ответ на исходящее письмо образец пример

Регистрация исходящих документов

Регистрация исходящих документов

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Принцип регистрации исходящих документов довольно прост. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих. Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов.

Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо.

Подготовка исходящего письма

Алгоритм работы над письмом, которое планируется отправить из организации, выглядит так:

исполнитель готовит проект письма,
если нужно, проводит процедуру согласования,
генеральный директор (или уполномоченный руководитель) подписывает проект,
письмо передается для регистрации секретарю или исполнитель делает это сам, если в организации действует система электронного документооборота,
письмо отправляется,
основной или визовый экземпляр письма помещается в дело.

Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект.

Какие письма не регистрируются:

— коммерческие предложения;

— рекламные материалы;

— приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается).

Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное. То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо.

Дата и номер письма

На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма:

Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами.

Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки:

Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!

Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер. В этом случае все адресаты помещаются в реквизит «Адресат», а если их больше четырех, то в реквизит вписывается фраза «Согласно списку рассылки», и письмо (вместе со списком!) отправляется каждому получателю.

Журнал регистрации исходящих документов

В учетную форму регистрации исходящих документов(журнал, книга) вносится следующая информация:

— номер письма

— дата регистрации

— заголовок к тексту письма (тема)

— информация о приложении (количество листов и экземпляров, возможно наименования прилагаемых документов)

— информация об исполнителе: либо отдел, либо фамилия и инициалы работника

— метод отправки (почта, курьер, электронная почта, другое)

После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время.

Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной. Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности.

Основной и визовый экземпляры письма

Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа.

Так, если планируется выслать письмо по факсу или по электронной почте, то очевидно, что независимо от количества адресатов будет достаточно и одного экземпляра, который после отправки или сканирования будет помещен в дело.

Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один – визовый – останется в организации.

В отличие от основного экземпляра письма, который будет выслан адресату, визовый распечатывается не на фирменном бланке, а на обычном листе бумаги. Если проект письма проходил процедуру согласования, то все визы ставятся именно на этом экземпляре (если письмо готовится без визового варианта, то визы пишутся на оборотной стороне).

Визовый экземпляр исходящего письма – это не копия. Он имеет ровно такую же юридическую силу, как и основной экземпляр, помещенный на бланк. На нем идентичный текст, стоит «живая» подпись руководителя и заполненный от руки штамп исходящего.

Как уже говорилось, визовый экземпляр исходящего письма помещается в дело, то есть подшивается в папку, где хранится переписка по той конкретной теме или именно с тем контрагентом, которому оно адресовано. В папке (деле) письма располагаются по принципу «запрос-ответ» в хронологическом порядке.

Похожие статьи 253 Responses

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, сегодня случайно зарегистрировала под одним регистрационным номером 2 документа, для одной и той же организации, но разные по содержанию и отправила. Какими могут быть последствия?

Добрый день!
Ошибка не критическая, хотя и досадная. Если с этой организацией у вас нормальные отношения, позвоните туда, скажите, что не написали на одном из писем букву «а» или «/1». Можно вдогонку по факсу или по электронке отправить копию письма с нужным номером. Т.е. попробовать договориться с принимающей стороной. У себя в журнале тоже допишите к номеру «хвостик», получатся письма №123 и №123/1.
Если же предпочтете не звонить, оставьте как есть. Но тогда последствием будет путаница с ответами, придется разбираться, на какое из двух писем получен ответ. В будущем это может осложнить переписку.

Добрый день.
Вот такой вопрос. Наш юр. отдел периодически пишет претензионные письма о взыскании задолженности. На них проставляется регистрационный номер. Но через некоторое время они возвращаются обратно уже с печатью от клиента. Т.е мы получаем уже входящий документ. У нас электронная система, так что PDF в этом случае уже имеет другой вид и нам надо опять регистрировать документ?

День добрый!
Не совсем понятно, почему ваши исходящие письма с печатью клиента возвращаются обратно. Речь идет об отметке о принятии письма, входящем номере клиента? Если да, то не нужно их регистрировать как входящее, это не входящий документ.
Если имелось в вид что-то другое, напишите, пожалуйста, подробнее.

Подскажите, пожалуйста, если до меня в организации не регистрировались строго документы, а я хочу это ввести. Для справок и благодарственных писем, писем-просьб должна быть разная нумерация или все это ведется в одном реестре?

Добрый день!
Все зависит от потребностей вашей организации, ведь главное, для чего создается реестр — удобство поиска документов. Можно делить письма на категории и присваивать им цифровые и буквенные коды. А иногда достаточно регистрировать исходящие по порядку в одном реестре исходящих писем. Подумайте, как будет удобно работать именно вам и именно с письмами вашей компании.

Подскажите, в папке исходящей докуметации, а в дальнейшем и в архиве, должны храниться ТОЛЬКО оригиналы писем, либо допустимо и копии с указанием местонахождения оригинала письма?

Добрый день!
Необязательно оригиналы, можно и копии.

Добрый день!
У нас есть делопроизводитель, которая ведет книгу учета исходящих документов.
Мое направление в работе требует большого кол -ва отправки писем в субъекты профилактики и с согласия руководителя я завела свою книгу, куда вписываю номера писем только в соответствующие органы. Как правильно мою книгу ввести в общий документооборот организации. Не могу найти в интернете приказ. Думаю, что им и необходимо вводить книгу? Подскажите, пожалуйста!

Добрый день!
Чтобы избежать двойной нумерации документов в компании, рекомендую вам придумать цифровой или буквенный индекс, который вы будете присоединять к исходящему номеру.
Вы можете внести изменения в инструкцию по делопроизводству, если она есть. Если инструкции нет, изменения можно оформить простым приказом по организации. Текст примерно такой: «В целях оптимизации системы делопроизводства ООО «ХХХ»» приказываю 1) исходящим документам, адресованным в органы Y, YY и YYY, присваивать регистрационные номера с индексом «…». 2) вести учет указанных документов в отдельном журнале. 3) назначить ответственным за ведение журнала учета исходящих документов, адресованных в органы Y, YY и YYY, (ваша должность). 4) контроль за исполнением настоящего приказа возложить на …».

Добрый день. У меня возникли проблемы относительно регистрации исходящих документов. Я работаю секретарем в небольшой фирме, занимаюсь и закупками и делопроизводством. Так вот заявки на закупку и другие исходящие документы веду по одной нумерации и все регистрирую в одном журнале. Заявок на закупку бывает очень много и я задумалась о том чтобы вести отдельную нумерацию по заявкам на закупку и отдельную по остальным исходящим документам. Только как это сделать теперь когда я всё вела по одной нумерации? И можно ли прошлые исходящие документы как-то отделить и создать по ним новую нумерацию?

Добрый день!
Когда общий поток документов становится велик и его приходится разделять, рекомендуется добавлять к регистрационным номерам цифровые или буквенные индексы. Заявки можете нумеровать 1-з, 2-з и т.д. Скорее всего, придется завести под них отдельный журнал регистрации.
Сделать это можно в любой момент, необязательно дожидаться начала календарного года. Оформить изменение можно приказом по организации. Посмотрите в других комментариях к этой записи, примерный текст такого приказа я уже приводила.
Изменять нумерацию зарегистрированных ранее документов нельзя. Но заявки и обычные исходящие, скорее всего, относятся к разным делам по номенклатуре дел. Если номенклатуры еще нет, разделите их физически по разным папкам. Когда в компании появится архив, заявки оформят в соответствующее дело.

Спасибо Вам за ответ. Собираюсь разделить документы как вы и посоветовали. Но тут возник еще вопрос — после разделения по отдельным папкам вести новую нумерацию с первых чисел или уже продолжать всё как было а только разделить по папкам? Заранее благодарю.

Добрый день!
Лучше начать новую нумерацию с первых чисел: например, исходящие письма будут с номерами 1-п, 2-п, а заявки 1-з, 2-з.

Добрый день. Можно ли в июне, зарегистрировать исходящее письмо от мая. И как должна быть нумерация. Последнее письмо 41 от 27.06. Мне продолжать: 42 от 17.05, 43 от 18.05.12. Или ввести подпункты к регистрируемым письмам в мае? 33/1 от 17.05, 34/1 от 18.05.2012. Или 33/1 от 17.05, 33/2 от 18.05.2012г.

Добрый день!
Да, можно зарегистрировать письмо «задним числом». Для этого выберите дату регистрации, одно из писем, зарегистрированных этой датой (например, №33 от 17.05) и сделайте подпункт: 33/1 от 17.05.

Добрый день! А как же быть с журналом регистрации исходящих там же все по порядку в каждой строке. Или допускается после последнего от «заднего числа»? Например: последнее №65 от 28.06 и следующее будет в журнале №33/1 от 17.05)? Заранее благодарна.

Добрый день!
В электронный журнал регистрации в нужном месте (за май) добавляется строка. Если журнал ведется в бумажном виде, придется искать место в мае. Можно, например, отчеркнуть нижнее поле и вписать регистрацию туда.

Возник спорный вопрос регистрации исх.номеров. Исполнитель принес 2 письма с одинаковой текстовой частью, а адресаты в каждом письме прописаны разные, один ли должен быть присвоен номер или разные? на какой документ сослаться?

Добрый день, Оксана!
Сослаться не на что, нормативные документы не содержат правила о нумерации одного письма, направляемого разным адресатам.
Принято присваивать таким письмам один исходящий номер, поскольку фактически речь идет о двух экземплярах одного документа.

Добрый день. Где-то слышала информацию, что если приносят входящие документы после 12 часов, то их можно регистрировать уже следующим днем. Правильно ли это и подтверждено ли это документально?

Добрый день, Ольга!
Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления (п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011). Одновременно ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» говорит, что письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Но это относится только к письменным обращениям граждан и не касается переписки между организациями.

Но такой подход таит в себе опасность зарегистрировать поздно документ, который необходимо исполнить в максимально короткий срок.

В локальном нормативном акте (например Инструкции по делопроизводству) компания может прописать, что регистрация документов, поступивших после 17 часов, происходит на следующий рабочий день.

Добрый день! Мы отправили заказное с уведомлением письмо (уведомление о расторжении договора). Письмо зарегистрировано. Через 2 недели письмо вернулась в связи с истечением срока хранения в отделении почтовой связи (адресат не забрал данное письмо). Как я должна зарегистрировать данное письмо как входящее или подшить к нашему исходящему, которое было в письме?
Заранее большое спасибо за ответ.

Добрый день, Татьяна!
Не нужно регистрировать это письмо еще раз: во-первых, это не входящее, во-вторых, оно уже зарегистрировано.
Вы можете сделать отметку о возврате в графе «Примечание» в журнале регистрации, а само письмо вместе с конвертом, на котором написана причина возврата, подшить в историю переписки с этим контрагентом.

Добрый день! Подскажите пожалуйста, на гос.предприятии в чьи обязанности входит отправка писем?и производится это же за счет предприятия? Разъясните! Наша бухгалтерия говорит чтоб за свой счет отправляли.а кому оно такое надо!Спасибо за внимание!

Добрый день, Юлия!
Очень странно слышать такое именно от бухгалтерии. Статья 264 Налогового кодекса РФ относит к расходам, связанным с производством и (или) реализацией, в том числе, расходы на почтовые, телефонные, телеграфные услуги. Разумеется, переписка для нужд предприятия ведется за счет предприятия, а не сотрудников.
Отправка писем может входить в обязанности курьера, секретаря, сотрудника канцелярии и т.п. на усмотрение руководства.

Добрый день! Вопрос по поводу второго экземпляра письма, является ли он обязательным, и нужно ли его хранить в папке исходящие?

Добрый день, Марина!
Если у вас коммерческая организация, обязать вас делать второй экземпляр исходящего и хранить его никто не может.
Но этот экземпляр может понадобиться вам, когда придется восстановить историю переписки с этим контрагентом, а также при формировании архивного дела.

Добрый день, какой срок хранения у исходящих писем в организации?
Заранеее спасибо.

Добрый день, Евгения!
Хранятся не исходящие письма, а так называемые «дела», т.е. письма, объединенные одной темой. Например дело «Коммерческие предложения»: в него собираются и исходящие КП, и входящие ответы на них. Или дело «Переписка по административно-хозяйственным вопросам», или «Переписка по вопросам управления персоналом» и т.д. и т.п. Не стоит отдельно хранить входящие, а отдельно исходящие, лучше сразу собирать всю переписку в одном месте по принципу «запрос-ответ».
Сроки хранения зависят от темы переписки. Есть документы которые хранятся 6 месяцев, а есть те, которые хранятся 49 лет. Узнать срок хранения можно из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558.
Или компания сама может назначить сроки хранения своим документам, но эти сроки не могут быть меньше, чем в перечне.

Добрый день. Отправила исходящее письмо с приглашением на определенную дату и время, через день время пришлось изменить, как нумеровать теперь исходящее письмо, если текст остается неизменным, поменяется лишь время. Спасибо.

Добрый день, Анастасия!
Новое письмо регистрируется под новым номером.

Добрый день!
Пришла в организацию, где вообще не было секретаря, от.кадров и т.д. Подскажите нумерацию исх.писем, характеристик, справок с места работы…можно вести в одном журнале. Или их нужно разделить. СПАСИБО.

Добрый день, Юлия!
Все зависит, во-первых, от величины потока исходящих писем, во-вторых, от востребованности документов (одно дело, если бумага подшивается в папку и лежит там годами, и совсем другое, если она постоянно кому-то нужна). Коммерческая организация сама разрабатывает для себя правила делопроизводства, исходя из своих потребностей. Поэтому смотрите, как будет удобно именно вам. Варианты такие:
1. Регистрировать все в одном журнале со сплошной нумерацией: 1, 2, 3, 4 и т.д.
2. Регистрировать все в одном журнале, присваивая номерам буквенные индексы в зависимости от темы письма: 1-ОД (основная деятельность), 1-УП (управление персоналом) и т.д.
3. Регистрировать письма по кадрам и по основной деятельности в разных журналах, в каждом из которых будет сплошная нумерация. Но от буквенных индексов все равно никуда не деться: ОД-1, УП-1 и т.д.

По опыту могу сказать, что удобнее всего первый вариант.

Добрый день. Мне необходимо отправить пакет документов с помощью водителя нашей организации Поставщику. Как правильно оформить эту отправку, чтобы конверт не потерялся после того, как водитель передаст этот конверт! Наверное, можно сделать письмо-подтвержение, где принимающая сторона поставит подпись и фио и дату получения этого конферта?!

Добрый день, Марина!
Вы можете сделать сопроводительное письмо к пакету документов в двух экземплярах. Одно письмо вместе с пакетом водитель отдаст в канцелярию адресата, а на другом экземпляре сразу же поставят входящий номер письма, и водитель привезет его вам обратно. Это будет являться подтверждением того, что письмо не только доставлено, но и принято в работу.

Добрый день! Могли бы Вы подсказать. Вопрос в следующим: у меня на руках договор в двух экземплярах, на одном стоит штамп, что это экземпляр нашей организации, который клиент должен вернуть подписанный со своей стороны. На каком из экземпляров мне необходимо ставить штамп исходящей документации или его надо ставить на обоих экземплярах?

Здравствуйте, Анастасия!
На договоры вообще не нужно ставить этот штамп. Оба экземпляра договора вы отправляете контрагенту вместе с сопроводительным письмом. Вот здесь http://thebestsecretary.ru/?p=1429 подробно написано, как его составить. Примерный текст такой: Направляем вам для подписания договор. Просим вернуть подписанный экземпляр.
Оба экземпляра договора оформляются как приложение к этому письму. И уже готовое, подписанное вашим директором письмо, вы оформляете как исходящее.

Добрый день! С недавнего времени работаю секретарем и в ходе регистрации входящих/исходящих возник следующий вопрос: к нам в организацию обычной почтой приходят договора на подпись в двух экземплярах (без сопроводительного письма). При получении такого письма я регистрирую его в журнале входящих документов, на нашем экземпляре карандашом пишу внизу входящий номер (общий), на втором мы ставим свою печать и подпись, и отсылаем его обратно отправителю. Необходимо ли регистрировать этот договор еще раз в журнале исходящих документов и присваивать исходящий номер? Если да, то имею ли я право на договоре, присланном другой организацией, ставить исходящий номер, или ставить исходящий номер на сопроводительном письме? Спасибо заранее за ответ.

Добрый день, Светлана!
Когда отправляете контрагенту их экземпляр подписанного договора, правильным будет подготовить сопроводительное письмо и зарегистрировать его как исходящее. Договоры имеют собственную нумерацию, регистрируются отдельно, хранятся тоже отдельно от основной переписки, так что регистрировать их входящим-исходящим не стоит.

Добрый день! Хотела бы уточнить. Дело в том, что договора и доп. соглашения к ним в нашей организации хранятся в бухгалтерии или у юристов. Но все входящие бумаги проходят через меня. Регистрируя пришедшее почтой приложение к договору или договор я могу зарегистрировать его в журнале входящей документации, но не делать отметок непосредственно на документе, чтобы в случае утери обезопасить себя, предъявив роспись принимающего? Тот же вопрос касается актов сдачи-приемки выполненных работ, которые приходят вместе с договорами или приложениями к ним, но без сопроводительного письма? Как быть в такой ситуации? Спасибо за ответ.

Здравствуйте, Светлана!
Запретить вам так делать никто не может, хотя это и против принятых правил ??
При этом ваше желание учитывать эти документы совершенно нормально и профессионально. Из опыта: я для таких документов заводила обыкновенную тетрадочку с простой таблицей, куда коротко вписывала данные документа, например «договор аренды №1, от ООО «Мир», поступил 26.11.2012, передан Иванову», и получатель там расписывался в получении. Времени занимает столько же, сколько обычная регистрация. Может быть, вам тоже делать так, тем более что все равно передаете под роспись?

Добрый день! Я в журнале регистрации исходящих документов (ручная регистрация в бумажном журнале)сбила нумерацию:за №1557 поставила №1158 и продолжала регистрировать до №1217. Можно ли мне после №1217 продолжать нумерацию с №1618? (типа нумерация не сбивалась)И какие могут быть за это последствия? Спасибо.

Добрый день, Надежда!
Если я правильно поняла, то у вас получилось по 2 письма за номерами от 1158 до 1217. Но у писем есть еще даты регистрации, т.е. у вас имеется исх. 1158 от 07.07.12 и исх. 1158 от 03.12.12. Это уже какое-то различие. Продолжайте нумерацию с 1618, и в течение одного-двух месяцев внимательно следите за входящими, чтобы не перепутать, на какое из двух писем за одним номером пришел ответ. По поводу последствий — не знаю, зависит от вашего руководства. Ничего страшного не произошло, да и не ошибается только тот, кто ничего не делает ??

Добрый день, подскажите пожалуйста, исходящая и входящая документация сдается в архив. И сроки хранения этих документов в организации?!
Заранее большое спасибо!

Здравствуйте, Ирина!
Да, входящие и исходящие документы помещаются в дела, затем сдаются в архив.
Сроки хранения документов разные. Рекомендую вам для установки сроков воспользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25.08.2010).

Добрый день! Подскажите пожалуйста у нас в организации возник спорный вопрос, можно ли без сопроводительного письма регистрировать счет-фактуры, факсимильные документы.

Добрый день, Марина!
Давайте отделим счета-фактуры (конкретный документ) от факсимильных документов (любой документ, присланный по факсу).
Документам, присланным без сопроводительного письма (договорам, актам, бухгалтерским документам, проектам и т.п.) входящий номер не присваивается. Объяснение в том, что эти документы, как правило, имеют собственную регистрацию в ответственных подразделениях, и двойная регистрация им ни к чему.
Регистрировать ли письма,присланные по факсу, спорный вопрос не только в вашей организации. Я считаю, что нужно регистрировать, почему — написано в этой статье http://thebestsecretary.ru/?p=2910 .

Спасибо, за ответ.

Добрый день, подскажите пожалуйста можно ли продолжать нумерацию исходящих документов если начался новый год.

Здравствуйте, Олеся!
Нумерация исходящих писем (и входящих тоже) каждый год начинается заново.

Здравствуйте!
В инструкции по делопроизводству нашей компании указана определенная форма «шапки» журнала регистрации исх./вх. корреспонденции (бумажная форма). Вести этот журнал очень неудобно. Приобрели новый журнал (уже разлинованный), но «шапка» не совпадает.
Вопрос 1. Могу ли я вести этот новый журнал с новой «шапкой»?
Вопроя 2. Могу ли перейти на ведение журнала в эл. виде с прежней «шапкой».

Добрый день, Татьяна!
Лучший выход из этой ситуации — внести изменения в инструкцию по делопроизводству и утвердить в ней ту форму журнала, которая вам удобна. Как это сделать написано в этой статье: http://thebestsecretary.ru/?p=3145. Нарушить инструкцию можно (никаких санкций для компании, проверок и т.п. это за собой не повлечет), но с тем условием, что в нее будут внесены изменения. А если инструкция отдельно, а работа отдельно, то зачем такая инструкция))) Это касается и форм журналов, и перевода их в электронный вид.

Спасибо!
Только вот в инструкции не указано на каком носителе оформляется журнал, в бумажном или электронном виде. Пэтому и ломаю голову про «шапку».

А, ну тогда смело ведите в любом виде, если это не оговорено.

Еще раз огромное спасибо!

Евгения, здравствуйте!
В моей фирме только начинают вводить регистрацию вх. и исходящих документов. Копии документов не снимаются, а только ведутся журналы о том, что письмо вошло и кто его получил. Вопрос. Следует ли при таком варианте ставить штампик на входящих документах?

Здравствуйте, Анастасия!
Да, следует. Штампик ставится на оригинал входящего документа, и этот оригинал со штампиком отправляется исполнителю.

Евгения, спасибо! А на каких документах нельзя ставить штампик «входящий»(есть ли такие)? И ещё у меня вопрос. В нашей компании существуют порядка семи юр. лиц. На данный момент я веду отдельно по каждому юр.лицу журналы вх. и исх. Сами понимаете, это громоздко и не всегда удобно. Но если вести единую регистрацию ( с кодом каждого юр.лица например), то потеряется сквозная нумерация. Как быть?

Да, есть документы, которые не регистрируются, они перечислены в этой статье: http://thebestsecretary.ru/?p=1230
По поводу юр.лиц, я бы не рекомендовала вести одну нумерацию по всем. Иначе получится, что у ООО «АБВ» есть входящие №1, №6 и №9, у ООО «КЛМ» — №2, №4 и №8 и т.д. Это не очень правильно. Можно завести для них один электронный журнал и пользоваться вкладками, если не хотите,чтобы было много журналов.

Здравствуйте.
В моей организации у каждого отдела свой номенклатурный индекс, регистрацию документов ведет основной делопроизводитель. Исходящая и входящая корреспонденция подписывается директором, при регистрации документа проставляется номенклатурный индекс подразделения, затем через дробь номер документа. Правильно ли то, что проставляется номенклатурный индекс подразделения, а не директора? Или нарушения нет?

Добрый день, Елена!
На мой взгляд, нарушения нет, ведь индексы подразделений для того и вводились, чтобы не читая письмо, по номеру было ясно, какой отдел отвечает за письмо. Если на все письма, подписываемые директором, ставить его индекс, то у вас все письма будут с одинакомым индексом.

Добрый день!
Скажите, есть ли установленная форма в интервалах между строк?

Здравствуйте, Елена!
Рекомендации по междустрочному интервалу есть, например, в Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах. Но для коммерческих организаций эта инструкция необязательна, и в своей собственной инструкции компания может прописать те требования к оформлению документов, которые ей удобны.

Здравствуйте!
Можно Вам задать вопрос следующего содержания: исходящие номера и входящие номера в одной организации должны быть одинакового цифро-буквенного содержания? Например, исходящие номераписем в нашей организации я регистрирую в журнале как
№фЭЛ-5; №фЭЛ-6;№фЭЛ-7 и т.д. Входящим письмам я обязана присваивать аналогичные номера: №фЭЛ-12… или я могу ввести другое буквенное обозначение: №ЭЛВ-12? И в каких нормативных документах может быть это прописано? Заранее спасибо.

Добрый день, Екатерина!
Необязательно делать номера одинаковыми. Прописать правила присвоения номеров можно в инструкции по делопроизводству или другом документе, который устанавливает правила делопроизводства именно в вашей организации. Рекомендация только одна: в этом документе подробно опишите, из чего состоит индекс. Например по номеру 03-45-тол-456-исх: 03-45 — номер дела по номенклатуре, тол — Тольятти (город, в котором работает исполнитель и было создано письмо), 456 — порядковый номер, исх — исходящее.

Добрый день!
Вот какой вопрос, принесли на регистрацию исх. письмо за подписью ген директора, а он сегодня в отпуске(или в командировке). какой датой регистрировать письмо? Мы обычно в таких случаях оставляем документ до выхода директора или просим переподписать уполномоченным лицом. правильна ли наша позиция? Есть ли документ на который можно сослаться?

Здравствуйте, Анна!
Вы все делаете правильно, именно так и надо поступать, когда подписант отсутствует на работе. Только сослаться не на что — обязательных нормативных документов на этот случай нет, но вы можете внести это правило в вашу инструкцию по делопроизводству, и тогда оно станет обязательным для всех.
Что касается уже подписанного письма, принесенного на регистрацию, я бы зарегистрировала тем днем, когда его подписали (собственно, это была обязанность исполнителя — принести письмо на регистрацию сразу после подписи). Конечно, это не очень корректно, но не смертельно. И более правильно, чем регистрация тем днем, когда подписанта нет на месте.

Добрый день!
Прошу Вас прокомментировать следующую ситуацию:
пишется письмо о требовании соблюдения договорных обязательств, предусматривается отправка писем основному адресату и 3 адресатам в копию, сколько оригиналов должно быть предоставлено на подпись руководству и в отправку? Делопоизводитель организации для оформления отправки требует передать 8 оригиналов указанного письма с подписью руководителя. Просьба, сообщить ссылку на нормативные документы по этому вопросу.

Добрый день!
Прошу Вас прокомментировать следующую ситуацию:
исполнителем написано письмо о требовании соблюдения договорных обязательств подрядчиком, предусматривается отправка писем основному адресату и трем адресатам в копию. Сколько писем-оригиналов должно быть
представлено руководству на подпись и для отправки?
Делопроизводитель предприятия требует оформления 8 (восьми)оригиналов
указанного письма с оригинальной подписью руководителя.
Имеются ли по данному вопросу нормативные указания?
Спасибо за ответ.

Добрый день, Александра!
На подпись руководителю в этом случае предоставляется 2 экземпляра документа: основной, который будет откопирован и направлен адресатам, и визовый, который останется у вас в компании и будет подшит в дело.

Суть вот в чем: трем адресатам будет отправлена копия письма. но ведь письмо обретет юридическую силу только после подписи и регистрации. Поэтому вы подпишете у руководителя два экземпляра ОДНОГО письма, их зарегистрируют, вы оставите визовый экземпляр в канцелярии. Затем с основного письма будут сняты три копии, при необходимости — заверены должным образом, потом все 4 письма будут отправлены адресатам.

С нормативкой сложно: если вы коммерческая организация, то все утвержденные для госорганов правила делопроизводства для вас не обязательны. Но такой порядок работы с исходящими документами косвенно следует, например, из пункта 6.3.8. Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.

Можете сослаться на то, что подобный порядок — обычай делового оборота (ст. 5 ч. 1 ГК РФ).

Здравствуйте!
Подсткажите, пожалуйста, как оптимизировать регистрацию электронных писем.
Регистрация всех писем ведется в общем электронном журнале с разделением по договорам.
Т.к. по каждому отдельному вопросу (в рамках договора) ведется большая переписка (регистрируется как вх. так и исх. в процессе переписки), то в конце концов письмо превращается в гигантский «рулет», который содержит: вх.(исх. (вх. (исх…))). За день только по одному вопросу проходит около 2-3 писем, за неделю — 10-15.
Заранее спасибо!

Здравствуйте, Надежда!
Для отдельной регистрации единственный выход — разделять эти «рулеты», вырезать в любом текстовом редакторе из письма новую часть и регистрировать ее.

Добрый день!
Работаю секретарем в средней коммерческой организации (около 100 чел.). Инструкция по делопроизводству, как и номенклатура дел отсутствует. Недавно возникли след. вопросы:
1. У кого должны храниться подлиники исх. корреспонденции отправленной по факсу (у исполнителя или у секретаря)?
2. А также исх. кор-ция, которая передавалась в организацию непосредственно исполнителем, с отметкой о принятии (вх. №) письма? Соответственно, вопрос, где должно храниться письмо с отметкой о получении (подленник)? Спасибо.

Здравствуйте, Татьяна!
Коммерческие органиации вправе сами устанавливать для себя правила делопроизводства.
Я всегда рекомендую хранить документы в одном месте: у секретаря или в канцелярии. Исполнителей много, они постоянно отсутствуют, болеют, увольняются, повышаются, а ведь спросят их письма все равно с секретаря. Поэтому в вашем случае мой совет — хранить все подлинники входящих и исходящих у себя.
Инструкция по делопроизводству вещь довольно громоздкая, и «завтра» вы ее не сделаете. Можно обойтись обычным приказом по основной деятельности и зафиксировать новое правило в нем. Как сделать приказ написано тут http://thebestsecretary.ru/?p=2638. Когда в компании появится инструкция, приказ аннулируете.

здравствуйте, подскажите пожалуйста в журнал исходящих документов предыдущий делопроизводитель зарегистрировал документ, который начальник и в глаза не видел! он хочет чтобы этого документа не было! можно ли такой ситуации в этом журнале написать напротив этого письма пометку, что оно изъято? или как-то по другому это необходимо решить?

Добрый день, Анна!
Можно просто сделать пометку в реестре «Запись сделана ошибочно» и удалить документ.

Доброго времени суток!

Возник следующий вопрос: при регистрации исходящего письма прежде в организации было принято расписываться исполнителю в нижней части письма (под подписью директора) на оригинале письма, которое оставалось в деле, вторую копию исполнитель отправлял адресату или хранил у себя. Я ушла в отпуск на 2 года. Вернулась, а исполнители теперь меня спрашивают: «Обязательно ли это нужно делать и почему?» Инструкции по делопроизводству у нас нет. Ничего вразумительного ответить не смогла, теперь это моя головная боль.
Подскажите, пожалуйста!

Добрый день, Эльвира!
Подпись исполнителя, о которой вы говорите, может стать обязательной для вашей компании только если будет издан приказ об этом. Например, приказ «О подготовке исходящих документов». Составить его быстрее, чем инструкцию по делопроизводству.
Эта подпись называется «виза официального документа». Это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (ГОСТ Р 51141-98). Нужна она вот для чего: когда главный подписант (обычно гендиректор) уже не может уследить за всеми делами, по которым идет переписка, он перепоручает это другим начальникам. И когда ему приносят письма на подпись, он смотрит на наличие визы. Если она есть, это означает, что начальник отдела знаком с содержанием письма и несет ответственность за его содержание. Например, директору принесли на подпись 20 писем. Он должен подписать их все, но при условии, что на письмах по вопросам рекламы стоит подпись начальника отдела рекламы и т.д. Если нет нужных виз, директор возвращает письмо без подписи.

Добрый день!
Ответьте пожалуйста на следующие вопросы :
1. Работаю в бюджетном учреждении, документации много как входящей так и исходящей. Очень часто сотрудники просят зарегистрировать письма задним числом (через дробъ).Возможна ли регистрация? Могу ли я отказать,если да, то чем мотивировать отказ?
Могу ли я потребовать от сотрудника обсудить решение этого вопроса с руководителем. Чтобы руководитель дал указания для регистрации письма?
2. Регистрация исходящих писем ведется в письменной форме и в электронной. Возможна ли регистрация писем в электронной таблице, задним(дробным) числом, если журнал заполняемый от руки уже заполнен?
3. В приемной должны храниться подленники или копии приказов? Если регистрация ведется в приемной.
Я работаю секретарем-не по специальности, а делопроизводство в учреждении не налаженно, отношение к ведению и регистрации документации халатное.
p.s.Благодарю

Здравствуйте, katia!
1. Регистрация задним числом в принципе возможна. Отказать можно. Как руководитель, я поддерживаю вас в том, чтобы такая регистрация делалась с ведома начальства, потому что часто работники не выполняют задачу вовремя и просят регистрацию задним числом, чтобы это прикрыть. Если работник хочет зарегистрировать письмо через дробь — пожалуйста, но пусть вам либо позвонит его начальник, либо как-то по другому обозначит, что он в курсе этого дела. Вводить такое правило нужно тоже «сверху», через руководство.
2. Если я правильно поняла, у вас 2 журнала регистрации, которые дублируют друг друга. Если так, то они должны быть идентичны, и нельзя зарегистрировать письмо в одном журнале и не зарегистрировать в другом.
3. Подлинники документов должны храниться у того, кто за эти документы отвечает. По хорошему, это помощник руководителя. Я не знаю иерархии вашей компании, но чем ближе приказы к генеральному директору, тем лучше. Мы говорим об организационно-распорядительных приказах по организации, а не о кадровых (по личному составу)!

Огромное спасибо!
Я получита очень понятный, четкий и развернутый ответ. Вы меня хорошо поняли и подтвердили мои предположения. Примного благодарна)

Не за что! Приходите еще)))

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста кто должен регистрировать документ, если исполнитель один, а отправитель другой (в данном случае секретарь). Оформляю только исходящую документацию (и от юриста и от бухгалтер и тд). Как правильно? И по поводу актов и счетов, я не поняла их нужно регистрировать или нет?

Здравствуйте, Юлия!
Если вы занимаетесь регистрацией, то вы и регистрируйте. Исполнитель — это тот, кто отвечает за содержание письма, он отдельно указан внизу документа и может ответить на все вопросы по теме документа. Получатель письма все равно будет звонить ему, а регистратор это внутреннее дело компании. Акты и счета регистрирует бухгалтер, у них свои программы и способы регистрации.

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста, на основании какого положения, приказа и.т.п. я могу доказать, что нумерация документов с нового года должна вестись заново, т.е.,начиная с № 1.

Здравствуйте, Дарья!
Документа, обязывающего коммерческие организации делать это, нет, ссылаться не на что.

Здравствуйте,Евгения!
Очень прошу Вас помочь мне. Когда мне выдают комплект документов для отправки в одну фирму(агентский договор,договор поставки,договор подряда),должна ли я отдельно регистрировать все три документа или могу присвоить им один исходящий номер?

Добрый день, Вера!
Если эти три договора идут в одну фирму, проще составить сопроводительное письмо для них, в котором перечислить все три договора, зарегистрировать это одно письмо и отправить его вместе с приложениями. Как сделать сопроводительное письмо, написано тут http://thebestsecretary.ru/?p=1429 .
Договоры регистрируются каждый под своим номером.

Здравствуйте, помогите пожалуйста. Я нечаянно ошиблась в нумерации исходящей корреспонденции (например, был номер 793, а написала 974 и продолжаю нумераю).

И во входящей корреспонденция такая история.
Что делать. Заранее спасибо.

Добрый день, Елена!
Лучше ничего не делать, чтобы не запутаться и продолжать как есть. В примечаниях к журналу рекомендую вам написать объяснение, почему такой пробел в номерах.

Добрый день! Евгения, у меня к Вам еще вопрос.
Вопрос по поводу регистрации приказов.
Работники часто просят регистрацию приказов задним числом, могу ли я это делать? или мне им культурно отказывать?

Здравствуйте, Елена!
Зависит от внутренней политики компании. У кого-то это в порядке вещей. У некоторых просто так поставлена работа, что по-другому нельзя, поэтому смотрите сами. Я бы выяснила причину, почему так происходит. Одно дело, если по не зависящим от исполнителя причинам, другое — если работник просрочил задачу, а теперь пытается это прикрыть.

Добрый день!
Как вести учет входящих благодарственных писем?
Нужен ли их заносить в какой либо журнал или подшивать?

Здравствуйте, Алена!
Благодарственные письма учитываются так же, как и все остальные входящие. Можно подшивать, а можно вешать на стены в рамочку ??

Здравствуйте.
В нашу организацию пришла претензия на которой нет исходящего номера и даты, но подписанная руководителем. Как мне ее регистрировать? И могу ли я ее игнорировать если она не зарегистрирована как исходящее.

Добрый день, Елена!
Можно проигнорировать, т.к. нет регистрационных данных или печати, удостоверяющих подпись руководителя.
Но учтите, что претензию могли отправить письмом с уведомлением о вручении, а значит, отправителю придет карточка с подписью о том, что письмо вами принято. Прием и регистрация — разные вещи. Я бы показала письмо руководителю без регистрации и объяснила, почему мы можем не брать его в работу.

Добрый день, подскажите пожалуйста я хочу завести регистрацию документов на отдельном объекте.
Стоит ли регистрировать документы, которые жители пишут на другую организацию?
И как быть, ведь в главном офисе так же регистрируют входящую документацию.
Заранее благодарю за ответ

Здравствуйте, Инна!
Не совсем понятен ваш вопрос. Могу сказать только, что регистрация документов должна производиться в той организации, куда они адресованы. Двойная же регистрация (например, в главном офисе и в филиале) нежелательна.

Добрый день!
Подскажите пож-та как аннулировать исходящий номер т.е запись в журнале исходящей документации? зарегистрировала письмо, но через 10 минут сказали что письмо не прошло и его уже не существует и документ аннулирован. Можно ли его оставить под этим исх.номером хотя этого письма уже не существует? ил как сделать запись что номер аннулирован. Помимо записи в журнале еще где-то нужно что-то писать или запись оставлять?
Заранее спасибо!

Добрый день!
Тут возможны 2 варианта действий.
1 — в графе «Примечание» написать «Письмо аннулировано» и спокойно работать дальше.
2 — зарегистрировать под этим номером другое исходящее и также спокойно работать дальше. Но тут есть 2 нюанса: это можно делать а) в тот же день, что было зарегистрировано первое (аннулированное) письмо, б) в электронных журналах, чтобы не разводить грязь в бумажных журналах.

Спасибо большое за ответ, но я точно не поняла вас. У нас нет электронных журналов только бумажный. И строки примечания тоже нет. Как я поняла: должна буду в строке регистрации этого письма написать письмо аннулировано и этот же номер дать следующему письму да? Больше нигде не указывать что этот исх.номер с письмом был аннулирован?

В вашем случае лучше просто написать в строке, что письмо аннулировано, и всё. Следующему письму присваивайте следующий номер.

Добрый день! Произошел буквально сегодня казус, стала электроно оформлять входящие письма и увидела, что номер сбился ( Входящий № 636, а потом пошел № 837)… ужас. И переделать то не могу так как дата 837 от 05.07.2013, почти месяц прошел. Что теперь в таком случаи делать, 200 писем остались пустующие? Пожалуйста посоветуйте, как грамотно выйти из-за своей невнимательности? Заранее спасибо!

Добрый день!
Теперь уже ничего не поделаешь, продолжайте журнал как есть. Когда после окончания года будете закрывать журнал, напишете объяснение: номера с такого-то по такой-то не существуют.

Добрый день.
Подскажите пожалуйста, когда я пишу исходящий номер письма и его дату, год текущий нужно указывать полностью (2013) или же просто (13)?
Заранее благодарю.

Добрый день!
Реквизит 11 «дата документа» согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»оформляется так:
«Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г. а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05».

Здравствуйт! недавно принята на работу секретарем. в организации инструкции по делопроизводству нет, поэтому всю информацию пытаюсь искать в интернете. вопросы: 1. когда регистрировать документ — до подписания руководителем или после? 2. на угловом штампе организации можно ставить оттиск исходящего или писать от руки № и дату? 3. в организации принято письма собирать несколько дней и потом отправлять через почту, поэтому вопрос о дате регистрации исходящего — в день отправки или сразу, как принесли? заранее благодарю за подробные ответы

Здравствуйте, Ксения!
1 — Документы регистрируются после подписания директором.
2 — Проставление исходящего номера и даты допускается на штампе. Бланки писем, составленные в соответствии с ГОСТ, имеют специальное поле для исходящего номера и даты, т.е. в этом случае штамп ставится только на визовый экземпляр письма.
3 — Дата исходящего — день регистрации письма и присвоения ему номера. Дата отправки может отличаться от даты исходящего.

спасибо большое. по документам производственным, так сказать, я все поняла. а вот различные заявления и служебные записки разве регистрируются не ДО того, как попали на подпись руководителю?

вдогонку: приносятся различными подразделениями какие-то документы на подпись (согласование актов, служебки и т.п.) — я их регистрирую входящими сразу? или если приносят для согласования какой-то проект приказа — с этим быть как? дело в том, что в этой организации долго не было секретаря и люди привыкли все нести сами прямо к руководителю… регистрацию входящих проходили единицы документов, исходящие — если только необходимо было указывать его номер на ответственном письме… как-то так. теперь, когда я принята секретарем, мне поставлена задача «не смотря на то, к чему привыкли люди, вести работу в полном соответствии с нормами и правилами делопроизводства» — так при собеседовании сказал руководитель. я написала служебку о введении инструкции по делопроизводству, ее одобрили, а пока ее нет, хотелось бы наладить по-максимуму делопроизводство. работаю всего неделю, поэтому прошу прощения за такие банальные вопросы..

Добрый день, Ксения!
По порядку: надо различать документы «на подпись» и документы «на рассмотрение». Те документы, где директор расписывается, т.е. ставит реквизит «подпись», регистрируются после подписания. Вдруг директор их завернет? Тогда получится, что зарегистрирован несуществующий документ.
То, что приносят люди на рассмотрение (например, заявление на отпуск или служебную записку), вы правы, регистрируется до рассмотрения. На рассмотренные документы директор накладывает резолюцию, которая также содержит его подпись.
Входящее письмо — это письмо, поступившее «снаружи», из другой организации. Все остальное — внутренние документы. Внутри одной организации переписка осуществляется служебными записками, а не письмами. Внешняя переписка учитывается (регистрируется) отдельно от внутренней.
Задачу перед вами поставили очень важную и сложную, удачи вам! Если что, пишите)))

спасибо огромное! я поняла теперь, что мне необходимо завести журнал по учету внутренних документов… я как-то не сообразила, что входящие — только извне. регистрирую все, что приносят… косяк)) ладно, исправлюсь… тогда подскажите, пожалуйста, по Вашему опыту — как лучше регистрировать разные счета, счета-фактуры и т.п. которые приходят с почтой для подписи у исполнительного? как я помню, бух.доки не регистрируют… но вот все же столкнулась, что иногда надо отследить, когда приходили и когда я передала на подпись… так что все же думаю такие вещи регистрировать. как Вы считаете, Евгения? и еще вопрос по все тем же входящим-исходящим… я же должна в папку входящих подшивать документы, я подшиваю копии? или какие-то документы передаются исполнителю в копиях, а оригиналы у меня?

По опыту, когда я была секретарем руководителя, я писала для себя в большую тетрадь каждый день, что отдаю на подпись, а утром, когда шеф возвращал документы, сверяла, все ли вернул. Такой учет довольно утомителен, зато всегда знаешь, какая бумажка прошла через твои руки. Исполнителям тоже можно отдавать под роспись, например Иванов получил счет-фактуру №10, служебку №5 и договор №6 — и за все расписывается. Теперь он отвечает за эти документы. Но как входящие письма счета, договоры, акты и т.д. не регистрируются.
По поводу подшивания: в папку (это называется «в дело») должны — за редким исключением — подшиваться оригиналы документов. На оригинале письма стоит штамп входящего, живая резолюция руководителя. Надо стремиться к тому, чтобы у вас скапливались все оригиналы документов — так вы начнете формировать будущий архив компании.

с папкой исходящих понятно — у меня копии… простите, еще вопрос по исходящим — мне приносит руководитель подразделения подписанный документ (письмо, например) для регистрации и отправки адресату. и приносят как оригинал в 2-3 экземплярах… разве это правильно? и если после адресата указано «копия … тому-то тому-то», должен отправляться документ с живой подписью или копия или скан со штампом «копия верна» и вообще, есть ли какие-то правила и тонкости в использовании такого штампа? еще раз прошу прощения за шквал вопросов — повторюсь, что до всего приходится доискиваться самой, потому что мне никто ничего не передавал при приеме на работу. а руководитель озадачил конкретной задачей, простите за тавтологию)))

В папке исходящих у вас тоже должны быть оригиналы)) Вам правильно приносят исходящее письмо в двух экземплярах. Первый отправится по почте адресату, второй (он называется «визовый экземпляр») остается в компании и подшивается в дело. Если письмо отправляется по факсу или электронной почте, допускается оформлять его в одном экземпляре. Главное, что оба экземпляра исходящего письма вживую подписывает директор.
Если на письме написано «Иванову, копия Петрову», все равно обоим идут оригиналы письма с живой подписью. Получается, если письмо адресовано Иванову, а копия направляется Петрову, то исполнитель готовит письмо в 3 экземплярах: два будут отправлены, один останется у вас. И все три подписываются директором.
Штамп «копия верна» используется для заверения копий документов, когда это необходимо. Можно вот здесь почитать про это http://thebestsecretary.ru/?p=2457

еще раз огромное спасибо Вам, Евгения, за терпеливые разъяснения! В первом комментарии Вы правильно говорили по поводу росписей получателей счетов, актов и т.п… но в нашей организации все немного сложно -:) дело в том, что я секретарь руководителя, но мое рабочее место в приемной совсем в другом здании. т.е. сам руководитель, бухгалтерия и экономисты находятся в другой части города. поэтому документы передают с нарочным с записочкой «в почту» или просто в файле, из чего я делаю вывод, что они идут в работу… сортирую, отправляю на согласование или на подпись руководителю или бухгалтеру. на сегодняшний день я регистрирую пока одном журнале и внутренние, и входящие. правда, на самих актах и т.п. вх. ставлю карандашом. короче говоря, по большому счету моя задача — правильно перераспредалить поступающую и исходящую документацию (для сверок, согласования или подписи). руководство всерьез думает объединиться как надо ??

извините, может не совсем по теме вопрос. мы с Вами говорили онлайн, потом прервалась связь. но, может, поможете еще вот в такой ситуации. до моего трудоустройства делопроизводство можно сказать вообще не велось… мне, как секретарю, вменили вести нумерацию приказов по общей деятельности. папка хранится у меня. и тут я не очень согласна со сложившимся… дело в том, что если ОТИЗ или другое подразделение готовит какой-то приказ, они звонят мне и просят номер приказа… я на простом листочке, подколотом в папку с приказами, пишу, что номер такой-то от такой-то даты «принадлежит» ОТИЗу, или ОК… когда они печатают приказ, то сразу на компьютере пропечатывают и номер, и дату приказа. только потом несут на подпись… короче говоря, после присваивания номера приказа может пройти не одна неделя. считаю, что приказ должен готовится и отдаваться на подпись без номера, а после подписи и регистрации ручкой вписывается и дата, и номер. резервировать можно, на мой взгляд, если нужен приказ от определенной даты, но он еще не прошел все стадии разработки и подписания. я не сильно ошибаюсь? и еще вопрос по теме — правильно ли я требую, чтобы на исходящих письмах не печатали дату и номер (так же спрашивая у меня исходящий по телефону), а эти данные проставляю штампом или вписываю ручкой я сама после того, как письмо поступит ко мне? еще раз спасибо за Вашу помощь и ценные советы ??

Да, после обрыва связи к сожалению нельзя восстановить диалог..
Вы абсолютно правы, сначала на приказе ставится подпись, а потом уже присваивается номер. Кстати, приказы по личному составу регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности, за этим нужно следить.
Что касается и приказов, и писем: не столь важно, ручкой вписан номер или на компьютере. Правил на этот счет нет. Главное, что сначала подпись директора, а потом номер.

Спасибо большое, Евгения, за помощь… ведь задавая вопросы и получая на них квалифицированные ответы, все, заглянувшие на Ваш сайт, могут почерпнуть для себя нужную информацию из комментариев других читателей. и ОЧЕНЬ ЧАСТО просто необходим диалог, а не получать ссылку на какой-то законодательный акт и пытаться самостоятельно действовать в соответствии с ним… можно просто запутаться или не правильно трактовать какие-то пункты и понятия, ведь все законы и т.п. пишутся очень деловым языком :-))))))) а подчас и времени не хватает разобраться..

Ксения, большое спасибо за ваши слова, обращайтесь, разберемся вместе))

Здравствуйте! вопрос: как вести учёт хранения исходящих документов, если отдельные исходящие, если они являются ответами на входящие, нужно хранить с такими запросами (входящими).

но ведь отдельные исходящие являются «инициативными», т.е. создаются не в ответ на поступивший запрос. И такие документы будем хранить в отдельной папке «исходящие». получается, что в такой папке будет «плясать» нумерация. аналогично и с приложениями ответов в папке входящих. как быть? я вот храню всё-таки отдельно и полностью — все исходящие в отдельном накопителе. а на оригинале входящего ставлю запись «исх.№ ___», когда руководитель указание пишет «в дело».

**
и к коментарию Администратора сайта о чёрной авторучке (при подписании — мол, можно не принимать) — отнюдь, это не так. именно нормы, как минимум, с 01.09.2013 (по главе части первой Гражданского кодекса Российской Федерации о сообщениях) заявляют о принятии и регистрации любых сообщений, в которых с достаточной точностью указаны Вы как адресат.

аналогично и с императивом Администратора о том, что незарегистрированное исходящее адресат вправе не принять, даже если всё подлинно подписано руководителем — также неверно. часто и суды-то не всё регистрируют в отправляемых (уработались, наверно, человек — не машина, недосмотр и ошибки бывают).

Добрый день, Владимир!
Для этого и существует такое понятие как «дело» — документы, имеющие отношение к определенному вопросу. Например, дело «Переписка с ООО «ХХХ». Там и инициативные письма, и ответы на них со стороны адресата, и запросы, и наши ответы… Главное — все письма в или от ООО «ХХХ» или, например, по вопросам ремонта (телекоммуникаций, бухгалтерского обслуживания, рекламы и т.д. и т.п.) находятся каждый в своей папке или в части папки. Требований нет, это рекомендации, а дальше каждый решает, как ему удобно.

По поводу указания адресата с достаточной точностью — можно ссылку на ГК? Про цвет пасты: действительно, допускается черный, да хоть зеленый, только зачем давать адресату повод придраться? Особенно гос.органы очень любят заворачивать письма, подписанные черной ручкой, и говорить им о том, что регламента для этого нет, бесполезно: не приму и баста. Как принято говорить, человеческий фактор))

А что касается отсутствия рег.номера и даты на письме, то тут уже можно ставить вопрос о юридической силе документа. Вы приводите в пример суды, я тоже приведу: не единожды вместе с письмами приходилось отправлять в суд и выписку из журнала регистрации о том, что письмо действительно было, было от нас и именно тогда, когда это заявлено. Все мои императивы взяты из жизни ??

Здравствуйте. В фирме, в которой я работаю все входящие документы регистрировались в одной папке, теперь бухгалтерия просит все претензии от организаций выделить в отдельную папку, как быть с уже присвоенными номерами и как регистрировать новые претензии, продолжать нумерацию или начать новую? Спасибо.

Здравствуйте, Елена!
Присвоенные номера и уже зарегистрированные документы трогать не нужно. Как было зарегистрировано, пусть так и остается.
Начать регистрацию претензий отдельно рекомендую с нового года. До этого времени (опять же — рекомендация из опыта) желательно подготовить локальный нормативный акт, в котором вы, во-первых, четко напишете, что такое претензия, во-вторых, опишете порядок их регистрации. Иначе как быть, если бы посчитаете письмо претензией, а бухгалтерия нет, и наоборот? Так вы сразу сведете все возможные недопонимания к нулю.
С нового года нумерация начнется заново. Претензии вы можете вынести вообще в отдельный журнал, а можно выделять их каким-либо образом в общем журнале. Главное, чтобы не смешались обычные входящие и претензионные.

Евгения, подскажите, а журнал регистрации документов, каждый год нужно начинать новый?

Здравствуйте, Людмила!
Желательно начать новый журнал. Даже если у вас журнал переходящий, то предыдущий год надо закрыть (сделать заверительную надпись: «В 2013 году заведено/зарегистрировано столько-то документов») и начать регистрацию в новом году с №1.

Здравствуйте. В организации велось 2 папки — входящая и исходящая документация. Как исправить и правильно сформировать теперь дело?

Добрый день, Елена!
Я всегда в таких случаях рекомендую формировать переписку по принципу «запрос-ответ» и хранить в соответствии с номенклатурой дел.

здравствуйте! подскажите какая ждет ответственность если зарегистрировать документ не следующий день после поступления?

Здравствуйте, Инна!
Как правило, никаких санкций это за собой не влечет.

ответьте, пожалуйста, на вопрос: как поступить, если в журнале исходящих писем с началом нового года не изменили нумерацию, а продолжили далее. Зарегистрировано уже 4 письма

Добрый день, Жаргалма!
Четыре — это не так много. Можно начать новый журнал, перенеся туда эти 4 письма, а затем последует №1. Не очень красиво, конечно, но продолжать регистрацию дальше не правильно. Можно написать в примечаниях, что регистрация была продолжена ошибочно. Выглядеть будет примерно так:
№1234 от 10.01.14
№1235 от 14.01.14
№1236 от 15.01.14
№1237 от 19.01.14
№1 от 28.01.14…
В течение года номера продублируются (появится еще один №1234 и т.д.), поэтому употреблять номера исходящих нужно вместе с датой регистрации. Другой вариант — пропустить повторяющиеся номера, вновь сделав примечание в журнале. Как делать такие примечания, написано в этой статье: http://thebestsecretary.ru/?p=3636

Добрый день, Евгения
Подскажите пожалуйста: сдаю в архив 2011 год и получилось так, что некоторые исходящие письма отсутствуют, хотя при этом есть запись в журнале, в основном это письма в определенную организацию. Насколько помню, номера присваивались по телефону, один исполнитель уверял, что принесет потом (уже не найдет) (20 писем), другой (уже уволился) – что письма секретные (10 писем), поэтому копии делать нельзя. Как быть в этой ситуации? Аннулировать письма нельзя, т.к. они действительно были.

Здравствуйте, Татьяна!
В Основных правилах работы архивов организаций есть форма Акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 36), можно заполнить ее.

Добрый день!
Евгения, подскажите пожалуйста, можно ли вести одну нумерацию для входящей и исходящей корреспонденции? Ведется учет нескольких фирм, и обороты не очень большие (особенно исходящей корреспонденции) не очень то удобно разделять на 2 папки. Заранее спасибо за ответ!

Здравствуйте, Татьяна!
Делопроизводство по разным юридическим лицам ведется отдельно.

Добрый день, Евгения!
В нашей организации встал острый вопрос регистрации входящей корреспонденции. Наш коммерческий отдел отчитывается перед Москвой каждый месяц по договорной работе. Им надо отчитаться, какие и когда договора были заключены ежемесячно, к тому же вводить все это в систему и подгружать туда сканы подписанных договоров. Контрагенты не чистоплотны. Они очень задерживают подписанные договоров на месяцы и присылают их к нам без сопроводительного письма, мы не регистрируем, кончено. Коммерческий отдел, для оправдания перед Москвой просит нас регистрировать договора, доп.соглашения и т.д. как входящие и ставить на них штампы. Но ведь это в корне не верно. Как выйти из этой ситуации. Завести журналу учета документов по договорной работе? Как он может выглядеть? И кто должен вести этот журнал, какой отдел? У нас 160 работников и больше 10 отделов. Нам в канцелярии и так хватает журналов регистраций и учетов! Подскажите, пожалуйста. Не можем найти выход. Не смогла найти четкое объяснение в нормативных документах. ((

Здравствуйте, Евгения!
Насколько я понимаю, ключевой момент здесь подтверждение факта приема письма в определенный день, т.е. зафиксировать, что договор пришел именно сегодня, хотя должен был прийти месяц назад. Самый простой способ — ставить карандашом на договоре дату приема (лучше где-нибудь на обороте либо первой, либо последней страницы). В журнал входящих вносить ничего не надо, вы совершенно правы в том, что документы, поступившие без сопроводительного письма, не регистрируются.
Если компания ведет активную договорную работу, в ней должен быть Журнал регистрации договоров. У всех своя форма этого журнала, и отвечать за него могут тоже разные отделы (юристы, договорной отдел, канцелярия и т.п.). Я рекомендую внести в этот журнал графу «Дата возврата экземпляра ООО ХХХ» (т.е. вашего экземпляра договора). Это в любом случае надо сделать, потому что иногда задержка с возвращением экземпляра договора может привести и к юридическим последствиям, поэтому ее надо фиксировать.
Документально подтвердить факт доставки договора в определенный день может почтовый конверт (на нем штампы с датами). Если коммерческий отдел хочет, можно их хранить у себя. По моему мнению, канцелярия не должна брать на себя здесь лишнюю работу и заводить новые журналы. От них не будет никакой практической пользы.
Обязательно стоит обсудить этот вопрос и с контролирующей инстанцией.

Добрый день!
Спасибо за познавательную статью и комментарии, много полезной информации извлекла. У меня вот какой вопрос: на заводе в журнал исходящих ко всему прочему регистрируют справки о доходах или с места работы. Нельзя ли эти справки регистрировать отдельно? И Еще, во входящий журнал ведется регистрация всего потока приходящих писем (в т.ч. накладные, акты, договора, спецификации)как тут быть? продолжать вести регистрацию?

Здравствуйте, Александра!
Справки с места работы можно и даже желательно регистрировать отдельно от прочих исходящих. Иногда это делают в отделе кадров, т.к. такие справки содержат персональные данные работников.
Что касается входящих, то в журнал попадают только те письма, которые приходят с сопроводительным письмом. Если пришли просто акты, договор, смета и т.д. без сопроводительного письма, то никаких входящих номеров им не присваивается. Подробнее написано здесь http://thebestsecretary.ru/?p=3686

Здравствуйте!
Хотел спросить по поводу второго экземпляра. Кто должен писать «в дело», я, когда готовлю это письмо и второй экземпляр или канцелярия, которая проводит регистрацию документов? Если я то как правльно это далать?
Заранее спасибо!

Здравствуйте, Тимур! Зависит от того, как у вас организовано хранение документов. Если у исполнителя, т.е. у вас, то в дело помещаете экземпляр письма вы. Если в канцелярии, то либо при регистрации, либо после отправки письма они забирают у вас визовый экземпляр и сами помещают в дело.
В нижнем левом углу письма пишется или ставится штамп «В дело №», тут же дата и подпись того, кто поместил письмо в дело. После этого письмо подшивается в соответствующую папку.

Здравствуйте, Евгения!
Меня беспокоит такой факт, в журнале с «исходящими» у меня всё ОК, но вот в папке с той же «исходящей» корреспонденцией не хватает нескольких писем (определений, решений и т.д.), так как их подготовкой занимается юридическая служба, а они находятся в другом здании. Как быть? Умолять дать мне копии зарегистрированных документов или есть какой-то другой способ? И вообще как быть, с теми людьми, которые просто не заморачиваются, над тем, что и у меня есть отчётность?

Здравствуйте, Индира!
Недостающие документы вы можете запросить служебной запиской. Если не предоставят — ваша совесть чиста, вы запрашивали документы, чему есть доказательство (записка).
А с теми, кто не заморачивается, поступать очень просто: для того и пишутся регламенты. Инструкция по делопроизводству, например, утвержденная генеральным директором, обязательна для всех. Также в вашем положении об отделе должен быть пункт, что вы имеете право требовать с других отделов документы для учета и хранения.

Добрый день!
Вопрос по регистрации писем (вх и исх) для нескольких компаний, входящих в один холдинг.

Несколько небольших юр.лиц, принадлежащих одному учредителю. В общей сложности работает до 30 чел. Согласна, что регистрация для каждого юр.лица должна быть своя.
Однако коммерческие организации вправе самостоятельно регулировать подобные вопросы. Полагаю, что можно выпустить совместный приказ о единой регистрации писем.
Правильно рассуждаю?
Заранее благодарю за ответ.

Здравствуйте, Анна!
Ход рассуждений правильный, теоретически можно регистрировать в одном журнале письма нескольких организаций, тем более если делает это один человек и объем переписки небольшой. Но когда вы будете делать это на практике, позаботьтесь о том, чтобы отличать письма одной организации от писем другой. Например, с помощью буквенной приставки к общей валовой нумерации.

Здравствуйте! Я работаю в АО. Журналы ведем в бумажном виде, вопрос такой: можно ли пропускать строку во входящих и исходящих корреспонденциях?(строку пропускаем для удобства, по окончанию каждого дня)

Добрый день! Оставлять строку можно.

В нашу организацию часто приходят письма с просьбой в оказании помощи в части предоставления каких-либо документов, в свою очередь мы перенаправляем запрос в архив и информируем ту организацию которая прислала запрос, о перенаправлении запроса, т.е. письмо направляется в два адреса. Ссылку на регистрационный номер ставим соответственно ГОСТу под исходящим номером, на № … от …. Но получается что для одного адресата это ссылка на их исходящий, а для другого нет. Является ли это нарушением? Если документ в котором прописана данная ситуация.

Добрый день! Все зависит от того, кто главный адресат этого письма. Если первый — организация, которая делала запрос, то все правильно. А если первым адресатом является архив, то ссылку на запрос надо упоминать в тексте письма, а не под исходящим: «В соответствии с запросом ООО ХХХ от 01.07.2014 №1234 просим вас…..» и копия запроса прилагается к письму. Специальных норм по этому вопросу нет.

Здравствуйте! Работаю на Предприятии специалистом по СМК. Создала номенклатуру дел отделов. Пока указала номера подразделений и их документов. У нас крупная фирма. Срок хранения обязательно указывать? Что еще следует указать в номенклатуре? Когда не работала на Предприятии руководители подразделений сами регистрировали техническую документацию (акты, проекты, документированные процедуры, технологические инструкции). Этот журнал регистрации противоречит моей номенклатуре. Присваивать номера по этому журналу не могу, будет бардак. Изменить регистрацию тоже не могу, т.к. технические документации уже утверждены директором. Может мне следует только отдельным документам присваивать номера согласно моей номенклатуре? Например регистрировать только ДП и РИ? Что посоветуете?

Здравствуйте, Асель!
Срок хранения документов указывать обязательно.
Что еще должно быть в номенклатуре, подробно написано в этой статье .
Рекомендую вам разработать и установить в организации единый порядок учета (регистрации) документов.

Здравствуйте. Скажите пожалуйста, допускается ли нумерация исходящих документов следующим образом:
К примеру 2013 год, нумеруем так 13/120, 13/121, 13/122. А с начала 2014 года продолжаем вот так 14/123, 14/124, 14/125…. Как видно перед дробью две последние цифры года, а после порядковый, но с начала нового года порядковый номер не обнуляется.
А теперь вопрос — Правильно ли мы делаем?)))

Здравствуйте, Максим!
С нового года принято обновлять все нумерации. Код года при этом остается, т.е. с января должно было быть 14/1, 14/2 и т.д.

Здравствуйте у меня такой вопрос)) мы отправили письмо факсом, и меня попросили узнать их входящий номер. вопрос: Зачем? просто я сама не занимаюсь этим, интересно))

Здравствуйте, Айгуль! Это делается для того, чтобы подтвердить прием факса адресатом. Если в нужный срок не придет ответ на письмо, ваша организация имеет право запросить ответ на письмо от определенной даты, зарегистрированное под определенным номером.

Здравствуйте,в Журнале «Входящие письма» есть графа «исполнитель», что имеется под этим ввиду? Кто составил письмо?

Добрый день! В графе исполнитель записывается тот работник, которому руководитель дал задание работать по входящему письму. Например, директор пишет в резолюции «Иванову И.И. Разобраться и доложить до 18.07.», значит исполнитель письма Иванов.

Здравствуйте! Подскажите такой момент: № исходящего письма и дата ставятся от руки или можно печатать на компьютере? Работаю недавно в ОАО. Я пропечатываю в электронном виде, иногда приносят исходящие письма с бухгалтерии. Один бухгалтер оставляет место, чтобы прописать № исходящего письма, а дату пропечатывают сам, другой бухгалтер оставляет пустые места для всего (и №, и даты). Это все как-то принципиально делать? Есть ли нормативный документ по этому вопросу? Заранее спасибо!

Добрый день!
Нормативный документ здесь — ваша внутренняя инструкция по делопроизводству или подобный ей регламент. А в целом это непринципиально. Главное, чтобы номера и даты были вписаны или сразу набраны верно.

Здравствуйте, подскажите, как регистрировать в исходящих справку о средней заработной плате работника. В общем потоке или отдельно? Заранее, спасибо.

И ещё уточнить, как быть с нумерацией, отдельно или с общего потока писем? Спасибо.

Здравствуйте, Светлана!
С такими справками нужно быть осторожным, так как они содержат информацию, которая относится к охраняемым законом персональным данным работника. Можно зарегистрировать ее в общем потоке, но копию или скан-копию в общий доступ выкладывать ни в коем случае нельзя.
Если принято решение регистрировать подобные документы отдельно, то у них своя нумерация. Можно, например, присваивать таким документам через дробь индекс -С (справки) или назначить им какой-то другой отличительный признак на ваше усмотрение.

(Извините за нескорый ответ. На сайте велись технические работы, комментарии стали доступны мне только сегодня.)

Добрый день Евгения!
ранее не работала секретарем. сейчас приходится учиться всему! спасибо за ваш сайт!
мои вопросы:
1. кто должен разработать инструкцию о делопроизводстве фирмы? как она выглядит? она обязательна?
2. у нас 3 стройобъекта, вести нумерацию одну или разделить по объектам? Какие папки вообще должны быть у стандартной секретарши (входящие, исход, договора, бланки и т.д.) Может есть перечень обязательных папок, кот. должны быть заведены в секретариате. спасибо

Здравствуйте, Анна!
1. Инструкцию по делопроизводству разрабатывает тот, кто ведет делопроизводство в организации: секретарь, делопроизводитель, начальник канцелярии — кто есть. Утверждается она генеральным директором. К числу обязательных документов она не относится, но жизнь очень облегчает ??
2. Принципы делопроизводства вы можете установить только сами и сделать так, как удобно и вам (делопроизводителю), и вашим коллегам. Если удобно делить документы по трем объектам, значит, надо делить. Главное, чтобы по регистрационным индексам документов (номерам) было сразу видно, к какому объекту относится документ. Например, можно после номера ставить индекс объекта /1, /2 или /А, /Б и т.д.
Стандартного набора папок нет. Он нарабатывается только опытным путем и в разных компаниях может быть кардинально разным. Ориентироваться рекомендую не на папки (вы очень быстро поймете, какие нужны), а на то, чтобы работа шла равномерно по всем трем направлениям делопроизводства. Это документирование (следить за правильным оформлением документов), документооборот (следить, чтобы документы не терялись и попадали к тем работникам, к которым должны попасть) и хранение (сразу формировать дела из отработанных документов).

Евгения, я очень благодарна Вам за ответ! вы наверное думаете, как приняли на работу, если человек не имеет даже простых понятий об этой работе? увы так иногда бывает…поэтому простите за мои вопросы.
я организовываю делопроизводство новой стройфирмы практически в нуля (объектов 3).
Я завожу журналы вход. и исход. документов. хоть и буду раскладывать письма по 3 папкам (3 объекта) нумерация будет одна (подряд), просто буду обозначать индексами объектов. Вопросы:
1.что делать тогда с вход почтой которая не относится к объектам? заводить еще одну папку? 2.можно ли также регистрировать и факсы и др. виды вход. почты, не разделяя их каким образом они прошли? но в журнале просто отмечать способ доставки (факс это или е-майл и т.д)
3. если коллеги будут приносить документы на отправку почтой, без регистрации (напр.договор и т.д.) я это делаю и все, необязательно куда то записывать?
4.В каком то разделе ваших статей прочитала про номенклатуру дел. как она образовывается? как подшивается, т.е. вход. лежит вместе с исход? или я не что то не поняла? она вообще обязательна или не для всех видов деят-ти?
5. хочу заказать штампик для вход почты, буду ставить в правом нижнем углу, правильно?

Здравствуйте, Анна! Ничего такого я не думаю, наоборот, если вы спрашиваете, значит, хотите научиться, это очень хорошо. (я например сначала устроилась секретарем, а потом узнала, чем входящее письмо от исходящего отличается :))
1. У вас само собой получается то, что в нашей профессии принято называть «делами». Это ваши папки по объектам + папки с другими видами документации. Нумерация у всех писем может быть валовая, но по индексам, которые добавляются к номерам, документ отправляется в то дело, к которому относится. Старайтесь только не путать между собой виды документов, т.е. помещать в одну папку письмо по объекту А и приказ по объекту А нежелательно.
2. Канал доставки документов редко играет решающую роль в документообороте. Вы правы, достаточно просто сделать пометку в журнале.
3. Смотря что отправляете. Договор может быть отправлен без регистрации, если это проект, который еще будет согласовываться контрагентом, или если есть разногласия по договору и т.д. Незарегистрированные письма отправлять нельзя. Кроме того, любой пакет документов должен отправляться с сопроводительным письмом. которое нужно регистрировать. Это удобно для самих исполнителей. Как отслеживать почту, написано здесь .
4. Если у вас коммерческая организация, то номенклатура не относится к обязательным документам. Но если ваш вид деятельности строительство, делать ее придется все равно. Дело в том, что ваши документы наверняка имеют длительные сроки хранения, значит, с каждым годом их будет все больше и больше, и уже через несколько лет возникнет необходимость в архиве. Дела у вас уже постепенно образуются, а как делать номенклатуру, написано здесь. Возможно, если вы только налаживаете документооборот, заниматься номенклатурой еще рано, можно приступить к ней, когда основные процессы будут выстроены. Главное, не уничтожать документы до того, как определите сроки их хранения, и не терять конечно.
5. Да, обычно штамп входящей корреспонденции ставится в нижнем правом углу.

Не за что, Анна, обращайтесь!

Добрый день, можно ли подшивать вход и исход письма в копии? т.е. я делаю оригинал исход письма в одном экземпляре, после подписи рук-ва регистрирую, отправляю ориг, а в папку подшиваю копию. и с вход также, я отдаю исполнителю ориг, а в папку идет копия. это вообще принципиально? или все же мне надо стараться подшивать Оригиналы вход и исход писем? тогда мне надо делать два оригинала исход письма? спасибо!

Добрый день! Всегда лучше помещать в дела оригинальные экземпляры документов. Копии не имеют юридической силы.

мне иногда приносят письма где уже проставлена дата, напр. за день или два, а рук-ль по разным причинам подписал сегодня и на регистрацию принесли сегодня. я же ставлю при регистрации дату сегодняшнюю, правильно? и должна ли в таких случаях сказать коллегам, чтобы они не прописывали заранее даты в письме, что я напишу дату сама при рег? спасибо заранее.

Добрый день, Анна! Совершенно верно, дату проставляете вы вместе с номером. Дата письма это дата его подписания.

Добрый день! Раньше у меня никогда не возникало проблем с исполнителями. Вторые экземпляры писем всегда возвращались в приемную с отметкой об исполнении (входящим номером) и подшивался в исходящую переписку. Новый юрист перестал возвращать письма с отметкой об исполнении, хотя регистрирует их у секретаря. Точнее он даже их мне их не приносит. Получается в журнале регистрации письмо есть, а по факту — нет. Говорит, что это не обязательно. А у нас очень часто меняются юристы, и потом трудно будет что-то найти. Как поступить в этой ситуации?

Добрый день, Ольга! Юрист прав в том, что необязательно хранить дело у секретаря. Подшивать документ в дело обязательно. Если он хочет хранить дела, которыми занимается, в своем подразделении, то пусть хранит, это норма. Но дела полностью, а не только исходящие письма. А в журнале регистрации можно сделать пометку в графе примечание — «оригинал документа в юротделе». Рекомендую также договориться с секретарем, чтобы она при регистрации письма делала копию и передавала вам.

Добрый день!Подскажите пожалуйста, должен ли секретарь-референт отслеживать ответы на исходящую документацию (при документообороте 60-70 писем в месяц) или этим должны заниматься все таки исполнители? Спасибо!

Добрый день, Яна! Это зависит от принятой в организации формы делопроизводства. Если все письма, и исходящие, и входящие сосредотачиваются у секретаря (централизованная форма), то и переписку формирует секретарь. Это рекомендуемый вариант. Второй вариант — и входящие, и исходящие остаются у исполнителей (децентрализованная форма).

Добрый день. Подскажите, с нового года не начали новую нумерацию исходящих писем. Как сейчас поступить лучше — продолжать нумерацию(с прошлого года) 170,171,172 или можно начиная с этого месяца начать нумерацию с №1?

Добрый день! Лучше начать с номера 1 с нового месяца.

ДД!
Передаем на подпись руководителю очень много документации, вследствие чего документы теряются и обратно с подписи не возвращаются.
Поделитесь идеями, как можно урегулировать этот процесс.
Очень много документов на подпись, согласование, рассмотрение и т.д.
Может завести несколько папок?

Здравствуйте, Katya!
Единственный способ — фиксировать все то, что передается на подпись. Собирать документы на подпись и отдавать их руководителю должен один человек (секретарь), и делать это один или два раза в день. Перед тем, как передать документы, надо коротко отметить для себя, что передается. Когда папка «На подпись» вернется от директора, ее содержимое просматривает тот же человек и отмечает, что вернулось с подписи, а что нет. Те документы, которые не вернулись, спрашивают с директора. По-другому отследить документы не получится ??

Здравствуйте! Подскажите, я в январе регистрировала исходящие письмо (секретарь мне сказал, номер с 13 по 21 это ее письма исход.так как делает отчет) я должна писать дальше 22 но по ошибки написала 14 соответственно номерация пошла не правильно, что теперь делать?

Здравствуйте, Софья! Если оба письма уже были отправлены из организации, то исправлять номера поздно. Различать два письма можно теперь либо по дате регистрации (если они были зарегистрированы в разные дни), либо по контрагентам. В журнале нужно сделать пометку, что есть два письма за одинаковым номером.

Здравствуйте Евгения. Прошу ответить на вопрос! В организации есть входящие журналы, в одном регистрируем письма в другом распоряжение администрации. Так вот, зарегистрир. одно письмо в два журнала, а другое письма не в журнал распоряж.администрации, а в обычный журнал для входящих писем. Подскажите, как исправить можно?!

Здравствуйте, Мария!
Достаточно аннулировать совершенную регистрацию и зарегистрировать документы в нужных журналах. Здесь об этом написано подробнее.

Здравствуйте!
В организации заведено оставлять резервные номера (на всякий случай) как во входящей, так и в исходящей корреспонденции. В результате получается что зарегистрировано например 300 писем, а фактически отправлено 200. Правильно ли это? Не является ли нарушением и на что можно сослаться, чтобы доказать руководству о необходимости регистрировать только реальные документы?
Спасибо)

Добрый день, Елена!
Традиция неверная. К сожалению, сослаться в этом случае не на что: в делопроизводстве нет правил о том, как не надо делать. При разговоре с руководством можно сказать, что резервные номера элементарно не нужны: документы регистрируются один за другим, и таким образом формируется реестр. Если окажется, что какой-то документ забыли зарегистрировать вовремя, это всегда можно сделать, и никаких специально оставленных номеров для этого не потребуется. Тогда зачем кому-то делать лишнюю работу?

По почте РФ вернулся наш экземпляр протокола разногласий, подписанный второй стороной (ну и нашей, естественно). Секретарь по невнимательности поставила на протокол входящий штамп. Что делать в таком случае? Заново переподписывать протокол? Или оставить как есть?

Добрый день! Ничего страшного не произошло. В журнале регистрации в примечаниях напишите «Зарегистрировано по ошибке», на протоколе можно карандашом аккуратно перечеркнуть штамп, но необязательно. Подробно о внесении исправлений в журналы регистрации написано в этой статье .

Здравствуйте. Возник такой вопрос — можно ли несколько уведомлений с одинаковой текстовкой зарегистрировать под одним исходящим?

Здравствуйте, Самал!
Если ваши письма содержат одинаковый текст, но будут отправлены разным адресатам, то можно присвоить им один исходящий номер. При этом в графе «Адресат» журнала регистрации нужно перечислить всех адресатов письма. Но — из опыта — прежде чем делать это, подумайте, будут ли приходить ответы на ваше письмо. Если подразумеваются ответы, то будет легче учитывать их, если каждое письмо в каждый адрес получит собственный номер.

Здравствуйте
я нечаянно ошиблась, в нумерации исходящих писем вместо 437 написала 447 и продолжаю нумерацию
Что делать??

Добрый день! Если письмо отправлено, то исправлять уже ничего нельзя. Продолжайте нумерацию с №448, а в журнале сделайте специальную пометку, как написано в этой статье .

Добрый вечер! Подскажите, пожалуйста, если исходящее письмо зарегистрировано текущей датой и отправлено в организацию в этот же день по факсу, но организация, которой был отправлен факс зарегистрировало его на следующий день, письмо очень важное, какие могут быть последствия? Заранее спасибо!

Добрый день! По вашему описанию никаких последствий быть не должно. Главное — факт получения и учета письма.

Здравствуйте! Организация поменяла наименование. Меняется ли что то (кроме заголовков в документах)в делопроизводстве? В частности интересует, нужно ли заводить новые журналы регистрации? Нумерация продолжается? И вообще необходимо ли прошивать журналы исходящей и входящей документации?

Добрый день, Ольга!
Непосредственно в делопроизводстве при смене наименования изменений мало. Если у вас отдел делопроизводства занимается печатями, то в основном работать с ними: нужно собрать старые печати и штампы с упоминанием старого наименования и правильно их уничтожить. Заводить новые журналы необязательно, можно продолжить старые, сделав в них соответствующую отметку.
Прошивать журналы входящей и исходящей документации не нужно.

Добрый день, у меня такой вопрос исходящий номер письма пишется от руки или заполняется электронно? Или без разница как проставлен номер документа? Как лучше? Спасибо

Добрый день, Ирина! Номер может проставляться как электронно, так и от руки — в зависимости от того, какую систему делопроизводства практикует ваша организация. Оба способа абсолютно равнозначны.

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, что делать,если письмо аннулировано? Написать в журнале примечание- Аннулирован?И что делать с номером исходящего письма,если письмо аннулировано?

Добрый день, Алина! Вы правы — делается пометка в примечании, что письмо аннулировано. Что касается номера, то он остается за аннулированным письмом и никакое другое письмо под ним регистрировать нельзя. Единственное исключение — если новое письмо было создано в тот же день, что и аннулированное.

Добрый день, Евгения!
Возник вот какой вопрос в процессе работы. Юридическая служба часто пишет заявления в суды. Оформляют это все не на фирменном бланке с наличием всех необходимых реквизитов, а просто на формате А4, где после текста есть графа дата. При этом просят меня регистрировать эти письма, как быть в данном случае? ведь там нет графы для номера и вдобавок это не на лицевой стороне письма, а где-то в конце, что усложняет при необходимости поиски.

Здравствуйте, Александра!
Конечно, заявление в суд от имени организации нужно оформлять на фирменном бланке. Как объясняют юристы свои действия?

Добрый день,
я работаю в приемной небольшой стройфирмы,где несколько отделов. в последнее время сотрудники стали просить меня после регистарции отправить письмо тем или иным партнерам фирмы (не только по почте, но по е-майл, по факсу и т.д. ). до этого они делали это сами…но в последнее время я стала все чаще и чаще это делать. мне пока нетрудно делать это… Но если со временем увел объем работы, и каждый отдел будет отправлять десятки писем…то я боюсь не буду успевать. ВОПРОС: должна ли секретарь отправлять письма всем и от всех отделов и сотрудников. или все же каждый сотрудник должен это делать сам? Благодарю заранее

Добрый день, Анна!
Такие вещи прописываются в локальных нормативных актах компании. Это или инструкция по делопроизводству, или ваша должностная инструкция секретаря приемной. В инструкции по делопроизводству в разделе «Отправка документов» должно быть четко сформулировано, кто отправляет документы: секретарь или исполнитель. В должностной инструкции либо содержится обязанность секретаря приемной отправлять документы, либо нет. Если нет, то вы не обязаны это делать.

к сожалению у нас нет такой инструкции((

Надо делать)) Иначе вы никак не сможете доказать, что должны делать что-то или наоборот, не должны. Инструкция, утвержденная генеральным директором, очень быстро решает эту проблему.

Здравствуйте Евгения. Я недавно закончила училище на секретаря, и первый раз работаю по своей профессии. У меня так же появляются по работе вопросы, и надеюсь,что вы мне поможете с ними разобраться.
Я когда пришла на работу у них не было ни каких папок для вх. и исх. корреспонденцие,журналов регистрационных и т.д, я решила с нового года «создать» не хватающих журналов. Мне позвонили и попросили принять телефонограмму, журналов никаких нет, и пришлось писать на листочке, вот и вопрос как создается журнал такой и что в нем обязательно должно храниться? И телефонограмма печатается на компьютере? а потом что?
Заранее благодарю.

Здравствуйте, Анна!
О телефонограммах можно прочитать в этой статье: http://thebestsecretary.ru/?p=2552
Образец журнала регистрации исходящих документов вы можете найти выше в статье, входящих — здесь http://thebestsecretary.ru/?p=1230. Вместе с журналами идет их описание и образцы заполнения.

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, для учета исходящих писем и сопроводительных писем нужно использовать разные журналы, или один — для исходящих писем?

Здравствуйте, Дарья! Сопроводительное — это один из видов писем. Сопроводительные письма учитываются вместе с исходящими (или входящими, если они поступили).
С наступающим вас Новым годом!

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, мне нужно отправить заявления в гос.орган, можно ли отправить все в одном конверте? (Заявления 3), если да то как задокументировать количество отправленных заявлений? Заранее спасибо

Здравствуйте, Максим!
Можно вложить три заявления, направляемых в один адрес, в один конверт. Для отправки выбирайте регистрируемое почтовое отправление (придется пойти на почту). Лучший вариант — заказное письмо с описью вложения. На почте заполните два экземпляра описи, в которых укажете все три письма. Один экземпляр останется у вас и будет служить доказательством отправки именно в этом почтовом отправлении трех указанных документов.

Евгения, добрый день! Подскажите, пожалуйста, имею ли я право регистрировать копию исходящего письма? Спасибо.

Здравствуйте, Татьяна!
В организации создаются и регистрируются оригинальные экземпляры исходящих писем.

Я, наверно, немного повторяюсь, похожие вопросы были, но хотелось все-таки уточнить.

Возникла необходимость сделать рассылки писем по обычной почте (более 20 копий) с одинаковым текстом (отличие только «Уважаемый имярек» и адресат). Как их регистрировать? Хотела каждое письмо сделать в двух экземплярах (один оставить в организации, второй отправить почтой), каждому присвоить свой порядковый номер.

Но появилось предложение сохранить для себя только одно как образец (записать, что, мол, с 51 по 78 аналогичные и отправлены по списку:…). Я нашла, что есть правила: можно указать до 4 адресатов или написать «Отправлено по списку» и приложить его к письму. Но, во-первых письма не совсем одинаковы, во-вторых, список не хочется прикладывать, чтобы другие адресаты не знали, кому мы делаем рассылку.
А может вообще их надо писать под одним исходящим? Или, например, 51/1, 51/2, 51/3?…

Проблема не очень серьезная, в крайнем случае сделаю, как собиралась изначально, но есть вероятность, что рассылки повторятся, и хочется меньше расходовать бумаги и меньше мучить руководителя визированием.

Здравствуйте, Юлия!
Руководителю все равно придется подписать 20 писем, ведь физически это разные документы, которые разойдутся в 20 разных направлениях.
Если текст идентичный (исключая имя и адресата), то можно зарегистрировать под одним номером, но при регистрации в графу «Адресат» вписать всех. Это подходит для информационной рассылки, когда не ожидается ответов. Если ожидаются ответы, то можно зарегистрировать каждое по отдельности. Это оптимальный вариант, потому что когда пойдут ответные входящие, их легче будет подшивать по контрагентам и формировать историю переписки.

Добрый день! в исходящем документе сделали ошибку в сумме заказчик уже зарегистрировал неправильное письмо как теперь исправить ошибку?

Добрый день, Настя!
Вы можете написать новое исходящее письмо и зарегистрировать его под тем же номером.

Директор написал заместителю директора письмо (не на бланке) с предложением расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон и положил на стол в его отсутствие. На следующий день зам. директора (в отсутствие директора) подошел к секретарю и попросил зарегистрировать как исходящее. Секретарь зарегистрировала. Директор считает, что секретарь поступила неправильно, поскольку письмо было не на бланке. Надо ли аннулировать регистрацию?

Добрый день, Елена!
Тут не только секретарь поступила неправильно. Цепочка неправильных событий началась с директора: такие письма либо пишутся с соблюдением абсолютно всех правил (т.к. напрямую затрагивается трудовое законодательство), либо так, чтобы письмо было максимально не похоже на официальное предложение расторгнуть договор. Регистрировать неправильно оформленное письмо действительно не стоило. Если оригинал письма с регистрационными данными находится у заместителя, то аннулировать регистрацию будет сложно, да это ничего и не даст. Он попросил регистрации на случай трудового спора, и в этом случае суд скорее всего поверит письму, а не журналу регистрации.
Выход: договориться с замом, написать письмо по всем правилам, и «обменять» у него новое на старое.

Евгения, спасибо за квалифицированный ответ!

Здравствуйте! К нам в организацию поступают документы с сопроводительным реестром (без сопроводительного письма). Нужно ли регистрировать эти реестры?

Здравствуйте, Ольга! Не совсем понятно, что такое сопроводительный реестр.
Регистрируются входящие письма. Если документы поступили без сопроводительного письма, то их можно учитывать, но не как входящие. Подробнее здесь: http://thebestsecretary.ru/?p=3686

Евгения, сопроводительный реестр — это как акт приема-передачи, перечисляются передаваемые документы, внизу подписи передавшего и получившего

Ольга, нет, такой реестр не регистрируется как входящее.

Здравствуйте, у нас с секретариатом произошли разногласия. Нужно ли регистрировать входящие письма-благодарности?
Дело в том, что секретариат просит зарегистрировать их выборочно (бывало не раз), в связи с этим возникла путаница. Как быть?

Евгения, доброе утро!
Нужно определиться: либо регистрируете благодарственные письма, либо нет, и прописать это в инструкции по делопроизводству. Только тогда разногласия исчезнут.

Евгения, спасибо за ответ.

Добрый день! Меня зовут Светлана, меня интересует вопрос, имеются ли сроки регистрации исходящих писем для секретаря. У нас в компании поэтому вопросу постоянно возникают споры. Прописано ли это и если да, то где? Благодарю.

Здравствуйте, Светлана! По общему правилу исходящее письмо регистрируется в день подписания. У вас государственная организация? Если да, то правила, обязательные для исполнения, скорее всего есть. Если негосударственная, то это правило нужно прописать самим в инструкции по делопроизводству.

Здравствуйте, Евгения! Я работаю секретарем в муниципальном учреждении, подскажите нужно ли регистрировать письма ответы на наши запросы? И как их подшивать, ведь запрос был направлен в январе, а ответ пришел в марте?

Здравствуйте, Нина!
Ответы регистрировать нужно. Это входящие документы. Подшивать надо вслед за письмом-запросом, и неважно, что между ними прошло так много времени: переписка подшивается по принципу «запрос-ответ».
Вам очень помогут в работе Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477) и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 №76). Если вы работаете в МУ, то эти документы, скорее всего, обязательны для использования в вашем делопроизводстве.

Добрый день!
Подскажите пож-та, возможно ли распечатывать исходящие письма на черно-белом бланке? В Инструкции по делопроизводству не прописано.
Заранее спасибо!

Здравствуйте, Ольга! Главное, чтобы все реквизиты бланка были на месте. Цветность ни на что не влияет.

Добрый день,в нашей организации входящие письма-регистрируются -затем отправляются к директору-он ставит резолюцию-затем письмо направляется исполнителю.Предыдущий секретарь отдавала оригиналы, я теперь сканирую и отправляю сканы документа. Оригиналы документа нигде не подшиваются.Подскажите,пожалуйста как верно будет делать.Спасибо

Здравствуйте, Диана! Приемлемы оба варианта, при условии, что оригинальные экземпляры писем будут подшиваться в дела. Причем делать это надо в любом случае: в первом — этим должен заниматься исполнитель, во втором — секретарь.

Добрый день!
Подскажите, как быть.
Письмо было отправлено по одному адресу, через несколько месяцев вернулось к нам в организацию, т.к. истек срок хранения на почте, из той организации, которой отправляли письмо, никто не пришел его забрать.
Выяснилось, что организация сменила адрес.
Нужно ли заново регистрировать это письмо (присваивать ему новый номер исходящего), и печатать новый конверт и снова клеить на него марки?…

Добрый день, Екатерина!
Нет, заново регистрировать письмо не нужно, если только в нем не содержатся сведения, которые за это время могли потерять свою актуальность, «просрочиться» и т.д. Если такие сведения есть, то в текст письма вносятся изменения и регистрируется уже совершенно новое письмо в общем порядке. Вернувшееся письмо помещается в дело, а в журнале регистрации в графе «Примечание» ставится отметка: «не получено адресатом из-за смены адреса».
Если письмо по прежнему актуально, то оно просто отправляется по новому адресу второй раз.
Конверт придется заменить, чтобы отправить письмо по новому адресу. Марки тоже нужны новые, так как старые уже погашены.

Добрый день,подскажите, как быть.у меня хранился визовый экземпляр письма с отметками о получении в деле. Директор попросил принести посмотреть. После этого документ мне не вернулся — потерялся.что я теперь могу сделать?

Здравствуйте, Ольга! Нужно приложить все усилия, чтобы документ нашелся. Если не найдется, в журнале регистрации сделать пометку «Утерян». И, чтобы такого не повторялось, сканировать все документы, тогда у вас хотя бы копии останутся.

Добрый день!
Подскажите пож-та чем отличаются формулировки:
1. Признать утратившими силу и присвоить статус «Архивный» ОРД
2. Присвоить статус «Архивный» ОРД.
т.е. ОРД можно присваивать статус Архивный даже если документ не утратил силу?

Здравствуйте, Ольга!
Да, в архив может быть отправлен документ, не утративший силу, но завершенный в делопроизводстве.
Например, приказ по основной деятельности «О назначении ответственного за архив». В нем написано: «назначить Иванова ответственным за архив с 15.09.2016». Иванов назначен, все это как следует оформлено, и приказ становится завершенным в делопроизводстве. Через некоторое время он будет отправлен в архив на постоянное хранение и простоит там все время существования организации, но при этом будет действительным и иметь полную силу.
А если в компании сделают архив структурным подразделением, то будет выпущен приказ: «1) создать архив, 2) признать утратившим силу приказ «О назначении ответственного за архив» от… №…, 3) оформить перевод Иванова на должность начальника архива». Тогда тот первый приказ утратит силу, уже давно будучи в архиве. На его хранение это никак не повлияет.

Добрый день!
Работаю в филиале госучреждения, штатной единицы делопроизводителя или секретаря у нас нет. На протяжении двух лет этим занималась одна сотрудница, когда она ушла в отпуск, документооборотом занималась я и только тогда поняла какой же там бардак!
Скоро меня повышают до руководителя филиала и я сейчас активно читаю про делопроизводство, хочу с нового года привести всё в порядок, в связи с этим вопросов у меня несколько:
1. По номенклатуре входящие обращения граждан у нас идут формата 114-7-номер/16, исходящие 114-1-7-номер/16. Все это время та сотрудница регистрировала следующим образом: если давался ответ на входящий номер 114-7-100/16, то она его регистрировала как 114-7-100/16-1. При том, что по инструкции у нас такой формат не предусмотрен. Если есть утвержденная инструкция, мы же не можем выдумывать свои форматы номеров, верно?
2. Необходимо ли дублировать на бумаге документы из ЭДО?
3. В инструкции прописано, что нумерация обращений идет сквозная, я правильно понимаю, что по входящим и исходящим документам должна идти своя нумерация без пропусков, а не единая, типа 114-7-25/16, 114-1-7-26/16, 114-7-27/16 и т.д. да?
4. Обращения граждан к нам поступают как лично с приёма, так и из города/портала и т.д. Когда аппарат раписывает нам письмо, поступившее через портал или к ним по почте, его понятное дело регистрируем как входящий документ. Разногласия у нас идут в следующем: когда мы принимает обращение, на которое ответ даём не мы, а непосредственно аппарат, как его регистрировать? Сейчас они регистрируются как исходящие с сопроводительным, следуя логике, что мы это письмо направляем в город, значит исходит от нас. Я с этим категорически не согласна. Я считаю, что его нужно регистрировать как входящее и указывать сопроводительное письмо. При этом сами сопроводительные письма не регистрируются, что мне тоже кажется неправильным.
Сейчас у нас получается следующая цепочка прохождения документа: сопроводительное+обращение (исходящий) — то же обращение+резолюция аппарата (входящий) — проект ответа (исходящий).
Мне кажется, что на первом этапе мы должны регистрировать только сопроводительное письмо, потом если от города приходит резолюция, то как входящий, и проект ответа уже как исходящий. Подскажите, права ли я?
Насколько я вижу и как поняла, единого мнения в филиалах нет, все регистрируют как кому больше нравится, но мне хочется делать как правильно.
Заранее спасибо за уделенное время!

Добрый день, Алиса!
1. Да, верно. Нужно соблюдать установленный порядок. Менять и исправлять ничего не надо, просто с 1.01 все пойдет по правилам.
2. Нет.
3. Входящие и исходящие документы учитываются по отдельности.
4. Нужно читать инструкции вышестоящей организации: если вы филиал, то должны им подчиняться.

Добавить комментарий

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы

Описание

Исходящее письмо пример - и другие примеры

Видео

Другие статьи

Примеры исходящего письма - образцы заявлений

Пример исходящее письмо - портал с примерами справок

Исходящие письма образец - портал с примерами справок

Исходящее письмо пример > - универсальные бланки

Регистрация исходящих документов

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы