Рейтинг: 4.1/5.0 (1870 проголосовавших)Категория: Инструкции
от 31 марта 1995 года №208
Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства по петициям физических и юридических лиц, поданным в государственные органы, на предприятия, в учреждения и организации Республики Молдова
(по состоянию на 28 августа 2008 года)
Во исполнение Закона Республики Молдова N 190-XIII от 19 июля 1994 года "О подаче петиций"
Правительство Республики Молдова ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Инструкцию о ведении делопроизводства по петициям физических и юридических лиц, поданным в государственные органы, на предприятия, в учреждения и организации Республики Молдова (прилагается).
2. Органам центрального и местного публичного управления обеспечить ведение делопроизводства по петициям физических и юридических лиц всеми подведомственными или расположенными на их территории организациями в соответствии с Инструкцией, утвержденной настоящим постановлением.
3. Признать утратившим силу Постановление Совета Министров Молдавской ССР N 41 от 5 февраля 1982 г. "Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в министерствах, государственных комитетах, ведомствах, исполнительных комитетах Советов народных депутатов, на предприятиях, в учреждениях и организациях Молдавской ССР" (Ведомости Верховного Совета и Правительства Молдавской ССР, 1982 г. N 3, ст. 27).
Премьер-министр Республики Молдова
Инструкция о ведении делопроизводства по петициям физических лиц законно созданных организаций, поданным в государственные органы, на предприятия, в учреждения и организации Республики Молдова I. Общие положения1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок делопроиводства при учете и рассмотрении петиций физических и юридических лиц поданных от имени коллективов, которые они представляют в письменной или электронной форме, а также осуществления контроля за ходом их рассмотрения и приема просителей в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (далее - органы).
Настоящая Инструкция не распространяется на ведение делопроизводства по петициям, порядок рассмотрения которых предусмотрен уголовно-процессуальным законодательством, законодательством об исполнительном производстве, законодательством об административных правонарушениях и трудовым законодательством.
2. Делопроизводство по петициям, адресованным физическими лицами в организации, ведется отдельно от других видов делопроизводства.
Руководители органов, структурных подразделений и работники их аппарата управления обязаны принять необходимые меры для соблюдения настоящей инструкции. При необходимости они осуществляют контроль за ведением делопроизводства и принимают меры по совершенствованию этой деятельности.
3. Учет, регистрация, рассмотрение петиций, осуществление контроля за исполнением и хранением петиций, организация приема просителей в органах возлагается на канцелярию,структурные подразделения, секретаря или назначенное для этого должностное лицо (в дальнейшем - канцелярия).
4. При увольнении лиц, ответственных за ведение делопроизводства по петициям, дела с петициями и соответствующими материалами передаются по акту.
Вновь принятые работники должны знать требования Закона Республики Молдова N 190-XIII от 19 июля 1994 года "О подаче петиций" и настоящей Инструкции.
II. Учет петиций5. Петиции, поступившие в органы, регистрируются централизованно в тот же день канцелярией на регистрационно-контрольных карточках формата А5 и А6 (приложения N 1. 2 и 3 ).
Информация по поступившим петициям вводится в банк данных компьютера согласно макету регистрационно-контрольной карточки экрана в соответствии с регистрационным номером там, где применяется компьютер а электронный вариант регистрируется в электронном архиве органа.
Конверты, в которых находились петиции, сохраняются в случаях, когда их можно использовать для установления адреса отправителя или когда почтовый штемпель необходим для подтверждения даты отправления и получения петиции.
По петициям, принятым во время приема, устанавливается тот же порядок регистрации а электронная версия петиции хранится 3 года в базе данных электронного архива органа.
Петиция, поданная в электронной форме, должна соответствовать требованиям к электронному документу и цифровой подписи в соответствии с действующим законодательством.
В петиции в электронной форме указываются фамилия, имя, место жительства и электронный адрес просителя
6. При регистрации петиций на первой странице проставляется регистрационный штамп (приложение N 4 ), в котором указывается дата поступления петиций и регистрационный индекс.
Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора петиции, порядкового номера и года регистрации петиции (например, Д-404/04). Регистрационный индекс должен быть составлен или дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию и сохранность петиций, способствующими их отбору и анализу.
7. Повторным петициям, как правило, присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки указывается регистрационный индекс первой петиции. В правом верхнем углу повторных петиций и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторными считаются петиции, поступившие от одного и того же лица, в которых поднимается один и тот же вопрос, если со времени подачи первой петиции истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не получил ответа или не удовлетворен данным ему ответом.
8. Петиции лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одну и ту же организацию, регистрируются под индексом первой петиции с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).
9. На каждую петицию заполняется от руки регистрационно-контрольная карточка в двух экземплярах. Первый экземпляр карточки помещается в информационную картотеку в алфавитном порядке или по тематике вопросов петиции, а второй экземпляр - в контрольную картотеку по датам исполнения. Если регистрационно-контрольные карточки помещаются в информационную картотеку по тематике вопросов, затрагиваемых в петициях, рекомендуется дополнительно использовать алфавитные карточки (приложение N 5 ), которые должны располагаться в картотеке в алфавитном порядке. В целях упрощения отбора карточек может быть использован алфавитный указатель.
III. Порядок рассмотрения и сроки исполнения петиций10. Зарегистрированные петиции передаются на рассмотрение руководству органа в день их поступления.
Резолюция руководства, фамилия автора резолюции и срок исполнения в обязательном порядке вносятся в регистрационно-контрольные карточки.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, ответственность за правильное и своевременное исполнение несут в равной степени все указанные соисполнители.
Первый исполнитель из указанных в резолюции является ответственным за созыв остальных соисполнителей и организацию исполнения всех поставленных в петиции вопросов.
Передача петиций на исполнение производится только через ответственное лицо с указанием в регистрационно-контрольных карточках фамилий исполнителей, а петиции, полученные в электронной форме, копируются в файл архива с указанием даты и времени получения и передаются на исполнение в тот же день назначенному руководителем исполнителю в приемлемой для информирования форме.
Передача петиций на исполнение из одного структурного подразделения в другое осуществляется только с разрешения руководителя органа с обязательной отметкой об этом в регистрационных контрольных карточках.
11. Для соблюдения сроков исполнения петиций в письмах-запросах обязательно указывается предполагаемый срок получения ответа.
12. Отсутствие непосредственного исполнителя (временная нетрудоспособность, командировка, отпуск и т.д.) не освобождает организацию или ее подразделения от своевременного и качественного рассмотрения петиций.
13. Если исполнитель не может рассмотреть петицию в установленный срок, то он должен обратиться в письменном виде к руководству организации с обоснованной просьбой о продлении срока.
13/1. Коллективные петиции рассматриваются, как правило, в присутствии авторов
14. Все сведения о ходе рассмотрения петиции (разрешение о продлении срока, дополнительный запрос, напоминание исполнителю, кому дан ответ, дата и индекс ответа и т.п.) должны вноситься в соответствующие графы регистрационно-контрольной карточки включая в файлы по осуществлению контроля над петициями в электронной форме.
IV. Контроль за рассмотрением петиций15. Контроль за своевременным рассмотрением петиций в органах возлагается на специально назначенных должностных лиц, которые обязаны обеспечивать полное, тщательное и своевременное рассмотрение петиций и исполнение решений, принятых в связи с ними.
16. Петиции, полученные через другие органы, требующие сообщить результаты рассмотрения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно- контрольных карточек в верхнем правом углу проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К".
16/1.Петиции, полученные в электронной форме, берутся на специальный контроль. В этом случае в правом верхнем углу регистрационно-контрольной карточки производится надпись "Электронная форма" или проставляется знак "ЭФ".
17. Регистрационно-контрольные карточки на петиции, взятые на контроль, располагаются в отдельной картотеке по датам исполнения.
18, Контроль за исполнением документов осуществляется при помощи компьютера или путем ежедневного просмотра контрольной картотеки.
Ответственные лица обязаны напоминать исполнителям о представлении результатов за неделю до истечения срока.
19. Петиции, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия действенных мер по разрешению всех затронутых в петиции вопросов и направления ответа в соответствии с действующим законодательством. Решение о снятии с контроля петиций принимают руководители и другие должностные лица органов, ответственных за своевременное рассмотрение петиций.
Дата отправки ответа считается датой снятия петиции с контроля, а датой рассмотрения электронной петиции считается дата отправления ответа на электронный адрес автора петиции.
20. Лица, ответственные за осуществление контроля еженедельно сообщают руководству органа данные о случаях нарушения сроков рассмотрения петиций по установленной форме (приложение N 6 ).
V. Составление ответов на петиции и формирование дел21. Ответы на петиции оформляются в письменной или электронной форме на бланках формата А4 (210 Х297 мм) и А5 (210Х148 мм), которые должны соответствовать Правилам составления организационных и распорядительных документов, утвержденным Постановлением Правительства Республики Молдова N 618 от 5 октября 1993 г. и требованиям к электронному документу и цифровой подписи в соответствии с действующим законодательством.
22. При пересылке на рассмотрение в большом количестве петиций адресатам могут быть использованы трафаретные бланки.
23. При отправке ответа просителю сначала указывается фамилия и имя получателя, затем почтовый адрес. Например, Бужор Александру 277001, г.Кишинэу, бул. Дойна, 10/5, кв. 15.
Ответ на петиции доводится до сведения просителя в письменной форме и подписывается руководителем органа или другим уполномоченным лицом, или в электронной форме с применением цифровой подписи. С согласия просителя ответ может быть сообщен ему письменно или в устной форме.
24. Ответ на петицию отправляется, как правило, через канцелярию органа.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса петиции и в необходимых случаях может быть дополнен номером дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу.
При получении петиций в электронной форме создается электронный файл, который хранится в электронном архиве петиций в порядке, установленном соответствующим органом.
24/1. Если результаты рассмотрения петиции подлежат сообщению и вышестоящему органу, ему посылаются обширная информация о результатах рассмотрения и копия ответа, направленного просителю
25. Лица, ответственные за осуществление делопроизводственных операций, проверяют правильность оформления ответов (наличие подписи, даты, индекса, адресата, виз и др.) и вносят необходимые записи в регистрационно-контрольные карточки.
26. Рассмотренные петиции, все материалы, необходимые для формирования дел, возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство, не позднее следующего дня после их рассмотрения. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.
После окончательного рассмотрения и разрешения на каждой петиции должны стоять надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, ответственного за осуществление контроля.
Оригиналы актов (трудовая книжка, акт, удостоверяющий личность, медицинская справка и т.д.) возвращаются просителю
27. Петиции, копии ответов на них и документы, связанные с рассмотрением петиций, а также документы по приему просителей формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел соответствующего органа.
Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждая петиция и все документы по ее рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторной петиции или представления дополнительных документов они подшиваются к соответствующей группе документов.
28. При формировании дел проверяются правильность расположения документов в деле и их комплектность. Нерассмотренные петиции и неправильно оформленные документы в дело не подшиваются.
Обложка дела комплектуется согласно образцу, предусмотренному Типовой инструкцией о ведении делопроизводства в отраслевых органах центрального и местного публичного управления Республики Молдова, утвержденной Постановлением Правительства Республики Молдова N 618 от 5 октября 1993 г.
29. Руководители органов, структурных подразделений и работники аппарата управления обязаны обеспечить целостность документов, связанных с рассмотрением петиций.
30. Дела с петициями и соответствующими документами а также информация в базе данных автоматизированной информационной системы хранятся в течение 3 лет.
31. По истечении сроков хранения документы по петициям а также информация в базе данных автоматизированной информационной системы уничтожаются в установленном порядке.
VI. Организация приема просителей32. Расписание приема просителей согласовывается с руководителем органа, составляется в соответствии с Законом о функционировании языков на территории Республики Молдова и вывешивается в доступном для просителей месте.
33. Учет приема просителей в органах или по месту жительства просителей и их устных обращений ведется на регистрационно-контрольных карточках (приложения N 1. 2 и 3 ) и в рамках соответствующей автоматизированной информационной системы. Во время приема просителям даются соответствующие разъяснения.
Петиции, поданные во время приема, рассматриваются в порядке, установленном Законом о подаче петиций и настоящей Инструкцией.
VII. Анализ работы с петициями и по приему просителей34. Руководители органов систематически анализируют тематику петиций обобщают результаты их рассмотрения, принимают меры к устранению причин и условий, порождающих обоснованные петиции. Указанные действия могут быть осуществлены другими уполномоченными на то должностными лицами.
Лица, ответственные за ведение делопроизводства по петициям, подготавливают материалы для соответствующего анализа и обобщения, систематизируют их в виде аналитических справок, которые представляются руководителями органов два раза в год (не позднее 20 июля и 20 января).
35. Министерства, департаменты, государственные учреждения, органы местного публичного управления систематически организуют и проверяют работу с петициями и организацию приема просителей в подведомственных органах или в органах, расположенных на их территории, принимают меры по устранению недостатков и совершенствованию этой работы.
Приложение №1 Приложение №2 Приложение №3Указания по заполнению регистрационно-контрольной карточки
Организация и ведение делопроизводства в ОО 8
Делопроизводство в ОО, как и ином юридическом лице, организуется и ведется в соответствии с требованиями законодательства. За нарушение требований законодательства о делопроизводстве должностные лица объединения несут ответственность, предусмотренную статьями 89.1, 89.2, 89.3, 167.7 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (максимальное наказание штраф в размере 20 минимальных заработных плат) 9.
Основными нормативными правовыми актами, регулирующими данную сферу отношений, являются:
1. Закон Республики Беларусь О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь 10 ;
2. Закон Республики Беларусь Об обращениях граждан 11 ;
3. Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан 12 ;
4. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь 13 ;
5. СТБ 6.38-95 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов 14 .
Необходимо помнить, что документы, образующиеся в деятельности ОО, фиксируют практическую сторону его работы, свидетельствуют о соответствии его деятельности законодательству. Поэтому следует неукоснительно соблюдать установленные правила ведения делопроизводства. Правоустанавливающие и иные документы, печать, штампы ОО должны храниться в условиях, не допускающих их утерю, порчу или кражу, в течение срока, установленного законодательством. Единоличные решения руководителя организации (руководителя организационной структуры) должны оформляться приказами либо распоряжениями, коллегиальные решения органов объединения протоколами либо актами. Для оформления документов следует разработать и утвердить бланки ОО.
Правоустанавливающие и иные документы, печать, штампы, бланки ОО хранятся по месту размещения его юридического адреса. Лицо, ответственное за сохранность документации, назначается приказом руководителя ОО.
Законодательство о делопроизводстве предусматривает следующие требования к организации документооборота:
1. ОО ведут делопроизводство на основании собственных инструкций по делопроизводству, разрабатываемых самостоятельно и не противоречащих законодательству, утверждаемых их руководителями.
2. Ведение делопроизводства возлагается на структурное подразделение организации (канцелярия, общий отдел, секретариат или др.), положение о котором утверждается руководителем организации. При этом ответственность за соблюдение установленных правил и порядка работы с документами несет руководитель структурного подразделения. При отсутствии соответствующего структурного подразделения руководитель организации своим приказом определяет ответственного за ведение делопроизводства.
3. Все категории входящих, исходящих и внутренних документов подлежат регистрации, систематизации и хранению в соответствии с номенклатурой дел, утверждаемой приказом руководителя организации. Для регистрации и контроля исполнения документов используются регистрационно-контрольные карточки. В организациях с документооборотом до 600 документов в год допустима регистрация документов в журналах. Отдельно регистрируются, систематизируются и хранятся входящие документы и ответы на них, инициативные исходящие документы и ответы на них, внутренние нормативно-распорядительные документы, письма и обращения граждан и ответы на них.
4. Входящая корреспонденция регистрируется в день получения и направляется на рассмотрение руководителю организации. При регистрации поступивших документов в правом нижнем углу документа проставляется оттиск регистрационного штампа, содержащий наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа. По результатам рассмотрения руководитель налагает резолюцию о характере исполнения документа и исполнителе. Контроль исполнения документов осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство. Сроки исполнения устанавливает руководитель организации в соответствии с законодательством. При отсутствии в резолюции указания о сроке исполнения документ исполняется в 10-дневный срок.
5. Исходящая корреспонденция подлежит регистрации после подписания руководителем ОО и отправляется, как правило, в день подписания. Исходящему документу присваивается регистрационный индекс, содержащий номер дела, в котором будет храниться документ (в соответствии с номенклатурой дел), и через дробь порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса.
6. Внутренние документы, подписываемые руководством ОО, подлежат обязательной регистрации на регистрационно-контрольных карточках или в журнале. Регистрационным индексом приказа, распоряжения, протокола, акта является его порядковый номер, возрастающий в пределах года. Каждый вид документа имеет свою нумерацию и регистрируется отдельно.
7. Письма и обращения граждан подлежат отдельной регистрации, учету и контролю исполнения. В соответствии с Законом Республики Беларусь Об обращениях граждан, обращения граждан, в том числе и устные, подлежат регистрации и обязательному исполнению в месячный срок со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки не позднее 15 дней со дня поступления. Руководители организаций обязаны также не реже одного раза в месяц проводить личный прием граждан. Личный прием проводится в установленные дни и часы, график приема утверждается руководителем организации и доводится до всеобщего сведения.
Установлены следующие требования к оформлению документов:
1. Документы оформляются на бланках. Бланки ОО должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный СТБ 6.38-95. В частности, бланк организации должен содержать ее полное наименование в соответствии с уставом, код ОКПО, юридический и почтовый адрес, оформленный в соответствии с Почтовыми правилами, коммуникационные данные (телефон, факс, e-mail и др.), номер расчетного счета и наименование банка. Эмблема размещается на бланке только в случае ее государственной регистрации. При создании бланка на нескольких языках все реквизиты дублируются.
2. Документы должны содержать название (приказ, постановление, протокол и др.); заголовок, грамматически согласующийся с названием документа, дату подписания (утверждения, согласования), регистрационный номер, место издания (кроме писем), текст, указания на приложения (при их наличии), подпись, отметку об исполнителе. В письмах название документа не указывается. Дата указывается цифровым способом в следующем порядке: число, месяц, год.
3. Адресуемый документ должен содержать название и почтовый адрес получателя, изложенный в соответствии с Почтовыми правилами. При этом название организации пишут в именительном падеже. При адресовании документа конкретному должностному лицу либо гражданину наименование должности и фамилию получателя пишут в дательном падеже.
4. Печать организации ставится лишь на документах, требующих удостоверения их юридической силы. Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей. Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.
5. Документы следует оформлять, учитывая необходимые минимумы полей. В соответствии с СТБ 6.38-95, бланки документов должны иметь поля: левое 30 мм, правое не менее 8 мм, верхнее и нижнее не менее 20 мм. Текстовые документы, направляемые в регистрирующие органы, оформляются через полтора интервала с использованием компьютерного шрифта Times New Roman с размером кегля 14 пунктов.
8 См. также главу Организация работы с документами.
9 См. также главу Отдельные вопросы административной ответственности должностных лиц общественных объединений.
10 О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь: Закон Республики Беларусь от 6.10.1994 г. № 3277-XII (в редакции Закона Республики Беларусь от 06.01.1999 № 236-З).
11 Об обращениях граждан: Закон Республики Беларусь от 06.06.1996 г. № 407-XIII.
12 Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан: постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 01.10.1996 № 643.
13 Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь: Утв. приказом председателя Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13.
14 СТБ 6.38-95 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: утв. Постановлением Белстандарта Республики Беларусь от 20.10.1995 № 11 (изм. от 22.06.1998 № 9).
Раздел 1. ВВЕДЕНИЕ.
Тема 1. ВВЕДЕНИЕ.
Место делопроизводства в структуре управленческого труда
1. История развития делопроизводства в Республике Беларусь
В рамках Полоцкого княжества (Х-ХШ вв.) были заложены основы белорусского делопроизводства. В начале Х в. уже применялись договоры. а для удостоверения реквизитов (обязательных элементов документа) договора использовались печати. Состав документов этого периода разнообразен: уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты. В ХП в. появились писцы. занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов.
Вхождение Беларуси в состав централизованного государства – Великого княжества Литовского предопределило возрастание роли документирования. В конце ХУI в. документы начали составлять на бумаге. Способом удостоверения документов была печать. В конце документа приводились такие реквизиты как дата и место составления. а автор указывался вначале.
В ХУ в. была окончательно сформирована система делопроизводства, просуществовавшая без изменений до ХУШ в. Именно в этот период начала действовать первая государственная канцелярия. которая занималась подготовкой большинства документов. Под началом канцлера в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки и переводчики. При канцелярии находился архив. В целом все хранившиеся в архиве документы составляли метрику Великого княжества Литовского .
В ХУ-ХУI вв. складывается белорусский делопроизводственный язык. Определенную системность и структуру приобретает изложение текстов документов. В первой части документа указывается причина его составления, во второй – решение по данному вопросу. В этот период появляются формуляры – образцы документов. Продолжается формирование специальных систем документирования: дипломатической, учетной, военной, судебной.
В ХУI в. утвердился состав документов. сложились и нашли отражение в законах основные правила их составления, оформления, движения и хранения .
В середине ХУП в. белорусский язык был заменен на польский в связи с вхождением Беларуси в состав Речи Посполитой.
А конце ХУШ в. белорусские земли вошли в состав России, что потребовало введения соответствующей системы документирования.
В первой половине ХIХ в. на Беларусь была распространена система, действующая на всей территории Российской империи и получившая название «исполнительное делопроизводство». Ей предшествовали приказное и коллежское делопроизводство.
^ Приказное делопроизводство возникло в конце ХУ в. когда появились первые приказы – центральные органы государственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах.
^ Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному в 1717-1718 гг. Было создано 12 коллегий. каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным. Применялись упорядоченные системы регистрации документов, были заложены основы организации учета и хранения документов. тогда же впервые появился термин «архив ».
^ Исполнительное делопроизводство сменило коллежское в 1802 г. когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти. заменило коллегиальность единоначалием. Отличительной чертой исполнительного делопроизводства явилась его полная регламентация законодательными актами. В первой половине Х1Х в. были установлены и закреплены в законах формы написания многих документов и порядок работы с ними. В делопроизводстве стали применять бланки документов. что ускорило процесс их изготовления.
Значительные изменения в организации архивного дела произошли на территории Беларуси в первой половине ХIХ в. ^ Архивы стали создавать при каждом учреждении. Все эти изменения сопровождались повсеместным введением русского языка .
После Октябрьской революции 1917 г. начался советский период в развитии делопроизводства. Был принят ряд декретов по упрощению и улучшению делопроизводства. Отличительной чертой делопроизводства в этот период явилось то, что документ стал объектом стандартизации.
В 20-е годы развернулась интенсивная разработка и упорядочение белорусской национальной терминологии. Были изданы книги «Учебник делопроизводства сельских и местечковых советов», «Учебник делопроизводства районных исполнительных комитетов». Для закрепления белорусской терминологии была издана книга С. Середы «Делопроизводство. Образцы официальных бумаг. Словарь технико-канцелярских выражений и другие необходимые в делопроизводстве знания».
С 1972 г. в СССР начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов. ГОСТ 6.38-72 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39-72 «Формуляр-образец». В 1973 г. были введены в действие основные положения Единой государственной системы делопроизводства. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации (УСД). Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Этот стандарт установил основные требования к унифицированным формам организационно-распорядительных документов.
Общее методическое и научное руководство работами по унификации и стандартизации документов осуществлял Госстандарт .
Постсоветский период начался с распадом СССР. Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. На базе Института историко-политических исследований был создан Белорусский научно-исследовательский центр документоведения, археографии и архивного дела, впоследствии преобразованный в БелНИИ документоведения и архивного дела.
С октября 1995 г. вступил в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1 – 95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». В 1996 г. был введен в действие стандарт Беларусь СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (заменен на СТБ 6.38-2004 в 2004 году).
^ 2. Документационное обеспечение управления
2.1. Предмет делопроизводства, его содержание
Делопроизводство представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческой деятельности.
Документирование – это процесс подготовки и создания документов. О любой организации можно судить по тому, насколько грамотно в ней поставлено делопроизводство. От этого зависят оперативность, надежность и экономичность организации управленческого труда.
^ Делопроизводство, как процесс обработки информации. представляет собой часть технологии управления, где предметом труда является информация в различном виде, а средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает качество и высокую производительность обработки информации. Учитывая это, понятие «делопроизводство» меняется на более точно соответствующее его содержанию понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
^ Организация работы с документами – это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.
Административным делопроизводством называют операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с документами .
^ Цель курса состоит в овладении студентами теоретическими знаниям и выработке практических навыков и умений в области документирования организационно-распорядительных документов, а также организации работы с документами.
В этой связи задачами курса являются:^ 2.2. Основные нормативно-правовые и методические документы, регламентирующие делопроизводство
Государственная система делопроизводства представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства с момента подготовки и оформления документов, отправления (поступления) до передачи их в ведомственный архив и на государственное хранение.
Основными нормативно-правовыми актами. регламентирующими делопроизводство в Республике Беларусь, являются:Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов на документе, требования к бланкам и текстам документов, оформление реквизитов и требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств.
В методических указаниях по практическому применению стандарта СТБ 6.38-2004 приведен порядок разработки бланков и оформления документов.
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь устанавливает:^ 3. Организационные основы делопроизводства
3.1. Организационные формы делопроизводства
Делопроизводство в учреждениях, организациях, на предприятиях имеет 3 основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.
Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объёма документооборота.
При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря. Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структурных подразделений от вспомогательных операций с документами, повышении качества их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объёму работы с документами.
При децентрализованной системе организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения.
При смешанной системе организации делопроизводства одни операции (приём, отправка корреспонденции) осуществляется службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производится как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях. Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных подразделениях со значительным объёмом обрабатываемой документации. Она позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.
^ 3.2. Службы документационного обеспечения управления
Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации. В зависимости от объёма документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, общий отдел, канцелярия, административно-хозяйственный отдел и др.
В состав управления делами входят: канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приёмная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб), центральный архив.
В состав канцелярии входят подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.
В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.
В организациях, не имеющих службы ДОУ, её функции выполняет секретарь руководителя или специально назначенное должностное лицо.
^ Структура и штаты службы ДОУ устанавливаются в соответствии с положением о ней и в зависимости от объёма документооборота и функций, возлагаемых на данную службу. Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе. а деятельность работников службы ДОУ – должностными инструкциями. Они разрабатываются руководителем службы и утверждаются руководителем организации.
Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции. внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учётом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учётно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.
Основные задачи, решаемые в процессе управления документацией предприятия. являются:создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности предприятия сроки и с наименьшими материальными затратами.
^ 3. 3. Ответственность руководителей за организацию и ведение делопроизводства
Статьей 25 Закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» установлено, что республиканские и местные органы государственного управления создают надлежащие условия для документационного обеспечения управления своих аппаратов, на подведомственных предприятиях, в учреждениях и организациях, принимают меры по повышению технической оснащенности делопроизводства, его эффективности и экономичности.
Государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению. Руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях и в целом в учреждениях возлагается на их руководителей, которые определяют ответственных за ведение производства. Ответственный за делопроизводство информирует руководство о состоянии его исполнения, готовит и передает документацию в ведомственный архив, ознакамливает работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству (под роспись).
Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения.
В Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях (ст. 89 1. 89 2. 89 3. 89 4. 224 12 ) предусмотрена ответственность за следующие виды нарушений организации и ведения делопроизводства:
