Рейтинг: 4.2/5.0 (1901 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Здесь мы предлагаем вашему вниманию пошаговое руководство по восстановлению или организации работы архива предприятия с нуля в тех случаях, если данная деятельность осуществлялась ненадлежащим образом или же не осуществлялась вовсе. Данная инструкция проста и доступна, в ней мы подробно объясним, что необходимо сделать, если вам поручено вести ведомственный архив, а вы не представляете, с чего нужно начинать.
Нормативно-методическая база по организации работы ведомственного архиваБез нормативно-методических документов. регламентирующих ведение архивного дела, обойтись не удастся. Поэтому вам следует заглянуть в список, где приведены комментарии по их использованию, там вы найдете минимальное количество нормативных документов, которые всегда должны находиться в ведомственном архиве под рукой у сотрудников. Это необходимо также и в том случае, если обработка документов будет проводиться при помощи сторонних специалистов.
Если на вашем предприятии производится комплектование документов для муниципального или государственного архива, то есть осуществляется передача туда бумаг на постоянное хранение, то вы сможете контактировать с куратором данного архивного учреждения, который может проконсультировать вас по многим вопросам, и вы почерпнете у него массу полезной информации.
Обычно архив организации является частью службы делопроизводства, то есть секретариата, канцелярии, общего отдела и пр. При наличии большого объема документации, ведомственный архив можно организовать в качестве отдельного структурного подразделения.
Работу проводят на основании положения об архиве организации. Если его еще нет, то следует разработать данный документ на основе примерного положения об архиве, которое утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 г. №176. Чтобы облегчить свою задачу, вы можете взять за образец тот пример, который мы приводим на своем сайте.
Должностная инструкция сотрудника, ответственного за архив предприятия, должна содержать информацию о видах осуществляемых им работ, а также его права и обязанности.
Архивные документы организации, как правило, хранятся в специально приспособленных для этого помещениях, оборудованных в соответствии с нормативными требованиями. Небольшие организации, в которых в течение года образуется лишь небольшое количество дел, архивные документы могут храниться в том же помещении, где располагается служба делопроизводства, однако в металлическом шкафу, который не только запирается, но и может быть опечатан.
Учетные документы архива предприятияЕсли вы создаете архив не с нуля, то необходимо проверить наличие в вашем архиве уже составленных учетных документов. Независимо от конкретной ситуации вам следует понимать, какие установленные формы для учета документов в архиве организации нужно вести в соответствии с актуальными нормативными требованиями. На нашем сайте вы найдете полезную статью по этой тематике.
Если вы нашли в архиве дело фонда, а также описи дел, это очень хорошо. Их изучение поможет вам разобраться с составом и количеством архивной документации. Для ведения ведомственного архива также необходимо наличие номенклатуры дел за последние годы.
Состав документов архива предприятияНа основании соответствующего положения в архив предприятия поступает следующая документация, завершенная отделом делопроизводства:
Если вам необходимо принять дела от другого сотрудника, составляется акт приема-передачи дел. Это осуществляется в ситуации смены ответственного за архив, в котором проводят прием-передачу архивных документов, а также при изменении справочного аппарата, помещения или оборудования архива.
Если у вас на руках не тот ведомственный архив, который создается с нуля, и в нем уже находятся те или иные документы, вам понадобится проведение проверки наличия и состояния имеющихся в нем дел. Эта процедура проводится для того, чтобы установить соответствие их состава и количества по факту и по учетным формам. Другими словами, проводится сравнение описания, стоящего на обложке дела, с описанием, имеющимся в архивных описях. Если все совпадает – прекрасно, если же будут выявлены различия, их необходимо будет устранить. В процессе такой проверки следует оформить акт установленной формы. Готовые акты необходимо будет разместить в деле фонда.
План работы архива организацииКогда наступит момент составления плана работы ведомственного архива, необходимо будет рассмотреть, что в этот план включается.
Если это необходимо, вы можете запланировать восстановление учетных документов. Особое внимание необходимо уделить описям дел. В случае отсутствия этих документов, их следует завести. Описи дел тех документов, которые будут передаваться на государственное хранение, будут находиться в госархиве, а потому вы можете сделать копию и для своей организации.
Необходимо будет установить, каким документам необходима обработка и упорядочения, а какие – подлежат уничтожению в связи с истечением срока их хранения. Чтобы разобраться с этим, вам следует изучить номенклатуру дел предприятия.
Существующие нормы предполагают, что документы постоянного хранения, документы по личному составу, а также те, которые имеют срок хранения более 10 лет, не позднее, чем через три года после того как будет завершено делопроизводство, должны подвергнуться полному оформлению, то есть быть подшиты в твердую обложку. Обработка документов с научно-технической точки зрения весьма трудоемкая, и для нее необходимы специальные навыки. Именно поэтому ее могут проводить не только сотрудники предприятия, но также и сторонние специалисты, с которыми заключаются соответствующие договора на оказание услуг.
Следует составить график приема дел в архив предприятия от каждого структурного подразделения, который должен быть согласован с руководителями данных структурных подразделений.
Если в организации документы также передаются на государственное хранение, желательно проконсультироваться по вопросам сроков, порядка передачи и т.д. с куратором госархива.
Организация использования документов ведомственного архиваНеобходимо будет провести организацию использования документов архива фирмы, если наступит практическая необходимость. На основании своей заявки сотрудник организации может получить нужное дело на срок до 30 дней, но при необходимости этот срок можно продлить еще на 30 дней. В особой форме под названием книга выдачи дел из хранилища. ставятся отметки о получении, а затем о возвращении каждого конкретного дела. На место выданного архивного дела должна вкладываться карта-заместитель. Хотя на практике в организациях с небольшим объемом использования архивных документов последнее требования чаще всего не применяется.
Мы рекомендуем проводить оформление выдачи дел из архива только при помощи книги выдачи дел из хранилища с условием росписи получателя за получение конкретного дела. Посторонние лица не должны быть допущены к делам архива, так как всегда следует помнить о том, что на вас лежит персональная ответственность за сохранность документов.
Какие непредвиденные ситуации могут возникнуть? Нет ничего страшного в том, если вас попросили быстро просмотреть дело, причем оно не было вынесено из помещения архива, и в данном случае можно пренебречь бюрократическими процедурами. Однако, если дело выносят из архива, пусть даже на небольшой срок, например, чтобы сделать ксерокопию, всегда могут возникнуть непредвиденные ситуации, и в результате дело исчезнет, и со временем вы даже не сможете вспомнить, у кого его нужно искать.
И напоследокУ сотрудника архива должна быть соответствующая квалификация, чтобы проводить следующие работы:
Мы надеемся, что данная статья была вам полезна, и вы успехом будете применять полученные знания в работе!
Консультация юриста
1. Общие положения.
2. Состав хранящихся в архиве документов.
3. Основные задачи и функции архива.
4. Права и полномочия архива.
5. Структура и организация работы архива, основные должностные обязанности заведующего архивом.
1. Общие положения1.1. Архив является структурным подразделением [полное наименование предприятия с указанием организационно-правовой формы] и входит в состав Общего отдела.
1.2. Для хранения документов Архива используется изолированное нежилое помещение площадью [цифрами и прописью] кв. м, расположенное на [значение] этаже здания по адресу: [вписать нужное]. Данное помещение оборудовано в соответствии с установленными требованиями.
1.3. Архив в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и не противоречащими им правовыми актами субъекта РФ, а также нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России и настоящим положением.
2. Состав хранящихся в архиве документов2.1. В архиве хранятся следующие документы: [перечислить комплексы документы профиля архива (наименование соответствующих фондообразователей (групп пользователей), групп документов, в том числе объединенных по признаку способа и техники закрепления информации].
3. Основные задачи и функции архива3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых на хранение.
3.1.2. Прием и хранение документов профиля архива.
3.1.3. Учет документов архива.
3.1.4. Выдача в установленном порядке из архива документов, копий фонда пользования, контроль за движением фондов и дел.
3.2. Архив в соответствии с возложенными на него задачами:
3.2.1. Осуществляет обособленное хранение:
- документов на различных носителях, в том числе сейфовое хранение уникальных документов;
- страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов;
- документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации и принятых на временное и депозитарное хранение.
3.2.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование, при необходимости - картонирование документов.
3.2.3. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:
- контролирует и поддерживает противопожарный режим хранения документов;
- обеспечивает нормативный порядок доступа в архив, опечатывания и распечатывания его помещений;
- контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов;
- обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.
3.2.4. Осуществляет совместно с хозяйственной службой архива надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архива.
3.2.5. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.
3.2.6. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.
3.2.7. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:
- готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архива;
- в соответствии с планом работы архива готовит документы к передаче в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния; контролирует качество проведения этих работ лабораторией при приеме документов на хранение;
- при необходимости осуществляет имеющимися в архиве средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.
3.2.8. Осуществляет в установленном порядке выявление, описание и учет документов, имеющих в оформлении или в приложениях к ним уникальных или особо ценных документов; принимает меры по проведению их страхового копирования:
- готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного копирования, для включения в план работы архива по созданию страхового фонда и фонда использования;
- в соответствии с планом работы архива готовит документы к страховому копированию для передачи их в лабораторию; принимает из лаборатории документы, а также страховые копии и копии фонда пользования, контролирует их качество, в том числе на основании актов технического состояния микроформ страхового фонда;
- учитывает в установленном порядке скопированные документы, а также страховые копии и фонд пользования;
3.2.9. Подготавливает страховой фонд для передачи в установленном законом порядке на постоянное территориально обособленное хранение и осуществляет его передачу.
3.2.10. Проводит опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.
3.2.11. В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архива, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.
3.2.12. В установленном порядке выдает документы и копии фонда пользования для:
- использования исследователям в читальный (просмотровый) зал архива, учреждениям и организациям по их запросам во временное пользование;
- проведения архивных работ с документами сотрудникам архива в рабочие помещения;
- проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, улучшению физического состояния документов в лабораторию архива, в другие организации.
Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов и копий фонда пользования.
3.2.13. Проводит целевую экспертизу ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные для уничтожения.
3.2.14. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов, разрабатывает и вносит предложения по ее совершенствованию.
3.2.15. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций.
3.2.16. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.
3.2.17. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты для передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в рамках архива) учет документов.
3.2.18. Ведет учетные документы, составляет паспорт архива в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами для данного вида документов.
3.2.19. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, разрабатывает перспективные и текущие планы работы архивохранилища, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.
3.2.20. Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ по профильным архивохранилищу направлениям, включая временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ, а также документов по личному составу.
3.2.21. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов, внедряет их в практику работы архива.
3.2.22. Проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой в архиве работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в архиве, анализирует выполнение норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа.
3.2.23. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников архива.
3.2.24. Изучает и использует передовой отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и учета документов.
3.2.25. Готовит и проводит совещания, семинары по профильному архиву направлениям.
3.2.26. Обеспечивает контроль за выполнением приказов, решений, указаний Федеральной архивной службы России (Росархива), приказов и поручений руководящих органов и должностных лиц [указать краткое наименование организации].
3.2.27. Вносит по согласованию с руководителем Общего отдела, в состав которого входит архив, на рассмотрение [должность руководителя постоянно действующего исполнительного органа], вопросы по профильным архиву направлениям, осуществляет в пределах своей компетенции контроль за выполнением принятых решений.
4. Права и полномочия архива4.1. Архиву предоставляются следующие права:
4.1.1. Требовать от структурных подразделений организации и от организаций, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.
4.1.2. Вносить по согласованию с Общим отделом предложения руководству архива о распорядке дня работы архива в части времени приема требований, выдачи и приема документов, а также норм их выдачи.
4.1.3. Ставить перед руководством Общего отдела вопрос о целесообразности приема на хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.
4.1.4. Вносить на рассмотрение руководства Общего отдела обоснованные предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки и других мероприятий по обеспечению хранения документов.
4.1.5. Архив не принимает к исполнению требования:
- без визы руководства архива при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, на реставрационно-профилактическую обработку, копирование, а также особо ценных и уникальных документов;
- без визы руководителей структурных подразделений [указать краткое наименование организации] при передаче документов для проведения работ сотрудниками архива.
4.1.6. Архив имеет право отказать в выдаче подлинных документов при наличии фонда пользования данных документов, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии, или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами. Вопрос о выдаче документов в вышеперечисленных случаях решается руководством архива.
5. Структура и организация работы архива, основные должностные обязанности заведующего архивом5.1. Организационно-методическое руководство работой архива осуществляет Общий отдел, в состав которого входит архив; руководство [указать краткое наименование организации] дает задания и поручения архиву через руководителя Общего отдела.
5.2. Архив возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности [указать должность постоянно действующего исполнительного органа организации] по представлению руководителя Общего отдела.
5.3. Заведующий архивом:
- организует работу архива и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых на хранение, выполнение других задач и функций, возложенных на архив;
- обеспечивает соблюдение сотрудниками архива трудовой и производственной дисциплины;
- распределяет обязанности между сотрудниками архива, вносит руководству [указать краткое наименование организации] предложения об их поощрении, наложении взысканий за нарушение трудовой дисциплины;
- организует распределение и перераспределение между структурными подразделениями архива помещений, оборудования и другого имущества в целях улучшения сохранности документов;
- координирует и контролирует деятельность архива по созданию и соблюдению установленных нормативами режимов и организации хранения документов, поддержанию архивных фондов в надлежащем физическом состоянии при архивном хранении и проведении специальной обработки, в том числе по:
- проверке наличия и состояния документов, розыску необнаруженных документов;
- проведению комплекса работ с уникальными и особо ценными документами;
- определению состава и объема документов, подлежащих реставрации, стабилизации, подшивке и переплету, страховому копированию;
- по поручению [указать должность постоянно действующего исполнительного органа организации] в установленном порядке решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, а также выдачи подлинников уникальных и особо ценных документов из хранилищ архива;
- организует работу по передаче документов на ответственное хранение;
- контролирует качество и сроки составления актов, документирующих результаты проведения архивных работ;
- руководит работой по учету документов архива, контролирует правильность ведения документов централизованного учета;
- принимает меры по внедрению в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, копирования и охраны документов;
- принимает участие по подготовке документов для получения разрешений на выдачу на время за пределы [указать краткое наименование организации] архивных документов;
- принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях;
- руководит работой по подготовке документов для получения разрешений на временный вывоз (выдачу) за пределы [указать краткое наименование организации] документов, хранящихся в архиве;
- руководит научно-методической работой на курируемом направлении, принимает участие в научных исследованиях, подготовке и рецензировании проектов технических заданий, программ, координационных планов, нормативно-методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и учета документов, организует их внедрение;
- решает вопросы повышения квалификации специалистов архива, руководит подготовкой программ учебных планов, методических рекомендаций, организует стажировки и прохождения практики специалистов;
- выступает с научными докладами, лекциями и сообщениями, организует выступление специалистов архива на конференциях, совещаниях, семинарах по вопросам организации работы архива.
5.4. При смене заведующего архивом прием-передача документов оформляется актом приема-передачи документов.
5.5. Архив осуществляет свою деятельность на основе планов, утверждаемых руководителем Общего отдела.
5.6. Архив организует выполнение возложенных на него задач и функций как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями [указать краткое наименование организации].
5.7. Штатная численность архива определяется штатным расписанием архива в соответствии с объемом хранимых документов, задачами и объемом выполняемых в архиве работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного для сотрудников архива.
5.8. Работники архива назначаются и освобождаются на основании приказов [указать краткое наименование организации] по представлению руководителя Общего отдела.
5.9. Должностные обязанности сотрудников архива определяются должностными инструкциями.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с действующим законодательством и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ "_____________" создается Архив.
1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.3. Архив документов организации (далее - Архив) является самостоятельным структурным подразделением / входит в состав иного структурного подразделения.
1.4. Архив непосредственно подчиняется руководителю организации (начальнику отдела документационного обеспечения - в зависимости от организационной структуры управления).
1.5. Возглавляет архив заведующий, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров.
На должность заведующего назначается лицо имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.6. Заведующий Архивом:
1.6.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в организации.
1.6.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
1.6.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
1.6.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
1.6.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
1.6.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
1.6.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
1.6.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
1.6.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
1.6.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
1.6.11. Составляет установленную отчетность.
1.6.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
1.7. В период отсутствия Заведующего Архивом его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации.
1.8. Структура и штат архива определяются штатным расписанием Организации в зависимости от объема и количества документов, хранящихся в архиве.
1.9 Архив в своей деятельности руководствуется:
1.9.1 Нормативными правовыми актами по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
1.9.2 Уставом организации (Положением об организации).
1.9.3 Приказами и распоряжениями руководителя организации.
1.9.4 Правилами внутреннего трудового распорядка.
1.9.5 Коллективным договором.
1.9.6 Настоящим Положением.
1.10. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем Организации.
1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.
1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.
1.13. Работа архива организации осуществляется на плановой основе.
В архиве организации составляются:
- план работы на год;
- график приема дел в архив организации;
- график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии государственного архива или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета;
- паспорт архива организации.
1.14. В состав документов архива входят:
- документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации; документы, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу;
- документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;
- документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных данной организации;
- служебные и ведомственные издания;
- научно-справочный аппарат к документам архива.
1.15. При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3 человек. Прием-передача документов и дел, научно-справочного аппарата к ним, учетных документов, а также помещений, инвентаря и оборудования архива организации оформляется актом.
1.16. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководитель организации или его заместитель.
2 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Задачами архива организации являются:
2.1. Комплектование архива документами.
2.2. Учет и обеспечение сохранности документов.
2.3. Обеспечение использования документов.
2.4. Подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь.
2.5. Осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и ведения делопроизводства в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях - источниках комплектования архива.
В соответствии с основными задачами на архив возлагаются следующие функции:
3.1. Составляет и ежегодно уточняет список организаций - источников комплектования (для объединенного архива).
3.2. Принимает на хранение документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива.
3.3. Учитывает принятые в архив документы и дела, ведет комплекс учетных документов.
3.4. Осуществляет классификацию документов по архивным фондам и архивным коллекциям (далее - фондирование) принятых в архив документов и дел.
3.5. Обеспечивает сохранность принятых в архив документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел.
3.6. Составляет и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве.
3.7. Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, выдает информационные документы, копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан, предоставляет документы пользователям для работы в читальном зале, выдает дела во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведет учет и анализ использования документов.
3.8. Участвует в работе центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) или экспертной комиссии (далее - ЭК) организации, оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и в организациях - источниках комплектования архива.
3.9. Проводит экспертизу ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составляет годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляет их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и, в случаях, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь, - государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или вышестоящей организации.
3.10. Подготавливает и передает документы на постоянное хранение в государственный архив в случаях и в порядке, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь.
3.11. Представляет в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь.
3.12. Осуществляет проверку соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях - источниках комплектования архива установленным требованиям.
3.13. Осуществляет анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях - источниках комплектования архива.
3.14. Участвует в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.
3.15. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций - источников комплектования архива.
Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:
4.1. Анализировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, подчиненных ей (входящих в состав, систему) организациях и в организациях - источниках комплектования архива, давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию архива организации.
4.2. Требовать от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива своевременной передачи в архив организации документов в упорядоченном состоянии.
4.3. Запрашивать от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива необходимые для работы сведения.
4.4. Вносить руководству организации предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.
5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ
5.1. Со всеми структурными подразделениями по вопросам:
- передачи документов, их копий для пользования на месте и в пределах архива; с правом выноса из архива в течение установленных сроков для размножения (изготовления копий);
- поиска необходимых документов, информации;
- возвращения документов в архив;
5.2. С канцелярией по вопросам:
- ведения делопроизводства (в том числе подготовки и представления документов для сдачи в архив);
- получения и выдачи документов, подлежащих размножению или копированию;
5.3. Со службой документационного обеспечения управления (ДОУ):
- осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации, подготовкой образовавшихся в их деятельности документов и дел к передаче на хранение в архив организации, а также проводит анализ состояния архивов в организациях - источниках комплектования, иных организациях, подчиненных (входящих в состав, систему) организации;
5.5. При выдаче и возвращении документов (информационных материалов) сотрудники архива проверяют состав и содержание документов (информационных материалов). В случае отсутствия или повреждения отдельных документов (информационных материалов) архивом составляется акт с представлением руководству соответствующего структурного подразделения для принятия мер к лицам, повредившим документы (информационные материалы);
6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на архив задач и функций несет заведующий архивом.
6.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
Приложения к документу: Какие документы есть еще: Что еще скачать по теме «Положение»:Новое за 02 октября 2016
Годовой план работы архива – документ, в котором содержится план работы архива предприятия, график приема документов, согласованный со всеми структурными подразделениями предприятия.
Информация, которая должна быть отображена в годовом плане работы архива:
Следует иметь в виду, что при расчете норм времени на выполнение архивных работ руководители архива могут руководствоваться специализированными Межотраслевыми укрупненными нормативами времени относительно работы в области документации.
По итогам работы архивов необходимо составить отчет о выполнении ранее составленного годового плана работы архива. Учет труда в архиве следует вести в табеле учета рабочего времени, а так же в дневниках учета труда.
Годовой план работы архива подписывается руководителем архива с расшифровкой го подписи, а так же после передается на утверждение непосредственному руководителю предприятия. В случае, если архив является самостоятельным учреждением, достаточно подписи руководителя архива.
Образец годового плана работы архива. Скачать (doc)
Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»
Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов. Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа в приеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника в соответствии с профессиональными стандартами. Организация обучения работника в случае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.
01 Окт, 2016 г. - 14:09
29 Сен, 2016 г. - 17:31
02 Окт, 2016 г. - 21:20
О сайте
Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.
Модераторы Skate. luna198. Евгений К.
08 Сен, 2016 г. - 16:53
