Журнал контроля исполнения документов и поручений образец

В процессе контроля исполнения документов <1> можно выделить: - контроль по существу решения вопроса или выполнения поручения 4-е изд. испр. и доп. - М. ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.

Контроль за исполнением служебных документов является одной из основных обязанностей всех должностных лиц и имеет целью обеспечить своевременное и точное их выполнение.
На контроль берутся все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются прямые поручения о проведении практических мероприятий, представлении предложений, докладов, заключений и о проведении различного рода специальных работ.
На документах, взятых на контроль, ставится специальный штамп " На контроле”.
Контроль за исполнением приказов и других руководящих служебных документов командир части осуществляет лично, а также через штаб.
В штабе части приказом командира части назначается
ответственное лицо, которое обязано вести журнал контроля, Обязанности лиц, осуществляющих контроль за исполнением служебных документов
систематически следить за ходом исполнения служебных документов, находящихся на контроле, предупреждать возможность их невыполнения и докладывать о всех случаях задержки исполнения командиру части, обобщать работу по исполнению документов, вносить на рассмотрение командования предложения об улучшении контроля, постоянно иметь необходимые сведения о ходе исполнения документов.
Контроль осуществляется за исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих органов, так и направляемых в подчиненные органы военного управления.

— контроль исполнения документов по существу содержащихся в них вопросов (заданий и поручений) Образцы написания адресов на почтовых отправлениях К журналу № 06/2012 Размер: 1.48 Мб Скачано: 1196 раз.

Служебные документы, подлежащие контролю, учитываются по
журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документов Содержание журнала контроля за исполнением служебных документов
или заносятся в память персональных электронных вычислительных машин (ПЭВМ), в которых должны быть отражены: дата, регистрационные номера, краткое содержание документа, поручения должностных лиц, срок исполнения, фамилия исполнителя, отметка об исполнении и другие необходимые данные.
Документ считается исполненным, когда изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена. В исполненном документе и журнале контроля должны быть отметки исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим или инвентарным) исполнен документ, дата исполнения и номер дела, в котором документ должен быть подшит (служба, место, где он хранится). На документах, по которым поставленные вопросы решены в рабочем порядке, исполнитель на обороте последнего листа делает отметку (справку), когда, как решен вопрос, после чего заверяет своей подписью.
Документ снимается с контроля после полного разрешения вопросов, поставленных в нем. Решение о снятии с контроля принимает командир (начальник штаба) части. О снятии документа с контроля в журнале контроля делается соответствующая отметка.
Если срок исполнения служебного документа в поручении или самом документе не указан, документ должен быть исполнен в срок не более месяца, а документы с отметкой «срочно» - не более 3 дней. В 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание «оперативно».

3. Контроль за исполнением документов. 3.1. В ЗАО "Малый кадр" устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях от даты подписания первоначального поручения вышестоящим должностным лицом.
По служебным документам, содержащим обращение депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, срок исполнения – 30 дней, депутатский запрос – 30 дней, парламентский запрос – 15 дней со дня их первичной регистрации в органе военного управления.
При необходимости продления срока исполнения поручения не позднее чем за 3 дня (по срочным документам – за 1 день) до истечения срока исполнения должностному лицу, давшему поручение, представляется доклад с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения с обязательным указанием причин задержки, принимаемых мер и срока, необходимого для исполнения (доработки) поручения.
Доклад с ходатайством о продлении срока допускается представлять без согласования с должностными лицами, указанными в поручении в качестве соисполнителей.
Если поручение по исполнению служебного документа дается нескольким должностным лицам, то указывается должностное лицо, ответственное за исполнение документа в целом.
Если в поручении ответственное лицо не указано, то за исполнение документа в целом ответственным является должностное лицо, указанное в поручении первым, которое обязано организовать в установленный срок исполнение и согласование документа с должностными лицами, указанными в поручении, а в случае необходимости - и с другими должностными лицами.
Соисполнители должны представить все необходимые материалы, при согласии с проектами подготовленных документов их завизировать, а в случае несогласия дать мотивированное заключение. Соисполнители несут ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений наряду с ответственным исполнителем документа.
Служебные документы, не отвечающие установленным требованиям, в которых не содержится ответов на все поставленные в поручениях вопросы, не согласованные с необходимыми должностными лицами, не прошедшие в установленном порядке юридический контроль или представленные с нарушениями сроков исполнения без указания причин задержки и мер воздействия к нарушителям, возвращаются для доработки и повторного представления или докладываются с проектами приказов о наказании виновных.
Возвращение служебных документов, не отвечающих установленным требованиям, не является уважительной причиной задержки срока исполнения.
Форма входа

Контроль исполнения документов и поручений 3.0.4s | Скачай бесплатно @ freeSOFT. Программа «Электронный журнал корреспонденции» представляет собой автоматизированную систему ведения корреспонденции на

Исполнение документов, сроки и контроль исполнения

Информационно-справочная система, созданная при регистрации документов. позволяет находить зарегистрированные документы по любому показателю. Так как в регистрационную форму вносится срок, к которому документ должен быть исполнен, можно подобрать документы и по этому показателю, т.е. сроку исполнения. Именно на этом показателе регистрационной формы строится контроль за сроками исполнения документов.

Контроль за исполнением документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль можно разделить на два вида:

• контроль по существу решения вопроса — осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;
• контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме — секретарь.

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

• фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;
• проверка доведения документа до исполнителя в срок;
• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;
• внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;
• информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;
• внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);
• составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.

Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Сроки исполнения документов могут быть:

Типовые сроки исполнения определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов .

Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.

Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.

В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.

Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т.д.).

Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.

Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.

Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

В крупных учреждениях служба делопроизводства ведет и итоговый контроль. Он осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях.

По результатам анализа составляются обобщающие отчеты. Например, форма отчета по контролю:

Такая таблица является основой для итогового контроля.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека обычно ведется сегодня в структурных подразделениях или небольших фирмах. Для ее ведения используются регистрационные карточки и небольшой картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченнымсроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку за то число» на которое документ должен быть исполнен. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Когда документ исполнен, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

Но наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов. который ведется на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении данных (поля) «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

Предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Аналитические справки по сроковому контролю могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:

Или справку о документах за исполнителями, как общую:

так и по конкретному исполнителю.

Такие справки позволяют руководителю более равномерно распределить работу между сотрудниками и используются при составлении должностных инструкций.

Аналитические справки о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию» контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.

Четко налаженный контроль исполнения является средством создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и эффективным средством повышения производительности труда в сфере управления.

Правоведение

Как организовать контроль поручений на предприятии

Самые первые положительные результаты от внедрения систем электронного документооборота (СЭД ) предприятия, как правило, получают от самого простого её функционала, а именно от контроля поручений. И именно контроль поручений оказывается самым простым способом вовлечь сотрудников в использование СЭД.
С одной стороны, Поручение – это не документ, это всего лишь запись о том, что руководитель поставил своему подчинённому на исполнение одну или несколько задач с определёнными сроками выполнения. Это означает, что никого в этот момент не волнует, будет ли поручение отпечатано на фирменном бланке, пройдёт ли какие- либо процедуры согласования и утверждения, в отличие от, скажем, Распоряжения.
С другой стороны, поручение — это документ, поскольку имеет автора и корреспондента (исполнителя задания), получает свой уникальный регистрационный номер, а в ходе его исполнения могут быть подготовлены материалы, которые важны для деятельности предприятия.
Возможно, ни Вы, ни сотрудники вашего предприятия ещё не готовы к использованию электронных документов в своей работе, тогда, начав с задачи контроля поручений, Вы сможете оценить насколько удобнее использовать электронный документооборот.
В этой статье рассматриваются первые шаги к электронному документообороту с помощью открытого программного обеспечения «Доцеро». Здесь не даны все технические моменты, который можно найти на сайте сообщества «Доцеро», а перечислены основные шаги, которые можно воспринять как «основную идею» и решить, понятна ли она Вам и приемлема ли для вашего предприятия сейчас.

Как показывает опыт, не всё бывает гладко, у нас были случаи и когда всё проходило без запинки, и когда сама установка приложения вызывала проблемы. Если возникают проблемы:

1. смотрим в журнал сервера приложений. по описанию ошибки частенько можно всё понять;
2. смотрим на сайт сообщества «Доцеро», ищем подобную ошибку;
3. пишем письмо со своей проблемой на support​ @ ​docero.ru. не факт, что Вам ответят сразу, но писем без ответа ещё не было.

Часто, если что-то не получается с коммерческой программой, люди начинают искать «что они делают не так» и находят, а с бесплатной говорят: «Ну, на то она и бесплатная». Так и рождается миф о ненадёжности свободного программного обеспечения. Та же «Доцеро» используется на реальных промышленных и торговых предприятиях, обеспечивает прозрачную интеграцию с доменом MS Windows, сохранение правок файлов на web- сервер ( WebDAV, некоторые почему то называют протокол MS Sharepoint ), рассылает оповещения по e-mail и через xmpp, через внутренниеили внешние сервера ( Яндекс-онлайн, например ).

Для работы системы необходимы:

• сервер управления базами данных Oracle MySQL,
• сервер приложений Oracle Glassfish на выделенный или рабочий компьютер,
• собственно «Доцеро» как приложение Oracle Glassfish.

Эти шаги описаны на сайте сообщества «Доцеро» в разделе установка приложения .

Изначально портал «Доцеро» включает в себя минимум приложений, необходимых для своей работы, и ничего из приложений СЭД. Поэтому необходимо открыть приложение «Настройки портала» и добавить нужные, для этого:

1. в главном меню портала выбрать пункт «Мои настройки» — «Настройка портала»;
2. в открывшемся приложении выбрать закладку «приложения портала»;
3. нажать кнопку «зарегистрировать из списка»;
4. выбрать «Документ», «Справочник организации», «Подготовка документов», «Личный кабинет», «Библиотека документов»;
5. нажать кнопку «зарегистрировать выбранные».Теперь нужно создать собственную страничку (через меню «Мои настройки» - «Настройка страницы»). расположить на ней приложения «Личный кабинет», «Справочник организации» и «Библиотека документов».

Сразу же после этого разумно сделать такую страничку шаблонной для будущих пользователей системы.

Мы настроили шаблонную страничку для пользователей. Для себя, как администратора системы, сделаем ещё одну страничку (через главное меню «Мои настройки» - «Настройка портала» кнопка «Добавить страничку») и разместим на ней приложение «Подготовка документов». В этом приложении мы всего лишь добавим стандартный шаблон «поручения» в систему, для этого:

1. выберем пункт «Создать новый шаблон — на основе поручения»;
2. придумаем общее имя для журналов регистрации поручений и введём его в поле «журнал регистрации» (пусть это имя будет — поручения);
3. нажмём кнопку «Сохранить».

Теперь наш портал умеет создавать черновики поручений, но ещё не умеет их регистрировать.

В предыдущем пункте мы уже создали шаблон поручения, который будут использовать наши сотрудники, и даже ввели для него имя категории журналов (поручения). Теперь пора разобраться с журналами.

Простой и, как правило, достаточный вариант это использование одного журнала регистрации поручений на всю организацию. Для этого:

1. в приложении «Библиотека документов» выбираем папку «Журналы»;
2. нажимаем кнопку «завести журнал»;
3. вводим наименование (например: Журнал регистрации поручений);
4. вводим индекс, эта та часть которая будет подставляться перед регистрационным номером документа (например ПОР);
5. вводим категорию журнала, это то что мы уже придумали (у нас поручения);
6. нажимаем кнопку «Сохранить изменения».

Более сложный вариант — это использование нескольких журналов в разных подразделениях организации. Такой подход даёт возможность прямо по списку номеров понять, какое подразделение издало поручение. Для этого выполняем полностью процедуру, описанную выше, но перед сохранением нового журнала выставляем флажок «шаблон».

Выбор за Вами, но проще поддерживать один журнал, чем несколько, ведь при втором варианте, создавая новое подразделение, Вы всегда должны будете вспомнить о том, нужно ли ему задавать индекс (должен ли для него вестись отдельный журнал) или нет.

В приложении «Справочник организации» уже есть одно подразделение — корневое подразделение организации. В нём мы можем создавать сотрудников и подразделения.

Работу по сопровождению справочника можно распределить, предоставив необходимые полномочия. Делается это так:

1. через главное меню «Мои настройки» - «Настройки портала»;
2. на закладке «Группы» мы добавляем группу «Группа сотрудников отдела кадров»;
3. в поле «члены группы» мы добавляем нужного сотрудника;
4. нажимаем «Сохранить настройки».

Что это за имя группы такое и можно ли его изменить? Это имя, которое прописано в настройках приложения и его действительно можно изменить, для этого в том же приложении на закладке «приложения портала»:

1. нажимаем на название приложения «Справочник организации»;
2. в разделе «параметры» напротив параметра «UserManagers» видим имя этой группы;
3. правим имя группы ка нам нравится и нажимаем «Сохранить настройки»;
4. а теперь добавляем уже группу с нужным нам наименованием.

Важно для каждого подразделения указать его руководителя, а если подразделение находится в зоне ответственности одного из руководителей предприятия, то и указать его как куратора подразделения.

• через меню «Создать» мы видим пункт «Поручение» и каждый пользователь может создать поручение;
• у нас задан порядок регистрации созданных поручений;
• у нас заведены пользователи портала и для все они начнут работать с одинаковой страницы с одинаковым расположением приложений;
• заданы подразделения и их руководители, руководители могут просматривать личные кабинеты подчинённых и видеть их текущие работы;
• руководители подразделений в «Библиотеке документов» могут создавать папки в структуре папок своих подразделений.

Пройдя все шаги мы решили проблему контроля выполнения поручений на своём предприятии. Но аппетит приходит во время еды, мы наверняка захотим упорядочить другие процедуры, от заявок на закупку расходных материалов до ознакомления с приказами и ведению протоколов. Всё это можно сделать, используя «Доцеро». Насколько это сложнее? Не на много, но придётся разбираться с составлением маршрутов документов, формированием форм печатных документов в OpenOffice. организацией папок дел. Все эти задачи так или иначе описаны на сайте сообщества, большинство предприятий использующих «Доцеро» сделали это собственными силами, зная, что могут обратиться за консультацией к сообществу.

Как и всякий подобный проект, «Доцеро» зарабатывает именно на оказании услуг в области поддержки. Приобретение услуг поддержки даёт следующие преимущества:

• вам подскажут как настроить или настроят требуемые бизнес-процессы ;
• если настройка требуемого бизнес-процесса невозможна, в силу ограничений ПО или работа с ним не удобна для пользователей, разработчики «Доцеро» будут рассматривать это как приоритетное направление развития системы, так что, пусть не сразу, но ваша задача будет решена наилучшим образом.

Оставьте свой отзыв:

Шпаргалка делопроизводителя: Сроки исполнения документов: что нужно знать

Срок исполнения документа

Документы, поступающие в организацию, имеют сроки исполнения. Документ со сроком исполнения обязательно ставится на контроль.

Контроль сроков исполнения документов осуществляет служба делопроизводства. Сроки исполнения документов в организации устанавливаются и закрепляются нормативным актом (Инструкцией по делопроизводству).

Пропишите в Инструкции все возможные варианты сроков и вы избежите множества рабочих конфликтов.

— резолюцией руководителя;

— текстом документа;

— по умолчанию.

По умолчанию — это типовой срок исполнения документа. Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013 типовой срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом. В резолюции и тексте может быть поставлен индивидуальный срок исполнения документа. который в соответствии с тем же ГОСТ определяется как срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом (приказ, распоряжение ) или резолюцией руководителя (заместителя).

Перечень документов, требующих постановки сроков исполнения и постановки на контроль, зависит от специфики работы организации. В обязательном порядке следует ставить на контроль запросы государственных и судебных органов, обращения граждан. Обращения граждан имеют типовой срок исполнения — 30 дней. определенный Законом № 59-ФЗ

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Срок документа начинает течь с даты поступления документа (из сторонних организаций) или с даты подписания (документы самой организации — приказ, распоряжение. протокол ).

Срок по умолчанию обычно составляет 30 дней .

Документ, поступающий в организацию, доводится до исполнителей в день поступления либо на следующий день.

На документах могут ставится пометки. Если на документе есть пометки «Срочно», «Незамедлительно». то срок документа составляет 3 дня. Если на документе стоит пометка «Оперативно». то 10 дней .

Если стоит срок «в течение… дней». то день проставления этой резолюции считается первым днем срока.

Подготовить доклад в течение 5 дней.

16.06.2015 А. В. Иванов

Таким образом, первый день исполнения поручения — 16.06.2015

Примерная должностная инструкция инспектора по контролю за исполнением поручений (документов): образец, бланк, шаблон

1. Общие положения.

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).

1.2. Инспектор по контролю за исполнением поручений (документов) (далее - инспектор) относится к категории специалистов.

1.3. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее трех лет, в т.ч. не менее одного года на данном предприятии.

1.4. Инспектор назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.

1.5. В своей работе инспектор должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей Должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по обеспечению контроля за исполнением поручений (документов).

1.5.3. (иное - указать конкретно).

1.6. Инспектор должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам обеспечения контроля за исполнением поручений (документов).

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Формы и методы контроля за исполнением поручений (документов).

1.6.4. Технологию контроля за исполнением поручений (документов).

1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.6. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.

1.6.7. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в процессе контроля за исполнением поручений (документов).

1.6.8. Правила и нормы охраны труда.

1.6.9. (иное - указать конкретно).

1.7. Инспектор должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в т.ч. (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Инспектор подчиняется заместителю директора по управлению.

1.9. Распоряжения (указания, поручения) инспектора по вопросам контроля за исполнением поручений (документов) обязательны для исполнения всеми работниками офиса.

1.10. На время отсутствия инспектора его замещает документовед.

2.1. Инспектор обязан:

2.1.1. Выполнять (лично и с привлечением других работников офиса) работу по контролю за исполнением поручений (документов) на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.2. Осуществлять контроль за своевременным, полным и качественным исполнением приказов, распоряжений, поручений и указаний (в т.ч. в составе резолюций на рассмотренных документах) руководства предприятия.

2.1.3. Принимать участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности офиса (в части, относящейся к организации контроля за исполнением поручений (документов)).

2.1.4. Проверять соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций (органов управления (власти)), на основе которых они издаются.

2.1.5. Вести контрольно-регистрационную картотеку по поручениям (документам), подлежащим контролю, регулярно информировать заместителя директора по управлению о результатах контроля.

2.1.6. Вести оперативный учет прохождения поручений (документов), подлежащих контролю.

2.1.7. Выявлять причины несвоевременного (неполного, некачественного) исполнения поручений (документов), анализировать их и на основе результатов анализа разрабатывать меры по устранению выявленных причин.

2.1.8. Разрабатывать нормативно-методические документы по вопросам организации контроля за исполнением поручений (документов).

2.1.9. Ежедневно до 11 часов делать напоминания исполнителям (ответственным исполнителям) поручений (документов) о сроках исполнения, уточнять состояние поручения (документа), делать соответствующие отметки в контрольной картотеке.

2.1.10. Ежедневно до 17 часов информировать заместителя директора по управлению о состоянии поручений (документов), подлежащих исполнению к исходу следующего рабочего дня.

2.1.11. Поддерживать взаимодействие с коллегами по офису в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.12. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.13. Выполнять другие поручения и указания заместителя директора по контролю за исполнением поручений (документов) либо (по согласованию с ним) делегировать выполнение таких поручений другим работникам офиса.

2.1.14. (иное - указать конкретно).

3.1. Инспектор имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации контроля за исполнением поручений (документов).

3.1.2. Давать работникам офиса указания и поручения по вопросам контроля за исполнением поручений (документов), требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.3. Давать исполнителям (ответственным исполнителям) рекомендации по организации исполнения поручений (документов).

3.1.4. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование контроля за исполнением поручений (документов).

3.1.5. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы контроля за исполнением поручений (документов).

3.1.6. Требовать от работников офиса своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в т.ч. документированной, о состоянии порученной им работы (в части, относящейся к организации контроля за исполнением поручений (документов)).

3.1.7. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации, в т.ч. документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.8. (иное - указать конкретно).

4. Взаимоотношения по должности.

4.1. Инспектор осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С заместителем директора по управлению - по вопросам организации контроля за исполнением поручений (документов).

4.1.2. С работниками офиса - по вопросам организации контроля за исполнением поручений (документов).

4.1.3. С начальниками подразделений, исполнителями (ответственными исполнителями) - по вопросам исполнения соответствующих поручений (документов).

4.2. (иное - указать конкретно).

5.1. Инспектор несет ответственность:

5.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам организации контроля за исполнением поручений (документов).

5.1.2. За невыполнение служебных поручений и указаний директора, решений заместителя директора по управлению.

5.1.3. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. За неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.5. (иное - указать конкретно).