязанности по начислению сумм страховых взносов на обязательные виды социального страхования.

На надбавки за разъездной характер работы, страховые взносы во внебюджетные фонды начислять необходимо (ч. 1 ст. 7 Федерального закона №212-ФЗ).

Таким образом, если организация выплачивает работникам компенсацию не в целях возмещения каких-либо расходов, а в связи с характером выполняемой работы, данная компенсационная выплата также считается объектом обложения страховыми взносами .

Налог на прибыль . Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, если расходы налогоплательщика связаны с получением дохода, являются обоснованными и документально подтвержденными, он вправе учесть их в составе налогооблагаемых расходов.

Учесть компенсацию за разъездной характер работы, подтвержденную документально, организация может в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При признании компенсационных выплат за разъездной характер работы в составе прочих расходов датой признания таких расходов будет дата утверждения отчета сотрудника о служебной поездке (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Для выплаты компенсации также потребуются документы, подтверждающие расходы на проезд (в частности, проездные документы, чеки ККТ, квитанции на оплату услуг такси).

Выплаты надбавки к заработной плате за разъездной характер работы можно отнести к расходам на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ). При использовании организацией метода начисления такие затраты включаются в состав расходов на оплату труда в том отчетном периоде, в котором они возникли. В соответствии с п. 4 ст. 272 НК РФ расходы на оплату труда признаются организацией ежемесячно.

Способ возмещения расходов