Организационные формы делопроизводства - Делопроизводство - Студенческая библиотека онлайн

Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов деятельности учреждения и территориального расположения ее структурных подразделений.

В практике работы с документами сложились несколько организационных форм делопроизводства (форм работы с документами):

Централизованная форма организации делопроизводства предусматривает, что в учреждении функционирует специализированная служба делопроизводства все операции по обработке документов (прием и отправка, регистрация и учет, контроль за исполнением документов, формирование дел, справочная работа по документам), а также их поиск и хранение, передача на архивное хранение возложены на указанную службу. При наличии службы делопроизводства сотрудникам других структурных подразделений учреждения ненужно отвлекаться на технические операции с документами, зато они имеют возможность творчески работать с ними, то есть рассматривать, изучать, анализировать, готовить на их основе новые. В таком случае в структурных подразделениях не предусмотрена должность секретаря, который выполняет делопроизводственные функции.

В структурных подразделениях хранятся только те документы, с которыми работают сотрудники, в т. ч. копии уже завершенных делопроизводством документов, которые могут пригодиться исполнителям в дальнейшем. При этом они могут выбирать любой удобный для себя способ хранения исполненных документов, поскольку вся документация хранится централизованно в службе делопроизводства.

С точки зрения организации делопроизводства централизованная форма работы с документами является самой эффективной, поскольку обеспечивает полный цикл обработки документов в одном подразделении - службе делопроизводства. Это обеспечивает наиболее рациональное использование средств компьютерной и организационной техники, лишает структурные подразделения необходимости формировать и хранить дела, надежнее обеспечивает сохранность документов. Более квалифицированно проводится экспертиза ценности документов, значительно упрощается процесс передачи документов на хранение в архив учреждения, поскольку эту работу служба делопроизводства выполняет фактически без привлечения структурных подразделений.

Однако централизованная форма работы с документами возможна только при наличии службы делопроизводства как полноценного структурного подразделения с достаточной численности квалифицированного персонала и современным техническим оборудованием.

Централизованная форма делопроизводства применяется, как правило, в учреждениях с незначительным и средним объемом документооборота - до 40-60 тыс. документов в год. В учреждениях с большим объемом документооборота, имеющих сложную структуру или территориально разобщенные структурные подразделения, централизованная форма делопроизводства применяется редко, поскольку требует значительных средств и совершения определенных организационных мероприятий.

Децентрализованная форма организации делопроизводства как свидетельствует ее название, является полной противоположностью централизованной. При децентрализованной форме каждое структурное подразделение самостоятельно организует делопроизводство, выполняет весь комплекс технических операций по обработке документов, включая прием, регистрацию, отправку документов, а также формирование дел, их хранение и т.д. С целью надлежащего выполнения этой работы в каждом структурном подразделении создается собственная служба делопроизводства или назначается лицо, отвечающее за работу с документами (секретарь). Возложение делопроизводственных функций на специалистов структурных подразделений влечет необоснованные затраты времени на выполнение не свойственных для этих операций.

При децентрализованной форме организации делопроизводства усложняются поиск документов, контроль за их исполнением, справочная работа, недостаточно обеспечивается сохранность документов, поскольку документация учреждения не составляет единой системы. Такая форма работы с документами целесообразна лишь в том случае, когда учреждение имеет территориально разобщенные структурные подразделения или ее деятельности присуща определенная специфика (например, работа с документацией ограниченного доступа).

Вместе с тем немало учреждений, в которых делопроизводство осуществляется стихийно, работают по системе, подобной децентрализованной. Во многих современных компаниях, фирмах децентрализованное делопроизводство настолько, что даже такие технические операции, как укладка выходных документов до конвертов и написания адресов корреспондентов на них, выполняют специалисты структурных подразделений. В таких учреждениях, как правило, отсутствуют не только служба делопроизводства, которая выполняет эти функции, но и работник, на которого возлагалось бы выполнение технических операций по обработке документов.

Смешанная форма организации делопроизводства предусматривает частичную централизацию. Как правило, в одном подразделении - службе делопроизводства - осуществляются операции по обработке входящих и исходящих документов, регистрации и учета документов, контроля за их выполнением на основании резолюции руководства, а также хранения дел. Таким образом, при смешанной форме делопроизводства в службе делопроизводства прорабатываются документы, поступающие в адрес руководства учреждения, и те документы, которые непосредственно рассматривает руководство. Документы, поступающие в адрес структурных подразделений, в службе делопроизводства не прорабатываются, регистрацию и учет этих документов осуществляют структурные подразделения. Так же решаются вопросы формирования дел, которые закрепляются в номенклатуре дел, и организации их оперативного хранения, а также пользования ими. Следовательно, документы, поступающие непосредственно в структурные подразделения, обрабатывают, регистрируют и учитывают именно там. Задачей структурных подразделений является также формирование документов в дела и их хранение до момента передачи на архивное хранение или до окончания сроков временного хранения.

Итак, прибегая к смешанной форме организации делопроизводства, руководство учреждения должно позаботиться о создании службы делопроизводства (специализированного подразделения) или введения должности секретаря, который будет осуществлять централизованное части обработки документов, а также надлежащую организацию делопроизводства в каждом структурном подразделении. То есть в каждом структурном подразделении должен быть секретарь, который выполняет делопроизводственные функции, или работник, на которого наряду с основными обязанностями возлагается выполнение указанных выше функций. Только при этом условии будет обеспечен порядок в работе с документами. Кроме того, важной предпосылкой эффективности указанной системы является организационно-методическое руководство работой с документами со стороны службы делопроизводства и постоянный контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях.

Если в учреждении выбор сделан в пользу смешанной формы организации делопроизводства, необходимо также определиться, какой вариант является более целесообразным: с большей или меньшей степенью централизации. Учитывая то, что централизованная форма делопроизводства имеет ряд преимуществ, целесообразно стремиться к большей централизации работы с документами. За структурными подразделениями следует оставлять исключительно те операции, которые невозможно или нежелательно централизовать через технические или другие причины.

При решении вопроса о выборе организационной формы делопроизводства необходимо обязательно учитывать специфику деятельности учреждения, ее организационную форму, объемы документооборота, квалификации делопроизводственного персонала.

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Государственный стандарт республики казахстан организационно-распорядительная документация Требования к оформлению документов

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation

Unified system of managerial documentation Requirements for

presentation of documents

1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Определения
4. Состав реквизитов документов
5. Требования к оформлению реквизитов документов
6. Требования к бланкам документов и оформлению документов
7. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Казахстан
Приложение А. Схемы расположения реквизитов документов
Приложение Б. Примерные образцы бланков документов
Приложение В. Примерный перечень организационно-распорядительных документов, подлежащих к утверждению
Приложение Г. Примерный перечень организационно-распорядительных документов, заверяемых печатью
Приложение Д. Библиография

Настоящий стандарт разработан с целью установления единых правил оформления официальных документов государственных органов Республики Казахстан, предприятий и организаций Республики Казахстан всех форм собственности и организационно-правовых форм. Приводимые в стандарте реквизиты применяются при изготовлении бланков и оформлении документов. Стандартом определены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков документов с воспроизведением Государственного герба Республики Казахстан.

1. Область применения

1.1 Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные в системе классификации организационно-распорядительной документации: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций.

1.2 Стандарт устанавливает:

- состав реквизитов документов;

- требования к оформлению реквизитов документов;

- требования к бланкам и оформлению документов;

- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с изображением Государственного герба Республики Казахстан.

1.3. Положения настоящего стандарта подлежат применению:

- государственными органами Республики Казахстан;

- юридическими и физическими лицами Республики Казахстан всех форм собственности и организационно-правовых форм, в том числе юридическими лицами с иностранным участием.

2. Нормативные ссылки

2.1 В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

СТ РК 989-96 Государственный герб Республики Казахстан. Технические требования.

ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

В настоящем стандарте применяются термины и определения в соответствии с СТ РК 1037.

4. Состав реквизитов документов

4.1 При изготовлении и оформлении документов используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Республики Казахстан;

02 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

03 - официальное наименование вышестоящего органа;

04 - официальное наименование организации;

05 - справочные данные об организации;

06 - наименование вида документа;

07 - дата документа;

08 - регистрационный номер документа;

09 - ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

10 - место составления или издания документа;

11 - гриф ограничения доступа к документу;

13 - гриф утверждения документа;

15 - заголовок к тексту;

16 - отметка о контроле;

17 - текст документа;

18 - отметка о наличии приложения;

20 - гриф согласования документа;

21 - визы согласования документа;

23 - отметка о заверении копии;

24 - отметка об исполнителе;

25 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

26 - отметка о поступлении документа в организацию;

27 - идентификатор электронной копии документа.

4.2 Для изготовления бланков, в зависимости от вида документа, используются следующие реквизиты: 01 или 02, 03, 04, 05, 06, 10, а также отметки для расположения реквизитов 07, 08, 09, 12, 15, 16. Возможно использование реквизита 17 при применении трафаретных текстов документов.

4.3 При оформлении документов печатаются (проставляются) следующие реквизиты (элементы реквизитов): 07, 08, 09, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27.

4.4 Схемы расположения реквизитов на бланках и документах приведены в приложении А; примерные образцы бланков документов - в приложении Б.

5. Требования к оформлению реквизитов документов

5.1 Государственный герб Республики Казахстан (реквизит 01) помещается на бланках документов в соответствии с законодательством о государственных символах Республики Казахстан.

5.2 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 02) помещается на бланках организаций в соответствии с уставом (положением) об организации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб Республики Казахстан.

5.3 Официальные наименования организации, являющейся автором документа (реквизит 04), и ее вышестоящего органа (реквизит 03) должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими нормативными правовыми актами и учредительными документами, и указываться в соответствии с Законом Республики Казахстан "О языках в Республике Казахстан" на государственном и русском языках.

Сокращенное наименование организации приводится в случае, если оно предусмотрено в учредительных документах организации, и помещается ниже полного наименования (возможно указание в скобках).

Наименование организации на иностранном языке указывается в том случае, если оно предусмотрено уставом (положением) об организации. Наименование на иностранном языке располагается ниже наименований на государственном и русском языках.

Наименования филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указываются в том случае, если они являются авторами документов. Данное наименование располагается ниже наименования организации.

5.4 Справочные данные об организации (реквизит 05) включают:

- номера телефонов, факсов, телексов, банковского счета;

- адрес электронной почты;

- другие сведения по усмотрению организации.

5.5 Наименование вида документа (реквизит 06), составленного или изданного организацией, регламентируется законодательством Республики Казахстан и уставом (положением) об организации.

В письме наименование вида документа не указывается.

5.6 Датой документа (реквизит 07) является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 2 декабря 2001 года следует писать 02.12.01 или 02.12.2001.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2001.12.02.

При оформлении нормативных организационно-распорядительных (приказов, инструкций, правил и т.п.) и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).

Пример - 10 октября 2001 года.

5.7 Регистрационный номер документа (реквизит 08) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Допускается переходящий на следующий год документ, не законченный делопроизводством или требующий длительного срока исполнения, перерегистрировать. При этом документу присваивается новый порядковый номер (в случае необходимости - новый индекс дела по номенклатуре дел и другая информация), проставляемый в скобках после старого номера. Соответствующие изменения вносятся в регистрационно-учетные формы.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

5.8 Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (реквизит 09) включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

5.9 Место составления или издания документа (реквизит 10) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Официальное наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения.

5.10 Грифы ограничения доступа к документу (секретно, совершенно секретно и др.) и пометка "Для служебного пользования" (реквизит 11) проставляются без кавычек на первом листе документа, их можно дополнить данными, предусмотренными законодательством Республики Казахстан о защите государственных секретов.

5.11 В качестве адресата (реквизит 12) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже. При необходимости в составе реквизита "адресат" при адресовании документа может проставляться почтовый адрес.

При адресовании документа юридическому лицу адрес указывается после адресата.

Пример - ОАО "Алматыстройматериалы"

Отдел снабжения и сбыта

480060 г. Алматы, ул. Мира 22

Должность лица, кому адресован документ, указывается в дательном падеже.

2. Президенту фирмы "Востоктранссервис"

492000 г. Усть-Каменогорск, ул. Мира, 15

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Пример - Областные управления юстиции

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа.

При адресовании документа физическому лицу вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы имени и отчества (или инициал имени) получателя.

1. 480052, г. Алматы, ул. Мате Залка, д. 11, кв. 31

2. 473000, г. Астана, ул. Ауэзова, д. 4/2, кв. 8

ПРИМЕЧАНИЕ - Наименования организаций, фамилии, имена, отчества, справочные данные о юридических и физических лицах, приводимые в основном тексте и приложении Б, являются условными.

5.12 В случае необходимости документ подлежит утверждению (реквизит 13). (Примерный перечень организационно-распорядительных документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении В). Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов имени, отчества (или инициала имени), фамилии и даты утверждения.

Акционерного банка "Урал"

________________ К. Есетов

При утверждении документа двумя лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне соответственно в левом и правом верхних углах документа.

При утверждении документа несколькими лицами неравных должностей их подписи располагаются в правом верхнем углу документа одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.

Генеральный директор ОАО "Химстрой"

________________ С. Маханулы

Главный инженер АО "Химия"

________________ У. Адильбаев

При утверждении документа тремя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в правом верхнем углу документа одна под другой в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений.

Председатель правлении банка "Кулов и компания"

________________ Ж. Кулов

Председатель правления банка "Молодость"

________________ А. Болатулы

Председатель правления банка "Развитие аула"

________________ С. Абдуллин

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в именительном или творительном падеже, его даты и номера.

Протокол Совета директоров

Приказом ректора Академии

5.13 Резолюция (реквизит 14) пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Допускается оформление резолюции, как правило, высших должностных лиц центральных законодательных, исполнительных и судебных органов власти и органов местного самоуправления, на отдельном листе (фишке) с обязательным указанием входящего регистрационного номера и даты регистрации документа. При этом в самом документе в правом верхнем углу оборота первого листа документа проставляется ссылка на резолюцию с указанием ее даты и фамилии должностного лица, подписавшего резолюцию.

5.14 Краткое изложение содержания текста указывается в заголовке (реквизит 15). Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с наименованием вида документа.

1. О премировании сотрудников

2. О предоставлении отчета за второй квартал

3. Об утверждении графика отпусков

Допускается не указывать заголовок к документу с текстом не более 10 строк или к документу, выполненному на бланке формата А5.

5.15 Отметка о контроле за исполнением документа (реквизит 16) обозначается литерой "К", словами или штампами "Контроль", "Взято на контроль". Отметка о контроле за исполнением документа проставляется на левой стороне листа за пределами текстового поля документа.

5.16 Тексты документов (реквизит 17) могут оформляться в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде сочетания этих форм.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются просьбы, предложения, во второй - приводятся обоснования, аргументы. В отдельных случаях допускается другой способ изложения: в первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжения и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организаций, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("ПРИКАЗЫВАЮ", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("ПОСТАНОВЛЯЕТ", "РЕШИЛ").

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("ПРИКАЗЫВАЕМ", "РЕШИЛИ").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов, фактическое состояние дел или выводы (акт, справка), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа ("Департамент осуществляет функции", "в состав дирекции входят", "комиссия установила").

В письмах используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("прошу выделить", "считаю возможным");

- от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает", "Агентство считает необходимым").

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "были", "находились"). Характеристики, выраженные словесно, должны грамматически согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

5.17 Если документ имеет приложение (реквизит 18), названное в тексте, то в отметке о наличии приложения проставляется количество листов, экземпляров и язык исполнения приложения к документу.

Пример - Приложение: на 5 л. в 1 экз. на государственном и русском языках.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения приложения к документу; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Пример - Приложения: 1. Справка о подготовке школ Акмолинской области к новому учебному году на 8 л. в 2 экз. на государственном и русском языках.

2. Список школ на 3 л. в 1 экз. на русском языке.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Пример - Приложение 3

к приказу ректора Академии от 12.01.01 N 8

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается данная особенность.

Пример - Приложение: Письмо Акционерного банка "Сары арка" от 16 ноября 2001 года N 04 3/112 и приложение к нему, всего на 26 л. на государственном и русском языках.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Пример - Приложение: Проект Инструкции на 7 л. в 3 экз. на государственном языке в первый адрес.

5.18 В состав подписи (реквизит 19) входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- наименование организации или организации и структурного подразделения (если документ оформлен не на бланке организации, или на бланке вышестоящего органа);

- расшифровка подписи (инициал имени или инициал имени, отчества и фамилия).

1 Конкурсный управляющий

АО "Восток" ________________ Д. Сагинбаев

2 Директор ________________ М. Мухтарулы

3 Заведующий отделом

маркетинга ОАО "Алтай"________________ Г. Акимбаев

При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности данного лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими лицами неравных должностей их подписи располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.

Пример - Исполнительный директор ________________ Е. Кусаннов

Главный специалист ________________ Н. Семенова

При подписании документа двумя лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример - Директор Института

В случае подписания документа тремя и более лицами равных должностей их подписи располагаются одна под другой в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений.

Пример - Исполнительный директор

СП "Аксункар" ________________ С. Усенов

Директор АО "Нефтегаз" ________________ Л. Оралбан

фирмы "Фармакология" ________________ А. Алиев

Директор РГП "Химпром" ________________ Ж. Муменов

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Пример - Председатель комиссии ________________ М. Асылбек

Члены комиссии ________________ В. Касенов

________________ Г. Лапиков

________________ И. Оралбаева

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактически занимаемой должности и фамилии. При этом не допускается проставление предлога "За", надписи от руки "Зам." или косой черты перед наименованием должности.

Документ должен подписываться светостойкими чернилами. Не допускается подписывать документ фломастером и другими средствами, заправленными улетучивающимися веществами.

5.19 Гриф согласования документа (реквизит 20) располагается в левом нижнем углу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициал имени, фамилия) и даты согласования.

Директор РГКП "Алатау"

________________ Ж. Карабаев

При согласовании документа двумя лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне соответственно в левом и правом нижних углах документа.

При согласовании документа несколькими лицами неравных должностей их подписи располагаются в левом нижнем углу документа одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.

При согласовании документа тремя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в левом нижнем углу документа однапод другой в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др. гриф согласования оформляется по следующей форме:

Примеры 1 СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства образования

и науки Республики Казахстан

от 22.11.2001 N 2-14/168

Протокол заседания экспертной

комиссии ОАО "Мирас"

от 16.08.2001 N 2

5.20 При визировании документа (реквизит 21) указываются подписи визирующего, расшифровка подписи и дата, при необходимости должность визирующего.

Пример - Начальник планово-финансового отдела

________________ И. Тасбулат

При наличии замечаний к документу визы оформляются следующим образом:

Пример - Замечания прилагаются

Начальник отдела экспертизы проектов

________________ К. Иксанов

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

Допускается оформление виз на отдельном листе согласования.

В случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан, производится визирование каждого листа документа и его приложений.

5.21 Печать (реквизит 22) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными правовыми актами (Примерный перечень организационно-распорядительных документов, заверяемых печатью, приведен в приложении Г).

Документы, исполненные на бланках с изображением Государственного герба Республики Казахстан, печатью не заверяются, за исключением финансовых документов, документов, подтверждающих права граждан, и документов, требующих особого юридического подтверждения.

5.22 При заверении соответствия копии документа (реквизит 23) подлиннику ниже реквизита "подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Начальник отдела кадров ________________ Г. Сеитов

Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Размноженные фотокопировальным способом копии документов заверяются печатью организации без заверительной надписи.

5.23 Отметка об исполнителе (реквизит 24) включает: сокращенное слово "Исп.", фамилию, инициал имени (или инициалы имени и отчества) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа Документа в левом нижнем углу.

Пример - Исп. Мусин Т.

5.24 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 25) включает следующие данные:

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении (при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении);

- при необходимости - номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

5.25 Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 26) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

5.26 Идентификатором электронной копии (реквизит 27) является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа, она может включать имя файла, код оператора, дату, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Правила по нотариальному делопроизводству

Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству
Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 32. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 27 февраля 2012 года № 7445

В соответствии с подпунктом 3) статьи 32 Закона Республики Казахстан «О нотариате», ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые Правила по нотариальному делопроизводству.
2. Признать утратившим силу приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 23 августа 2011 года № 294 «Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 7182).
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на председателя Комитета регистрационной службы и оказания правовой помощи Министерства юстиции Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр Б. Имашев

«СОГЛАСОВАН»
Министр культуры и информации
Республики Казахстан
________________ Д. Мынбай
01 февраля 2012 год

Утверждено
приказом Министра юстиции
Республики Казахстан
31 января 2012 года № 32

Правила по нотариальному делопроизводству

1. Общие положения

1. Настоящие правила по нотариальному делопроизводству (далее - Правила) разработаны в соответствии со статьей 4 Закона Республики Казахстан «О нотариате» (далее - Закон).
Правила устанавливают единый порядок ведения нотариального делопроизводства, электронного реестра в Единой нотариальной информационной системе (далее – электронный реестр ЕНИС):
нотариусом, занимающимся частной практикой (далее - частный нотариус);
государственными нотариусами государственной нотариальной конторы (далее - государственный нотариус).
2. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» и статьей 5 Закона.
3. Правила определяют порядок:
1) приема, регистрации и отправление документов;
2) составления номенклатуры дел;
3) формирования дел;
4) оформления дел, составления описи дел;
5) хранения документов;
6) передачи дел в частный нотариальный или государственный архив, обеспечения сохранности архивных документов;
7) уничтожения дел;
8) ведения реестра регистрации нотариальных действий, регистрации нотариальных действий;
9) оформления документов, предназначенных для совершения действий за границей;
10) использования печати, штампов и бланков нотариуса;
11) формирования и оформления наследственных дел. Учета завещаний.
4. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивает:
частный нотариус;
государственный нотариус.
5. При увольнении или переводе государственного нотариуса организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов приказом территориального органа юстиции возлагается на другого государственного нотариуса.
В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по передаче документов другому нотариусу в порядке, предусмотренном настоящими Правилами.
При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по передаче документов в частный нотариальный архив.
6. При прекращении действия лицензии частного нотариуса, право доступа к его данным, находящимся в электронном реестре ЕНИС, передаются в частный нотариальный архив.
7. При прекращении или приостановлении действия лицензии частного нотариуса или увольнении, нахождения в отпуске государственного нотариуса Министерство юстиции Республики Казахстан блокирует возможность регистрации нотариальных действий в электронном реестре ЕНИС, путем введения данных о приказе (дата, номер приказа, срок и основание приостановления или увольнении, нахождении в отпуске).
При восстановлении действия лицензии Министерством юстиции Республики Казахстан производится его разблокировка.
8. В случае остановки работы ЕНИС частный нотариус составляет акт о невозможности работы ЕНИС по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам.
Частный нотариус после устранения причин остановки работы ЕНИС, переносит записи, произведенные в реестре регистрации нотариальных действий, в электронный реестр ЕНИС не позднее двадцати четырех часов с момента восстановления работы ЕНИС.
9. Использование частным и государственным нотариусом сведений из государственных электронных информационных ресурсов посредством ЕНИС в личных целях не допускается.
10. Учет создаваемых и получаемых документов, группировка документов в дела, определение сроков их хранения частным и государственным нотариусом регулируются номенклатурой дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.
11. Документы оформляются в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570.
Условия для обеспечения сохранности документов осуществляются в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 декабря 2011 года № 1583.

2. Прием, регистрация и отправление документов

12. Регистрации подлежат все поступающие документы.
13. Для учета документов и контроля за их исполнением Правил ведется:
журнал регистрации входящих документов по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;
журнал регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.
14. На входящих документах в правом нижнем углу первой страницы ставится регистрационный номер по журналу регистрации входящих документов, и дата их регистрации.
15. На исходящих документах проставляется регистрационный штамп по образцу согласно приложению 4 к настоящим Правилам.
16. Документы направляются адресатам по почте или нарочно.

3. Составление номенклатуры дел

17. Номенклатура дел, составляется (не позднее 10 декабря текущего года) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года в трех экземплярах.
Номенклатура дел государственной нотариальной конторы утверждается руководителем территориального органа юстиции и согласовывается с государственным архивом.
Частный нотариус, утверждает номенклатуру дел по согласованию с частным нотариальным архивом.
18. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность, в том числе, - реестры, книги, журналы.
Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел согласно приложению 5 к настоящим Правилам.
Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, при определении сроков хранения дел в случае их отбора для передачи в архив или для уничтожения.
Снижение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел не допускается.
В каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.
19. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел или томов по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам.
20. Экземпляр номенклатуры дел, как учетный документ для дел оперативного хранения, остается в архиве государственной нотариальной конторы или частного нотариуса.

4. Формирование дел

21. Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у частного нотариуса, документы после их исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.
22. В дела группируются документы одного года.
23. Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.
24. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу или нотариальному действию.
25. По объему дело не должно превышать 180 листов. Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»).
26. Экземпляр постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещается в наследственное дело.
Экземпляр постановления об отложении нотариальных действий группируется с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.

5. Оформление дел. Составление описи дел

27. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего в себя формирование обложки дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.
28. Дело помещается в обложку дела по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.
29. После завершения дела в делопроизводстве проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения, устанавливаемого в соответствии с номенклатурой дел.
30. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения предусматривают:
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление внутренней описи документов дела;
брошюровку (подшивку) дела в твердую обложку;
заполнение всех реквизитов обложки дела согласно пункта 36 настоящих Правил.
31. В конце дела подшивается лист-заверитель дела по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам.
Лист-заверитель дела подписывается частным или государственным нотариусом, с указанием даты составления заверительной надписи, проставлением печати.
При изменении нумерации листов дела на листе-заверителе дела делается отметка об изменении.
32. На дела, постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам.
Внутренняя опись документов дела подписывается частным или государственным нотариусом и подшивается в начале дела.
33. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
34. По окончании календарного года отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, оконченные в делопроизводстве, составляется опись дел постоянного хранения по форме согласно приложению 10 к настоящим Правилам. Опись представляет собой перечень заголовков дел, с указанием дат и количества листов в деле.
На дела временного (до 10 лет) хранения опись не составляется.
35. Документы, хранящиеся в делах частного нотариуса или в государственной нотариальной конторе, выдаются лицам, указанным в пункте 6 статьи 3 Закона.
Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.
36. В случае возвращения ранее изъятых из его дел документов, они вновь помещаются в дело, откуда, в свою очередь, изымаются их копии.
37. Реестры, книги, журналы, заводимые нотариусом, до внесения в них первой записи прошиваются, листы их пронумеровываются. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа книги. Для книг, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и печатью нотариальной палаты. Для книг, ведение которых осуществляется государственными нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и печатью территориального органа юстиции.

6. Хранение документов

38. После завершения в делопроизводстве документы в течение десяти лет хранятся по месту их формирования, затем передаются в частный нотариальный архив или в архив государственной нотариальной конторы.
39. Частный нотариус, государственный нотариус обеспечивают сохранность документов и дел на период хранения документов.
40. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.

7. Передача дел
в частный нотариальный или государственный архив.
Обеспечение сохранности архивных документов

41. Частный нотариус, после окончания срока хранения документов передает в частный нотариальный архив на хранение завершенные и оформленные дела за прошедшие 10 лет.
42. Передача дел осуществляется по описям дел постоянного хранения и номенклатуре дел.
43. Частный нотариус передает в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела постоянного хранения и сроком хранения 75 лет:
договора об отчуждении земельных участков;
договора об отчуждении жилых домов, квартир (документы, на основании которых они удостоверены);
нотариально удостоверенные завещания;
наследственные дела;
свидетельства о праве на собственности на долю в общем имуществе супругов (если такое свидетельство выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, оно подшивается в наследственное дело);
реестры регистрации нотариальных действий.
44. На основании приказа территориального органа юстиции согласованного с территориальной нотариальной палатой передаются полномочия совершения нотариальных действий, текущее делопроизводство, а также дела, находяшиеся на хранении частного нотариуса, действие лицензии которого приостановлено на нотариуса, его заменяющего.
О произведенной передаче документов составляется акт приема-передачи документов по форме согласно приложению 11 к настоящим Правилам.
45. Для централизованного хранения и обеспечения сохранности нотариальных документов в соответствии со статьей 29-1 Закона, функционируют частные нотариальные архивы.
Частные нотариальные архивы являются филиалами территориальных нотариальных палат.
В частный нотариальный архив сдают нотариальные документы:
по истечении 10 лет, действующие частные нотариусы;
частный нотариус, прекративший свою нотариальную деятельность в соответствии со статьей 12 Закона;
частный нотариус, вышедший из членов нотариальной палаты и снявшийся с учетной регистрации в связи с вступлением в другую нотариальную палату, или переместившийся с одной территории деятельности в другую (в пределах одного нотариального округа).
46. В случае упразднения государственной нотариальной конторы, завершенные и оформленные дела территориальный орган юстиции передает в государственный архив.

8. Уничтожение дел

47. Дела, срок хранения которых истек, выделяются к уничтожению, после утверждения описи дел постоянного хранения и акта о выделении к уничтожению документов и дел за соответствующий период.
48. Отобранные к уничтожению дела оформляются актом о выделении к уничтожению документов и дел по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам.
49. Акт подписывается:
частным нотариусом;
государственным нотариусом, на которого возложено организация и ведение делопроизводства.
50. Акт представляется на одобрение экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) состав которой определяется:
территориальной нотариальной палатой;
территориальным органом юстиции (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).
Акт одобренный ЭПК, представляется на утверждение в территориальную нотариальную палату или территориальный орган юстиции.

9. Ведение реестра регистрации нотариальных действий.
Регистрация нотариальных действий

51. В соответствии со статьей 49 Закона все нотариальные действия регистрируются в реестре регистрации нотариальных действий и электронном реестре ЕНИС (далее - Реестры).
52. Реестр регистрации нотариальных действий прошнуровывается, листы пронумеровываются и скрепляются печатью и подписью в:
государственных нотариальных конторах - работником территориального органа юстиции;
частного нотариуса - территориальной нотариальной палатой.
53. Частный и государственный нотариус имеет один реестр регистрации нотариальных действий. Одновременное ведение нескольких реестров не допускается.
Каждому нотариальному действию присваивается порядковый номер. Номера не дублируются, не записываются через дробь.
54. Нотариальное действие регистрируется в реестре после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписан частным или государственным нотариусом.
55. Подчистки в реестре регистрации нотариальных действий не допускаются. Поправки, оговорки, исправления скрепляются подписью и печатью частного или государственного нотариуса. Записи карандашом в реестре для регистрации нотариальных действий не допускаются.
В случае выявления ошибки при нумерации нотариальных действий, составляется справка о выявленных поправках, исправлениях, оговорках в реестре регистрации нотариальных действий за подписью частного или государственного нотариуса и подшивается в конце реестра регистрации нотариальных действий по форме согласно приложению 13 к настоящим Правилам.
В электронном реестре ЕНИС поправки и ошибки оговариваются в графе «Примечание».
56. В реестры записываются все действия, совершаемые частным и государственным нотариусом.
57. Реестр регистрации нотариальных действий состоит из 7 граф по форме согласно приложению 14 к настоящим Правилам.
58. Электронный реестр ЕНИС состоит из 9 граф по форме согласно приложению 15 к настоящим Правилам.
59. Запрещения, налагаемые частным и государственным нотариусом на основании договоров залога имущества, регистрируются в реестре регистрации нотариальных действий и ЕНИС, а также заносятся в Алфавитную книгу учета запрещений, арестов недвижимого имущества в ЕНИС по форме согласно приложению 16 к настоящим Правилам.

10. Оформление документов, предназначенных
для совершения действий за границей

60. При подписании документов, предназначенных для совершения действий за границей, лицо, которое обратилось за совершением нотариального действия в документе, пишет в строку свою фамилию, имя, отчество в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.
61. При заполнении удостоверительной надписи указывается полностью в соответствии с оттиском печати:
фамилия, имя, отчество частного или государственного нотариуса;
наименование государственной нотариальной конторы;
номер, дата выдачи лицензии.
Дату совершения нотариального действия прописывается словами.
Фамилию, имя, отчество лица, подписавшего документ, указывается в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.
62. Печать ставится на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи частного или государственного нотариуса.
Текст удостоверительной надписи (в том числе номер реестра для регистрации нотариальных действий, сумма взысканной государственной пошлины или сумма, оплаченная нотариусу) печатается техническими средствами (пишущей машинке, персональном компьютере).
63. Документы не сгибаются, незаполненные до конца строки, свободные места не прочеркиваются, проставление мастичных штампов не допускается.
Документы сшиваются ниткой или лентой красного или белого цвета в три прокола.

11. Печать, штампы и бланки нотариуса

64. Печать частного и государственного нотариуса изготавливается в соответствии с требованиями статьи 22 Закона «О нотариате» и статьи 21 Закона Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан».
65. Печать частного нотариуса изготавливается в соответствие с эскизом печати частного нотариуса, по форме согласно приложению 16-1 к настоящим Правилам.
Сноска. Пункт 65 в редакции приказа Министра юстиции РК от 31.08.2012 № 309 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
66. Написание фамилии, имени и отчества частного и государственного нотариуса в тексте печати производится по документу, удостоверяющему его личность.
67. Территориальный орган юстиции осуществляет заказ на изготовление печати частного и государственного нотариуса и выдает под роспись в журнале выдачи печати по форме согласно приложению 17 к настоящим Правилам.
68. Печать используется частным и государственным нотариусом, для скрепления своей подписи на тексте удостоверительной надписи при выдаче нотариально удостоверенного либо засвидетельствованного документа, на постановлении, поручении (запросе) и на документах, связанных с нотариальной деятельностью.
69. Об утрате или хищении печати частный нотариус сообщает в территориальный орган юстиции и нотариальную палату в течение одного дня со дня обнаружения.
Об утрате или хищении печати государственный нотариус сообщает в территориальный орган юстиции в течение одного дня со дня обнаружения.
70. Печать уничтожается в случаях:
освобождения от должности государственного нотариуса;
прекращения действия лицензии частного нотариуса.
71. Печать сдается на хранение в территориальный орган юстиции:
частным нотариусом на период приостановления действия лицензии с момента ознакомления с приказом о приостановлении действия его лицензии;
государственным нотариусом на период нахождения в отпуске (в том числе по уходу за ребенком) в течение одного рабочего дня с момента ознакомления с приказом.
72. При пользовании печати, применяется синий или фиолетовый красители, не допуская применения черного, многоцветного красителей.
73. Территориальный орган юстиции в случае утраты или уничтожения печати публикует информацию на Интернет-ресурсе Министерства юстиции Республики Казахстан.
74. Частный и государственный нотариус, имеет электронную цифровую подпись в соответствии с Законом Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
75. При совершении нотариальных действий частный и государственный нотариус использует бланки.
76. Бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, уполномоченными на соответствующий вид деятельности, по заказам территориального органа юстиции или территориальной нотариальной палаты и подлежат учету.
77. Бланк изготавливается на документной защищенной без оптических отбеливателей с водяным знаком бумаге, с написанием два раза слова «Казахстан» сокращенно на английском языке (КАZ) между которыми отображен казахский орнамент.
Формат бланка лист А-4, цвет белый с последовательной нумерацией порядкового номера в нижнем правом углу.
78. Выдача бланков производится под роспись в журнале выдачи бланков территориальным органом юстиции или территориальной нотариальной палатой по форме согласно приложению 18 к настоящим Правилам.
79. Бланки используются только при совершении нотариальных действий, предназначенных для совершения действий на территории Республики Казахстан.
Не подлежат оформлению на бланке и выполняются на обычной бумаге экземпляры договора, и предназначенных для совершений действий за границей, а также экземпляры документов, которые остаются в делах частного или государственного нотариуса, на котором указывается номер использованного бланка.
80. Территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата ведут учет бланков, полученных от изготовителя, выданных, возвращенных, неиспользованных, испорченных, с техническим браком, с одинаковыми номерами, а также в случае прекращения или приостановления лицензии частного нотариуса.
81. В случае утраты, хищения бланков частный нотариус или территориальная нотариальная палата сообщает об этом в органы внутренних дел и территориальный орган юстиции в течение одного рабочего дня с момента выявления их утраты или хищения.
82. При прекращении, приостановлении лицензии на право занятия нотариальной деятельностью частного нотариуса или освобождения от должности государственного нотариуса неиспользованные бланки сдаются в территориальную нотариальную палату или территориальный орган юстиции по акту передачи бланков по форме согласно приложению 19 к настоящим Правилам.
83. В случае порчи бланка при совершении нотариальных действий, частным или государственным нотариусом, производится на самом бланке по диагонали его формата запись «испорчено» печатными заглавными буквами чернилами черного или фиолетового цвета.
84. Территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата уничтожают испорченные бланки и составляют акт об уничтожении испорченных бланков по форме согласно приложению 20 к настоящим Правилам.
85. При оформлении документов используются мастичные штампы. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего или фиолетового цвета.
При использовании мастичного штампа для исполнения удостоверительной надписи допускается дописывание незаполненных мест штампа при помощи использования технических средств или от руки с использованием красителя синего или фиолетового цвета. Допускается проставление от руки с использованием красителя синего или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств. При написании удостоверительной надписи от руки также используется краситель синего или фиолетового цвета.
86. Печати, личные бланки, штампы удостоверительных надписей хранятся в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах в помещении частного нотариуса или государственной нотариальной конторе.
87. Использование, хранение и учет печати, личных бланков, штампов удостоверительных надписей, ведется частным и государственным нотариусом.
В государственной нотариальной конторе одним из государственных нотариусов, определенным приказом начальника территориального органа юстиции.

12. Формирование и оформление наследственных дел.
Учет завещаний.

88. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом первого документа, свидетельствующего об открытии наследства, частным нотариусом либо поступившего в государственную нотариальную контору. Таким документом является заявление о принятии наследства, выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, пережившего супруга о выдаче свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, согласии быть исполнителем завещания.
89. Документы, относящиеся к наследственному делу, представляются частному или государственному нотариусу как на личном приеме, так и по почте.
90. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в Книге учета наследственных дел по форме согласно приложению 21 к настоящим Правилам.
91. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел, и года заведения наследственного дела: «20/2011, где 20 – порядковый номер наследственного дела в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2011 – год заведения наследственного дела».
Номер, указанный в графе 1 Книги учета наследственных дел, является порядковым номером наследственного дела.
92. После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в Алфавитной книге учета наследственных дел по форме согласно приложению 22 к настоящим Правилам в ЕНИС.
93. Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов, формируются в отдельные наследственные дела, каждое из которых получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов).
В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению.
Сформированное наследственное дело является отдельным номенклатурным делом. На обложке дела к номенклатурному индексу, через дробь присваивается номер наследственного дела (Дело № 1-15/27/2011).
Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.
94. Передача частным или государственным нотариусом наследственного дела по принадлежности другому нотариусу производится в следующем порядке:
подшиваются документы, находящиеся в наследственном деле;
составляется внутренняя опись документов;
снимается копия наследственного дела, включая копию обложки.
Подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером нотариусу по принадлежности.
95. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в Книге учета наследственных дел регистрируются все поступившие к наследственному делу заявления. При поступлении к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, иных заявлений, они регистрируются в Книге учета наследственных дел. При этом в графе 8 Книги учета наследственных дел проставляется номер наследственного дела, к которому поступило заявление (документ).
96. В делах частного или государственного нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером – отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) нотариусу по месту открытия наследства или территориальному органу юстиции.
97. Частный или государственный нотариус, получивший наследственное дело, направленное к нему по принадлежности, регистрирует дело в порядке, предусмотренном для регистрации наследственных дел.
98. В территориальной нотариальной палате ведется алфавитная книга учета завещаний, в которую вносятся сведения об удостоверенных завещаниях, а также о завещаниях, полученных от должностных лиц, уполномоченных на удостоверение завещаний, приравненных к нотариально удостоверенным по форме согласно приложению 23 к настоящим Правилам.
Сведения об удостоверенном завещании поступают в алфавитную книгу завещаний ЕНИС после внесения записи в электронном реестре ЕНИС.
99. Дополнительное свидетельство о праве на наследство выдается нотариусом, выдавшим основное свидетельство о праве на наследство.
100. При подготовке законченного наследственного дела к хранению, документы подшиваются по правилам пункта 39 настоящих Правил в следующем порядке:
свидетельство о праве на наследство;
заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, или об отказе от наследства;
копия свидетельства о смерти наследодателя;
копия книги регистрации граждан или адресная справка на имя наследодателя, где определено место его регистрации;
копии документов, подтверждающих родственные отношения наследников с наследодателем, основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя);
запросы нотариуса, сделанные для установления круга наследников, и ответы на них;
информационная справка об отсутствии наследственного дела;
документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю (правоустанавливающие документы);
иные приобщенные к наследственному делу документы.