Инструкция документооборот 1с - портал с образцами документов

Система программ: предприятие 8 включает в себя платформу и прикладные решения, для автоматизации деятельности организаций и личных лиц, разработанные на ее базе. Подрядчик строительства 3.0 - решение для автоматизации управления строительным созданием на платформе: предприятие, программы. Зарплата и управление персоналом. Страховой компанией - решение для автоматизации деятельности страховых компаний. Вопросцы - ответы, мониторинг конфигураций законодательства, веб - поддержка юзеров. ERP управление предприятием 2.0. База познаний по технологическим вопросцам. Демо конфигурации, деморолики и презентации. Программа работы с файлами. Книжки, статьи, экзаменационные вопросцы, буклеты. Финальная версия: документооборота 2.0 на на вебинар: документооборот 2.0 такси 30 апреля в 12:0027.04вышла новенькая версия мобильного приложения: документооборота 1.4.6.4все решенияреальных практических задач возможностикак: документооборот решаетваши задачки внедрениясвыше 1200 историй автоматизации попытайтесь прямо сейчасдемоверсия: безвозмездно и без регистрации конфигурациидля малых, больших предприяти, средних. Зарплата и кадры экономного учреждения. Форум по управлению личными финансами: средства. Здесь вы отыщите крайние новости: предприятию, статьи, информацию о прикладных решениях.

Инструкция документооборот 1с

Группа: Пользователь
Сообщений: 9
Регистрация: 09.01.2013
Пользователь №: 16235
Спасибо сказали: 0 раз(а)

инструкция документооборот 1с

Компания - Онлайн - 1с в Уфе - Купить программы 1С Предприятие 8

Группа: Система электронного документооборота (СЭД)

Подгруппа: Для коммерческих организаций

Система: 1С:Предприятие 8

1С:Документооборот 8 ПРОФ - это универсальная система электронного документооборота (СЭД) на технологической платформе 1С:Предприятие 8.
Система предназначена для регистрации, учета и хранения входящих, исходящих и внутренних документов и корреспонденции (как в электронном виде, так и документов на "бумажных" носителях, с указанием мест хранения и месторасположения в архиве). Реализована коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения, выдачи поручений и контроля исполнения, назначения ответственных исполнителей и контрольных сроков. Система имеет мощную систему разграничения прав доступа к документам. Кроме этого реализована удаленная работа с системой через интернет.
Версия КОРП рекомендуется для предприятий со сложной организационной структурой и/или сложным документооборотом, т.к. обладает расширенными функциональными возможностями по сравнению с версией ПРОФ: Учет договоров; Штрихкодирование документов и файлов; Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов; Настройка и использование условий маршрутизации; Периодические бизнес-процессы; Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут; Иерархия бизнес-процессов; Учет и использование графиков работы; Автоматическое заполнение документов и файлов по шаблонам; Сложное согласование документов; Настройка дополнительных связей между документами; Печать регистрационного штампа; Учет нескольких резолюций по документу; Учет и контроль передачи и переадресации входящих документов; Принятие задач к исполнению; Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.2; Веб-сервисы для работы с файлами "1С:Документооборота 8" из других приложений

1. Экономия на лицензировании. Если у пользователя уже есть другие программы, клиентские и серверные лицензии на платформе 1С:Предприятие 8, то они могут использоваться и для "1С:Документооборота". В результате может быть достигнуто значительное снижение стоимости.
   
2. Экономия на сопровождении. Если у пользователя уже оформлена подписка на информационно-технологическое сопровождение ИТС по другим программным продуктам 1С:Предприятие 8 (например, по 1С:Бухгалтерии 8), то отдельно оплачивать подписку ИТС по 1С:Документообороту уже не нужно, у пользователя будет доступ к скачиванию обновлений на сайте тех.поддержки 1С по уже имеющейся подписке.
3. Экономия на специалистах + распространенность. Система 1С:Документооборот разработана на стандартной технологической платформе 1С:Предприятие 8, т.е. поддержка, настройка и внедрение системы может осуществляться теми же специалистами. "1С:Предприятие" - стандартная платформа для автоматизации бизнеса.Развитая партнерская сеть Фирмы 1С включает в себя более 10000 постоянных партнеров в 600 городах 23 стран мира оказывают услуги по внедрению и кастомизации программы. Навыками программирования на языке "1С:Предприятия" владеют 300000 человек .
4. Всё включено + открытый код. В состав системы "1С:Предприятие" уже изначально входят все средства разработки, конфигурирования, администрирования, настройки системы прав пользователей, средства разработки мобильных приложений и мн.др. Средства конфигурирования, которые входят в комплект поставки, позволяют при необходимости настроить все основные элементы системы, расширять существующие функциональные возможности, заложенные в систему, и/или создавать собственные подсистемы, бизнес-процессы и контуры документооборота, создавать произвольные регистры учета в любых необходимых разрезах, создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и многое другое.
5. Интеграция с другими приложениями на платформе 1С:Предприятие. Использование единой платформы позволяет организовать обмен информацией между 1С:Документооборот и многими другими типовыми конфигурациями на платформе 1С:Предприятие.

Особенности
1С:Документооборот 8 КОРП имеет программную систему лицензирования.
Для автоматической активации программы требуется подключение к Интернет.
Программная лицензия (электронный ключ) генерируется сервером лицензирования, при этом происходит "привязка" к конфигурации данного системного блока (к серийному номеру материнской платы, процессору, HDD, сетевой карте, Windows, размеру ОЗУ, версии BIOS и т.д.), при изменении конфигурации компьютера программа перестает работать и требует повторной активации.

Наличие: В наличии на складе

1. CD-ROM с дистрибутивом.
2. Лицензионное соглашение, разрешающее использование программного продукта на 1 компьютере.
3. Регистрационная анкета с пустым конвертом для отправки в фирму 1С.
4. Конверт с PIN-кодом для активации программы.
5. Конверт с PIN-кодом для регистрации на сайте тех.поддержки 1С.
6. Купон для активации бесплатной подписки на информационно-технологическое сопровождение ИТС сроком на 3 мес.
7. Комплект документации (Руководство пользователя, Описание типовой конфигурации 1С:Документооборот 8 ПРОФ, Руководство администратора, Руководство разработчика, Инструкция по получению программных лицензий)

Вид поставки.
Коробочная поставка. Лицензионная версия. Упакована в фирменную коробку желто-красного цвета.

Размер коробки (ВШГ): 220 х 400 х 160 мм.
Вес: 5,9 кг.

Доставка по Уфе: Бесплатно

Установка по Уфе: Бесплатно

Доставка по РФ: Бесплатно

Обновление:
Бесплатный доступ к сайту технологической поддержки 1С https://users.v8.1c.ru/ для скачивания обновлений в течение 3-х месяцев. По окончании периода бесплатного сопровождения дальнейшее сервисное обслуживание осуществляется только на платной основе по подписке на ИТС. Подробнее о стоимости дальнейшего сопровождения здесь .

Консультации:
Бесплатный доступ к телефонной линии консультаций Фирмы "1С" в Москве и линии консультаций Компании "Онлайн" в течение 3-х месяцев;

1с документооборот, 1с документооборот проф, документооборот проф, электронный документооборот, система документооборота, делопроизводство и документооборот, система электронного документооборота, документооборот в организации, документооборот на предприятии, документооборот программа, учет документооборота, 1с документооборот 8, делопроизводство и документооборот на предприятии, бесплатный документооборот, документооборот бесплатно, внедрение документооборота, документооборот корп, управление документооборотом, электронный документооборот уфа, внедрение электронного документооборота, документ и документооборот, организация электронного документооборота, диадок электронный документооборот, 1с документооборот корп, программы электронный документооборот, переход на электронный документооборот, внутренний документооборот, автоматизация документооборота, процесс документооборота, порядок документооборота, бесплатный документооборот скачать, документооборот скачать бесплатно, электронный документооборот 1с, документооборот 1с скачать, документооборот 1 с, документооборот 8 корп, работа с документооборотом, контроль документооборота, электронный документооборот 2014, документооборот дело, межведомственный электронный документооборот, курсы делопроизводство и документооборот, 1с документооборот 8 корп, скачать электронный документооборот, документооборот в компании, внедрение системы документооборота, 1c документооборот, технология документооборота, обеспечение документооборота, бесплатно электронный документооборот, бесплатный электронный документооборот, программа документооборота бесплатно, межведомственная система электронного документооборота, системы электронного документооборота внедрение, настройка 1с документооборот, документооборот в учреждении, приватдок документооборот, организация документооборота на предприятии, документооборот 1с 8.2, документооборот скачать программу, электронный документооборот интра, скачать делопроизводство и документооборот, документооборот 1с проф, эдо документооборот, евфрат документооборот, корпоративный документооборот, документооборот 1.4, документооборот 8.3, система документооборота в организации, эдо электронный документооборот, бумажный документооборот, управление электронным документооборотом, структура документооборота, системы документооборота бесплатные, система документооборота бесплатно, документооборот презентация, система управления документооборотом, правильный документооборот, современный документооборот, как организовать документооборот, документооборот шаблоны, документооборот онлайн, сэд документооборот, оптимизация документооборота, бизнес процесс документооборота, блок-схема документооборота организации, документооборот корп скачать, программа 1с документооборот, 1с документооборот 8.3, автоматизированные системы документооборота, архив документооборот, дело система документооборота, мобильный документооборот, документооборот купить, документооборот в организации схема, система электронного документооборота бесплатно, бесплатная система электронного документооборота, документооборот фирмы, использование электронного документооборота, электронный документооборот на предприятии, внешний документооборот, гост делопроизводство +и документооборот, скачать бесплатно электронный документооборот, 1с предприятие документооборот, документооборот цена, 1с документооборот курсы, документооборот в ооо, график документооборота на предприятии, электронный документооборот дело, 1с документооборот интеграция, документооборот введение, регламент документооборота, регламент электронного документооборота, электронный документооборот компании, работа с электронным документооборотом, документооборот сайт, внутренние документы документооборот, отчет по документообороту, анализ систем документооборота, контур документооборот, 1с документооборот внедрение, система автоматизации документооборота, программы электронного документооборота бесплатно, программы электронного документооборота бесплатные, информационная система документооборота, работа в системе электронного документооборота, выбор системы документооборота, электронные документы и электронный документооборот, документооборот секретаря, система документооборота предприятия, мобильный 1с документооборот, единая система документооборота, анализ электронного документооборота, документооборот первичных документов, edi документооборот, mosedo электронный документооборот, документооборот скачать торрент, lotus документооборот, виды электронного документооборота, демо 1с документооборот, 1с делопроизводство и документооборот, 1с конфигурация документооборот, технология электронного документооборота, документооборот хранение документов, порядок электронного документооборота, документооборот 1с скачать корп, делопроизводство и документооборот скачать бесплатно, регламент документооборота в организации, программа делопроизводство и документооборот, 1с документооборот инструкция, ведение электронного документооборота, 1с документооборот обучение, как вести документооборот, учет договоров, 1с учет договоров, система учета договоров, программа учета договоров, ведение учета договоров, учет договоров в организации, учет договоров скачать, порядок учёта договоров, учет договоров скачать бесплатно, учет договоров в 1с 8.2, программа учета договоров бесплатно, программа учета договоров бесплатная, форма учета договоров, как вести учет договоров, программа учета договоров скачать, учет договоров 1 с, учет и регистрация договоров, система учета договоров, программа учета договоров скачать бесплатно, скачать бесплатную программу учета договоров, учет договоров на предприятии, респект учет договоров, 1с учет договоров 8, карточка учета договора, как правильно вести учет договоров, 1с делопроизводство, организация делопроизводства, ведение делопроизводства, дело делопроизводство, правила делопроизводства, архивное делопроизводство, делопроизводство с нуля, делопроизводство на предприятии, делопроизводство и архивное дело, делопроизводство секретаря, система делопроизводства, скачать делопроизводство бесплатно, программа делопроизводство, управление делопроизводством, делопроизводство в учреждении, делопроизводство рб, архив делопроизводство, делопроизводство электронное, 1с делопроизводство, единая система делопроизводства, единая государственная система делопроизводства, внутреннее делопроизводство, делопроизводство в государственных органах, технология делопроизводства, ведение делопроизводства в организации, автоматизация делопроизводства, скачать делопроизводство и документооборот, делопроизводство в ооо, сибид делопроизводство и архивное дело, автоматизированное делопроизводство, делопроизводство в компании, компьютерное делопроизводство, как вести делопроизводство, 1 с делопроизводство, организация делопроизводства на предприятии, 1с кадровое делопроизводство, автоматизированная система делопроизводства

1С: Документооборот 8

"1С:Документооборот 8"- это система электронного документооборота, разработанная на базе новой платформы «1С:Предприятие 8.3». Данный программный продукт является преемником "1С:Архив 3", который более 10 лет применяется в сотнях организаций.

Система "1С:Документооборот 8" автоматизирует документооборот и позволяет:

• упорядочить работу сотрудников с документами, таким образом исключая возможность утери версий;
• сократить время поиска нужной информации и документов, а также суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество проектов и документации за счет упорядочивания работы пользователей.

СЭД "1С:Документооборот 8" может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, так как не имеет отраслевой специфики. Будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие, система легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации.

17 июня 2016 г.на Петербургском международном экономическом форуме Почта России и фирма "1С " заключили соглашение о развитии сотрудничества в области информационных технологий. Новый уровень стратегического партнерства позволит повысить эффективность управления и качество автоматизации процессов финансово-хозяйственной деятельности Почты России с использованием решений на базе отечественного ПО "1С ".

Компания «1С -КПД» сообщает о выходе продукта «English Pack для 1С :Документооборот КОРП», позволяющем организовать совместную работу пользователей в системе «1С:Документооборот» на английскоми русском языках.

Хотите получить бесплатную консультацию по данной системе? Отправьте нам запрос!

+7 926 462 75 66

Этапы автоматизации докуметооборота

Задача этого этапа - выяснить, как организовано делопроизводство в компании, насколько регламентирована работа с документами. Другой важный момент – техническая часть: достаточно ли мощности компьютеров и сетевого оборудования для бесперебойной работы системы «1С:Документооборот». И, наконец, нужно определиться, кто из сотрудников организации будет работать в системе, кому она действительно необходима.

Все эти аспекты сложно оценить без помощи специалистов. Поэтому мы проводим эту работу еще до заключения договора. Для этого мы встречаемся с заказчиком, проводим презентацию продукта и переговоры, уточняем требования к информационной системе. В итоге мы можем точно оценить состояние документооборота в организации, соответствие его действующим нормативным актам и определиться, какой программный продукт предложить клиенту, сколько рабочих мест необходимо автоматизировать, потребуется ли модернизация компьютерной техники и сети, сколько времени нужно на развертывание системы и обучение пользователей.

Результат предпроектного экспресс-обследования - коммерческое предложение.

Это важнейший этап работы над проектом автоматизации документооборота, цель которого – обеспечить готовность к внедрению системы «1С:Документооборот» в методической части. От того, насколько полно и качественно проведена эта работа, зависит успешность реализации проекта в целом.

Наши специалисты не просто «фиксируют» существующее положение дел в организации, а помогают заказчику оптимизировать делопроизводство, дают методические рекомендации.

Есть важный момент, на который мы хотели бы обратить ваше внимание. Как обычно, в работе над проектом участвуют ответственные лица со стороны заказчика. Со стороны клиента проект чаще всего сопровождает IT-специалист, но для нашей работы нужен, прежде всего, сотрудник, отвечающий за ведение документооборота компании, знающий бизнес-процессы.

Чем более упорядочены в организации бизнес-процессы работы с документами, тем меньше времени займет этот этап. Как правило, консалтинг включает в себя:

• актуализацию и доработку или, при необходимости, создание положения о документообороте
• выявление и подробное описание всех бизнес-процессов, которые планируется автоматизировать
• выработку правил подготовки документов, унификацию их видов и форм
• определение маршрутов движения документов
• актуализацию и доработку номенклатуры дел

Результат подготовительного этапа - план мероприятий, необходимых для запуска системы в опытную, а затем в промышленную эксплуатацию.

После завершения предпроектных работ мы приступаем к развёртыванию системы. Автоматизировать документооборот в организации рекомендуется максимально полно. Программу необходимо установить на рабочих местах всех сотрудников, которые работают с документами – только в этом случае организация получит все преимущества, о которых мы говорили выше.

Есть несколько методик внедрения «1С:Документооборота». Мы рекомендуем своим клиентам внедрять продукт последовательно, по процессам. Как это происходит? Приведем пример.

1. Автоматизируем работу с договорами. Сначала устанавливаем «1С:Документооборот» у специалистов, непосредственно задействованных в процессе подготовки и согласования договоров. Затем добавляем сотрудников, имеющих право визировать договор, а также ответственных за ведение архива
2. Автоматизируем работу с входящей документацией. Регистрацией входящих занимается секретарь (делопроизводитель), далее документы поступают к исполнителям — руководителям отделов и ответственным специалистам. Возможно, у части сотрудников программа уже установлена (они работают с договорами) — осталось только подключить нужный функционал
3. Автоматизируем работу с внутренней документацией по тому же принципу: добавляем функционал на уже существующих рабочих местах и устанавливаем программу на компьютеры специалистов, которые работают с этим видом документов, и так далее

Таким же образом автоматизируется работа с исходящей документацией и любые процессы, происходящие в организации.

Как показала практика, этот метод оптимален. Последовательное внедрение системы наиболее экономично, так как заказчик приобретает лицензии на рабочие места и не сразу, а постепенно, по мере автоматизации процессов. Благодаря тому, что переход на электронный документооборот в организации происходит постепенно, сводится к минимуму «сопротивление» сотрудников нововведениям.

Итог – автоматизированные рабочие места всех сотрудников, работающих с документами.

Мы рекомендуем своим клиентам методическое пособие «Методика построения делопроизводства на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП». Автор пособия: ведущий эксперт по управлению документацией фирмы «1С» Ульянцева С. Э.

Издание содержит проекты нормативных документов, которые необходимы для организации делопроизводства, в том числе:

• Положение о делопроизводстве
• Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления (6 документов)
• Положения о работе с документацией
• Альбом унифицированных форм документов (26 шаблонов документов и 8 бланков)

Многие разделы нормативных документов содержат пояснения, в каких случаях нужно использовать тот или иной вариант процесса, а также что нужно сделать на внедрении, чтобы процесс заработал так, как он описан в документе.

Эта книга поможет вам как на этапе подготовки к внедрению системы «1С:Документооборот», так и в дальнейшем.

Обучение пользователей работе с программой «1С:Документооборот» на рабочих местах проводят наши специалисты. Навыки работы с системой пользователи приобретают постепенно, по мере автоматизации процессов и добавления функционала.

После запуска системы в эксплуатацию мы предлагаем клиенту заключить договор комплексного обслуживания. В соответствии с договором, за организацией будет закреплен специалист, в обязанности которого входит:

• выезд к заказчику для решения возникших вопросов (в течение суток с момента получения заявки)
• консультации по работе с программой (в том числе удаленные и по телефону)
• оперативное обновление программы по мере выхода новых релизов и версий продукта
• автоматизация рабочих мест новых сотрудников
• подключение новых бизнес-процессов
• изменение маршрутов движения документов в случае изменения структуры организации
• прочие работы

В зависимости от потребности заказчика, в договор включается от 2 до 32 часов работы специалиста ежемесячно.

По вопросам автоматизации документооборота обращайтесь в фирму КАМИН:

тел. (4842) 27-97-22 (вн.1201,1202,1203)

1: - - -

Этот документ является дополнением к документации по конфигурациям «Документооборот КОРП», «Документооборот ПРОФ», «Документооборот государственного учреждения» и содержит только описание отличий версии 1.4.1 от версии 1.3.3.

По данным партнеров «1С», в среднем срок настройки и наполнения информационной базы при внедрении занимает 100 часов работы квалифицированного специалиста.

В новой версии программы мы создали Типовую методику постановки документооборота. благодаря которой вы сможете самостоятельно организовать документооборот предприятия с нуля и тут же приступить к работе.

Типовая методика позволит заполнить новую информационную базу данными в один клик. Останется лишь проверить их и внести в базу информацию о сотрудниках предприятия.

Рекомендуем использовать типовую методику, если вы не знаете, с чего начать постановку документооборота на вашем предприятии. Используя типовые данные, вы сможете:

• создавать документы по двадцати шаблонам, соответствующим требованиям ГОСТа;
• не думать о том, кому отправить документ, потому что в программе уже есть 40 автоматизированных маршрутов движения документов;
• хранить файлы и документы в готовой структуре папок с разграниченным доступом;
• использовать готовые роли и группы пользователей с настроенными правами доступа;
• вести номенклатуру дел;
• пользоваться готовыми бизнес-инструкциями и многое другое.

Чтобы начать установку, выполните команду Установить типовую методику документооборота на панели действий рабочего стола или раздела Настройка и администрирование (см. рис. 1).

Методика предназначена для установки в пустую базу. При установке в заполненную базу уже имеющиеся данные будут дополнены новыми.

Рис. 1. Команда «Установка типовой методики документооборота»

В окне приветствия ознакомьтесь с описанием возможностей, которые появятся после установки. Чтобы перейти на следующий шаг, нажмите Продолжить .

Рис. 2. Установка типовой методики документооборота

Далее программа предложит установить дополнительные настройки. Для этого укажите характеристики вашего предприятия (см. рис. 3).

Рис. 3. Окно подбора дополнительных настроек

Если предприятие состоит из нескольких юридических лиц или работает с обращениями граждан, установите флажки напротив соответствующих строк и нажмите Начать установку .

Дополнительные настройки позволят:

• вести учет по нескольким организациям (присваивать им разные реквизиты и нумераторы, подписывать документы от нескольких юридических лиц);
• работать с обращениями граждан (регистрировать, контролировать, выводить в отчеты и многое другое).

После завершения установки типовой методики документооборота вы увидите список загруженных данных (см. рис. 4).

Рис. 4. Отчет о загруженных данных

Теперь нужно адаптировать загруженные данные под ваше предприятие.

Для этого программа направила администратору, делопроизводителю и ответственному за НСИ задачи с подробным описанием действий, которые нужно выполнить. Например, Зарегистрировать пользователей, Проверить расписание регламентных заданий, Проверить структуру предприятия и другие.

Открыть задачи можно из списка загруженных данных или окна Мои задачи (см. рис. 5).

Рис. 5. Задачи для настройки программы

После выполнения задач система управления документами вашего предприятия построена. Степень ее готовности можно оценить по следующим критериям:

1. Организована совместная работа сотрудников с информацией.
2. Есть система регистрации (учета) входящих, исходящих и внутренних документов.
3. Есть контроль исполнения.
4. Обеспечен поиск документов.
5. Для хранения данных организована структура папок с настроенными правами доступа.
6. Ведется номенклатура дел.
7. Между сотрудниками распределены зоны ответственности в рамках подготовки, прохождения и хранения документов (роли исполнителей).
8. Есть схемы движения документов: с момента их создания или поступления на предприятие до исполнения, отправки и передачи документа в дело.
9. Есть учет трудозатрат сотрудников в разрезе вопросов деятельности и видов работ.

• структура предприятия,
• должности,
• группы пользователей.

Оргструктура состоит из стандартных подразделений по направлениям деятельности, которые есть на каждом предприятии. Например, Бухгалтерия, Договорно-правовой отдел, Отдел кадров. Должности и группы пользователей определяются структурой предприятия.

Рис. 6. Задачи для настройки программы

• виды документов,
• шаблоны документов,
• типы связей,
• структура папок внутренних документов с настроенными правами доступа,
• предопределенные нумераторы документов,
• индексы вида документов,
• способы доставки корреспонденции,
• файлы,
• шаблоны файлов,
• правила автозаполнения шаблонов файлов,
• права доступа на шаблоны файлов,
• папки файлов с настроенными правами доступа.

В качестве типовых выбраны виды документов, которые применяются всеми предприятиями независимо от направления деятельности. Между типовыми документами уже установлены связи. Приложенные шаблоны этих документов оформлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р.6.30-2003.

Внутренние документы организованы в структуру папок, построенную по видам документов. Однако структура содержит еще и папку Совет директоров. где хранятся протоколы заседаний и принятые решения. Папка доступна только членам совета директоров (см. рис. 7).

Рис. 7. Типовая структура папок внутренних документов

• шаблоны процессов,
• правила автозапуска процессов,
• условия маршрутизации,
• роли исполнителей,
• настройки переноса сроков, подчиненных процессов, и т. д.

К каждому виду документа создан шаблон процесса, в который заложен маршрут движения этого документа.

Порядок обработки документов соответствует нормативно-методическими документам, которые регулируют сферу делопроизводства в нашей стране (см. рис. 8).

Рис. 8. Типовая структура папок внутренних документов

Предложена номенклатура структурного типа, основу которой составляют наименования подразделений.

Рис. 9. Загруженная номенклатура дел

Наименования дел и сроки хранения соответствуют «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Каждый вид документа привязан к определенному виду деятельности предприятия. В процессе работы предприятия вопросы деятельности позволят получить отчеты с актуальными количественными данными.

Рис. 10. Типовой справочник «Вопросы деятельности»

Предложен перечень типовых работ, которые требуются для учета рабочего времени сотрудников (см. рис. 11).

Рис. 11. Типовой справочник «Виды работ»

Готовые инструкции привязаны к каждому объекту, загруженному типовой методикой документооборота.

Если вы используете инструкции, загруженные с помощью типовой методики документооборота, не следует загружать типовые инструкции из комплекта поставки. Это может привести к потере некоторых инструкций методики.

Программа устанавливает общие настройки уведомлений по задачам, процессам, документам и контролю сроков выполнения работ.

Рекомендованные к использованию проекты внутренних нормативных актов установят правовое поле для работы в системе электронного документооборота. Приказы необходимо принять перед вводом «1С:Документооборота 8» в эксплуатацию.

• приказ «О внедрении в промышленную эксплуатацию системы управления документами «1С:Документооборот 8»,
• приказ «О работе в системе управления документами «1С:Документооборот 8»,
• приказ «Об утверждении и введении в действие Положения о делопроизводстве». Документ предназначен для введения в действие нового «Положения о делопроизводстве» вашего предприятия. Положение дано в приложении к приказу и содержит:
  • пошаговое описание всех этапов подготовки и прохождения документов,
  • рекомендованный состав документов организации,
  • маршруты движения документов в «1С:Документообороте 8»,
  • правила текущего и архивного хранения,
  • действия конкретных исполнителей в «1С:Документообороте 8».

• Администратору.
  • зарегистрировать пользователей,
  • проверить введенные организации,
  • проверить структуру предприятия,
  • проверить группы пользователей,
  • настроить системную учетную запись,
  • заполнить адреса уведомлений пользователей,
  • проверить расписание регламентных заданий уведомлений,
  • проверить роли исполнителей,
  • делегировать права директора секретарю,
  • проверить виды документов,
  • проверить папки файлов и настройки доступа к ним,
  • проверить шаблоны файлов,
  • установить на сервере ПО для работы с файлами,
  • проверить папки внутренних документов и настройки доступа к ним,
  • проверить виды работ,
  • проверить номенклатуру дел,
  • проверить справочник дела/тома,
  • проверить вопросы деятельности,
  • проверить шаблоны процессов.
• Ответственному за НСИ.
  • ознакомиться с документом «Как работать с методическими материалами»,
  • проверить инструкции для пользователей,
  • проверить справочник «Должности».
• Делопроизводителю.
  • запустить процессы подготовки документации об использовании программы «1С:Документооборот 8» на предприятии,
  • запустить процесс подготовки приказа «Об утверждении и введении в действие Положения о делопроизводстве».

В тексте задач описана последовательность работ по ее выполнению и отмечены моменты, на которые следует обратить внимание.

Рис. 12. Текст задачи по типовой методике документооборота

Версии: КОРП, ДГУ.

В программе появились новые возможности контроля. Теперь на контроль можно поставить:

• входящие, исходящие и внутренние документы,
• файлы,
• письма,
• процессы,
• задачи,
• мероприятия,
• корреспондентов,
• проекты и проектные задачи.

Вы сможете следить за сроками и ходом выполнения работ по всем контролируемым объектам в одном окне. В любой момент можно перенести контрольный срок, проконтролировать отдельных пользователей, снять объект с контроля, вывести аналитические отчеты и посмотреть, какие документы находятся на контроле у ваших коллег.

При этом программа сама отследит истекающий (либо пропущенный) срок контроля и сообщит вам об этом по почте.

Чтобы включить возможности контроля, установите флажок Использовать контроль объектов в настройках программы.

Рис. 13. Текст задачи по типовой методике документооборота

После установки флажка вам станут доступны новые возможности:

• в карточках и списках объектов появится команда . в списках – колонка Контроль ;
• на панель навигации раздела Совместная работа и Рабочий стол добавится команда На контроле ;
• в окне Текущие дела отобразится новая вкладка На контроле ;
• расширятся настройки уведомлений;
• станут доступны три варианта отчета Контроль .

Для того чтобы поставить объект на контроль, нажмите кнопку на командной панели карточки или списка объектов.

Рис. 14. Кнопка «Контроль» в списке входящих документов

В открывшейся контрольной карточке (см. рис. 15) укажите:

• что контролировать;
• контрольный срок;
• кого контролировать;
• кто выступает контролером (по умолчанию указан текущий пользователь).

Нажмите Поставить на контроль .

Поле Контролер отображается только для тех сотрудников, у которых есть полномочия вести контроль от лица другого пользователя.

Рис. 15. Кнопка «Контроль» в списке входящих документов

Если в списке Кого контролировать указано несколько исполнителей, первый считается ответственным и выделяется жирным шрифтом.

После постановки на контроль в списке Кого контролировать появится дополнительная колонка Проконтролировано. Она предназначена для контроля отдельных исполнителей. Вам потребуется просто установить флажки напротив тех, кто завершил свою часть работы.

Рис. 16. Колонка «Проконтролировано»

Для процессов, писем и задач предусмотрена еще одна дополнительная колонка – Состояние .

Рис. 17. Колонка «Состояние» в карточке контроля процесса

Рис. 18. Колонка «Состояние» в карточке контроля письма

Гиперссылка напротив каждого исполнителя показывает, в каком состоянии находится контролируемая задача или письмо: ссылка состояния процесса ведет в карточку задачи исполнителя; ссылка Ответ получен ведет в последнее письмо переписки; ссылка Ответ не получен – в карточку контролируемого письма.

Для отображения объектов, поставленных на контроль, в списках предусмотрена специальная колонка (см. рис. 19).

Рис. 19. Колонка «Контроль» в списке входящих документов

- показывает, что объект находится на контроле и его контрольный срок не истек.

- объект на контроле, но его контрольный срок истек.

- объект на контроле у нескольких пользователей.

- объект на контроле у нескольких пользователей, контрольный срок у всех истек.

- объект снят с контроля у нескольких пользователей.

- объект находится на контроле у одного пользователя, а у другого уже снят с контроля.

- объект на контроле у нескольких пользователей: у одного из них контрольный срок истек, второй снял объект с контроля.

- объект на контроле у нескольких пользователей, у одного из них контрольный срок истек.

В карточках входящих, исходящих и внутренних документов для постановки и снятия с контроля используется значок-гиперссылка.

Вид значка изменяется в зависимости от состояния контрольного срока и количества контролеров (подробнее – в разделе «Контроль в списках объектов»).

Рис. 20. Команда «Контроль» в карточке документа

В новой версии программы на контроль можно поставить любой процесс, а не только Поручение. Исполнение и Комплексный процесс. как было раньше.

Теперь процесс, в карточке которого заполнено поле Контролер. ставится на контроль автоматически.

Раньше пользователь получал задачу Контролировать по каждому процессу, поставленному на контроль. Иногда это влекло за собой длинный список однотипных задач, работать с которым было неудобно. Теперь вместо задач создаются контрольные карточки, с которыми можно работать в одном окне – На контроле .

Если вы хотите поставить на контроль процесс, в котором нет поля Контролер. воспользуйтесь командой в карточке или списке процессов.

Рис. 21. Кнопка «Контроль» в списке процессов

Основные предметы процессов наследуют признак контроля от процессов. Например, если по внутреннему документу стартован процесс Исполнение. поставленный на контроль, то внутренний документ тоже отображается как контрольный в списке и карточке.

На контроль можно поставить не только весь процесс, но и отдельную задачу. Это можно сделать из карточки задачи, любого списка задач и окна Процессы и задачи по предмету (панель навигации карточки предмета).

Кнопка находится на командной панели карточек и списков задач.

В окне Процессы и задачи команда Контроль расположена в контекстном меню.

Рис. 22. Кнопка «Контроль» в списке процессов

При постановке задачи на контроль программа автоматически заполнит следующие поля:

• Срок контроля (переносится срок задачи);
• Кого контролировать (переносится исполнитель задачи);
• Что контролировать (переносится наименование и описание задачи).

Обратите внимание, что при смене исполнителя в карточке задачи он изменится и в контрольной карточке. Измененный срок контроля перенесется автоматически, только если он был равен сроку исполнения задачи.

На контроль можно поставить переписку с контрагентом или коллегой. Например, вы даете поручение подчиненным через письмо и хотите контролировать его исполнение в определенный срок.

Для этого в карточке исходящего или входящего письма достаточно нажать значок-гиперссылку .

Вид значка изменяется в зависимости от состояния контрольного срока и количества контролеров (подробнее – в разделе «Контроль в списках объектов»).

Рис. 23. Кнопка «Контроль» в карточке исходящего письма

На контроль ставится вся ветка переписки, поэтому в качестве предмета контроля выводится корневое письмо, а в список Кого контролировать попадают все его адресаты.

Рис. 24. Постановка исходящего письма на контроль

Для того чтобы открыть контрольную карточку письма после постановки на контроль, нажмите кнопку из любого письма ветки. В контрольной карточке можно снять с контроля всю ветку или конкретных адресатов.

Рис. 25. Карточка контроля исходящего письма

Обратите внимание: если флажки Проконтролировано стоят у всех исполнителей, то вся переписка автоматически снимается с контроля.

В окне На контроле отображаются все контрольные карточки, в которых текущий пользователь является контролером.

Из данного окна удобно отслеживать и переносить контрольные сроки, снимать объекты с контроля, выводить отчеты, создавать на основании контрольных карточек письма или записи календаря.

Открыть окно На контроле можно по гиперссылке из окна Текущие дела или из панели навигации разделов Совместная работа и Рабочий стол .

Рис. 26. Окно «На контроле»

В списке Кого/Что контролировать контрольные карточки упорядочены по количеству дней, оставшихся до окончания контрольного срока. В первую очередь контролеру рекомендуется обратить внимание на объекты с истекшим сроком контроля. В колонке Дней они выделены красным цветом.

По умолчанию в списке видны только контролируемые объекты. Для того чтобы посмотреть объекты, снятые с контроля, выполните команду Показывать снятые с контроля в меню Все действия .

С помощью команды Создать на основании из мини-карточки объекта можно создать исходящее письмо или запись в календаре.

Контрольную карточку можно создать и без привязки к объекту программы. Для этого на командной панели списка предусмотрена кнопка Создать .

Один и тот же объект может стоять на контроле сразу у нескольких пользователей. Для того чтобы посмотреть, кто контролировал или контролирует объект, нажмите в карточке или списке объектов. Вы увидите список всех контрольных карточек, когда-либо созданных по объекту.

Рис. 27. Список контрольных карточек объекта

Открыть и изменить параметры контроля можно только в рамках ваших прав. Карточки, на которые ваши права не распространяются, откроются в ограниченном варианте, в котором виден только факт контроля.

В окне Текущие дела добавлена вкладка На контроле. Вкладка показывает, сколько всего объектов находится у вас на контроле и сколько из них просрочены.

Гиперссылка в названии вкладки ведет в окно На контроле. Ниже отображается ссылка на самую просроченную контрольную карточку либо (если просроченных нет) на карточку с контрольным сроком, истекающим в ближайшее время.

Рис. 28. Окно «Текущие дела»

При построении графика Мои дела теперь учитывается количество контрольных карточек.

После того как работа над объектом завершена и контролер проверил и принял работу, необходимо снять объект с контроля. Это можно сделать несколькими способами:

1. Нажать кнопку в списке или карточке объекта. В открывшейся карточке контроля нажать Снять с контроля .
2. Нажать кнопку Снять с контроля в мини-карточке объекта в окне На контроле .
3. Установить флажки Проконтролировано для всех исполнителей. При этом объект будет автоматически снят с контроля.

Снять объект с контроля может только контролер, его руководитель либо пользователь, которому контролер делегировал свои права.

Снятый с контроля объект можно вернуть на контроль. Для этого в контрольной карточке предусмотрена команда Вернуть на контроль .

По контролю предусмотрены два вида уведомлений:

• Приближение контрольного срока – контролер получает уведомление о приближении контрольного срока за указанное количество дней;
• Уведомление о просроченном контроле – предупредит о том, что есть объекты, срок контроля которых истек.

Уведомления о контроле настраиваются в персональных настройках аналогично другим уведомлениям программы (см. рис. 29).

Рис. 29. Персональные настройки уведомлений о контроле

Права на создание и изменение контрольной карточки есть только у пользователя, указанного в поле Контролер. его руководителей и делегатов.

Для делегирования прав на контрольные карточки создана новая область делегирования Контроль. Например, если контроль вместо руководителя выполняет его секретарь, нужно настроить делегирование области Контроль от руководителя к секретарю. Секретарь сможет видеть все контрольные карточки, в которых руководитель указан контролером.

Рис. 30. Настройка делегирования прав на контроль объектов

Контролеры процессов автоматически получают права на просмотр процессов.

Если в предмете процесса, документе, проекте или мероприятии включено автоматическое ведение рабочей группы, то контролеры попадут в эту рабочую группу автоматически.

Отчет Контроль предусмотрен в трех вариантах:

1. На контроле – показывает, какие карточки находятся на контроле у выбранного пользователя или роли. Просроченные карточки выделены красным цветом.
2. Контроль с истекающими сроками – показывает контрольные карточки, срок которых истекает в ближайшее время (Сегодня/Завтра/На этой неделе/На следующей неделе ).
3. Сводка о контроле – показывает, сколько контрольных карточек проконтролировано выбранным исполнителем (из них В срок/Не в срок ) и сколько еще остается на контроле (из них Просрочено ).

Рис. 31. Выбор вариант отчета «Контроль»

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Раньше при выполнении операций делегирования прав, смены руководителя подразделения, изменения подчиненности подразделений и перевода сотрудника в другое подразделение формировалась очередь обновления прав. Сотрудники получали свои права только после окончания расчета прав этой очереди.

В новой версии программы оптимизирован расчет прав делегатов и руководителей:

1. Теперь сотрудники получают свои права сразу после выполнения вышеуказанных операций. Перерасчет данных прав в очереди больше не требуется.
2. Существенно ускорен перерасчет прав остальных элементов очереди. Теперь при обработке каждого элемента очереди программа не анализирует права руководителей и делегатов.

Версии: КОРП, ДГУ.

Раньше ограничение прав на работу с СВД и ЭД выглядело следующим образом:

• права на работу с сообщениями СВД никак не ограничивались. Все пользователи имели доступ к сообщениям, которые могли содержать конфиденциальную информацию;
• права на электронные документы ограничивались группой доступа Ответственный за обмен ЭД. Участники группы получали полные права на работу только с электронными документами.

В новой версии программы доработана система разграничения прав для данных форматов электронных документов и сообщений СВД.

Новая группа доступа Ответственный за ЭДО (электронный документооборот) объединяет настройки для сообщений СВД и ЭД (см. рис. 32).

Теперь участники этой группы, помимо прав на работу с электронными документами, получают полные права на работу с сообщениями СВД.

Рис. 32. Карточка группы доступа «Ответственный за ЭДО»

Администратор может добавить в группу доступа отдельных пользователей или подразделение, ответственное за обмен документами с контрагентами. Остальные сотрудники не будут иметь доступа к данным электронным документам.

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В связи с развитием методики постановки документооборота к 45 инструкциям, уже входящим в комплект поставки, добавлено еще 9:

• Создание объяснительной записки,
• Работа с протоколом,
• Создание коммерческого письма,
• Работа с решением,
• Создание политики,
• Создание правил,
• Создание технологической карты операции,
• Создание договора нетиповой формы,
• Создание договора типовой формы.

Инструкции представляют собой шаблоны, которые можно актуализировать под работу с документами на вашем предприятии.

Рис. 33. Загруженные типовые инструкции

Новые инструкции содержат информацию о том, как работать с перечисленными видами внутренних документов. Например, инструкция Создание договора подскажет сотруднику:

• как управлять сроком действия договора,
• как учитывать сумму договора,
• как вести учет связанных с договором документов,
• как контролировать исполнение договора,
• как хранить электронную и бумажную версию документа.

Инструкции соответствуют методике работы с документами, которая заложена в пособие «1С:Документооборот 8. Комплект нормативных документов».

Также в новой версии актуализированы тексты следующих типовых инструкций.

• Создание заявления,
• Создание служебной записки,
• Создание методики.

Для обновления текста типовых инструкций нужно сначала пометить на удаление все инструкции, которые вы хотите заменить, и только после этого загрузить их заново. Для этого предусмотрена команда Загрузить типовые инструкции на командной панели списка инструкций.

Версии: КОРП, ДГУ.

Раньше, чтобы ввести в письмо нескольких адресатов, приходилось выполнять ряд действий. Это не позволяло добиться высокой скорости обработки писем, которая необходима при удаленной работе через мобильное устройство.

В новой версии программы доработан интерфейс карточки исходящего письма. Теперь добавление или редактирование нескольких получателей выполняется в одно действие.

В отдельном окне Добавление получателей можно ввести пользователя из адресной книги и/или выбрать из списка недавних адресатов (см. рис. 34).

Рис. 34. Карточка добавления получателя

Версии: КОРП, ДГУ.

Раньше задачи были сгруппированы, исходя из технических критериев. Например, Выполненные задачи мне, Просроченные задачи мне, Черновики исполнений и др.

Теперь списки задач разделены на Задачи мне и Поручено мной. Это позволяет обрабатывать меньшее количество данных при поиске нужной задачи в мобильном приложении (см. рис. 35).

Рис. 35. Списки «Задачи мне» и «Поручено мной»

В новой версии приложения список Задачи мне сгруппирован следующим образом:

• Заявки на согласование ,
• Заявки на рассмотрение ,
• Заявки на утверждение ,
• Все задачи мне .

В этом окне удобно переходить между подразделами, используя следующие значки (см. рис. 36):

Рис. 36. Подраздел «Все задачи мне»

С помощью новой группировки можно быстро получить информацию о том, сколько всего задач вам адресовано и какие виды работ вас ожидают: согласование, утверждение или рассмотрение. Количество задач в каждом подразделе отображается соответствующим числом.

В данном окне также предусмотрена новая кнопка для быстрого перехода к карточке задачи – .

1. Оптимизирована процедура копирования документа вместе с электронной подписью.
2. Раньше в списке задач конфигураций, интегрированных с «1С:Документооборотом 8», пользователь видел только задачи, назначенные ему напрямую или через роль. Теперь в списках отображаются еще и задачи, делегированные пользователю. Таким образом, можно вести всю работу с задачами в одной программе, не открывая «1С:Документооборот 8».
3. Исправлено более 100 ошибок. Список ошибок можно посмотреть на сайте поддержки пользователей:
   • Для КОРП: http://downloads.v8.1c.ru/content//DocMngCorp/1_4_1_10/news.htm ,
   • Для ПРОФ: http://downloads.v8.1c.ru/content//DocMng/1_4_1_10/news.htm ,
   • Для ДГУ: http://downloads.v8.1c.ru/content//BudgetDocMng/1_4_1_10/news.htm .

Версии: КОРП, ДГУ.

Чтобы поиск по тексту писем выполнялся по всем письмам в информационной базе, нужно запустить обработку ЗаполнитьПланОбменаПоискаПисемПоТексту.epf .

Без этой обработки поиск по тексту будет искать только те письма, которые появились в базе после обновления конфигурации.

Обработку нужно запустить один раз, после обновления на 1.4.1.

Версии: КОРП, ДГУ.

Чтобы для остановленных или прерванных процессов не появлялся признак неисполненных задач по документам . нужно запустить обработку ИсправлениеЗаписейОНаличииНеисполненныхЗадачУПредметов.epf .

Без этой обработки будут корректно отображаться только те процессы, которые были остановлены или прерваны после обновления конфигурации.

Обработку нужно запустить один раз, после обновления на 1.4.1.

Версии: КОРП, ДГУ.

После обновления программы необходимо запустить обработку НаполнениеСправочникаВетокПереписки. Это обеспечит быстрый контроль писем.

Рекомендуем запускать обработку в момент, когда ваша база нагружена менее всего, так как выполнение обработки может занять некоторое время.